audit

1. 1
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
ISO 14001
Berdasarkan ISO19011
OKTOBER 29-30, 2014
AUDIT INTERNAL
www.prodic.co.id

2. Training Summary
 Refreshment EMS based on ISO 14001
Definisi dan prinsip audit
Manajemen Audit Program
Pelaksanaan Audit
Kompetensi Auditor
AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
BERDASARKAN ISO 19011 : 2005

3. 3
REFRESHMENT ISO 14001
Bagian 1

4. ISO 14001 Processes Model
Continual
Improvement
4.2. Environmental/ Environmental
Policy
4.4. Implementation and
Operation
4.4.1. Structure and Responsibility
4.4.2. Training awareness and
competence
4.4.3. Communication
4.4.4. Documentation
4.4.5. Document Control
4.4.6. Operational control
4.4.7. Emergency preparedness and
response
4.5. Checking and
Corrective Action
4.5.1. Monitoring and Measurement
4.5.2. Evaluation of compliance
4.5.3 Incident, Non-Conformance and
Corrective and Preventive Action
4.5.4. Records
4.5.5 EMS / EMS Audit
4.6. Management Review
4.3. Planning
4.3.1. Environmental Aspect/ EMS Risk
4.3.2. Legal and Other Requirements
4.3.3. Objective and Targets
4.3.4. Management
Programs

5. Bagian 2
Definisi dan Prinsip Audit

6. 6
Audit
• Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi
untuk memperoleh bukti obyektif dan menilainya
secara obyektif untuk menentukan sejauh mana
kriteria audit telah dipenuhi.
ISTILAH DAN DEFINISI

7. 7
Tipe Audit
 Audit Pihak Pertama (internal)
 Audit Pihak Kedua (pemasok)
 Audit Pihak Ketiga (independen)
 Perbaikan (konsultasi)
ISTILAH DAN DEFINISI

8. 8
Audit Internal
Audit Pihak Pertama
- Auditor: staf sendiri – pihak yang sama
- Keuntungan: untuk auditee/perusahaan
- Cara: Santai atau serius
- Perencanaan: tidak terlalu formal karena
sistem dan lokasi sudah dipahami
- Kedalaman – area diaudit secara rinci
- Follow up – cukup sederhana –
perusahaan sendiri

9. 9
Audit Internal
Audit Pihak Kedua
- Audit oleh client: pemasok dengan
staffnya
- Keuntungan: pemasok dan pelanggan
- Cara: bisa formal atau informal
tergantung apakah kontrak untuk
pembelian atau untuk perbaikan
- Perencanaa: tergantung apakah
pemasok baru
- Kedalaman: rincinya tergantung apakah
itu pemasok baru
- Follow up: tergantung dari kontrak

10. 10
Audit Internal
Audit Pihak Ketiga
- Auditor: independen
- Keuntungan: perusahaan
- Cara: formal tergantung dari prosedur
- Perencanaan: dibuat dengan prosedur
rinci
- Kedalaman: cukup untuk memeriksa
pemenuhan persyaratan dan
efektivitasnya
- Follow up: audit sebelumnya selalu dicek

11. 11
Audit Internal
Istilah
- Klien
- Lead Auditor
- Tim Audit
- Auditor
- Auditee
- Audit Plan/Rencana Audit
- Audit Program/Program Audit

12. 12
Prinsip – prinsip Audit
Audit dibedakan berdasarkan pemahaman dari beberapa
prinsip yang membuat audit lebih efisien dan menjadi alat yang
berguna untuk membantu kebijakan manajemen dan
pengendalian, menyediakan informasi dimana organisasi dapat
memperbaiki kinerja mereka.
Prinsip audit adalah sebagai berikut:
1. Etika Pelaksanaan:
dasar dari profesionalisme
2. Penyampaian yang Jujur:
kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat
3. Profesionalisme:
pelaksanaan audit dengan cermat dan adil
Prinsip – prinsip Audit

13. 13
Prinsip – prinsip Audit
Independen:
Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit
dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor
menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk
meyakinkan temuan – temuan dan keputusan – keputusan
didasarkan pada bukti (evidence).
Bukti (evidence):
Bukti audit dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan
informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama
waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas.

