<ul><li>Efficiënt en effectief stagemanagement  </li></ul><ul><li>met OnStage en Microsoft CRM 4.0 </li></ul><ul><li>Hoges...
Programma <ul><li>Het probleem (casus: langstudeerders) </li></ul><ul><li>De business case  </li></ul><ul><li>Functionalit...
Casus: “langstudeerders” <ul><li>“ Het Stuwmeer”: X langstudeerders BI, die alleen hun scriptie nog moeten schrijven </li>...
Een student wil de weg weten naar een passende stage.....
...zoek maar op intranet...
...maar de student kan de weg op intranet niet vinden...
..en het loket van de stagecoördinator is gesloten. Morgen weer terug...
Nu nog alle benodigde stage formulieren vinden, invullen en inleveren...
...daar wordt niet alleen de student  gallisch van. Hoe lossen we dat op?
Aanleiding 2009 (HvA DEM):  <ul><li>HvA Domein Economie en Management </li></ul><ul><li>+/- 15.000 studenten </li></ul><ul...
Diversiteit aanleidingen voor implemenatie OnStage binnen onderwijs <ul><li>Documentatie t.b.v. accreditatie niet compleet...
Business Case <ul><li>Tevredenheid opleidingsmanagement  door vermindering administratieve belasting docenten en onderwijs...
Bedrijfsleven Maatschappelijke instellingen Overheid Onderwijs instellingen Studenten Relatie beheer Matching Begeleiding
OnStage: Samen werken aan stages <ul><li>OnStage is een rolgebaseerde applicatie waarin onderwijsinstellingen, studenten e...
Digitale dossiervorming (met UI voor FB/KU)
Portaal externe organisaties/opdrachtgevers
Bedrijven Self Service Vitrine
Bedrijven Self Service Vitrine
Portaal deelnemer (student) <ul><li>schermprints  </li></ul>
Zoeken stageplaats of afstudeeropdracht
Portaal coördinator
Onderzoek- en selectiefase <ul><li>Drie scenario’s door projectgroep onderzocht  </li></ul><ul><ul><li>Scenario 1.  </li><...
De selectie van OnStage en Xebic Onderwijs  <ul><li>Functionele en technische fit </li></ul><ul><li>Flexibele procesonders...
Waar werkt de HvA naartoe? Services Architectuur  Onderwijs Instelling OnStage Portal Applicaties WS/ ESB SIS HRM CRM Stud...
Fasering implementatie <ul><li>Pilot met één opleiding </li></ul><ul><li>Processimulaties met studenten, docenten en staco...
Waar staan we nu met OnStage bij de HvA?  <ul><li>Drie stagebureau’s live op de drie locaties HvA DEM </li></ul><ul><li>Vo...
Wat is het vervolg? <ul><li>Integratie met MS CRM als back-end systeem  </li></ul><ul><li>Implementatie van toegang voor e...
Lessons Learned <ul><li>Betrokkenheid management èn gebruikers </li></ul><ul><li>Eigenaarschap ondersteunend personeel en ...
 
Casus: “langstudeerders” <ul><li>De OnStage-oplossing: </li></ul><ul><li>Stap 1) configureer de stappen van het sollicitat...
Wat heeft OnStage nog meer te bieden? <ul><li>Competentiegericht onderwijs: Leerdoelen o.b.v. kerntaken/werkprocessen/comp...
 
