1. PEDOMAN
AUDIT KINERJA
USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)
KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI
DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT PRODUKTIVITAS
2013

2. 2

3. PENGANTAR
Keinginan untuk mengembangkan Usaha Kecil yang merupakan aset bangsa yang
telah terbukti sangat berperan bagi peningkatan pendapatan dan penanggulangan
pengangguran, sering tidak menjadi kenyataan karena barbagai hal, selain karena
keterbatasan anggaran pemerintah, juga disebabkan karena tidak adanya suatu konsep
pengukuran kinerja dan pembinaanya.
Sesuai konsep menejemen dan produktivitas masa kini disebutkan bahwa, apabila tidak
bisa mengukurnya maka tidak bisa memenejnya. Oleh karena itu Direktorat
Produktivitas Ditjen Binalattas Depnakertrans sesuai fungsi dan tugasnya
mengembangkan konsep audit untuk mengukur kinerja usaha kecil yang selanjutnya
menindak lanjutinya dengan usaha perbaikan.
Buku Pedoman Audit Kinerja Usaha Kecil merupakan pengembangan atau
penyempurnaan dari konsep yang sudah ada, berdasarkan masukan dari usaha kecil
yang menginginkan agar konsep yang telah diuji coba pada tahun 2005 yang
mengadopsi 7 Kriteria Malcolm Baldrige, lebih diserderhanakan sehingga mudah bagi
usaha kecil menerapkannya.
Tentu saja tidak ada yang terbaik, melainkan selalu ada yang lebih baik. Perbaikan
adalah perubahan untuk menyempurnakan, maka untuk itu harus sering dilakukan
perubahan. Perubahan datangnya dari usulan pemakai, pemakai adalah pelanggan
kami, maka kami berusaha memuaskan mereka.
Kepada UKM yang menunjukkan
penghargaan Produktivitas dan
provinsi yang diserahkan oleh
“PARAMAKARYA” untuk tingkat
tahun ganjil.
produktivitas dan kualitasnya unggul, akan diberikan
Kualitas Indonesia “SIDDHAKARYA” untuk tingkat
Gubernur setiap tahun genap dan penghargaan
nasional yang diserahkan oleh Presiden RI setiap
Kiranya dengan tersusunnya buku Pedoman Audit Usaha Kecil ini pelaksanaan
pemberian anugerah produktivitas “PARAMAKARYA” dan “SIDDHAKARYA” dapat
berjalan lancar sebagaimana yang diharapkan.
Jakarta, Maret 2013
Direktur
Produktivitas dan Kewirausahaan
Ir. D A R W A N T O
NIP. 19590801 198603 1 001
i

4. DAFTAR ISI
Halaman
i
ii
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
C. Dasar Pelaksanaan
D. Pengertian
1
1
1
1
2
BAB II
KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL
A. Tujuh Kategori
B. Delapan Kelas Kualifikasi
4
4
6
BAB III
AUDIT KINERJA
A. Daftar Pertanyaan
B. Petunjuk Pengisian
8
8
11
BAB IV PEDOMAN VERIVIKASI BAGI AUDITOR
A. Kategori 1 s/d 6
B. Kategori 7
19
19
21
BAB V
23
PENUTUP
Lampiran:
A.
B.
Daftar Pertanyaan dan Isian
Petunjuk Pengisian
ii

5. BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tidak seperti usaha menengah, usaha kecil didefenisikan sebagai suatu Badan
Usaha milik warga negara Indonesia baik perorangan, tidak berbadan hukum
maupun berbadan hukum yang memiliki kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan
bangunan sebanyak-banyaknya Rp.200 juta atau memiliki hasil penjualan tahunan
paling banyak Rp.1 milyar, sudah tentu perlu pembinaan agar menjadi perusahaan
yang produktif, berdaya saing tinggi sehingga dapat berkembang menjadi besar.
Walaupun perhatian dan fasilitas yang diberikan kepada Usaha Kecil sangat rendah,
namun sumbanganya terhadap terhadap PDB dan terhadap penyediaan lapangan
kerja cukup besar. Dari data tahun 1999 dikatahui UKM di Indonesia berjumlah
36.813.578 (99,99 %), sedangkan perusahaan besar hanya 1.831 (0.01 %).
Sumbangan UKM terhadap PDB sebasar 59,36 %, sedangakan sumbangan
perusahaan besar 40,64 %. Sumbangan UKM terhadap penyediaan lapangan kerja
bagi rakyat sebesar 99,44 %, sedangakan sumbangan perusahaan besar hanya
0,56 %. Sampai dengan tahun 2005 kondisi ini tidak banyak berubah.
Untuk mendorong pertumbuhan Usaha Kecil yang lebih besar lagi dipandang perlu
melakukan pembinaan secara terpadu, berkesimbungan dan bagi yang berhasil
diberi penghargaan. Berkenaan dengan hal ini, disusun panduan audit kinerja usaha
kecil seperti uraian di bawah ini.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud:
Memberi pedoman kepada pengusaha kecil dan karyawan dalam menjawab
pertanyaan kriteria kinerja unggul (Excellent Performance Criteria).
Tujuan:
1. Mengetahui kelemahan dan keunggulan perusahaan.
2. Melakukan perbaikan untuk mencapai kriteria kinerja unggul yaitu perusahaan
produktiv dan berdaya saing.
3. Memberi motivasi dalam bentuk penghargaan bagi perusahaan kecil yang telah
menunjukan perbaikan.