14. 14
Audit Internal
Fase audit
- Program Audit Internal SML
- Cakupan dan tujuan audit
- Penunjukan auditor internal dan
kompetensinya
- Checklist dan tinjauan dokumen
- Rapat Tim Audit
- Audit Plan
- Pelaksanaan Audit
- Laporan Audit
- Tinjauan Manajemen

15. 15
Audit Internal
Proses Audit Internal
Usulan Audit
Penunjukan
Auditor
Tinjauan
Dokumen
Checklist &
Jadwal Audit
Mengumumkan
audit, informasi
peserta + Audit
Plan
Melakukan audit
dengan checklist
- Rapat
pembukaan
- Pengumpulan
temuan audit
- Temuan Audit
- Rapat
penutupan Menulis laporan
deviasi
Tindakan
perbaikan
Laporan ke
Manajemen
Usulan re-audit
bila perlu

16. 16
Audit Internal
Tujuan Audit
- Untuk menentukan pemenuhan dari SML auditee dengan
persyaratan SML
- Untuk menentukan apakah SML auditee telah dilaksanakan dan
dipelihara secara cukup
- Mengidentifikasi area yang berpotensi untuk perbaikan
- Mengkaji kemampuan dari proses tinjauan manajemen internal untuk
memastikan keberlanjutan dan keefektifan SML
- Untuk mengevaluasi SML organisasi di mana terdapat keinginan
untuk membuat hubungan kontrak, seperti dengan pemasok atau
partner joint venture

17. 17
Audit Internal
Alasan Audit
- Mengevaluasi pemasok
- Menentukan keefektifan dalam memenuhi persyaratan pelanggan
- Menentukan keefektifan sistem yang diterapkan di perusahaan
- Memperbaiki sistem yang dijalankan
- Memverifikasi kesesuaian yang berkelanjutan untuk keperluan
sertifikasi

18. 18
Audit Internal
Tim Audit
- Memiliki kualifikasi
- Jumlah anggota tim sesuai kebutuhan
atau aturan yang berlaku (bagi Badan
Sertifikasi)
Tim audit harus memahami:
- Jenis organisasi, proses, aktivitas atau
fungsi yang akan diaudit
- Bahasa yang digunakan
- Keahlian masing-masing individu dalam
tim

19. 19
Audit Internal
Kualitas Auditor
- Pendengar yang baik - Pengamat
yang baik
- Pencatat yang baik - Logis
- Komunikastif - Sopan
- Bijaksana - Berinisiatif
- Berpengetahuan - Independen
- Systematis - Percaya diri
- Sabar - Diplomatis
- Tepat waktu - Rapi

20. 20
Audit Internal
Kualitas auditor yang tidak diharapkan
- Mudah diarahkan auditee
- Tidak mempersiapkan diri
- Tidak pasti
- Terlalu agresif
- Tidak tepat waktu
- Ceroboh
- Tidak konsisten
- Cenderung menggunakan pendapat pribadi
- Tidak teliti mencatat dan menyimpan catatan

21. 21
Audit Internal
Tugas Lead Auditor
- Mencari informasi awal
- Melakukan tinjauan dokumen
- Mempersiapkan rencana audit
- Memilih tim audit]
- Memperkenalkan tim audit pada saat
rapat dan diskusi dengan auditee
- Memecahkan masalah
- Memutuskan status temuan/
perlunya re-audit atau tidak
- Membuat laporan

22. 22
Audit Internal
Tugas Auditor
- Mengikuti petunjuk dan membantu tugas
Lead Auditor
- Merencanakan dan melakukan tugas
yang diberikan secara obyektif dan
efisien sesuai cakupan audit
- Mengumpulkan dan menganalisis bukti
audit yang cukup dan relevan
- Mempersiapkan dokumen kerja
- Mendokumentasikan temuan audit
individu
- Membantu dalam penulisan laporan

23. 23
Audit Internal
Tugas Auditee
- Menyediakan fasilitas yang dibutuhkan tim audit
- Menginformasikan tujuan dan cakupan audit kepada
pekerja
- Menunjuk staf yang bertanggung jawab dan
kompeten untuk mendampingi anggota tim audit
- Menyediakan akses untuk mendapatkan
fasilitas, personel,
informasi dan catatan yang relevan
- Bekerjasama dengan tim audit
- Menerima salinan laporan audit

24. 24
Audit Internal
Klien untuk audit pihak ke-3
- Menetapkan cakupan dan tujuan audit
- Memilih Badan Sertifikasi
- Melakukan kontak awal
- Menyetujui rencana audit
- Menyetujui kriteria SMLL
-Menyediakan sumberdaya
- Menerima laporan
- Menentukan kegiatan tindak lanjut

25. 25
Audit Internal
Tinjauan Dokumen
Auditor harus meninjau dokumen-dokumen
organisasi:
- Pernyataan kebijakan K3L
- Pencapaian target K3L
- Catatan
- Manual, prosedur, instruksi kerja (jika
dibutuhkan)
Tinjauan dokumen sebagai informasi awal dari organisasi
yang diaudit
Jika dokumentasi tidak mencukupi untuk dilakukannya audit,
klien harus diinformasikan