Integratie Social Media
<ul><li>Hogeschool van Amsterdam </li></ul><ul><li>Eric Kamsma </li></ul><ul><li>Informatievoorziening DEM (iv-dem@hva.nl)...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

OWD2011 - 5 - MS CRM en OnStage: Digitale dossiervorming tijdens stage-afstudeerproject of buitenlandstudie - Hans Sluman

802 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
802
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

OWD2011 - 5 - MS CRM en OnStage: Digitale dossiervorming tijdens stage-afstudeerproject of buitenlandstudie - Hans Sluman

  1. 1. <ul><li>Efficiënt en effectief stagemanagement </li></ul><ul><li>met OnStage en Microsoft CRM 4.0 </li></ul><ul><li>Hogeschool van Amsterdam </li></ul>
  2. 2. Programma <ul><li>Het probleem (casus: langstudeerders) </li></ul><ul><li>De business case </li></ul><ul><li>Functionaliteiten en schermen OnStage </li></ul><ul><li>De onderzoeks- en selectiefase </li></ul><ul><li>Waar werkt de HvA naartoe? </li></ul><ul><li>De implementatie van OnStage en MS CRM </li></ul><ul><li>Waar staat HvA DEM nu? Lessons Learned </li></ul><ul><li>Wat is het vervolg? </li></ul><ul><li>Casus: “langstudeerders” </li></ul><ul><li>Wat heeft OnStage nog meer te bieden? </li></ul>
  3. 3. Casus: “langstudeerders” <ul><li>“ Het Stuwmeer”: X langstudeerders BI, die alleen hun scriptie nog moeten schrijven </li></ul><ul><li>Hoe kunnen we hen snel aan een passende, goede afstudeeropdracht helpen? </li></ul><ul><li>Ze hebben al een baan. Hoe kunnen we hen terug in de “schoolroutine” krijgen en houden ? </li></ul><ul><li>Hoe kunnen we hen monitoren tijdens de sollicitie? </li></ul><ul><li>Hoe kunnen we tijdens de afstudeeropdracht tijdig problemen signaleren en bijsturen? </li></ul><ul><li>...met beperkte beschikbaarheid begeleidingsuren docenten? </li></ul>
  4. 4. Een student wil de weg weten naar een passende stage.....
  5. 5. ...zoek maar op intranet...
  6. 6. ...maar de student kan de weg op intranet niet vinden...
  7. 7. ..en het loket van de stagecoördinator is gesloten. Morgen weer terug...
  8. 8. Nu nog alle benodigde stage formulieren vinden, invullen en inleveren...
  9. 9. ...daar wordt niet alleen de student gallisch van. Hoe lossen we dat op?
  10. 10. Aanleiding 2009 (HvA DEM): <ul><li>HvA Domein Economie en Management </li></ul><ul><li>+/- 15.000 studenten </li></ul><ul><li>22 voltijd opleidingen, waarvan 5 internationaal </li></ul><ul><li>7 duale opleidingen </li></ul><ul><li>DEM verspreid over twee locaties (per sept. 2011 drie) </li></ul><ul><li>Twee aparte stagebureau’s voor voltijd nationaal </li></ul><ul><li>Twee stagecoördinatoren voor internationaal </li></ul><ul><li>Twee stagecoördinatoren voor Johan Cruijf University en Sportmarketing </li></ul><ul><li>Iedere coördinator met eigen administratie en relaties in het werkveld </li></ul>
  11. 11. Diversiteit aanleidingen voor implemenatie OnStage binnen onderwijs <ul><li>Documentatie t.b.v. accreditatie niet compleet </li></ul><ul><li>Te weinig (kwalitatief sterk) stageaanbod </li></ul><ul><li>Grote groepen studenten lastig te coördineren, veel papierwerk, geen overzicht en weinig tijd voor persoonlijke aandacht </li></ul><ul><li>Samenwerking met en informatievoorziening voor werkveld kan beter </li></ul><ul><li>Weinig transparantie voor studenten, docenten en externen over stageprocessen </li></ul><ul><li>Uitval studenten tijdens werkperioden </li></ul><ul><li>Stagedossiers van studenten en stagecoördinatie lastig overdraagbaar bij personeelswisseling </li></ul><ul><li>Huidig stagesysteem is verouderd en niet webbased </li></ul><ul><li>Huidig stagesysteem biedt te weinig ruimte voor onderwijskundig inzicht of voor de logistieke organisatie </li></ul><ul><li>Et cetera </li></ul>
