Materi Training IQA ISO 9001:2008 Jumat, 21/11/2014

1. INTERNAL AUDIT ISO 9001:2008
Presented by
Franklin Sondakh, S.Kom, M.Th

2. TERMS & DEFINITION
REFERENCE :
•ISO 19011
Guidelines for auditing management systems
•ISO 9001:2008
Klausul 8.2.2 Audit Mutu Internal

3. TERMS AND DEFINITION AUDIT:
Suatu proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi dengan objektif untuk menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit yang disepakati.

4. TERM AND DEFINITION
•Kriteria Audit:
Kebijakan, prosedur atau persyaratan- persyaratan lainnya yang digunakan sebagai acuan audit.
•Bukti Audit:
Record, pernyataan atau informasi lainnya, hasil pengamatan atau observasi, relevan dengan kriteria audit dan bisa diverifikasi (quantitative atau qualitative)

5. TERM AND DEFINITION
•Temuan Audit:
Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan terhadap kriteria audit
•Audit Conclusion:
Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati oleh team audit setelah mempertimbangkan obyektif dan semua temuan audit

6. TERM AND DEFINITION
Auditor :
Seseorang yang terkualifikasi dan kompeten yang ditunjuk untuk melaksanakan audit
Kualifikasi AUDITOR:
Kombinasi dari pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan audit

7. TERM AND DEFINITION
Audit Team Leader / Lead Auditor
•Terkualifikasi sebagai Auditor
•Ditunjuk sebagai pemimpin sebuah team audit untuk pelaksanaan audit yang ditetapkan.
Auditee
•Organisasi/bagian/personel yang diaudit

8. TERM AND DEFINITION
•Audit Plan:
Aktifitas dan pengaturan untuk sebuah audit yang akan dilaksanakan
•Audit Scope:
Ruang lingkup atau batasan sebuah pelaksanaan audit (lokasi fisik, unit organisasi, aktifitas dan prosesi sesuai periode waktu yang dicakup)

9. TERM AND DEFINITION
Audit Team:
•Satu atau lebih auditor yang melakukan audit (satu orang sebagai audit team leader)
Technical expert:
•person orang yang mempunyai keahlian khusus atau tenaga ahli di bidang yang sedang dilakukan audit
Audit program:
•Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka waktu tertentu dan dengan tujuan tertentu

10. AUDIT TYPES AND PURPOSE
•Audit pihak pertama (Internal)
Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri untuk tujuan internal dan dapat mengetahui keefektifan dari SMM yang telah dipakai dan diterapkan
•Audit pihak kedua (pihak luar)
Audit terhadap sub kontraktor/ pemasok/ vendor yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi pembeli

11. AUDIT TYPES AND PURPOSE
•Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri)
Definisi: Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan oleh badan sertifikasi atau registrasi yang mandiri
Tujuan:
•Menggantikan Audit pihak kedua
•Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa/pendapat yang kompeten/profesional
•Untuk tujuan registrasi/sertifikasi SMM

12. TUJUAN AUDIT MUTU
a) Tujuan Internal
•Memperlihatkan bukti ketidak sesuaian pada SMM
•Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan atau peningkatan
•Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/ketiga)
•Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadap kegiatan yang sudah disetujui
•Memelihara kesadaran akan mutu

13. Tujuan Audit Mutu
b) Tujuan Eksternal
•Memenuhi persyaratan standar SMM (ISO 9001:2008)
•Memenuhi persyaratan badan sertifikasi/ registrasi
•Memenuhi permintaan pelanggan (seperti dinyatakan dalam kontrak)
•Memenuhi persyaratan badan pemerintah (misalnya PLTN)

14. Persyaratan Audit Mutu Internal
ISO 9001 pasal No. 8.2.2
•Organisasi harus melaksanakan Internal Audit dalam interval yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana.
•Program audit harus direncanakan dengan memperhatikan status dan kepentingan dari rangkaian proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya
•Kriteria audit, ruang lingkup dan frekuensi audit harus ditetapkan
•Auditor jangan mengaudit lingkup kerjanya
•Hasil-hasil audit harus dicatat (4.2.4)

15. Persyaratan Audit Mutu Internal
•Anggota manajemen yang bertanggung jawab terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, harus melakukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan
•Kegiatan tindak lanjut harus menilai penerapan dan keefektifan tindakan perbaikan yang diambil (8.5.2)
•Hasil IQA merupakan masukan dalam kegiatan Tinjauan Manajemen

16. Pasal-pasal ISO 9001 yang berhubungan dengan pasal IQA
•4.2.4 Pengendalian catatan
•5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
•5.6 Tinjauan Manajemen
•6.1 Sumber daya
•6.2.2 Pelatihan
•8.5 Peningkatan