26. Bagian 3
Manajemen Audit Program

27. 27
Mengelola Program Audit
Authority for
Audit Program
Defining Audit Program:
• Objectives/Extent
• Responsibilities
• Resources
• Procedures
Implementing Audit Program
• Evaluating Auditors
• Assigning Audit Team
• Directing Audit Activities
• Recording
Monitoring and reviewing
Audit Program:
• Identifying opportunities
for improvement
Improving
Audit Program
Competence of
Auditors
Audit Activities
Plan
Do
Check
Act
Mengelola Program Audit

28. 28
Organisasi dapat menetapkan lebih dari satu Program Audit, dan juga
berbagai macam tujuan.
Top Manajemen harus menunjuk seseorang yang bertanggung jawab
untuk mengelola Program Audit, dengan wewenang:
• Menetapkan tujuan dan ruang lingkup Program Audit
• Menetapkan tanggung jawab, sumberdaya dan prosedur
• Menjamin pelaksanaan Program Audit
• Mengawasi, meninjau dan memperbaiki Program Audit
• Meyakinkan catatan yang mencukupi terhadap Program Audit
dipelihara.
Mengelola Program Audit
Mengelola Program Audit

29. 29
Prosedur Program Audit harus mencakup:
• Perencanaan dan jadwal Audit
• Penentuan tim Audit
• Pelaksanaan Audit
• Pelaksanaan ‘follow-up Audit’
• Pemeliharaan catatan Program Audit
Mengelola Program Audit
Prosedur Program Audit
Mengelola Program Audit

30. 30
Audit Internal
Rencana
Audit
Rencana audit mencakup:
- Tujuan dan cakupan audit, kriteria audit
- Tanggal dan tempat pelaksanaan audit
- Identifikasi organisasi auditee (departemen,
bagian)
- Identifikasi elemen-elemen yang terkait dengan
auditee
- Prosedur untuk mengaudit elemen-elemen SML
dari auditee & Identfikasi dokumen referensi
- Jam dan lamanya waktu untuk kegiatan audit
- Identifkasi dari anggota tim audit
Rencana audit sebaiknya dibuat fleksibel.

31. 31
Audit Internal
Contoh
Rencana
Audit
Hari ke-1
09:00 – 10:00 Rapat pembukaan
10:00 – 11:00 Manajemen Puncak, MR
11:00 – 12:00 MR, Tim ISO
12:00 – 13:00 Istirahat, makan siang
13:00 – 14:00 Dept. LOGISTIK
14:00 – 15:00 Dept. Pemasaran
15:00 – 15:30 Rapat tim auditor
15:30 – 16:00 Penyampaian temuan hari 1

32. 32
Audit Internal
Contoh
Rencana
Audit
Hari ke-2
09:00 – 10:00 Dept. Pembelian & Gudang
10:00 – 11:00 Dept. PRODUKSI
11:00 – 12:00 Dept. Pemeliharaan
12:00 – 13:00 Istirahat, makan siang
13:00 – 14:00 Dept. Administrasi & Finance
14:00 – 15:00 Rapat tim auditor
15:00 – 16:00 Rapat penutupan dan
Presentasi hasil audit

33. 33
RENCANA PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL
NO. BAGIAN KLAUSUL ISO 14001
1 GUDANG 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5,
4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4.
2 MARKETING 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,
4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5
3 LOGISTIK 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,
4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5
4 PURCHASING 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,
4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5
5 PRODUKSI 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,
4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5
6 PERSONALIA 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,
4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5
7 TOP MANAJEMEN 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.4.4, 4.4.6, 4.6
8 W M / MR 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1,
4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5, 4.6

34. 34
Workshop 130 menit
per fungsi
• Penyusunan Audit Plan
– Buatlah Audit Plan yang meliputi
• Tim Auditor Internal
• Auditee yang akan dituju
• Jadwal
• Topik
• Undangan
Program blank Turtle diagram
Proses Flow

35. 35
Audit Internal
Dokumen Kerja
Yang dibutuhkan auditor untuk mempermudah
pelaksanaan audit; mencakup:
- Formulir sebagai dokumen pendukung untuk
menuliskan bukti dan temuan audit (Non-
Conformity Report, NCR)
- Prosedur dan checklist untuk mengevaluasi
elemen SML
- Catatan (dari wawancara dan pengamatan)

