1. QMS ISO 9001:2008 Training
1
QMS ISO 9001:2008
INTERNAL QUALITY AUDIT
( base on ISO 19011:2002 )
Bekasi, 11 May 2013

2. QMS ISO 9001:2008 Training
2
Tujuan Audit :
1. Untuk memeriksa apakah sistem manajemen mutu
memenuhi persayaratan customer dengan tujuan
meningkatkan kepuasan customer
2. Untuk memverifikasi kesesuaian sistem dengan persyaratan
ISO 9001:2008
3. Untuk memverifikasi penerapan sistem manajemen mutu
dalam pelaksanaan proses bisnis di seluruh lapisan
organisasi
4. Untuk mengeveluasi efektifitas dari sistem manajemen mutu
dalam rangka memenuhi persyaratan mutu dan pencapaian
perencanaan manajemen
5. Untuk mengidentifikasi kesesuaian ( conformity ) dan
ketidaksesuaian ( non conformity ) terhadap persyaratan
sistem manajemen mutu
6. Untuk Mengidentifikasi peluang peningkatan ( improvement
opportunity ) dan perbaikan yang diperlukan

3. QMS ISO 9001:2008 Training
3
Sasaran Training :
Setelah training ini peserta diharapkan dapat :
1. Mengerti dan memahami persiapan yang harus
dimiliki oleh seorang internal system auditor
2. Membuat Rencana internal audit
3. Melaksanakan internal audit
4. Membuat laporan audit
5. Melakukan follow up terhadap hasil internal
audit

4. QMS ISO 9001:2008 Training
4
Agenda Training :
1. Panduan sistem audit manajemen ISO
19011:2002
2. Definisi
3. Prinsip Audit
4. Pengelolaan sistem audit
5. Aktivitas audit
6. Kompetensi auditor

5. QMS ISO 9001:2008 Training
5
Apa Itu ISO 19011 : 2002
• Suatu Standar Internasional Yang Merupakan Pedoman
Yang Spesifik Untuk Melakukan Audit :
- Quality Management System
- Environmental Management System
• Digunakan untuk melakukan audit ISO 9001:2008 dan
ISO 14001:2004
• Standar ini juga dapat diaplikasikan dalam melakukan
audit system lain seperti OHSAS ( k3 )

6. QMS ISO 9001:2008 Training
6
1. Definisi
[ definition ]

7. QMS ISO 9001:2008 Training
7
Definisi :
Audit :
Proses Sistematis, Mandiri Dan Terdokumentasi Untuk Memperoleh
Bukti Audit
Kriteria Audit :
Sejumlah Kebijakan, Prosedur Atau Persyaratan Yang Dipakai Sebagai
Rujukan
Bukti Audit :
Rekaman, Pernyataan Mengenai Fakta Atau Informasi Lain Yang
Terkait Dengan Kriteria Audit Dan Dapat Diverifikasi

8. QMS ISO 9001:2008 Training
8
Definisi :
Temuan Audit :
Hasil Evaluasi Dari Bukti Audit Yang Dikumpulkan Terhadap Kriteria
Audit
Kesimpulan Audit :
Hasil Dari Suatu Audit Yang Disampaikan Oleh Tim Audit Setelah
Mempertimbangkan Tujuan Audit Dan Seluruh Temuan Audit

9. QMS ISO 9001:2008 Training
9
Definisi :
Audit Pihak 1 :
Audit Internal Yaitu Audit Yang Dilakukan Oleh, Atau Atas Nama
Organisasi Sendiri Untuk Tujuan Internal
Audit Pihak 2 :
Audit Yang Dilakukan Oleh Pihak Yang Berkepentingan Dengan
Organisasi Contohnya : Pelanggan, Pemerintah, Pemasok Dll
Audit Pihak 3 :
Audit Yang Dilakukan Oleh Organisasi Mandiri Eksternal Spt : Badan
Sertifikasi, Konsultan Dll

10. QMS ISO 9001:2008 Training
10
2. Prinsip Audit
[ audit principle ]

11. QMS ISO 9001:2008 Training
11
Prinsip Audit :
Ethical Conduct :
[ Prilaku Etis ]
Dapat Dipercaya, Punya Integritas, Dapat Menjaga Kerahasiaan Dan
Berpendirian Adalah Penting Dalam Pelaksanaan Audit
Fair Presentation :
[ Penyajian Yang Fair ]
Kewajiban Untuk Melaporkan Secara Benar Dan Akurat Terhadap Temuan
Audit, Kesimpulan Hasil Audit Dan Laporan Audit, Serta Hambatan Yang
Ditemukan Selama Audit
Due Professional Care :
[ Kecermatan Profesional ]
Kesungguhan Dan Ketepatan Penilaian Dalam Audit ( Memiliki Kompetensi
Adalah Hal Yang Sangat Penting )

