Dokumen tersebut membahas tentang sistem informasi manajemen kantor dan otomatisasi kantor. Secara singkat, dibahas tentang pengertian informasi dan perkembangan teknologi informasi yang mendukung aktivitas kantor. Kemudian dibahas pula tentang perkembangan kantor maya, pengertian otomatisasi kantor, dan aplikasi-aplikasi yang digunakan dalam otomatisasi kantor seperti word processing dan email.

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Perkembangan Kantor Maya dan Penerapan Office Automation”
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM,CMA
.
Nama : ROHMAD
NIM : 431161110028
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PRODI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA TAHUN 2017

2. BAB I
PENDAHULUAN
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisadigunakan oleh penggunainformasi untuk
mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Informasi diperoleh dari sumber-sumber
informasi yang terdapat dimanasajakitajumpai. Dalam segalaaspek kehidupan manusiaselalu tidakbisa
terpisah dari informasi, baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum
atau general. Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas
apupun dan dimanapun, informasi yang dibutuhkan bisaberupalisan maupun tulisan bahkan Visualdan
audio visual. Dari waktu ke waktuinformasi mengalami perkembanaganyang sangat cepat seiring dengan
perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangyateknologiinformasimakaparapengguna
informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan
terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumberdayamanusiadan didukung denganmediaatau
sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segalaaktifitas manusiadalam berbagi bidang, satu diantaranyadalam
bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala
sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan,
memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya.
Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan
berkembangnyateknologi informasi, penggunaan perangkat komputeruntuk perkantoran membukaera
otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting yang
digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran merupakan informasi
yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut.Dengan
bebagai macam jenis maupuntingkat pentingnyasuatu informasiyang harus disampaikan antarasumber-
sumberinformasi dengan penerimainformasi, makaperlu adayapengaturansistem didalam pengelolaan
informasi tersebut,yang biasadisebut sebagai Sistem Informasi ManajemenPerkantoran. Sistem tersebut
bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting
untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Rumusan Masalah
a. Bagaimana perkembangan KantorMaya?
b. Apa pengertian Office Automation ?
c. Bagaimana penerapan di Perusahaan?

3. BAB II
PERDAGANGAN ELEKTRONIK
1. Sejarah Kantor Maya ( Perdagangan Elektronik )
Perdagangan elektronik atau e-commerce adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran
barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer
lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem
manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.
Industri teknologiinformasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-
bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik,
SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing),atau pemasaran online (onlinemarketing),
pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran dataelektronik (electronicdata
interchange /EDI), dll.
E-dagang atau e-commerce merupakan bagiandari e-business, di manacakupan e-business lebih
luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan
nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi
basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi
non komputeryang lain sepertihalnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang
ini.
2. Perkembangan Kantor Maya ( Perdagangan Elektronik )
Pertumbuhan pasar e-commerce di Indonesia memang sudah tidak diragukan lagi. Dengan
pertumbuhan pengguna internet dan smartphone yang besar, menjadikan pasar e-commerce Indonesia
tambang emas yang sangat menggoda bagi sebagian orang yang bisa melihat potensi ke depannya.
Survei dari Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) mengungkap bahwa lebih dari
setengah penduduk Indonesia kini telah terhubung ke internet. Indonesia saat ini memiliki 132,7 juta
penggunainternet atau 51,8 persen dari jumlah penduduk Indonesia. Namun, ternyatahanyasekitar 10
persen saja yang pernah melakukan belanja online, atau sekitar 15 juta orang.
Ada 6 (enam) faktor utama yang mempengaruhi pertumbuhan industri e-commerce di Indonesia :
1. Jumlah penduduk dan karakterkonsumtif
Indonesia adalah negara dengan jumlah penduduk yang besar. Sehingga kebutuhan hidup
masyarakat Indonesia pun pastinya juga besar. Ditambah lagi karakter masyarakat Indonesia
itu sendiri yang bisa dikatakan konsumtif dalam berbelanja Banyaknya kebutuhan masyarakat
tentunya menjadi salah satu pendorong munculnya sumber – sumber produksi dan pedagan
atau toko. Sehingga masyarakat banyak yang membuka bisnis baik secara offline maupun
online.
2. Meningkatnya jumlah pengguna internet dan smartphone diIndonesia
Seperti yang sudah dituliskan di awal artikel ini, saat ini, Indonesiamerupakan salah satu negara
dengan jumlah penggunainternetyang cukup tinggi. Lebih dari setengah penduduk
Indonesiatelah terhubung ke internet. Dengan 69 persen masyarakat Indonesia mengakses
internet melalui perangkat mobile, dan sisanya melalui desktop dan tablet. Meningkatnya