6. C. Dasar Pelaksanaan:
1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, Tentang Ketenaga Kerjaan.
2. Undang-undang Nomor 10 Tahun 1995 Tentang Usaha Kecil.
D. Pengertian:
1. Perusahaan Kecil.
Yang dimaksud dengan perusahaan kecil sesuai dengan UU No.10/1995 tentang
Usaha Kecil adalah:
a) Suatu Badan Usaha milik warga negara Indonesia baik perorangan, tidak
berbadan hukum maupun berbadan hukum yang memiliki kekayaan bersih
tidak termasuk tanah dan bangunan sebanyak-banyaknya Rp.200 juta atau
memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp.1 milyar;
b) Berdiri sendiri, bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan
yang dimiliki, dikuasai atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung
dengan usaha menengah atau usaha besar.
2. Audit.
Audit adalah suatu kegiatan sistematis untuk mencari bukti-bukti kesesuaian
dengan persyaratan atau standar, bertujuan melakukan evaluasi, penilaian dan
pengembangan perusahaan.
Fungsi Audit :
a. Mencari kesesuaian dengan persyaratan.
b. Mencari bukti-bukti apakah telah memenuhi standar ideal.
Tujuan Audit :
a. Mengevaluasi kesesuaian perencanaan dengan realisasi produk,
persyaratan standar sistem dan perusahaan.
b. Menilai kekuatan dan kelemahan.
c. Mengidentifikasi peluang penyempurnaan kinerja.
3. Mission ( Misi )
Misi adalah semua fungsi perusahaan atau perusahaan. Misi menjawab
pertanyaan: Apa yang hendak dicapai oleh perusahaan ? Misi mungkin
4

7. menetapkan pelanggan atau pasar yang dimasuki, kompetensi atau teknologi
yang digunakan.
4. Values ( Nilai-nilai )
Nilai-nilai adalah azas penuntun, dan atau perilaku yang mewujudkan bagaimana
perusahaan dan para pekerjanya beroperasi atau berperilaku. Nilai-nilai
merefleksikan penegakkan budaya perusahaan yang diinginkan. Nilai-nilai
menyokong dan menuntun pengambilan keputusan oleh semua pekerja serta
membantu perusahaan menyelesaikan misinya untuk mendapatkan visi yang
baik.
5

8. BAB II
KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL
A. Tujuh Kategori
Perusahaan unggul adalah, perusahaan yang mampu menciptakan suatu nilai
tambah yang bermanfaat bagi semua pihak guna mendapatkan hasil usaha yang
sebesar-besarnya. Persyaratan nilai yang diciptakan harus sesuai dengan
permintaan pelanggan (memuaskan pelanggan). Untuk menyesuaikan dengan
persyaratan pelanggan, maka mutu proses penciptaan nilai harus senantiasa
ditingkatkan.
Mutu proses penciptaan nilai tergantung pada kepemimpinan
perusahaan dalam mengalokasikan semua sumber daya, khususnya Sumberdaya
Manusia (SDM) melalui perencanaan strategis berdasarkan analisis data dan
informasi dari pelanggan, mitra kerja, industri sejenis dan pesaing.
Kriteria perusahaan unggul meliputi 7 (tujuh) kategori yaitu: Kepemimpinan;
Perencanaan Strategis; Fokus Sumberdaya Manusia; Fokus Pelnggan dan Pasar;
Data, Informasi dan Analisis; Menejemen Proses dan Hasil Usaha, dengan jumlah
nilai keseluruhan 1.000, seperti pada tabel di bawah ini:
Tabel 1.Tujuh Kategori Penilaian
No
1
2
3
4
5
6
7
Kategori
Kepemimpinan
Perencanaan Strategis
Fokus Sumberdaya Manusia
Fokus Pelanggan
Data, Informasi dan Analisis
Menejemen Proses
Hasil usaha
Total nilai
Bobot
150
80
110
100
80
80
400
1.000
Hasil usaha (Result) merupakan akibat dari kualitas kepemimpinan (Driver);
perencanaan strategis, sumberdaya manusia, analisis data dan informasi,
menejemen proses; kepuasan pelanggan dan semua pemangku kepentingan
(Sistem).
Dengan kata lain dapat dijelaskan bahwa untuk mendapatkan hasil usaha yang baik,
harus memperhatikan loyalitas pelanggan, agar dapat memuaskan pelanggan
proses internal harus disesuaikan. Guna mendapatkan proses internal yang baik
harus didukung oleh tenaga kerja terampil dan termotivasi. Untuk dapat mengelola
semua hal tersebut maka pemimpin menyusun rancana strategis melalui
pegumpulan, pengolahan dan analisis data seperti ditunjukkan pada ilustrasi berikut.
6

9. 1. Kepemimpinan
Pemimpin perusahaan yang mempunyai pandangan ke depan (visioner
leadership) dan berjiwa salesmenship adalah piminpin yang mampu menuntun
perusahaan /perusahaan menetapkan nilai-nilai, arah dan kinerja yang
diharapkan. Pemimpin mampu berkomunikasi dan memahami karyawan, mampu
mereview kinerja perusahaan, mampu menciptakan situasi yang kondusif untuk
mendorong kearah kinerja unggul.
2. Perencanaan Strategis
Pemimpin mempunyai visi, misi, nilai-nilai dan sasaran strategis yang didukung
secara terpadu oleh semua. Mampu menterjemahkan strategi ke dalam rencana
kegiatan (action plan) dan target serta pencapaian target tersebut. Memiliki
strategi kunci agar kualitas hasil produk sesuai dengan persyaratan yang
dikehendaki pelanggan.
3. Fokus Sumber daya Manusia
Memiliki sistem pengelolaan SDM, pengembangan keterampilan, karier, motivasi
sehingga tercipta kinerja tempat kerja unggul. Karyawan cepat menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan.
4. Fokus Pelanggan dan Pasar
Selalu memuaskan pelanggan, mencari pemahaman terhadap suara-suara
(harapan) pelanggan dan pasar, mengelompokkan pelanggan dan pasar,
meningkatkan loyalitas pelanggan. Mengetahui siapa yang menjadi pesaing
utama, dimana, kapan dan bilamana, apa keunggulan dan kelemahan pesaing.
Serta apa kunci keunggulan pesaing utama.
5. Data, Informasi dan Analisa
Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan memanfatkan data untuk
mengambil keputusan cepat dan tindakan perbaikan kinerja dan daya saing
perusahaan tersedia dan mudah diakses data, informasi dan analisis sebagai
bahan pengukuran. Kunci kemanfaatan penggunaan data dan informasi terletak
pada ketersediaan data dan informasi yang akurat, memiliki pengukuran, analisis
dan menejemen pengetahuan.:
6. Manajemen Proses
7

