Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP WA: 0877 5871 1905 HP. 0812 2353 284, e-mail : kanaidi63@gmail.com ----------------------------------------

1. Administrasi
Proses Tender

2. Pokok Bahasan
• Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan & Pembelian
• Etika Pengadaan & Pembelian
• Pihak Internal yang Terlibat Pengadaan
• Persiapan Pengadaan (Rencana Umum
Pengadaan) + Administrasinya
• Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
• Pelaksanaan Pengadaan/Tender
+ Administrasinya
• Pemilihan Supplier/Vendor, Negosiasi Harga &
Penetapan Pemenang Tender
+ Administrasinya

3. PRINSIP
PENGADAAN
Barang/Jasa
3
Efisien
Efektif
Transparan
Terbuka
Bersaing
Adil/Tidak
Diskriminatif
Akuntabel

4. PRINSIP-PRINSIP DASAR ...
• Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus
diusahakan dengan menggunakan dana dan daya
yang minimum untuk mencapai kualitas dan
sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau
menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk
mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang
maksimum.
• Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus
sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah
ditetapkan serta memberikan manfaat yang
sebesar-besarnya.
• Transparan, berarti semua ketentuan dan
informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa
bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh
Penyedia Barang/Jasa yang berminat serta oleh
masyarakat pada umumnya.

5. • Terbuka, berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat
diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang
memenuhi persyaratan/kriteria tertentu
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
• Bersaing, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus
dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara
sebanyak mungkin Penyedia Barang/Jasa yang
setara dan memenuhi persyaratan, sehingga
dapat diperoleh Barang/Jasa yang ditawarkan
secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang
mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam
Pengadaan Barang/Jasa.
PRINSIP-PRINSIP DASAR ...

6. • Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama
bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa dan
tidak mengarah untuk memberi keuntungan
kepada pihak tertentu, dengan tetap
memperhatikan kepentingan nasional.
• Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan
dan ketentuan yang terkait dengan Pengadaan
Barang/Jasa sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
PRINSIP-PRINSIP DASAR ...

7. Ketentuan
Kode
Etik
Pengadaan
Ketentuan
Good
Governance
ETIKA
Menghindari
penyalahgun
aan
wewenang
Tidak
menerima,
menawarkan
atau
menjanjikan
Tertib &
tanggung
Jawab
Profesional,
Mandiri dan
menjaga
rahasia
Tidak saling
mempenga
ruhi
Menerima dan
tanggung
jawab thd sgl
keputusan
Mencegah
pemborosan
Menghindari
conflict of
interest

8. ETIKA PENGADAAN ...
Psl 7 (1) Perpers No. 16 Tahun 2018

9. ETIKA PENGADAAN ...

10. PARA PIHAK DALAM PENGADAAN
BARANG DAN JASA
Pengguna Anggaran/Kuasa
Pengguna Anggaran
Unit Layanan
Pengadaan / Pejabat
Pengadaan
Pejabat Pembuat
Komitmen
Pejabat/Panitia
Pemeriksa & Penerima
Hasil Pekerjaan
Penyedia
Barang / jasa
Proses Pemilihan dan
Penetapan
Kontrak dan
Pelaksanaan
Hasil Pekerjaan
mengangkat

11. Perencanaan Umum Pengadaan (1)
 Merupakan tahap awal dalam kegiatan pengadaan
barang/jasa pemerintah.
 Peranannya sangat strategis dan menentukan
 Harus bisa memberikan informasi mengenai target, lingkup
kerja, SDM, Waktu, mutu, biaya dan manfaat pengadaan.
 Menjadi acuan kegiatan pengadaan
 Menjelaskan kaitannya dengan penganggaran
PERSIAPAN
Pengadaan Barang/Jasa

12. HAL-HAL YANG HARUS DILAKSANAKAN OLEH
PA/KPA :
Perencanaan Umum Pengadaan (2)
1.Menyusun paket pekerjaan yang tertuang
dalam dokumen anggaran.
2. Pembentukan Tim/Panitia Pengadaan.
3. Mengumumkan rencana pengadaan.
4. Menyediakan anggaran pengadaan.

