Dokumen tersebut memberikan penjelasan tentang pengertian arsip dan kearsipan serta jenis-jenis arsip berdasarkan berbagai kriteria seperti fungsi, pemilik, bentuk fisik, dan masalah."

1. Produktif
Administrasi Perkantoran

2. Arsip berdasarkan bahasa Yunani : Archium, peti untuk
menyimpan sesuatu
Berdasarkan bahasa Latin: Felum (bundel) yang artinya
tali/benanng
-bahasa Inggris : yaitu archive yang berarti warkat
-bahasa Belanda : yaitu archief yang berarti warkat
-bahasa Jerman : archivalen yang berarti warkat
Pengertian ARSIP &
KEARSIPAN

3. ARSIP MENURUR THE LIANG GIE
Warkat yang disimpan secara
teratur dan terencana karena
mempunyai suatu kegunaan,
dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.

4. PENGERTIAN
KEARSIPAN
Kearsipan Adalah suatu proses kegiatan mulai
dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan, dan pemyimpanan warkat
menurut sistem tertentu, sehingga bila
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah

5. Jenis-Jenis ARSIP
Berdasarkan
Fungsinya
Berdasarkan
Pemiliknya
Berdasarkan
Bentuk
Fisiknya
NEXT

6. Jenis Arsip Berdasarkan
Bentuk Fisiknya
1.Arsip yang berbentuk lembaran.
Contoh : Surat, Kuitansi, Faktur
2.Arsip yang tidak berbentuk
lembaran. Contoh : Disket,
Flasdisk, mikro film, CD
Menu

7. Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
a. Financial Record : Arsip yang berisi catatan mengenai masalah
keuangan. Contoh : Kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit
b. Invetory Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh : Tentang jumlah barang, merek, ukuran dan
harga
c. Personal Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh : CV, surat lamaran kerja, absensi, dan surat
keputusan
d. Sales Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contoh : daftar nama agen
e. Production Record : Arsip yang berhubungan dengan masalah
Produksi. Contoh : ttg jenis bahan baku, alat yang digunakan,
kualitas barang
Menu

8. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
1. Arsip Tidak Penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan
informasi. Contoh : Surat undangan, surat pemberitahuan
2. Arsip Biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna
lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat
lamaran kerja, surat tagihan
3. Arsip Penting, yaitu arsip yg ada hubungannya dengan masa lalu dan
masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yg
lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak
4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yg dijadikan alat pengingat
selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi,
surat keputusan hasil penelitian ilmiah
5. Arsip Rahasia, yaitu arsip yg hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai,
strategi pemasaran
Menu

9. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
dam administrasi negara.
Arisp dinamis dibedakan sbb :
• Arsip Aktif : arsip yang dipergunakan secara terus
menerus.
• Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaanya
sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan
• Arsip inaktif : arsip dinamis yang sudah jarang digunakan
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan dam administrasi negara
Menu

10. 1. Nilai Penerangan, yaitu arsip yang hany mempunyai kegunaan
sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh: surat
pengumuman
2. Nilai Yuridis, yaitu arsip yang digunakan sebagai bahan/alat
pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran,
surat perjanjian
3. Nilai Historis, yaitu yang dapat menggambarkan suatu
kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi
4. Nilai Ilmiah, yaitu Arsip yg digunakan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis
5. Nilai Guna Fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam
bidang keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak
NILAI GUNA ARSIP
Menu

11. Tujuan Kearsipan
1. Agar arsip terpelihara dengan baik,
teratur, dan aman
2. Agar mudah ditemukan kembali
3. Utk menghemat tempat penyimpanan
4. Utk menjaga kerahasiaan arsip
5. Utk menjaga Kelestarian arsip

12. Tiga cara dalam Penyimpanan Arsip
Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan/penyimpanan
arsip/dokumen dilakukan secara mendatar, dimana arsip
saling bertumpuk pada rak/laci
Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan/penyimpanan
arsip/dokumen dilakukan secara tegak lurus diman arsip
disusun berderet kebelakang
Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan/penyimpanan
arsip/dokumen dilakukan secara berdiri diman arsip
disusun berderet menyamping

13. 1. Filling Cabinet: Lemari arsip yg terdiri
dari beberapa laci
2. Lemari Arsip : Lemari tempat menyimpan
arsip dalam berbagai bentuk arsip
3. Rak Arsip : Lemari tanpa pintu tempat
menyimpan arsip yang disusun secara
lateral (menyamping)
4. Rotary (alat Penyimpanan Berputar)