10. Memiliki cara pengelolaan semua proses yang merupakan inti dari peningkatan
efisiensi dan efektivitas. Memiliki konsep perbaikan secara terus-menerus.
Memiliki agility (kemampuan menyesuaikan diri secara cepat, fleksibel dan efektif
terhadap perubahan). Perubahan produksi secara cepat kepada produksi lain,
kecepatan menjawab perubahan permintaan, atau kemampuan memproduksi
suatu jasa yang disesuaikan dengan lingkup yang luas. Memiliki fleksible
manufacturing dengan inovasi, ECRS, R & D, QRS dll.
7. Hasil usaha.
Mengevaluasi hasil usaha dan menindak lanjuti temuan. Memiliki data dan
analisis tentang seberapa baik hasil usaha. Memiliki hasil evaluasi yang
memuaskan dari pelanggan terhadap:
a. kualitas dan kuantitas produk (barang/ jasa),
b. kinerja keuangan dan pemasaran,
c. kinerja karyawan,
d. struktur pengawasan dan pengendalian,
e. tanggung jawab kepada pemerintah dan sosial,
f. hasil semua proses dan kegiatan perbaikan proses untuk dibandingkan
dengan data hasil usaha pesaing.
Semua kategori ini kelihatannya sederhana tetapi sebenarnya tidak sesedarhana
itu, karena untuk pertanyaan selanjutnya apakah ada konsep tertulis, apa konsep
tersebut sudah disosialisasikan dan diterapkan dan apakah semua
melakukannya secara terintegrasi.
B. Delapan Kelas Kualifikasi.
Menurut Malcolm Baldige Criteria, kualifikasi kinerja perusahaan dibagi ke dalam 8
kelas, mulai dari perusahaan pemula sampai dengan perusahaan kelas dunia.
seperti ditunjukkan pada tabel 3 di bawah ini.
Tabel 3. Kualifikasi Perusahaan Menurut Kriteria Malcolm Baldrige.
8

11. No
1
2
3
4
5
6
7
8
Kualifikasi
Perusahaan Unggul (World Class business)
Perusahaan Pemimpin teladan (Benchmarking leader)
Pemimpin dalam Industri (Industry leader)
Pemimpin baru (Emerging leader)
Berkinerja Baik (Good performance)
Mulai berbenah (Beginning improvement)
Mulai menghasilkan (Early results)
Mulai bertumbuh (new business)
Nilai
850-1000
750-850
650-750
550-650
450-550
350-450
250-350
0-250
Sesuai dengan kesepakatan Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas
Indonesia tahun 2005, kualifikasi usaha kecil di Indonesia sebagai berikut:
Tabel 4. Kualifikasi Usaha Kecil menurut Panitia Nasional Anugerah Produktivitas
dan Kualitas Indonesia tahun 2005,
No
1
2
3
4
Kualifikasi
Berkinerja Baik (Good performance)
Mulai berbenah (Beginning improvement)
Mulai menghasilkan (Early results)
Mulai bertumbuh (new business)
9
Nilai
450-550
350-450
250-350
000-250

12. BAB III
AUDIT KINERJA
A.
Daftar Pertanyaan.
Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami seharihari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada :
kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan
kolom b apabila anda Tidak Setuju,
kolom c apabila Ragu-Ragu
kolom d apabila Setuju
kolom e apabila Sangat Setuju
Setiap pilihan anda harus disertai bukti-bukti, dokumentasi, karena auditor akan
memferifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B
(petunjuk pengisian).
a
b
c
d
e
a
b
c
d
e
1 Kepemimpinan Perusahaan
1a)
Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran
perusahaan saya (itulah yang akan kami
kerjakan)
1b)
Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai
perusahaan kami dalam membina kami
1c)
Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi
kerja kondusif sehingga membantu saya dalam
mengerjakan pekerjaan saya
1d)
Pemimpin perusahaan berbagi (sharing) informasi
tentang perusahaan
1e)
Pemimpin perusahaan memmberi dorongan
belajar sehingga membantu dalam meningkatkan
karier saya
1f)
Perusahaan saya memberi peluang bagi saya
untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting
buat perusahaan.
1g)
Perusahaan saya menanyakan apa yang saya
pikirkan.
2 Perencanaan Strategi
2a)
Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya,
10

13. 2b)
2c)
menanyakan apa ide dari saya
Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang
mempengaruhi saya dan pekerjaan saya.
Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami
maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan
bagian dari perencanaan.
3 Fokus Sumber Daya Manusia
3a)
Saya dapat melakukan perubahan untuk
memperbaiki pekerjaan saya.
3b)
Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan
kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim
3c)
Pemimpin saya memberi semangat kepada saya
untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya,
sehingga saya dapat meningkatkan karier saya.
3d)
Saya diakui karena pekerjaan saya.
3e)
Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman.
3f)
Bos saya dan perusahaan saya sangat
memperhatikan saya.
a
b
c
d
e
4 Fokus Pelanggan dan Pasar
4a)
Saya tau siapa pelanggan utama saya
4b)
Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya
4c)
Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang
mereka inginkan.
4d)
Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa
kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap
pekerjaan saya.
4e)
Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk
memecahkan permasalahan yang berhubungan
dengan pelanggan
a
b
c
d
e
5 Informasi dan Analisis
5a)
Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja
saya
5b)
Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur
kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah
perlu ada perubahan
5c)
Saya menggunakan hasil analisis ini untuk
membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya
5d)
Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya
a
b
c
d
e
11

