Sessieronde 2 Beschrijving: De behoefte om werkprocessen te stroomlijnen binnen de organisatie wordt steeds groter. Instellingen moeten meer doen met minder personeel en het niet nakomen van afspraken met studenten slaat terug op het imago van de instelling. OSIRIS Zaak is volledig geïntegreerd in OSIRIS en biedt de mogelijkheid werkprocessen (workflows) te definiëren voor bijvoorbeeld de studieloopbaan begeleider, thesis processen, regeling afstudeersteun studenten enz. OSIRIS Zaak stelt de instelling in staat om effectief en efficiënt verschillende werkprocessen af te handelen.

1. Werkprocessen stroomlijnen
met OSIRIS Zaak

2. Agenda
• Gastheren: Huib-Jan Wielemaker & Jonas de Graaff (CACI)
• Wat is OSIRIS Zaak?
• Toelichting begrippen
• Voorbeeld schermen zaakafhandeling
• Procesdefinitie
• Inzetbaarheid bij verschillende soorten processen

3. OSIRIS Zaak
• OSIRIS Zaak biedt procesondersteuning voor processen die niet “standaard” door
OSIRIS worden ondersteund.
• Met OSIRIS Zaak worden processen gedefinieerd, gevolgd, bewaakt, getoetst en
verantwoord.
• OSIRIS Zaak is “generiek”, gebaseerd op concepten/terminologie van Oracle
Adaptive Case Management
• OSIRIS Zaak is een deelsysteem van OSIRIS
– Geïntegreerd in OSIRIS
– Procesdefinitie in OSIRIS Basis
– Procesafhandeling in OSIRIS Basis, OSIRIS Begeleider en OSIRIS Student

4. Begrippen
• Zaak
• Activiteiten
• Taken
• Mijlpalen
• Actoren
• Events
• Regels
• Data

5. Zaak
• Het proces dat ondersteund wordt
• Een zaak heeft een uitkomst, bijvoorbeeld ‘Voldaan’ of ‘Niet voldaan’
• Termijnbewaking op zaakniveau mogelijk
• Voorbeelden:
– Avans
• Het proces voor studieloopbaanbegeleiding
– TU Delft
• Registratie afstudeersteun (RAS)
• Thesis proces

6. Activiteiten
• ‘Atomaire eenheid van werk’ binnen de zaak
• Een activiteit kan een eenvoudige handeling of een ingewikkeld proces zijn
• Activiteiten kunnen menselijk activiteiten (invoeren gegevens, uploaden
document) of systeem activiteiten (ophalen externe data) zijn.
• Termijnbewaking op activiteiten mogelijk

7. Activiteiten
Proces Studieloopbaanbegeleiding
1. Student uitnodigen voor een gesprek
2. Afspraak maken
3. Huiswerkopdracht uploaden
4. Beoordelen huiswerkopdracht
5. Gesprek voeren
6. Gespreksverslag uploaden
7. Beoordelen gespreksverslag
8. Besluit nemen

8. Activiteiten
Standaard activiteiten:
1. Uitnodigen voor een gesprek (datum prikken)
2. Afspraak
3. Document upload
- ‘Specifiek’ dialoogscherm
- Gegevens opgeslagen in een standaard OSIRIS-tabel
4. Formulier

9. Activiteiten
• Binnen de zaak zijn altijd 2 algemene activiteiten beschikbaar:
– Document uploaden
– Vastleggen aantekeningen

10. Mijlpalen
• Mijlpalen beschrijven de te realiseren doelen die worden gedefinieerd voor
het monitoren van de voortgang van de zaak.
• Activiteiten zijn niet direct aan een mijlpaal gekoppeld, maar het afronden
van een activiteit kan wel leiden tot het bereiken van een mijlpaal.