14. • Stopmap Folio: Map yg terdapat daun
penutup pada setiap sisinya
• Map Snelhecter: Map yang mempunyai
penjepit ditengah map
• Folder: map tanpa dilengkapi dengan daun
penutup
6. Guide : lembaran kertas tebal/karton yg
digunakan sbg penunjuk/pemisah dalam
penyimpanan arsip
7. Ordner : Map besar dengan ukuran punggung
sekitar 5cm yg didlmnya trdpt besi penjepit
8. Stapler : Alat yg digunakan untuk menyatukan
kertas
9. Perforator : alat utk melubangi kertas/kartu
10. Numerator : alat utk membubuhkan nomor
pada lembaran dokumen
11. Label : alat yg digunakan utk mberi judul pd
map/folder
12. Alat penyimpanan khusus

15. JENIS PERLENGKAPAN
KEARSIPAN

16. PENGURUSAN/PENANGANAN
SURAT

17. d)Penyortiran dilakukan sebelum
dikirimkan/didistribusikan pada unit yang
berkepentingan atas surat tsb
e) Penyortiran dilakukan sebelum pembukaan
sampul surat
f) Surat diteliti menurut sumber surat dan cara
pengiriman surat
2. Pembagian Surat
Setelah surat disortir dan diteliti cara
pengirimannya, selanjutnya adalah dengan
pembagian surat

18. Kegiatan dalam pencatatan surat meliputi
hal-hal sbb :
a) Membuka dan membaca isi surat, serta
menuliskan pokok surat
b) Memeriksa lampiran, apakah sesuai dengan
jumlah terlampir
c) Membubuhkan tanggal dan paraf penerima
surat
d) Mengagendakan surat masuk ke dalam buku
agenda tunggal atau buku agenda kembar

19. BUKU AGENDA
Suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk
dan keluar dalam satu tahun.
Tiga macam buku agenda :
1. Buku agenda tunggal/campuran : Buku agenda yang
digunakan utk mencatat surat masuk dan keluar
sekaligus secara berurutan
2. Buku agenda berpasangan : Buku agenda yg
digunakan utk mencatat surat masuk sebelah kiri
dan surat keluar pada halmn sblh kanan
3. Buku agenda kembar : Pencatatan surat masuk
dicatat pd buku agenda surat keluar dan surat
masuk dicatat pada buku agenda surat keluar
secara terpisah

20. • Buku yang dipergunakan untuk mengantarkan
surat sekaligus sebagai tanda terima surat
 Kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat
yang akan disimpan, terbagi menurut kode-kode
surat dengan nomor urutnya masing-masing

21. LEMBAR DISPOSISI
Paraf kecil dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti suart
keluar yang baru di ketik sebelum ditanda tangani oleh pimpinan
 Perintah/instruksi pimpinan secara tertulis
dan singkat kepada bawahannya yang
berkaitan dengan penyelesaian isi surat
masuk

22. KARTU KENDALI
Berfungsi sebagau pencatatan, penyampaian, penemuan kembali sekaligus
sebagai alat penyerahan arsip
Kartu kendali ada 3 warna : putih, kuning dan merah

23. LEMBAR PENGANTAR
Lembar isian untuk mencatat surat yang memuat lebih dari satu
masalah, sebagai alat penunjuk tempat penyimpanan surat
 Lembar yang digunakan untuk menyampaikan
surat sebagai pengganti buku ekspedisi

24. LEMBAR PINJAM ARSIP (OUT
SLIP)
1. Lembar pinjam arsip adalah lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip
Kegunaan dari lembar pinjam arsip :
a. Sbg bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. Sbg ingatan utk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengambilan arsip yang dipinjem
c. Sbg tanda bhwa arsip yg dimaksud sedang dipinjam
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip krna peminjamannya
yang tidak dikembalikan
e. Sbg dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

25. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 antara lain :
1. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pd tempat
penyimpanan arsip yg disimpan, sbg tanda bahwa
arsip tsb sedang dipinjam
2. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sbg bukti
peminjaman
3. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang
disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan

26. Map Pengganti (Out Folder) dan
Buku Arsip
1. Map Pengganti adalah jika surat yang dipinjam tdk hanya satu
surat, tetapi satu map yang berisikan surat-surat, maka perlu
dibuat satu map pengganti dan menempatkannya ditempat Map
yg dipinjam tadi.
2. Buku Arsip adalah Buku yang digunakan untuk mencatat
penyimpanan arsip

27. MACAM-MACAM SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP
Sistem
Nomor
Sistem
Tanggal
Sistem
Abjad
NEXT

28. SISTEM ABJAD
1.Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan Abjad
2.Daftar Klasifikasi dlm sistem abjad dpt
diartikan sbg pengelompokkan arsip
berdasarkan nama orang/ badan /
organisasi, secara sistematis dan logis.
Menu

