Dokumen tersebut membahas pelaksanaan pengadaan secara elektronik melalui sistem e-procurement yang diatur oleh Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012. Dokumen menjelaskan tahapan-tahapan proses pengadaan mulai dari persiapan, pelaksanaan pemilihan, pembukaan penawaran, evaluasi, hingga penandatanganan kontrak secara elektronik melalui SPSE. Dokumen juga menyinggung sanksi bagi pelanggaran

1. KOMINFO
PELAKSANAAN PENGADAAN
SECARA ELEKTRONIK
Oleh :
Nova Zanda

2. STRUKTUR ORGANISASI

3. PERKA LKPP NO. 18/2012
• Metode e-Tendering :
– E-Lelang untuk Pemilihan Penyedia
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya
– E-Seleksi untuk pemilihan penyedia jasa
konsultansi

4. PERSIAPAN PEMILIHAN
Pejabat Pembuat Komitmen
•Menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa terdiri dari spesifikasi
teknis, HPS, rancangan umum kontrak
Pokja ULP/Panitia pengadaan
• Menerima dan menyimpan surat/dokumen rencana pelaksanaan pengadaan yang
disampaikan oleh PPK
• Melaksanakan pemilihan
Penyedia Barang/jasa
• Melakukan pendaftaran pada SPSE
• Melaksanakan verifikasi pada LPSE
LPSE
• Menerbitkan kode akses pengguna
• Menyimpan dokumen pendukung proses registasi dan verifikasi pengguna

5. PELAKSANAAN PEMILIHAN
• Pembuatan Paket dan Pendaftaran
– Merupakan paket pemilihan baru atau paket
pemilihan ulang
– Pembuatan paket lengkap dengan informasi paket
dan sistem pengadaan berdasarkan informasi
PA/KPA/PPK maupun keputusan internal Pokja
ULP
– Memasukkan nomer surat/dokumen rencana
pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang
diserahkan PPK

7. • Penyusunan jadwal pemilihan berdasarkan hari kalender
dengan alokasi waktu mengacu pada ketetapan waktu yang
diatur dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya
• Memperhatikan jam kerja dan hari kerja pada tahapan :
–
–
–
–
–
Pemberian penjelasan
Batas akhir pemasukan penawaran
Pembukaan penawaran
Pembuktian kualifikasi
Batas akhir sanggah/sanggah banding
• Menyediakan paling kurang 2 hari kerja untuk tahapan :
– Pemasukan dokumen penawaran untuk paket yang
mensyaratkan jaminan penawaran
– Sanggah banding

8. • Penyusunan dokumen pengadaan secara
elektronik
– Mengikuti standar dokumen pengadaan secara
elektronik yang melekat pada aplikasi SPSE dan di
unggah pada aplikasi SPSE
– Menggunakan form isian elektronik dokumen
pengadaan yang melekat pada aplikasi SPSE
• Sesuai dengan syarat dan ketentuan dalam
aplikasi SPSE/user guide

9. DOKUMEN PENGADAAN

10. PEMBERIAN PENJELASAN
• Dilakukan secara online tanpa tatap muka
• Pokja ULP dapat memberikan informasi yang dianggap
penting terkait dokumen pengadaan
• Menjawab setiap pertanyaan yang masuk kecuali untuk
substansi pertanyaan yang telah dijawab
• Dapat memberikan penambahan waktu sesuai kebutuhan
• Dilarang menjawab pertanyaan dengan cara
mengumpulkan pertanyaan
• Kumpulan tanya jawab merupakan Berita Acara Pemberian
Penjelasan
• Jika diperlukan dapat dilanjutkan dengan peninjauan
lapangan/lokasi pekerjaan

11. • Hasil penjelasan lanjutan dituangkan dalam
Berita Acara Penjelasan Lanjutan dan di unggah
pada SPSE
• Addendum dokumen pengadaan dapat dilakukan
berulang dengan menggunggah pada SPSE paling
kurang 2 (dua) hari sebelum batas akhir
pemasukan penawaran
• Memperpanjang waktu pemasukan penawaran
apabila addendum mengakibatkan kebutuhan
penambahan waktu penyiapan dokumen
penawaran

