NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ.pdf

Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng
0
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Lâm Thu Hằng
NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
Ngành:Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
NGƢT - PGS. Vƣơng Đình Quyền
HÀ NỘI- 2011

1
MỤC LỤC
Trang
Bảng chữ viết tắt 01
A. PHẦN MỞ ĐẦU 02
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài 02
2. Mục tiêu của đề tài 03
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 04
4. Nhiệm vụ nghiên cứu 04
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 04
6. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng 06
7. Phƣơng pháp nghiên cứu 07
8. Đóng góp của đề tài 07
9. Bố cục của đề tài 08
B. NỘI DUNG 10
Chƣơng 1
VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH
ĐẠO VĂN PHÒNG
10
1.1. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp
Bộ
1.1.1.Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ cấp Bộ
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ
1.2. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức quản lý của
lãnh đạo văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ
1.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ-
lƣu trữ
1.2.2.Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng
đối với công
tác văn thƣ- lƣu trữ
10
10
10
11
16
16
16
17
Chƣơng 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ
24
2.1. Khái quát chung về số lƣợng và trình độ chuyên môn của đội
ngũ cán
bộ lãnh đạo văn phòng
24
2.1.1. Số lƣợng cán bộ lãnh đạo văn phòng và sự phân công trách
nhiệm
24
2.1.2. Trình độ chuyên môn 26
2.2. Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh
đạo văn
phòng cấp Bộ
27

2
2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ máy
và nhân sự
29
2.2.2. Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu
trữ
37
2.2.3.Tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn
về công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan cấp Bộ
39
2.2.4. Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ 53
2.2.5.Chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ 57
2.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ
2.2.7. Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣ-
lƣu trữ
64
67
2.2.8. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thƣởng 69
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG CẤP BỘ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƢ- LƢU TRỮ
71
3.1. Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ
3.1.1. Ƣu điểm
3.1.2. Nhƣợc điểm
3.1.3. Nguyên nhân
3.2. Các giải pháp
71
71
71
75
77
78
3.2.1. Các giải phấp đối với lãnh đạo văn phòng Bộ 79
3.2.2. Sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Bộ trƣởng 84
3.2.3. Các cơ quan chỉ đạo và quản lý nhà nƣớc về VT-LT 87
C. KẾT LUẬN 90
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC
93
101

3
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các Bộ ngành và sử dụng một số
thông tin trong các văn bản của của Nhà nƣớc, cơ quan cấp Bộ và nhƣng đã
đƣợc chú thích.
Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố.
TÁC GIẢ
Lâm Thu Hằng

Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ
Luận văn Thạc sỹ khoa học 4 Lâm Thu Hằng
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
01 Bộ VH- TT và DL Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch
02 Bộ LĐ- TB & XH Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội
03 Bộ KH và ĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
04 Bộ NN và PTNN Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
05 CĐ Cao đẳng
06 CĐ VTLT Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ
07 ĐH VTLT Đại học Văn thƣ Lƣu trữ
08 LT Lƣu trữ
09 P. VT Phòng văn thƣ
10 P.LT Phòng Lƣu trữ
11 P. HC Phòng Hành chính
12 P. HC- VT- LT Phòng Hành chính - Văn thƣ - Lƣu trữ
13 P. HC- TC Phòng Hành chính - Tổ chức
14 P. LT- TV Phòng Lƣu trữ- Thƣ viện
15 SC Sơ cấp
16 TCVTLT Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ
17 TC Trung cấp
18 TCVTLT Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ
19 Th.S VTLT Thạc sỹ Văn thƣ Lƣu trữ
20 VP Văn phòng
21 VT Văn thƣ
22 VTLT Văn thƣ Lƣu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài
Công tác văn thƣ- lƣu trữ là hoat động không thể thiếu đƣợc của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ
bằng chứng làm căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan
chính xác. Muốn làm đƣợc điều này trƣớc hết công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ
quan phải đƣợc tổ chức, quản lý điều hành khoa học, hiệu quả. Mà công tác văn
thƣ- lƣu trữ của cơ quan do văn phòng phụ trách hay nói cách khác là thuộc
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Chính vì vậy mà các văn bản, chỉ đạo, điều
hành của cơ quan đạt chất lƣợng, hiệu quả hay không là nhờ vào sự phân công,
tổ chức công việc của lãnh đạo văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là một trong
những bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu của tất cả các cơ quan, tổ chức hoặc
doanh nghiệp, ra đời cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, là đầu mối thu
thập, xử lý thông tin, tham mƣu cho lãnh đạo, phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan. Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan đƣợc văn phòng tổ chức
khoa học, có trật tự, nền nếp, sẽ giúp cho các lãnh đạo có đầy đủ thông tin, làm
căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, chất lƣợng cao và
ngƣợc lại. Văn phòng là bộ máy, tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ
đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, trong đó phải kể đến các
hoạt động nhƣ: xây dựng, ban hành, giải quyết văn bản và quản lý văn bản, tài
liệu.... thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ là những yếu tố góp phần làm cho công tác
tham mƣu tƣ vấn của văn phòng đạt hiệu quả. Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết
phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành từ phía văn phòng mà cụ thể là lãnh đạo
văn phòng.
Trong công cuộc đổi mới đất nƣớc hiện nay, cải cách hành chính là một
trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm xây dựng một nền hành chính
đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nƣớc. Đổi mới nâng cao chất lƣợng đội ngũ
cán bộ, công chức là một trong những nội dung của chƣơng trình cải cách hành
chính Nhà nƣớc, nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo cũng không nằm ngoài
mục tiêu đó. Muốn nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo thì phải nâng cao
năng lực quản lý từ các đơn vị tham mƣu, đặc biệt là lãnh đạo văn phòng - nơi
chỉ đạo, điều hành toàn bộ công tác hành chính của cơ quan, là nơi tham mƣu, tƣ
vấn cho bộ máy lãnh đạo của cơ quan. Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết phải nâng
cao nhận thức và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý
công tác văn thƣ- lƣu trữ. Vì làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ sẽ đảm bảo thông

tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Muốn làm tốt công tác này trƣớc hết phụ
thuộc vào nhận thức, trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ
chức công việc trong văn phòng, ... đặc biệt là những kiến thức cơ bản về soạn
thảo văn bản, quy trình ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp
hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan... Trong những năm gần đây, cùng với công cuộc cải
cách nền hành chính Nhà nƣớc vấn đề xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ công
chức là mục tiêu quan trọng đã và đang đƣợc thực hiện nghiêm túc. Công tác
đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo văn phòng cũng không nằm ngoài mục tiêu
đó. Vì rằng đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo để hình thành một đội ngũ lãnh
đạo chuyên nghiệp có năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ sẽ
giúp cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan đạt hiệu quả cao.
Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng cấp Bộ còn có những hạn chế về nhận
thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
cho nên chƣa phát huy đƣợc đầy đủ chức năng tham mƣu, giúp việc cho lãnh
đạo Bộ của văn phòng dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của văn phòng trong
công tác chuyên môn nghiệp vụ nhƣ: việc hƣớng dẫn thể thức, quy trình soạn
thảo văn bản trong cơ quan chƣa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chƣa đƣợc
hƣớng dẫn cụ thể... khiến cho việc ban hành văn bản chƣa đúng với quy định
của Nhà nƣớc làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hƣởng đến uy tín của lãnh đạo
cơ quan; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không đƣợc lập hồ sơ
hoặc lập hồ sơ không đúng phƣơng pháp..., khi cần nghiên cứu hoặc làm các
bằng chứng thì không có đầy đủ thông tin. Do vậy, văn phòng chƣa phát huy hết
vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình, chƣa tham mƣu kịp thời, đầy đủ để lãnh
đạo đƣa ra các quyết định quản lý phù hợp. Đây chính là một trong những yếu tố
làm ảnh hƣởng đến chức năng tham mƣu - tƣ vấn của văn phòng. Nâng cao nhận
thức cũng nhƣ năng lực tổ chức quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo
văn phòng là một trong những nội dung góp phần nâng cao chất lƣợng tham
mƣu của văn phòng. Chính vì những lí do đó, chúng tôi chọn đề tài “ Nâng cao
năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo văn phòng
cấp Bộ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài của chúng tôi hƣớng tới các mục tiêu sau:
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chỉ ra những ƣu điểm và đặc biệt là
những hạn chế và nguyên nhân.

Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công
tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
a. Đối tƣợng nghiên cứu: Năng lực tổ chức, quản lý công tác Văn thƣ-
Lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phòng và Phó Chánh văn
phòng cấp Bộ).
b. Phạm vi nghiên cứu: Với quy mô của một luận văn cao học, đề tài chỉ
nghiên cứu về năng lực tổ chức quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo
văn phòng cấp Bộ hiện nay qua nghiên cứu, khảo sát một số cơ quan bộ nhƣ: Bộ
Tƣ pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công thƣơng, Bộ Nông nghiệp và
Phát triển Nông thôn...
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài,
chúng tôi đi sâu tìm hiểu các vấn đề sau:
- Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ và trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ.
- Khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh
đạo văn phòng cấp Bộ, gồm các vấn đề cụ thể nhƣ sau:
+ Quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ
+ Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thƣ - Lƣu trữ
+ Thi đua, khen thƣởng trong công tác Văn thƣ- Lƣu trữ
+ Tổ chức, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thƣ- Lƣu trữ
+ Nghiên cứu đề xuất giải pháp để nâng cao năng lực và chất lƣợng quản
lý, chỉ đạo công tác Văn thƣ- Lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thƣ - lƣu trữ ở cơ quan cấp Bộ nói chung
đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động
đến hiệu quả và chất lƣợng công tác của cơ quan. Chính vì vậy từ những năm
đầu thống nhất đất nƣớc, Nhà nƣớc ta đã quan tâm đến vấn đề này cụ thể là
nhiều văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã đƣợc ban hành. Ví dụ nhƣ
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ đƣợc ban hành bởi Nghị
định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ, tiếp đến năm
1969 Phủ Thủ tƣớng ban hành Thông tƣ số 10- BT ngày 22 tháng 03 năm 1969

về việc đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công
tác lƣu trữ ở các cơ quan Trung ƣơng và địa phƣơng..., Nghị định 110/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thƣ, Nghị định
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lƣu trữ và nhiều
văn bản chỉ đạo khác.
Về mặt lý luận, vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ cũng thu
hút đƣợc sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm,
bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là:
- Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trƣờng Đại
học nhƣ: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trƣờng đại học kinh tế Quốc dân,
NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phòng trong cơ quan
Nhà nƣớc” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội
2004) “ Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ” (PGS Vƣơng Đình Quyền,
NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005)“Quản trị hành chính văn phòng” (Mike
Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),...
- Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo công
tác văn thƣ lƣu trữ đƣợc đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam nhƣ:
“ Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc với việc ban
hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số
2/2008); “Phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ lƣu trữ ở các bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí LTVN số 02/1994)
“Một số ý kiến xung quanh việc thực hiện Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-
BNV- VPCP tại các cơ quan trung ƣơng” (Nguyễn Thiên Ân, Tạp chí VTLTVN
số 02/2006)...
- Các luận văn, khóa luận của sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu về hệ
thống văn bản, xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan cấp Bộ; xây dựng
hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thông tin ở văn phòng cơ quan cấp Bộ nhƣ
các luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở các
cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Mạnh Cƣờng; “ Xây dựng hệ thống thông tin tài
liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nƣớc của các Bộ” của Cam Anh Tuấn;
“Phƣơng pháp thu thập và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn
phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” của Nguyễn Ngọc Linh; “ Nâng cao năng
lực của cán bộ làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn
Thị Hằng...
Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn
thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo

ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán
bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng
tôi, chƣa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về nâng cao năng lực tổ chức,
quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ. Vì
vậy, đề tài không trùng lặp về đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu với các công
trình nghiên cứu trƣớc.
6. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ và công tác lƣu
trữ nhƣ: Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 1996 (sửa đổi, bổ sung
năm 2002); Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia năm 2001; Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2008; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thƣ: Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lênh Lƣu trữ
Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ
về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ trong thời gian tới, Nghị định số
09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ ... Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số văn bản của Cục Văn thƣ
Lƣu trữ Nhà nƣớc về báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ và
phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ của các cơ quan Bộ, ngành
trung ƣơng
- Các giáo trình Lý luận và Phƣơng pháp công tác văn thƣ, Quản trị Hành
chính văn phòng, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Tổ
chức lao động khoa học...đã đề cập ở trên.
- Các luận văn thạc sỹ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản lý,
chỉ đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các Bộ và văn phòng cơ quan Bộ
- Các đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn
phòng cơ quan Bộ; quy chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các cơ quan bộ (Bộ
Tƣ pháp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên Môi trƣờng,
Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ...)
- Website của Chính phủ, các Bộ
- Công báo nƣớc CHXHCNVN
- Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, phỏng vấn

- Tài liệu của các văn phòng cấp Bộ báo cáo tình hình thực hiện công tác
văn thƣ - lƣu trữ
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên
cứu khoa học nhƣ: Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân
tích, tổng hợp, so sánh..., dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận
của chủ nghĩa Mác Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Cụ thể:
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng pháp
quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến hành
khảo sát về tổ chức, quản lý công tác văn thƣ-lƣu trữ tại văn phòng các cơ quan
cấp Bộ, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo
văn phòng cấp Bộ trong công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, hƣớng
dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thƣ-
lƣu trữ. Ngoài ra chúng tôi còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số đồng chí
lãnh đạo văn phòng các cơ quan cấp Bộ.
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế
và một số báo cáo của các Bộ về công tác văn thƣ- lƣu trữ, chúng tôi tiến hành
phân tích, tổng hợp các thông tin cũng nhƣ số liệu về công tác này tại các cơ
quan cấp Bộ.
- Phƣơng pháp so sánh: Qua các số liệu đƣợc phân tích, tổng hợp chúng
tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế
tổ chức quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ với các quy định của Nhà nƣớc.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng tôi
vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
8. Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm trách nhiệm và năng
lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ
ở văn phòng cấp Bộ.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng nhận thức đƣợc
những ƣu, nhƣợc điểm, năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ tại
cơ quan mình, đồng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể
tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ- lƣu
trữ ở các cơ quan cấp Bộ.

9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung đƣợc kết cấu thành 3
chƣơng sau đây:
Chƣơng 1. Văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm, yêu cầu về năng lực tổ
chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng.
Trong chƣơng này chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ
cấu tổ chức cũng nhƣ yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn
phòng cơ cấp Bộ trong công tác văn thƣ- lƣu trữ.
Chƣơng 2: Khảo sát, đánh giá năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo VP cấp Bộ
Qua kết quả, khảo sát, tại một số cơ quan Bộ nhƣ Bộ Tƣ Pháp, Bộ Công
thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ... đƣợc chúng tôi tổng hợp và nhận xét,
đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của lãnh đạo văn phòng
cấp Bộ thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể nhƣ: tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác văn thƣ- lƣu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác
văn thƣ-lƣu trữ; tổ chức công tác kiểm tra, đánh giá; bố trí cơ sở vật chất; ứng
dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong lĩnh vực văn thƣ - lƣu trữ ở văn
phòng cấp Bộ.
Chƣơng 3. Các giải pháp nâng cao năng lực của lãnh đạo văn phòng
cấp Bộ trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ
Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của
lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao vai trò, năng lực của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ nhƣ: năng lực
quản lý, trách nhiệm tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự phù hợp với công tác văn
thƣ- lƣu trữ, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, sự chỉ đạo điều hành tổ chức công việc,
kiểm tra, đánh giá công tác văn thƣ- lƣu trữ của văn phòng cấp Bộ.
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận đƣợc sự đồng tình
ủng hộ và sự giúp đỡ của nhiều lãnh đạo văn phòng Bộ, thầy cô giáo Khoa Lƣu
trữ học và Quản trị văn phòng. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hƣớng dẫn, chỉ bảo tận
tình của NGƢT- PGS Vƣơng Đình Quyền. Qua đây cho phép chúng tôi gửi lời

cảm ơn chân thành đến các thầy hƣớng dẫn PGS. NGƢT Vƣơng Đình Quyền,
lãnh đạo văn phòng Bộ, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít
khó khăn nhƣ đề tài chƣa có nhiều nghiên cứu đi trƣớc, tài liệu tham khảo,
nghiên cứu về vấn đề này chƣa nhiều, hơn nữa việc khảo sát và tìm hiểu thực tế
tại văn phòng cơ quan cấp Bộ đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo văn
phòng rất khó khăn. Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm
khuyết, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy
cô và các bạn để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2011
Học viên
Lâm Thu Hằng

B. NỘI DUNG
Chƣơng 1
VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1.1.Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ
1.1.1. Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ cấp Bộ
Công tác văn thƣ - lƣu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ
chức. Để công tác văn thƣ - lƣu trữ thực sự có ý nghĩa và đảm bảo thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình Chính phủ đã ban hành Nghị định
178/2007/NĐ- CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Nghị định chỉ rõ, “Bộ,
cơ quan ngang Bộ (dƣới đây gọi chung là Bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về các ngành, lĩnh vực đƣợc giao trong phạm
vi cả nƣớc; quản lý Nhà nƣớc các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý Nhà nƣớc của Bộ” [40].
Trên cơ sở quy định nêu trên, các cơ quan cấp Bộ đã ban hành Quyết định
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và của văn phòng Bộ (phần
phụ lục). Về công tác văn thƣ- lƣu trữ, chúng tôi xin khái quát lại nhƣ sau:
Đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn
của mình, Bộ trƣởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, có trách nhiệm:
- Quyết định việc thành lập các phòng văn thƣ - lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ;
- Ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của
phòng văn thƣ- lƣu trữ;
- Xây dựng và ban hành các văn bản của Bộ hƣớng dẫn thực hiện các chế
độ, các quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Xây dựng và ban hành các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về
công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ
đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu
nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thƣ theo thẩm quyền;