36. 36
Audit Internal
Checklist
- Untuk membantu auditor untuk mengingat
semua poin-poin utama
- Biasanya hanya poin-poin yang berisi
pertanyaan yang diajukan auditor
- Biasanya disiapkan berdasarkan aliran
proses dan dikaitkan dengan persyaratan
ISO 14001:2007
- Berguna sebagai catatan topik yang
dicakup dalam audit dan auditor dapat
menuliskan komentar pada setiap poinnya

37. 37
Turtle diagram
PROCESS
REQUIREMENT
REQUIREMENT
With
What?
With
Who?
How? How
Many ?
Input Output

38. 38
Turtle diagram
• Input
– Sesuatu yang akan habis digunakan oleh proses
– Informasi/data yang digunakan untuk menjalankan proses
• Process
– Beberapa aktifitas yang berurutan yang merubah input menjadi
output
• Output
– Sesuatu yang akan dikirim ke proses berukutnya / pelanggan
• With what
– Peralatan yang digunakan selama proses, tapi tidak dihabiskan
• With who
– Personil yang melakukan aktifitas-aktifitas dalam proses
• How
– Cara kerjauntuk melakukan aktifitas
• How many
– Berapa banyak, berapa bagus

39. 39
Process Approach
Turtle Diagram
guide to checklist
PROCESS
REQUI
REMENTS
OUTPUT
What should we
deliver?
INPUT
What should we
receive?
REQUI
REMENTS
With What?
Equipment/
Installations
How Many?
Performance Indicator
With Who?
Training,
Knowledge, Skills
How ?
Instructions, Procedure,
Method
Process Approach

40. 40
Process Approach
Turtle Diagram
REQUI
REMENTS
OUTPUT
What should we deliver?
INPUT
What should we receive?
REQUI
REMENTS
With What?
Equipment/ Installations
How Many?
Performance Indicator
With Who?
Training, Knowledge, Skills
How ?
Instructions, Procedure, Method
Policy, L program,
HIRARC
No incident, no nearmiss,
No accident
PROCESS

41. 41
• Input: Policy
• Check:
– Apakah sudah ada terdapat EHS policy ?
– Apakah semua sudah paham EHS policy ?
– Apakah sudah ditentukan EHS program ?
– Apakah sudah ditentukan IADL/RISK
MANAGEMENT?
Penyusunan checklist
Penyusunan Checklist

42. 42
• Output:
• Check:
– Apakah sampai saat ini pernah terjadi Tumpahan?
– Apakah pernah terjadi Incident ?
– Apakah pernah terjadi Accident ?
– Apakah pernah terjadi Kejadian Kebakaran ?
– Apakah pernah terjadi Kebocoran ?
– Apakah pernah terjadi Pencemaran udara?
Penyusunan checklist
Penyusunan Checklist

43. 43
• Output: Insiden Pencemaran
Check:
– Apakah selalu dimonitor data IADL ?
– Apakah Data IADL selalu diperbaharui?
• With what? Apakah ada prosedur
Operasional ?
Check: Tidak ada
• With Who? Apakah memiliki Sertifikasi
Umum (kompetensi)
Check: Tidak ada
Penyusunan checklist
Penyusunan Checklist

44. 44
• How
Check:
– Apakah methoda
pendataan investigasi
Insiden ?
– Apakah ada pengaturan
untuk menjamin
keselamatan tamu ?
Penyusunan checklist
Penyusunan Checklist

45. 45
• How many?
Check
– Berapa banyak kejadian insiden
pencemaran / nearmiss setiap tahunnya ?
– Berapa banyak spill kit / alat fire system
sudah diinspeksi ?
Penyusunan checklist
Penyusunan Checklist

46. 46
• With what? APAR ?
Check: Tidak ada
• Proses
Check:
– Apakah tahapan-tahapan proses
dijalankan sesuai prosedur?
Penyusunan checklist
Penyusunan Checklist

47. 47
Contoh Checklist yang telah lengkap
Checklist yang telah lengkap (lanjutan)

48. 48
Checklist yang telah lengkap (lanjutan)

49. 49
Workshop 2 45 menit
per fungsi
• Penyusunan checklist
– Proses:Produksi Solid,
– Proses:Qc/Prodev
– Proses:Engineering/MR
– Proses: Warehouse
Bab 2
Checklist Simulation

50. PELAKSANAAN AUDIT
Bagian 4

51. 51
Audit Internal
Pelaksanaan Audit
- Rapat pembukaan
- Mengumpulkan
bukti audit
- Temuan audit
- Rapat penutupan

