materi ini menjelaskan tentang aplikasi teknologi perkantoran

1. 0
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran

2. 1
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
A. PENDAHULUAN
1. Rasional dan Deskripsi Singkat
Perkembangan teknologi telah membawa perubahan besar terhadap
tatanan dan cara hidup manusia. Setiap jenis pekerjaan dituntut untuk dapat
dikerjakan dengan cara yang cepat dan tepat dan solusi terbaik adalah penggunaan
Teknologi.Dunia perkantoran memandang penting penggunaan teknologi
perkantoran sebagai sebuah kebutuhan bagi mereka untuk mencapai efisiensi dan
efektifitas kerja.
Perkembangan teknologi ini juga berimplikasi terhadap penyiapan tenaga
kerja yang siap untuk menggunakan teknologi ini. Pendidikan, utamanya pada
SMK bertujuan untuk menghasilkan tenaga yang terdidik dan terlatih diberbagai
bidang maka pengetahuan komputer mutlak diberikan kepada peserta didik, agar
mereka dapat bersaing di dunia kerja yang telah memanfaatkan teknologi ini.
Oleh sebab itu, kegiatan belajar 1 ini disusun untuk memberikan
pengetahuan dasar tentang ketrampilan komputer dan pengelolaan informasi
dengan unit kompetensi mengoperasikan tehnologi perkantoran. Secara garis
besar kegiatan belajar 1 Tehnologi Perkantoran dan Virtual Office ini membahas
tentang empat pokok materi yang akan menjadi acuan para peserta,.
Kegiatan belajar 1 ini dikemas dalam empat uraian materi, di mana
masing-masing uraian materi akan dijelaskan secara detail. keempat uraian materi
tersebut disusun dengan urutan sebagai berikut:
a. Kegiatan Materi 1 : Ruang lingkup teknologi perkantoran
b. Kegiatan Materi 2 : Konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office
c. Kegiatan Materi 3 : Prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual
office
d. Kegiatan Materi 4 : Evaluasi teknologi perkantoran
Kegiatan belajar 1 ini akan dimulai dengan pemahaman terhadap peserta
mengenai ruang teknologi perkantoran. Ruang lingkup tehnologi perkantoran

3. 2
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
harus diperkenalkan kepada peserta, sehingga dapat memberikan pengetahuan dan
pembentukan sikap dalam pengoperasinya semua tehnologi perkantoran.
Materi selanjutnya adalah Konsep otomatisasi perkantoran dan virtual
office. Pada kegiatan ini diharapkan peserta akan memperoleh pengetahuan,
pengalaman, dan keterampilan dalam mengaplikasikan konsep otomatisasi
perkantoran dan virtual office sehingga dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan
perkantoran dapat di aplikasian.
Uraian materi berikutnya akan memberikan wawasan kepada peserta
tentang prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office, Hai lni
merupakan keberlanjutan dari mengaplikasikan konsep otomatisasi perkantoran
dan virtual offic. Diharapkan peserta dapat memahami prosedur pekerjaan kantor
berbasis teknologi dan virtual office.
Sementara itu, bagian akhir modul ini akan mengarahkan peserta untuk
memahami cara evaluasi teknologi perkantoran. Melalui kegiatan ini diharapkan
peserta dapat menyusun aktivitas, terutama dalam laporan kegiatan kantor.
B. Relevansi
Tehnologi perkantoran dan virtual office memiliki potensi yang besar
untuk menjadi system otomatisasi perkantoran dalam melakukan aktivitas
perkantoran. Dengan demikian, menjadi sangat relevan bagi pemerintah untuk
memasukkan tehnologi perkantoran dalam kurikulum pembelajarannya.
Relevansi antara tuntutan dunia kerja dan urgensi dunia pendidikan untuk
menyiapkan pembelajaran yang memiliki kompetensi tehnologi perkantoran dan
virtual office dapat terlihat dalam modul ini yang membahas tentang: 1) ruang
lingkup teknologi perkantoran, 2) konsep otomatisasi perkantoran dan virtual
office, 3) prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual
office, 4) evaluasi teknologi perkantoran
Kompetensi-kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya bagi
siapa saja yang bekerja dalam dunia perkantoran maupun yang bergelut di bidang
lain yang membutuhkan teknologi perkantoran. Dengan demikian, kehadiran
modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan dalam mengaplikasikan
teknologi perkantoran.

