Báo Cáo Thực Tập Trường Đại Học Đông Đô.

Nhận Làm Báo Cáo Thực Tập Thuê Trọn Gói – Điểm Cao
Zalo/Tele Nhắn Tin Báo Giá : 0909.232.620
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ
KHOA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
BÁO CÁO THỰC TẬP
Giảng viên hướng dẫn: TS. NGUYỄN VĂN A (Bold, size 14, in hoa)
Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ B (Bold, size 14, in hoa)
Lớp: (Bold, in hoa, size 14)
Khoá: (Bold, in hoa, size 14)
Hệ: (Bold, in hoa, size 14)
Hà Nội, tháng … /2323

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều
sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc
nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trường Đại học Đông Đô đã cùng với tri thức và
tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời
gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được
kiến cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em là rất
hữu ích đối với sinh viên ngành quản lý nhà nước . Em xin chân thành cảm ơn giáo
viên hướng dẫn đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo
cáo kiến tập này. Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian gần 4 tuần.
Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động UBND xã Ia Krêl, huyện Đức
Cơ, tỉnh Gia Lai, kiến thức của em còn hạn chế và còn hiều bỡ ngỡ. Do vậy, không
tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong
lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để
tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai
sau.
Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể của
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu
thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này.
…..ngày 8 tháng 9 năm2323

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ Ghi chú
VB Văn bản
SXKD Sản xuất kinh doanh
VT Văn thư
VP Văn phòng
QPPL Quy phạm pháp luật
QLNN Quản lý nhà nước
CSDL Cơ sở dữ liệu
NN Nhà nước
HĐND Hội đồng nhân dân
UBND Ủy ban nhân dân
VP Văn phòng

NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP
Họ và tên người nhận xét: ………………………………………………………………….
Chức vụ: …………………………………………………………………………………..
Đề tài: ………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Sinh viên thực hiện: ………………………………………………………………………..
Lớp………………………………………………………………………Khóa:………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………, ngày tháng năm 23
NGUỜI NHẬN XÉT
(ký, họ tên, ĐÓNG DẤU)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên người hướng dẫn: ………………………………………………………
Đề tài: ……………………………………………………………………………..
Sinh viên thực hiện:…………… Lớp:…………… Khóa:………
Thực hiện tiến độ về thời gian của Nhà trường và GVHD:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Thực hiện nội dung thực tập……………………...………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Điểm: …………………….………(bằng chữ: …..…………… ….)
…………, ngày…………. tháng….. năm 23..
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
(ký, họ tên)

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND XÃ IA KRÊL, HUYỆN ĐỨC CƠ,
TỈNH GIA LAI...................................................................................................... 2
1.1. Đặc điểm về địa lý: .................................................................................... 2
1.2. Chức năng, nhiệm vụ ................................................................................. 2
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Krông Pa.................................................... 3
PHẦN 2: NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI UBND XÃ IA KRÊL,
HUYỆN ĐỨC CƠ, TỈNH GIA LAI ..................................................................... 8
PHẦN 3: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND XÃ
IA KRÊL, HUYỆN ĐỨC CƠ, TỈNH GIA LAI ................................................. 10
3.1. Thực trạng quản lý văn bản hành chính đến ............................................ 10
3.2. Thực trạng quản lý văn bản hành chính đi............................................... 13
3.2. Một số nhận xét về công tác quản lý văn bản hành chính của UBND xã Ia
Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai................................................................... 17
3.2.1. Những kết quả đạt được:....................................................................... 17
3.2.2. Những tồn tại, hạn chế .......................................................................... 19
KẾT LUẬN......................................................................................................... 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 22

1
LỜI MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinhtế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là
cơhội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn
thếnữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay
cácdoanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chấtlượng
sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đahóa lợi
nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanhnghiệp phải sử
dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụquan trọng không thể
thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là côngtác văn phòng. Văn phòng
là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa
có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống vănbản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp,hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn
vị phòng ban trong tổ chức và với vị tríhoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là
phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản
lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh
hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.Nhận thấy vai trò quan
trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bản hành chính tại các cơ quan nhà
nước, cũng như sự hấp dẫn của đề tài này, trong thời gian thực tập tại bộ phận Văn
thư, thuộc UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai, em đã lựa chọn bài báo cáo
thực tập với chuyên đề: “Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai”

2
PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND XÃ IA KRÊL, HUYỆN ĐỨC
CƠ, TỈNH GIA LAI
1.1. Đặc điểm về địa lý:
Ia Krêl là một xã thuộc huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai, Việt Nam.
Xã Ia Krêl có diện tích 52,78 km², dân số năm 1999 là 4.818 người,[2] mật độ
dân số đạt 91 người/km².
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
a. Vị trí, chức năng
– UBND xã do HĐND xã bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên;
– UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương,
biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn;
– UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới
cơ sở.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
– Xây dựng, trình HĐND xã quyết định các nội dung quy định tại khoản 1 và
khoản 3 Điều 61 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện nghị
quyết của HĐND xã;
– Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
– Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.