13. Perencanaan Umum Pengadaan (3)
1.Menyusun paket pekerjaan yang tertuang
dalam dokumen anggaran (RKAP), diikuti
dengan:
• Penyusunan & Pembuatan ToR atau RFP
• Pembuatan & Penerbitan RKS
• Pembuatan Pengumuman
• Pembuatan Rencana Undangan
• Persiapan & Rencana Aanwijzing
• Penyiapan Daftar Absensi/Kehadiran & Berita Acara
Aanwijzing
2. Pembentukan Tim/Panitia Pengadaan/Lelang
• Melibatkan Unit/Bidang terkait,
• Dengan Surat Keputusan oleh Pejabat Berwenang.

14. REQUEST FOR PROPOSAL
(RFP)

15. RKS
(Bagian
Depan)

16. SK Tim Pengadaan

17. Perencanaan Umum Pengadaan (4)
3. Mengumumkan rencana pengadaan
• Dilakukan dalam waktu yang layak
• Dimuat di media-media
3. + Contoh Pengumuman ...>>

18. Pengumuman
Tender

19. MENYUSUN JADWAL
PEMILIHAN (1)
1. Alokasi Waktu Cukup Untuk :
• Penayangan pengumuman
• Kesempatan untuk pendaftaran dan pengambilan
dokumen (kualifikasi dan pemilihan)
• Kesempatan untuk mempelajari dokumen dan penyiapan
dokumen penawaran
• Pemasukan dokumen penawaran
2. Menjelaskan dan memperhatikan:
• Saat mulai mempersiapkan proses pengadaan
barang/jasa
• Saat mulai dan lamanya waktu proses pengadaan
barang/jasa
• Saat hasil pengadaan diterima oleh pengguna
barang/jasa
• Saat tersedianya anggaran pembiayaan
• Batas akhir efektif anggaran

20. PRAKUALIFIKASI
 Penayangan di website K/L/D/I, Portal Pengadaan Nasional (LPSE) dan papan
pengumuman resmi sekurang-kurangnya 7 hari kerja.
• Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal
pengumuman sampai dengan 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen
prakualifikasi.
• Pemberian penjelasan (apabilan diperlukan)
• Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 hari setelah
berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi
• Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan
dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 7 hari kerja.
• Pengambilan dokumen penawaran dimulai satu hari setelah dikeluarkannya undangan
lelang (prakualifikasi) s/d 1 hari kerja sebelum pemasukan dokumen penawaran.
• Pemasukan dokumen panawaran dimulai 1 hari setelah pemberian penjelasan
(aanwijzing) dengan batas akhir pemasukan penawaran setelah penjelasan, sekurang-
kurangnya 7 hari kerja.
• Evaluasi penawaran, penetapan pemenang, sanggahan dan sanggahan banding
• Pengalokasian waktu lainnya diserahkan sepenuhnya kepada Pejabat Pembuat
Komitmen
Menyusun Jadwal Pelaksanaan
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (2)

21. PASKA KUALIFIKASI
• Penayangan di website K/L/D/I, Portal Pengadaan Nasional-
Inaproc (LPSE) dan papan pengumuman sekurang-kurangnya
7 hari kerja.
• Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan dan formulir
isian kualifikasi dimulai 1 hari setelah tanggal pengumuman
sampai dengan 1 hari sebelum batas akhir pemasukan
dokumen penawaran
• Pemberian penjelasan (aanwijzing) dilakukan paling cepat 7
hari kerja sejak tanggal pengumuman
• Batas akhir pemasukan dokumen penawaran dan kualifikasi
sekurang-kurangnya 7 hari setelah dilaksanakan aanwijzing
• Evaluasi penawaran, penetapan pemenang, sanggahan dan
sanggahan banding
• Pengalokasian waktu lainnya diserahkan sepenuhnya kepada
Pejabat Pembuat Komitmen.
Menyusun Jadwal Pelaksanaan
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (3)

22. Pelaksanaan Tender
• Mengadministrasikan Calon Peserta Tender.
• Mengundang Calon Peserta Tender (+ Tim/ Panitia
Lelang) untuk hadir dalam Aanwijzing.
• Menyelenggarakan Aanwijzing:
 Daftar Absensi/Kehadiran Aanwijzing.
 Membahas RKS/KAK.
 Menetapkan batas akhir penyampaian Administrasi
Kepesertaan Tender.
 Berita Acara Aanwijzing.
• Mengadministrasikan Peserta Tender (yang telah
memasukkan kelengkapan Administrasi Kepesertaan
Tender).
• Permintaan HPS/OE ke Bagian/Unit terkait