52. 52
Rapat pembukaan
- Memperkenalkan anggota Tim Audit
- Tinjauan lingkup, tujuan dan rencana audit
serta konfirmasi jadwal audit
- Berkomunikasi secara resmi antara Tim Audit
dan Auditee
- Penjelasan singkat mengenai ringkasan metode dan
prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan audit
- Konfirmasi tersedianya sumberdaya dan fasilitas yang dibutuhkan oleh
tim audit
- Konfirmasi tanggal dan waktu rapat penutupan
- Mengajak partisipasi aktif
- Menanyakan prosedur keselamatan dan keadaan darurat bagi auditor
Audit Internal

53. 53
• Memperkenalkan anggota Tim Audit
• Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria
Audit
• Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)
• Metode Pelaksanaan Audit
• Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan
• Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi
dan data
• Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang
relevan dengan ruang lingkup audit
• Status temuan audit (misal; major, minor, atau observasi)
Opening Meeting (Formal Meeting) audit
Pelaksanaan Audit

54. 54
Pengumpulan informasi
- Aliran proses dan persyaratan L
- Peraturan perundangan yang terkait
- Kematangan SML
Audit Internal

55. 55
Audit Internal
Pengumpulan bukti
- Dengan pengamatan
- Wawancara dengan personel
- Memeriksa hasil pemantauan dan
pengukuran
- Pengambilan contoh rekaman dan
dokumen lainnya
- Mencatat semua hasil pemeriksaan
buktinya (misalnya tanggal dan no
form rekaman)

56. 56
Audit Internal
Pencatatan
temuan
- Meninjau semua temuan dalam rapat tim
audit
- Menggabungkan temuan serupa
- Mencatat temuan secara jelas (masalah,
lokasi, bukti obyektif, referensi)
- Menetapkan status temuan (deviasi/NC
mayor atau minor, rekomendasi untuk
perbaikan, perlu tidaknya re-audit)
- Melengkapi form-form yang penting
- Meninjau temuan dengan Manajer audtiee
yang bersangkutan sebelum rapat
penutupan

57. 57
Audit Internal
Rapat penutupan - Menyampaikan ringkasan temuan baik
yang positif maupun negatif
- Menyampaikan hasil temuan audit dan
keputusan berdasarkan hasil audit
- Memecahkan ketidaksepahaman
- Membahas tindakan yang perlu dan
menyetujui tindakan perbaikan
- Memberikan saran-saran
- Pernyataan menjaga kerahasiaan (untuk
audit pihak ke-3)
- Penyimpanan catatan/pengembalian
dokumen
- Ucapan terima kasih atas kerjasamanya

58. 58
Closing Meeting
• Mengucapkan terima kasih.
• Menyelesaikan perbedaan.
• Menyampaikan kesimpulan audit.
• Memberikan rekomendasi.
• Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan.
• Menginformasikan waktu penyerahan laporan.
• Menekankan kerahasiaan informasi.
Pelaksanaan Audit

59. 59
Audit Internal
Ketidaksesuaian MAYOR
Ketiadaan atau parahnya pengendalian
sistem yang dipersyaratkan untuk
memenuhi standar, kebijakan L, tujuan
atau persyaratan pelanggan dan peraturan
perundangan pemerintah terkait L
Contoh:
- Tidak adanya prosedur yang
diperlukan dalam memenuhi persyaratan
- Pelaksanaan prosedur, upaya pencapaian
tujuan dan sasaran yang sangat tidak
konsisten

60. 60
Audit Internal
Ketidaksesuaian MINOR
- Kemungkinan terjadinya kegagaln di
beberapa bagian dari sistem mutu
perusahaan jika dibandingkan dengan
standar atau satu kealpaan dalam
mengikuti satu ketentuan dari sistem mutu
atau pencapaian tujuan dan target
perusahaan
- Sistem, dokumen terdokumentasi dan
upaya telah memenuhi persyaratan; dan
perusahaan yang diaudit secara
keseluruhan dapat menunjukkan
pelaksanaannya pada tingkat yang dapat
diterima, tetapi masih terdapat sedikit
(minor) kealpaan atau ketidakdisiplinan

61. 61
Audit Internal
Laporan Audit
- Tujuan, cakupan yang disetujui
- Organisasi yang diaudit (Kepala
Departemen, Kabag)
- Rencana audit (audit plan)
- Tanggal dan anggota tim audit
- Ringkasan proses audit termasuk hambatan
yang dihadapi
- Temuan audit dan kesimpulan
- Saran-saran
- Catatan untuk verifikasi untuk audit berikutnya

62. 62
Audit Internal
Tindakan perbaikan
- Diputuskan oleh organisasi yang diaudit
- Direncanakan, dijadwalkan, dilaksanakan
dan dicatat
- Auditee harus memeriksa efektifitas dari
tindakan perbaikan
- Auditee dapat meminta audit sendiri untuk
perbaikan sebelum dilakukan follow up
audit