17. PRINSIP-PRINSIP AUDIT
1. Etis
2. Penyajian yang obyektif
3. Profesional
4. Independen
5. Pendekatan berdasarkan bukti

18. KOMPETENSI AUDITOR
Elemen elemen kompetensi
•Atribut Pribadi
•Pelatihan Auditor
•Pengalaman Kerja
•Pengalaman Audit
•Pendidikan

19. PENUNJUKAN AUDITOR
Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya
Auditor harus memiliki:
Pengetahuan
Ketrampilan
Kepribadian
Pendidikan
Pelatihan
Pengalaman

20. Pengetahuan
•Prosedur, alat, dan metodologi audit
•Dokumen sistem manajemen
•Situasi perusahaan atau bagian yang diaudit
•Perundangan- undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan
Ketrampilan
Verbal
•Cara bertanya dan intonasi suara
•Kejelasan pertanyaan
•Kejelasan tutur kata
•Level komunikasi
Non verbal
•Roman muka
•Body language
•Penempatan diri

21. KEPRIBADIAN
•Terbuka
•Diplomatis
•Ceria
•Beradaptasi
•Bertahan
•Tegas
•Percaya diri
•Beretika
•Jujur
•Bersungguh- sungguh
•Bijaksana

22. ACT
CHECK
DO
PLAN
MANAGEMENT PROGRAM AUDIT
Kewenangan Program Audit
Penetapan Program Audit
Penerapan Program Audit
Pemantauan dan Tinjauan Program Audit
Improvement
Kompetensi Auditor
Kegiatan Audit

23. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Audit Internal

24. Tanggung Jawab manajemen
•Menunjuk manajer program Audit
•Memberi wewenang untuk merencanakan Audit Internal
•Menyelesaikan masalah yang menyangkut kebijakan
•Menyediakan Sumber Daya

25. Manager Program Audit Internal
•Membuat rencana audit internal
•Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor Internal
•Menunjuk Tim Audit
•Memonitor dan memastikan pelaksanaan Audit Internal
•Memelihara catatan audit internal
•Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen

26. Tugas lead auditor
•Mengatur semua proses audit
•Membantu menunjuk anggota team Audit
•Memimpin pertemuan pembukaan
•Memimpin pelaksanaan Audit
•Mempresentasikan hasil Audit
•Memimpin pertemuan penutupan
•Membuat laporan hasil audit

27. Tugas Auditor
•Bekerjasama dan membantu lead auditor dalam melaksanakan audit
•Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan
•Mempersiapkan dokumen dan informasi yang penting

28. Auditee
•Koordinasi dengan tim audit tentang rencana audit
•Menjamin kehadiran personel yang relevan menyediakan fasilitas yang diperlukan
•Menindak lanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan
•Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan

29. Aktifitas Audit
1. Persiapan audit
2. Pelaksanaan audit
3. Kegiatan setelah audit

30. PERSIAPAN AUDIT

31. Auditor
•Memahami tujuan audit
•Memahami ruang lingkup audit
•Mencari informasi tentang area sasaran audit (dokumentasi, diskusi dengan manajemen atau technical experts)
•Memahami proses
•Menyusun check list audit

32. Tinjauan dokumen
•Bandingkan dengan persyaratan ISO
•Segala ketidak jelasan mengenai dokumen harus ditanyakan
•Dokumen-dokumen lain yang terkait

33. Pembuatan dokumen audit (penyusunan check list)
•Fungsi check list
•Sebagai pedoman
•Memperlancar audit
•Catatan mengenai cakupan audit

34. Aspek yang dibutuhkan dalam menyusun check list
•Dokumentasi
•Peralatan
•Data
•Orang
•proses

35. PELAKSANAAN AUDIT

36. Pelaksanaan Audit
•Opening meeting
•Pengumpulan dan verifikasi informasi
•Temuan audit
•Komunikasi dengan auditee
•Persiapan closing meeting
•Closing meeting

37. Pertemuan pembukaan/opening meeting
•Memperkenalkan tim auditor
•Menjelaskan tujuan audit, standar dan metode yang digunakan serta ruang lingkup audit
•Konfirmasi jadwal audit
•Konfirmasi auditee per bagian
•Memberikan penjelasan kepada auditee tentang hal-hal yang masihdipertanyakan

38. Proses on-site Audit
INFORMASI
•Didapat melalui Reviewdokumen,interview, pengamatan dsb.
Bukti Audit
•Lakukan Verifikasi
Temuan Audit
•Bandingkan dengan Dokumen Persyaratan
Kesimpulan Audit
•Tinjauan

