Dokumen tersebut membahas proses pengadaan barang dan jasa pemerintah mulai dari perencanaan, penetapan paket pekerjaan, sistem pengadaan, metode pemilihan penyedia, evaluasi penawaran, hingga penilaian kualifikasi calon penyedia."
2. • Pengadaan adalah kegiatan untuk
memperoleh atau mendapatkan barang
maupun jasa baik yang dilaksanakan sendiri
secara langsung oleh pihak internal, maupun
oleh pihak luar sebagai mitra atau
penyedia/pemasok bersangkutan.
(Sugiama, 2013)
9. Demand determination
• Identifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh user
• Bisa juga dilihat dari system perencanaan dan control
• Transfer requirements to material requirements planning (MRP)
• Tetapkan spesifikasi kebutuhan (specttechnics)
• Create printed or electronically transmitted documents
1
10. Perencanaan Umum Pengadaan (1)
Merupakan tahap awal dalam kegiatan pengadaan
barang/jasa pemerintah.
Peranannya sangat strategis dan menentukan
Harus bisa memberikan informasi mengenai target, lingkup
kerja, SDM, Waktu, mutu, biaya dan manfaat pengadaan.
Menjadi acuan kegiatan pengadaan
Menjelaskan kaitannya dengan penganggaran
PERSIAPAN
Pengadaan Barang/Jasa
11. HAL-HAL YANG HARUS DILAKSANAKAN OLEH
PA/KPA :
Perencanaan Umum Pengadaan (2)
1.Menyusun paket pekerjaan yang tertuang
dalam dokumen anggaran.
2. Mengumumkan rencana pengadaan
3. Menyediakan anggaran pengadaan.
12. 1. Tujuan Perencanaan pengadaan barang/jasa.
a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas diharapkan
/ditetapkan.
b. Terjaminnya kelancaran proses pengadaan.
2. Tiga Batasan dalam Perencanaan :
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, tidak
diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya.
b. Jadwal kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu
(lamanya) dan tanggal akhir yang telah ditentukan.
c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat
dipertanggung jawabkan.
13. Menetapkan Paket Pekerjaan (1)
• Wajib Dilaksanakan:
Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan
bagai usaha kecil termasuk koperasi kecil.
Menetapkan sebanyak banyaknya paket pengadaan untuk usaha mikro, usaha
kecil serta koperasi kecil tanpa mengabaikan:
• Prinsip efisiensi
• Persaingan sehat
• Kesatuan sistem dan kualitas
• Dan kemampuan teknis
Mengumumkan secara luas paket-paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan
pengadaan setelah rencana kerja dan anggaran disetujui oleh DPR/DPRD
14. Menetapkan Paket Pekerjaan (2)
Barang/PK/JL ≤
2,5 Milyar
Menuntut
kompetensi
teknis dan/atau
kesatuan sistem
dan/atau kualitas
Usaha
Mikro/Kecil/Koperasi
kecil
Untuk usaha Non
Kecil
Wajib dilaksanakan
DILARANG
UNTUK
DIPERHATI
KAN
15. Menetapkan Paket Pekerjaan (3)
• DILARANG :
Memecah pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket dengan maksud
untuk menghindari pelelangan
Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa
lokasi yang menurut sifat pekerjaannya dan tingkat efisiensinya seharusnya
dilakukan di beberapa lokasi
Menyatukan / menggabung beberapa paket pekerjaan yang menurut sifat dan
jenis pekerjaannya bisa dipisahkan dan/atau besaran nilainya seharusnya
dilakukan oleh usaha mikro dan usaha kecil serta koperasi kecil
Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif
dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif
16. Menetapkan SISTEM PENGADAAN B/J
1 METODE PEMILIHAN PENYEDIA B/J
• Pemilihan Penyedia Barang, Pekerjaan Konstruksi, atau jasa
lainnya.
• Pemilihan Penyedia Jasa Konsultasi.
• Metode cara penilaian kualifikasi
METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
METODE EVALUASI PENAWARAN
• Evaluasi penawaran penyedia barang, pekerjaan, konstruksi atau jasa
lainnya.
• Evaluasi penawaran penyedia jasa konsultasi.
2
3
17. SISTEM PENGADAAN
Pelelangan
Umum
Penunju
kan
langsung
Pemilihan
Penyedia
B/JL
Pada prinsipnya semua
penilihan dilakukan melalui
metode Pelelangan umum
Pelelangan
Sederhana
Bila pekerjaan tidak
kompleks, bernilai paling
tinggi Rp 200.00.000
Kontes /
sayembara
SAYEMBARA:
Proses dan hasil dari gagasan,
kreativitas, inovasi, budaya,
dan metode pelaksanaan
tertentu, tidak dapat
ditetapkan bdsk harga satuan
KONTES :
Tidak punya harga pasar.
