SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Perkembangan Kantor Maya dan Penerapan Office Automation”
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM,CMA
Nama : Khusrul Kurniawan
NIM : 43116110059
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PRODI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
TAHUN 2017

2. BAB 1
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna
informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Informasi
diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai. Dalam
segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi, baik informasi
yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general. Dalam
kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun
dan dimanapun, informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan
Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang
sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan
berkembangya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah
memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan terbebut harus
di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media
atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang, satu
diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat,
melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun
dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan
tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan
berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran
membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi
penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam
perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel
yang beraktifitas didalam kantor tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat
pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi
dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan
informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen
Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan
merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya
aktifitas perkantoran.
2. Rumusan Masalah
a. Bagaimana perkembangan Kantor Maya?
b. Apa pengertian Office Automation ?
c. Bagaimana penerapan di Perusahaan?

3. BAB 2
PERDAGANGAN ELEKTRONIK
1. Sejarah Kantor Maya ( Perdagangan Elektronik )
Perdagangan elektronik atau e-commerce adalah penyebaran, pembelian,
penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui
sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-
dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem
manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.
Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan
penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti:
transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-
marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online
(online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange
/EDI), dll.
E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan
e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga
pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain
teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan
data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non
komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk
e-dagang ini.
2. Perkembangan Kantor Maya ( Perdagangan Elektronik )
Pertumbuhan pasar e-commerce di Indonesia memang sudah tidak diragukan
lagi. Dengan pertumbuhan pengguna internet dan smartphone yang besar, menjadikan
pasar e-commerce Indonesia tambang emas yang sangat menggoda bagi sebagian
orang yang bisa melihat potensi ke depannya.
Survei dari Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) mengungkap
bahwa lebih dari setengah penduduk Indonesia kini telah terhubung ke internet.
Indonesia saat ini memiliki 132,7 juta pengguna internet atau 51,8 persen dari jumlah
penduduk Indonesia. Namun, ternyata hanya sekitar 10 persen saja yang pernah
melakukan belanja online, atau sekitar 15 juta orang.
Ada lima faktor utama yang mempengaruhi pertumbuhan industri e-commerce di
Indonesia :
1. Jumlah penduduk dan karakter konsumtif

4. Indonesia adalah negara dengan jumlah penduduk yang besar. Sehingga kebutuhan
hidup masyarakat Indonesia pun pastinya juga besar. Ditambah lagi karakter masyarakat
Indonesia itu sendiri yang bisa dikatakan konsumtif dalam berbelanja.
Banyaknya kebutuhan masyarakat tentunya menjadi salah satu pendorong munculnya
sumber – sumber produksi dan pedagang atau toko. Sehingga masyarakat banyak yang
membuka bisnis baik secara offline maupun online.
2. Meningkatnya jumlah pengguna internet dan smartphone di Indonesia
Seperti yang sudah dituliskan di awal artikel ini, saat ini, Indonesia merupakan salah satu
negara dengan jumlah pengguna internet yang cukup tinggi. Lebih dari setengah
penduduk Indonesia telah terhubung ke internet. Dengan 69 persen masyarakat
Indonesia mengakses internet melalui perangkat mobile, dan sisanya melalui desktop
dan tablet.
Meningkatnya jumlah pengguna internet dan smartphone, menjadikan Indonesia menjadi
pasar yang sangat potensial bagi berkembangnya pasar e-commerce atau bisnis online.
3. Bisnis online lebih praktis
Faktor lain yang juga mempengaruhi perkembangan bisnis online di Indonesia adalah
kemudahan yang diberikan oleh bisnis online dibanding toko offline. Sistem transaksinya
lebih mudah, membuat proses berbelanja lebih menghemat waktu.
4. Jangkauan yang lebih luas
Salah satu keuntungan dari bisnis online adalah jangkauannya yang luas dibanding
bisnis offline. Dengan memanfaatkan internet dan media sosial, pelaku usaha dapat
menjangkau ke seluruh dunia, selama tersedia jaringan dan pengiriman. Melalui e-
commerce atau online, pembeli pun dipermudah dalam proses pembelian barang atau
jasa dari negara lain, tentunya juga dengan cara yang jauh lebih mudah dan cepat.
5. Sistem pembayaran di Indonesia sudah banyak berkembang
Transaksi online semakin diminati, bahkan sudah menjadi tren di kalangan masyarakat
luas karena kemudahannya. Semakin berkembangnya transaksi dan bisnis online,
semakin beragam pula metode pembayaran yang bisa digunakan dalam melakukan
transaksi jual beli online. Selain semakin mempermudah pelaku bisnis e-
commerce dalam melayani pelanggannya, beragamnya alternatif metode pembayaran
juga mempermudah pelanggan. Kini pelanggan bisnis online memiliki banyak pilihan
dalam melakukan pembayaran.
6. Pembangunan infrastruktur
Pemerintah terus membangun beberapa proyek infrastrukur seperti jalan tol dan
pelabuhan. Pembangunan infrastruktur akan semakin memudahkan pengiriman barang
di luar kota. Proses pengiriman bisnis online pun tentunya akan semakin lancar.