3
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Krông Pa
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Krông Pa
Cơ cấu tổ chức UBND xã bao gồm Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch UBND, Uỷ viên
UBND và các chức danh chuyên môn thuộc UBND.
– Hiện nay, UBND xã Krông Pa có 01 Chủ tịch, là người điều hành chung trong
mọi công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
mình theo quy định tại điều 36 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2315,
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND
huyện.
 Ông ..................... - Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo và
điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND xã; chịu trách nhiệm trước UBND
huyện, Đảng ủy, Hội đồng nhân dân về quản lý nhà nước trên địa bàn xã.
- Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của cơ quan nhà nước cấp
trên và Nghị quyết của Đảng uỷ, HĐND xã. Triệu tập và chủ trì các phiên họp của
Chủ tịch UBND
Phụ trách chung
Phó Chủ tịch
Phụ trách quản lý
Đô thị - kinh tế
Địa chính – Xây
dựng
Tài chính – Kế toán
Thuế
Đô thị - Môi trường
Phó Chủ tịch
Phụ trách Văn
hóa – Xã hội
Giáo dục – đào tạo
Y tế
Văn hóa – xã hội
Lao động – thương
binh
Văn phòng –
Thống kê
Tư pháp – Hộ
tịch
Quân sự
Công an

4
UBND xã khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay, chỉ đạo các hoạt động
đối nội, đối ngoại của UBND xã.
- Chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và chương trình công tác
của UBND xã.
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực: Nội chính, tài chính, kế hoạch phát triển kinh tế -
xã hội, dự án được đầu tư, công tác quy hoạch, công tác tổ chức chính quyền, địa giới
hành chính, an ninh quốc phòng thuộc thẩm quyền của UBND xã.
- Ký ban hành các văn bản quy phạm và áp dụng pháp luật về chính sách, chế độ
và báo cáo của Ủy ban nhân dân xã trình UBND Huyện, Đảng uỷ và HĐND xã.
- Thường xuyên trao đổi công tác với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ
quốc và các đoàn thể chính trị trong xã.
- Chỉ đạo thực hiện các chương trình an ninh, quốc phòng, trật tự an toàn xã hội,
cải cách hành chính, kinh tế, phát triển tiểu thủ công nghiệp, phòng chống tham nhũng
và lãng phí, thực hành tiết kiệm. Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Trưởng Ban chỉ
đạo 197, Trưởng Ban chỉ đạo phũng chống tham nhũng, Chủ tịch Hội đồng tư vấn
thuế, Chủ tịch Hội đồng thi đua, Chủ tịch hội đồng xét duyệt hồ sơ nhà đất xã, là chủ
tài khoản.
- Trực tiếp xử lý các vấn đề liên quan đến các ngành Công an, Toà án, Viện kiểm
soát, Ban chỉ huy Quân sự.
- Trực tiếp phụ trách: Tài chính, Thuế, Địa chính nhà đất, Tư pháp, Quân sự, cải
cách hành chính của xã.
 Giúp việc cho Chủ tịch có 02 Phó Chủ tịch
 Ông .................... - Phó chủ tịch UBND xã
* Trực tiếp phụ trách: Đô thị, vệ sinh môi trường, xây dựng, thuế, quản lý thị
trường, phòng chống lụt bão, cháy nổ.
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công; chủ
động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được
phân công trên địa bàn.
Được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực
được giao;

5
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội đồng
nhân dân xã về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về
toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy
ban nhân dân Huyện. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ
tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm
giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thỡ chủ động trao đổi,
phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác
nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;
 Ông ........................ - Phó chủ tịch UBND xã
* Trực tiếp phụ trách: Văn phòng HĐND–UBND, công tác y tế, giáo dục, Lao
động, Thương binh & Xã hội, văn hoá thông tin, thể dục thể thao, công tác vay vốn,
công tác chứng thực
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công; chủ
động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được
phân công trên địa bàn.
- Được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực
được giao;
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội đồng
nhân dân xã về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực được phân công phụ trách…
- Cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập
thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã
và Ủy ban nhân dân Huyện. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì
Phú chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm
giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ động trao đổi,
phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác
nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;
- Trưởng ban chỉ đạo các Ban theo quy định của pháp luật;

6
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công, chịu
trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND xã và HĐND xã về lĩnh vực được
giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình, cùng Chủ tịch và các thành
viên khác của UBND xã chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của UBND xã
trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi
thẩm quyền thì phải báo cho Chủ tịch quyết định.
 Các Ủy viên UBND và các chức danh chuyên môn thuộc UBND:
Uỷ viên UBND chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước Chủ tịch
UBND và UBND xã; cùng Chủ tịch, Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về hoạt
động của UBND trước HĐND xã và UBND huyện.
Công chức xã giúp UBND và Chủ tịch UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở cấp xã, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND và cơ quan chuyên môn cấp
huyện về lĩnh vực được phân công.
 Ủy viên UBND xã phụ trách Công an.
- Chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ, HĐND xã và Chủ tịch UBND xã về công tác
an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, công tác quản lý, giáo dục các loại đối tượng
và phòng chống tội phạm trên địa bàn xã.
- Chỉ đạo Công an xã làm tốt công tỏc tham mưu giúp cho UBND xã quản lý đô
thị và trật tự xã hội, trật tự an toàn giao thông trên địa bàn xã.
- Phối hợp với Ban chỉ huy quân sự xã xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng
quân sự địa phương sẵn sàng bảo vệ Đảng và chính quyền xã trong mọi tình huống.
- Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân xã; cùng
tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân; tổ
chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước.
- Kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;
thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về
chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở.
 Uỷ viên UBND phụ trách Quân sự.
- Chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ, HĐND xã và Chủ tịch UBND xã về công tác
xây dựng và củng cố nền quốc phũng toàn dân trên địa bàn xã.