29. SISTEM TANGGAL
1. Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun
Menu
SISTEM TANGGAL
NO NAMA UNIT 1 UNIT 2 UNIT 3 KODE
1 10 Juli 2005 2005 Juli 10
2 15 Juli 2005 2005 Juli 15
3 20 Juli 2005 2005 Juli 20
Unit I Kode Laci
Unit II Kode Guide
Unit III Kode Folder

30. SISTEM SUBJEK
1. Adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kmbali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan nama masalah/ subjek pada isi surat
2. Daftar Klasifikasi Subjek adalah daftar yang berisi tentang
pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara
sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda
khusus yang berfungsi sebagai kode
3. Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah yang dibagi
menjadi beberapa tingkatan ;
• Tingkat I : Masalah utama
• Tingkat II : Sub Masalah (Masalah yg lbh kecil dari masalah utama)
• Tingkat III : Sub-sun masalah (Masalah yg lbh kecil dari sub
masalah)
Menu

31. SISTEM WILAYAH
Menu

32. SISTEM NOMOR
Menu

33. Langkah Klasifikasi Arsip Menurut
Sistem Nomor Dewey
1. Seluruh arsip dibagi menjadi 10 bagian utama yang diberi
nomor ratusan mulai nomor (000-900)
2. Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 10 bagian dan diberi
kode puluhan (00-90)
3. Tiap bagian utama dibagi lagi menjadi 20 sub bagian dan
diberi kode satuan (0-9)
Menu

34. Contoh Sistem Nomor Dewey
Menu
OOO Personalia
1OO Keuangan
2OO Pemasaran
3OO Produksi
4OO Perlengkapan
5OO Pendidikan dan Latihan
6OO
Penelitian dan
Pengembangan
7OO Perjalanan Dinas
8OO Akomodasi
9OO Kesejahteraan
7OO Perjalanan Dinas
71O Perjalanan Dinas Presiden
72O Perjalanan Dinas Menteri ke Daerah
73O Perjalanan Dinas Pejabat Tinggi
74O Perjalanan dinas Para Pegawai
75O
Perjalanan Dinas Tamu
asing
76O Perjalanan Dinas Gubernur
77O Perjalanan Dinas Anggota DPRD I
78O
Perjalanan Dinas Ketua Lembaga
Tinggi Negara
79O
Perjalanan Dinas Pegawai ke Luar
negeri

35. Menu
79O 0 Perjalanan Dinas Pegawai ke Luar negeri
79O 1 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Amerika
79O 2 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Singapura
79O 3 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Malaysia
79O 4 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Thailand
79O 5 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Afrika
79O 6 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Vietnam
79O 7 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Arab Saudi
79O 8 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Mesir
79O 9 Perjalanan Dinas Presiden pegawai ke Perancis
Kode Surat
Disimpan Dalam
Kode Laci Guide No. Folder
PD.P 790.0 700 790 0
PD.P.A 790.1 700 790 1

37. MENGIMPLEMENTASIKAN
SISTEM KEARSIPAN
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

38. 1. Tahap Penerimaan Surat
Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan
Penerimaan Surat :
• Menandatangani bukti pengiriman
• Memeriksa ketepatan alamat yg dituju, jika
surat salah harus segera dikembalikan
kepada petugas pengirim surat
• Menyampaikan surat kepada petugas
pencatat surat
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN
ARSIP

40. 3. Tahap Pencatatan/Registrasi
Tujuan Pencatatan Surat :
• Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh
perusahaan setiap hari
• Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat
yang dterima setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun
• Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang
diterima dari perusahaan lain maupun dibuat oleh
perusahaan
• Agar tertib administrasi
4. Tahap Pendistribusian
adalah Tahap penyampaian surat kepada orang sesuai
dengan tujuan surat.
5. Tahap Penyimpanan dan Penemuan Kembali

41. PEMANFAATAN
ARSIP
Angka Kecermatan = Jumlah Arsip yang Tidak Ditemukan
x 100%
Jumlah Arsip yang Ditemukan
• Sistem penyimpanan yang baik, apabila angka
kecermatan tidak melebihi dari 0,5%
• Apabila angka kecermatan mencapai 3% atau lebih,
maka mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan
pengelolaan arsip, yang mencakup sistem dan prosedur
penyimpanan, peralatan yang digunakan, keterampilan
petugas, prosedur pemakaian arsip, dan kebijakan
pemindahan dan pemusnahan arsip
Untuk dapat mengetahui berapa banyak arsip yang
diperlukan dapat ditemui, maka dapat digunakan rumus