14. 5e)
5f)
terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan
cara perbaikan perusahaan keseluruhan.
Saya mendapatkan semua informasi yang saya
butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya.
Saya mendapatkan semua informasi yang saya
butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan
oleh perusahaan saya.
6 Menejemen Proses
6a)
Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk
pekerjaan saya.
6b)
Saya mengumpulkan semua informasi (data)
tentang pekerjaan saya.
6c)
Kami memiliki proses yang baik dalam
mengerjakan pekerjaan kami
6d)
Saya mengendalikan semua proses pekerjaan
saya
a
b
c
d
e
7 Hasil-hasil Usaha
7a)
Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya
7b)
Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang
diharapkan pelanggan.
7c)
Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan
saya dalam hal keuangan.
7d)
Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua
waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik.
7e)
Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang
menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi.
7f)
Perusahaan saya mematuhi semua peraturan
perundangan.
7g)
Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang
tinggi.
7h)
Perusahaan saya membantu saya membantu
masyarakat.
7i)
Saya puas dengan pekerjaan saya
a
b
c
d
e
B. Petunjuk Pengisian
1. Kepemimpinan,
12

15. a
1
b
c
d
e
Kepemimpinan Perusahaan
1a)
Saya tau “Visi, Misi dan nilai-nilai ”
perusahaan saya (itulah yang akan kami
kerjakan)
1b)
Pemimpin perusahaan menggunakan nilainilai perusahaan kami dalam membina
kami.
1c)
Pemimpin perusahaan saya menciptakan
kondisi kerja kondusif sehingga membantu
saya dalam mengerjakan pekerjaan saya
1d)
Pemimpin perusahaan berbagi bagi
informasi tentang perusahaan
1e)
Pemimpin perusahaan memberi dorongan
belajar sehingga membantu dalam
meningkatkan karier saya
1f)
Perusahaan saya memberi peluang bagi
saya untuk mengetahui hal-hal yang
sangat penting buat perusahaan.
1g)
Perusahaan saya menanyakan apa yang
saya pikirkan.
Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan
yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan kedepan), mampu
menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan dan
kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi
dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah),
mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang
mendorong ke arah kinerja unggul: Bukti yang diperlukan adalah:
1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi,
disosialisasikan dan diterapkan oleh semua.
1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi,
Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.
1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam
mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang
dikehendaki.
1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam
mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang
dikehendaki.
1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam
menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.
13

16. 1f)
Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat
penting buat perusahaan.
1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan
Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.
2. Perencanaan Strategis,
2
Perencanaan Strategi
2a)
Dalam menyusun perencanaan, perusahaan
saya, menanyakan apa ide dari saya.
2b)
Saya tau bagian dari rencana perusahaan
yang mempengaruhi saya dan pekerjaan
saya.
2c)
Saya tahu apa yang akan saya katakan jika
kami maju dalam pekerjaan kelompok yang
merupakan bagian dari perencanaan.
a
b
c
d
e
Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk
mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya
jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang diperlukan adalah:
2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forcast, proyeksi, scenario,
melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja dan pelanggan), konsep
mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan
konsep mensosialisasikan dan menerapkan.
2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan
pasar, perubahan persaingan dan perubahan peraturan perundangan.
(pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar).
2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan
sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi
harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan
pelayanan dll).
3. Fokus Sumberdaya Manusia
3 Fokus Sumber Daya Manusia
3a)
Saya dapat melakukan perubahan untuk
memperbaiki pekerjaan saya.
3b)
Orang-orang di tempat saya bekerja
14
a
b
c
d
e

17. 3c)
3d)
3e)
3f)
melakukan kerjasama dan bekerja sebagai
sebuah tim.
Bos saya memberi semangat kepada saya
untuk mengembangkan ketrampilan kerja
saya sehingga saya dapat meningkatkan
karier saya.
Saya diakui karena pekerjaan saya.
Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan
aman.
Bos saya dan perusahaan saya sangat
memperhatikan saya.
Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan
terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan
seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana
kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk
mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan
adalah:
3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola
keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya
sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,
disosialisasikan dan diterapkan.
3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan
pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan juga
dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja,
disosialisasikan dan diterapkan
3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat keterampilan yang dibutuhkan perusahaan
dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh
perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.
3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan
diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.
3d) Ada konsep 5S .(good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat
kerja di perusahaan.
3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepeminpinan masa depan
(suksesi), diinformasikan dan diterapkan.
4. Fokus Pelanggan dan pasar.
4
Fokus Pelanggan dan Pasar
4a)
Saya tau siapa pelanggan utama saya
15
a
b
c
d
e

18. 4b)
4c)
4d)
4e)
Saya tetap berhubungan dengan
pelanggan saya.
Pelanggan saya memberi tahu saya apa
yang mereka inginkan.
Saya selalu menanyakan pelanggan saya
apa kepuasan dan ketidak puasan mereka
terhadap pekerjaan saya.
Saya diijinkan membuat keputusan sendiri
untuk memecahkan permasalahan yang
berhubungan dengan pelanggan
Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana
perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana
menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti
yang diperlukan adalah:
4a) Ada
konsep
identifikasi
pelanggan,
mengelompokkan
pelanggan,
mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelagannya pesaing
disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan.
4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan
mekanisme untuk mendapat informasi dan komplein. (termasuk pemberian
insentif).
4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang beremacam-macam dan
dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat
komunikasi yang mudah mereka akses).
4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik.
4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah.
5. Data, Informasi dan Analisa,
5 Informasi dan Analisis
5a)
Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja
saya.
5b)
Saya tau bagaimana menganalisis atau
mengukur kualitas pekerjaan saya untuk
melihat apakah perlu ada perubaan.
5c)
Saya menggunakan hasil analisis ini untuk
membuat keputusan memperbaiki pekerjaan
saya
5d)
Saya tau bagaimana ukuran / cara yang
saya terapkan di pekerjaan saya,
disesuaikan dengan cara perbaikan
16
a
b
c
d
e