7
- Phối hợp với các ban ngành, đoàn thể triển khai thực hiện công tác xây dựng và
tổ chức hoạt động lực lượng vũ trang, điều hành quản lý nguồn động viên và lực lượng
quân dự bị địa phương.
- Phó chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự xã.
- Chỉ đạo lực lượng vũ trang xã phối hợp với Công an xã giữ vững an ninh chính
trị và trật tự an toàn xã hội trên địa bàn xã.
- Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân xã; cùng
tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân; tổ
chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước.
- Kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;
thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về
chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở.

8
PHẦN 2: NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI UBND XÃ IA KRÊL,
HUYỆN ĐỨC CƠ, TỈNH GIA LAI
(Từ ngày 26/7 đến ngày 25/9/2323)
Tuần Công việc Kết quả
Xác nhận của đơn
vị thực tập
Tuần 1
(26/7 –
01/8 )
- Gặp gỡ đoàn thực
tập
- Gặp gỡ cán bộ của
UBND xã Ia Krêl,
huyện Đức Cơ, tỉnh
Gia Lai
- Tìm hiểu nội qui,
quy chế hoạt động của
UBND xã Ia Krêl,
Gia Lai
- Nắm được những
nội dung và yêu cầu
của kế hoạch thực tập
- Nắm được nội quy,
quy chế hoạt động của
UBND xã Ia Krêl,
Gia Lai
Tuần 2
(02/8 – 8/8)
- Tham quan tổng thể
cơ sở thực tập, các
phòng ban, được phân
công về bộ phận Văn
thư, thuộc Văn phòng
UBND xã Ia Krêl,
Gia Lai
- Được cán bộ chỉ dẫn
tài liệu của UBND xã
Ia Krêl, huyện Đức
Cơ, tỉnh Gia Lai
- Tìm hiểu tài liệu, lựa
chọn đề tài
- Nắm được những
thông tin cơ bản về
UBND xã Ia Krêl,
Gia Lai, về Văn
phòng Ủy ban
- Bước đầu hình thành
đề tài báo cáo thực tập

9
Tuần 3
(9/8 – 15/8)
- Bước đầu tập làm
công việc thực tế tại
Ủy ban
- Phát hiện đề tài, viết
khung đề cương của
báo cáo thực tập
- Khả năng thực hành
công việc, gắn lý luận
với thực tiễn
- Xác định được tên
đề tài, hình thành
khung đề cương
Tuần 4
(16/8 –
22/8)
- Tìm hiểu công tác
quản lý văn bản của
UBND huyện
Từ Liêm
- Thu thập tài liệu
- Nắm rõ thực trạng
công tác quản lý văn
bản của UBND xã Ia
Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai
- Tổng hợp tài liệu
liên quan
Tuần 5
(23/8 –
29/8)
- Viết đề cương chi
tiết báo cáo thực tập
- Hình thành đề cương
chi tiết báo cáo thực
tập lần 1
Tuần 6
(30/8 – 6/9)
- Viết và gửi báo cáo
đến giảng viên hướng
dẫn để duyệt lần 1
- Hoàn thành chi tiết
nội dung của báo cáo
thực tập lần 1
Tuần 7
(7/9 – 13/9)
- Chỉnh sửa lần cuối
báo cáo thực tập tốt
nghiệp
- Hoàn thiện nội dung
báo cáo thực tập tốt
nghiệp
Tuần 8
(14/9 –
25/9)
- Nộp bài báo cáo
thực tập tốt nghiệp
- Hoàn thành bài báo
cáo thực tập tốt
nghiệp