12. QMS ISO 9001:2008 Training
12
Prinsip Audit :
Prinsip Audit Yang Lain Berdasarkan Kepada :
Independence :
[ Mandiri ]
Auditor Tidak Terkait Dengan Kegiatan Yang Diaudit Dan Bebas Dari
Keberpihakan Dan Konflik Kepentingan
Evidence Based Approach :
[ Pendekatan Berdasarkan Fakta ]
Metode Yang Rasional Untuk Mencapai Kesimpulan Audit Yang Dapat
Dipercaya Dan Terjaga Konsistensinya Melalui Proses Yang Sistematis

13. QMS ISO 9001:2008 Training
13
3. Pengelolaan Program
Audit
[ management audit program ]

14. QMS ISO 9001:2008 Training
14
3. Pengelolaan Program Audit :
• Pembuatan Rencana Program Audit
• Implementasi Program Audit
• Monitoring Dan Peninjauan Program Audit
• Meningkatkan Program Audit

15. QMS ISO 9001:2008 Training
15
3. Pengelolaan Program Audit :
Perencanaan Program
Penunjukan Auditor
Persiapan Checklist
Tinjauan Dokumen
Mempersiapkan Jadwal
Pelaksanaan
Opening
Temuan
Check
Closing
Merangkum Hasil
Laporan Audit
Reporting To Management

16. QMS ISO 9001:2008 Training
16
4. Aktifitas Audit
[ audit activity ]

17. QMS ISO 9001:2008 Training
17
4. Aktifitas Audit :
• Inisiasi audit
• Meninjau dokumen
• Menyiapkan on-site audit
• On-site audit
• Pelaporan audit
• Menyelesaikan audit
• Audit follow up

18. QMS ISO 9001:2008 Training
18
4. Aktifitas Audit :
• Inisiasi Audit
- Penunjukkan Team Leader
- Menetapkan Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit
- Menentukan Fisibilitas Audit
- Pembentukan Tim Audit
- Melakukan Kontak Dengan Auditee

19. QMS ISO 9001:2008 Training
19
4. Aktifitas Audit :
• Meninjau Dokumen
- Untuk Menentukan Kesesuaian Sistem Dengan Kriteria
Audit
- Auditor Boleh Melakukaan On-site Visit
- Bila Dokumentasi Belum Memenuhi Persyaratan, Team
Leader Menginformasikan Hal Tersebut Kepada Auditee

20. QMS ISO 9001:2008 Training
20
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Rencana/Jadwal Audit
- Tujuan, Lingkup, Kriteria Audit
- Waktu Dan Durasi Audit
- Tim Auditor ( Pastikan Ttidak Ada Auditor Yang
Mengaudit Bagiannya Sendiri )
- Wakil Auditee

21. QMS ISO 9001:2008 Training
21
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Penugasan Tim Auditor
Tugas Lead Auditor
- Merencanakan Audit Serta Menggunakan Sumber Daya
Secara Efektif
- Mengelola Dan Mengarahkan Anggota Tim Audit
- Memimpin Audit
- Mencegah Dan Memecahkan Masalah
- Menyiapkan Dan Meyelesaikan Laporan Audit

22. QMS ISO 9001:2008 Training
22
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Penugasan Tim Auditor
Tugas Auditor
- Bekerja Sama Dan Membantu Lead Auditor
- Melakanakan Tugas-tugas Audit
- Mempersiapkan Dokumen-dokumen Kerja Atau
Pendukung
- Mencatat Hasil Observasi, Dokumen Dan Record, Hasil
Wawancara Serta Bukti Audit Lainnya

23. QMS ISO 9001:2008 Training
23
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Penugasan Tim Auditor
Tugas Auditee
- Bekerja Sama Dan Membantu Tim Audit Menyediakan
Waktu
- Menjamin Kehadiran Personel Untuk Kelancaran Audit
- Menyiapkan Dokumen-dokumen Pendukung Audit
- Bekerjasama Dengan Tim Audit Utk Mencapai Sasaran Audit
- Memberikaan Keleluasaan Kepada Tim Audit Untuk Mengaudit Bagian Atau
Informasi Tertentu
- Meninjau Hasil Temuan Audit Daan Membuat Persetujuan Dengan Tim
Audit Untuk Perbaikannya

24. QMS ISO 9001:2008 Training
24
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Menyiapkan Dokumen Kerja
- Manual QMS
- Prosedur Terkait
- Instruksi Kerja Terkait
- Dokumen Pendukung Cth. : Check Sheet

25. QMS ISO 9001:2008 Training
25
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Menyiapkan Dokumen Kerja
- check list
Alat bantu
Daftar pertanyaan kunci
Daftar rujukan
Pengingat waktu
Bahan untuk membuat laporan
Ruang untuk mencatat

26. QMS ISO 9001:2008 Training
26
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Menyiapkan Dokumen Kerja
- Check List
Pola Dari Check List
Apa…? Siapa…? Kapan…? Yang Mana…? Dimana…? Bagaimana…?