Tidak dapat ditetapkan
berdasarkan Harga Satuan
Untuk pengadaan dengan
nilai sd Rp 200 juta;
kebutuhan operasional;
teknologi sederhana; resiko
kecil; usaha perorangan/BU
kecil dan koperasi kecil
Pengadaan
Langsung
KEADAAN TERTENTU
Penanganan darutat
Pek. Konfrensi yang
mendadak yang dihadiri
Presiden/Wapres.
Pertahanan Negara serta
keamanan dan ketertiban
Masyarakat
Pek spesifik hanya bisa oleh
satu penyedia.
B/JL KHUSUS
Pek. Berdasarkan tarif resmi
yang ditetapkan pemerintah.
Pek.Kompleks dgn teknologi
khusus.
Disstribusi obat/alkes tertentu.
Kendaraan bermotor dengan
harga khusus untuk
pemerintah.
Sewa penginapan/hotel/ruang
rapat.
Lanjutan sewa
gedung/kantor/ruang
terbuka/terturup
METODE PEMILIHAN PENYEDIA B/J
18. Pelelangan
Umum
Penunjuk
an
langsung
Pemilihan
Penyedia PK
Pada prinsipnya semua
penilihan dilakukan melalui
metode Pelelangan umum
Pemilihan
Langsung
Bila pekerjaan tidak
kompleks, bernilai paling
tinggi Rp 200.00.000
Pelelangan
Terbatas
Pekerjaan Kompleks,
diyakini jumlah
Penyedia terbatas
Untuk pengadaan dengan
nilai sd Rp 200 juta;
kebutuhan operasional;
teknologi sederhana; resiko
kecil; usaha perorangan/BU
kecil dan koperasi kecil
Pengadaan
Langsung
KEADAAN TERTENTU
Penanganan darutat
Pek. Konfrensi yang
mendadak yang dihadiri
Presiden/Wapres.
Pertahanan Negara serta
keamanan dan ketertiban
Masyarakat
Pek spesifik hanya bisa
oleh satu penyedia.
KONTRUKSI KHUSUS
Pek. Kompleks dengan
teknologi khusus.
Pek. Kontruksi bangunan
yang merupakan satu
kesatuan sistem konstruksi
dan satu kesatuan
tanggung jawab atas resiko
kegagalan bangunan
SISTEM PENGADAAN METODE PEMILIHAN PENYEDIA B/J
19. Seleksi
Umum
Penunjukan
langsung
Pemilihan
Penyedia Jasa
Konsultasi
Pada prinsipnya semua
penilihan dilakukan melalui
metode
Seleksi Umum
Seleksi
Sederhana
Bila pekerjaan tidak
kompleks bernilai paling
tinggi Rp 200.00.000
SAYEMBARA
Proses dan hasil
dari gagasan,
kreativitas, inovasi
dan metode
pelaksanaan
tertentu
Tidak dapat
distetapkan
berdasarkan harga
satuan
Untuk Pekerjaan
Konsultasi Rp 50 juta;
kebutuhan operasional
K/L/D/I
Pengadaan
Langsung
KEADAAN TERTENTU
Penanganan darurat
Penyedia jasa tunggal
Hanya bisa dilakukan
pemegang hak paten
Pek. Yang menyangkut
pertahanan/keamanan
dan ketertiban
masyarakat
SISTEM PENGADAAN METODE PEMILIHAN PENYEDIA B/J
20. Source determination
• Memperhatikan Daftar Rekanan/
Calon Pemasok
• Identifikasi Calon Pemasok
(Supplier/Vendor) yang relevan
dengan kebutuhan.
2
21. Metode PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
3 Jenis Metode
Metode satu sampul
Penyampaian dok penawaran
(adm,teknis, dan harga) yang
dimasukkan ke dlm 1 (satu)
sampul tertutup kpd ULP/Pejabat
Pengadaan
METODE PENYAMPAIAN BERLAKU TERGANTUNG JENIS PEKERJAAN
B/J yg standar harganya telah
ditetapkan pemerintah
Jasa konsultasi dg KAK sederhana
B/PK/JL yg spek/Volume jelas
Penunjukan langsung/Pengadaan
Langsung/Kontes/Sayembara
Metode dua sampul
Adm+teknis (sampul-1), harga
(sampul-2) kemudian sampul-1
dan sampul-2 dimasukkan ke dlm
sampul penutup dan
disampaikan ke ULP
B/JL pakai sistem nilai
atau sistem biaya selama
umur ekonomis.