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Tổ chức, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thƣ- lƣu
trữ, quản lý thi đua, khen thƣởng trong công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thƣ- lƣu trữ trong phạm vi
ngành, lĩnh vực.
Nhƣ vậy công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan làm tốt hay không tốt,
trƣớc hết thuộc trách nhiệm của Bộ trƣởng. Để thực hiện nhiệm vụ này, Bộ
trƣởng có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu
trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình. Bộ trƣởng có trách nhiệm chỉ đạo giải
quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan, có thể giao cho lãnh đạo
Văn phòng giải quyết những văn bản cần thiết nhƣng vẫn phải chịu trách nhiệm
chung về việc giải quyết văn bản đó; phải ký những văn bản quan trọng của cơ
quan theo quy định của Nhà nƣớc; có thể giao cho Thứ trƣởng ký thay những
văn bản thuộc thẩm quyền Bộ trƣởng; giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh
một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng nhƣ chỉ đạo điều hành công tác
văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan.
Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ
quan, Bộ trƣởng có thể làm một số việc cụ thể khác nhƣ: xem xét và cho ý kiến
về việc phân phối, giải quyết văn bản đến, tham gia vào việc soạn thảo văn bản,
duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thƣ
ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc (văn bản phân công nhiệm vụ của
lãnh đạo cơ quan Bộ Nội vụ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ...).
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp
Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ
quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn
phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ
thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng
thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản
lý của lãnh đạo Bộ. Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ
phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trƣớc hết là
tổ chức lao động trong Văn phòng.Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức khoa học, có trật

tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất
lƣợng và hiệu quả cao.Văn phòng đảm nhiệm 2 chức năng chính sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp:
Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên:
- Tham mƣu: Đóng góp những ý kiến có tính chất chỉ đạo: Giúp ngƣời
lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch.
- Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Ngƣời ta
thƣờng nói tham mƣu là hiến kế, kiến nghị những đề xuất, đƣa ra các ý tƣởng
độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phƣơng án tối ƣu, những
chiến lƣợc, sách lƣợc và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị
trong việc đặt và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan và đơn vị
nhằm đạt kết quả cao [72].
Tham mƣu của Văn phòng Bộ là tham mƣu về tổ chức, điều hành công
việc chung của cơ quan; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình
hình hoạt động của cơ quan và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải
quyết và xử lý ví dụ nhƣ: tham mƣu cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo hƣớng dẫn
công tác văn thƣ- lƣu trữ, trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan; xây
dựng và giám sát việc thực hiện chƣơng trình công tác của cơ quan và văn phòng.
Để công tác lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đạt hiệu quả, Thủ
trƣởng cơ quan cần có những ý kiến tham mƣu chính xác, cung cấp đầy đủ
thông tin từ phía văn phòng. Do vậy, công tác tham mƣu của văn phòng đƣợc
thể hiện qua các nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Tổng hợp, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác tuần, quý, tháng,
năm của cơ quan; xây dựng quy chế làm việc của cơ quan; điều phối, giám sát,
đôn đốc kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch
công tác; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện các kế hoạch công
tác, quy chế làm việc của cơ quan; là đầu mối phối hợp với các đơn vị để triển
khai thực hiện các hoạt động của cơ quan.
+ Kiểm tra, kiểm soát, hƣớng dẫn quy trình, thủ tục kỹ thuật soạn thảo và
ban hành văn bản của cơ quan.
+ Xây dựng và đề xuất các quy chế, quy định quản lý trong phạm vị chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan cấp Bộ
+ Phối hợp với các đơn vị trong việc kiểm tra, hƣớng dẫn thực hiện các
Quyết định, Chỉ thị của Bộ trƣởng, kiểm tra việc chấp hành, nội quy, quy chế

làm việc của cơ quan; kiến nghị với Bộ trƣởng các giải pháp nhằm đảm bảo tính
thực thi của các quyết định quản lý.
+ Trình lãnh đạo Bộ các dự án, đề án đƣợc giao; tổng hợp đánh giá tình
hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan và đánh giá các kết quả thực
hiện kế hoạch.
+ Chủ trì tổ chức cuộc họp giao ban theo uỷ quyền của Bộ trƣởng
- Tổ chức và thực hiện các công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
để tham mưu cho lãnh đạo:
+ Tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ (để đảm bảo
nguồn thông tin văn bản)
+ Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng
(thông tin bằng lời)
+ Tổ chức thƣ viện, mua sách, báo, tạp chí: Ứng dụng công nghệ thông
tin... (thông tin đại chúng)
+ Theo dõi, tham mƣu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thƣởng
- Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị
trong việc:
+ Đôn đốc các đơn vị về thực hiện kế hoạch
+ Chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, đôn đốc các đơn vị thuộc văn phòng
và các đơn vị có liên quan, chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp, lịch làm việc của
lãnh đạo cơ quan đối với các cơ quan khác; ghi biên bản và lập hồ sơ hội nghị,
hội họp của cơ quan.
+ Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:
+ Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thƣờng xuyên phải giao tiếp
với khách
+ Hƣớng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp
+ Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép
+ Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lƣu
+ Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách
Công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của Bộ có hiệu quả hay
không phụ thuộc vào công tác tham mƣu, giúp việc của Văn phòng Bộ. Tham
mƣu tốt sẽ giúp cho Bộ trƣởng có những quyết định đúng đắn và ngƣợc lại.
- Chức năng hậu cần:
Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công tác lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành không thể không kể đến đó là các điều kiện nhƣ nhà cửa,

cơ sở vật chất, phƣơng tiện làm việc của cơ quan...trong đó văn phòng là nơi
đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện này đảm bảo mọi lúc, mọi
nơi. Nội dung tham mƣu của văn phòng đƣợc thể hiện qua các công việc sau:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan:
+ Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa nâng cấp, cơ sở hạ tầng (Trụ
sở làm việc, phòng làm việc...)
+ Mua sắm, bảo dƣỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan.
+ Quản lý tài sản, điều hành phƣơng tiện đi lại phục vụ cho lãnh đạo và
các cán bộ trong cơ quan
+ Quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng
Qua các nhiệm vụ nêu trên chúng tôi thấy rằng công tác tham mƣu của
văn phòng chiếm một vị trí không nhỏ trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành và thực hiện chức năng, nhiệm cơ quan Nhƣ vậy công tác văn thƣ - lƣu trữ
đƣợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động
quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác này đƣợc coi là
một nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng.
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Để 2 nhiệm vụ nêu trên thực sự có hiệu quả thì trƣớc hết phải kể đến công
tác tổ chức bộ máy và nhân sự. Bộ máy ổn định, phù hợp và đảm bảo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trọng trách mà bộ máy đó đảm
nhiệm. Qua khảo sát thực tế cho thấy tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm của
từng Bộ mà cơ cấu tổ chức văn phòng có sự khác nhau nhất định. Nhìn chung
văn phòng cơ quan cấp Bộ thƣờng đƣợc tổ chức nhƣ sau:
Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng Bộ là Chánh văn phòng.
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Bộ trƣởng về toàn bộ công tác
văn phòng. Phụ trách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách
một hoặc một số công tác nhƣ: Tổ chức bộ máy, bảo vệ bí mật, công tác văn
thƣ, lƣu trữ... Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, đƣợc Bộ trƣởng
giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan ban hành và ký trực tiếp một số
văn bản thuộc thẩm quyền của văn phòng ban hành.
Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh văn phòng và đƣợc phân
công phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng.
+ Phòng Văn thư - Lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và Bộ trƣởng quản
lý, chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ-lƣu trữ ở các đơn vị trực thuộc; trực
tiếp làm công tác văn thƣ- lƣu trữ, quản lý tài liệu lƣu trữ và tổ chức khai thác

sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ của cơ quan. Theo Thông tƣ số 02/2010/TT-
BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ và tổ chức
văn thƣ- lƣu trữ trong đó phòng Văn thƣ- Lƣu trữ thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể nhƣ sau:
- Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan
đồng thời chỉ đạo các đơn vị chuyên môn về văn thƣ - lƣu trữ;
- Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nƣớc
và của Bộ về văn thƣ - lƣu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thƣ - lƣu trữ trình Bộ
trƣởng phê duyệt và tổ chức thực hiện;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ - lƣu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ cho
cán bộ công chức, viên chức của Bộ;
- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thƣ - lƣu trữ;
+ Phòng Tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin,
tổng hợp, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan, tƣ vấn cho Chánh
văn phòng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi, tổng hợp tình
hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và đề xuất các
phƣơng án giải quyết.
+ Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện
công tác văn thƣ, đánh máy, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, bảo mật, quản lý
sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn
thƣ.(quản lý công tác văn thƣ đối với một số Bộ chƣa hoặc không thiết lập
phòng văn thƣ riêng mà vẫn thuộc phòng Hành chính quản lý)
+ Phòng Quản trị: Cung cấp kịp thời, đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý, sửa chữa theo dõi sử dụng các
phƣơng tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
+ Phòng Tài chính: Có nhiệm vụ dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi, sử dụng kinh phí của các bộ
phận trong cơ quan