63. 63
Audit Internal
Distribusi laporan audit
- Manajemen puncak
- Anggota tim tinjauan manajemen
- P2L comitee
- Tim audit dan auditee
- Koordinator audit internal
- Pihak-pihak yang bertanggung jawab
melaksanakan tindakan perbaikan

64. 64
Audit Internal
Teknik Audit

65. 65
Audit Internal
Teknik Audit
- Tanyakan
- Amati
- Catat
- Cek

66. 66
Catatan harus dijaga dan dikendalikan secara mencukupi.
Catatan dipelihara untuk menyediakan bukti pelaksanaan
Program Audit:
• Catatan Audit: Rencana Audit,Laporan Audit, Laporan
Ketidaksesuaian, Laporan Tindakan Koreksi dan
Pencegahan
• Hasil Tinjauan Program Audit
• Catatan Personel Audit: Evaluasi Auditor, Seleksi Tim
Audit, pelatihan
Mengelola Program Audit
Catatan yang harus dipelihara

67. 67
Audit Internal
Tipe Pertanyaan
- Terbuka
- Tertutup
- Memimpin
- Dengan trik
- Ganda

68. 68
Audit Internal
Pertanyaan terbuka - Contoh
- Apa … produk yang dihasilkan?
- Di mana … produk reject ditempatkan?
- Kapan … target ini ingin dicapai?
- Mengapa hal ini dilakukan dengan cara
demikian?
- Bagaimana … memastikan kesesuaian
mutu layanan?
- Siapa … bertanggung jawab untuk … ?
- Tunjukkan kepada saya …
- Jelaskan kepada saya …

69. 69
Audit Internal
Pertanyaan tertutup – Contoh
- Apakah benar Anda melakukannya
dengan cara ini?
- Apakah Anda mempunyai prosedur
tertulis untuk hal ini?
- Apakah ada 2 cara untuk
mengerjakan pekerjaan ini?
- Digunakan untuk mengkonfirmasi
- Biasanya diikuti dengan
“Tunjukkan
kepada saya”

70. 70
SIMULASI
BUATKAN PERTANYAAN
- Buat pertanyaan dalam kelompok
- Kelompok 1 lawan 2, 3 lawan 4 dst
- Lakukan simulasi dan
- Evaluasi oleh kelompok lainnya

71. 71
Audit Internal
WAWANCARA
- Perkenalkan diri Anda kepada Kepala
Departemen/Bagian yang diaudit
- TANYA apakah cakupan kegiatan /
tanggung jawab telah ditetapkan
- Wawancara penanggung jawab kegiatan
- TANYA tentang kegiatan, pengendalian
dan rekaman
- AMATI kegiatan dan pengendaliannya
- CATAT faktanya. Nama, apa yang dicek,
judul prosedur atau instruksi kerja dan
revisinya, rincian mana yang memenuhi
persyaratan dan mana yang tidak.
- BERTERIMA KASIH kepada orang yang
diaudt setelah selesai wawancara

72. 72
Pelaksanaan Audit
Alur pengumpulan dan pemeriksaan informasi
• Trace Forward menelusuri dari input Proses ke output Proses, untuk
mengetahui bagaimana Output Proses tersebut didapatkan. Contoh:
Menelusuri semua salinan kontrak penjualan dan menentukan apakah
semua persyaratan pelanggan telah dipenuhi
• Trace Backward menelusuri dari output Proses ke input Proses,
untuk mengetahui bagaimana Input Proses tersebut diolah menjadi
output. Contoh: Dari keluhan pelanggan/produk yang dikembalikan untuk
kemudian memeriksa tahapan produksi, pemeriksaan, penggunaan
material yang berkaitan dengan proses tersebut.
• Combination gabungan kedua metode diatas
Bab 3

73. 73
Audit Internal
Pengambilan contoh
- Pemeriksaan tidak dapat dilakukan untuk
setiap dokumen, catatan, rekaman proyek/
arsip tentang konsumen auditee
- Memilih contoh kemudian melakukan
pemeriksaan
- Mencatat prosedur, nama auditee dan
pekerjaannya, mesin dan peralatan
pengukuran
- Memeriksa sistem dengan menanyakan
catatan personal atau yang menjadi titik
perhatian

74. 74
Pelaksanaan Audit
Initiating the Audit Document Review Preparing
the on-site Audit
On-site Audit
Preparing,
Approving,
Distributing audit
Report
Completing the
Audit
Audit Follow Up
Pelaksanaan Audit