JK yg penilaian teknis
terpisah dari penilaian
harga atau bersifat
kompleks
Metode dua tahap
• Adm+teknis (sampul-1),
• harga penawaran (sampul-2)
• Disampaikan dalam 2 tahap
B/JL/PK yg kompleks
B/JL/PK yg memenuhi kriteria
kinerja tertentu termasuk
pertimbangan kemudahan
pengoperasian dan efisiensi
pemeliharaan peralatan
B/JL/PK dgn bbrapa alternatif
penggunaan sistem, desain,
teknologi
22. Supplier selection
• Perhatikan daftar calon Vendor/Supplier yang
sdh ikut memasukkan Surat Penawaran.
• Lakukan penilaian dalam rangka seleksi
Vendor/Supplier.
• Akhirnya, lakukan penetapan pemenang.
3
23. Metode Evaluasi Penawaran
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Membandingkan
dok penawaran
dengan dok lelang
dgn urutan tahap
adm, teknik, harga,
dimana apabila tdk
memenuhi pada
setiap tahapan
dinyatakan gugur
B/PK/JL pada
prinsipnya
menggunakan
sistem gugur
Memberikan nilai
angka tertentu
berdasarkan
ketentuan dok
lelang
B/PK/JL yang
kompleks dgn
ketentuan bobot
harga 70-90% dan
unsur yg dinilai dpt
dikuantifikasikan
Memberikan nilai
pada unsur teknis
dan harga menurut
umur ekonomis
kemudian
dikonversi ke dalam
uang
B/PK/JL yang
kompleks
Sistem
Gugur
Sistem
Nilai Sistem
penilaian biaya
selama umur
ekonomis
24. Metode Evaluasi Penawaran
Jasa Konsultasi
Kualitas teknis
terbaik, lalu nego
teknis & biaya
JK yg
mengutamakan
kualitas dan/atau
lingkupnya sulit
ditetapkan dalam
KAK
Nilai kombinasi
terbaik teknis &
biaya, lalu nego
teknis & biaya
Output pekerjaan,
waktu penugasan,
dan biaya dapat
ditentukan dalam
KAK
Teknis terbaik dari
penawaran =< pagu,
lalu nego teknis & biaya
Ada standarnya
Dapat dirinci dgn
tepat
Anggarannya tidak
melampoi pagu
tertentu
Evaluasi dengan cara memilih harga terendah
diantara penawaran yang memenuhi syarat
teknis, lalu nego teknis & biaya
Pekerjaan sederhana dan standart
Metode
evaluasi
biaya
terendah
Metode
evaluasi
kualitas
Metode
evaluasi
kualitas
dan biaya
Metode
Evaluasi
pagu
anggaran
25. Proses Penilaian Kualifikasi yang dilakukan sebelum
pemasukan penawaran
Cara menilai kemampuan
CARA MENILAI
CALON PENYEDIA
Kompetensi, kemampuan Usaha, & Pemenuhan Persyaratan
PRAKUALIFIKASI
Proses Penilaian Kualifikasi yang dilakukan setelah
pemasukan penawaran
PASCAKUALIFIKASI
Dilakukan secara adil, transparan, mendorong terjadinya persaingan yg sehat
Untuk efisiensi: data yang diperlukan cukup dari formulir isian
Data palsu atau bohong: sanksi “daftar hitam” selama 2 tahun tdk boleh mengikuti pengadaan
barang/jasa pemerintah selama 2 th.
Copy dokumen disampaikan untuk penyedia yang diusulkan sebagai calon pemenang dan pemenang
cadangan serta menunjukkan aslinya
26. MENYUSUN JADWAL
PEMILIHAN (1)
1. Alokasi Waktu Cukup Untuk :
• Penayangan pengumuman
• Kesempatan untuk pendaftaran dan pengambilan dokumen
(kualifikasi dan pemilihan)
• Kesempatan untuk mempelajari dokumen dan penyiapan
dokumen penawaran
• Pemasukan dokumen penawaran
2. Menjelaskan dan memperhatikan:
• Saat mulai mempersiapkan proses pengadaan barang/jasa
• Saat mulai dan lamanya waktu proses pengadaan barang/jasa
• Saat hasil pengadaan diterima oleh pengguna barang/jasa
• Saat tersedianya anggaran pembiayaan
• Batas akhir efektif anggaran
27. PRAKUALIFIKASI
Penayangan di website K/L/D/I, Portal Pengadaan Nasional (LPSE) dan papan pengumuman resmi sekurang-
kurangnya 7 hari kerja.
• Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan 1
hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi.
• Pemberian penjelasan (apabilan diperlukan)
• Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 hari setelah berakhirnya penayangan
pengumuman prakualifikasi
• Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi
sekurang-kurangnya 7 hari kerja.
• Pengambilan dokumen penawaran dimulai satu hari setelah dikeluarkannya undangan lelang (prakualifikasi)
s/d 1 hari kerja sebelum pemasukan dokumen penawaran.
• Pemasukan dokumen panawaran dimulai 1 hari setelah pemberian penjelasan (aanwijzing) dengan batas
akhir pemasukan penawaran setelah penjelasan, sekurang-kurangnya 7 hari kerja.
• Evaluasi penawaran, penetapan pemenang, sanggahan dan sanggahan banding
• Pengalokasian waktu lainnya diserahkan sepenuhnya kepada Pejabat Pembuat Komitmet
Menyusun Jadwal Pelaksanaan
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (2)
28. PASKA KUALIFIKASI
• Penayangan di website K/L/D/I, Portal Pengadaan Nasional-Inaproc (LPSE)
dan papan pengumuman sekurang-kurangnya 7 hari kerja.
• Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan dan formulir isian
kualifikasi dimulai 1 hari setelah tanggal pengumuman sampai dengan 1 hari
sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran
• Pemberian penjelasan (aanwijzing) dilakukan paling cepat 7 hari kerja sejak
tanggal pengumuman
• Batas akhir pemasukan dokumen penawaran dan kualifikasi sekurang-
kurangnya 7 hari setelah dilaksanakan aanwijzing
• Evaluasi penawaran, penetapan pemenang, sanggahan dan sanggahan
banding
• Pengalokasian waktu lainnya diserahkan sepenuhnya kepada Pejabat
Pembuat Komitmen.
Menyusun Jadwal Pelaksanaan
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (3)
29. Purchase order processing
• Setelah penetapan pemenang,
• Lakukan pembuatan Kontrak (SPK/PKS/PO)
secara lengkap dan terinci.
4
30. PASAR TIDAK
TERBUKA
• Kolusi Vertikal (PA/KPA, PPK, Panitia
Pengadaan-Penyedia);
• Kolusi Horizontal (Arisan antar Penyedia);
• Monopoli & Premanisme;
• Kurangnya Akses Publik ke Pasar Pengadaan
MANAJEMEN
PENGADAAN
LEMAH
• Sistem Pengorganisasian Pengadaan yang
Lemah;
• Perencanaan Pengadaan Tidak Matang
• Kurangnya Kompetensi SDM;
• Kurangnya Penghargaan;
• Integritas yang Lemah;
• Tidak Fokus (Pekerjaan Sampingan)
P
R
O
B
L
E
M
A
T
I
K
P
E
N
G
A
D
A
A
N
B
A
R
A
N
G
/
J
A
S
A
Problematika PENGADAAN ASET
31. BELUM
GOVERNANCE
• PA/KPA, PPK, dan Panitia Pengadaan
tidak Transparan & Akuntabel;
• Penyalahgunaan Wewenang;
• Pengawasan Lemah;
• Tidak Efisien (Pemborosan)
BANYAKNYA
KASUS TPK
• Suap-Menyuap;
• Kick Back;
• Menyalahi Prosedur;
• Mark-up Harga;
• Pengaturan Tender;
• Kerugian Negara;
Problematika PENGADAAN ASET . . . .
P
R
O
B
L
E
M
A
T
I
K
P
E
N
G
A
D
A
A
N
B
A
R
A
N
G
/
J
A
S
A
32. Order monitoring
• INGAT!...Meskipun sudah dilakukan
pembuatan kontrak, monitoring terhadap
pesanan di Vendor/Supplier yang terpilih
tetap mesti selalu dilakukan.
• Monitoring pesanan tersebut dpt dilakukan
via email, telpon, dll
5
33. Celah Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa
Sebelum & Sesudah Implementasi e-Procurement
Tahap Kegiatan PBJ Modus Operandi Peran e-Proc/LPSE
Tahap
Perencanaan
Penggelembungan Harga Penyimpangan dalam perencanaan masih bisa terjadi,
Publikasi Rencana Umum Pengadaan dalam Inaproc melalui
Sistem Informasi RUP (SIRUP) dan trasparansi proses pengadaan
dapat mereduksi penyimpangan ini.
Sudah tersedia aplikasi Probity Audit yang memungkinkan
pengadaan dimonitor sejak pernecanaan.