19. 5e)
5f)
perusahaan keseluruhan.
Saya mendapatkan semua informasi yang
saya butukan dalam menyelesaikan
pekerjaan saya.
Saya mendapatkan semua informasi yang
saya butukan untuk mengetahui apa yang
dilakukan oleh perusahaan saya.
Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi dan Analisa bertujuan
untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah.
5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu.
(Profitability, Productivity, ROE dll)
5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data
membandingkan hasil dengan target yang direncanakan.
5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan
untuk perbaikan proses kerja.
5d) Tersedia data standard kinerja.
5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit.
5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan
kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, karo, mikro)
6. Manajemen Proses,
6
Menejemen Proses
6a)
Saya dapatkan apa yang saya butuhkan
untuk pekerjaan saya.
6b)
Saya mengumpulkan semua informasi
(data) tentang pekerjaan saya.
6c)
Kami memiliki proses yang baik dalam
mengerjakan pekerjaan kami
6d)
Saya mengendalikan semua proses
pekerjaan saya.
a
b
c
d
e
Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang
merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terusmenerus. Bukti yang diperlukan adalah:
6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci,
disosialisasikan dan diterapkan oleh semua.
17

20. 6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosislisasikan dan digunakan
oleh semua.
6c) Ada metode mengetahui kualitas proses.
6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses,
disosialisasikan dan diterepkan oleh semua.
7. Hasil Usaha,
7
Hasil-hasil Usaha
7a)
Pelanggan saya puas dengan hasil kerja
saya
7b)
Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa
yang diharapkan pelanggan.
7c)
Saya tau apa yang dilakukan oleh
perusahaan saya dalam hal keuangan.
7d)
Perusahaan saya dapat memanfaatkan
semua waktu dan talenta yang saya miliki
dengan baik.
7e)
Perusahaan saya menghilangkan semua hal
yang menjadi hambatan pada kemajuan
oraganisasi.
7f)
Perusahaan saya mematuhi semua
peraturan perundangan.
7g)
Perusahaan saya memiliki standar yang
tinggi dan etika.
7h)
Perusahaan saya membantu saya
membantu masyarakat.
7i)
Saya puas dengan pekerjaan saya
a
b
c
d
e
yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan
dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan
hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah.
7a)
7b)
7c)
7d)
7e)
7f)
Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja.
Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja.
Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja.
Ada data efisiensi dan kualitas.
Ada data perbaikan dan peningkatan.
Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada
pemerintah)
7g) Ada standar kerja dan record kedisplinan
18

21. 7h) Ada data pembantuan dan komplainmasyarakat
19

22. BAB III
PEDOMAN VERIVIKASI BAGI AUDITOR
A.
KATEGORI 1 S/D 6
Auditor melakukan verifikasi apakah jawaban perusahaan sesuai dengan fakta di
lapangan, dengan berpedoman kepada ADLI (Aproach, Deployment, Learning,
Integration). Sebagai contoh: Perusahaan merespons Pernyataan 1a) dengan
memberi tanda check pada kolom 5 yang berarti sangat setuju.
a
1 Kepemimpinan Perusahaan
1a)
Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran
perusahaan saya (itulah yang akan kami
kerjakan)
b
c
d
e
x
Sangat setuju berarti memenuhi kriteria ADLI yaitu :
Ada konsep tertulis, terdokumentasi (Aproach)
Telah dilakukan sosialisasi dengan menggunakan suatu sistem menejemen
(Deployment)
Telah diterapkan dan ada perbaikan (ada sistem penerapan dan sisitem
perbaikan (Learning)
Diterima oleh semua, dilaksanakan oleh semua secara terintegrasi (Integration)
Auditor harus memferifikasi apakah benar perusahaan telah memenuhi ADLI kalau
tidak, maka perlu dievaluasi ulang dimana sebenarnya posisi perusahaan.
Lihat penjelasan berikut ini untuk uraian rinci tentang apa yang dimaksud dengan ADLI.
1.
Approach (Konsep) :
Approach adalah Konsep/ Metode /Sistem yang gunakan untuk meningkatkan
semua kinerja perusahaan perusahaan, atau metode yang digunakan untuk
menyelesaikan semua proses.
Apakah pendekatan tersebut disusun secara:
1. Sistematis, terencana dengan baik, logis, sesuai dengan faktor-faktor kunci
usaha.
2. Berorientasi pencegahan.
3. Berdasarkan analisa kebutuhan dan hambatan.
4. Secara rutin dievaluasi dan diperbaiki.
5. Inovatif dan unik.
20

23. 2.
Deployment (Sosialisasi).
Deployment diartikan sebagai sosialisasi. Ada suatu sistem menejemen
sosialisasi terdokumentasi.
Dengan menggunakan sistem menejemen tersebut, konsep disosialisasikan
kepada :
1. Semua transaksi terhadap pelanggan, pemasok dan publik
2. Semua operasi, fasilitas dan bisnis
3. Semua produk dan jasa
4. Semua tingkat dan fungsi karyawan
3.
Learning (Pembelajaran) :
Learning diartikan sebagai pembelajaran, artinya ada metoda pembelajaran
kepada semua, di praktekan, dilakukan penyesuaian dan dilakukan perbaikan
untuk menyempurnakan.
1. Penyaringan (penyesuaian) metode melalui daur evaluasi dan perbaikan.
2. Penggerakkan perubahan pemecahan masalah pendekatan atau metoda
melalui inovasi
3. Sharing pengalaman penyaringan dan inovasi dengan unit lain yang relevan
dan dengan proses lain dalam perusahaan
4.
Integration (Keterpaduan) :
Integration diartikan sebagai keterpaduan, kesesuain, keseragam diseluruh
perusahaan
1. Konsep dan metoda sesuai dengan perusahaan
2. Ukuran dan informasi serta sistem perbaikan saling melengkapi antar proses
dan antar unit kerja
3. Perencanaan, proses, hasil-hasil, analisis, pembelajaran dan tindakan semua
harmonis antar proses dan antar unit kerja dalam mendukung seluruh tujuan
perusahaan.
21