75. 75
Audit Internal
PEMERIKSAAN SISTEM
- Beberapa sistem mungkin terlihat sangat baik namun auditor harus tetap
melakukan pengujian dari sistem tersebut dengan mengambil contoh
- Sistem mencakup dokumentasi, pelatihan,
kalibrasi, pemeliharaan, dll.
- Pada waktu mengitari area organisasi,
wawancara orang-orang dan amati
cara kerjanya, kepedulian karyawan
terhadap mutu dan persyaratan pelanggan,
periksa peralatan, periksa
kondisi dan keadaan, bahan-bahan,
prosedur, instruksi kerja yang relevan
dan berlaku
- Catat secara rinci untuk memeriksa sistem dengan contoh yang nyata

76. 76
Audit Internal
Pencatatan
- Catatan yang baik mencerminka audit
yang baik , Anda tidak dapat mengingat
semua hal tanpa mencatatnya
- Jangan ragu untuk berhenti sejenak
sewaktu melakukan pengamatan dan buat
catatan di mana perlu
- Pastikan bahwa catatan Anda dapat
dibaca dan teratur
- Catat siapa yang Anda wawancarai,
kegiatannya, detil prosedur dan rekaman
- Catat juga rekomendasi untuk perbaikan
yang mungkin
- Simpan catatan dengan baik

77. 77
Audit Internal
Melakukan
Audit
- Pahami proses yang diaudit dan
pengendaliannya secara benar. Diagram alir proses
akan sangat membantu
- Jangan terlalu cepat melompat ke hal yang rinci
- Jaga ketepatan waktu yang telah dialokasikan
- Sekali Anda memahami sistem yang mereka
terapkan pilih salah satu proyek/kasus, dan periksa
bukti-bukti yang ada secara teliti dan mendalam,
catat bagaimana hal itu ditangani dan catat
rekamannya. Periksa apakah sesuai dengan
prosedur dan instruksi kerja yang relevan
- Gunakan checklist untuk memastikan tidak ada hal
yang terlupa

78. 78
Audit Internal
Cegah
- Menyebut nama
- Menggunakan istilah yang hanya
dimengerti auditor
- Terlalu umum, lebih baik spesifik
- Emosional
- Mengulang-ulang

79. 79
Audit Internal
Observasi dan Rekomendasi untuk
Perbaikan
- Berkaitan dengan kondisi yang ada, di
mana berdasarkan penilaian auditor,
dibutuhkan untuk meningkatkan
keseluruhan status dan efektifitas dari
sistem mutu dan kinerjanya
- Temuan yang berpotensi menjadi temuan
namun tidak cukup waktu dalam audit
untuk membuktikannya sebagai suatu
ketidaksesuaian

80. KOMPETENSI AUDITOR
Bagian 5

81. 81
Seorang Auditor Internal harus kompeten, yang didasarkan
dengan Pendidikan, Pengalaman Kerja, Pelatihan Auditor dan
Pengalaman Audit.
Umum
Kompetensi Auditor
Quality
Quality
Specific
knowledge
and Skills
Environmental
Environmental
Specific knowledge
and Skills
Generic
knowledge
and Skills
Education Work Experience Auditor Training Audit Experience
Personal Attributes
Kompetensi Auditor

82. 82
• Prinsip – prinsip Audit, prosedur dan teknik
• Sistem Manajemen dan dokumen – dokumen referensi
• Situasi organisasi
• Persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang
dilaksanakan
Kompetensi Auditor
Kompetensi Auditor

83. 83
Pengetahuan dan pemahaman mengenai:
• Terminologi L (ISO 14001:2004)
• Prinsip – prinsip Manajemen HSE
• “Alat” Sistem Manajemen Lingkungan dan
aplikasinya.
• Pengetahuan mengenai aktifitas pada area yang
akan diaudit
• “Alat” sebagai agen perubahan
Kompetensi Auditor
Pengetahuan dan Kecakapan Khusus
Kompetensi Auditor

84. 84
Karakteristik Auditor yang baik adalah:
• Sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana
• Berpikiran terbuka,
• Diplomatis
• Teliti
• Mengamati
• Percaya diri
Karakteristik Auditor
Kompetensi Auditor

85. • Prinsip – prinsip Audit, prosedur dan teknik
• Sistem Manajemen dan dokumen – dokumen referensi
• Situasi organisasi
• Persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain
• Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim Audit
• Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan Audit
• Menghindari dan memecahkan permasalahan
• Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
Kompetensi Auditor
Pengetahuan dan Kecakapan Umum – Lead Auditor

86. 86
Kompetensi Auditor
Requirements Auditor Lead Auditor
Education High School Bachelor
Work Experience 5 Years 5 Years
Work Experience in
QHSE Mgt System
2 Years 2 Years
Auditor Training
40 Hours of Audit
Training
40 Hours of Audit
Training
Audit Experience 4 Audit 5 Audit
Ilustrasi Kompetensi Auditor

