Báo Cáo Thực Tập Hoàn Thiện Quy Trình Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Của Công Ty Đầu Tư Đã chia sẻ đến cho các bạn một bài mẫu hoàn toàn chất lượng, chất lượng từ đề tài cho đến nội dung bài làm mà các bạn không nên bỏ qua nhé. NHẬN VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO/TELEGRAM TRAO ĐỔI : 0932.091.562 WEBSITE: LUANVANPANDA.COM

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA MARKETING
~~~~~~*~~~~~~
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đề tài:
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ
KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH VIỆT LONG
NHẬN VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI
ZALO/TELEGRAM TRAO ĐỔI : 0932.091.562
WEBSITE: LUANVANPANDA.COM
HÀ NỘI – 05/ 2023

2. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
LỜI MỞ ĐẦU
~~~~****~~~~
Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng trong những năm gần
đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi liền với nhu
cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Tổ chức
sự kiện góp phần đánh bóng cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty.
Đây còn là cơ hội để các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn
hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền. giúp thúc đẩy
thông tin hai chiều và tăng cường các quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Trong đà phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng những nhu cầu về
tổ chức sự kiện ngày càng cao của các doanh nghiệp, công ty Cổ phần xúc
tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long (VietLong promotion) ra đời
với mong muốn cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp.
Để có thể thực hiện được những sự kiện như vậy, công ty cần phải xây dựng
cho mình một quy trình tổ chức sự kiện khoa học và rõ ràng. Một quy trình
tốt sẽ xuyên suốt cả quá trình từ chuẩn bị cho đến khi diễn ra sự kiện được
trôi chảy và hợp lí, đáp ứng tối đa nhu cầu và làm thỏa mãn khách hàng.
Tuy nhiên, trong quá trình được thực tập ở công ty Cổ phần xúc tiến
đầu tư thương mại và du lịch Việt Long, tôi nhận thấy công ty vẫn chưa đưa
ra được một quy trình cụ thể cho riêng mình nên việc tổ chức các sự kiện
vẫn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy tôi lựa chọn đề tài “HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH VIỆT LONG” với
mục tiêu nghiên cứu thực trạng tổ chức sự kiện của VietLong promotion
trong những sự kiện đã tổ chức để rút ra được một quy trình tổ chức sự kiện
tối ưu nhất, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện
của VietLong promtion trong những sự kiện sau này.
Bài viết này sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức sự kiện
ở Công ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long trong
phạm vi hai sự kiện là:

3. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
+ Sự kiện “Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – Hà
Nội, 23 00 năm xây dựng và phát triển bền vững”.
+ Sự kiện “Doanh nghiệp xuất khẩu xuất sắc 2009”.
Kết cấu của bài viết bao gồm 3 phần chính:
Kết cấu của bài mẫu báo cáo thực tập về quản trị sự kiện này được phân chia ra
thành 3 chương bao gồm:
Chương I: Tổng quan về công ty và dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Cổ phần
xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long ( VietLong promotion).
Chương II: Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty Cổ phần xúc tiến đầu
tư thương mại và du lịch Việt Long ( VietLong promotion).
Chương III: Kiến nghị giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện ở công ty Cổ
phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long ( VietLong promotion).
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ
PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ
DU LỊCH VIỆT LONG VÀ DỊCH VỤ TỔ CHỨC

4. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN
ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH
VIỆT LONG
1.1. Tổng quan về công ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương
mại và du lịch Việt Long ( VietLong promotion):
1.1.1. Địa vị pháp lý:
Công ty Cổ Phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long là
một công ty cổ phần có đầy đủ tư cách pháp lý để tham gia vào các hoạt
động kinh doanh mà công ty đã đăng kí với Sở kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hà Nội theo giấy phép kinh doanh số 023 3034774 ngày 20/01/2009.
Địa chỉ trụ sở chính: Đội 23 xã Văn Bình, huyện Thường Tín, thành
phố Hà Nội.
1.1.2. Ngành, nghề kinh doanh:
- Dịch vụ tổ chức các chương trình, sự kiện: hội thảo, hội nghị, hội chợ,
triển lãm, khuyến mại, chuyên đề, hoạt động quan hệ đại chúng, trưng bày
hàng hóa, giới thiệu và quảng bá sản phẩm.
- Dịch vụ lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và dịch vụ khách du lịch, vận
chuyển khách du lịch và các dịch vụ liên quan.
- Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng, ăn uống và khu vui chơi giải
trí, khu du lịch sinh thái (không bao gồm quầy bar, phòng hát karaoke, vũ
trường, massage, day huyệt, bấm huyệt).
1.1.3. Mô hình bộ máy tổ chức:
Số lượng nhân viên trong công ty gồm có 34 người, gồm:
- 1 Tổng giám đốc
- 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị
- 1 Phó tổng giám đốc
- 7 nhân viên phòng du lịch

5. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
- 7 nhân viên phòng kinh doanh
- 6 nhân viên phòng đối ngoại
- 8 nhân viên phòng kĩ thuật
- 3 nhân viên phòng kế toán
Bảng 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của VietLong promotion
1.1.4. Nhiệm vụ các phòng ban chức năng:
1.1.4.1. Phòng du lịch:
Đây là bộ phận phụ trách tất cả các công việc liên quan đến lĩnh vực du
lịch cảu công ty. Nhiệm vụ chính của phòng du lịch như sau:
- Nghe và nhận các cuộc gọi điện của khách hàng đặt tour du lịch trong
và ngoài nước.
- Bán vé máy bay của Việt Nam Airlines, Pacific Airlines và các hãng
hàng không quốc tế tại Việt Nam, vé máy bay di khắp thế giới.
- Ký các hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển với khách hàng.
Chủ tịch Hội đồng
quản trị
Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc
Phòng
Du lịch
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
Đối
ngoại
Phòng
Kĩ
thuật
Phòng
Kế
toán

6. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
- Tổ chức các tours du lịch ngắn ngày và dài ngày, tham quan du lịch,
cắm trại cho các cá nhân, đoàn thể trong và ngoài nước, tổ chức các tour
riêng theo yêu cầu của khách.
1.1.4.2. Phòng kinh doanh:
Đây là bộ phận tìm kiếm khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện hay
tham gia các sự kiện do công ty tổ chức và tạo mối quan hệ với khách hàng.
Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh như sau:
- Tìm kiếm khách hàng.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ của công ty với các khách hàng,
chăm sóc khách hàng theo kế hoạch định kỳ của công ty.
1.1.4.3. Phòng Đối ngoại:
Đây là bộ phận phụ trách những công việc chính cho các sự kiện.
Nhiệm vụ của phòng đối ngoại là:
- Tổng hợp danh sách khách hàng do phòng kinh doanh gửi sang và tổ
chức, sắp xếp các yếu tố khách hàng đòi hỏi trong sự kiện.
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu
quan (các Bộ, ngành, chính quyền địa phương, báo chí…) và các nhà cung
cấp dịch vụ liên quan khi tổ chức sự kiện (khách sạn, nhà hàng, đường
sắt…). Lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý.
- Theo dõi quá trình thực hiện sự kiện sẽ tổ chức. Phối hợp với bộ phận
kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các khách hàng. Nhanh
chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các
sự kiện.
1.1.4.4. Phòng kĩ thuật:
Đây là bộ phận phụ trách các công việc hậu cần liên quan đến các thiết
bị kĩ thuật của công ty. Nhiệm vụ của phòng kĩ thuật là:
- Thiết kế đồ họa, in ấn.
- Xử lí dữ liệu.
- Thiết kế website, các mẫu phiếu, giấy tờ, băng rôn, áp phích, card…

7. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
- Sửa chữa máy móc, thiết bị.
1.1.4.5. Phòng kế toán:
Theo dõi tài chính, kế toán của công ty, theo dõi, ghi chép chi tiêu của
công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theo
dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty. Thực hiện đối
chiếu, cân đối sổ sách của công ty.
1.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của
công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt
Long:
1.2.1. Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam:
Ngành tổ chức sự kiện là một ngành mới tại Việt Nam, tuy nhiên lại
đặc biệt phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Nhu cầu tổ chức sự
kiện ở thị trường Việt Nam rất phong phú và đa dạng, nên nó đã nhanh
chóng trở thành một thị trường sôi động thu hút rất nhiều các công ty lớn,
nhỏ tham gia.
Việt Nam với gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với
hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần
với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng
về tổ chức sự kiện. Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn
hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ, và phương Tây càng làm cho nền văn hóa
Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn. Chính những yếu tố đó cũng
tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo làm quy mô
nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là
rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức. Tuy
nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn. Phần lớn các sự kiện được tổ
chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quan
thuộc khối công quyền. Số còn lại rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập
cao hoặc rơi vào các sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy

8. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng
thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ
chức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng. Trong hội
nhập thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc
thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất
cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.
Những năm trước khi mà kinh tế chưa mở cửa thì các sự kiện ở Việt
Nam được biết đến như hoạt động nội bộ của các tổ chức xí nghiệp, các cơ
quan này tự tổ chức và chưa có khái niệm thế nào là tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp, tổ chức tự đứng ra tổ chức cho bản thân hoặc đơn vị mình mà không
có sự tính toán tỉ mỉ về chi phí bỏ ra cũng như hoạch định xem chi phí bỏ ra
như vậy có phù hợp hay không và hoàn toàn không có khái niệm là thuê một
tổ chức chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện bởi vì thời điểm hiện tại chưa có
dịch vụ này. Vì vậy, tính chất tổ chức sự kiện chỉ là tự phát trừ một số
trường hợp các sự kiện lớn có tầm cỡ quốc gia là những sự kiện được chuẩn
bị chu đáo. Do sự tự chuẩn bị, nên các hoạt động của sự kiện đều do mọi
người trong tổ chức đảm nhiệm, nên tính chuyên nghiệp không cao và sự
thành công đã giảm rất nhiều, và sức sáng tạo cũng không được hoàn thiện,
sau khi kết thúc sự kiện thì coi như là sự kiện đã xong, mọi người giải tán
mà không có một sự điều tra về phản ứng của tham dự, vì vậy không biết
chính xác được sự kiện tổ chức ra có thành công không, có hiệu quả không,
có lãng phí so với kinh tế không. Và trong lúc kinh tế đang còn gặp nhiều
khó khăn thì việc tổ chức một sự kiện có dự trù ngân sách lớn là việc rất khó
thực hiện được.
Nhưng mấy năm trở lại đây, nhịp sống kinh tế đã có nhiều thay đổi, các
dịch vụ phát triển nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nâng cao hình ảnh cho các
tổ chức, đặc biệt là các tổ chức kinh doanh trong thời kỳ cạnh tranh như hiện
nay thì việc thiết lập các mối quan hệ với người tiêu dùng và công chúng rất
quan trọng. Các cá nhân, các doanh nghiệp, các tổ chức chính phủ và tổ chức
phi chính phủ đã ý thức các công cụ truyền thông với doanh nghiệp. Tổ chức
sự kiện chỉ là một ngành dịch vụ mới mẻ nhưng thu hút một số lượng lớn

9. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
các doanh nghiệp lớn tham gia hoạt động trong ngành dịch vụ này, ngoài các
công ty liên doanh, các công ty nước ngoài, hệ thống các doanh nghiệp tư
nhân, các công ty nhà nước thậm chí cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm đến
tổ chức sự kiện là một ngành lợi nhuận cao.
Cầu của thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam rất đa dạng và phong
phú, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ phổ biến
nhất trong hoạt động marketing của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thậm chí
cả một quốc gia. Cùng với các công cụ khác của xúc tiến hỗn hợp, tổ chức
sự kiện cũng nhằm mục đích cụ thể nào đó của chủ thể sự kiện, từ đó phát
sinh nhu cầu tổ chức một hoặc một vài sự kiện. Sự kiện là nơi không chỉ
diễn ra các công việc đàm phán, kinh doanh mà còn là nơi thể hiện nét đẹp
văn hoá của đơn vị tổ chức sự kiện với đông đảo khách mời và công chúng,
vì vậy mỗi sự kiện xảy ra được dự tính xảy ra là nhu cầu về tổ chức sự kiện
xảy ra. Ở Việt Nam hàng năm có hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ diễn ra theo
mùa, theo tập tục văn hoá, theo thời gian, theo không gian từng vùng miền.
Nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện Việt Nam để chọn thời điểm tổ chức sự
kiện cho tốt nhất, gây chú ý nhất đồng thời tránh được sự trùng lặp sự kiện
và thể hiện sự sáng tạo trong tổ chức, làm cho sự kiện nổi bật sáng tạo thu
hút được sự quan tâm chú ý.
Tuy nhiên nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện tại nước ta
chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên
nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh
nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Nhưng trong tương lai gần
kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của dân cư cao cùng với sự hội nhập quốc
tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị
trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường
này sẽ gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty
chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.
Tìm hiểu về thị trường tổ chức sự kiện là việc làm rất khó khăn vì chưa
có một cuộc điều tra về thị trường tổ chức sự kiện chính thức, dù nhận thức
rất rõ tầm ảnh hưởng của tổ chức sự kiện tới đời sống của các tổ chức, cá

10. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
nhân vì vậy sự nhìn nhận về thị trường tổ chức sự kiện chỉ là khách quan,
tổng thể mà thôi.
1.2.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ
phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long:
Được thành lập vào ngày 20 tháng 01 năm 2009, tính đến nay công ty
cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long mới hoạt động
được hơn 1 năm. Là một công ty còn non trẻ, VietLong promotion đang cố
gắng rất nhiều để tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp được khách hàng đánh
giá cao.
Hơn 1 năm qua, VietLong promotion đã tổ chức được 2 sự kiện lớn
mang tầm cỡ quốc gia, thu hút hàng nghìn doanh nghiệp đến từ 63 tỉnh thành
cả nước và các Bộ, ban ngành liên quan.
1.2.2.1. Các sự kiện VietLong promotion tổ chức:
1.2.2.1.1. Lễ hội Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – Hà
Nội, 23 00 năm xây dựng và phát triển bền vững:
“Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – Hà Nội, 23 00
năm xây dựng và phát triển bền vững” là Chương trình lớn nhất và duy nhất
dành cho cộng đồng doanh nhân Việt Nam trong khuôn khổ các hoạt động
kỷ niệm 23 00 năm Thăng Long – Hà Nội. Chương trình đã diễn ra từ ngày
3/3/2023 – 5/3/2023 do Ban Tuyên giáo Trung ương phối hợp với Giáo hội
Phật giáo Việt Nam, Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam,
Thông tấn xã Việt Nam, Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Ủy ban nhân
dân tỉnh Ninh Bình, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Công Thương, Bộ Văn
hóa Thể thao Du lịch, Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam, Hội
đồng Doanh nhân nữ Việt Nam, Ủy ban quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế,
Báo Điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam và Công ty Cổ phần Xúc tiến Đầu tư
Thương mại và Du lịch Việt Long (VietLong Promotion) triển khai thực
hiện.

11. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
1.2.2.1.2. Chương trình Xuất khẩu xuất sắc năm 2009 (Trading
Excellence Award 2009):
Chương trình Lễ trao biểu tượng “Doanh nghiệp Xuất khẩu xuất sắc
2009” do Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam phối hợp với Bộ
Công Thương, Bộ Tài Chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn,
Tổng cục Hải quan… và Công ty Cổ phần Xúc tiến Đầu tư Thương mại và
Du lịch Việt Long tổ chức. Chương trình nhằm tôn vinh các Doanh nghiệp
đã đóng góp tích cực vào kim ngạch Xuất khẩu của cả nước năm 2009.
Chương trình Lễ trao Biểu tượng “Doanh nghiệp Xuất khẩu xuất sắc
2009” nhằm biểu dương và động viên các doanh nghiệp có nhiều nỗ lực
trong xuất khẩu và phát triển thị trường gắn với việc không ngừng nâng cao
hàm lượng giá trị gia tăng trong sản phẩm xuất khẩu. Đồng thời đánh giá
công khai minh bạch và tôn vinh những doanh nghiệp đạt được thành công
trong lĩnh vực xuất khẩu dựa trên chất lượng sản phẩm, sự đầu tư cho nghiên
cứu và triển khai để đạt được tăng trưởng trong xuất khẩu.
1.2.2.2. Kết quả kinh doanh:
VietLong promotion được thành lập ngày 20/01/2009, hoạt động đến
nay mới chỉ được hơn 1 năm. Nên thực tế chỉ có thể xem xét tình hình tài
chính của công ty trong năm 2009, khó có thể đưa ra được đánh giá xu
hướng phát triển của công ty.
Nguồn doanh thu đều đặn của công ty dựa vào hoạt động du lịch. Tuy
nhiên bài viết này sẽ tập trung phân tích các chỉ tiêu tài chính do hoạt động
kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện mang lại. Năm 2009 nguồn thu chính của
VietLong promotion là do sự kiện “Lễ hội doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư
– Thăng Long – Hà Nội, 23 00 năm xây dựng và phát triển bền vững”.
Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009 của công ty VietLong
promotion (đơn vị: đồng)

12. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Chỉ tiêu tài chính Số tiền
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 30.514.256.253
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 30.514.256.253
4. Giá vốn hàng bán 9.366.554.885
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 21.147.701.368
6. Doanh thu hoạt động tài chính 0
7. Chi phí tài chính 0
8. Chi phí bán hàng 23 .569.458.148
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.546.235.145
23 . Chi phí khác 6.589.455.485
11. Thu nhập khác 0
12. Tổng lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp 442.552.590
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp 0
14. Tổng lợi nhuận sau thuế 442.552.590
Hiệu suất sử dụng chi phí:
Hiệu suất sử dụng chi phí =
Doanh thu thuần
Tổng chi phí
Hiệu suất sử dụng chi phí năm 2009 = 30.514.256.253 : 20.705.148.778
= 1,473752088
Cứ 1 đồng chi phí đem lại 1, 474 đồng doanh thu

13. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Năm 2009 là năm công ty được thành lập và mới đi vào hoạt động, nhìn
chung, công ty đã có bước khởi đầu khá tốt đẹp với một số hợp đồng lớn.
Trong tổng doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu của
mảng tổ chức sự kiện là: 19.967.526.803 chiếm tới 65,44% tổng doanh thu.
Trong khi, mảng du lịch đạt doanh thu là 23 .546.729.450 chỉ chiếm 34.56%
tổng doanh thu. Mảng tổ chức sự kiện là mảng hoạt động chính và đem lại
lợi nhuận cao cho công ty. Vì vậy trong các năm tới, công ty có tiếp tục mở
rộng và nâng cao mảng này.
Qua bảng trên ta thấy, lợi nhuận sau thuế so với lợi nhuận gộp là khá
thấp. Nguyên nhân của điều này là do các loại chi phí của công ty khá cao,
nhất là chi phí bán hàng và các loại chi phí khác. Nếu trong những năm tiếp
theo, tốc độ tăng của chi phí bán hàng cao hơn tốc độ tăng doan thu thuần
nhưng tốc độ tăng của chi phí quản lý lại thấp so với tốc độ tăng doanh thu
thuần thì rất không tốt. Công ty nên có biện pháp để quản lý chi phí, nhất là
chi phí bán hàng.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ

14. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
DU LỊCH VIỆT LONG
VietLong promotion được thành lập trong xu hướng ngành tổ chức sự
kiện đang trên đà phát triển ở Việt Nam. Tuy nhiên sự phát triển rầm rộ và
mạnh mẽ của quy mô cũng như số lượng các công ty kinh doanh dịch vụ tổ
chức sự kiện dường như không tương đồng với tính chuyên nghiệp của dịch
vụ. Xét trên phương diện chung, tổ chức sự kiện ở Việt Nam vẫn còn yếu và
chưa đồng bộ, chuyên nghiệp hóa. Và VietLong promotion cũng chỉ như đứa
trẻ chập chững tự lần mò cho mình những bước đi đầu tiên. Bài viết sẽ
nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion, và đánh giá
xem công ty đã làm được và chưa làm được những gì?
2.1. Quy trình tổ chức sự kiện:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện:
2.1.1. Nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng:
Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay của các doanh nghiệp thường có hai
hình thức. Thứ nhất công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ tìm kiếm
khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện và làm theo những mong muốn của
khách hàng thông qua tính chất và nội dung của sự kiện như hội thảo, hội
nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm… Thứ hai là công ty kinh doanh dịch
vụ tổ chức sự kiện sẽ đứng ra tổ chức các sự kiện và mời các đối tác, khách
hàng tham gia sự kiện do công ty mình tổ chức với danh nghĩa thường là nhà
tài trợ. Tùy vào ý muốn của mỗi công ty mà sẽ lựa chọn cho mình hình thức
Nghiên cứu
thị trường,
hình thành ý
tưởng
Lên kế
hoạch, Tìm
kiếm khách
hàng
Tổ chức Đánh giá

15. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
kinh doanh nào, và VietLong promotion mặc dù lựa chọn cả hai hình thức
trên để kinh doanh nhưng lại chú trọng phát triển hình thức thứ hai. Lựa
chọn này bị chi phối bởi suy nghĩ quan điểm của ban quản trị VietLong
promotion là: bất kì một doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu quảng bá thương
hiệu, đánh bóng tên tuổi của doanh nghiệp mình; vì thế họ sẽ sẵn sàng tham
gia tài trợ cho các sự kiện mà họ cho rằng phù hợp với địa vị và năng lực tài
chính của họ, mà lại mang lại được lợi ích về quảng bá hình ảnh thương hiệu
trong mắt công chúng mục tiêu, trong mắt khách hàng.
Trong quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion, bước 1 của
quy trình là nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng.
Khi muốn tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, công ty kinh doanh dịch
vụ tổ chức sự kiện luôn phải xem xét tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, văn
hóa của địa phương, đất nước, khu vực và có thể rộng hơn là thế giới nếu sự
kiện tầm cỡ quốc gia và quốc tế. Đó là một công việc cần thiết không chỉ
riêng đối với ngành kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện mà tất cả các nhành
nghề khác nói chung. Khi các điều kiện về môi trường vĩ mô thuận lợi thì sẽ
tạo điều kiện cho sự kiện được diễn ra một cách trôi chảy, thu hút được
nhiều khách hàng.
Công việc nghiên cứu thị trường ở VietLong promotion không được
phân chia cho 1 bộ phận cụ thể đảm trách, mà do Ban Quản trị, những người
điều hành của công ty chịu trách nhiệm nghiên cứu, xem xét để từ đó đưa ra
ý tưởng về chương trình. Nhân viên công ty hoàn toàn không có thẩm quyền
cũng như không có bất cứ thông tin nào về sự kiện cho đến khi nó được
thông báo từ Ban Quản trị.
Một sự kiện được hình thành thường bắt đầu từ việc xuất phát ý tưởng
từ Giám đốc hoặc Chủ tịch Tập đoàn Quản trị và sau đó ý tưởng mới được
đem ra phân tích xem môi trường, điều kiện hiện tại có phù hợp để sự kiện
diễn ra hay không. Sau khi nghiên cứu, nếu ý tưởng phù hợp với điều kiện
kinh tế, xã hội, văn hóa… thì Ban giám đốc sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho dự
án.
Một sự kiện sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề như luật,
giấy phép, khu vực tổ chức. Chính vì vậy trước khi đưa ra được một quyết

16. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
định chính thức về sự kiện, Ban Giám đốc lại một lần nữa xem xét đến các
yếu tố trên bằng cách trình bày ý tưởng về sự kiện cho các bên có liên quan
về việc cấp giấy phép. Nhưng đây chỉ là hoạt động bên lề không nằm trong
công việc chính thức trong quy trình, nó có vai trò “dò hỏi” tính khả thi của
sự kiện. Bởi công việc này thực hiện dựa theo mối quan hệ và tình cảm riêng
giữa các thành viên trong Ban Giám đốc với những người có thẩm quyền.
Các nội dung cần thiết để hình thành ý tưởng cho sự kiện:
- Nội dung cốt lõi của sự kiện: mục đích, ý nghĩa của sự kiện. Chọn chủ
đề cho sự kiện và xác định người thuyết trình, diễn thuyết về chủ đề nếu cần
thiết.
- Quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ. Sự kiện có sức lan tỏa khắp cả nước
hay chỉ là sự kiện trong quy mô thành phố…
- Đối tượng khách hàng tham gia sự kiện. Mức độ thành công của sự
kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà
sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy
mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào thì khách hang vẫn luôn là mục
tiêu mà sự kiện đó hướng đến.
- Dự trù kinh phí tổng quát để tổ chức sự kiện và vạch ra cơ bản mức
phí cho khách hàng tham gia hoặc các mức tài trợ. Dự trù được đùng ngân
sách sẽ giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để
không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.
Sau khi tham khảo ý kiến của những người mà các thành viên Ban
Giám đốc cảm thấy tin tường và tìm ra các yếu tố khả thi cho sự kiện thì lúc
này, dự án sẽ chính thức được quyết định có tổ chức hay không. Từ đây sự
kiện sẽ được chuyển qua quy trình thứ 2 đó là lên kế hoạch tổ chức sự kiện
và tìm kiếm khách hàng.
Bài viết xin được nói thêm về hình thức tổ chức sự kiện theo đơn đặt
hàng của các doanh nghiệp, đoàn thể. Tuy đây không phải là hình thức mà
VietLong promotion chú trọng phát triển, nhưng không có nghĩa là họ từ
chối những đơn hàng như vậy. Ở quy trình này sẽ không nói đến việc khách
hàng của công ty có từ đâu, mà chỉ đưa ra công việc mà VietLong promotion
làm trong bước này. Ở hình thức này, Ban giám đốc vẫn là bộ phận chịu

17. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
trách nhiệm hoàn toàn trong việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng cũng
như việc nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng trong
việc tổ chức sự kiện. Khách hàng sẽ có buổi làm việc trực tiếp với người phụ
trách sự kiện đó (thuộc Ban quản trị) để hai bên thống nhất về cách thức tổ
chức, nội dung chương trình mà khách hàng đặt VietLong promotion tổ
chức. Những thông tin VietLong promotion cần tìm hiểu bao gồm:
- Thông tin về nội dung sự kiện, loại hình sự kiện như ra mắt sản
phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo… để có sự chuẩn bị phù hợp và
chính xác cho sự kiện của mình. Hơn nữa cùng cần phải biết mục
tiêu cần đạt được cảu khách hàng là họ mong muốn gặt hái gì sau sự
kiện: gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng
trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách sẽ là căn cứ
giúp khác hàng đánh giá hiệu quả công việc.
- Thông tin về thời gian diễn ra sự kiện (thời điểm tổ chức, kéo dài
mấy ngày).
- Thông tin về số lượng khách mời (khách Vips và số lượng những
người tham gia khác).
- Thông tin về yêu cầu địa điểm của khách hàng như: địa điểm tổ
chức gần trung tâm thành phố, có đầy đủ tiện nghi hay không?...
- Thông tin về ngân sách dự kiến chi trả được của khách hàng (thông
tin về dự trù kinh phí tổ chức của khách hàng, đây là thông tin rất
quan trọng chi phối đến tất cả mọi hoạt động, chương trình của hội
nghị).
- Một số yêu cầu khác của khách hàng liên quan đến ăn uống, nghỉ
nghơi của khách, thời gian khách đến, đi, có bố trí xe đón khách hay
không và địa điểm đón khách tại đâu…
Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn
tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ
chức sự kiện của các công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế,
cộng thêm phí dịch vụ mà người phụ trách gửi cho khách hàng một bảng báo
giá cho khách hàng. Người phụ trách sẽ hoàn thành nội dung chi tiết của sự
kiện và báo giá đi kèm gửi đến khác hàng qua fax, email hoặc thư chuyển

18. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
phát nhanh hoặc trực tiếp gặp mặt khách hàng nếu thấy cần thiết. Việc gửi
giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa thiết thực nhất
giữa cả hai bên, với bên VietLong promotion thì bảng báo giá thông báo với
bên khách hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên khách hàng thì
bảng báo giá thông báo với bên khách hàng thì bảng báo giá giúp họ cân đối
lại ngân sách sự kiện và tính toán xem có sử dụng dịch vụ của công ty
không, bảng báo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà còn
giúp đôi bên hình dung các mảng của sự kiện. Tuy nhiên báo giá này là giá
cho dịch vụ cơ bản tính riêng các dịch vụ thiết bị phát. Dựa vào yêu cầu của
bảng báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể sự kiện
sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu sự hợp tác đôi bên, theo yêu cầu của
khách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kế
hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà họ
gửi tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy không phù hợp. Hợp
đồng kí kết là giao kèo giữa công ty VietLong promotion và bên đối tác,
những vấn đề mà cả hai bên thoả thuận từ công việc đôi bên và trường hợp
thanh toán… Khách hàng sẽ phản hồi về nội dung sự kiện cũng như báo giá,
nếu khách hàng đồng ý thì hai bên sẽ kí kết hợp đồng và sự kiện sẽ tiếp tục
triển khai các bước tiếo theo. Nếu khách hàng không đồng ý về nội dung
cũng như báo giá thì hai bên sẽ tiếp tục trao đổi và thảo luận. Do không chú
trọng phát triển hình thức tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng nên thông
thưởng khách hàng là những doanh nghiệp, đoàn thể có mối quan hệ với
VietLong promotion, vì thế khách hàng hầu như không bỏ đi để tìm kiếm
nhà cung cấp khác khi không hài lòng mà chỉ đề xuất ý kiến sửa đổi. Ở đây ý
tưởng về sự kiện không có tính sáng tạo cao vì hầu như VietLong promotion
yêu cầu khách hàng thể hiện nhu cầu của họ rất chi tiết, và công ty chỉ đáp
ứng những mong muốn đó cộng thêm những tư vấn cần thiết.
2.1.2. Lên kế hoạch, Tìm kiếm khách hàng:

19. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Sau khi đã nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng về sự kiện thì
công việc tiếp theo là phải lên được bản kế hoạch đầy đủ về chương trình.
Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào, ở đâu, thời gian nào, chi phí ra sao?...
Công việc lên kế hoạch cho sự kiện tiếp tục do những thành viên trong
ban quản trị phụ trách. Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc và Chủ tịch tập
đoàn quản trị sẽ họp bàn cùng nhau xây dựng nên một kế hoạch cụ thể cho
sự kiện. Trong kế hoạch sẽ có phân công các công việc chính do ai chịu
trách nhiệm quản lí. Người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các
công việc cần thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là các công
việc cần (ví dụ như chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành
dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng dợt chương trình..),
bảng phân công công việc (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các
nhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc (timeline).
Người này sẽ đứng ra điều hành và phân bổ nguồn lực để làm tất cả các
công việc được giao và báo cáo thường xuyên tiến độ công việc. Trong giai
đoạn này, sản phẩm tạo ra không chỉ là bản kế hoạch phân công công việc
mà còn có cả bản chương trình, chính là sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Bản
chương trình này sẽ là công văn chính thức được gửi đến khách hàng, báo
chí và các tổ chức liên quan. Thông thường, đối với 1 sự kiện, đây là giai
đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty kinh doanh dịch vụ
tổ chức sự kiện với nhau, vì đó chính là bước đầu tiên thể hiện bộ mặt của
công ty.
Tiến hành lên kế hoạch tổng quát tổ chức cho sự kiện, bao gồm các
công việc sau:
- Tiến hành tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp: đưa ra các sự
lựa chọn về địa điểm tổ chức trên cơ sở đã khảo sát giá cả và vị trí dựa vào
những dự trù ngân sách của sự kiện. Tham quan các địa điểm, xem xét sức
chứa của địa điểm tổ chức dựa trên ước tính số lượng người tham gia. Khảo
sát và nghiên cứu địa điểm để từ đó ký hợp đồng với địa điểm và xác nhận
thông tin chi tiết
- Tiến hành đàm phán kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp các dịch vụ
cần thiết cho sự kiện như khách sạn (có thể bao gồm cả ăn uống nếu có), đài

20. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
truyền hình, báo chí…, các nhà cung cấp trang thiết bị phục vụ cho sự kiện,
quay phim, chụp ảnh, âm thanh, ánh sáng…
- Dự trù kinh phí tổ chức thực tế (lập các bảng chi phí thực tế về các
khoản phải chi trả, phát sinh trong quá trình tổ chức).
Tất cả các công việc có đi kèm người thực hiện và thời gian thực hiện.
Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện. Ví
dụ như bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đề
nghị cung cấp tài liệu? Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? Ngày nào
bắt đầu gửi giấy mời?...
Bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ được in ra và giao cho các phòng ban.
Đồng thời công ty tổ chức một cuộc họp để triển khai các công việc tổ chức
sự kiện. Trong buổi họp này cũng sẽ phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho
các phòng ban và cá nhân cụ thể. Nội dung cho sự kiện được đưa ra để lấy
thêm ý kiến của các nhân viên nhằm thu hút những ý tưởng sáng tạo. Suốt
quá trình chuẩn bị sẽ tổ chức sự kiện có các buổi họp thường kì để báo cáo
tiến độ, kết quả các công việc. Kì họp phụ thuộc vào thời gian còn lại cho
đến khi sự kiện được diễn ra, cứ càng gần ngày tổ chức sự kiện thì số buổi
họp càng được tăng lên. Cuộc họp được tiến hàng và triệu tập theo chủ
trương của Ban quản trị, không được ấn định cụ thể chính xác từ trước.
Ngoài ra còn có các buổi họp không chính thống hoặc các cuộc báo cáo nhỏ
và ngắn gọn để người phụ trách kịp nắm được tình hình. Hình thức báo cáo
riêng này được áp dụng phổ biến tại VietLong promotion hơn là những cuộc
họp mang tính chính thống và quy mô toàn công ty.
Khi đã xây dựng được kế hoạch chương trình cụ thể, công việc tìm
kiếm khách hàng được tiến hành và do nhân viên phòng kinh doanh đảm
nhận. Mỗi nhân viên sẽ phụ trách một nhóm khách hàng riêng để tránh
không có sự chồng chéo lẫn nhau. Đối với VietLong promotion thì nhóm
khách hàng thường được phân theo khu vực địa lí hoặc lĩnh vực khinh doanh
của các khách hàng doanh nghiệp. Mỗi nhân viên sẽ phục trách 23 – 30 khu
vực, lĩnh vực tùy khả năng của mỗi người. Công ty còn tuyển thêm cộng tác
viên để tìm kiếm khách hàng khi có sự kiện lớn cần nhiều khách hàng. Với

21. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
mỗi hợp đồng kí được nhân viên hay cộng tác viên sẽ được hưởng phần trăm
doanh thu theo quy định, thường là 15 – 25% doanh thu của hợp đồng.
Nhân viên kinh doanh và cộng tác viên kinh doanh sau khi đã nhận
nhóm khách hàng của mình sẽ tiến hành tìm kiếm khách hàng. Quá trình tìm
kiếm khách hàng khó khăn hay thuận lợi phụ thuộc vào năng lực của nhân
viên kinh doanh và phụ thuộc vào cả nội dung, kế hoạch tổ chức sự kiện.
Công việc tìm kiếm khách hàng rất khó khăn vì tìm được các khách hàng có
nhu cầu lớn đã khó, và để thuyết phục sử dụng dịch vụ của công ty mà
không phải là dịch vụ của một đối thủ cạnh tranh thì càng khó khăn hơn.
Phòng kinh doanh phải bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ
năng thuyết phục, đàm phán với các khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết
trình để các khách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của
công ty, và kỹ năng thuyết phục các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự
kiện của bản thân công ty mình. Nhân viên kinh doanh có thể tìm kiếm
khách hàng dựa vào mối quan hệ sẵn có của mình để liên hệ với khách hàng.
Hoặc có thể chủ động liên hệ với khách hàng thông qua những thông tin mà
nhân viên tìm kiếm được như thông tin trên sách, báo, Internet… Khi xác
định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù
hợp với khả năng của công ty, các tài trợ viên tiến hành công việc tiếp xúc
với khách hàng, thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp xếp một cuộc hẹn
gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện.
Mỗi khi có sự kiện sắp diễn ra, sau khi VietLong promotion xin được
giấy phép tổ chức từ Bộ, Ban ngành, Hội… nào đó thì đơn vị đó sẽ trở thành
đơn vị tổ chức sự kiện cùng với công ty. Tùy vào quy mô của sự kiện là lớn
hay bé mà công văn triển khai chương trình cũng như lời mời tham gia
chương trình sẽ được gửi đến các nơi có liên quan để nhận được sự giúp đỡ
cũng như sự tham gia của các tổ chức, doanh nghiệp. Các nhân viên kinh
doanh sẽ nhận được danh sách khách hàng tiềm năng nhờ sự hợp tác của các
tổ chức đó. Danh sách khách hàng tiềm năng qua các sự kiện sẽ được lưu trữ
lại thành dữ liệu riêng của công ty để sử dụng cho các sự kiện sau nữa.
Đối với các khác hàng nhỏ, tức gói giá trị hợp đồng so với sự kiện là
nhỏ, thì hình thức giao dịch của nhân viên với khách hàng chủ yếu qua điện

22. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
thoại, email, fax và thư. Tức là các hình thức gián tiếp thông qua giấy tờ.
Nhân viên kinh doanh không đầu tư quá nhiều thời gian và sức lực cho các
khách hàng này. Còn đối với các nhà tài trợ lớn, nhân viên kinh doanh và
cộng tác viên kinh doanh rất chú trọng chăm sóc họ. Vì đây không chỉ là
khác hàng lớn mang lại nguồn tài chính cho việc tổ chức sự kiện công ty mà
còn mang lại một khoản hoa hồng xứng đáng cho tài trợ viên.
Riêng đối với các cộng tác viên kinh doanh khi nhận lời hợp tác với
VietLong promtion thì họ sẽ được nhận được hoa hồng từ các hợp đồng kí
được với khách hàng. VietLong promtion chỉ hỗ trợ cộng tác viên về các văn
bản, giấy tờ, thông tin cảu sự kiện chứ không hề có thêm hỗ trợ gì khác.
Cộng tác viên kinh doanh phải tự trang trải tất cả các chi phí để giao dịch
với khách hàng. VietLong promtion cũng ít khi quan tâm đến kết cách thức
làm việc của cộng tác viên mà chỉ quan tâm tới kết quả làm việc của họ. Hơn
nữa, về phái các cộng tác viện, họ là những người nhiều khinh nghiệm trong
lĩnh vực này, nên họ cũng không đòi hỏi bất cứ một sự hỗ trợ nào từ phía
VietLong promtion, thậm chí họ còn cảm thấy thoải mái khi được tự do làm
việc mà không có sự gò ép nào về mặt thời gian cũng như doanh số.
Với mỗi khách hàng mà nhân viên kinh doanh và cộng tác viên kinh
doanh tìm được, nhân viên đó phải có trách nhiệm chăm sóc khách hàng của
mình trước, trong và cả sau chương trình. Họ có trách nhiệm cung cấp đầy
đủ thông tin cho khách hàng, thông báo cho khách hàng những sửa đổi hoặc
cập nhật trong chương trình một cách sớm nhất, đáp ứng đầy đủ những
quyền lợi của khách hàng có trong hợp đồng.
Tiếp xúc với khách hàng để mời họ tham gia sự kiện đã khó, chăm sóc
khách hàng tốt cũng là một công việc không kém phần gian nan. Do sự kiện
bị chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan lẫn chủ quan nên kế hoạch của sự
kiện thường bị thay đổi. Vấn đề thông tin là yếu tố quan trọng cần phải cập
nhật thường xuyên cho khách hàng. Vẫn biết rằng thông tin càng chi tiết,
càng cụ thể cho khách hàng thì càng tốt cho họ, tuy nhiên điều này đôi khi
lại gây ác cảm với khách hàng, khiến họ cảm thấy sự kiện không đáng tin
cậy, công ty làm việc không chuyên nghiệp… Chính vì thế gây không ít khó
khăn cho nhân viên kinh doanh khi phải khéo léo phục vụ khách hàng một

23. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
cách tốt nhất, giúp họ không có những hiểu lầm cũng như bức xúc về sự kiện
và công ty. Nó không chỉ phục vụ cho mỗi sự kiện này mà còn tạo tiền đề
thuận lợi cho những sự kiện sau đó. Chăm sóc khách hàng tốt thì sẽ dễ dàng
hơn trong việc thuyết phục họ trở thành khách hàng cho những sự kiện sau
của công ty, và họ sẽ trở thành khách hàng thân thiết của VietLong
promtion.
Trên đây là công việc của phòng kinh doanh khi tìm kiếm khách hàng
cho những sự kiện do VietLong promtion tự tổ chức. Còn đối với những sự
kiện được tổ chức theo nhu cầu của các khách hàng doanh nghiệp thì phòng
kinh doanh không phải là bộ phận chỉutách nhiệm chính. Đối tượng khách
hàng của dịch vụ này ở VietLong promtion thường là những các nhân, tổ
chức có mối quan hệ với nhân viên hoặc lãnh đạo trong công ty có nhu cầu
tổ chức sự kiện phục vụ công ty họ. Chính vì thế, các khách hàng thường tự
tìm đến với công ty mà nhân viên kinh doanh không cần phải tìm kiếm hay
trao đổi, thuyết phục. Lúc này người có mối quan hệ với khách hàng và một
trong ba thành viên ban quản trị sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng đó để
tìm hiểu nhu cầu tỏ chức sự kiện và trao đổi các vấn đề liên quan.
2.1.3. Tổ chức sự kiện:
Đây là một bước rất quan trọng thể hiện rõ nhất hình ảnh của công ty
kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng như hình ảnh của khách hàng và
các nhà tài trợ tham gia sự kiện.
Để chương trình được diễn ra trôi chảy và không có sai sót gì, công ty
phải viết được một bản kế hoạch đầy đủ chi tiết những công việc cần làm
dựa theo chương trình sự kiện đưa ra, kèm theo đó là thời gian cụ thể mà
công việc đó cần phải hoàn thành, cũng như ai sẽ là người chịu trách nhiệm
làm công việc đó. Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo
kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Các trưởng bộ phận sẽ
điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát
sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

24. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Ở bước này, bộ phận chịu trách nhiệm chính là phòng truyền thông đối
ngoại, phòng kĩ thuật, phòng kinh doanh và phòng du lịch, mỗi phòng phụ
trách một phần công việc khác nhau.
Phòng truyền thông và đối ngoại sẽ nhận các công việc cụ thể trong bản
kế hoạch phân công và Trưởng phòng sẽ giao công việc cho mỗi nhân viên
hoặc từng nhóm nhân viên. Đây là phòng có chức năng phụ trách các mảng
về báo chí, tuyên truyền, khách mời và các công việc hậu cần. Các công việc
phòng Truyền thông đối ngoại phải làm trước khi diễn ra sự kiện là:
- Hoàn thành các thủ tục đăng ký với chính quyền như xin giấy phép
tổ chức, xin giấy phép treo băng rôn, tờ phướn tại các tuyến đường
hoặc địa điểm công cộng. Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên
quan: văn hóa thông tin, giao thông, công chánh (xin tuyến, bãi -
bến đậu xe), cấp cứu, cứu hỏa, công an, dân phòng, tổ chức biểu
diễn, công ty bảo vệ,uy ban… Trên thực tế công việc này phòng
truyền thông đối ngoại không phải là bộ phận chịu trách nhiệm
chính mà do ban quản trị đảm trách, phòng truyền thông đối ngoại
chỉ hỗ trợ mà thôi.
- Tuyên truyền, thông báo về sự kiện và các hoạt động bổ trợ khác.
Mời đại diện báo chí, đại diện của đài truyền hình, phóng viên báo
chí, phóng viên đài truyền hình.
- Xây dựng menu đồ ăn và đồ uống (kết hợp với khách sạn hoặc nhà
hàng để xây dựng menu). Thông thường các sự kiện do VietLong
promotion tổ chức đều kết hợp với tiệc liên hoan, đó cũng là một
thói quen trong các sự kiện ở Việt Nam. Chính vì thế khâu ăn uống
trong sự kiện được các khách hàng rất coi trọng.
- Tìm kiếm nhân lực hỗ trợ cho sự kiện như người dẫn chương trình,
lễ tân, tình nguyện viên, bảo vệ và tiến hành kí kết hợp đồng với các
nhà cung cấp dịch vụ. Đồng thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết về
thông tin, báo chí, và tham quan.
- Chuẩn bị cho công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị như: Lập danh
sách khách mời, liệt kê danh sách những người quan trọng, liệt kê
nhân viên phục vụ cho hội nghị ( gồm cả nhân viên của công ty và

25. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
của các nhà cung cấp), lên lịch trình công việc theo ngày (đối với
các hội nghị dài ngày), liệt kê lại các thiết bị nghe nhìn, liệt kê lại
thực đơn.
- Chuẩn bị các phương tiện, thiết bị thông tin cho các đại biểu.
Các giấy tờ cần chuẩn bị khi muốn tổ chức sự kiện là:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện này.
- Kế hoạch chương trình (Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Thành phần
tham dự? Chương trình biểu diễn: Ca sỹ, tác phẩm, tác giả? Dự kiến ngày
phúc khảo?)
- Hợp đồng thuê địa điểm.
- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Thời hạn nộp hồ sơ trước 23 ngày diễn ra chương trình.
Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội
dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể.
Các công việc chi tiết hơn mà các nhân viên truyền thông đối ngoại
phải chuẩn bị cho công tác hậu cần là:
- Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự: người dẫn chương trình. Các lễ
tân hướng dẫn, chào mừng khách mời. Các tiếp tân tại bàn: đón
khách, nhận giấy mời, xác nhận khách mời… Người quay phim,
chụp hình. Người chuẩn bị trình chiếu tài liệu trước, trong và sau
buổi sự kiện (nếu có). Người xử lý các tình huống phát sinh.
- Thư mời, thư cám ơn cho các đơn vị bảo trợ, báo chí, đài truyền
hình, đại biểu, khách tham dự và đặc biệt là các khách hàng, các nhà
tài trọ và với đối tượng này thì còn cần chuẩn bị cả quà.
- Trang phục cho người dẫn chương trình, cho các lễ tân, tiếp tân. Đội
ngũ này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến bộ mặt của sự kiện.
- Hệ thống âm thanh phục vụ cho chương trình, máy chiếu, nhạc chờ,
micro, loa, ampli.
- Ánh sáng phải được khảo sát địa điểm. Độ chói nếu quá tối hoặc quá
sáng phải cần điều chỉnh.
- Trang trí: hoa trang trí tại địa điểm; hoa cài áo cho khách mời; thẻ
đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời; lẵng hoa chúc mừng

26. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
trang trí., băng rôn, banner chào mừng, giới thiệu chương trình,
thành phần tham dự; biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm; bàn
tiếp tân; sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (nếu có).
Các công việc liên quan đến báo chí, xin giấy phép của phòng truyền
thông đối ngoại thường xuyên được chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ của ban
quản trị. Thậm chí trong các công việc này, phòng truyền thông đối ngoại
dường như chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ cho ban quản trị mà thôi.
Phòng kĩ thuật là bộ phận chuyên phụ trách về website và thiết kế. Mỗi
khi sắp có sự kiện diễn ra, phòng kĩ thuật có nhiệm vụ nắm bắt đầy đủ tất cả
các thông tin của sự kiện để tạo địa chỉ truy cập sự kiện trực tuyến. Tùy vào
quy mô của sự kiện mà phòng kĩ thuật sẽ lập website riêng cho sự kiện đó
hoặc mở một mục trong website của VietLong promotion. Yêu cầu phòng kĩ
thuật phải cập nhật thông tin thường xuyên và chọn lọc ra những thông tin
cần thiết, chính xác để cung cấp cho khách hàng và công chúng. Đây là công
cụ hỗ trợ trực tuyến nên cần phải tạo sự kết nối dễ dàng cho website hoặc
chuyên mục của sự kiện.
Không chỉ có nhiệm vụ trên, phòng kĩ thuật còn là bộ phận thiết kế tất
cả các tác phẩm đồ họa cho các dụng cụ, giấy tờ… cho sự kiện. Nhân viên
phòng kĩ thuật xuyê suốt cả sự kiện trong công việc này. Các công việc thiết
kế của phòng kĩ thuật là:
- Thiết kế logo, hình ảnh đặc trưng cho sự kiện với các màu sắc, biểu
tượng thống nhất và có ý nghĩa.
- Thiết kế và làm danh thiếp cho nhân vioên kinh doanh. Để tạo sự
chuyên nghiệp cũng như sự nhận biết dễ dàng cho các đối tác và
khách hàng, với mỗi sự kiện nhân viên kinh doanh được thiết kế một
mẫu danh thiếp riêng mang hình ảnh, biẻu tượng, màu sắc đặc trưng
của sự kiện đó.
- Bìa kẹp tài liệu, túi đựng tài liệu, phong bì thư… tức tất cả các công
cụ hỗ trợ tài liệu liên quan đều được thiết kế thành các mẫu riêng.
- Thiết kế băng rôn, khẩu hiệu, tờ phướn, áp phích… tức những công
cụ quảng bá cho sự kiện đến công chúng.

27. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
- Thiết kế và in các thẻ đeo cho khách hàng, đối tác, đại biểu, khách
mời, ban tổ chức… đeo trong sự kiện.
Trong khi diễn ra sự kiện, phòng kĩ thuật còn có nhiệm vụ chụp ảnh,
quay video sự kiện lại để khi sự kiện kết thúc, tất cả các hình ảnh, video về
sự kiện, khách hàng, đại biểu sẽ được đăng lên website để tất cả mọi người
có thể biết về thêm về sự kiện kể cả có tham gia hay không.
Phòng kinh doanh nhận tất cả các nhiệm vụ liên quan đến khách hàng
với mục đích chăm sóc họ thật chu đáo. Không chỉ cung cấp cho họ đầy đủ
thông tin về sự kiện trong suốt quá trình trước và trong khi sự kiện diễn ra,
mà các nhân viên kinh doanh còn thường xuyên nhắc nhở họ sắp xếp thời
gian và kế hoạch riêng để tham gia được sự kiện từ đầu đến cuối. Trước khi
sự kiện diễn ra, các thông tin được cung cấp cho khách hàng được trao đổi
thông qua internet, điện thoại, fax và thư. Đến ngày trước lúc diễn ra sự
kiện, các nhân viên kinh doanh sẽ cố gắng gặp được tất cả các khác hàng của
mình để cung cấp thêm các tài liệu cầm tay hướng dẫn sự kiện, các phù hiệu,
thẻ đeo. Và sau khi sư kiện kết thúc, nhân viên kinh doanh cũng không quên
nhiệm vụ của mình là trao quà cảm ơn đến cho họ.
Phòng du lịch tuy không có chức năng thực hiện dịch vụ tổ chức sự
kiện nhưng trong quá trình sự kiện được tổ chức, nhưng vẫn hỗ trợ sự kiện
với các công tác chuyên môn về du lịch như sắp xếp phương tiện đi lại và
chỗ nghỉ ngơi, ăn uống, giả trí cho khác hàng, đối tác và khách mời của sự
kiện nếu họ có nhu cầu.
- Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo quy định (nếu có).
- Chuẩn bị các điều kiện tiếp đón khách chu đáo, các chương trình
tour (nếu khách yêu cầu), vui chơi, giải trí.
- Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn theo nhu cầu của khách.
Trước khi sự kiện diễn ra, VietLong promotion có chuẩn bị một cuốn
tài liệu hướng dẫn nhỏ dành cho các đại biểu, khách mời. Thường thì một
cuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau:
- Mục đích của sự kiện.

28. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
- Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ.
- Dự báo thời tiết vào ngày diễ ra sự kiện.
- Số lượng đại biểu tham dự.
- Khả năng mời báo giới tham gia. Khả năng có quay phim và ghi
hình.
- Địa điểm tổ chức sự kiện.
- Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và
điện thoại di động.
- Các vấn đề chính trị lớn được quan tâm tại địa phương nơi đang
diễn ra sự kiện. Cuốn sách có thể bao gồm bản sao các bài báo phụ
trợ.
- Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản
tóm tắt những việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu
trong sự kiện. Cung cấp tiểu sử đại biểu nếu thấy cần thiết.
- Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện.
- Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi
cùng với các phương án trả lời.
- Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh.
- Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu.
- Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và
đứng, và ai ngồi bên cạnh.
Kết thúc sự kiện, ban tổ chức dọn dẹp nơi tổ chức, chuyển đồ đạc về
kho, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung
cấp, bảo quản kho các trang thiết bị dụng cụ.
2.1.4. Đánh giá sự kiện:
Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như
các đại biểu quan trọng và khách hàng.

29. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Công việc cuối cùng cũng là công việc hết sức cần thiết sau mỗi lần kết
thúc một sự kiện đó là họp tổng kết và đánh giá sự kiện đã diễn ra như thế
nào? Nó góp phần quan trọng trong việc thành công của các sự kiện diễn ra
tiếp theo.
Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những
thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để
cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Tất cả các bộ phận, các
phòng ban trong VietLong prromtion đều phải tham gia một cuộc họp kiểm
điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và
chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện
trong tương lai, dưới sự điều hành của Tổng giám đốc và Chủ tịch Tập đoàn
quản trị.
Bố trí ngày họp, thư kí, lên danh sách các yếu tố cần đánh giá.
Báo cáo kết quả sự kiện:
- Số lượng khách tham dự.
- Các đơn vị truyền thông.
- Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo.
- Các chuyên mục khách hàng quan tâm.
- Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia.
- Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
- Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa ).
Tiến hành lấy ý kiến đóng góp các khách mời, đại biểu, khách hàng.
Thu thập phản hồi, ý kiến của nhân viên và các đối tác, cộng tác viên
trong cuộc họp.
2.2. Đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ
phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long:
Để đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại VietLong promotion có tốt hay
không đầu tiên ta sẽ xem xét là đánh giá tính khoa học, sự hợp lý giữa tiến
độ thời gian và tính chất công việc trong quy trình tổ chức của VietLong
promotion đưa ra, xem xét xem quy trình thực tế này có khác gì so với lý

30. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
thuyết đã đưa ra hay không và liệu nó có phù hợp với thực tế hoạt động tổ
chức sự kiện hiện nay hay không?
Nhìn chung, quy trình của VietLong promotion không rõ ràng, các
bước không tách bạch, cụ thể. Đặc biệt là không theo một sắp xếp thời gian
rõ ràng và hợp lý. Dựa vào cảm tính là nhiều chứ không có kế hoạch và phân
bổ công việc cụ thể.
2.2.1. Nghiên cứu thị trường và hình thành ý tưởng:
Các nhà tài trợ sự kiện không cần phải lo lắng về nội dung, không phải
lo lắng cho việc tổ chức, họ chỉ cần bỏ tiền là logo của họ đã xuất hiện trên
sân khấu, thương hiệu của họ đã được nhiều người biết đến.
Một thói quen mà Ban quản trị của công ty VietLong promotion vẫn làm
là đưa ra ý tưởng trước khi nghiên cứu thị trường một cách bài bản. Công ty
gần như làm ngược lại hẳn so với quy trình phổ biến mà rất nhiều công ty
chuyên nghiệp áp dụng. Điều này dẫn đến một sai lầm tai hại mà rất nhiều
doanh nghiệp nhỏ gặp phải là chi rlo theo đuổi ý tưởng của mình mà bỏ qua
những yếu tố bất lợi của môi trường, hoặc không nghiên cứu thị trường chi tiết.
Điều này dễ làm giảm thành công của sự kiện.
Nhìn chung, qua các sự kiện mà VietLong promotion đã tổ chức, thu
hút được rất nhiều sự quan tâm của các đối tác và sự tham gia của các khách
hàng. Điều này không thể phủ nhận được ý tưởng sáng tạo và năng lực cá
nhân của các thành viên trong Ban quản trị công ty. Tuy nhiên đây là công
việc chỉ do ban lãnh đạo công ty thực hiện, còn dựa nhiều và cảm tính và
năng lực cá nhân của bản thân mà không nghiên cứu một cách rõ ràng và
chính thống. Chính vì thế, các sự kiện hình thành do nhận định và mong
muốn chủ quan của ban lãnh đạo. Trong 2 chương trình mà VietLong
promotion tổ chức đều là sự kiện lớn dường như vượt quá khả năng, nguồn
lực của công ty do nó thể hiện tham vọng quá cao của ban lãnh đạo. Về ngắn
hạn, có thể VietLong promotion đã khá thành công, Nhưng nếu không xem
xét và thay đổi những thói quen làm việc trong quy trình này, về dài hạn
nhiều khả năng VietLong promotion sẽ không thể gặt hái được nhiều thành

31. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
công được nữa, do tính biến hóa đa chiều, phức tạp của môi trường và những
hạn chế, thiển cận trong tư duy và suy nghĩ của ban quản trị.
2.2.2. Lập kế hoạch và tìm kiếm khách hàng:
Lập kế hoạch là một khâu rất yếu của công ty, vẫn do ban lãnh đạo chịu
trách nhiệm chứ không do một bộ phận, phòng ban cụ thể nào đảm trách.
Chính vì vậy kế hoạch của sự kiện còn sơ sài và thiếu sót rất nhiều yếu tố.
Thường xuyên xảy ra tình trạng phải sửa đổi và bổ sung liên tục khi “bỗng
nhiên” thành viên Ban quản trị nhớ ra một việc gì đó phải làm mà chưa đưa
vào bản kế hoạch. Trong quá trình diễn ra sự kiện kế hoạch không chính xác
nên làm chậm trễ, sai sót rất nhiều yếu tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến
chất lượng của bước 3 là tiến hành tổ chức sự kiện.
Để sắp xếp thời gian thực hiện một công việc nào đó ngoài dựa theo
dòng chảy, tuần tự các công việc thì nó còn phụ thuộc vào một số luật lệ để
sắp xếp các công việc cho hợp lí. Điều này đòi hỏi hiểu biết của người lập kế
hoạch sự kiện. Mà dường như người lập kế hoạch của VietLong promotion
đang thiếu. Điều này dẫn đến những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của công
ty chỉ vì không rành “luật lệ”, là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện.
Công việc này khá khó khăn và không chỉ xin là được mà còn phải trải qua
rất nhiều giai đọan, vấn đề, rất mất thời gian. Người lập kế hoạch nếu không
hiểu rõ điều này mà cứ chần chừ thì sẽ gây nhiều trở ngại khiến sự kiện
không đạt được các yếu tố cần thiết.
Trong cuộc họp để giới thiệu và bắt đầu triển khai sự kiện, Ban lãnh
đạo công ty có đề nghị các nhân viên đưa ra các ý tưởng mới để bổ sung cho
nội dung chương trình thêm phần phong phú và sáng tạo. Tuy nhiên nó còn
mang nặng tính hình thức. Tuy có chủ động đề nghị, nhưng ban giám đốc
công ty lại không xem trọng những ý kiến của nhân viên mà khá bảo thủ với
các đề xuất ban đầu của mình. Lí do một phần vì bản tính của những thành
viên trong ban quản trị, khá bảo thủ và tự tin về năng lực của mình dẫn đến
việc không lắng nghe ý kiến của người khác. Điều này khiến cho nhân viên
chán nản, không phát huy được hết tư duy sáng tạo và cũng không còn mong
muốn thể hiện năng lực của mình.

32. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Về công tác tìm kiếm khách hàng của VietLong promotion khá tốt. Họ
có cách làm việc sáng tạo và bài bản, giúp công việc được xúc tiến nhanh
chóng và thuận lợi hơn.
Do có sự giúp đỡ của các Bộ, Ban ngành, Hội, tổ chức liên quan mà
nhân viên kinh doanh thường có được một hệ thống danh sách khách hàng
tiềm năng khá phong phú. Những danh sách này được lưu trữ từ sự kiện này
qua sự kiện khác. Đây là một tài liệu rất quý giá cho những công ty kinh
doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Nó giúp cho các nhân viên kinh doanh làm
việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Đó cũng chính là điểm thuận lợi hơn của
nhân viên kinh doanh của VietLong promotion so với cộng tác viên kinh
doanh. Nhân viên kinh doanh dựa vào hồ sơ khách hàng của công ty và các
mối quan hệ sẵn có tích lũy từ các sự kiện trước, còn cộng tác viên kinh
doanh hoàn toàn phải sử dụng năng lực cũng như mối quan hệ cá nhân để
tìm kiếm khách hàng mà không hề có được sự hỗ trợ nào từ VietLong
promotion. Tuy vậy, cộng tác viên kinh doanh đều là những người rất có
kinh nghiệm trong lĩnh vực tìm kiếm khách hàng cho các sự kiện cũng như
mời tài trợ. Họ có cách làm việc chuyên nghiệp, kinh nghiệm dày dạn và
những mối quan hệ rộng mở, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ công ty tìm
kiếm được khách hàng và các nhà tài trợ cho các sự kiện.
Về dịch vụ tổ chức sự kiện theo nhu cầu của khách hàng, khách hàng
thường dựa vào mối quan hệ có sẵn với các nhân viên trong VietLong
promotion để liên hệ. Đây cũng là một điều tốt, tạo ra được hợp đồng cho
công ty mà không cần mất nhiều công sức tìm kiếm khách hàng. Nhưng
cũng chính là một yếu điểm đó là các khách hàng tìm đến với VietLong
promotion là những khách hàng nhỏ, giá trị hợp đồng thấp, không đem lại
được nhiều doanh thu cho công ty. Nó đã vô tình tạo ra một cái vòng luẩn
quẩn tại VietLong promotion: không chú trọng đầu tư phát triển nên không
thu hút được những khách hàng lớn, không có khách hàng lớn nên VietLong
promotion cũng không muốn đầu tư vào hình thức dịch vụ này. Ban lãnh đạo
VietLong promotion cần phải cân nhắc và xem xét lạo hình kinh doanh này
để hướng tới sự chuyên nghiệp đa dạng cho công ty mình.

33. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Một vấn đề nữa đó là, chính vì VietLong promotion không chú trọng
đến hình thức này nên nhiều khi đã vô tình bỏ qua rất nhiều khách hàng tiềm
năng. Bởi chính hình thức dịch vụ này hiện nay đang rất phát triển ở Việt
Nam. Nhu cầu tổ chức hội thảo, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách
hàng… của các doanh nghiệp là rất lớn. Hơn nữa chính họ không muốn tự
mình đứng ra tổ chức mà muốn thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp để tạo được ấn tượng trong mắt khách hàng của họ. Đây cũng chính
là một dịch vụ chủ chốt trong đa số các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức
sự kiện ở Việt Nam. VietLong promotion bỏ qua hình thức kinh doanh này
coi như đã bỏ qua một thị trường màu mỡ, giàu tiềm năng.
2.2.3. Tổ chức sự kiện:
Giai đoạn này cũng là một khâu rất kém trong quy trình tổ chức sự kiện
của VietLong promotion. Một phần cũng là do bước lập kế hoạch còn kém.
Nên các công việc tổ chức thực hiện không trôi chảy và xuyên suốt. Công ty
thường hay gặp phải một số vấn đề về nhân sự, do công ty số nhân viên
chính thức của công ty không đủ để đáp ứng một số lượng công việc khổng
lồ do sự kiện lớn mang lại, nên khi hội nghị diễn ra, ngoài các nhân viên
phục vụ của nhà cung cấp công ty vẫn thường phải huy động thêm nhân sự
bên ngoài, điều này phù hợp với lý thuyết là huy động thêm đội ngũ tình
nguyện viên, nhưng trên thực tế đội ngũ tình nguyện này thường không được
quản lý tốt, không được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy làm chất
lượng của công tác tổ chức không được đồng bộ, đây là vấn đề còn tồn tại
mà công ty chưa giải quyết được.
Chính vì thế họ chưa tạo được uy tín của mình đối với nhân viên, gây
rất nhiều khó khăn trong công việc.
Ở VietLong promotion do bước lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ,
phân chia thời gian còn chưa tốt nên những công việc của phòng Truyền
thông đối ngoại thường bị dồn lại vào những ngày gần diễn ra sự kiện mới
được tiến hành. Nhưng ngày đó nhân viên Phòng truyền thông đối ngoại rất
bận bịu và phải làm việc hết sức gấp rút, trong khi đó trước đấy họ lại khá
nhàn nhã. Chính vì khâu lập kế hoạch không tốt mà ảnh hưởng rất nhiều đến

34. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
chất lượng của sự kiện. Ở đây chính là việc phân chia, dàn trải nhân lực
không hợp lí do việc sắp xếp thời gian làm việc không phù hợp, gây lãng phí
nhân lực tại thời điểm xa sự kiện và lúc thì quá sức của nhân viên tại thời
điểm gần đến sự kiện.
Các công việc liên quan đến báo chí, xin giấy phép của phòng truyền
thông đối ngoại thường xuyên được chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ của ban
quản trị. Điều này một phần là do mối quan hệ của nhân viên phòng truyền
thông với các đơn vị liên quan chưa nhiều trong thời kì đầu VietLong
promotion mới thành lập, nên ban quản trị cần phải đứng ra lo lắng cho công
việc. Đây cũng được coi như là bước đệm tốt ban quản trị trang bị giúp các
nhân viên phòng truyền thông tăng thêm mối quan hệ, tích lũy thêm kinh
nghiệm cho công việc. Đó là hành động có ích khiến cho nhân viên làm
công việc này không bị bỡ ngỡ và giảm sai sót trong quá trình thực hiện
công việc. Bởi vì, một người phát ngôn báo chí luôn có khả năng nắm bắt
được tính chất của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không,
cho dù là họ đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời, họ
luôn có những tiếng nói quan trọng.
Về vấn đề lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện, thông thường doanh
nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn
càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục
vụ… Nhưng những khách sạn như thế lại có sức chứa rất hạn hẹp, tuy phản
ánh tính sang trọng, nhưng lại không phản ánh được tính quy mô. Điều này
gây khá nhiều phiền toái, công ty vừa muốn sang, lại vừa muốn nhiều, mà
không biết phải làm sao. Một bối rối của nhiều công ty kinh doanh dịch vụ
tổ chức sự kiệnchứ không riêng gì ở VietLong promotion.
Cũng có lựa chọn khác là làm chương trình mang tính chất giao lưu
rộng rãi tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Nhưng lại gậpphỉ
vấn đề khác như hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc
được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không
cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ
được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, công ty lại phải bóp bụng trả
thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập

35. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
này. Cho nên thường thì VietLong promotion bỏ qua luôn khâu chạy thử
chương trình trước khi diễn ra sự kiện chính thức. và chính vì thế đã gặp rất
nhiều tai nạn dở khóc dở cười.
Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là
một nguyên nhân gây trục trặc. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm
thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế
sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp
xếp các vị trí đứng trên sân khấu thật chuẩn xác.
Người dẫn chương trình cũng có khi gây ra những cảnh khó xử. Thông
thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của người dẫn chương trình
trước vài ngày để người dẫn chương trình đọc và tập dượt cho nhuần
nhuyễn. Nhưng cũng có khi di có quá nhiều công việc nên quên, hoặc do
người dẫn chương trình lại quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần
xem trước. Đã có trường hợp dẫn chương trình chỉ nhận bài nói của mình
trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung
một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo.
Các sự kiện thường để thu hút công chúng và hấp dẫn chương trình nên
có nhiều chương trình mời chào những người nổi tiếng như diễn viên, người
mẫu, ca sĩ. Nhưng những người nổi tiếng hoặc quá bận bịu hoặc tự mình làm
cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ khi chương
trình không diễn ra trôi chảy.
Mỗi khi có sự kiện diễn ra, VietLong promotion luôn chuẩn bị một
cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình
làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc
diễn văn, các số điện thoại người phụ trách các công việc… Cuốn sách giúp
các nhân viên trong công ty luôn nắm bắt được chương trình, kết nối được
với tất cả thành viên ban tổ chức khi cần thông báo, thay đổi điều gì đó hoặc
khi gặp sự cố cần giúp đỡ. Tuy nhiên, về hình thức là thế, nhưng những cuốn
sách nhỏ ấy lại ít khi được sử dụng do nhân viên không thường xuyên mang
theo bên mình, đến lúc cần lại không biết tìm đâu.

36. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
2.2.4. Đánh giá sự kiện:
Sau mỗi sự kiện, VietLong promotion có tổ chức họp để đánh giá kết
quả của sự kiện. Tuy nhiên cuộc họp còn mang nặng tính hình thức. Nhân
viên công ty cố gắng phát hiện những thiếu sót để đóng góp cho ban lãnh
đạo nhưng ban lãnh đạo lại không coi trọng những đóng góp đó. Gây trở
ngại rất lớn cho công tác tổ chức các sự kiện sau này. Đây cũng là bước
nhiều người bỏ qua hoặc làm cho xong chuyện. Công ty cần đánh giá
nghiêm túc những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau căn cứ vào
mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành viên.

37. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Chương III: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HOÀN
THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH VIỆT LONG
3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp:
3.1.1. Dự báo phát triển của thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức tại
Việt Nam:
Hàng năm mỗi doanh nghiệp đều chi ra rất nhiều tiền để tổ chức các sự
kiện, hội nghị cuối năm, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, ... ngày
nay nhu cầu về việc tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Nhiều doanh nghiệp
đã chi ra hàng tỷ đồng để tổ chức các sự kiện nhưng không phải doanh
nghiệp nào cũng tổ chức thành công, tạo dựng được ấn tượng và truyền tải
được thông điệp của mình tới đối tượng mục tiêu nhằm xây dựng thương
hiệu cho doanh nghiệp.
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức
sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói
mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ
nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày
màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi
thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm
lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.
Theo những nhận xét về tổng quan thị trường tổ chức sự kiện tại Việt
Nam ta nhận thấy đây còn là một thị trường mới mẻ ở nước ta. Đa số các
công ty tổ chức sự kiện đều chưa có nhân viên được đào tạo chuyên môn về
vấn đề này, kinh nghiệm mà các công ty có được chủ yếu là do làm thực tế
mà có, vì thế chất lượng chưa được đảm bảo, chưa có tính chuyên nghiệp
trong các khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và quản lý cũng như giải quyết các
vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Vì thế lĩnh vực kinh doanh này hiện
nay vẫn còn rất nhiều tiềm năng đối với các công ty chuyên tổ chức sự kiện.

38. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Việt Nam ngày càng hợp tác sâu rộng với các đối tác trên thế giới trên nhiều
lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tạo điều kiện cho các hoạt động gặp gỡ trao
đổi kinh nghiệm được diễn ra thường xuyên hơn, đây chính là những tiềm
năng lớn phía sau cho các công ty tổ chức sự kiện cũng như là cho VietLong
promotion.
3.1.2. Phương hướng kinh doanh của VietLong promotion:
Theo nhận định của Giám đốc VietLong promotion thì thị trường tổ
chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam cạnh trạnh chưa thực sự gay gắt, thường
dựa vào các mối quan hệ, uy tín với khách hàng.
Trong thời gian tới VietLong promotion tiếp tục giữ vững quan hệ với
đối tượng khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm thêm đối tượng khách hàng
mới, đối tượng khách hàng chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp. Thị trường mà
VietLong promotion hướng đến vẫn là các doanh nghiệp trên toàn đất nước.
Vẫn có xu hướng tổ chức các sự kiện có quy mô lớn.
3.2. Đề xuất giải pháp cho công ty:
3.2.1. Giải pháp chung:
Đúng như tên gọi vốn có, tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mà ở đó các
công ty chuyên trách có trách nhiệm làm cho các sự kiện diễn ra một cách
hoàn hảo nhằm giúp các doanh nghiệp một mặt quảng bá thương hiệu và sản
phẩm, mặt khác lại tạo cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với các
cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền…tăng cường quan hệ có lợi cho
các doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán
hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị
trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, tổ chức
sự kiện chính là hoạt động bán hàng của công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức
sự kiện. Những yếu tố trên không chỉ là lợi ích của tổ chức sự kiện đối với
công ty kinh doanh dịch vụ mà còn có ý nghĩa tương tự đối với doanh
nghiepj khách hàng. Họ cũng thu được những thông tin khách hàng tiềm
năng, cũng xây dựng được thương hiệu thông qua việc tham gia tài trợ cho

39. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
các sự kiện. Vì vậy, các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện nói
chung và VietLong promotion nói riêng cần phải chú ý để kết hợp các lợi ích
của mình và khách hàng một cách tối ưu và hợp lí nhất, tránh xảy ra tình
trạng chỉ chăm chăm chạy theo lợi nhuận, phục vụ mỗi lợi ích của mình, sẽ
không tồn tại được lâu trên thị trường.
Tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản. Bài viết đã đưa ra
chi tiết các công việc trong mỗi quy trình tổ chức sự kiện, song đó cũng chỉ
là các công việc nổi trội nhất, chưa phản ánh được hết tính chất phức tạp và
khó khăn của công việc này. Có trong nghề mới thấy được sự vất vả của
những con người làm công việc này. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự
tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hàng trăm những công việc đòi
hỏi sự cẩn thận, tỉ mẩn đến từng tiểu tiết vì chỉ cần một sai sót nhỏ có thể
ảnh hưởng đến cả một êkip và hơn hết chính là ảnh hưởng đến hình ảnh của
khách hàng và uy tín của công ty. Công việc tổ chức sự kiện như một bức
tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn
chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp
của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự
kiện họ tổ chức.
Một doanh nghiệp dù kinh doanh sản phẩm gì, lĩnh vực nào trước tiên
cũng cần phải tuân theo các nguyên tắc marketing trong kinh doanh.
Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn xác định mục
đích của sự kiện đó. Bạn cần làm việc với những người có liên quan như nhà
tài trợ, nhà trường… để thống nhất về mục đích chương trình. Mục đích bạn
đưa ra cần phải rất cụ thể để làm căn cứ thực hiện. Bạn cũng cần xây dựng
thông điệp xuyên suốt của sự kiện đó. Việc xác định rõ mục tiêu, quy mô
chương trình sẽ giúp việc tổ chức sự kiện đi đúng hướng, tập trung và đạt
được những kết quả mong muốn. Mục đích của tổ chức sự kiện là giới thiệu,
quảng bá hay khuếch trương thương hiệu của đơn vị tài trợ hay đơn vị tổ
chức sự kiện, nên luôn có sự xuất hiện của các báo với sự tham dự của
những người phát ngôn báo chí. Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực
hiện đối với tất cả các sự kiện, và đặc biệt quan trọng với các sự kiện tầm cỡ,
có sự tham gia của các nguyên thủ, chính trị gia…

40. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
Việc đầu tiên là cần xác định rõ mục tiêu, yêu cầu của công việc cần
phải đạt được trước khi bắt tay vào làm một việc gì. Nắm rõ mục tiêu giúp
người hoạch định biết được họ sẽ đánh trên những mặt trận nào, cần có bao
nhiêu doanh thu và thị phần, từ đó có thể tính toán mình cần bao nhiêu nhân
lực, bao nhiêu ngân sách. Sau khi đã nắm rõ mục tiêu, ta cần phải nghiên
cứu và phân tích thị trường để nắm được những yếu tố vĩ mô, vi mô có tác
động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, biết được cơ cấu vận
hành của thị trường và các bên tham gia vào chuỗi giá trị, biết được đâu
là nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đâu là những đối thủ cạnh tranh
và điều gì giúp họ tạo được chỗ đứng trên thị trường. Ngoài người mua,
người bán sản phẩm của ta, ta cũng cần biết đâu là những đối tượng tác
động. Từ những kết quả phân tích tình hình và những am hiểu về thị trường,
ta sẽ tính toán xem nên nhìn thị trường như thế nào, hay nói một cách khác
là nên phân chia thị trường như thế nào cho hợp lý, phân khúc thị
trường giúp ta nhận ra những cơ hội kinh doanh mà các đối thủ khác chưa
nhận ra. Việc chọn thị trường mục tiêu giúp chúng ta tập trung nguồn lực
vốn rất có hạn của chúng ta để phục vụ những khách hàng phù hợp nhất,
những khách hàng mà những điểm mạnh của chúng ta cũng chính là những
gì họ cần nhất. Từ những thông tin trên ta cần phân tích để biết được đâu là
những thuận lợi và cơ hội, đâu là những khó khăn, thách thức. Đâu là những
ưu điểm và đâu là những điểm yếu của chúng ta so với các đối thủ cạnh
tranh.
Dựa trên những hiểu biết của mình về khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
và lấy chiến lược marketing làm định hướng, ta xây dựng giải pháp cho
khách hàng. Ta biết rằng để làm hài lòng khách hàng và chiến thắng đối thủ
cạnh tranh, giải pháp của chúng ta phải là những giải pháp ưu việt. Nó bao
gồm những sản phẩm và dịch vụ phù hơp mà ta đã không ngừng nghiên cứu
cải tiến nhằm mang lại những lợi ích tối ưu cho khách hàng.
Những giải pháp ưu việt bao gồm những sản phẩm và dịch vụ của
chúng ta cần phải được đưa ra thị trường để đến với khách hàng một cách
hữu hiệu. Chúng ta cần hoạch định chiến lược lộ trình ra thị trường cho sản

41. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
phẩm. Có trường hợp chúng ta phải trực tiếp phục vụ khách hàng, nhưng
cũng có trường hợp các đối tác phân phối có thể giúp chúng ta làm điều đó
một cách hữu hiệu hơn.
Việc chọn đối tác để tổ chức kênh marketing đóng một vai trò quan trọng,
mang yếu tố quyết định thành bại đối với một chiến lược marketing nên cần
phải được tính toán và cân nhắc một cách thận trọng.
Sau khi đã có sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp, được tổ chức
đưa đến cho khách hàng một cách tiện lợi với mức giá cạnh tranh, chúng ta
cần phải truyền thông để khách hàng biết đến và ghi nhớ thương hiệu của
chúng ta, để biết được dịch vụ của chúng ta tốt đẹp như thế nào, phù hợp
cho đối tượng nào, và tại sao khách hàng nên sử dụng dịch vụ của chúng ta
chứ không phải là dịch vụ đối thủ cạnh tranh. Sau khi các nội hàm về chiến
lược và kế hoạch đã được tính toán và hoạch định chu đáo xong, chúng ta
cần một kế hoạch triển khai thực hiện để triển khai từng chi tiết ra ngoài thị
trường. Chúng ta biết rằng cho dù chiến lược có hay đến mấy đi chăng nữa
mà kế hoạch thực hiện lại quá kém thì coi như công sức cũng bỏ đi. Tuy
nhiên, điều không may là không bao giờ có một kế hoạch hoàn chỉnh một
cách tuyệt đối cả. Nhu cầu của khách hàng cũng thay đổi theo thời gian, và
đối thủ cạnh tranh cũng không chịu ngồi yên nhìn chúng ta thao túng thị
trường. Trong quá trình triển khai chúng ta cần ngồi lại để đánh giá kết quả
thực hiện và rút kinh nghiệm, nhằm điều chỉnh chiến lược và kế hoạch của
mình cho tốt hơn.
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ
chức thực hiện một sự kiện là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là
một sự kiện hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng
thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt
khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ
chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu
sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
Khi công ty đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, thì cần xác
định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến

42. Lê Thị Thanh GVHD: Nguyễn Hoài Long
Marketing48A
quảng đại công chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về
lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học. Và công ty
muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho
mục đích đó và phù hợp với thông điệp? Cần có những ai khác ở đó để giúp
xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ
trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định
khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự
kiện.
Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hay xây dựng lại quy trình
tổ chức sao cho phù hợp với công ty và yêu cầu phù hợp về công việc.
Bước đầu tiên là chỉ định một người có năng lực và uy tín để phụ trách
toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn
đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Quy mô của
VietLong promotion không lớn, nên những thành viên ban giám đốc mỗi
người phụ trách một mảng trong quá trình tổ chứuc sự kiện. Vì là người điều
hành, phụ trách và chịu trách nhiệm với tất cả các công việc trong thẩm
quyền, nên đòi hỏi người này phải thực sự có năng lực về chuyên môn cũng
như lãnh đạo. Như phần nhận xét ở chương trước, 3 thành viên ban quản trị
đều là những người có bằng cấp và năng lực chuyên môn, tuy nhiên lại rất
thiếu năng lực lãnh đạo và kinh nghiệm quản lí. Chính vì vậy, để nâng cao
chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty, những thành viên của ban
quản trị VietLong promotion phải tự xem xét lại mình và củng cố cách làm
việc, cách lãnh đạo của bản thân để đạt được hiệu qủa tốt hơn.
Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường. Giao công việc này cho một bộ phận
cụ thể để có thể thực hiện được những nghiên cứu khoa học, bài bản và có số
liệu chính thống hơn. Cần phải hiểu rõ hơn đối tượng khách hàng mục tiêu,
tìm hiểu toàn diện về khách hàng của doanh nghiệp. Về mặt này VietLong
promotion chưa có điều kiện và cũng chưa quan tâm nhiều. Để làm được
điều này đòi hỏi cán bộ tổ chức hội nghị, hội thảo của công ty cần có kiến
thức chuyên ngành tốt, am hiểu sâu về chuyên môn cũng như có óc tổ chức
tốt.