12. PEMASUKAN DOKUMEN KUALIFIKASI
• Disampaikan melalui form isian elektronik kualifikasi pada
SPSE
• Jika SPSE belum mengakomodir persyaratan kualifikasi,
maka data diunggah pada fasilitas lain yang tersedia di SPSE
• Pokja ULP wajib meminta penyedia melengkapi data
kualifikasi dengan memanfaatkan fasilitas komunikasi yang
tersedia pada SPSE atau lainnya.
• Dengan mengirim data kualifikasi secara elektronik
penyedia barang/jasa menyetujui ketentuan yang telah atur
dalam perpres 54/2010 beserta perubahannya
• Untuk penyedia yang berbentuk konsorsium/kemitraan,
pemasukan dilakukan oleh badan usaha yang mewakili

13. PEMASUKAN PENAWARAN
• Disampaikan dalam bentuk file yang diunggah
melalui aplikasi SPSE
• Penyampaian dokumen :
– Satu file
– Dua file
– Dua Tahap
• Enkripsi menggunakan apendo/spamkodok

14. • Penyedia tidak perlu menggunggah hasil
pemindai dokumen asli yang bertandatangan
basah dan stempel kecuali surat lain yang
memerlukan tandatangan basah dari pihak lain
• Pokja ULP dapat merubah jadwal pemasukan
dokumen penawaran dan memberikan
penjelasan alasan perubahan
• Penyedia barang/jasa yang berbentuk konsorsium
/kemitraan, pemasukan penawaran dilakukan
oleh Badan Usaha yang ditunjuk mewakili
konsorsium

15. • Berdasarkan keterangan dari LPSE atau LKPP,
apabila file penawaran tidak dapat
dibuka/didekripsi maka Pokja ULP dapat
menetapkan bahwa file penawaran tersebut tidak
memenuhi syarat sebagai penawaran dan
penyedia barang/jasa yang mengirimkan file
penawaran tersebut dianggap tidak memasukkan
penawaran.
• Apabila dapat dibuka, maka Pokja ULP akan
melanjutkan proses atas penawaran yang
bersangkutan

16. • Penawaran masuk adalah dokumen
penawaran yang berhasil dibuka dan
sekurang-kurangnya memuat
SATU FILE
- HARGA PENAWARAN
- DAFTAR KUANTITAS & HARGA
(KONTRAK HARGA SATUAN/GAB)
- JANGKA WAKTU PENAWARAN
- DESKRIPSI/SPESIFIKASI BARANG
YANG DITAWARKAN
*) Standar Dokumen Pengadaan
DUA FILE
- DAFTAR KUANTITAS DAN HARGA
(KONTRAK HARGA SATUAN/GAB)
- JANGKA WAKTU PENAWARAN
- DESKRIPSI/SPESIFIKASI BARANG/
JASA YANG DITAWARKAN
- HARGA PENAWARAN
- JANGKA WAKTU PENAWARAN
- DESKRIPSI BARANG/JASA YANG
DITAWARAN

17. PEMBUKAAN PENAWARAN DAN
EVALUASI
• Pokja ULP mengunduh dan melakukan dekripsi
file penawaran dengan menggunakan
Apendo/Spamkodok
• Harga penawaran dan hasil koreksi aritmatik
dimasukkan pada fasilitas yang tersedia di
aplikasi SPSE

18. • File penawaran terenkripsi yang tidak dapat
dibuka (dekripsi), Pokja ULP wajib menyampaikan
file penawaran kepada LPSE dan bila dianggap
perlu LPSE dapat menyampaikan ke LKPP
• Terhadap file penawaran terenkripsi tidak dapat
dibuka yang disampaikan LPSE atau LKPP, maka
LPSE atau LKPP dapat memberikan keterangan
kondisi file penawaran kepada Pokja
• Apabila file penawaran tidak dapat dibuka Pokja
ULP dapat menetapkan bahwa file penawaran
tidak memenuhi syarat