23. BERITA ACARA
Aanwijzing
(Lembar Depan)
https://www.yumpu.com/id/document/read/2
7659591/berita-acara-aanwizjing-alkes-1

24. Daftar Hadir
Aanwijzing
https://www.yumpu.com/id/document/read/2
7659591/berita-acara-aanwizjing-alkes-1

25. Metode PENYAMPAIAN DOKUMEN
Kepesertaan Tender
3 Jenis Metode
Metode satu sampul
Penyampaian dok penawaran
(adm,teknis, dan harga) yang
dimasukkan ke dlm 1 (satu)
sampul tertutup kpd ULP/Pejabat
Pengadaan
METODE PENYAMPAIAN BERLAKU TERGANTUNG JENIS PEKERJAAN
 B/J yg standar harganya telah
ditetapkan pemerintah
 Jasa konsultasi dg KAK sederhana
 B/PK/JL yg spek/Volume jelas
 Penunjukan langsung/Pengadaan
Langsung/Kontes/Sayembara
Metode dua sampul
Adm+teknis (sampul-1), harga
(sampul-2) kemudian sampul-1
dan sampul-2 dimasukkan ke dlm
sampul penutup dan
disampaikan ke ULP
 B/JL pakai sistem nilai
atau sistem biaya selama
umur ekonomis.
 JK yg penilaian teknis
terpisah dari penilaian
harga atau bersifat
kompleks
Metode dua tahap
• Adm+teknis (sampul-1),
• harga penawaran (sampul-2)
• Disampaikan dalam 2 tahap
 B/JL/PK yg kompleks
 B/JL/PK yg memenuhi kriteria
kinerja tertentu termasuk
pertimbangan kemudahan
pengoperasian dan efisiensi
pemeliharaan peralatan
 B/JL/PK dgn bbrapa alternatif
penggunaan sistem, desain,
teknologi

26. Demand
determination
Source
determination
Supplier
selection
Purchase order
processing
Order
monitoring
Goods
receipt
Invoice
verification
Payment
processing
1
2
3
4
5
6
7
8

27. Supplier or Vendor selection
• Perhatikan daftar calon Vendor/Supplier yang
sdh ikut memasukkan Surat Penawaran.
• Lakukan penilaian dalam rangka seleksi
Vendor/Supplier:
 Penilaian Persyaratan Administrasi
 Penilaian Persyaratan Teknis
 Penilaian Penawaran Harga vs HPS/OE
+ Penilaian Kepemilikan TKDN & BMP
• Lakukan pemeringkatan pemenang.
• Siapkan rencana Kontrak.

28. Metode Evaluasi Penawaran
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Membandingkan
dok penawaran
dengan dok lelang
dgn urutan tahap
adm, teknik, harga,
dimana apabila tdk
memenuhi pada
setiap tahapan
dinyatakan gugur
B/PK/JL pada
prinsipnya
menggunakan
sistem gugur
Memberikan nilai
angka tertentu
berdasarkan
ketentuan dok
lelang
B/PK/JL yang
kompleks dgn
ketentuan bobot
harga 70-90% dan
unsur yg dinilai dpt
dikuantifikasikan
Memberikan nilai
pada unsur teknis
dan harga menurut
umur ekonomis
kemudian
dikonversi ke dalam
uang
B/PK/JL yang
kompleks
Sistem
Gugur
Sistem
Nilai Sistem
penilaian biaya
selama umur
ekonomis

29. Metode Evaluasi Penawaran
Jasa Konsultasi
Kualitas teknis
terbaik, lalu nego
teknis & biaya
JK yg
mengutamakan
kualitas dan/atau
lingkupnya sulit
ditetapkan dalam
KAK
Nilai kombinasi
terbaik teknis &
biaya, lalu nego
teknis & biaya
Output pekerjaan,
waktu penugasan,
dan biaya dapat
ditentukan dalam
KAK
Teknis terbaik dari
penawaran =< pagu,
lalu nego teknis & biaya
 Ada standarnya
 Dapat dirinci dgn
tepat
 Anggarannya tidak
melampoi pagu
tertentu
Evaluasi dengan cara memilih harga terendah
diantara penawaran yang memenuhi syarat
teknis, lalu nego teknis & biaya
Pekerjaan sederhana dan standart
Metode
evaluasi
biaya
terendah
Metode
evaluasi
kualitas
Metode
evaluasi
kualitas
dan biaya
Metode
Evaluasi
pagu
anggaran