24. B.
KATEGORI 7
1.
Performance Level (Le) :
Level diartikan sebagai angka yang menunjukkan posisi hasil atau kinerja
perusahaan dalam bentuk skala yang memberi makna. Tingkat kinerja
memungkinkan evaluasi yaitu membandingkannya dengan kinerja masa lalu,
proyeksi, tujuan dan pembanding yang sesuai.
•
•
Seberapa tinggi tingkat kinerja yang ditunjukkan ?
•
2.
Apakah hasil kunci hilang ?
Apakah skala ukuran memberi makna yang berarti ?
Trends (T)
Trend diartikan sebagai kecenderungan yaitu angka yang menunjukkan arah dan
derajat kemiringan (slope dan kecenderungan) dan luasnya (seberapa luas
penyebaran.
•
•
Apakah interval antara ukuran atau frekwensi cukup memadai ?
•
Apakah kecenderungan positif, negatif atau datar ?
•
3.
Apakah trend ditunjukkan ?
Seberapa besar perubahan (slope dan trend)
Comparison (C)
Comparison diartikan sebagai perbandingan yaitu nilai yang dihasilkan dengan
menggunakan ukuran yang sama atau sepadan. Perbandingan dapat dilakukan
terhadap hasil dari pesaing, rata-rata industri, atau terhadap hasil terbaik dalam
perusahaan sekelas.
•
Apakah perbandingan ditunjukkan ?
•
Apakah perbandingan dilakukan terhadap rata-rata industri, pesaing kunci,
atau hasil terbaik perusahaan sekelas ?
•
4.
Bagaimana kinerja perusahaan ini dibandingkan dengan perusahaan lain ?
Linkage (Li)
Linkage diartikan sebagai keterkaitan atau hubungan dengan pelanggan kunci,
produk barang dan jasa, pasar, proses dan rencana kegiatan pada profile
perusahaan dan Item.
•
Seberapa kuat hubungan hasil dengan key faktor dan proses Item (mis. :
pelanggan penting, produk barang dan jasa, pasar, proses dan persyaratan
rencana kegiatan kinerja) ?
22

25. •
Apakah hasil disegmen untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan
(mis. : kelompok pelanggan, type pekerja, proses dan jasa) ?
23

26. BAB IV
PENUTUP
Pedoman audit kinerja usaha kecil ini sengaja dibuat sesederhana mungkin dan
dilengkapi dengan software sederhana agar mudah dipahami dan diterapkan oleh
usaha kecil sesuai dengan permintaan para pengusaha pada waktu uji coba
penerapannya.
Kiranya pedoman ini dapat membantu usaha kecil mengukur kinerja usahanya
berdasarkan kriteria yang telah dibakukan dan mengembangkan usahanya lebih
produktiv dan berdaya saing sehingga menciptakan lebih banyak lapangan kerja untuk
kesejahteraan rakyat.
24

27. Lampiran 1:
PERBANDINGAN PEMBOBOTAN ATAU PEMBERIAN SCORE
MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY
AND QUALITY.
No
1
2
3
4
5
6
7
Malcolm Baldrige
Kategori
Kepemimpinan
Perencanaan Steategis
Fokus Pelanggan dan Psr
Data , Informasi, analisis
Fokus SDM
Menejemen Proses
Hasil Usaha
Jumlah
Bobot
120
85
85
90
85
85
450
1.000
No
1
2
3
4
5
6
7
Indonesia
Kategori
Kepemimpinan
Perencanaan Steategis
Fokus SDM
Fokus Pelanggan dan Psr
Data , Informasi, analisis
Menejemen Proses
Hasil Usaha
Jumlah
Bobot
150
80
110
100
80
80
400
1.000
1. Bobot kepemimpinan dinaikan 120 – 150 hal ini dilakukan karena sikap
kepemimpinan di Indonesia sangat berpengaruh. Akibatnya bobot Perencanaan
strategis turun dari 85 – 80. dan Menejemen Proses turun dari 85-80.
2. Urutan SDM dan Bobot dinaikan dari ututan ke 5 menjadi urutan ke 3 dan dari
bobot 85 – 110, karena faktor manusia di Indonesia terutama keterampilan
sangat mempengaruhi.
Lampiran 2:
PERBANDINGAN KUALIFIKASI
25

28. MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN
INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY.
MALCOLM BALDRIGE
No Kelas
Nilai
1
Perusahaan Unggul (World 850-1000
Class business)
2
Perusahaan Pemimpin
750-850
teladan (Benchmarking
leader)
3
Pemimpin dalam Industri
650-750
(Industry leader)
4
Pemimpin baru (Emerging
550-650
leader)
5
Berkinerja Baik (Good
450-550
performance)
6
Mulai berbenah (Beginning
350-450
improvement)
7
Mulai menghasilkan (Early
250-350
results)
8
Mulai bertumbuh (new
0-250
business)
Konversi:
550:1000 X 100
1. 0.55 X 150
2. 0.55 X 80
3. 0.55 X 110
4. 0.55 X 100
5. 0.55 X 80
6. 0.55 X 80
7. 0.55 X 400
Jumlah
=
=
=
=
=
=
=
=
=
55 %
82,5
44
60,5
55
44
44
220
550
26
IPQA
Berkinerja Baik (Good
performance)
Mulai berbenah
(Beginning improvement)
Mulai menghasilkan
(Early results)
Mulai bertumbuh (new
business)
450-550
350-450
250-350
0-250