+ Phòng Thi đua - Khen thưởng: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công
tác thi đua khen thƣởng của văn phòng và cơ quan.
+ Bộ phận Tổ chức - Nhân sự: ( nếu cơ quan không có phòng tổ chức cán
bộ): Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động nhƣ: tuyển dụng, bố
trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức
công tác khen thƣởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự
+ Phòng Quản lý xe (hoặc đội xe đối với cơ quan không thành lập
phòng): Có chức năng giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác quản lý, điều
hành, đăng ký sử dụng, bảo dƣỡng, sửa chữa phƣơng tiện ô tô phục vụ các
nhiệm vụ của cơ quan Bộ.
1.2. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo
văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ
1.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ -
lƣu trữ
Trên cơ sở Nghị định 178/ 2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,
cơ quan ngang Bộ, các cơ quan cấp Bộ đã cụ thể hoá văn bản này bằng một số
Quyết định nhƣ: Quyết định số 19/2008/QĐ- BVHTTDL, Quyết định số
3566/QĐ- BGTVT, Quyết định số 36/QĐ- BNV... quy định chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của Văn phòng, chúng tôi xin khái quát lại nhƣ sau:
Chánh Văn phòng là ngƣời trực tiếp giúp Bộ trƣởng tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp
vụ ở các Cục, Vụ, Viện và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm sau:
- Trên cơ sở các quy định về công tác văn thƣ - lƣu trữ, Chánh Văn
phòng các cơ quan cấp Bộ tham mƣu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế
hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác văn thƣ - lƣu trữ;
- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành
văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
cơ quan;
- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồi
dƣỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ cho toàn thể cán bộ công chức
trong cơ quan; mở các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ quản lý công tác văn thƣ- lƣu
trữ cho lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan;

- Xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị, tài liệu trùng thừa.
- Chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ - lƣu trữ của cơ quan và các đơn vị
trực thuộc Bộ;
- Xây dựng quy chế tổ chức công tác văn thƣ- lƣu trữ và hƣớng dẫn việc
thực hiện các quy định, quy chế này;
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Bộ trƣởng về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Bộ trƣởng một số văn bản và ký trực tiếp một số văn bản
do Văn phòng ban hành;
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Bộ trƣởng ;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trƣớc khi ký gửi đi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Tổ chức công tác thi đua khen thƣởng trong lĩnh vực văn thƣ- lƣu trữ;
- Bố trí, sắp xếp, điều động nhận sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Tổ chức bồi dƣỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức, chuyên viên làm công tác văn thƣ- lƣu trữ;
Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dƣới của mình thực
hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
1.2.2. Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng đối
với công tác văn thƣ- lƣu trữ
Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng phê chủ biên thì năng lực được hiểu
là khả năng, điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt
động nào đó hoặc một phẩm chất tâm lý, sinh lý tạo cho con người khả năng
hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao[72].
Từ định nghĩa trên, năng lực của lãnh đạo văn phòng đối với công tác này
đƣợc hiểu là khả năng, điều kiện để thực hiện việc chỉ đạo, điều hành công tác
văn thƣ- lƣu trữ nhằm mang lại hiệu quả và chất lƣợng cao, đƣợc thể hiện ở các
mặt sau:
1.2.2.1. Nhận thức đầy đủ và đúng đắn về tầm quan trọng của công
tác văn thƣ- lƣu trữ đối với hoạt động quản lý của Bộ
Trên cơ sở những quy định của Nhà nƣớc và của các cơ quan cấp Bộ
trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo văn phòng mà chúng tôi đã
nêu ở mục 1.1.1., lãnh đạo văn phòng Bộ cần nhận thức đƣợc rằng công tác văn
thƣ- lƣu trữ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, làm tốt công

tác này giúp cho cơ quan có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công việc,
giảm tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn đƣợc bí mật của cơ quan cũng nhƣ của Nhà
nƣớc. Bằng nhận thức của mình lãnh đạo văn phòng dựa trên các văn bản của
Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ hiện hành để:
- Tham mƣu cho Bộ trƣởng trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về
công tác văn thƣ- lƣu trữ nhƣ: Quy chế công tác văn thƣ-lƣu trữ, Quy chế về
soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Bộ, quy trình
giải quyết văn bản đi- đến;
- Hƣớng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện các
quy chế, quy định về công tác này;
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thƣ-
lƣu trữ phù hợp với tính chất công việc của cơ quan Bộ;
- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòng
phân công, tổ chức công việc cho phù hợp;
- Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của
nhân viên mà văn phòng phụ trách;
- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn
thƣ- lƣu trữ;
- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề nhƣ: soạn thảo
văn bản, quản lý văn bản đi- đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan...;
- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu;
- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu huỷ tài liệu;
- Thƣờng xuyên mở các lớp bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từng
đối tƣợng khác nhau trong cơ quan nhƣ: lớp dành cho chuyên viên, lớp dành cho
trƣởng các Cục, Vụ, Viện và lãnh đạo văn phòng;
- Tham mƣu cho Bộ trƣởng xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ
làm công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Xây dựng các đề án thành lập phòng văn thƣ, phòng lƣu trữ;
- Xây dựng các đề án về quy hoạch cán bộ làm công tác văn thƣ- lƣu trữ;
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ nguồn quản lý trong công tác văn
thƣ- lƣu trữ.

1.2.2.2. Tổ chức bộ máy và tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ văn thƣ- lƣu
trữ
Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công tác tham
mƣu tổng hợp là phải xây dựng đƣợc bộ máy giúp việc hợp lý, tuyển dụng đƣợc
đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất tốt, điều này đƣợc thể
hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự. Lãnh đạo văn phòng là ngƣời
tham mƣu cho thủ trƣởng cơ quan thiết lập ra cơ cấu tổ chức bộ máy của văn
phòng và tuyển dụng nhân sự, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phận làm công tác
văn thƣ- lƣu trữ.
Nhằm đảm bảo tính thống nhất về cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
của các cơ quan cấp Bộ ngày 03 tháng 12 năm 2007 Chính phủ đã ban hành
Nghị định số 178/2007/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Tiếp đó Bộ Nội vụ đã ban hành Thông
tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm
vụ và tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
và Uỷ ban nhân dân các cấp. Theo quy định tại văn bản này thì ở văn phòng Bộ
thành lập phòng văn thƣ- lƣu trữ giúp Chánh văn phòng tham mƣu cho Bộ
trƣởng, thủ trƣởng cơ quan ngang bộ quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các
cơ quan và đơn vị trực thuộc; lãnh đạo văn phòng cần xác định rõ về tổ chức bộ
máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ, bao gồm:
- Sự cần thiết thành lập phòng Văn thƣ hay bộ phận văn thƣ thuộc phòng
Hành chính và phòng Lƣu trữ hoặc phòng văn thƣ- lƣu trữ thuộc văn phòng;
- Xây dựng đề án thành lập phòng trình lãnh đạo Bộ
- Mô tả chức năng nhiệm vụ cho các phòng dự đinh thành lập
- Soạn thảo văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức cho các phòng dự kiến thành lập
- Thảo quyết định thành lập phòng
- Xây dựng bản mô tả công việc cho các phòng
- Thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, tuyển dụng nhân sự...
- Điều chỉnh, giải thể, tách, nhập các phòng, bộ phận làm công tác văn
thƣ- lƣu trữ cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan.
Hiện nay Nhà nƣớc ta đã ban hành một số văn bản quy định về tuyển
dụng; tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức ngành văn thƣ - lƣu trữ nhƣ: Luật
Cán bộ Công chức ban hành ngày 13/11/2008, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP
của Chính phủ ban hành năm 2010 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý

cán bộ công chức; Quyết định số 420/ TCCP- CCVC ngày 29 tháng 5 năm 1993
và Quyết định số 650/TCCP- CCVC ngày 20 tháng 8 năm 1993 về việc ban
hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lƣu trữ và tiêu chuẩn
nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thƣ- lƣu trữ. Theo đó thì chuyên
viên văn thƣ- lƣu trữ phải có trình độ đại học văn thƣ- lƣu trữ; chuyên viên
chính văn thƣ- lƣu trữ phải có trình độ đại học lƣu trữ trở lên, có thâm niên
ngạch chuyên viên tối thiểu 09 năm trở lên; chuyên viên cao cấp văn thƣ- lƣu trữ
thì phải có trình độ đại học lƣu trữ có thâm niên ở ngạch chuyên viên chính tối
thiểu 06 năm trở lên đã qua khoá đào tạo quản lý Hành chính Nhà nƣớc cao cấp.
Trên cơ sở những quy định nêu trên trong vai trò và trách nhiệm của mình,
Chánh văn phòng xây dựng và tham mƣu cho lãnh đạo Bộ về số lƣợng nhân sự;
tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ văn thƣ- lƣu trữ; bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp
với tính chất chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm
cụ thể sau:
- Đánh giá nhu cầu công tác văn thƣ - lƣu trữ của cơ quan tại thời điểm
hiện tại và trong tƣơng lai để từ đó hoạch định chính xác số lƣợng nhân sự.
- Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình phải xây dựng các tiêu
chuẩn cụ thể để chuẩn hoá đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc biệt là
công tác văn thƣ- lƣu trữ nhƣ sau: đối với cán sự văn thƣ- lƣu trữ thì trình độ
chuyên môn là trung cấp văn thƣ- lƣu trữ; dựa trên nhu cầu công việc để xây
dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ văn thƣ- lƣu trữ chuyên trách. Ví dụ,
tuyển dụng cán bộ văn thƣ chuyên trách thì tiêu chuẩn đặt ra là phải tốt nghiệp
về chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ hoặc lƣu trữ và quản trị văn phòng trình độ từ
trung cấp trở lên tuyệt đối không tuyển dụng ứng viên không đúng chuyên ngành
Trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, sắp xếp nhân sự, ngoài các tiêu
chuẩn của Nhà nƣớc đã ban hành, thì văn phòng tham mƣu cho Bộ trƣởng về
tiêu chí tuyển dụng, phân công sắp xếp, bố trí, phân công công việc cụ thể rõ
ràng cho cán bộ nhằm đảm bảo về số lƣợng, chất lƣợng đồng thời theo dõi, giúp
đỡ để nhân sự thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình.
1.2.2.3. Tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý các văn bản của cơ quan
Hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ một cơ quan nào cũng không thể
thiếu đƣợc công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để các văn bản của cơ quan
khi ban hành có giá trị về mặt pháp lý thì khi soạn thảo phải đảm bảo đúng về
thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, quy trình thủ tục phải theo đúng quy định
của Nhà nƣớc nói chung và cơ quan nói riêng. Nhƣ vậy có nghĩa là các cơ quan

cấp Bộ phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình để cụ
thể hoá bằng việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy định hƣớng dẫn nhƣ Quy
chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ, quy trình quản lý văn bản đi- đến... Sau khi có
quy chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ, lãnh đạo văn phòng phải tham mưu cho Bộ
trưởng về hình thức, cách thức phổ biến và hướng dẫn quy trình thực hiện cho
các đơn vị, bộ phận cũng nhƣ toàn thể cán bộ công chức, nhằm đảm bảo tính
thống nhất và khoa học trong quá trình thực hiện công việc nhƣ:
- Trong phạm vi nhiệm vụ của cơ quan mình cần xác định soạn thảo
những loại văn bản gì, loại nào đƣợc ban hành nhiều nhất;
- Xác định đối tƣợng soạn thảo văn bản của cơ quan;
- Xây dƣng các tiêu chí, các yêu cầu về soạn thảo văn bản;
- Xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản;
-Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc hƣớng dẫn, kiểm tra,
duyệt các văn bản sau khi đã soạn thảo tại các đơn vị
Để làm tốt những công việc này, ngoài năng lực quản lý, điều hành thì
lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời nắm vững các nghiệp vụ văn phòng nhƣ soạn
thảo văn bản, văn thƣ- lƣu trữ...
Bên cạnh nhiệm vụ hƣớng dẫn, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản ở các đơn
vị thuộc Bộ, lãnh đạo văn phòng phải thẩm tra, kiểm tra các văn bản của cơ quan
và đơn vị trực thuộc trƣớc khi trình lãnh đạo cơ quan ký và trƣớc khi văn thƣ
làm thủ tục phát hành.
Đối với văn bản đến, sau khi văn thƣ cơ quan tiếp nhận, tuỳ thuộc vào sự
phân công của Bộ trƣởng ở một số cơ quan Bộ, Chánh văn phòng giúp Bộ
trƣởng (đƣợc Bộ trƣởng giao nhiệm vụ) cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết
văn bản đến.
1.2.2.4. Tổ chức chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ
Cũng nhƣ công tác văn thƣ, nhằm tổ chức tốt công tác lƣu trữ và đƣa công
tác này đi vào nền nếp, thống nhất về nghiệp vụ, lãnh đạo văn phòng cần phải
tham mƣu cho Bộ trƣởng trong việc hƣớng dẫn, phổ biến các văn bản quy định
về công tác lƣu trữ, thƣờng xuyên tổ chức hội nghị tập huấn, tuyên truyền về
công tác này. Ngay sau khi có các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc
quy định về công tác lƣu trữ, lãnh đạo văn phòng giúp Bộ trƣởng soạn thảo, ban
hành các quy chế, quy định về công tác lƣu trữ; hƣớng dẫn việc tổ chức, thực
hiện trong toàn cơ quan. Ngoài ra có thể ban hành các văn bản quy định nghiệp
vụ nhƣ về giao nộp và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ; về chỉnh lý tài

liệu của cơ quan; về xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu lƣu trữ của
cơ quan; về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ; quy chế bảo vệ bí mật
Nhà nƣớc; về các chế độ báo cáo thƣờng xuyên, định kỳ về công tác lƣu trữ.
1.2.2.5. Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣ- lƣu trữ
Đảng và Nhà nƣớc đã xác định đƣợc tầm quan trọng của thông tin trong hoạt
động quản lý, điều hành quốc gia, do vậy đã đề ra nhiều chủ trƣơng, biện pháp về
ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nƣớc điều này đƣợc thể hiện ở các văn bản: Chỉ thị số 58- TC/TW ngày 17
tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khoá VII về
đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công
nghiệp hoá, hiện đại hoá; Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg ngày 24 tháng 5 năm
2001 của Thủ tƣớng Chính phủ về phê duyệt chƣơng trình hành động triển khai Chỉ
thị 58- CT/TW; Quyết định số 112/2001/QĐ- TTg ngày 27 tháng 5 năm 2001 của
Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nƣớc
giai đoạn 2001-2005, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về ứng dụng
Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc. Quyết định số
1755/QĐ- TTg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt đề
án “đƣa Việt Nam sớm trở thành nƣớc mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông”.
Trong thời đại bùng nổ thông tin và công nghệ số nhƣ hiện nay đòi hỏi các
nhà tham mƣu, giúp việc phải xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả.
Văn phòng với cách hiểu truyền thống, là chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự
vụ trong một cơ quan, một doanh nghiệp đã không còn thích hợp nữa.Văn phòng
phải hƣớng toàn bộ hoạt động của mình vào hoạt động xử lý thông tin và trở thành
một trung tâm xử lý thông tin để tiến hành xử lý thông tin đƣợc nhanh chóng, chủ
động, đầy đủ và chính xác nhất. Để làm đƣợc điều này lãnh đạo văn phòng cần phải:
- Xây dựng mô hình văn phòng không giấy ( văn phòng điện tử);
- Xác định những lĩnh vực cần phải ứng dụng công nghệ thông tin;
- Tham mƣu cho lãnh đạo trong việc quyết định những lĩnh vực cần ứng
dụng, cách thức, hình thức và phƣơng pháp ứng dụng;
- Xây dựng mạng thông tin điện tử (website)
- Xây dựng các quy trình về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
- Xây dựng các văn bản quản lý chất lƣợng công tác văn thƣ- lƣu trữ theo
tiêu chuẩn ISO.
- Tham mƣu về kinh phí để ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
công tác văn phòng

Bên cạnh việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ là sự quan tâm, chỉ đạo,
giám sát của Chánh văn phòng đối với trách nhiệm thực hiện công tác này trong
cơ quan cấp bộ.
1.2.2.6. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thƣởng.
Song song với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác
văn thƣ- lƣu trữ, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mƣu và giúp Bộ
trƣởng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong phạm vi cơ quan và các đơn
vị trực thuộc. Theo định kỳ 6 tháng, hàng năm văn phòng cấp Bộ phải gửi báo
cáo tình hình thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ cho Cục Văn thƣ và Lƣu trữ
Nhà nƣớc trực thuộc Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác văn
thƣ- lƣu trữ. Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm thƣờng xuyên kiểm
tra nghiệp vụ nhằm hƣớng dẫn và chấn chỉnh công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản đi đến; công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu, khai thác
tài liệu lƣu trữ...
Qua các kết quả kiểm tra cuối năm, văn phòng tổng hợp đánh giá tình
hình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ - lƣu trữ để bình xét khen thƣởng đối
với các cá nhân và đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời văn phòng
phải rà soát, kiểm điểm những khuyết điểm và hạn chế trong quá trình thực hiện;
xem xét những khó khăn, vƣớng mắc giữa các quy chế, quy định của Nhà nƣớc
so với tình hình thực tế áp dụng tại cơ quan mình để kịp thời đƣa ra những giải
pháp khắc phục phù hợp.
Tóm lại, công tác văn thƣ- lƣu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Bộ, do vậy để công tác này thực sự có
hiệu quả, đảm bảo thƣờng xuyên, liên tục thì trƣớc hết Chánh văn phòng phải:
- Có sự nhận thức đầy đủ, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc;
- Về trình độ học vấn: Đại học, thạc sỹ hoặc tiến sỹ về chuyên môn mà cơ
quan bộ phụ trách
- Đã qua đào tạo các lớp quản lý Nhà nƣớc và lý luận chính trị.
- Về trình độ chuyên môn: Phải đƣợc đào tạo bồi dƣỡng ngắn hạn hoặc
trung cấp về Hành chính văn phòng, văn thƣ- lƣu trữ hoặc quản trị văn phòng.