  12. 12. Business Case <ul><li>Tevredenheid opleidingsmanagement door vermindering administratieve belasting docenten en onderwijs-administratie en tegelijkertijd ruimte bieden aan opleidingsspecifieke werkprocessen en onderwijskundig inzicht. </li></ul><ul><li>Tevredenheid externe relaties en studenten vergroten door middel van moderne ICT en meer transparantie over kwaliteitseisen, begeleidings- en beoordelingsproces. </li></ul><ul><li>Studenttevredenheid en verminderen uitval door verbetering van de kwaliteit van het “matchen” </li></ul><ul><li>Accreditaties ondersteunen door één praktijkdossier, in beheer van school, waar alles centraal wordt bijgehouden met monitor op kritieke succes factoren </li></ul>
  13. 13. Bedrijfsleven Maatschappelijke instellingen Overheid Onderwijs instellingen Studenten Relatie beheer Matching Begeleiding
  14. 14. OnStage: Samen werken aan stages <ul><li>OnStage is een rolgebaseerde applicatie waarin onderwijsinstellingen, studenten en bedrijven samenwerken met betrekking tot (internationale) stages, afstudeeropdrachten, werkplekken, uitwisselingsprogramma’s... </li></ul>
  15. 15. Digitale dossiervorming (met UI voor FB/KU)
  16. 16. Portaal externe organisaties/opdrachtgevers
  17. 17. Bedrijven Self Service Vitrine
  18. 18. Bedrijven Self Service Vitrine
  19. 19. Portaal deelnemer (student) <ul><li>schermprints </li></ul>
  20. 20. Zoeken stageplaats of afstudeeropdracht
  21. 21. Portaal coördinator
  22. 22. Onderzoek- en selectiefase <ul><li>Drie scenario’s door projectgroep onderzocht </li></ul><ul><ul><li>Scenario 1. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Op basis van hergebruik en doorontwikkeling bestaande zelfbouwsoftware (MS Access) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>CRM-pakket wordt beperkt ingezet, voor relatie-onderhoud. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Scenario 2 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zoveel mogelijk inzetten van Microsoft CRM 4.0, voor begeleiding, matching, alumni-beheer. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Scenario 3. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Op basis “best of breed” ICT-services voor deelterreinen en - processen. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>integratie in de datalaag. </li></ul></ul></ul>
  23. 23. De selectie van OnStage en Xebic Onderwijs <ul><li>Functionele en technische fit </li></ul><ul><li>Flexibele procesondersteuning </li></ul><ul><li>Integreerbaar in SharePoint 2007/2010 en MS CRM </li></ul><ul><li>Lage implementatie- en consultancykosten, omdat DEM zelf de implementatie kan doen </li></ul><ul><li>Goede verhouding prijs/prestatie </li></ul><ul><li>Xebic blijft OnStage doorontwikkelen met focus op gebruiksvriendelijkheid en stabiliteit. </li></ul><ul><li>Xebic: software team met kennis van het onderwijs en de uitdagingen waar het onderwijs voor staat. </li></ul>
  24. 24. Waar werkt de HvA naartoe? Services Architectuur Onderwijs Instelling OnStage Portal Applicaties WS/ ESB SIS HRM CRM Student Werkgever Docent Teammanager Relatie beheerder Stage buro