5. Dengan memiliki banyak potensi tersebut, tak heran banyak bermunculan
perusahaan e-commerce baik lokal maupun asing menyerbu pasar Indonesia. Inilah
beberapa faktor yang mendorong bisnis e-commerce semakin berkembang dan akan
menjadi industri besar.
Banyak hal yang menyebabkan seseorang lebih memilih belanja online karena memiliki
banyak keuntungan. Berikut ini Keuntungan Belanja Online diantaranya :
1. Tidak terikat tempat dan waktu, terutama bagi anda orang yang sibuk sehingga tidak
sempat berbelanja dengan mendatangi ketoko.
2. Banyak pilihan toko online yang menyediakan ragam produk yang anda inginkan.
3. menghemat waktu dan tenaga, anda tidak perlu berkeliling mal atau toko, anda cukup
meluangkan waktu sebentar dengan membuka internet dan tentu saja anda akan
terhindar dari kemacetan jalan raya.
4. Anda dapat membandingkan produk dan harga dengan toko online lainnya, sehingga
lebih banyak pilihan.
5. Proses belanja yang mudah, cukup memesan barang, dan pembayaran biasanya
dapat melalui internet/mobile banking atau ATM dan tinggal menunggu barang dikirim.
Selain kelebihan ada juga Kekurangan dari belanja online, berikut ini kekurangan dari
belanja online :
1. sering terjadi penipuan barang tidak dikirim setelah dilakukan pembayaran.
2. fisik dan kualitas barang tidak sesuai dengan yang diharapkan, karena kita hanya
dapat melihat melalui foto yang ada di website.
3. Dikenakan biaya transportasi, sehingga ada biaya tambahan.
4. Tidak dapat melihat dan mencoba secara barang yang dipesan.
5. Butuh waktu agar barang sampai ditempat anda karena proses pengiriman.
(Boenesaja: 2012)

6. BAB 3
SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATION/OA)
1. Office Automation/OA
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas
pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /
Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis
Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Tujuan OA
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Tujuan OA Masa Kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat
cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan
menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan
melengkapi komunikasi tradisional. (Anonim 1: 2017)

7. Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi
video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber
daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
Pengguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat
kategori yang pengguna OA, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
(mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional
secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif pelaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan
mengirimkan surat. (Anonim 2: 2017)
Berikut 11 aplikasi otomatisasi kantor yang banyak diimplementasikan pada
perkantoran modern saat ini :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih
efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh :

8. Open Office.org Writer adalah salah satu komponen dalam Open Office.org yang
berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah
.doc, .odt, .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata
modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text
Frames dan Linking,Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References,
Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat,
sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta
banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating
untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
1. Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau MozillaFirefox
2. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti :Eudora
Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan
teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara
dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi
yang sedang dijalankan. Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail
dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat
membantu dalam hal bisnis dan pendidikan.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
danmemanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat

9. khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuathubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
tujuanmelakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang
tidakmemerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi
audio duaarah.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain
selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung
padaperalatan yang digunakan ), yaitu :
1) Video satu arah dan audio satu arah
2) Video satu arah dan audio dua arah
3) Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna
keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diaksesatau dilihat melalui World Wide
Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada
teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang
mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam
yangmemperlihatkan pemandangan jalan.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua
aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’
digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya
untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan
masalah) yang berada dikota yang berlainan.

10. Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSI
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan
dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstualpada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga
mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan
kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan
pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas
sampai sekitar 97%. Imagestorage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah
ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri
atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software
desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah
meliput iaplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan
menarikakan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang
digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft

11. Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke
dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya
adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegras idengan Microsoft Office
Publisher 2007.
Di perusahaan Toyota diterapkan word prossecing dan electronic mail yang
digunakan karyawan Toyota untuk bertukar informasi, membuat laporan dan membuat
dokumen penting. Dengan adanya Office Automation pekerjaan manajer dan staff kantor
dapat berjalan dengan mudah dan hanya memerlukan waktu yang singkat untuk bertukar
informasi dan data perusahaan. Penerapan Office Automation di perusahaan Toyota
sudah sangat canggih yang didukung dengan komputerisasi yang canggih dan akses
Internet yang bagus. Perusahaan Toyota juga memanfaatkan Internet untuk mengakses
Informasi dari kantor cabang lain yang berada di domestik maupun luar negeri. (Raymond
McLeod, Jr. dan George Schell: 2004)

12. DAFTAR PUSTAKA
Anonim 1, 2017. http://www.smartbisnis.co.id/content/read/berita-bisnis/umum/6-faktor-
pendorong-bisnis-e-commerce-indonesia (27 September 2017, 18:21)
Anonim 2, 2017. http://benedictusa.blogspot.co.id/2011/11/sejarah-perkembangan-
bisnis-online.html (27 September 2017, 18:21)
Boenesaja, 2017. https://boenesaja.blogspot.co.id/2012/08/kelebihan-dan-kekurangan-
belanja-online.html (27 September 2017, 18:21)
Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi
Manajemen (terjemahan) Jakarta PT Indeks (27 September 2017, 18:21)