29. Lampiran 3:
Perhitungan Nilai.
a
1 Kepemimpinan Perusahaan
1a)
Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran
perusahaan saya (itulah yang akan kami
kerjakan)
1b)
Pemimpin perusahaan menggunakan nilainilai perusahaan kami dalam membina
kami
1c)
Pemimpin perusahaan saya menciptakan
kondisi kerja kondusif sehingga membantu
saya dalam mengerjakan pekerjaan saya
1d)
Pemimpin perusahaan berbagi bagi
informasi tentang perusahaan
1e)
Pemimpin perusahaan memmberi
dorongan belajar sehingga membantu
dalam meningkatkan karier saya
1f)
Perusahaan saya memberi peluang bagi
saya untuk mengetahui hal-hal yang
sangat penting buat perusahaan.
1g)
Perusahaan saya menanyakan apa yang
saya pikirkan.
b
c
d
20%
40%
60%
80%
3 Fokus Sumber Daya Manusia
3a)
Saya dapat melakukan perubahan untuk
memperbaiki pekerjaan saya.
3b)
Orang-orang di tempat saya bekerja
27
100%
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
2.4
4.7
7.1
9.4
11.8
Malcolm Baldrige: 150
2 Perencanaan Strategi
2a)
Dalam menyusun perencanaan
perusahaan saya, menanyakan apa ide
dari saya
2b)
Saya tau bagian dari rencana perusahaan
yang mempengaruhi saya dan pekerjaan
saya.
2c)
Saya tahu apa yang akan saya katakan jika
kami maju dalam pekerjaan kelompok yang
merupakan bagian dari perencanaan.
80
e
82,6
20%
40%
60%
80%
100%
2.9
5.9
8.8
11.7
14.7
2.9
5.9
8.8
11.7
14.7
2.9
5.9
8.8
11.7
14.7
44
20%
2.0
2.0
40%
4.0
4.0
60%
6.1
6.1
80%
8.1
8.1
100%
10.1
10.1

30. 3c)
3d)
3e)
3f)
melakukan kerjasama dan bekerja sebagai
sebuah tim
Bos saya memberi semangat kepada saya
untuk mengembangkan ketrampilan kerja
saya sehingga saya sapat meningkatkan
karier saya.
Saya diakui karena pekerjaan saya.
Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan
aman.
Bos saya dan perusahaan saya sangat
memperhatikan saya.
110
4 Fokus Pelanggan dan Pasar
4a)
Saya tau siapa pelanggan utama saya
4b)
Saya tetap berhubungan dengan
pelanggan saya
4c)
Pelanggan saya memberi tahu saya apa
yang mereka inginkan.
4d)
Saya selalu menanyakan pelanggan saya
apa kepuasan dan ketidak puasan mereka
terhadap pekerjaan saya.
4e)
Saya diijinkan membuat keputusan sendiri
untuk memecahkan permasalahan yang
berhubungan dengan pelanggan
100
5 Informasi dan Analisis
5a)
Saya tau bagaimana mengukur kualitas
kerja saya
5b)
Saya tau bagaimana menganalisis atau
mengukur kualitas pekerjaan saya untuk
melihat apakah perlu ada perubaan
5c)
Saya menggunakan hasil analisis ini untuk
membuat keputusan memperbaiki
pekerjaan saya
5d)
Saya tau bagaimana ukuran / cara yang
saya terapkan di pekerjaan saya,
disesuaikan dengan cara perbaikan
perusahaan keseluruhan.
5e)
Saya mendapatkan semua informasi yang
saya butukan dalam menyelesaikan
peperjaan saya.
28
2.0
2.0
4.0
4.0
6.1
6.1
8.1
8.1
10.1
10.1
2.0
4.0
6.1
8.1
10.1
2.0
4.0
6.1
8.1
10.1
60,5
20%
40%
60%
80%
100%
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
55
20%
40%
60%
80%
100%
1.5
2.9
4.4
5.9
7.3
1.5
2.9
4.4
5.9
7.3
1.5
2.9
4.4
5.9
7.3
1.5
2.9
4.4
5.9
7.3
1.5
2.9
4.4
5.9
7.3

31. 5f)
Saya mendapatkan semua informasi yang
saya butukan untuk mengetahui apa yang
dilakukan oleh perusahaan saya.
80
6 Menejemen Proses
6a)
Saya dapatkan apa yang saya butuhkan
untuk pekerjaan saya.
6b)
Saya mengumpulkan semua informasi
(data) tentang pekerjaa saya.
6c)
Kami memiliki proses yang baik dalam
mengerjakan pekerjaan kami
6d)
Saya mengendalikan semua proses
pekerjaan saya
1.5
2.9
4.4
5.9
44
20%
40%
60%
80%
100%
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
2.2
4.4
6.6
8.8
11.0
80
7 Hasil-hasil Usaha
7a)
Pelanggan saya puas dengan hasil kerja
saya
7b)
Hasil pekerjaan saya memenuhi semua
apa yang diharapkan.
7c)
Saya tau apa yang dilakukan oleh
perusahaan saya dalam hal keuangan.
7d)
Perusahaan saya dapat memmanfaatkan
semua waktu dan talenta yang saya miliki
dengan baik.
7e)
Perusahaan saya menghilangkan semua
hal yang menjadi hambatan pada
kemajuan oraganisasi.
7f)
Perusahaan saya mematuhi semua
peraturan perundangan.
7g)
Perusahaan saya memiliki standar yang
tinggi dan etika.
7h)
Perusahaan saya membantu saya
membantu masyarakat.
7i)
Saya puas dengan pekerjaan saya
400
1.000
29
7.3
44
20%
40%
60%
80%
100%
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
9.8
14.7
19.6
24.4
4.9
4.9
9.8
9.8
14.7
14.7
19.6
19.6
24.4
24.4
220
550