42. Pengertian Penyusutan Arsip Menurut PP No. 34 Tahun 1979
sebagai berikut :
1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan organisasi
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
3) Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI atau
BAD
PENYUSUTAN ARSIP
(Records Disposal)
Tujuan Penyusutan Arsip
1. Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan Arsip
2. Menjamin tersedianya informasi dan (arsip) yang benar-benar
bernilai guna
3. Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Nasional

43. TEKNIK PENYUSUTAN ARSIP
A. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
adalah Suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan
permanen dan musnah.
JRA disusun oleh suatu penitia yang terdiri dari para
pejabat yang memahami benar tentang kearsipan,
fungsi dan kegiatan organisasinya.

44. Contoh Jadwal Retensi Arsip

45. TEKNIK MEMBUAT
JADWAL RETENSI ARSIP
1. Inventarisasi, adalah
pendataan atau
pencatatan fisik
arsip (foto, film,
rekaman) maupun
nonfisik (jangka
waktu, jumlah,
volume arsip)
1 :
2 :
3 :
4 :
5 :
6 :
7 :
8 :
9 :
10 :
11 :
12 :
13 :
14 :
Didaftar Oleh :
Tanggal : 9 Maret 2011
Dea
-
FORMULIR INVENTARISAS ARSIP
filling cabinet
kertas
1 filling cabinet
3 tahun aktif, 7 tahun inaktif
Bagian Keuangan
12 kali/tahun
Frekuensi
Tahun Arsip
Surat Lamaran Kerja
Aryo Wibisono
Jln. Asia Afrika No.5 Jakarta Pusat
Kepegawaian
2010
Sistem Abjad
Surat Lamaran Kerja Tahun 2010
Keterangan
Tempat Simpan Duplikat
Format/Media
Volume
Saran Retensi
Tempat Simpan Duplikat
Sistem Penataan
Deskripsi
Nama Jenis Arsip
Penanggung Jawab
Alamat
Nama Unit Kerja

46. 2. Penyusunan Daftar Jenis Arsip, yaitu Daftar yang
berisi tentang jenis-jenis arsip yang telah disimpan
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Berguna
Berguna
Surat Lamaran kerja
Surat cuti
Penting
Penting
Vital
Penting
Penting
Penting
Tidak Berguna
Tidak Berguna
Jenis Subjek
Rekap Kehadiran
Surat Pesanan
Akta Tanah
Data Penjualan
Proposal Kegiatan
Laporan Keuangan
Surat Undangan
Surat Tagihan

47. PENILAIAN ARSIP
• Menurut Betty R. Rick, Penilaian arsip adalah suatu pengujian
terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam
menentukan nilai guna setiap series arsip organisasi
• Menurut F. Gerald Ham, Penilaian arsip adalah suatu proses
yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa
jauh arsip tersebut dapat memberikan sumbangan kepada
kebijakan perusahaan

48. Untuk melakukan penilaian arsip,
harus menggunakan rumus :
Angka Pemakaian = Jumlah Permintaan Surat (Pemakaian)
x 100%
Jumlah Arsip
• Suatu arsip dinilai baik, apabila :
a) Persentase angka pemakaian arsip tinggi (Minimum 15%)
b) Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai
manfaat (Bernilai)
c) Masih aktif membantu jalannya perusahaan

49. • Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria
penilaian ALFRED, yaitu :
a) Administrative Value
b)Legal Value
c) Financial Value
d)Research Value
e) Education Value
f) Documentary Value

50. Nilai ALFRED Berkisar antara 0% s.d 100% dengan
Penggolongan Arsip :
1) Arsip VITAL (90% s.d 100%)
2) Arsip PENTING (50% s.d 89%), arsip ini disimpan dalam file
aktif selama 5tahun dan di file inaktif selama 25tahun
3) Arsip BERGUNA (10% s.d 49%), arsip ini disimpan dalam file
aktif selama 2tahun dan di file inaktif selama 10tahun
4) Arsip TIDAK BERGUNA (0% s.d 9%), paling lama arsip ini
disimpan selama 3bulan di file aktif

51. 4. Penentuan Nasib Akhir.
Hanya ada 2 pilihan: arsip disimpan permanen atau arsip
akan dimusnahkan
5. Penyusunan Konsep
6. Pengesahan
7. Pelatihan
8. Kontrol Penggunaan dan Penyempurnaan

52. t e r i m a k a s i h
t e r i m a k a s i h
t e r i m a k a s i h