87. Metode Evaluasi Obyektif Contoh
Tinjauan catatan Untuk verifikasi latar belakang
auditor
Analisis catatan pendidikan,
pelatihan, pekerjaan dan
pengalaman audit
Umpan balik positif
dan negatif
Untuk memberikan informasi
mengenai kinerja auditor
Survei, kuesioner, referensi
pribadi, pengakuan, keluhan,
evaluasi kinerja, masukan kolega
Wawancara Untuk evaluasi atribut personal
dan ketrampilan berkomunikasi,
untuk verifikasi informasi dan uji
pengetahuan dan untuk
memperoleh informasi tambahan
Tatap muka dan wawancara
melalui telepon
Observasi Untuk evaluasi atribut personal
dan kemampuan untuk aplikasi
pengetahuan dan keahlian
Role-play, witnessed audit, kinerja
dalam pekerjaan
Ujian Untuk evaluasi atribut personal
dan pengetahuan dan keahlian
dan aplikasinya
Oral dan ujian tertulis, tes
psychometric
Tinjauan pasca
audit
Untuk menyediakan informasi
dimana observasi langsung tidak
mungkin atau kurang sesuai
Tinjauan laporan audit dan diskusi
dengan klien audit, auditee,
kolega, dan dengan auditor
Metode Evaluasi Kompetensi Auditor

88. Karakteristik Auditor (1)
 Percaya diri
 Terbiasa dengan diplomasi
 Selalu ingin tahu
 Pendengar yang baik
 Cakap dalam berbagai kondisi
 Konstruktif
 Obyektif

89. Karakteristik Auditor (2)
 Mempunyai kemampuan analisis
 Mengerti sistem manajemen
 Profesional
 Menarik dalam tindakan dan penampilan

90. Karakteristik Auditor yang positif
 Sabar
 Tidak berprasangka
 Kepribadian yang kuat
 Jujur
 Memiliki pertimbangan dan penilaian yang baik
 Tidak menghindari keputusan yang tidak disukai
 Mampu berkomunikasi dengan semua tingkatan

91. Karakteristik Auditor yang negatif
 Buruk dalam persiapan dan perencanaan
 Terlalu kaku
 Berdebat bukan melaporkan fakta-fakta
 Buruk dalam komunikasi
 Gampang dipengaruhi
 Pendekatan yang tidak profesional
 Tidak pandai mengatur waktu
 Malas
 Banyak beropini

92. 92 92
Bibliography
Bibliography – now refers to current editions of referenced standards, new standards referenced and
standards withdrawn since the publication of ISO 9001:2008.
New Standards
ISO 10001:2007, Customer satisfaction - Guidelines for codes of conduct for organizations
ISO 10002:2004, Customer satisfaction - Guidelines for complaints handling in organizations
ISO 10003:2007, Customer satisfaction - Guidelines for dispute resolution external to organizations
ISO 10019:2005, Guidelines for the selection of quality management system consultants and use of their services
ISO 19011:2002, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing
IEC 61160:2006, Design review
ISO 90003:2004, Software engineering - Guidelines for the application of ISO 9001:2008 to computer software
New Editions
ISO 9004:200x, Managing for the sustained success of an organization - A quality management approach
ISO 10005:2005, Quality management systems - Guidelines for quality plans
ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects
ISO 10007:2003, Quality management systems - Guidelines for configuration management
ISO 10012:2003, Requirements for measurement processes and measuring equipment
ISO/TR 10013:2001, Guidelines for quality management system documentation
ISO 10014:2006, Quality management - Guidelines for realizing financial and economic benefits
ISO/TR 10017:2003, Guidance on statistical techniques for ISO 9001:2008
ISO 14001:2004, Environmental management systems - Requirements with guidance for use
IEC 60300-1:2003, Dependability management - Part 1: Dependability management systems
Withdrawn Standards
ISO 9000-3:1997 (replaced by ISO 90003:2004)
ISO 10011-1: 1990 (replaced by ISO 19011:2002)
ISO 10011-2: 1991 (replaced by ISO 19011:2002)
ISO 10011-3:1991 (replaced by ISO 19011:2002)
ISO 10012-1:1992 (replaced by ISO 10012:2003)
ISO 10012-2:1997 (replaced by ISO 10012:2003)
92
Transitioning to ISO 9001:2008

93. 93
Any Question ?
Tips and Tricks + Posttest

94. Terima
Kasih
Hatur Nuhun
Matur Nuwun