19. • File yang dianggap sebagai penawaran adalah
dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan
dapat dievaluasi.
• Pokja ULP dapat melakukan penyesuaian jadwal
evaluasi dan tahapan selanjutnya, apabila adanya
file yang tidak dapat dibuka (dekripsi)
• Pokja ULP wajib melakukan klarifikasi kepada
penerbit surat jaminan tentang keabsahan dan
substansi jaminan penawaran
• Ketidakabsahan mengakibatkan gugurnya syarat
administrasi

20. • Pembuktian kualifikasi dilakukan secara offline
• Pokja ULP tidak perlu meminta seluruh
dokumen kualifikasi apabila penyedia
barang/jasa sudah pernah melakukan
pekerjaan sejenis, sama kompleksitasnya pada
instansi yang bersangkutan
• Pokja ULP memasukkan hasil evaluasi
penawaran dan hasil evaluasi kualifikasi pada
aplikasi SPSE

21. SANGGAHAN
• Dilakukan oleh penyedia barang/jasa yang telah
memasukkan penawaran
• Peserta pemilihan hanya dapat menyampaikan 1 kali
sanggahan kepada Pokja ULP melalui aplikasi SPSE
• Pokja ULP menjawab sanggahan melalui SPSE
• Sanggahan dapat disampaikan secara offline apabila
terjadi keadaan kahar atau gangguan teknis
• Peserta pemilihan memberitahukan sanggahan
banding kepada Pokja ULP melalui fasilitas yang
tersedia di SPSE
• Kealpaan atau kelalaian pemberitahuan sanggahan
banding tidak menggugurkan proses sanggah banding

22. SPPBJ
• Dilakukan diluar aplikasi SPSE (offline)
• Menggunggah hasil pemindai SPPBJ pada
aplikasi SPSE

23. PENANDATANGANAN KONTRAK
• Dilakukan diluar aplikasi SPSE
• PPK memasukkan informasi dan mengunggah
hasil pemindai dokumen kontrak pada SPSE

24. LAIN LAIN
• Aplikasi SPSE secara otomatis akan
menampilkan pengumuman pemilihan dan
pengumuman pemenang paket pekerjaan
• Pokja ULP harus memasukkan alasan
penyebab pemilihan ulang, penyampaian
penawaran ulang dokumen penawaran atau
pemilihan ulang

25. • Surat Jaminan penawaran
– Tidak diperlukan untuk pengadaan yang memiliki nilai paling
tinggi Rp. 2.500.000.000 atau tidak menimbulkan resiko apabila
pemenang mengundurkan diri menyebabkan pekerjaan tidak
dapat diselesaikan tepat pada waktunya
– Disampaikan dalam bentuk softcopy hasil pemindai
– Jaminan asli (pascakualifikasi) disampaikan pada pembuktian
kualifikasi
– Jaminan asli (prakualifikasi) disampaikan pada Pokja ULP
sebelum penetapan pemenang.
– Apabila calon pemenang tidak memberikan jaminan penawaran
asli atau tidak dapat dicairkan maka akun SPSE penyedia
dinonaktifkan dan dapat dimasukkan dalam daftar hitam

26. • Perubahan Jadwal
– Perubahan jadwal tahapan pemilihan wajib
mengisi alasan perubahan yang dapat
dipertanggung jawabkan
• Pengenaan Sanksi
– Pelanggaran terhadap persyaratan dan ketentuan
dalam SPSE, LPSE dapat me nonaktifkan kode
akses pengguna SPSE

27. • Dalam hal terjadi gangguan daya listrik, gangguan
jaringan, gangguan aplikasi yang mengakibatkan
proses pemilihan tidak dapat dilaksanakan
dengan sempurna, maka ULP dapat melakukan :
– Pembatalan proses pemilihan
– Melakukan penyesuaian jadwal
– Membuat dan melaksanakan solusi alternatif
terhadap hal yang tidak dapat diakomodir dalam
aplikasi SPSE, wajib menuangkan hal tersebut dalam
BAHP/BAHS/berita acara lainnya

28. DAFTAR HITAM PERUSAHAAN

29. E-PURCHASING
• PERKA LKPP NO. 17 TAHUN 2012 TENTANG EPURCHASING

30. e-PURCHASING – e-CATALOG