39. HAL-HAL YANG DIAUDIT

40. Metode audit
Backward Tracing
Forward Tracing

41. Teknik audit
•Klarifikasi
•Interview
•Observasi
•Verifikasi
•Sampling

42. Kode etik auditor
Yang harus dilakukan:
•Menjaga kerahasiaan auditee
•Bersikap netral
•Mendengar penjelasan auditee
•Sopan-santun dan ramah
•Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta
Yang tidak boleh dilakukan:
•Menekan auditee dengan jabatannya
•Mengadu domba antar auditee
•Mengejek, melecehkan auditee
•Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki

43. Rapat penutupan
•Mengucapkan terima kasih
•Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan
•Menyampaikan hasil audit
•Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan
•Memberi kesempatan untuk bertanya

44. Karakteristik positif auditor
•Percaya diri
•Terlatih berdiplomasi
•Ingin tahu
•Pendengar yang baik
•Cakap dalam berbagai medan
•konstruktif

45. Karakteristik negatif auditor
•Tanpa perencanaan
•Subyektif
•Buruk berkomunikasi
•Gampang dipengaruhi
•Mudah membentuk opini dan kesimpulan
•kaku
•Pendekatan tidak profesional
•Tidak pandai mengatur waktu
•Pemalas
•Takut memberikan penilaian negatif
•berdebat

46. Karakter dan situasi audit
•Orang yang argumentatif
•Serangan frontal
•Pembuang waktu
•Pikun
•Dokumen hilang
•Lunch break diperpanjang dsb

47. Analisa hasil temuan audit
•Besar/kecil masalah?
•Auditee sadar akan permasalahan?
•Pernah ditemukan pada audit sebelumnya?

48. Kategori temuan Audit
Ketidak sesuaian minor:
•Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada SMM (misal: prosedur atau instruksi kerja) tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.
•Bila salah satu dari persyaratan ISO 9001:2008 tidak konsisten diterapkan.
Ketidaksesuaian Mayor:
•Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang total breakdown.
•Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan
Observasi:
•Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa depan

49. Penulisan Temuan Audit
Isi temuan audit harus mencakup:
•Problem yang ditemui
•Lokasi ketidaksesuaian ditemukan
•Objective evidence/bukti yang mendukung ketidaksesuaian
•Referensi yang digunakan

50. KEGIATAN SETELAH AUDIT

51. Pelaporan Audit
Laporan audit meliputi:
•Ruang lingkup dan sasaran audit
•Jadwal audit
•Anggota tim audit
•Auditee
•Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan
•Observasi audit dengan bukti pendukung
•Ketidaksesuaian
•Kesimpulan/keputusan audit
•Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya

52. Keseluruhan laporan harus mencakup:
•Identifikasi laporan
•Ruang lingkup dan sasaran audit
•Rincian dari audit program, para auditor, tanggal dan dan area dimana audit dilaksanakan
•Identifikasi dari dokumen referensi terhadap audit yang dilakukan
•Pengamatan audit, ketidaksesuaian dan bukti pendukung
•Rekomendasi tindak lanjut dari tindakan perbaikan untuk audit berikutnya
•Kesimpulan oleh Tim Audit

53. Distribusi laporan audit
•Top Manajemen
•Anggota tim tinjauan manajemen
•Tim audit dan auditee
•Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan

54. Tanggung jawab tindakan perbaikan
Tim Audit:
•Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan dalam CAR
•Menjelaskan ketidaksesuaian pada Auditee
•Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan
•Mengontrol dan memonitor penerbitan dan pengambilan CAR

55. Tanggung jawab tindakan perbaikan
Auditee:
•Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang ditemukan auditor
•Menyelidiki dan menentukan akar penyebab masalah
•Melakukan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya permasalahan yang sama
•Melakukan pengendalian untuk menjamin efektifitas tindakan perbaikan
•Mencatat tindakan perbaikan yang diambil dan merubah dokumen (bila perlu)
•Mengembalikan CAR kepada auditor untuk diverifikasi

56. Tindakan perbaikan
•Auditee harus memberikan perhatian terhadap setiap temuan audit yang diberikan
•Perhatian tersebut dapat berupa tindakan perbaikan
•Setiap tindakan perbaikan disesuaikan dengan ISO 9001:2008
•Dilakukan sesuai rencana (tindakan dan waktu)

57. Tindak lanjut audit
•Setiap tindakan perbaikan harus diverifikasi
•Verifikasi oleh auditor
•Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari tindak lanjut audit ditetapkan sebagai temuan baru dan dilaporkan ke Top Management
•Sebagai masukan audit selanjutnya

58. Tinjauan manajemen/ Manajemen Review
•Tinjauan secara teratur terhadap kebijakan dan prosedur tertulis dari sistem mutu
•Tinjauan terhadap hasil audit internal untuk memastikan bahwa sistem mutu diterapkan dan diikuti sebagaimana yang dipersyaratkan

59. “Anda tidak akan dihargai sebagai seorang auditor jika tidak dapat mengevaluasi hasil temuan dan hanya melaporkan hal-hal sepele.”