Successfully reported this slideshow.
Penyusutan
Arsip
Penyusutan
Arsip
• Difinisi
• Kegiatan mengurangi arsip dengan
cara :
• 1. Memindahkan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan
d...
TujuanTujuan
Mengendalikan
arus arsip yang
tercipta serta
mengatur
penyelamatan
arsip sebagai
bahan
pertanggungjawab
an na...
Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam
menyusutkan arsip
• Record tidak berguna
( Kadaluarsa)
• Tidak bernilai guna
sejarah...
Alasan Memusnahkan
arsip
• Menghemat penyimpanan
• Memberi kesempatan record yang masih
digunakan tanpa harus dikacaukan d...
Cara penyusutan
1. Memindahkan ketempat
tertentu (transfer)
2. Menyimpan untuk
sementara menunggu
pemusnahan
3. Dimusnahka...
Jadwal retensi Arsip
• Suatu daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta
jangka waktu penyimpanannya (retensi) sesuai
den...
Menentukan retensi arsip
Persyaratan hukum yang berlaku
Keguanaan arsip bagi unit pengolah dan
organisasi keseluruhan
Ting...
Tahap2 penyusunan JRA
1. Survey arsip baik fisik maupun
non fisik, (fisik misalnya
penataan, judul arsip ,
kegunaan, dasar...
• Jenis fisik ( kartu,
formulir, mikro filem dll)
• Kondisi fisik ( hancur,
rusak dan kurang baik)
• Fasilitas penyimpanan...
2. Pengolahan hasil survey
• Untuk menetapkan akhir
kegunaan baik arsip aktif
maupun in aktif serta
menentukan jenis atau
...
3. Penilaian
• Arsip yang bernilai permanen
atau sementara untuk
pemusnahan apabila jangka
akhir penggunaan sementara
bera...
Tujuan Penyusutan Kearsipan
dalam ADM PERKANTORAN
•UNTUK MENDAYAGUNAKAN
ARSIP DINAMIS BAIK SEBAGAI
BERKAS KERJA MAUPUN
SEB...
Terim
a
kasih
Terim
a
kasih
TERIMAKASIH
Penyusutan arsip
Penyusutan arsip
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Penyusutan arsip

1,156 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Penyusutan arsip

  1. 1. Penyusutan Arsip Penyusutan Arsip
  2. 2. • Difinisi • Kegiatan mengurangi arsip dengan cara : • 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan pemerintah. • 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku • 3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan kepada Arsip Nasional
  3. 3. TujuanTujuan Mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawab an nasional. Sedikit mungkin sebanyak perlu Mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawab an nasional. Sedikit mungkin sebanyak perlu
  4. 4. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusutkan arsip • Record tidak berguna ( Kadaluarsa) • Tidak bernilai guna sejarah, sudah kehilangan nilai informasi dan tidak bernilai ilmiah lagi
  5. 5. Alasan Memusnahkan arsip • Menghemat penyimpanan • Memberi kesempatan record yang masih digunakan tanpa harus dikacaukan dengan record in aktif • Memberi kesempatan pada record baru untuk menggantikan record lama yang sudah tidak berguna • Memudahkan pengawasan baik dalam bentuk penyimpanan maupun penyelenggaraannya • Dapat membuat klasifikasi vital, penting dan tidak berguna
  6. 6. Cara penyusutan 1. Memindahkan ketempat tertentu (transfer) 2. Menyimpan untuk sementara menunggu pemusnahan 3. Dimusnahkan dengan : - dihancurkan dengan mesin penghancur - dimusnahkan dengan cara membakar - dimusnahkan dengan bahan kimia
  7. 7. Jadwal retensi Arsip • Suatu daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya (retensi) sesuai dengan nilai kegunaannya.
  8. 8. Menentukan retensi arsip Persyaratan hukum yang berlaku Keguanaan arsip bagi unit pengolah dan organisasi keseluruhan Tingkat akumulasi arsip Penentuan jangka waktu penyimpanan - Pemindahan secara berkala (1x bulan, semester dan tahun) - Pemindahan secara terus menerus
  9. 9. Tahap2 penyusunan JRA 1. Survey arsip baik fisik maupun non fisik, (fisik misalnya penataan, judul arsip , kegunaan, dasar hukum dll) sedangkan non fisik misalnya kuantitas, kurun waktu, tingkat akumulasi dan frekuensi penggunaan
  10. 10. • Jenis fisik ( kartu, formulir, mikro filem dll) • Kondisi fisik ( hancur, rusak dan kurang baik) • Fasilitas penyimpanan, tidak mencukupi
  11. 11. 2. Pengolahan hasil survey • Untuk menetapkan akhir kegunaan baik arsip aktif maupun in aktif serta menentukan jenis atau kelompok arsip
  12. 12. 3. Penilaian • Arsip yang bernilai permanen atau sementara untuk pemusnahan apabila jangka akhir penggunaan sementara berakhir
  13. 13. Tujuan Penyusutan Kearsipan dalam ADM PERKANTORAN •UNTUK MENDAYAGUNAKAN ARSIP DINAMIS BAIK SEBAGAI BERKAS KERJA MAUPUN SEBAGAI REFERENSI •BERGUNA UNTUK PERTIMBANGAN EKONOMIS BAIK YANG BERKAITAN DENGAN KETERANGAN, BIAYA DAN PERALATAN SERTA RUANGAN
  14. 14. Terim a kasih Terim a kasih TERIMAKASIH

×