  25. 25. Fasering implementatie <ul><li>Pilot met één opleiding </li></ul><ul><li>Processimulaties met studenten, docenten en staco’s </li></ul><ul><li>Procesconfiguratie per opleiding </li></ul><ul><li>Training kerngebruikers/stagecoördinatoren (Train-de-trainer) </li></ul><ul><li>Daarna gehele domein live </li></ul>
  26. 26. Waar staan we nu met OnStage bij de HvA? <ul><li>Drie stagebureau’s live op de drie locaties HvA DEM </li></ul><ul><li>Voor 13 voltijd opleidingen, inclusief Johan Cruyff University </li></ul><ul><li>en 7 duale opleidingen </li></ul><ul><li>Toegang voor +/- 15.000 studenten </li></ul><ul><li>Meer dan 1000 geregistreerde organisaties met actief opdrachtaanbod </li></ul><ul><li>Meer dan 2000 geregistreerde stages, afstudeeropdrachten en duale werkperioden (ook door studenten aangedragen) </li></ul><ul><li>Gestart met de implementatie bij HvA Domein Gezondheid per september 2011 </li></ul>
  27. 27. Wat is het vervolg? <ul><li>Integratie met MS CRM als back-end systeem </li></ul><ul><li>Implementatie van toegang voor externen </li></ul><ul><li>Verdere integratie met SharePoint/ DLWO en SIS </li></ul><ul><li>Implementatie resterende vijf (internationale) opleidingen HvA DEM </li></ul><ul><li>PDCA-cyclus, procesverbetering/optimalisatie </li></ul>
  28. 28. Lessons Learned <ul><li>Betrokkenheid management èn gebruikers </li></ul><ul><li>Eigenaarschap ondersteunend personeel en onderwijsinhoudelijk personeel </li></ul><ul><li>Implementeer PDCA-cyclus en bepaal gezamenlijk meetpunten voor evaluatie en procesoptimalisatie </li></ul><ul><li>KISS-principe: houd de processen simpel (en laagdrempelig) </li></ul><ul><li>Realiseren van integraties kost altijd meer (doorloop)tijd dan verwacht </li></ul><ul><li>Neem de implementatie van informatiemanagement/functioneel beheer (operationeel, tactisch en strategisch) mee als deelproject </li></ul>
  29. 30. Casus: “langstudeerders” <ul><li>De OnStage-oplossing: </li></ul><ul><li>Stap 1) configureer de stappen van het sollicitatietraject en het begeleidingsproces en stel het begeleidingsprofiel voor langstudeerders samen </li></ul><ul><li>Stap 2) bepaal vaste e-mail-notificaties, instructies en checklists voor de studenten </li></ul><ul><li>Stap 3) koppel de coördinator </li></ul><ul><li>Stap 4) bepaal welke studenten in de begeleidingsgroep horen en koppel hen aan de begeleidingsgroep </li></ul><ul><li>Stap 4) koppel de docent-begeleiders aan de studentdossiers… </li></ul>
  30. 31. Wat heeft OnStage nog meer te bieden? <ul><li>Competentiegericht onderwijs: Leerdoelen o.b.v. kerntaken/werkprocessen/competenties (add on) </li></ul><ul><li>Social Media Integratie (add on) </li></ul><ul><li>Uitbreiding functionaliteit relatiebeheer (add on) </li></ul><ul><li>Management Rapportage’s (maatwerk) </li></ul><ul><li>Student Locator: verblijfsplaats tijdens (buitenland) stage/minor, (add on) </li></ul><ul><li>Study abroad: studie aanbod bij internationale partner-schools (add on) </li></ul><ul><li>Mobiel: Smart Student App en Smart Coach App (als er een klantopdracht voor is) </li></ul><ul><li>Online Evaluaties na stage/afstuderen (in ontwikkeling) </li></ul>
  31. 33. Integratie Social Media
  32. 34. <ul><li>Hogeschool van Amsterdam </li></ul><ul><li>Eric Kamsma </li></ul><ul><li>Informatievoorziening DEM (iv-dem@hva.nl) </li></ul><ul><li>Xebic Onderwijs b.v. </li></ul><ul><li>Paul Schreuder (pschreuder@xebic.com) </li></ul><ul><li>www.bpvsoftware.nl </li></ul><ul><li>www.xebic.com </li></ul><ul><li>+31 (0)318-657755 </li></ul><ul><li>+31 (0)6-53991466 </li></ul>

×