Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Shared Service Management: Ny medarbejder ombord - TOPdesk on Tour Denmark 2019

246 views

Published on

Gør hverdagen nemmere med én fælles platform for alle serviceafdelinger - det gør kommunikationen langt mere ligetil og håndteringen af dine services nemmere. Du skal indse at samarbejde på tværs af afdelingerne, bliver nemmere med samme værktøj. IT, FM og HR skal udarbejde en fælles proces med opgaver samt en procesmodel for en ny medarbejder.

Published in: Business
  • Be the first to comment

Shared Service Management: Ny medarbejder ombord - TOPdesk on Tour Denmark 2019

  1. 1. TOPdesk on Tour#topdeskontour #topdeskontour Onboarding proces for nye kollegaer
  2. 2. TOPdesk on Tour#topdeskontour Hey! Mit navn er … Michael Walbum & Anders Dyrsø Senior konsulenter
  3. 3. TOPdesk on Tour#topdeskontour #topdeskontour Agenda • Intro • Spil: Få den nye medarbejder godt ombord • Eksempel på on-boarding i TOPdesk
  4. 4. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour Onboarding proces for nye kollegaer Tiltrædelsespapiret, den nye kollega manuelt bringer fra afdeling til afdeling, hører fortiden til.
  5. 5. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour Ny kollega Hvor skal jeg gå hen? Hvem skal jeg kontakte? Hvad skal jeg lave? Hvorfra får jeg mit udstyr? Hvor er mit kontor? Hvornår får jeg et skrivebord? Hvor kan jeg spise?
  6. 6. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour Mr. Boss Jeg drikker en kop kaffe Selvfølgelig husker jeg?! Jeg fortæller dig med det samme hvad du skal lave. Har du været forbi HR? Hvilken stilling var det helt præcist du fik? Nåh ja, det husker jeg godt!! Jeg har travlt!!
  7. 7. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour
  8. 8. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour Spilleregler • Teams af 4-5 • Aktivitetskort: uddeles • Dialog • Definer varighed på de enkelte aktiviteter • Opsæt aktiviteterne, så den samlede proces løses så hurtigt og effektivt som muligt? • Hvilke(n) aktiviteter kan løses samtidigt (parallelt)? • Hvilke(n) aktiviteter er afhængige af andre aktiviteter? • Hvis der mangler vigtige aktiviteter, kan de skrives på de tomme kort • Tape (til at tape aktiviteterne fast på Flip Chart Pad): IT – Blå tape HR – Orange tape FM – Gul tape
  9. 9. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour
  10. 10. TOPdesk on Tour#topdeskontour#topdeskontour Erfaringer?
  11. 11. TOPdesk on Tour#topdeskontour #topdeskontour Eksempel: onboarding i TOPdesk
  12. 12. TOPdesk on Tour#topdeskontour #topdeskontour Onboarding proces • Hvordan kan det se ud? • Indbygget funktionalitet • Muligheder og kundecases
  13. 13. TOPdesk on Tour#topdeskontour Processen • Rækkefølge • Afhængigheder • Ansvarlig / team • Godkendelser
  14. 14. TOPdesk on Tour#topdeskontour Aktiviteterne • Overskrift • Kategorisering • Varighed • Ansvarlig-gruppe • Beskrivelse af opgaven • Tilgængelighed
  15. 15. TOPdesk on Tour#topdeskontour Formularen • Afhængighed af valgmuligheder • Overspring unødige aktiviteter • Benyt proces skabelon
  16. 16. TOPdesk on Tour#topdeskontour Muligheder – overspring aktiviteter • Behov udover indbygget funktionalitet • Start hvis … • Overspring hvis …
  17. 17. TOPdesk on Tour#topdeskontour Muligheder – afvisning, hvad så? • Flere godkendelser i løbet af processen • Obligatoriske og ‘valgfri’ godkendelser. • Skal processen fortsætte eller stoppe?
  18. 18. TOPdesk on Tour#topdeskontour Muligheder – kun nødvendig info på akt. • ‘Information overload’ • Relevant info på akt. • Især også ved fortrolighed
  19. 19. TOPdesk on Tour#topdeskontour Muligheder – to-delt oprettelse • Adskilt opretter og beslutning om rettigheder og udstyr • HR starter processen • Leder tilføjer info • Samling af info • Processen fortsætter
  20. 20. TOPdesk on Tour#topdeskontour Muligheder – system integration (fx AD) • Change oprettet • Info sendes til PowerShell • PowerShell opretter person • Svar tilbage fra PowerShell • Processen fortsætter
  21. 21. TOPdesk on Tour#topdeskontour Spørgsmål?
  22. 22. TOPdesk on Tour#topdeskontour Vil I gerne optimere jeres processer? • Workshop på 1-2 dage • Udbytter: • Drøftelse og kortlægning af modenhed, ambition og mål • Kortlæg AS is og To be • Organisering og roller • Opgavefordeling • Forandringsfacilitering • Best practice
  23. 23. TOPdesk on Tour#topdeskontour Andre workshops Servicekatalog Videnshåndtering • Modenhed, ambition og mål • KCS • Integrér videnshåndtering i sagshåndteringen • Skabelon for vidensposter • Coaching og evalueringer • Modenhed, formål og ambitionKortlægning og beskrivelse af produkter og services • Klar og ensrettet kommunikation på tværs af afdelinger • Opbyg et servicekatalog
  24. 24. TOPdesk on Tour#topdeskontour #topdeskontour Tak!

×