11. Mijlpalen
Proces Studieloopbaanbegeleiding
1. Student uitgenodigd
2. Afspraak gemaakt
3. Huiswerkopdracht voldaan
4. Gesprek gevoerd
5. Gespreksverslag voldaan
6. Besluit genomen

12. Actoren
• Actoren zijn personen, afdelingen die betrokken zijn bij de zaak.
• In OSIRIS Zaak kunnen ‘logische’ actoren worden gedefinieerd, zoals
bijvoorbeeld:
– Begeleider
– Student
– Administratie
• Aan de ‘logische’ actoren worden ‘personen’ gekoppeld via:
– Individuele medewerkers
– Medewerkergroepen
– Applicatierollen: ‘student’, ‘begeleider’

13. OSIRIS Zaak & OSIRIS Begeleider

22. Zaakdefinitie - Begrippen
• Zaak
• Activiteiten
• Taken
• Mijlpalen
• Actoren
• Events
• Regels
• Data

23. Hoe richten we processen in?
Afspraak
maken
Student
uitnodigen
Goed
gekeurd
Huiswerk
uploaden
Huiswerk
beoordelen
Gesprek
voeren
JaNee
Zo?

24. Zo?

25. Hoe richten we processen in?
Afspraak
maken
Student
uitnodigen
Huiswerk
beoordelen
Gesprek
voeren
Of misschien wel zo?
Besluit
nemen

26. Rules Rule!
• De regels bepalen hoe het proces eruit ziet:
– hoe is de procesflow
– wanneer wordt een volgende activiteit gestart
– wanneer is een mijlpaal bereikt
– enz.

27. • Events zijn gebeurtenissen binnen het proces, deze komen op verschillende
niveaus voor.
• Bijvoorbeeld:
– de zaak wordt gestart
– een activiteit is gestart / afgerond
– een mijlpaal wordt bereikt
• De events zorgen ervoor dat de regels gevalideerd gaan worden.
Events

28. • Regels, events en condities vormen de beslispunten in de procesflow.
• Bijvoorbeeld:
– ALS: activiteit ‘Huiswerkopdracht beoordelen’ is voltooid
– EN: de uitkomst is ‘Goedgekeurd’
– DAN: ...
• Condities kunnen gebruik maken van alle OSIRIS gegevens.
Condities
Conditie
?

29. • Acties worden uitgevoerd wanneer aan een conditie is voldaan.
• Bijvoorbeeld:
– ALS: activiteit ‘Huiswerkopdracht beoordelen’ is voltooid
– EN: de uitkomst is ‘Goedgekeurd’
– DAN:
• Zet de mijlpaal ‘Huiswerkopdracht voldaan’
• Start de activiteit ‘Gesprek voeren’
• Stuur de student een mail over de
goedkeuring
Acties

31. • Regels, condities en acties vormen samen de ‘logica’ van de
procesdefinitie.
• Beschikbare acties:
– Starten / stoppen activiteit
– Maak activiteit beschikbaar
– Zetten mijlpaal
– Afronden zaak
– Versturen van mededeling
– Aanroepen van database-routine
Acties

32. Data
• Bij een zaak worden data-elementen gedefinieerd, bv:
– Huiswerkopdracht
– Gespreksverslag
– Afspraak
– Formulier
• Ad hoc data-elementen: documenten, notities, aantekeningen
• Data-elementen worden aan zaak of aan
activiteiten gekoppeld.
• Data-elementen hebben eigen presentatie /
afhandeling.

33. OSIRIS en Zaak: een mooie combi
• Integratie tussen OSIRIS en Zaak functionaliteit biedt veel voordelen:
– Context is bekend: bv. student opleiding
– Permissies op basis van o.a. zaak context
– Actoren zijn bekend, bv. SLB-er
– Data uit OSIRIS is beschikbaar, o.a. voor condities
– Afhandelen activiteiten binnen OSIRIS
– Zaakdata zichtbaar in OSIRIS

34. Flexibele procesinrichting
• Bouwstenen proces-definitie bieden mogelijkheid voor het ondersteunen
van verschillende processen.
• Processen kunnen gekoppeld worden aan verschillende soorten context
binnen OSIRIS: Student opleiding, Cursus, etc
• Losse processen zijn ook mogelijk
• Wat is standaard en wat is maatwerk?

35. Eigenschappen OSIRIS Zaak
• Ondersteuning voor afhandelen van verschillende processen
• Flexibele procesinrichting
• Nauwe integratie met OSIRIS
• Groepsgewijze afhandeling van taken mogelijk
• Gebruiker wordt direct op openstaande taken geattendeerd
• Termijnbewaking met mededelingen

36. Meer informatie?
• Vragen?
• Stand op de leveranciersmarkt
• Contactpersoon:
Ulf Thor ulf.thor@caci.nl