10
PHẦN 3: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND
XÃ IA KRÊL, HUYỆN ĐỨC CƠ, TỈNH GIA LAI
3.1. Thực trạng quản lý văn bản hành chính đến
Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn, UBND xã Ia Krêl, huyện Đức
Cơ, tỉnh Gia Lai có trách nhiệm xử lý các vấn đề về hành chính nhà nước, cung cấp
dịch vụ hành chính công cho nhân dân tại trụ sở UBND xã. Vì vậy hàng ngày, Văn
phòng UBND xã luôn nhận được rất nhiều văn bản bao gồm các văn bản hành chính
do: Các cơ quan cấp trên (UBND huyện, tỉnh, Sở ban ngành tỉnh, HĐND xã, huyện,
Huyện ủy); các văn bản cấp dưới (UBND các xã, thị trấn, các đơn vị sự nghiệp của
UBND huyện); các cơ quan đơn vị khác gửi đến và một số lượng không nhỏ các đơn
thư khiếu nại, kiến nghị của công dân. Theo nguyên tắc một cửa, tất cả các văn bản
trên gửi đến cơ quan bằng bất cứ nguồn nào: đường bưu điện, cán bộ công chức của cơ
quan đi họp hoặc đi tập huấn trực tiếp mang về cơ quan, do thủ trưởng cơ quan nhận
trực tiếp… đều chuyển tập trung vào một đầu mối là văn thư của cơ quan tiếp nhận và
đăng ký.
Trình tự cụ thể của hoạt động quản lý văn bản đến tại UBND xã Ia Krêl, huyện Đức
Cơ, tỉnh Gia Lai được thể hiện như sau:
 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Khi văn bản đến, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong… Đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận. Cán bộ văn thư sẽ trả lại những văn bản không đúng thể thức.
 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản đến. Văn bản
được phân làm hai loại: loại được mở bì và loại không được mở bì. Loại được mở bì là
những văn bản gửi UBND, TTUBND, Văn phòng UBND. Loại không được mở bì là
những văn bản gửi các phòng ban và tổ tham mưu, thư riêng, sách báo tư liệu. Loại
này sẽ được gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan.
Phân loại xong, cán bộ văn thư sẽ bóc bì và đóng dấu đến lên văn bản. Việc bóc bì
phải được tuân thủ theo đúng những quy định hiện hành của nhà nước về việc mở văn
bản như: không được làm rách, làm mất chữ của văn bản; ưu tiên mở trước những văn

11
bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”; giữ lại bì đính kèm văn bản là đơn thư
khiếu nại, tố cáo để làm bằng chứng.
Kế đến, cán bộ văn thư sẽ đóng dấu lên văn bản và ghi số thứ tự (số đến cho văn bản).
Mẫu dấu văn bản đến được quy định như sau.
Số đến của văn bản được lấy theo số thứ tự của văn bản gửi đến Ủy ban, bắt đầu từ số
01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Việc lấy số đến của văn bản theo cách này sẽ giúp cho những người có trách nhiệm
quản lý công tác văn thư của UBND huyện nắm bắt được nhanh nhất số lượng văn bản
đã nhận được hàng ngày và trong một năm.
 Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn
bản đến các đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Hiện nay ở UBND xã Ia Krêl,
huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai, việc đăng ký văn bản đến được thực hiện trên máy vi tính
thông qua phần mềm quản lý văn bản.
 Xin ý kiến và chuyển giao văn bản đến.
Văn bản sau khi đã nhập vào máy xong sẽ được gửi cho Chánh văn phòng để xử lý.
Nếu văn bản có nội dung không phức tạp thì sẽ chuyển luôn cho phòng chuyên môn
trực tiếp trả lời, nếu văn bản có nội dung phức tạp cần có sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ
trưởng phụ trách chuyên môn thì gửi cho thủ trưởng để xử lý.
Sau khi văn bản được Thủ trưởng cho ý kiến sẽ quay trở lại phòng văn thư để nhập
tiếp vào máy rồi chuyển cho các phòng ban.
 Giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản của UBND huyện, tỉnh, UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia
Lai có trách nhiệm chấp hành và triển khai thực hiện, đồng thời thường xuyên báo cáo
tình hình và xin ý kiến chỉ đạo của UBND huyện, tỉnh.
UBND XÃ IA KRÊL
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…………
Ngày…..tháng…..năm ……..

12
Đối với văn bản của Huyện ủy: là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương,
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp và
toàn diện của Huyện ủy trong việc thực hiện Nghị Quyết chủ trương lãnh đạo của
Đảng bộ huyện. Chủ tịch UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai theo định kỳ
phải báo cáo với Huyện ủy kết quả thực hiện các nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh,
quốc phòng của địa phương, dự kiến nội dung chương trình công tác trong thời gian
tới của UBND, báo cáo xin ý kiến ban Thường vụ huyện về kế hoạch công tác và công
tác tổ chức cán bộ.
Đối với HĐND huyện: Là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, UBND huyện chịu
trách nhiệm chấp hành và triển khai thực hiện các Nghị Quyết của HĐND huyện, tạo
điều kiện cho các Đại biểu HĐND hoạt động; thực hiện chế độ đầy đủ báo cáo tại các
kỳ họp. Phối hợp với TT HĐND và các ban của HĐND huyện chuẩn bị nội dung các
kỳ họp HĐND, xây dựng các đề án trình HĐND xét, quyết định.
Với UBND các xã, thị trấn: UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai có trách
nhiệm chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện nhiệm vụ, quan tâm và có kế hoạch
chăm lo tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các phong trào ở cơ sở, hoạt động ở
các đơn vị làng xã và đào tạo cán bộ.
Với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai thực hiện các hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các Sở, Ban,
Ngành tỉnh, thường xuyên trao đổi với thủ trưởng các ngành về những việc liên quan.
Với MTTQ và các Đoàn thể huyện, UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai
phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho UBMTTQ, các đoàn thể quần chúng tổ chức,
động viên các thành viên, hội viên và toàn thể nhân dân thực hiện pháp luật, chủ
trương, chính sách của nhà nước ở địa phương.
Với Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân, UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai tạo mọi điều kiện để Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân thực
hiện chức năng của mình tại địa phương; thường xuyên giữ mối liên hệ hỗ trợ nhau
trong caaoong việc nhằm phát huy vai trò giám sát điều hành và thực thi pháp luật.
 Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Việc theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến trước hết là trách nhiệm của TT UBND
và Chánh văn phòng. Để giúp TT UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai và

