Dokumen tersebut membahas konsep pelaporan kegiatan dan pengarsipan dokumen. Pelaporan merupakan catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan dan hasilnya disampaikan kepada pihak yang berwenang. Pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen secara sistematis. Terdapat beberapa cara praktis pelaporan kegiatan dan pengarsipan dokumen secara manual maupun digital.

1. Konsep
Pelaporan Kegiatan
dan Pengarsipan
Dokumen
Shoffan Shoffa, S.Pd., M.Pd.
Universitas Muhammadiyah Surabaya
2020
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA

2. Shoffan Shoffa, S.Pd., M.Pd.
• I : Universitas Muhammadiyah Surabaya
• E : shoffanshoffa@gmail.com
• H : 082141201983
• W : https://sites.google.com/view/shoffanshoffa21
• T : https://t.me/cafeidea_shoffanshoffa

3. Reporting
(Pelaporan)
Luther M. Gullick dalam bukunya Papers on
the Science of Administration merupakan
salah satu fungsi manajemen berupa
penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan
mengenai segala hal yang bertalian dengan
tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang
lebih tinggi.
Baik secara lisan maupun tertulis sehingga
dalam penerimaan laporan dapat
memperoleh gambaran bagaimana
pelaksanaan tugas orang yang member
laporan.
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA-NC

4. Pelaporan merupakan catatan yang memberikan
informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya
disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan
dengan kegiatan tertentu (Siagina, 2003)
Merupakan sebuah laporan hasil dari suatu kegiatan,
yang biasanya dibuat setelah kegiatan telah selesai.
Melaporkan kegiatan biasanya membuat mereka
menyebutkan kegiatan partisipasi (peserta).
Reporting
(Pelaporan)

5. Fungsi Pelaporan
• Memberitahukan atau menjelaskan tanggung
jawab tugas dan kegiatan.
• Memberitahukan atau menjelaskan dasar
penyusunan kebijaksanaan, keputusan atau
pemecahan masalah.
• Merupakan sumber informasi dan
• Merupakan bahan untuk pendokumentasian.

6. Tujuan Pelaporan
• Memberikan informasi dan fakta.
• Melakukan evaluasi terhadap
hasil intervensi yang diberikan.
• Dokumen yang sah
• Jaminan mutu terhadap
pelayanan
• Sebagai umpan balik dalam
rangka meningkatkan pelayanan

7. Manfaat pencatatan sebagai dasar untuk pelaporan
(Manullang, 2006)
Memberi informasi
tentang keadaan
masalah/kegiatan.
Sebagai bukti dari suatu
kegiatan/peristiwa.
Bahan proses belajar
dan bahan penelitian.
Sebagai pertanggung
jawaban.
Bahan pembuatan
laporan.
Perencanaan,
pelaksanaan, dan
evaluasi.
Bukti hukum.
Alat komunikasi dalam
penyampaian pesan
serta meningkatkan
kegiatan peristiwa
khusus.

8. Cara praktis
pelaporan kegiatan
Pendahuluan
• Latar belakang aktivitas
• Kegiatan hukum dasar
• Tujuan dan maksud dalam kegiatan
• Keberadaan informasi
Isi Laporan
• Jenis kegiatan
• Ruang dan waktu
• Panitia
• Mempersiapkan dan merencanakan kegiatan
• Peserta
• Hambatan dan kesulitan
• Hasil kegiatan
• Kesimpulan dan saran
Penutup
• Keadaan isi laporan biasanya dinyatakan sebagai ucapan
terima kasih kepada kreditor sehingga penerima kepercayaan
dapat berpartisipasi dalam aktivitas dan fungsinya dengan
baik.

9. Pengarsipan Dokumen
Pengarsipan adalah suatu proses
mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan, dan
perawatan serta penyiapan arsip
menurut sistem tertentu (Badri, 2007).
Pengarsipan adalah proses
menyimpan dan mengelola dokumen
arsip menurut system pengarsipan
tertentu.

10. Macam-Macam
Pengarsipan
• Arsip dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
administrasi organisasi.
• Arsip statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan atau penyelenggaraan sehari –
hari administrasi organisasi.
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC-ND
-Undang – undang No.7 tahun 1971-

11. Asas Pengarsipan
-Dewi (2011)-
• Asas Sentralisasi
Pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh
organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus
yaitu pusat penyimpanan arsip.
• Asas Desentralisasi
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan dimasing-masing unit dalam
suatu organisasi.
• Asas kombinasi sentralisasi – desentralisasi
pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara
menggabungkan antara asas sentralisasi
dengan desentralisasi.
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC-ND

12. Sistem
Pengarsipan
Donni, Gamida dan Agus (2013)
• Sistem abjad
• Sistem nomor
• Sistem geografis/wilayah
• Sistem tanggal (choronologis)
• Sistem Subjek
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA

13. Prosedur
Pengarsipan
Mulyadi (2007)
Pemeriksaan
Mengindeks
Memberi tanda
Menyortir
Menyimpan
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA

14. Dokumen Arsip
ARSIP MENURUT SUBYEK
(KEPEGAWAIAN, KEUANGAN,
PEMASARAN, PENDIDIKAN)
ARSIP MENURUT BENTUK DAN
WUJUD FISIKNYA (SURAT, PITA
REKAMAN, MIKRO FILM, DISKET,
COMPACT DISK, FLASH DISK)
ARSIP MENURUT NILAINYA
(INFORMASI, ADMINISTRASI,
HUKUM, SEJARAH, ILMIAH,
KEUANGAN, PENDIDIKAN)
ARSIP MENURUT SIFAT
KEPENTINGANNYA (TAK
PENTING, BIASA, PENTING,
SANGAT PENTING)

15. Digital Record
• Cepat ditemukannya dokumen saat diperlukan;
• Pengindeksan yang fleksibel;
• Kecil kemungkinan untuk kehilangan dokumen;
• Menghemat tempat;
• Menghemat tinta dan kertas;
• Berbagi arsip secara mudah;
• Meningkatkan keamanan;
• Penghematan SDM; dan
• Memudahkan untuk recovery data yang ada.
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA-NC

16. Ada beberapa komponen dasar
dalam mengarsip secara digital
yang perlu diperhatikan
• Memindahkan dokumen (Scanning,
Conversion, Importing)
• Menyimpan dokumen
• Mengindeks dokumen (Index Field,
Full-text Indexing, Folder/File
Structure)
• Pemeliharaan Arsip secara digital
• Retensi Arsip

17. Cara Praktis
Pengarsipan Dokumen
• Arsip Digital (email, google drive,
one drive, dropbox, web, dll)
• Arsip Manual (di almari
pengarsipan)
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC

18. Contoh

19. Thank
you
Shoffan Shoffa, S.Pd., M.Pd.
I : Universitas Muhammadiyah Surabaya
E : shoffanshoffa@gmail.com
H : 082141201983
W : https://sites.google.com/view/shoffanshoffa21
T : https://t.me/cafeidea_shoffanshoffa