4. 3
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
C. Petunjuk Belajar
Sebelum mempelajari modul ini peserta PPG Dalam Jabatan harus
memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang berbagai pengetahuan dasar
tehnologi perkantoran dan virtual office secara umum dan telah dapat memahami
esensi pembelajaran tehnologi perkantoran dan virtual office. Beberapa hal yang
harus dikuasai dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi; 1)
ruang lingkup teknologi perkantoran, 2) konsep otomatisasi perkantoran dan
virtual office, 3) prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual
office, 4) evaluasi teknologi perkantoran. Adapun langkah-langkah atau petunjuk
belajar dari modul ini sebagai berikut:
1. Peserta
a. Bacalah setiap materi dalam modul ini dengan cermat dan pahami dengan
baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur yang harus
dikuasai dalam modul ini.
b. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuanbelajar dan kompetensi
yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakan kepada
instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .
c. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan,diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur
dan teliti serta bertanggungjawab.
e. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi padakegiatan belajar sebelumnya.
f. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membacadan memahami
teori yang mendukung materi praktek.
g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuktentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
h. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telahtuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi.

5. 4
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. Instruktur
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan.
c. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
d. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
e. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yangdisesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.

6. 5
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
B. INTI
1. Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan
Menganalisis dan Menguasai Teknologi Perkantoran dan Virtual Office
2. Pokok-Pokok Materi
Adapun pokok-pokok materi teknologi perkantoran dan virtual office:
a. Ruang lingkup teknologi perkantoran
b. Konsep otomatisasi perkantoran dan virtual office
c. Prosedur pekerjaan kantor berbasis teknologi dan virtual office
d. Evaluasi teknologi perkantoran
3. Uraian Materi
a. Teknologi Perkantoran
1) Ruang Lingkup dan Pengertian Teknologi Perkantoran
Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran
sangat dibutuhkan. Terutama pada pekerja profersional, dalam hal ini mereka
selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.
Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan,
dibutuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan
serta keterampilan dalam hal mengoperasikan peralatan perkantoran sebagai alat
bantu kerja.
Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia
dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi. Yang mana teknologi
perkantoran berkaitan dengan peralatan dan mesin-mesin atau teknologi untuk
membantu manusia dalam melaksanaka pekerjaan administrasi yang dilakukan di
kantor.
Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka
menimbulkan beberapa dampak, berdampak negative ataupun positif merupakan
sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan
teknologi yang semakin pesat serta peralatan (mesin) kantor yang digunakan
semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efesiensi kerja (job
efficiency).

7. 6
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Gambar 1.1. Teknologi Perkantoran
Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya
semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara
rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang
yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut
Iskandar Alisyahbana, teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi
kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan
memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca
indera, dan otak manusia. Kantor adalah suatu unit orgaisasi yang terdiri dari
tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang
dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan
perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Banyaknya teknologi yang dapat digunakan untuk dapat menggandakan
sebuah dokumen, tergantung pada teknologi seperti apa yang dibutuhkan oleh
sebuah kantor.Menurut Haryani (2001: 72), “Teknologi merupakan alat, teknik,
atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga
pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak
hasilnya”. Random house dictionary (Naisbitt, 2002: 46) menyatakan bahwa
tenologi merupakan benda, sebuah obyek, bahan dan wujud yang jelas-jelas
berbeda dengan manusia.
Selanjutnya Miarso (2007: 62) menyatakan bahwa teknologi merupakan
proses peningkatan nilai tambah, proses tersebut menggunakan atau menghasilkan
suatu produk, produk yang dihasilkan tidak terpisah dari produk lain yang telah

8. 7
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
ada, dan karena itu menjadi bagian integral dari suatu sistem. Teknologi
perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu
tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat
berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Teknologi juga
penerapan keilmuan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari
suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknologi
merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan
prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia/ paling tidak
memperbaiki manusia pada beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel dan
operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah
ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-
mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja. Dari
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi perkantoran adalah suatu alat
atau cara untuk melakukan suatu kegiatan di dalam kantor guna memenuhi
kebutuhan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan kantor.
2) Peranan Teknologi Perkantoran
Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran
sangat dibutuhkan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka
selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.
Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan,
dibutuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan
serta keterampilan dalam hal mengoperasikan peralatan perkantoran sebagai alat
bantu kerja.
Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka
menimbulkan beberapa dampak, berdampak negative ataupun positif merupakan
sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan
teknologi yang semakin pesat serta peralatan (mesin) kantor yang digunakan
semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi efesiensi kerja (job
efficiency).