13
Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản đến, các Trưởng
phòng, ban, tổ tham mưu chịu trách nhiệm về việc giải quyết văn bản thuộc lĩnh vực
mình quản lý. Chánh văn phòng UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai về việc xử
lý văn bản đến của các chuyên viên phòng Tổng hợp. Những cán bộ công chức có
trách nhiệm nói trên phải thường xuyên kiểm tra báo cáo nắm bắt thực trạng về việc
xử lý văn bản đến.
3.2. Thực trạng quản lý văn bản hành chính đi
 Việc hình thành bản thảo
Các văn bản của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai gồm hai loại:
- Loại văn bản do các chuyên viên phòng tổng hợp của văn phòng soạn thảo theo
nhu cầu giải quyết công việc trên phạm vi trách nhiệm của họ.
- Loại văn bản do cán bộ chuyên môn thuộc UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai soạn thảo để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Với văn bản do các chuyên viên của Văn phòng UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai soạn thảo, sau khi lĩnh hội ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND xã Ia Krêl,
huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai và nghiên cứu những quy định Nhà nước, cơ quan cấp
trên về các vấn đề cần văn bản hóa, các chuyên viên sẽ tiến hành soạn thảo văn bản.
Các chuyên viên thuộc văn phòng UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai được
phân công soạn thảo văn bản theo từng khối công tác như:
- Chuyên viên khối nội chính soạn thảo văn bản thuộc về Tư pháp, tổ chức chính
quyền, công an, quân sự.
- Chuyên viên khối văn xã soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực giáo dục đào tạo, văn hóa
thông tin, thể dục thể thao, lao động thương binh và xã hội, tôn giáo, y tế.
- Chuyên viên khối kinh tế soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực kế hoạch đầu tư, tài
chính, ngân hàng, thuế.
Chuyên viên TN&MT, NN&PTNT soạn thảo về lĩnh vực đất đai và môi trường, kế
hoạch sản xuất các vụ trong năm, sâu bệnh cây trồng.
Bản thảo được thành viên của TT UBND phụ trách khối công tác mà nội dung văn bản
đề cập tới kiểm tra duyệt nội dung và thể thức văn bản rồi ký nháy lên văn bản.

14
Với văn bản thuộc phòng ban chuyên môn thuộc UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai thì do các cán bộ chuyên môn của các phòng tự soạn thảo rồi trình trưởng
đơn vị kiểm tra duyệt về nội dung thể thức văn bản.
 Việc nhân bản
Bộ phận đánh máy của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai thực hiện sau
khi đã có chữ ký của người duyệt có thẩm quyền. Hiện nay do tất cả các phòng ban
của các chuyên viên, cán bộ UBND đều được trang bị máy vi tính nên việc hình thành
bản thảo được thực hiện ngay trên máy tính của từng người. Sau khi bản thảo được
người trực tiếp soạn thảo trình cho người có trách nhiệm duyệt, người soạn thảo văn
bản tự sửa theo ý kiến của người duyệt ngay trên máy tính của mình rồi in số bản cần
thiết hoặc chuyển xuống bộ phận photocopy để photo đủ số lượng văn bản yêu cầu.
 Trình ký văn bản
Chủ tịch UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai ký các văn bản có tính pháp
quy như: quyết định, chỉ thị, các văn bản báo cáo, xin ý kiến cơ quan cấp trên. Trong
trường hợp Chủ tịch đi vắng lâu ngày thì cử một đồng chí Phó chủ tịch tạm thời điều
hành công việc và ký các văn bản này
Phó chủ tịch xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai ký các kế hoạch công tác, các văn
bản hướng dẫn thi hành công việc chuyên ngành và các văn bản khác do Chủ tịch phân
công và ủy nhiệm với tư cách TM UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai - KT
Chủ tịch.
Các UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai ký văn bản đôn đốc nhắc nhở công
việc trong phạm vi được phân công phụ trách: TM UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai – Uỷ viên.
Chánh văn phòng UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai được ký một số văn
bản theo sự ủy quyền trực tiếp và sự phân công của Chủ tịch UBND xã Ia Krêl, huyện
Đức Cơ, tỉnh Gia Lai.
Chánh, Phó Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện được phép ký một số văn bản
hành chính để truyền đạt ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc của Chủ tịch, Phó chủ
tịch UBND huyện hoặc văn bản đôn đốc nhắc nhở thực hiện các Nghị quyết của
UBND huyện, Quyết định, chỉ thị của UBND huyện.