30. Proses Penilaian Kualifikasi yang dilakukan sebelum
pemasukan penawaran
Cara menilai kemampuan
CARA MENILAI
CALON PENYEDIA
Kompetensi, kemampuan Usaha, & Pemenuhan Persyaratan
PRAKUALIFIKASI
Proses Penilaian Kualifikasi yang dilakukan setelah
pemasukan penawaran
PASCAKUALIFIKASI
 Dilakukan secara adil, transparan, mendorong terjadinya persaingan yg sehat
 Untuk efisiensi: data yang diperlukan cukup dari formulir isian
 Data palsu atau bohong: sanksi “daftar hitam” selama 2 tahun  tdk boleh mengikuti pengadaan
barang/jasa pemerintah selama 2 th.
 Copy dokumen disampaikan untuk penyedia yang diusulkan sebagai calon pemenang dan pemenang
cadangan serta menunjukkan aslinya

31. Kriteria Pemilihan Vendor/Supplier
• Kriteria yang digunakan mencerminkan
strategi supply chain maupun karakteristik
dari item yang akan dipasok
• Secara umum kriteria dasar antara lain,
kualitas barang yang ditawarkan, harga dan
ketepatan waktu pengiriman.
• Kriteria lain menurut Dickson (1966)
berdasarkan survey adalah sebagai berikut:

32. Kriteria Skor
Quality 3,5
Delivery 3,4
Performance history 3,0
Warranties and claim policies 2,8
Price 2,8
Technical capability 2,8
Financial position 2,5
Procedural compliance 2,5
Communication system 2,5
Reputation and position in industry 2,4
Desire for business 2,4
Management and organization 2,3
Operating controls 2,2
Repair services 2,2
Attitudes 2,1
Impression 2,1
Packaging ability 2,0
Labor relations record 2,0
Geographical location 1,9
Amount of past business 1,6
Training aids 1,5
Reciprocal arragements (timbal-balik) 0,6

33. Teknik Mengurutkan/
Memilih Supplier/Vendor
• Salah satu metode yang digunakan dalam
meranking alternatif berdasarkan beberapa
kriteria yang ada adalah AHP (Analytical
Hierarchy Process):
– Tentukan kriteria pemilihan
– Tentukan bobot masing-masing kriteria
– Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
– Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di
atas
– Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
– Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

34. Meranking Alternatif berdasarkan AHP
(Analytical Hierarchy Process)
Urutan:
1.Supp-1=0.350
2.Supp-2=0.329
3.Supp-3=0.314
Supplier-1 Supplier-2 Supplier-3
Inovasi
Teknologi 0,082 0,723 0,193 0,082
Tim R & D 0,082 0,143 0,429 0,429
Waktu Kirim
Jarak 0,175 0,275 0,657 0,068
Kapasitas 0,074 0,260 0,633 0,106
Histori 0,042 0,275 0,657 0,068
Kualitas
Sertifikasi 0,265 0,639 0,087 0,274
Praktek kualitas 0,104 0,432 0,237 0,250
kesan pelanggan 0,053 0,430 0,330 0,240
Komunikasi
Infrastruktur 0,027 0,193 0,083 0,723
Manajer 0,018 0,320 0,280 0,400
Finansial
Penawaran 0,040 0,193 0,083 0,723
Potensi 0,040 0,320 0,280 0,400
Nilai Berbobot 0,350 0,329 0,314
0,079
Kriteria/Sub-kriteria Bobot
0,163
0,291
0,422
0,045

38. Penetapan Vendor Pemenang
• Sebelum dilakukan penetapan pemenang,
Lakukan negosiasi harga dengan calon
pemenang (buat Berita Acara hasil negosiasi
harga).
• Tetapkan vendor pemenang
• Komunikasikan dan negosiasikan rencana
kontrak dengan vendor pemenang.
• Buatkan kontrak kerja (PKS/SPK) dengan
vendor pemenang, secara lengkap dan terinci.
• Setelah itu dapat dilakukan pemesanan.

39. BA
Negosiasi
Harga

40. BA/Surat
Penetapan
Pemenang

42. Surat
Perintah
Kerja (SPK)
https://www.dropbox.com/s/8ktikrtgktunny
b/spk%20perorangan.docx?dl=0#

43. Surat
Perintah
Kerja (SPK)

44. Surat Perintah
Kerja (SPK) ...

46. www.slideshare.net/kenkanaidi
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Pemateri Training
https://www.antawijaya.com/