9. 8
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Gambar 1.2. Teknologi Perkantoran
Teknologi perkantoran dapat diartikan juga sebagai teknologi yang
diaplikasikan dalama kegiatan perkantoran yaiitu, digunakan untuk mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan
keterangan secara efesien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
Dari uraian ditas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran
dalam proses pengolahan data/informasi saat ini adalah efesiensi kerja yang
menyankut produktivitas. Hal ini akan terjadi jika kita selalu
mengetik/menggunakan perangkat rakayasa teknologi modern, seperti
menggunakan perangkat computer dan sejenisnya.
3) Pengaruh Perkembangan Teknologi Perkantoran
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif
terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri
disamping dampak negatifnya.
a) Dampak Positif
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif
terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri
disamping dampak negatifnya. Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu
pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat
menggelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin
canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi
ditemukannya peralatan yang serba :

10. 9
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
(1) Elektronik
(2) Multi guna
(3) Mudah mengoperasikannya
(4) Memerlukan tenaga listrik kecil
(5) Ukuran fisik semakin kecil dan
(6) Kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.
Sebenarnya penggunaan peralatan kantor yang semakin berkembang pesat
teknologinya itu, memiliki beberapa dampak positif dan dampak negatif. Adapun
dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :
a) Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu :
(1) Peningkatan mutu tenaga kerja
(2) Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
(3) Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
(4) Meringankan tenaga dan pikiran pegawai
b) Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu :
(1) Mempercepat penyelesaian pekerjaan
(2) Mempermudah menyelesikan pekerjaan
(3) Menyederhanakan prosedur kerja
(4) Memperlancar pekerjaan
c) Manfaat terhadap hasil kerja yaitu :
(1) Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
(2) Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan
(3) Memenuhi standar mutu tertentu
(4) Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil
pekerjaan
b) Dampak negative
Adapun dampak negative dari perkembangan teknologi perkantoran yaitu:
(1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu
(2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit)
(3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

11. 10
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
(4) Jika terjadi pengantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode
prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.
b. Konsep Otomatisasi Perkantoran dan Virtual Office
1) Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran dapat diartikan sebagai penggunaan sebuah
system informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun
informal bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Otomatisasi perkantoran
berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan
tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya komputer.
Waluyo (2000), menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai
secara bersamaan dengan perkembangan teknologi informasi, dimana
digunkannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Sistem otomatisasi kantor didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis
teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antara
individu, kelompok kerja dan organisasi.
Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai
berikut :
a) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi.
b) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa
rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
c) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
d) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik.
e) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional
bukan sebagai pengganti.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan
efesiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi

12. 11
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi
secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatisasi
sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan
seluruh proses manual dan memangakas tenaga kerja, sebanyak aspek-aspek lain
yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi di kantor.
2) Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Tujuan dari penerapan otomatisasi perkantoran adalah;
a) Meminimalkan
pengeluaran pada biaya,
munculnya komputer
dapat menghemat biaya
dimana komputer dapat
menggantikan dan
meringankan tugas
pekerja dari berat
menjadi ringan.
Gambar 1.3. Otomatisasi Perkantoran
b) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan
lebih baik dalam memecahkan masalah.
c) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap
informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
d) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer,
jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar
informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk
mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .
e) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office
automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

13. 12
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
f) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
g) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan
lebih cepat.
a) Manfaat dari penerapan otomatisasi perkantoran sebagai berikut:
Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem
otomatisasi perkantoran, diantaranya :
1) Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan
mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2) Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
3) Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu
menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani
beban kerja yang bertambah.
4) Pemecahan masalah kelompok/tim.
5) Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer
membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.
6) Sebagai pelengkap bukan pengganti.
7) Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan
semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap
muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.
8) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
9) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih
baik dan lebih cepat
b) Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Pengotomatisan perkantoran merupakan sebuah upaya yang dilakukan
dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada dengan tujuan sebagai
berikut:

14. 13
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1) Penggabungan penerapan teknologi
2) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk
memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam
perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya teknologi di era
globalisasi.
3) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor, produk office
outomation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efesien
4) Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
5) Meningkatkan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih
baik dan lebih cepat.
c) Kategori Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor, pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna otomatisasi kantor yaitu:
1) Manager, orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya
perusahaan, terutama SDM.
2) Professional, professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan
keahlian khususnya. Misalnya; pembeli, wiraniaga, dan asistentaff
khusus menejer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja
terdidik.
3) Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4) Pengawal administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen.
d) Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi
kantor, dapat diuraikan sebagai berikut :

15. 14
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1) Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu
lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2) Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik
pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3) Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber
oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan
e) Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor
Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yng dapat
diuraikan sebagai berikut :
1) Sistem komunikasi elektonik (electronic communication sistem) merupakan
sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara
individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam
sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem.
Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang
memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses
dan didesain oleh orang lain.
2) Sistem kolaborasi elektronik, suatu sistem yang tidak hanya pertukaran
komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut
digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan
telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan
oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya
3) Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik, sebuah sistem
dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen
tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej
elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management,
presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document
management (EDM) merupakan sistem penyimpanan document yang
membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan
diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik
yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya

16. 15
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan
dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
4) Sistem pengolahan kantor (office management sistems) merupakan sistem
kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk
mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini
adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam,
notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling
membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
5) Sistem Elektronik Formal, sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem
prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasi, seperti SIM
6) Sistem elektronik informal, sistem yang tidak direncanakan atau diuraikan
secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS
f) Dampak Otomatisasi Perkantoran
1) Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan :
(a) Angkatan Kerja Wanita.
Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang
pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan
teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi
dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
(b) Pekerja Profesional dan Teknis.
Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan
penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
(c) Manajer dan Administrator.
Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran
mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih
semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai
sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.

17. 16
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
(d) Pegawai Administrasi.
Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan
pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer
yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2) Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap
pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang
yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan
pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai
pegawai administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang
dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi
operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan
yang dibutuhkan.
3) Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer
yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa
pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan
manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya
dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik.
Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi
lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran
manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan
yang benar-benar dibutuhkan.
4) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka
menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk
mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua
perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa
pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.

18. 17
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3) Virtual Office (Kantor Maya)
a) Pengertian virtual office
Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal
komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya
kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual
virtual office (kantor maya) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi
geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui
sejenis komunikasi elektronik.
Gambar 1.4. Suasana Virtual Office
Virtual Office atau kantor maya adalah sebuah "ruang kerja" yang
berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-
tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa
memiliki "fisik" lokasi usaha. Virtual office merupakan sebuah bentuk aplikasi
layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan
operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan
karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi
komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kemampuan virtual office untuk menghubungkan orang secara elektronik
telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan virtual office
membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan
tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang
diberikan untuk kemampuan ini adalah virtual office, yang berarti bahwa

19. 18
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat
kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi
elektronik.
b) Keuntungan virtual office
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga
menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:
1) Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas
kantoryang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain,
sehinggamengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2) Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi
tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya
parapeserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3) Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi
danmendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak
perhatiandaripada biasanya.
4) Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5) Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa
batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam virtual office
ini.
6) Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling
berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.
c) Kerugian virtual office
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu
melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya,
antara lain:
1) Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya
setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu
organisasi.

20. 19
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2) Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas
darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat
dibuangsewaktu-waktu.
3) Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya
semangat kerja pegawai.
4) Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi
pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam
pengeleloaannya.
5) Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya
interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi
terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam
organisasi maya ini terjadi salah paham.
6) Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan
kurangnya visibilitas proyek.
7) Kesulitan menghubungi anggotan lain (pesan instan). Pesan yang di
sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.
8) Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam
organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu
harus diperhatikan.
c. Prosedur Pekerjaan Kantor Berbasis Teknologi dan Virtual Office
1) Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor
Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut :
(a) Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi
biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word
processing, fax, telepon, dan lain-lain.
(b) Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara
elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan,
penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh :
pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS
(system approval elektronik, dan lain-lain).

21. 20
Kegiatan Belajar 1
Teknologi Perkantoran & Virtual Office
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
(c) Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh :
Teleconference, dan lain-lain.
d) Cara menerapkan virtual office
Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya
adalah sebagai berikut :
1) Menyediakan sumber daya komputer.
2) Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
3) Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
4) Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).
5) Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi.
6) Membuat jadwal pertemuan reguler.
7) Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.
d. Evaluasi Teknologi Perkantoran
Penerapan teknologi perkantoran dan virtual office dalam kantor mamupun
dalam dunia bisnis ternyata memiliki banyak manfaat sebagai berikut:
a) Lebih fleksibel
Bekerja secara online akan membuat kita lebih fleksibel dalam menentukan
waktu kerja. Kita bisa bekerja pagi maupun malam hari tergantung dari
kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh
waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi
dan pulang pada sore hari.
b) Hemat biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain.
Disini kita tidk diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan
mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer
dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki sehingga
dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor
permanen yang lain.
c) Banyak pilihan pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali
pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi juga dari

22. 21
Modul 3
Otomatisasi Perkantoran dan Sarana Prasaranan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat
program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance.
Bahkan pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai
dikamar.
d) Penghasilan tidak terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan secara online, maka penghasilan bisa
menjadi tidak terbatas. Bekerja online bisa membuat kita bisa mendapatkan
pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan
pekerjaan yang kita kerjakan.
e) Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
Bekerja secara online membuat kita mempunyai waktu dengan keluarga lebih
banya, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu
dengan keluarga,sehingga hubungan dengan keluarga pun menjadi lebih
harmonis.