15
Tùy theo yêu cầu số lượng công việc, chất lượng cán bộ, có thể ủy nhiệm cho trưởng
các phòng ban ký một số vă bản như các loại giấy phép, các văn bản trao đổi nhắc nhở
công việc. Thể thức ký là: Thừa ủy nhiệm Chủ tịch UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai
 Đóng dấu lên văn bản.
Theo điều Nghị định 99/2316/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, UBND xã Ia
Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã sử dụng hai con dấu có giá trị pháp lý là dấu
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai có hình quốc huy và dấu của Văn
phòng không có hình quốc huy.
Dấu của Văn phòng UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đóng lên văn bản
do Chánh văn phòng ký theo quy định. Đó là các văn bản trong quan hệ giao dịch hành
chính với các cơ quan đơn vị; các văn bản thông báo nội dung chỉ đạo và kết luận của
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai; các phiếu chuyển hồ sơ giải quyết
khiếu nại tố cáo của công dân.
Dấu có hình quốc huy đóng lên văn bản giấy tờ xử lý hành chính, dịch vụ hành chính
công lấy danh nghĩa UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai do Chủ tịch, Phó
chủ tịch UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai ký và các văn bản do các
trưởng phòng ban, tổ tham mưu ký thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND xã Ia Krêl,
huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai.
Nhìn chung UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai thực hiện đúng quy định
về quản lý và sử dụng con dấu.
Cách thức đóng dấu theo quy định của nhà nước, dấu được đóng trùm lên ¼ đến 1/3
chữ ký về bên trái. Nhân viên Văn thư trực tiếp đóng dấu lên văn bản không nhờ người
khác đóng hộ.
 Lấy số và ghi ngày tháng lên văn bản.
Tất cả văn bản do các phòng ban, tổ tham mưu soạn thảo, duyệt bản thảo, nhân bản,
trình TT UBND ký đều tập trung tại bộ phận Văn thư của UBND để đóng dấu lấy số
thống nhất lưu vào sổ. Việc ghi số, ngày tháng văn bản đều được thực hiện trên máy
tính bằng phần mềm quản lý văn bản.
Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh
Gia Lai

16
 Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng ký văn bản đi của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai được thực
hiện trên máy tính bằng phần mềm quản lý văn bản. Ngay từ bước ghi số, ngày tháng
năm cho văn bản cán bộ văn thư đã phải nhập những thành phần cần thiết của văn bản
nên phần đăng ký văn bản đi cán bộ văn thư không phải làm nữa.
 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tất cả văn bản đi sẽ được nhân viên Văn thư cho vào phong bì dán cẩn thận và ghi tên
cơ quan đơn vị nhận văn bản một cách rõ ràng. Việc chuyển văn bản đi được chuyển
trực tiếp đến các cơ quan bằng ba cách:
- Chuyển giao trực tiếp: Nhân viên văn thư của UBND trực tiếp gửi văn bản cho các
đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức bằng cách để văn bản, tài liệu vào ô tài
liệu của phòng ban đó tại phòng Văn thư của UBND huyện.
- Chuyển phát đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu
điện cuối ngày sẽ được cán bộ văn mang đến bưu điện để làm thủ tục gửi văn bản. Khi
giao bì văn bản, cán bộ văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra và ký nhận.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng,
nhưng sau đó sẽ gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
 Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số
110/2316/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư sẽ được phân thành từng loại riêng, sắp xếp theo thứ tự
đăng ký, những văn bản có số thứ tự nhỏ hơn sẽ được xếp ở dưới, những văn bản có số
thứ tự lớn hơn sẽ được xếp ở trên.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm in sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu
tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi như sau:
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại
và trích
yếu nội
Người
ký
Nơi
nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận
Số
lượng
bản
Ghi chú

17
dung
văn bản
bản lưu
1 2 3 4 5 6 7 8
Như vậy đã hoàn thành việc quản lý văn bản đi của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai.
3.2. Một số nhận xét về công tác quản lý văn bản hành chính của UBND xã Ia
Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai
3.2.1. Những kết quả đạt được:
Nhìn chung, công tác quản lý văn bản hành chính tại UBND xã Ia Krêl, huyện Đức
Cơ, tỉnh Gia Lai đã được lãnh đạo quan tâm, chú ý, thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra,
đôn đốc công việc. Lãnh đạo Văn phòng UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia
Lai luôn được tạo điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại để phục vụ tốt
nhất cho hoạt động của cơ quan. Sau những ngày làm việc căng thẳng lại được sự
động viên khích lệ tinh thần của lãnh đạo nên đã khích lệ được khả năng làm việc sáng
tạo, sự cống hiến trong công việc của cán bộ văn phòng.
Đội ngũ cán bộ văn phòng đa số là trẻ tuổi, tác phong làm việc rất khoa học. Hầu hết
cán bộ ở độ tuổi 25-30 nên rất thuận lợi cho việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt
động quản lý văn bản hành chính.
Trong việc xử lý văn bản, việc áp dụng cơ chế một cửa tại UBND xã Ia Krêl, huyện
Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã đạt được một số kết quả sau:
Việc thực hiện cơ chế ủy nhiệm cho Trưởng phòng, ban đã giải quyết đáng kể số
lượng công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ, từ đó tăng được quỹ thời gian cho
TT UBND. Chính vì vậy mà Chủ tịch và các Phó chủ tịch đã có thêm thời gian tập
trung vào giải quyết các lĩnh vực quan trọng như hoạch định chiến lược phát triển kinh
tế xã hội, quy hoạch đào tạo cán bộ xây dựng củng cố chính quyền, kiểm tra thực hiện
các quyết định/
Trách nhiệm của Trưởng các phòng ban trong việc xử lý giải quyết các công việc
thuộc chuyên môn nghiệp vụ được nâng cao đồng thời hạn chế được sự tùy tiện về