Chƣơng 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƢ - LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ
2.1. Khái quát chung về số lƣợng và trình độ chuyên môn của đội ngũ
cán bộ lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ
Trên cơ sở khảo sát thực tế tại các cơ quan cấp bộ nhƣ Bộ Công thƣơng,
Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Nội vụ... và căn cứ vào các văn bản
quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm
vụ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan cấp Bộ, chúng tôi đã phân tích, tổng
hợp thông tin số liệu và đƣa ra các kết quả sau:
2.1.1. Số lƣợng cán bộ lãnh đạo văn phòng và sự phân công trách nhiệm
STT Tên cơ quan Số lƣợng lãnh
đạo VP
Chánh Văn
phòng
Phó Chánh
VP
1 Bộ Công Thƣơng 7 1 6
2 Bộ GD&ĐT 6 1 5
3 Bộ KH& ĐT 3 1 2
4 Bộ KH&CN 4 1 3
5 Bộ LĐTB&XH 6 1 5
6 Bộ NN&PTNT 7 1 6
7 Bộ Nội vụ 5 1 4
8 Bộ Thông tin và TT 5 1 4
9 Bộ Tƣ Pháp 4 1 3
10 Bộ VHTT & DL 4 1 3
11 Bộ Xây dựng 4 1 3
Hiện nay, mỗi một văn phòng cơ quan cấp Bộ bố trí từ 03 đến 06 lãnh
đạo, trong đó có 01 Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành giải
quyết các công việc liên quan đến tổ chức bộ máy, nhân sự, cải cách hành chính,
tiền lƣơng, thi đua, khen thƣởng, làm chủ tài khoản. Các Phó Chánh văn phòng
thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Chánh văn phòng.
Những công việc mà các Chánh, Phó Chánh văn phòng đƣợc phân công
phụ trách qua thực tế khảo sát, phỏng vấn đƣợc chúng tôi khái quát lại nhƣ sau:

- Chánh Văn phòng:
+ Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ mà
văn phòng đảm nhiệm.
+ Yêu cầu các đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho
việc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Chuyển trả, yêu cầu các đơn vị hoàn thiện đề án, hồ sơ, tài liệu không
đảm bảo quy trình, thủ tục theo yêu cầu của Bộ trƣởng
+ Ký các văn bản hƣớng dẫn, kiểm tra và yêu cầu các đơn vị, tổ chức thực
hiện đúng các quy định của Nhà nƣớc và của Bộ về chƣơng trình, kế hoạch công
tác chuyên môn, công tác thông tin, hành chính, lƣu trữ...
+ Ký văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; các văn bản về
quan hệ công tác với cơ quan bên ngoài theo sự phân công của Bộ trƣởng.
+ Chánh Văn phòng là ngƣời phát ngôn của Bộ trƣởng, đƣợc Bộ trƣởng
uỷ quyền thông báo các hoạt động thuộc phạm vi quản lý Nhà nƣớc của Bộ với
các cơ quan thông tấn, báo chí theo quy định.
+ Chủ tài khoản của Văn phòng Bộ;
- Các phó Chánh văn phòng:
Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng;
đƣợc Chánh văn phòng phân công trực tiếp quản lý một số lĩnh vực, nhiệm vụ
công tác; chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng và trƣớc pháp luật về những
lĩnh vực đƣợc phân công:
- Giúp Chánh Văn phòng về công tác nhân sự, tổ chức các hội nghị sơ kết,
tổng kết, các hội nghị chuyên đề và xử lý văn bản đến khi Chánh văn phòng và
Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp đi vắng;
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo các đơn vị: Phòng Hành chính, Phòng Lƣu trữ
và Phòng Lễ tân, Tổng hợp;
- Phụ trách công tác bảo đảm phƣơng tiện xe cộ phục vụ hoạt động của cơ
quan Bộ, công tác bảo vệ, quân sự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão;
thƣ ký tổng hợp, công tác báo chí tuyên truyền;
- Chủ trì việc soạn thảo, ban hành thông báo, biên bản các hội nghị, cuộc
họp của Lãnh đạo Bộ theo phân công công việc và nhiệm vụ đƣợc giao;
- Đại diện Văn phòng tham gia các chƣơng trình về tin học hóa công tác
quản lý của Bộ;
- Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền của Chánh Văn phòng.

Qua phỏng vấn của chúng tôi đối với Chánh văn phòng các cơ quan cấp
Bộ thấy rằng tuỳ thuộc vào tính chất, mức độ và nội dung công việc, Chánh văn
phòng tham mƣu, đề xuất với Bộ trƣởng bổ nhiệm cấp phó, đề xuất về số lƣợng
nhân sự phụ trách văn phòng. Hiện tại, số lƣợng cán bộ lãnh đạo văn phòng ở
các Bộ không đồng đều, có Bộ thì có tới 07 nhƣng có Bộ cũng chỉ bố trí 04 hoặc
03 lãnh đạo.
Theo nhận xét của một số Chánh văn phòng cấp Bộ thì về nguồn nhân lực
quản lý, cơ bản đáp ứng đƣợc nhu cầu tham mƣu, giúp việc, cho cơ quan và lãnh
đạo Bộ. Tuỳ theo tính chất và đặc thù công việc của từng cơ quan cấp Bộ mà số
lƣợng lãnh đạo văn phòng đƣợc bố trí nhiều hay ít.
2.1.2. Trình độ chuyên môn
Trình độ chuyên môn của lãnh đạo văn phòng cấp bộ qua số liệu thống kê,
khảo sát đƣợc chúng tôi tổng hợp ở bảng biểu sau:
STT Tên cơ quan Số lƣợng lãnh
đạo VP
Đƣợc đào tạo
chuyên môn VT-
LT và QTVP
Đƣợc đào tạo
các chuyên
môn khác
1 Bộ Công Thƣơng 7 0 7
2 Bộ GD&ĐT 6 0 6
3 Bộ KH& ĐT 3 0 3
4 Bộ KH&CN 4 0 4
5 Bộ LĐTB&XH 6 0 6
6 Bộ NN&PTNT 7 0 7
7 Bộ Nội vụ 5 0 5
8 Bộ Thông tin và TT 5 0 5
9 Bộ Tƣ Pháp 4 0 4
10 Bộ VHTT & DL 4 0 4
11 Bộ Xây dựng 4 0 4
Hầu hết các lãnh đạo văn phòng đều có trình độ đại học và trên đại học,
đã qua các lớp đào tạo trung cấp, cao cấp Lý luận chính trị và Hành chính Nhà
nƣớc. Theo khảo sát thực tế của chúng tôi, đa phần lãnh đạo văn phòng có bằng
cấp cao nhƣ thạc sĩ, tiến sĩ về chuyên ngành mà bộ phụ trách nhƣng phần lớn
trong số đó lại chƣa qua trƣờng lớp đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng,
văn thƣ- lƣu trữ.