Rencana Pengadaan yang Diarahkan
Rekayasa untuk Pemaketan KKN
Penentuan jadwal pengadaan tidak realistis
Tahap
Pembentukan
Panitia
Panitia yang tidak transparan Panitia yang kolutif dipersempit kesempatannya dengan
penggunaan aplikasi eProc.
Panitia masih dapat memperketat persyaratan adm/teknis
yang tidak relevan, namun dengan e-Proc rekam jejak
persyaratan & evaluasi transparan & auditable.
Integritasnya lemah
Panitia yang memihak
Panitia yang tidak independen
Tahap
prakualifikasi Dokumen Aspal
Konsep interopabilitas data/informasi/dokumen dalam eProc
dan pengembangan Vendor Management System akan
mereduksi kecurangan ini
Yang memenuhi syarat kualifikasi terbatas
Tahap
penyusunan
dokumen lelang
Dokumen lelang tidak standar Dengan pengembangan E-Dokumen pengadaan dokumen ini
melekat dengan aplikasi sehingga sudah pasti terstandar
Rekayasa kriteria evaluasi Kekeliruan dokumen dapat dikoreksi banyak pihak karena
kemudahan mendownload dokumen
Spesifikasi yang diarahkan
Pengumuman Pengumuman fiktif TIDAK BISA DILAKUKAN DENGAN EPROC
Waktu tayang pengumuman sebentar
Media pengumuman sulit diakses
Materi pengumuman terbatas
34. Pendaftaran dan
Pengambilan
Dokumen Lelang
Dokumen Lelang yang diserahkan tidak sama TIDAK BISA DILAKUKAN DENGAN E-Proc
Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari
Pendaftaran dipersulit
Syarat pengambilan dokumen dipersulit
Penjelasan
(Aanwijzing)
Prebid meeting yang terbatas TIDAK BISA DILAKUKAN DENGAN E-Proc
-Persekongkolan horisontal antar penyedia di luar sistem
bisa terjadi, indikasi persekongkolan dapat dideteksi
dengan mudah melalui analisis dokumen penawaran dalam
bentuk softfile
Dialog dalam penjelasan sering tidak terdokumentasi
dengan jelas
Sesama Penyedia melakukan persekongkolan horizontal
Panitia dan penyedia melakukan persekongkolan vertikal
Tahap pemasukan
dan pembukaan
dokumen
Relokasi tempat pemasukan dokumen TIDAK BISA DILAKUKAN DENGAN E-Proc
-Ada beberapa kasus pemasukan dihambat secara teknis,
dapat ditindaklanjuti jika ada indikasi/pengaduan.
-Akan dikembangkan LPSE Cloud sehingga aplikasi akan
melakukan reroute ke server lain jika terjadi hambatan
Pemasukan dokumen penawaran yang terlambat
Penyerahan dokumen fiktif
Pemasukan dokumen dihalang-halangi
Perubahan dokumen penawaran setelah batas akhir
Tahap evaluasi
penawaran Penggantian dokumen
Penggantian tidak bisa dilakukan, hasil evaluasi dipublikasi
luas
Evaluasi lelang tertutup dan tersembunyi -Evaluasi masih belum otomatis
-Masih ada panitia yang menyampaikan hasil evaluasi
secara minimHasil evaluasi tidak dipublikasi secara detail dan luas
Tahap
pengumuman Tanggal pengumuman sengaja ditunda
Perubahan jadwal dalam eProc harus disertai alasan yang
jelas
Pengumuman yang tidak informatif Konten pengumuman sudah ditentukan aplikasi
Sanggahan Panitia tidak menanggapi sanggahan penting Dokumentasi sanggahan dan jawabannya auditable
Sanggahan sering terlambat/tidak sampai karena birokrasi
persuratan umum yang rumit Pasti sampai karena langsung ditujukan ke Panitia
Lain-lain Alokasi waktu dalam jadwal tidak sesuai ketentuan -Dibuat otomatisasi jadwal dalam sistem
Tahap Kegiatan PBJ Modus Operandi Peran e-Proc/LPSE
35. Tahap Kegiatan PBJ Masalah Peran e-Proc/LPSE
Lain-lain
Harga markup
Diminimasi dengan pemanfaatan
e-Procurement melalui e-Purchasing/
e-Catalogue
Penyedia tidak qualified
Kesenjangan nilai hasil pengadaan untuk
paket yang sejenis
Rantai distribusi penyedia terlalu panjang
Waktu pengadaan lama
Mutu pengadaan rendah
Banyak terjadi kesalahan prosedur oleh
Panitia/ULP
Banyak terjadi subjektivitas dalam evaluasi
lelang