4. jumlah pengguna internet dan smartphone, menjadikan Indonesia menjadi pasar yang sangat
potensial bagi berkembangnya pasar e-commerce atau bisnis online.
3. Bisnis online lebih praktis
Faktor lain yang juga mempengaruhi perkembangan bisnis online di Indonesia adalah
kemudahan yang diberikan oleh bisnis online dibanding toko offline. Sistem transaksinya lebih
mudah, membuat proses berbelanja lebih menghemat waktu.
4. Jangkauan yang lebih luas
Salah satu keuntungan dari bisnis online adalah jangkauannyayang luas dibanding bisnis
offline. Dengan memanfaatkan internet dan media sosial, pelaku usaha dapat menjangkau ke
seluruh dunia, selama tersedia jaringan dan pengiriman. Melalui e-commerce atau online,
pembeli pun dipermudah dalam proses pembelian barang atau jasa dari negara lain, tentunya
juga dengan cara yang jauh lebih mudah dan cepat.
5. Sistem pembayaran di Indonesia sudah banyakberkembang
Transaksi online semakin diminati, bahkan sudah menjadi tren di kalangan masyarakat luas
karena kemudahannya. Semakin berkembangnya transaksi dan bisnis online, semakin beragam
pula metode pembayaran yang bisa digunakan dalam melakukan transaksi jual beli online.
Selain semakin mempermudah pelaku bisnis e-commerce dalam melayani pelanggannya,
beragamnyaalternatif metode pembayaran juga mempermudah pelanggan. Kini pelanggan
bisnis onlinememiliki banyak pilihan dalam melakukan pembayaran.
6. Pembangunan infrastruktur
Pemerintah terus membangun beberapa proyek infrastrukur seperti jalan tol dan pelabuhan.
Pembangunan infrastruktur akan semakin memudahkan pengiriman barang di luar kota.
Proses pengiriman bisnis online pun tentunya akan semakin lancar.
Dengan memiliki banyak potensi tersebut, tak heran banyak bermunculan perusahaan e-
commerce baik lokal maupun asing menyerbu pasar Indonesia. Inilah beberapa faktor yang mendorong
bisnis e-commerce semakin berkembang dan akan menjadi industri besar.
Banyak hal yang menyebabkan seseorang lebih memilih belanja online karena memiliki banyak
keuntungan. Berikut ini Keuntungan Belanja Online diantaranya :
1. Tidak terikat tempat dan waktu, terutama bagi anda orang yang sibuk sehingga tidak sempat
berbelanja dengan mendatangi ketoko.
2. Banyak pilihan toko online yang menyediakan ragam produk yang anda inginkan.
3. menghemat waktu dan tenaga, anda tidak perlu berkeliling mal atau toko, anda cukup
meluangkan waktu sebentardengan membukainternet dan tentu saja anda akan terhindardari
kemacetanjalan raya.
4. Anda dapat membandingkan produk dan harga dengan toko online lainnya, sehingga lebih
banyak pilihan.
5. Proses belanja yang mudah, cukup memesan barang, dan pembayaran biasanya dapat
melalui internet/mobile banking atau ATM dan tinggal menunggu barang dikirim.

5. Selain kelebihan ada juga Kekurangan dari belanja online, berikut ini kekurangan dari belanja online :
1. sering terjadi penipuan barang tidak dikirim setelah dilakukanpembayaran.
2. fisik dan kualitas barang tidak sesuai dengan yang diharapkan, karena kita hanya dapat melihat
melalui foto yang adadi website.
3. Dikenakan biaya transportasi, sehingga ada biaya tambahan.
4. Tidak dapat melihat dan mencoba secara barang yang dipesan.
5. Butuh waktu agar barang sampai ditempat anda karenaproses pengiriman.
BAB III
SISTEM INFORMASI PERKANTORAN
(Office Automation/OA)
1. OFFICE AUTOMATION /OA
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Dimulai pada
tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST)
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis
Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan
komunikasi formaldan informal terutamaberkaitandengan komunikasi informasidengan orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Tujuan OA
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Tujuan OA Masa Kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerjasaat
ini, tetapi komputermenundapenambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja
yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer
membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan.
OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi
komunikasi tradisional.

6. Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan
memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang
tersedia dalam perusahaan.
Pengguna OA
OA digunakan oleh semuaorang yang bekerjadi dalamkantor, namun adaempat kategoriyang pengguna
OA, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama
SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama di kenal sebagai
pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanyaditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif pelaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin
fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Berikut 11 aplikasi otomatisasi kantor yang banyak diimplementasikan pada perkantoran modern saat
ini :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronikyang secaraotomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word
processing memberikan kontribusi terhadappemecahan masalah dengan memberikan
kemampuankepadamanajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain.
Contoh :
Open Office.org Writer adalah salah satu komponen dalam Open Office.org yang berfungsi
untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc, .odt, .rtf
dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti
AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan
Linking,Tables of Contents, Indexing,Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program
ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk
membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain
itu,kelebihannyaadalah pengaturan formating untuk bullet and numberyang sangat mudah
(diatur terintegrasi melalui satu toolbar).

7. 2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
1. Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atauMozillaFirefox
2. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti :Eudora Mail,
Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan
kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks
dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam
waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat
menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis dan
pendidikan.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
danmemanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus
diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan
mengkomunikasikan informasi.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuathubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
tujuanmelakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang
tidakmemerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio
duaarah.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signalaudio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerimasignal audiodan video. Orang yang beradadalam suatu
lokasidapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi
dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung padaperalatan yang digunakan ),
yaitu :

8. 1) Video satu arah dan audio satuarah
2) Video satu arah dan audio duaarah
3) Video dan audio dua arah Pengaplikasiannya:
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna
keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web,
program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi
secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan
pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan
pemandangan jalan.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasiselamaproses terjadinya
konferensi.Aplikasi inihampir sama dengan electronicmail, karenakeduaaplikasi ini
menggunakan hardware dan softwareyang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk
menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam
seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantarapemecah
masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang beradadikota yang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSI
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan
atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur
telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nyadan pengoperasian peralatannya tidak lebih
sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputeruntuk tujuan memberikan tampilan
materitekstualpada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10.IMAGE STORAGE ANDRETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka
harus menyimpannyadalam file agarinformasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali
jikadiperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanandan pemanggilan tampilan
maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi
kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Imagestorage and
retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket

9. 11.DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas
mikrokomputer dengan layarcrt yang beresolusi tinggi, printerlaser, softwaredesktop
publishing. Penggunaan desktoppublishing sebagai alat pemecahan masalah meliput iaplikasi
administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarikakan
memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisheradalah sebuah program aplikasiuntuk sistemoperasi Windows yang
digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation,
dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket
tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft
Office Publisher 2007 yang terintegras idengan Microsoft Office Publisher 2007.
Di perusahaan saya PT. Diantama Perdana Wisesa diterapkan word prossecing dan
electronicmail yang digunakan karyawan DPW untuk bertukar informasi, membuat laporan dan
membuat dokumen penting. Dengan adanya Office Automation pekerjaan manajer dan staff kantor
dapat berjalan dengan mudah dan hanya memerlukan waktu yang singkat untuk bertukar informasi dan
data perusahaan. Penerapan Office Automation di perusahaan DPW sudah sangat canggih yang
didukung dengan komputerisasi yang canggih dan akses Internet yang bagus. Perusahaan Diantama
Perdana Wisesa juga memanfaatkan Internet untuk mengakses Informasi dari kantor cabang yang
berada di luar Jakarta.
______________________________________________________________
Daftar Pustaka
Anonim 1, 2017. https://boenesaja.blogspot.co.id/2012/08/kelebihan-dan-kekurangan-belanja-
online.html (27 September 2017, 18:21)
Anonim 2, 2017. http://www.smartbisnis.co.id/content/read/berita-bisnis/umum/6-faktor-pendorong-
bisnis-e-commerce-indonesia (27 September 2017, 18:21)
Anonim 3, 2017. http://benedictusa.blogspot.co.id/2011/11/sejarah-perkembangan-bisnis-
online.html (27 September 2017, 18:21)
Microsoft Publisheradalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows (27 September
2017, 18:21)
Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen (terjemahan) Jakarta PT
Indeks (27 September 2017, 18:21)