Ví dụ nhƣ Bộ Xây dựng, Chánh Văn phòng tốt nghiệp thạc sỹ ngành Xây
dựng; ở Bộ Công thƣơng thì Chánh văn phòng đƣợc đào tạo từ ngành Luật; Bộ
Tƣ pháp thì Chánh Văn phòng Bộ có bằng cử nhân Luật, còn Chánh văn phòng
Bộ Công an đƣợc đào tạo từ chuyên ngành an ninh...
Vì không đƣợc đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, Văn thƣ-
lƣu trữ hoặc Hành chính Văn thƣ…, cho nên ngay trong nhận thức và suy nghĩ
của nhiều lãnh đạo, công tác này chỉ là những công việc sự vụ không cần có
chuyên môn cũng có thể làm đƣợc. Điều này làm cho công tác văn phòng chƣa
thực sự hiệu quả và nền nếp, bởi vì bản thân các lãnh đạo cũng chƣa nắm bắt
đƣợc hết các nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho không ít các văn bản
của cơ quan cấp Bộ ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định của
Nhà nƣớc, hoặc hạn chế về chất lƣợng. Mặt khác, nhận thức nói trên của một số
lãnh đạo văn phòng đã phần nào ảnh hƣởng đến công tác tuyển dụng, bố trí, sắp
xếp nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ chƣa đúng với chuyên môn nghiệp
vụ. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho việc tổ chức khâu
nghiệp vụ quản lý văn bản đi- đến chƣa theo đúng quy định của Nhà nƣớc... dẫn
đến hiệu quả công việc không cao.
2.2. Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo
văn phòng cấp Bộ
Để tìm hiểu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của cấp lãnh
đạo này chúng tôi đã thực hiện phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo văn phòng một số Bộ. Các
câu hỏi đƣợc đặt ra là: “ Ông đánh giá nhƣ thế nào về vị trí, vai trò của công tác văn thƣ-
lƣu trữ?, nhận thức về trách nhiệm của mình ra sao? đã tập trung vào những vấn đề gì,
những vấn đề gì chƣa đƣợc quan tâm đến”?
Lãnh đạo văn phòng Bộ Công thƣơng cho rằng: “Công tác văn thƣ- lƣu
trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ
quan, là phƣơng tiện, công cụ để văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mƣu
của mình. Vì muốn quản lý, điều hành tốt các hoạt động của cơ quan cần phải có
văn bản nhƣng văn bản ban hành phải đảm bảo đúng quy trình, quy định, thẩm
quyền thì mới đạt hiệu quả. Điều này, phần nhiều phụ thuộc vào tổ chức, điều
hành của lãnh đạo văn phòng trong việc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, kiểm
tra quy trình, hoàn thiện thủ tục phát hành văn bản. Khi giao nhiệm vụ phải giao

đúng ngƣời, đúng chuyên môn nghiệp vụ và phải giám sát chặt chẽ các nhiệm vụ
đƣợc giao để đánh giá kết quả công việc.”
Một số lãnh đạo văn phòng văn phòng cấp Bộ khác cho rằng: “Chánh văn
phòng nhƣ là ngƣời lái đò, còn nhân viên là khách qua đò” lãnh đạo văn phòng
là ngƣời định hƣớng cho các nhân viên của mình thực thi nhiệm vụ, do vậy phải
hiểu đƣợc nhiệm vụ của mình từ đó đi vào tổ chức thực hiện công tác mà văn
phòng đảm nhiệm chủ yếu tập trung vào những vấn đề:
+ Tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
+ Tổ chức tuyển dụng nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
+ Tổ chức xây dựng các quy định, quy chế về văn thƣ- lƣu trữ
+ Hƣớng dẫn và tổ chức thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản đi
- đến, lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, khai thác hồ sơ...
+ Đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự
+ Kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thƣởng
Có thể nói rằng, về cơ bản các lãnh đạo đã thực hiện đƣợc một số nội
dung chính trong tổ chức công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan nhƣ: tổ chức bộ
máy và nhân sự; ban hành và hƣớng dẫn việc thực hiện quy chế văn thƣ- lƣu trữ;
đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự, đảm bảo các trang thiết bị và phƣơng tiện phục vụ
công tác này. Tuy nhiên hiệu quả của những công việc này đến đâu, ảnh hƣởng
nhƣ thế nào đến hoạt động quản lý, điều hành chung của văn phòng cũng còn có
những vấn đề cần quan tâm hơn nữa, nhƣ về chất lƣợng của:
+ Tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ
+ Bồi dƣỡng nhân sự theo nhu cầu công việc
+ Kiểm tra, đánh giá chất lƣợng sau đào tạo, bồi dƣỡng
+ Kiểm tra công tác xây dựng, ban hành và hƣớng dẫn việc thực hiện quy
chế văn thƣ- lƣu trữ
+ Kiểm tra công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
+ Đầu tƣ kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu
Qua đây có thể thấy rằng nhận thức và hành động của lãnh đạo văn phòng
cũng đã dần thay đổi theo chiều hƣớng tích cực từ cách nhìn, cách hiểu về tầm
quan trọng của công tác này đến các khâu tổ chức điều hành công việc. Tuy
nhiên năng lực tổ chức quản lý về công tác này còn phải xem xét từ cách tham
mƣu cho Bộ trƣởng đến cách tổ chức thực hiện các nhiệm vụ nhƣ: tổ chức bộ
máy, nhân sự, bố tri, sắp xếp, phân công, tổ chức công việc có phù hợp không,
hiệu quả đạt đƣợc ở mức độ nào. Điều này thể hiện ở những nội dung cụ thể
dƣới đây.

2.2.1.Năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ máy và
nhân sự
2.2.1.1. Năng lực về tổ chức bộ máy
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nƣớc quy định về bộ máy làm công tác
văn thƣ- lƣu trữ chúng tôi đã trình bày 1.2.2.2., Chánh văn phòng Bộ tham mƣu
cho lãnh đạo Bộ tổ chức thành lập phòng Hành chính và phòng Lƣu trữ hoặc
phòng Văn thƣ- Lƣu trữ nhằm quản lý, điều hành công tác văn thƣ- lƣu trữ của
cơ quan mang lại hiệu quả và chất lƣợng.
Tuy nhiên để làm đƣợc điều này, phải xuất phát từ tình hình thực tiễn của
từng cơ quan, sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo văn phòng và sự chỉ đạo kịp thời
của lãnh đạo cơ quan cấp Bộ.
Với câu hỏi “Tham mƣu của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ
máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ đã mang lại kết quả nhƣ thế nào?” phần lớn
lãnh đạo đều trả lời rằng: “chúng tôi đã làm đƣợc rất tốt nội dung này, cụ thể
nhƣ tại văn phòng đều thành lập bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ; các lãnh
đạo văn phòng trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình đã đề xuất, tham
mƣu với lãnh đạo Bộ xây dựng đề án thành lập phòng Hành chính có chức năng
quản lý công tác văn thƣ và phòng Lƣu trữ quản lý công tác lƣu trữ của cơ
quan”, một số cơ quan thành lập phòng Văn thƣ- Lƣu trữ hoặc phòng Hành
chính- Văn thƣ- Lƣu trữ. Trƣớc đây các cơ quan này chỉ có phòng Hành chính
quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan.
Bảng số liệu khảo sát của chúng tôi dƣới đây là một minh chứng cho nội
dung này

BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU BỘ MÁY LÀM CÔNG TÁC
VĂN THƢ- LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CẤP BỘ
STT Tên cơ quan
P. HC-
VT- LT
Bộ phận
Văn thƣ
thuộc
phòng
HC
Phòng
Văn thƣ
Phòng Lƣu trữ
Phòng
VT- LT
1 Bộ Công thƣơng x x
2 Bộ Ngoại giao x x
3 Bộ Quốc phòng Phòng VT
Bảo mật
x
4 Bộ Tài chính x P.LT và thƣ viện
5 Bộ Công an Tổ VT- LT
6 Bộ VH TT &DL x x
7 Bộ KH và CN x x
8 Bộ Giáo dục & ĐT x P.LT và thƣ viện
9 Bộ Y tế x x
10 Bộ Nội vụ x
11 Bộ KH&ĐT x x
12 Bộ LĐTB&XH x x
13 Bộ Xây dựng x x
14 Bộ Tƣ pháp x x
15 Bộ NNPTNT x x
16 Bộ Giao thông vận tải x x
17 Bộ TN&MT x
18 Bộ TT&TT x
Từ bảng thống kê trên, chúng ta thấy rằng tổ chức bộ máy làm công tác
văn thƣ- lƣu trữ đã đƣợc thực hiện ở tất cả các cơ quan Bộ. Tuy nhiên nội dung
này chƣa đƣợc thực hiện thống nhất, mặc dù các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm
quyền đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn (Thông tƣ số 21/2005/TT-
BNV và 02/2010/TT- BNV nhƣ đã nêu trên). Trong tổng số 18 cơ quan Bộ thì
có 15 cơ quan thành lập Bộ phận Văn thƣ trực thuộc phòng Hành chính, 12 cơ
quan thành lập phòng Lƣu trữ, 02 cơ quan thành lập phòng Văn thƣ - Lƣu trữ,
01 cơ quan thành lập tổ Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc phòng Hành chính, 02 cơ quan
thành lập phòng Lƣu trữ và Thƣ viện.