27. QMS ISO 9001:2008 Training
27
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Opening Meeting
- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee
- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit
- Penjelasan Metode Audit
- Konfirmasi Komunikasi
- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity
- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee

28. QMS ISO 9001:2008 Training
28
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Metode Pengumpulan Informasi
- Wawancara
- Open Question
- Dengarkan
- Observasi Kegiatan
- Meninjau Dokumen
- Meninjau Rekaman
- Melihat Bukti-bukti Lain

29. QMS ISO 9001:2008 Training
29
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Metode Pengumpulan Informasi
- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee
- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit
- Penjelasan Metode Audit
- Konfirmasi Komunikasi
- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity
- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee

30. QMS ISO 9001:2008 Training
30
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Metode Audit
- Trace Forward
- Trace Backward
- 3D Described, Document, Demonstrate

31. QMS ISO 9001:2008 Training
31
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Metode Sampling
- Sampling
- Pilih Sendiri Sample
- Jangan Mencari-cari
( Ingat : Bukan Aib Jika Auditor Tidak Menemukan Ketidaksesuaian )

32. QMS ISO 9001:2008 Training
32
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Temuan Audit
- Ketidaksesuaian Major :
Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Dapat
Berakibat Tidak Berjalannya Sistem Atau Berdampak Pada
Pelanggan / Interest Parties
- Ketidaksesuaian Minor :
Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Dikarenakan
Tidak Dipatuhinya Proseedur Yang Berlaku
- Observasi :
Potensi Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Jika Tidak
Diperbaiki Akan Berpoteni Terhadap Ketidaksesuaian

33. QMS ISO 9001:2008 Training
33
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Penulisan LKS / CAR
• Problem
• Location
• Objective Evidance
• Reference

34. QMS ISO 9001:2008 Training
34
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site Visit
Closing Meeting
• Dihadiri Manajemen Dan Auditee
• Penjelasan Penemuan Dan Kesimpulan Audit
• Penentuan Periode Waktu Auditee Melakukan Koreksi
• Penyelesaian Masalah Yang Terjadi Rekomendasi Dari Auditor
• Menentukan Follow Up Audit

35. QMS ISO 9001:2008 Training
35
4. Aktifitas Audit :
• Pelaporan Audit
Laporan Audit
• Tujuan Audit
• Lingkup Audit
• Identifikasi Auditee
• Tanggal Dan Tempat Audit
• Kriteria Audit
• Penemuan Audit
• Kesimpulan Audit

36. QMS ISO 9001:2008 Training
36
4. Aktifitas Audit :
• Pelaporan Audit
Closing Audit
• Mengembalikan dokumen
• Mengakhiri audit
• Laporan audit disahkan dan didistribusi

37. QMS ISO 9001:2008 Training
37
4. Aktifitas Audit :
• Follow Up Audit
Closing Audit
• Memverifikasi Tindakan Perbaikan Apakah Telah Efektif Dan Dilakukan
• Laporan Audit Disahkan Dan Didistribusi

38. QMS ISO 9001:2008 Training
38
5. Kompetensi Auditor
[ auditor competency ]

39. QMS ISO 9001:2008 Training
39
5. Kompetensi Auditor :
• Keterampilan dan pengetahuan umum dan
khusus
umum : teknik, prosedur dan prinsip audit
sistem manajemen mutu dan dokumen referensi
situasi organisasi
hukum / regulasi yang berlaaku
khusus : teknik dan metode mutu
produk, jasa, prose operasional

40. QMS ISO 9001:2008 Training
40
5. Kompetensi Auditor :
• Atribut Auditor
• Diplomatis, Sopan, Disiplin, Sabar, Jujur, Perhatian, Banyak Bertanya
Dll

41. QMS ISO 9001:2008 Training
41
5. Kompetensi Auditor :
• Evaluasi Auditor
• Identifikasi Personal Attributes Yang Diperlukan
• Kriteria Evaluasi
• Metode Evaluasi
• Pelakasanaan Proses Evaluasi

42. QMS ISO 9001:2008 Training
42
Terima kasih
[ thank you ]