18
hình thức, kỹ thuật, nội dung cũng như phát hành văn bản. Hiệu lực pháp lý của văn
bản do từng phòng, ban ký đóng dấu UBND được tăng lên.
Tăng cường hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước trên các lĩnh vực.
Lãnh đạo UBND kiểm tra, kiểm soát được tiến độ và việc thực hiện nhiệm vụ của các
phòng ban trực thuộc.
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai nhìn chung đã tuân thủ đúng và đầy đủ
các bước trong quy trình quản lý văn bản hành chính đến và đi. Việc thực hiện kiểm
tra các văn bản khi tiếp nhận một cách chặt chẽ và ký vào sổ giao nhận văn bản của
nhân viên bưu điện hoặc nhân viên giao liên của cơ quan ban hành văn bản đưa đến đã
giúp cho không xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa những người có liên quan
đến văn bản, đồng thời có thể xác định nhanh, chính xác lỗi thuộc về bộ phận nào nếu
có sai sót xảy ra.
Các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết văn bản đến, soạn thảo văn bản để
ban hành đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên việc giải quyết các công việc nêu
trong văn bản nhìn chung chính xác và đạt hiệu quả cao.
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản hành chính của
UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã giúp cho quá trình soạn thảo, ban
hành và thực thi văn bản của UBND huyện được thực hiện một cách nhanh chóng,
thống nhất, dễ dàng, thông suốt.
Việc thực hiện cơ chế một cửa qua thực tế cho thấy mô hình này đem lại nhiều ý nghĩa
rất quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng của UBND xã Ia Krêl,
huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai. Các nội dung hành chính được công khai hóa đến các
công dân, tổ chức giúp giảm phiền hà giữa công chức với công dân. Các thủ tục hành
chính được đơn giản hóa, thời gian giải quyết nhu cầu theo công việc của người dân
được rút ngắn, nhờ đó lòng tin của nhân dân được củng cố, trách nhiệm của cán bộ
công chức được nâng cao, tạo mối quan hệ chặt chẽ, đồng bộ giữa các phòng ban trong
từng khâu xử lý công việc, hạn chế đùn đẩy trách nhiệm giữa các phòng ban hoặc phó
thác cho người dân tự lo qua mọi cửa.
Tất cả các nhân viên văn phòng và lãnh đạo đều được trang bị và sử dụng máy tính,
máy in, máy photo thành thạo. Việc soạn thảo văn bản cho TT UBND huyện duyệt

19
được thực hiện trực tiếp tại đơn vị soạn thảo đã tạo cho công việc được giải quyết
nhanh, không ách tắc, đúng thời hạn tiến độ công việc.
Có được những thành công trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
Do TT UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã thường xuyên chỉ đạo các
hoạt động của UBND đúng theo những quy định, chủ trương, đường lối của Đảng,
Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, TT UBND huyện về công tác văn thư. UBND xã Ia
Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã xây dựng và tổ chức thành công hoạt động của
mô hình một cửa. Xã cũng đã xây dựng được quy chế làm việc hợp lý. Đồng thời, có
được hiệu quả trong công tác quản lý văn bản của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ,
tỉnh Gia Lai như trên còn phải kể đến trình độ quản lý của lãnh đạo văn phòng cũng
như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên viên và nhân viên văn phòng.
3.2.2. Những tồn tại, hạn chế
Mặc dù UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đã đạt được những thành tựu
đáng kể trong công tác quản lý văn bản hành chính, song vẫn còn một số tồn tại, hạn
chế cần giải quyết sau:
Trước hết là tình trạng quá nhiều văn bản của các cơ quan, nhiều loại giấy tờ vô dụng
được ban hành.
Dưới đây là số liệu thống kê số lượng văn bản ban hành từ năm 2317 đến 31/8/2323
của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai trong vài năm gần đây:
STT Tên loại văn bản Năm 2318 Năm 2319 5 tháng năm 2323
1 Quyết định QPPL 2 18 5
2 Quyết định 12477 19181 4592
3 Công văn 1734 1860 876
4 Tờ trình 380 391 55
5 Báo cáo 249 218 54
6 Thông báo 892 672 435
7 Kế hoạch 123 144 82
8 Chỉ thị 4 13
9 Hướng dẫn 1 1
Tổng cộng 15.859 22.498 6.099

