Sessieronde 1 Titel: Transitie in het kwadraat: nieuwe selfservices, nieuwe werkwijzen in een veranderende organisatie Sprekers: José van Schie (Vrije Universiteit Amsterdam) en Steven Losekoot (Vrije Universiteit Amsterdam) Locatie: Boston 11

1. TRANSITIE IN HET KWARDRAAT
VRIJE UNIVERSITEIT AMSTERDAM
HOLINK – 19 JUNI 2014

2. CONTEXT TRANSITIE
2 Ondersteunen Studeren en Doceren
Onderwijsagenda:
• Bijdrage aan studiesucces
• Vernieuwing van Bachelor en Master onderwijs
• Verbetering kwaliteitszorg
• Stijging op ranking NSE
• Prestatieafspraken
Beoogde veranderingen en bezuiningen:
• Professionalisering studentgerichte ondersteuning
• Reorganisatie Studentgerichte Ondersteuning

3. REALISATIE
3 Ondersteunen Studeren en Doceren
Maatregelen om dit te realiseren:
• Nieuw dienstverleningsmodel
- Van decentraal naar centraal
- Van fysiek naar digitaal
• Programma Ondersteunen studeren en docenten (OSD)
• .....

4. PROGRAMMA OPZET
4 Ondersteunen Studeren en Doceren
Administratieve
processen
Studie
ondersteuning en
informatie
ICT & Onderwijs
(ICTO)
Studie
voorzieningen
Kwaliteitszorg
Transitiemanagement
Student & Docent Centraal
Optimalisatie:
studievolg
Digitaal resultaat
registratie
Studeren met een
functiebeperking
Matching &
Studievoortgang
Projectuitvoering
Digitaal
informatieloket
studenten
Digitaal
Studentdossier
Nieuwe DLO IVO+Digitaal evalueren
Digitale
ondersteuning
kwaliteitszorg
Bewaken / borgen samenhang en programmadoel
Ondersteuning
(financiële)
regelingen
Optimalisatie
aanmelden en
toelaten
Datakwaliteit
Weblectures
Programmamanagement

5. PROGRAMMADOELEN OSD
5 Ondersteunen Studeren en Doceren
1. Studenten- en medewerkers tevredenheid verhogen
informatie up to date, altijd vindbaar en beschikbaar
2. Kwaliteit van onderwijs verhogen
minder tijd van docenten nodig voor secundaire processen, vollediger
informatie voortgang en hulp voor studenten
3. Verhogen efficiency bedrijfsvoering
zelf regelen makkelijker maken
4. Verhogen studierendement
inzicht en transparantie studiesituatie en -voortgang

6. GEBRUIKER CENTRAAL
6 Ondersteunen Studeren en Doceren

7. GEBRUIKER CENTRAAL - AANPAK
7 Ondersteunen Studeren en Doceren
Studievertraging Afspraak studie-
adviseur maken
Gesprek
voorbereiden
Afspraken
vastleggen
Charlotte
constateert dit
achteraf obv
resultaten-
overzicht
Charlotte belt
tijdens spreekuur
om afspraak te
maken
Inge raadpleegt
SIS en papieren
dossier om
gesprek voor te
bereiden
Afspraken
worden gemaakt
en door Charlotte
en Inge apart
vastgelegd
Charlotte
ontvangt
notificatie over
dreigende
studievertraging
plus link om
digitaal afspraak
te maken
Charlotte maakt
digitaal een
afspraak
Inge raadpleegt
digitaal
studenten-
dossier
Afspraken
worden door Inge
in digitaal
studentendossier
vastgelegd;
Charlotte kan
deze inzien

8. IMPACT OP SYSTEEM – PROCES - ORGANISATIE
- mogelijkheden SIS uitbouwen
- nieuwe producten
- nieuwe systemen
9 Ondersteunen Studeren en Doceren
SYSTEEM
ORGANISATIE
PROCES
- nieuwe werkwijzen
- nieuwe gebruikers
- uniformering processen
- transitie gedrag en cultuur

9. PROCES & ORGANISATIE
Hoe komen we tot nieuwe, gestandaardiseerde processen die aansluiten
bij de doelgroep? Investeren in:
- Samenwerking en betrokkenheid > aanpak
- Instemming en draagvlak > traject besluitvorming en ronde faculteiten
Randvoorwaarden mbt transitie:
- Alle niveaus betrokken: verrichten – inrichten – richten
- Afspraken mandatering
10 Ondersteunen Studeren en Doceren

10. SAMENWERKING EN BETROKKENHEID :
INTEGRALE AANPAK
11 Ondersteunen Studeren en Doceren
ONTWERPFASE REALISATIEFASE
IMPLEMENTATIE
& NAZORG
- Ambassadeurs
- Extra inzet op
nazorg door IT en
business
- Samenstelling
projectteams
- Workshops met
gebruikers
- Realisatie door IT
- Acceptatie testen door
gebruikers
- Pilots met faculteiten /
diensten

11. UNIFORMERINGSTRAJECT
Doelstellingen:
- Niet uniformeren om te uniformeren
- Transparantie voor studenten, docenten, medewerkers
- Digitaliseren van processen mogelijk maken
Focus:
- Gericht op nieuwe product en werkwijze
- Onder handen nemen van huidige processen tbv digitale dienstverlening
Aanpak:
- Uniformeringsteams
12 Ondersteunen Studeren en Doceren

12. INSTEMMING EN DRAAGVLAK : STAKEHOLDERS
13 Ondersteunen Studeren en Doceren
BESLUIT-
VORMING:
STUURGROEP
Besluitvormingstraject instellingsbreed
- Product- en procesinrichting
- Uniformeringsvoorstellen
Ronde faculteiten
- Frequent overleg met stakeholders
- Verantwoordelijken in lijn voor implementatie nieuwe producten en
werkwijzen
ADVIES:
HOOFDEN
ONDERWIJS-
BUREAUS
INSTEMMING:
DIRECTEUREN /
PORTEFEUILLE
-HOUDERS
TAAKGROEPEN
FACULTEITEN
EN DIENST

13. COMMUNICATIETRAJECT
14 Ondersteunen Studeren en Doceren
ONTWERPFASE REALISATIEFASE IMPLEMENTATIE
COMMUNICATIETRAJECT
- Informeren – enthousiasmeren – stimuleren
- Doelgroepgericht
- Programmaniveau: kaders nieuwe ontwikkelingen aangeven
- Productniveau: voor – tijdens – na implementatie
- Communicatiescrum: samenwerking met stakeholders en
doelgroepen

14. AANDACHTSPUNTEN ORGANISATIE
Nieuwe aanpak IT realisatie
- Van waterval naar semi-scrum
Aansluiting Communicatie en Marketing
- Continue afstemming
Afstemming andere programma`s
- Procesmatig
- Communicatie
15 Ondersteunen Studeren en Doceren