Thực tế khảo sát cho thấy rằng tổ chức công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ
quan cấp bộ chƣa thống nhất, vẫn còn tình trạng mỗi cơ quan có một cách thức
tổ chức bộ máy riêng
Sự không thống nhất về tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ nêu
trên của các Bộ có thể do nhiều nguyên nhân:
- Do khối lƣợng công việc lớn và tính đặc thù của văn thƣ- lƣu trữ nên
thành lập thành 2 phòng riêng (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Bộ
Quốc phòng).
- Lãnh đạo văn phòng chƣa phát huy hết năng lực và trách nhiệm của
mình trong việc tham mƣu, đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Bộ về tổ chức bộ
máy văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan.
- Nhận thức của lãnh đạo chƣa đƣợc đầy đủ về tầm quan trọng, tính chất
của công tác này
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng đã ổn định, nên lãnh đạo văn phòng sợ
thay đổi sẽ gây ra xáo trộn về tổ chức làm ảnh hƣởng đến công việc...
Những tồn tại nêu trên thể hiện phần nào vai trò và năng lực của lãnh đạo
văn phòng trong tổ chức bộ máy văn thƣ- lƣu trữ của các cơ quan cấp Bộ còn có
những hạn chế nhất định.
2.2.1.2. Trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong Công
tác tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
Tuyển dụng và bố trí nhân sự cũng là một trong những yếu tố góp phần
làm nên thành công trong công tác quản lý của lãnh đạo cơ quan bộ nói chung
và lãnh đạo văn phòng nói riêng. Bố trí, sắp xếp nhân sự có trình độ, bằng cấp
vào làm đúng chuyên môn nghiệp vụ là một yêu cầu đặt ra cho các nhà lãnh đạo,
vì rằng văn phòng là “ đầu mối” của thông tin và là bộ phận tham mƣu giúp việc
cho lãnh đạo, là “bộ mặt” của cơ quan, nếu công tác tổ chức và bố trí nhân sự
không phù hợp sẽ làm giảm hiệu quả công việc thuộc chức năng nhiệm vụ mà
văn phòng đảm nhiệm. Ví dụ, văn phòng là nơi giúp thủ trƣởng cơ quan kiểm
tra, hƣớng dẫn và soát xét tất cả các văn bản trƣớc khi ban hành, nếu các cán bộ
làm công tác này không nắm vững kiến thức về soạn thảo văn bản, công tác văn
thƣ nói chung thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong khâu kiểm tra, rà soát và đƣa ra
những nhận xét chính xác...
Tuy nhiên dựa trên tính chất, đặc điểm của cơ quan mình mà có thể áp
dụng quy định của Nhà nƣớc một cách linh hoạt trong vấn đề tuyển dụng nhân
sự. Ví dụ nhƣ ở Bộ Tƣ pháp: Trong chỉ tiêu tuyển dụng nhân sự làm công tác

văn thƣ- lƣu trữ cần thêm 04 biên chế, hiện tại có 02 ứng viên có chuyên môn
nghiệp vụ về công tác văn thƣ - lƣu trữ và Quản trị văn phòng, 02 ứng viên còn
lại tốt nghiệp đại học ngành luật nhƣng đã qua đào tạo sơ cấp về nghiệp vụ văn
thƣ- lƣu trữ, căn cứ vào nhu cầu công việc và năng lực của các ứng viên đó mà
văn phòng đều tuyển dụng cả 04 ứng viên này. Đây là một trong những điểm
khác mà cơ quan này áp dụng trong tuyển dụng nhân sự.
Thực tế hiện nay ở các cơ quan cấp Bộ, việc bố trí nhân sự còn chƣa phù hợp
với tính chất công việc và nhiệm vụ chuyên môn, phần lớn các cán bộ làm công tác
văn thƣ - lƣu trữ mặc dù có trình độ từ cao đẳng trở lên nhƣng lại không thuộc
chuyên ngành văn thƣ- lƣu trữ. Hàng năm, số lƣợng sinh viên của Học viện Hành
chính thuộc học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Khoa Lƣu
trữ học và Quản trị Văn phòng - trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn,
trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, trƣờng Trung học Văn thƣ Lƣu trữ đào tạo trên
khoảng 2000 sinh viên chuyên ngành văn phòng, văn thƣ - lƣu trữ, chƣa kể các
cơ sở đào tạo khác, nhƣng số sinh viên này ra trƣờng đƣợc vào công tác tại văn
phòng các cơ quan cấp Bộ chỉ chiếm con số rất ít, còn lại là sinh viên của nhiều
chuyên ngành khác. Trong một phòng hoặc bộ phận làm công tác văn thƣ có từ 4 -
7 cán bộ nhƣng chỉ có 1- 3 cán bộ đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành. Hơn nữa số cán
bộ này hầu hết chỉ có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp, sơ cấp. Ví dụ nhƣ ở Văn
phòng Bộ Xây dựng, Phòng Hành chính có 7 cán bộ đều có trình độ đại học, nhƣng
trong đó chỉ có 01 cán bộ tốt nghiệp đại học ngành Lƣu trữ và Quản trị văn phòng,
Phòng Lƣu trữ có 4 cán bộ trong đó chỉ có 01 cán bộ có trình độ trung cấp văn thƣ-
lƣu trữ số còn lại tốt nghiệp các ngành khác. Nhƣ vậy trong số 11 cán bộ của 02
phòng nói trên chỉ có 02 ngƣời, 01 đại học và 01 trung cấp làm việc đúng chuyên
môn nghiệp vụ. Hay ở Phòng Hành chính Bộ Công thƣơng có 12 cán bộ, trong đó có
2 cán bộ đƣợc đào tạo cử nhân chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng;
Phòng Lƣu trữ có 6 cán bộ, trong đó 04 cán bộ có trình độ đại học, nhƣng chỉ 01 cán
bộ có trình độ cử nhân ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng.
Bảng thống kê dƣới đây về tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác
văn thƣ- lƣu trữ ở các cơ quan cấp Bộ phần nào nói lên năng lực và trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng đối với công tác này.

SỐ LIỆU THỐNG KÊ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ
QUAN CẤP BỘ (từ 2004 đến nay)
(tính đến tháng 5 năm 2010 - Số liệu do phòng tổ chức cán bộ - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cung cấp và qua kết quả
khảo sát của chúng tôi thực hiện tại các cơ quan cấp Bộ)
STT Cơ quan, tổ chức
Biên chế VT, LT
Số lƣợng
Trình độ chuyên
môn về LT& QTVP
( VTLT)
Trình độ chuyên môn khác
1. 6
1
Bộ Quốc phòng 32 cán bộ (5VT, 21LT, 6
quản lý)
27 đại học LT và QTVP - 1 Th.S
- 2 ĐH
- 2 CĐ
2. 8
22
Bộ Ngoại giao 19 cán bộ Văn thƣ- Lƣu
trữ
06 đại học LT &QTVP - 13 ĐH & CĐ
3. 9
3
Bộ Nội vụ 5 cán bộ VT- LT 1 ĐH LT &QTVP;
4 TC VT-LT.
0
4. 1
4
Bộ Tƣ pháp 9 cán bộ VT- LT 1 ĐH LT &QTVP;
7 TC VT- LT;
1 Sơ cấp
0
5. 1
5
Bộ KH và ĐT 12 cán bộ VT
9 cán bộ LT
02 đại học LT & QTVP
4 TC VTLT;
- 11 ĐH
- 2 CĐ;
- 2 SC

Biên chế VT, LT
Số lƣợng
môn về LT& QTVP
( VTLT)
6.
6
Bộ Tài chính 9 cán bộ VT
5 cán bộ LT
01 ThS Lƣu trữ
4 ĐH LT & QTVP
- 5 ĐH khác
- 2 TC
- 2 SC
7. 1
7
Bộ Công thƣơng 12 cán bộ VT
06 cán bộ LT
03 ĐH LT & QTVP - 11 ĐH các ngành khác
- 2 TC;
- 2 SC
8. 1
8
Bộ NN và PTNT 13 cán bộ VTLT 02 ĐH LT & QTVP 11 ĐH
9. 1
9
Bộ Giao thông Vận tải 13 cán bộ VTLT 02 ĐH LT & QTVP - 4 ĐH;
- 1 CĐ
- 4 TC;
- 2 SC.
10.
10
Bộ Xây dựng 11 cán bộ VT- LT 01 ĐH LT & QTVP - 09 ĐH
- 1 TC
11.1
11 Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng 9 cán bộ VT- LT 02 ĐH LT & QTVP - 7 ĐH
12.1
12
Bộ Thông tin và Truyền thông 6 cán bộ VT-LT 03 ĐH LT & QTVP
1 TC VTLT
- 01 ĐH
- 01TC

Biên chế VT, LT
Số lƣợng
môn về LT& QTVP
( VTLT)
13.1
13
Bộ LĐ-TB &XH 16 cán bộ VT- LT 07 ĐH LT & QTVP
1 TC VT
- 07 ĐH khác
- 01 TC
14.2
14
Bộ VH- TT và DL 5 cán bộ VT
8 cán bộ LT
02 ĐH LT & QTVP
01 CĐVTLT
1 SC VT
- 8 ĐH (2 ĐH VTLT);
- 01CĐ
15.2
15
Bộ Khoa học và Công nghệ 03 ĐH LT & QTVP
16.2
16
Bộ Giáo dục và Đào tạo 20 Biên chế
13 VT
7 LT
02 ĐH LT & QTVP
1CĐ VTLT
- 01 TS
- 02 Th.S;
- 11 ĐH
- 02 CĐ
- 01 TC.
17.2
17
Bộ Y tế 4 cán bộ LT 2 ĐH LT & QTVP 2 ĐH

NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ.pdf

NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ.pdf

Similar to NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ.pdf (20)

More from NuioKila

More from NuioKila (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ.pdf