Dokumen Studi Kelayakan sebagai ETS Kelas MPPL Jurusan Teknik Informatika, ITS, Surabaya

1. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI
PENDAFTARAN ONLINE PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB (SIAP PPDB/PSB)
PADA SMA NEGERI 4 DENPASAR
I. PENDAHULUAN
Pendaftaran calon peserta didik baru di SMA Negeri 4 Denpasar bisa dikatakan merupakan
pekerjaan yang sangat kompleks untuk dilakukan, apalagi mengingat sekolah ini merupakan salah
satu sekolah favorit di Bali yang pastinya banyak peminat. Hal ini menjadi semakin merepotkan
karena banyaknya kebutuhan yang harus terpenuhi seperti sumber daya manusia dari pihak
sekolah sebagai panitia, formulir/berkas yang harus diisi/dikumpulkan para calon peserta didik,
serta waktu yang lama karena proses yang dilakukan masih secara konvensional.
Kelemahannya adalah tidak semua sekolah memiliki cukup karyawan untuk menangani
pendaftaran calon peserta didik, pun dengan bantuan para guru, masih harus dilakukan
pengenalan tata aturan proses pendaftaran. Formulir yang diisi harus diambil ke pihak panitia, diisi
oleh pihak pendaftar, lalu dikumpulkan kembali pada pihak panitia, dimana berkas-berkas lainnya
harus dicetak oleh pihak pedaftar untuk ikut dikumpulkan. Hal ini dapat dikatakan sebagai
pemborosan kertas, pemborosan waktu, serta mempersulit dalam proses pemilahan berkas itu
sendiri. Belum lagi apabila terjadi kesalahan dalam proses (human error) yang tidak dapat ditelusuri
karena tidak adanya pencatatan/log pada proses dan tidak ada yang bisa menjamin 100%
kebenaran proses.
Berangkat dari permasalahat itulah dibutuhkan suatu aplikasi dengan sistem yang dapat
mempermudah itu semua. Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran Online Berbasis Web adalah
solusinya. Aplikasi ini bernama SIAP PPDB/PSB Online, adalah sebuah sistem yang dirancang untuk
melakukan otomasi seleksi penerimaan siswa baru (PSB), mulai dari proses pendaftaran, proses
seleksi, hingga pengumuman hasil seleksi, yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata
(realtime).
Tetapi sebelum itu, dibutuhkan suatu penelitian dan analisa terlebih dahulu apakah sistem
tersebut layak untuk diaplikasikan pada SMA Negeri 4 Denpasar ini. Hasil penelitian dan analisa
tersebutlah yang akan dituangkan dalam dokumen ini dalam bentuk aspek kelayakan teknis,
kelayakan operasional, dan kelayakan ekonomi. Tujuan dari adanya studi kelayakan ini adalah untuk
menentukan kemungkinan apakah pengembangan sistem informasi pendaftaran online berbasis
web ini layak atau tidak untuk dilanjutkan untuk kemudian digunakan.
II. BAHAN DAN METODE
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang
yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti
yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi
antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini
digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan

2. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini
dalam mendukung proses bisnis.
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang
diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna,
maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau
relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate).
Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi
yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
2.2 Studi Kelayakan
Studi kelayakan merupakan suatu survey tentang ketersediaan dan persediaan
akan keunggulan dan kelemahan suatu sistem. Studi kelayakan dilakukan dengan survey
yang menghasilkan dokumen-dokumen kebutuhan. Berdasarkan dokumen kebutuhan dan
studi kelayakan, dapat disusun persyaratan perangkat lunak. Studi kelayakan berguna
untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai
dengan sumber daya, dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada
perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling terhadap masalah dan peluang
bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem.
2.3 Faktor Kelayakan
Faktor kelayakan yang digunakan untuk mengukur kelayakan sistem adalah faktor
kelayakan TELOS yaitu dalam aspek kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, kelayakan legal
atau hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan schedule atau jadwal.
2.3.1 Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menunjukkan apakah sistem yang diusulkan dapat
dikembangkan dan diterapkan dengan menggunakan teknologi yang ada atau jika
ternyata membutuhkan teknologi baru.
2.3.2 Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi menunjukkan apakah dana yang memadai tersedia
untuk mendukung biaya dari sistem yang diusulkan, serta apakah manfaat sistem
lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.
2.3.3 Kelayakan Legal
Kelayakan legal atau hukum menunjukkan apakah ada konflik antara sistem
yang sedang dipertimbangkan dan kemampuan perusahaan untuk menunaikan
kewajibannya, serta apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika
atau hukum yang berlaku.
2.3.4 Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional menunjukkan apakah prosedur dan ketrampilan
personalia yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau
apakah prosedur dan ketrampilan tambahan akan diberikan, serta apakah sistem
yang diusulkan bisa cocok dengan budaya organisasi.

3. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
2.3.5 Kelayakan Schedule
Kelayakan schedule atau jadwal menunjukkan apakah sistem yang diusulkan
sudah berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis.
2.4 Menilai Faktor Kelayakan
Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar pula peluang untuk
suatu sistem dapat mencapai kesuksesan. Sebaliknya, semakin rendah nilai faktor
kelayakan TELOS, semakin tinggi resiko pengembangan sistem. Para penilai (evaluator)
terdiri dari manajer proyek, beberapa profesionalis sistem, dan minimal satu orang
perwakilan user.
2.4.1 Menilai Kelayakan Teknis
Cara menilai kelayakan teknis adalah jika sistem baru dapat digunakan dan
dipakai pada teknologi yang terkenal, nilai dapat berada antara 9.5 atau 10.0. Jika
teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, atau tidak standar (untuk industri
maupun perusahaan); atau teknologi merupakan keluaran pertama vendor; atau
beberapa vendor terlibat; atau menggunakan sistem jaringan yang terlalu kompleks,
maka satu atau kombinasi dari hal-hal yang disebutkan nilai antara 6.0 hingga 8.0.
Contohnya alternatif perancangan sistem umum yang dievaluasi
membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industri dan terbukti dapat
berjalan (nilai 9.0).
2.4.2 Menilai Kelayakan Ekonomi
Pada penilaian kelayakan ekonomi, yang perlu dilihat adalah apakah
komitmen manajemen tertinggi mendukung proyek pengembangan sistem yang
lengkap dengan sumber-sumber yang sesuai. Jika manajemen tertinggi mendukung
sistem, tetapi tidak ada biaya untuk penyelesaiannya, nilai dapat berada antara 5.0
sampai 8.0, bergantung pada keadaan dan catatan manajemen tertinggi dalam
mendukung proyek sistem sebelumnya. Jika biaya ada, nilai berada di 9.0 sampai
10.0.
Contohnya dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat
meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.0.
2.4.3 Menilai Kelayakan Legal
Pada penilaian kelayakan legal atau hukum, Legalitas suatu proyek sistem
hampir tidak menjadi suatu masalah. Nilai dapat 10.0. Jika data personal yang sangat
sensitif (kesehatan) tidak tersimpan baik, organisasi menjadi tidak terlindungi
hukum. Atau jika perancang tidak merancang dan memasukkan kontrol yang cukup
terhadap kekacauan yang timbul, maka para stockholder (pendiri) dan lainnya akan
berjalan di jalur hukum menentang perusahaan dan bahkan profesionalis sistem
yang merancang sistem.
Contohnya karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif yang
disetujui, para profesionalis sistem yang bekerja pada proyek sistem tsb sangat sadar
akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan

4. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
kontrol khusus untuk menjaga sistem menjadi salah, malfunction dan lainnya.
Konsekuensinya, nilai diberikan 9.5.
2.4.4 Menilai Kelayakan Operasional
Sistem yang berbasis lokal atau kelompok lebih mudah dioperasikan
dibandingkan dengan sistem yang sangat melebar (enterprisewide), karena sistem
seperti itu lebih kecil dan lebih sederhana dan hanya ada beberapa orang yang
mengendalikan. Sistem yang enterprisewide yang menjadi sistem standar yang
terkenal, nilainya lebih tinggi dari sistem yang berbasis lokal atau kelompok yang unik
atau berpengalaman. Kuncinya adalah keberadaan (availability) dari user yang
terlatih baik (welltrained) dan sesuai.
Contohnya sistem berbasis kelompok yang tidak dikenal oleh beberapa user.
Dan beberapa usernya adalah pegawai baru dan belum dilatih untuk pekerjaan
tersebut. Nilainya menjadi 6.0.
2.4.5 Menilai Kelayakan Schedule
Pada penilaian kelayakan schedule atau jadwal, Pengukuran kesalahan
estimasi adalah kunci keberhasilan. Jika sistem terlihat sederhana, standar berbasis
lokal dimana total waktu pengembangan diukur dalam jam atau hari, maka
kesalahan perkiraan (estimation error) yang dibutuhkan untuk perancangan dan
implementasi menjadi kecil (waktu sebenarnya dikurang dengan waktu estimasi).
Tetapi jika sistem yang entreprisewide membutuhkan total waktu dalam tahun,
probabilitas kesalahan estimasi yang tinggi semakin besar. Dengan menggunakan
tim SWAT, JAD dan tool CASE, dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan
untuk mengembangkan sistem.
Contohnya tim SWA dan teknologi CASE dipakai, sehingga jadual dapat
sesuai dalam jangka waktu ± 1 minggu, nilai menjadi 9.5.
2.4.6 Nilai Akhir Faktor Kelayakan TELOS
Nilai akhir factor kelayakan TELOS = Jumlah dari semua faktor kelayakan / 5.
Contohnya jumlah dari semua faktor kelayakan = 41.0. Total score = 41.0 / 5 = 8.2,
berarti alternatif perancangan sistem umum yang dievaluasi adalah LAYAK (B).
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari analisa kelayakan sistem informasi pendaftaran peserta didik baru berbasis web
pada SMA Negeri 4 Denpasar adalah berdasarkan tiga dari aspek TELOS yang ada yaitu dari aspek
kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, dan kelayakan operasional.
3.1 Kelayakan Teknis
Analisis kelayakan teknis ditunjukkan dari tekologi yang digunakan pada sistem.
Dapat dilihat dari perangkat apa saja yang dibutuhkan, arsitektur pada jaringan komputer
yang digunakan, serta insfrastruktur yang dimiliki.
3.3.1 Kebutuhan Perangkat
3.3.1.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
dapat dilihat melalui tabel berikut.

5. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
No.
Perangkat Keras
Nama Keterangan
1. Prosesor Minimal Intel Core i5
2. Memori Minimal 2GB DDR3
3. Hard Drive Minimal 500GB Serial ATA (7200 RPm)
4. Network Gigabit Network
5. Optical Drive Tipe DVD RW
6. Monitor Minimal 15”
7. Keyboard Tipe USB keyboard
8 Mouse Tipe USB optical mouse
3.3.1.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
dapat dilihat melalui tabel berikut.
No.
Perangkat Lunak
Nama Keterangan
1. Sistem operasi Menggunakan sistem operasi windows
7/8/10
2. Bahasa pemrograman
PHP, HTML, MySql
Untuk pembuatan aplikasi sistem
3. IDE PhpStorm Untuk editor pembuatan aplikasi sistem
4. MySQL Server Untuk database server
5. XAMPP Untuk web server
6. Mozila firefox /
Chrome
Untuk web browser
7. Microsoft word Untuk pembuatan form
8 Microsoft excel Untuk pembuatan data input
3.3.1.3 Perangkat Jaringan
Perangkat jaringan yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
dapat dilihat melalui tabel berikut.
No.
Perangkat Lunak
Nama Keterangan
1. Switch/Hub Untuk penghubung jaringan
2. Kabel UTP Sebagai media perantara
3. Konektor RJ45 Penghubung antara kabel UTP dengan
switch/hub

6. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
3.3.2 Arsitektur Jaringan Komputer
Berikut arsitektur jaringan sistem pendaftaran peserta didik baru berbasis
web (SIAP PPDB/PSB Online).
Web dan database aplikasi disimpan di dalam sebuah komputer yang
disebut sebagai server dengan menggunakan teknologi cloud computing. Server
tersebut dapat diakses oleh klien seperti sekolah pengguna sistem termasuk SMA
Negeri 4 Denpasar, Dinas Pendidikan, serta para calon peserta didik melalui
web/mobile service.
3.3.3 Infrastruktur
Infrastruktur adalah sarana yang dibutuhkan dalam kegiatan penggunaan
sistem. Berikut infrastruktur yang ada pada SMA Negeri 4 Denpasar ditunjukkan
pada tabel berikut.
No.
Infrastruktur
Nama Keterangan
1. Komputer Digunakan sebagai media dalam
mengakses sistem
2. Jaringan Internet Digunakan untuk mengakses sistem
3. Ruang Multimedia Terdapat beberapa komputer
4. LCD/ Proyektor Membantu panitia dalam proses sistem
pendaftaran online
5. Printer Digunakan untuk keperluan print dalam
proses sistem pendaftaran online
3.3.4 Nilai Kelayakan Teknis
Setelah mengetahui kebutuhan sistem akan teknologi tertentu, seperti
teknologi terbaru, melibatkan beberapa vendor, dan menggunakan system jaringan

7. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
yang kompleks, dan berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek,
diputuskan nilai yang dapat diberikan adalah 8.5.
3.2 Kelayakan Ekonomi
Analisis kelayakan ekonomi dilakukan dengan menganalisis biaya dan manfaat yang
dihasilkan sehingga akan mampu memberikan gambaran kepada pengguna sistem baru
bila dibandingkan dengan sistem yang lama.
3.2.1 Analisa Biaya dan Manfaat
3.2.1.1 Komponen Biaya
Biaya yang dibutuhkan selama pengembangan sistem diantaranya
adalah biaya pengadaan, biaya pengembangan, dan biaya operasi dan
perawatan.
Biaya pengadaan (procurement cost) adalah biaya untuk pembelian
perangkat keras, dimana biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem
sebelum sistem dioperasikan.
Biaya pengembangan adalah biaya pembuatan aplikasi perangkat
lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisa sistem, biaya
tahap desain sistem, dan biaya tahap penerapan sistem.
Biaya operasi dan perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk
menjalankan sistem, seperti biaya overhead, biaya perawatan terhadap
perangkat keras dan perangkat lunak.
3.2.1.2 Komponen Manfaat
Manfaat yang dihasilkan oleh sistem baru diklasifikasi menjadi
keuntungan berwujud dan keuntungan tak berwujud.
Keuntungan berwujud adalah keuntungan yang berupa
penghematan atau peningkatan di dalam administrasi yang dapat diukur
dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain
pengurangan biaya operasi, pengurangan biaya lembur, dan pengurangan
biaya perlengkapan
Keuntungan tak berwujud adalah keuntungan yang sulit atau tidak
muugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain
keandalan dan ketersediaan sistem, peningkatan efektifitas pegawai dan
akademiknya, dan peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan
pegawainya
3.2.2 Nilai Kelayakan Ekonomi
Setelah mengetahui komponen biaya yang dibutuhkan serta manfaat yang
yang diperoleh, dan tersedianya dana untuk pengembangan sistem, nilai yang dapat
diberikan adalah 8.0.
3.3 Kelayakan Operasional
Analisis kelayakan operasional dilakukan dengan menggunakan pendekatan PIECES
framework. PIECES sendiri merupakan singkatan dari Performance, Information,

8. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES dikembangkan oleh James Wetherbe dan
bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan
dengan baik atau tidak di dalam organisasi.
3.3.1 Performance
Performance atau kinerja merupakan jumlah kerja selama periode waktu
tertentu. Dalam kasus ini, jika dibandingkan sistem yang lama dengan yang baru,
maka; dengan sistem yang lama, waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1
pekerjaan misalnya menyediakan formulir untuk diisi dan dikumpulkan kembali akan
relatif lama karena prosesnya secara manual (calon peserta didik harus mengambil
formulir ke sekolah, mengisinya, dan mengumpulkannya). Sedangkan dengan sistem
yang baru, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang sama akan lebih
cepat karena tinggal mengakses secara online, input data pada formulir online, dan
submit.
3.3.2 Information
Jika dibandingkan sistem yang lama dengan sistem yang baru, Information
atau informasi yang dihasilkan belum tentu akurat karena alasan-alasan tertentu
(misalnya kecerobohan), serta sulit untuk disusun atau diakses. Sedangkan dengan
sistem yang baru, informasi akan dapat dengan cepat diproses oleh sistem secara
otomatis sehingga sudah pasti akurat dan disajikan dalam bentuk yang mudah
dibaca (misalnya adanya fitur cari).
3.3.3 Economy
Dalam segi ekonomi, sistem yang lama sudah pasti akan menghasilkan
pengeluaran biaya yang besar karena kebutuhan sumber daya manusia, kebutuhan
adminitrasi seperti kertas, alat tulis, dan sebagainya, serta apabila terjadinya
kesalahan akan menghasilkan cost yang lebih pula. Lain hal dengan sistem yang baru
karena selain hemat sumber daya, dengan bantuan sistem akan lebih meminimalisir
terjadinya kesalahan.
3.3.4 Control
Control atau pengendalian dalam hal ini adalah tingkat pengendalian
terhadap aliran data pada tingkat keamanan tertentu. Pada sistem yang lama, akan
sulit mengatasi informasi penting yang tidak ada/belum ada, adanya kemungkinan
data yang berlebih atau tidak konsisten, serta mudahnya dalam mengakses data
pribadi milik orang lain. Pada sistem yang baru, pengendalian aliran data ada pada
validasi informasi yang diinputkan apakah sudah lengkap atau belum, serta adanya
pembatasan hak akses untuk masing-masing pengguna.
3.3.5 Efficiency
Efisiensi adalah untuk mengukur penggunaan secara maksimum sumber
daya yang tersedia. Pada sistem yang lama, tingkat efisiensi sangat rendah karena
kemungkinan suatu proses yang sama terjadi dalam waktu yang berbeda pasti ada.
Misalnya dalam mengisi formulir data diri untuk 2 tujuan yang berbeda. Lain halnya
dengan sistem yang baru dimana akan lebih efisien karena data yang sudah
dimasukkan dapat kembali diakses dengan mudah sehingga lebih efisien.

9. Rina Wijaya Kusuma Wardhani
5114100021
3.3.6 Services
Service atau layanan adalah untuk mengukur ketersediaan sistem dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada sistem yang lama, kepuasan akan layanan yang
disediakan kecil karena membutuhkan waktu untuk menunggu dalam memproses
data. Sedangkan pada sistem yang baru, proses pengolahan data relative cepat
sehingga tidak perlu menunggu.
3.3.7 Nilai Kelayakan Operasional
Sistem berbasis global yang bersifat baru dan banyak pengguna serta tidak
dikenal oleh beberapa user sehingga perlu pelatihan dalam penggunaan sistem
Nilainya menjadi 7.5.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari studi kelayakan yang telah dilakukan, maka dapat
disimpulkan bahwa hasil dari analisa studi kelayakan sistem informasi pendaftaran online
peserta didik baru berbasis web, dengan aspek kelayakan teknik, kelayakan operasional,
dan kelayakan ekonomi pada SMA Negeri 4 Denpasar dinyatakan layak untuk
dikembangkan lebih lanjut serta digunakan nantinya dalam proses pendaftaran peserta
didik baru.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka dapat disarankan agar analisa studi
kelayakan selanjutnya dapat lebih lengkap dengan tambahan aspek kelayakan hukum dan
kelayakan jadwal, dilanjutkan dengan analisa dalam aspek faktor stategis PDM
(produktivitas, diferensiasi, manajemen) dan faktor desain.
V. DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
http://fajarbaskoro.blogspot.co.id/2017/03/mppl17-06-kelayakan-proyek.html
Jurnal Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 11, No. 2, Juni 2014, pp. 200 - 211 ISSN 1693-2390
print/ISSN 2407-0939 online
Proposal Aplikasi SIAP PPDB/PSB Online
http://produk.siap-online.com/sekilas-siap-ppdb/#.WOMWCfnys_4