20
Qua bảng thống kê cho thấy số lượng văn bản đi của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức
Cơ, tỉnh Gia Lai là khá nhiều nhưng không ổn định. Ví dụ, năm 2318 số lượng văn bản
ban hành là 15.859 văn bản; năm 2319 ban hành 22.498 văn bản, 5 tháng đầu năm
2323 ban hành 6.099 văn bản. Sự khác nhau về số lượng văn bản giữa các năm là do
sự thay đổi về tình hình kinh tế - xã hội của huyện, do tốc độ đô thị hóa trên địa bàn
diễn ra nhanh.
Việc soạn thảo văn bản của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai vẫn còn
một số điểm chưa đúng so với quy định tại Thông tư 55/2317/TTLT-BNV-VPCP và
Thông tư 01/2323/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chẳng
hạn có rất nhiều văn bản của các phòng ban chuyên môn soạn thảo hay các văn bản do
cơ quan, đơn vị khác gửi đến thiếu các yếu tố về thể thức như ngày, tháng, năm hay
trích yếu nội dung không rõ ràng. Điều này gây khó khăn rất lớn cho văn thư thực hiện
đăng ký văn bản.
Việc lấy số văn bản theo số thứ tự chung cho tất cả các loại văn bản của các cơ quan
khác nhau gửi đến có nhiều vấn đề không thuận tiện đặc biệt là trong việc thống kê
hoặc tìm kiếm các văn bản do từng cơ quan hay đơn vị gửi đến.
Một thực trạng nữa là có rất nhiều văn bản của cơ quan, đơn vị khác gửi đến không
được thông qua bộ phận văn thư mà lại gửi ngay đến các phòng ban hoặc các cá nhân
theo địa chỉ trên phong bì, do đó văn bản không được đăng ký hoặc sau đó lại được
chuyển quay lại văn thư đăng ký gây mất thời gian, chậm tiến độ giải quyết công việc.
Tình trạng các trang thiết bị trang bị cho bộ phận văn phòng chưa tốt làm ảnh hưởng
đến quá trình giải quyết công việc. Chẳng hạn các máy vi tính hay bị virut, lỗi mạng,
máy in bị hỏng hoặc mực in chưa đều ảnh hưởng đến chất lượng văn bản được soạn
thảo.
Đội ngũ cán bộ công chức còn một số hạn chế về trình độ, năng lực quản lý chưa cao,
chưa thành thạo trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào công việc. Đây là một bất
cập lớn mà UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đang từng bước khắc phục.

21
KẾT LUẬN
Quản lý văn bản hành chính luôn là một hoạt động quan trọng không thể thiếu
trong các cơ quan hành chính nhà nước. Đây là cơ sở cho việc ban hành các quyết định
quản lý đúng đắn và có hiệu lực, hiệu quả cao.
Từ khi thành lập UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai đến nay đã
được 51 năm. Trong thời gian qua công tác quản lý văn bản hành chính của UBND
huyện đã thu được những kết quả đáng ghi nhận, đáp ứng được yêu cầu của công cuộc
đổi mới đất nước cũng như yêu cầu cải cách nền hành chính quốc gia. Có thể nói rằng,
việc tổ chức thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành chính đã góp phần không nhỏ
trong việc nâng cao hiệu quả quản lý của Huyện.
Tuy nhiên hoạt động quản lý văn bản hành chính của UBND xã Ia Krêl, huyện
Đức Cơ, tỉnh Gia Lai vẫn còn một số điểm bất cập như tình trạng thiếu các trang thiết
bị hiện đại phục vụ công tác văn phòng, yếu về trình độ chuyên môn của một số cán bộ
công chức, nhân viên văn phòng Ủy ban dẫn đến những sai sót không đáng có…
Chính vì vậy UBND huyện đang tiếp tục hoàn thiện và tìm cách khắc phục những yếu
kém trên.
Trong thời gian thực tập vừa qua tại UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh
Gia Lai, em đã hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính
đối với hoạt động quản lý nhà nước. Em tin rằng, với sự quan tâm đúng mức của các
cấp lãnh đạo Ủy ban, sự nhiệt tình của các cán bộ công chức trong cơ quan, hoạt động
quản lý văn bản hành chính của UBND xã Ia Krêl, huyện Đức Cơ, tỉnh Gia Lai sẽ đạt
được nhiều kết quả khả quan hơn nữa.
Do thời gian thực tập có hạn, cộng với trình độ nhận thức của bản thân còn
hạn chế, tài liệu nghiên cứu chưa nhiều nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em
rất mon nhận được sự giúp đỡ của quý thầy cô giáo cho bài báo cáo này hoàn thiện
hơn. Em xin chân thành cảm ơn!

Báo Cáo Thực Tập Trường Đại Học Đông Đô.

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo Cáo Thực Tập Trường Đại Học Đông Đô.

Similar to Báo Cáo Thực Tập Trường Đại Học Đông Đô. (20)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

Báo Cáo Thực Tập Trường Đại Học Đông Đô.