Doel van deze presentatie is om aan te tonen dat het gaan samenwerken met andere ondersteunende afdelingen een groeiproces is. Een stapsgewijs proces, dat niet even van de ene op de andere dag gerealiseerd kan worden. TOPdesk heeft hiervoor het SamenwerkingsGroei-model (SG-model) ontwikkeld. Aan het eind van deze presentatie zult een goed idee hebben waar u als organisatie in het SG-model zit en wat erbij komt kijken als u de volgende stap wilt zetten. (gepresenteerd door Ron Vermeulen op Nationale Congressen Facilitair & Gebouwbeheer 2010)

1. Afdelingsoverstijgende
dienstverlening geautomatiseerd
Ron Vermeulen MSc
Facilitair Consultant TOPdesk

2. Programma
• Situatieschets uit de praktijk
• Samenwerken
• Nut van samenwerken met meerdere
ondersteunende afdelingen
• Wat heb je daarvoor nodig?
• In welke stappen?
• TOPdesk

3. Situatieschets uit de praktijk

4. Herkent u dit?

5. Herkent u dit?

6. Herkent u dit?

7. Samenwerken

8. Samenwerken

9. Nut van samenwerken met meerdere
ondersteunende afdelingen

10. Voordelen:
• Overzicht
• Kennisdeling
• Efficiëntere processen
• Hogere klanttevredenheid
• Kosten besparing

11. Professionele dienstverlening
IT
FM
HRM
Het Facilitair Bedrijf, de afdeling ICT en de
afdeling Personeelszaken ondersteunen samen
de klant.

12. Wat heb je ervoor nodig?
Facilitair Mens
ICT HRM
Tool Proces

13. In welke stappen?
Mate van
Professionalisering
Tijd
fase 0
chaos

14. Fase 0: Chaos
• Geen samenwerking
• Kenmerken:
– Eigen processen
– Eigen tools
– Eigen mensen

15. In welke stappen?
Mate van
Professionalisering
Tijd
fase 0 fase 1
chaos tool

16. Fase 1: Tool
• Samen 1 Tool
• Behouden van eigen werkprocessen
• Overeenstemming over:
– Terminologie “Incid
ent o
f Mel
– Verplichte velden ding?
”
– Opzoeklijsten
– etc.

17. In welke stappen?
Mate van
Professionalisering
Tijd
fase 0 fase 1 fase 2
chaos tool mens

18. Fase 2: Mens
• Samen 1 doel
• Kennisdeling
• Communicatie

19. In welke stappen?
Mate van
Professionalisering
Tijd
fase 0 fase 1 fase 2 fase 3
chaos tool mens proces

20. Fase 3: Proces
• Samen 1 proces
• Kenmerken:
– Besef afdelingsoverschrijdende taken
– Integratie taken tot 1 proces
– Onderlinge afhankelijkheid afdelingen

21. ‘Klant heeft een vraag en wil die
op één plaats neerleggen’

22. Proces nieuwe medewerker
in dienst
Er moet nogal wat geregeld worden:
Inlogaccount? Toegangspas? Telefoon? Computer?
Werkplek? Locker? etc.

23. Proces nieuwe medewerker
in dienst

24. Proces nieuwe medewerker
in dienst
TOPdesk – Facility Management Simplified

25. Hoe kan je dit proces via
TOPdesk ondersteunen?

26. Aanvraag-formulier via
SelfServiceDesk

29. Activiteiten worden uitgerold

32. 1e Activiteit ‘Personeelszaken’ gestart

33. Afhankelijk van de 1e activiteit

34. ‘to-do-lijst’ Personeelszaken

36. Personeelszaken is klaar

37. 1e Activiteit is beëindigd

39. En nog meer:
• Mutatie medewerker
• Verhuizingen
• Evenementen
• etc.

40. Einde