32. Lampiran 4.
PETUNJUK PEMAKAIAN SOFTWARE
1.
2.
3.
4.
Tutup file ini kemudian Copy folder AUDIT KINERJA USAHA KECIL 2006 ke
computer anda.
Buka file Word Pedoman Audit Kinerja PEDOMAN AUDIT KINERJA USAHA
KECIL 2006
Pergi ke halaman 30, PETUNJUK PEMAKAIAN SOFTWARE
Tekan CTRL kemudian Click kotak berikut untuk membuka DATA ENTRY.
SOFTWARE AUDIT UK
2006.xls
5.
6.
7.
Disediakan hanya 5 sheet data entry.
Isi nama perusahaan.
Isi pilihan jawaban dengan mengetik angka 1 pada salah satu kolom pilihan
sesuai dengan fakta yang anda alami di perusahaan :
Pilihan:
- kolom a apabila Sangat Tidak Setuju,
- Kolom b apabila Tidak Setuju,
- Kolom c apabila Ragu-Ragu, atau antara setuju dan tudak setuju,
- Kolom d apabila Setuju,
- Kolom e apababila Sangat Setuju.
Catatan:
Untuk menghapus atau mengganti pilihan jangan tekan spacebar, gunakan del
agar rumus tidak terganggu.
8.
9.
Setelah selesai mengisi pilihan 7 kategori, Safe.
Untuk melihat hasil, buka sheet Rekap.
30

33. BAGIAN A
DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN
i

34. DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN
Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami
sehari-hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada :
kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan
kolom b apabila anda Tidak Setuju,
kolom c apabila Ragu-Ragu
kolom d apabila Setuju
kolom e apabila Sangat Setuju
Sebelum anda menentukan pilihan, ingat bahwa harus ada bukti-bukti
terdokumentasi, karena auditor akan memferifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk
lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian).
A
b
c
d
e
a
b
c
d
e
1 Kepemimpinan Perusahaan
1a)
Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran
perusahaan saya (itulah yang akan kami
kerjakan)
1b)
Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai
perusahaan kami dalam membina kami
1c)
Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi
kerja kondusif sehingga membantu saya dalam
mengerjakan pekerjaan saya
1d)
Pemimpin perusahaan berbagi bagi informasi
tentang perusahaan
1e)
Pemimpin perusahaan memmberi dorongan
belajar sehingga membantu dalam meningkatkan
karier saya
1f)
Perusahaan saya memberi peluang bagi saya
untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting
buat perusahaan.
1g)
Perusahaan saya menanyakan apa yang saya
pikirkan.
2 Perencanaan Strategi
1

35. 2a)
2b)
2c)
Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya,
menanyakan apa ide dari saya
Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang
mempengaruhi saya dan pekerjaan saya.
Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami
maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan
bagian dari perencanaan.
3 Fokus Sumber Daya Manusia
3a)
Saya dapat melakukan perubahan untuk
memperbaiki pekerjaan saya.
3b)
Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan
kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim
3c)
Pemimpin saya memberi semangat kepada saya
untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya,
sehingga saya dapat meningkatkan karier saya.
3d)
Saya diakui karena pekerjaan saya.
3e)
Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman.
3f)
Bos saya dan perusahaan saya sangat
memperhatikan saya.
a
b
c
d
e
4 Fokus Pelanggan dan Pasar
4a)
Saya tau siapa pelanggan utama saya
4b)
Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya
4c)
Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang
mereka inginkan.
4d)
Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa
kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap
pekerjaan saya.
4e)
Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk
memecahkan permasalahan yang berhubungan
dengan pelanggan
a
b
c
d
e
5 Informasi dan Analisis
5a)
Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja
saya
5b)
Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur
kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah
perlu ada perubaan
5c)
Saya menggunakan hasil analisis ini untuk
a
b
c
d
e
2

36. 5d)
5e)
5f)
membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya
Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya
terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan
cara perbaikan perusahaan keseluruhan.
Saya mendapatkan semua informasi yang saya
butukan dalam menyelesaikan pekerjaan saya.
Saya mendapatkan semua informasi yang saya
butukan untuk mengetahui apa yang dilakukan
oleh perusahaan saya.
6 Menejemen Proses
6a)
Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk
pekerjaan saya.
6b)
Saya mengumpulkan semua informasi (data)
tentang pekerjaan saya.
6c)
Kami memiliki proses yang baik dalam
mengerjakan pekerjaan kami
6d)
Saya mengendalikan semua proses pekerjaan
saya
a
b
c
d
e
7 Hasil-hasil Usaha
7a)
Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya
7b)
Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang
diharapkan.
7c)
Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan
saya dalam hal keuangan.
7d)
Perusahaan saya dapat memmanfaatkan semua
waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik.
7e)
Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang
menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi.
a
b
c
d
e
3

37. 7f)
7g)
7h)
7i)
Perusahaan saya mematuhi semua peraturan
perundangan.
Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang
tinggi.
Perusahaan saya membantu saya membantu
masyarakat.
Saya puas dengan pekerjaan saya
4

38. BAGIAN B
PETUNJUK PENGISIAN
5

39. PETUNJUK PENGISIAN
1. Kepemimpinan,
a
1
b
c
d
e
Kepemimpinan Perusahaan
1a)
Saya tau “Visi, Misi dan nilai-nilai ”
perusahaan saya (itulah yang akan kami
kerjakan)
1b)
Pemimpin perusahaan menggunakan nilainilai perusahaan kami dalam membina
kami.
1c)
Pemimpin perusahaan saya menciptakan
kondisi kerja kondusif sehingga membantu
saya dalam mengerjakan pekerjaan saya
1d)
Pemimpin perusahaan berbagi bagi
informasi tentang perusahaan
1e)
Pemimpin perusahaan memberi dorongan
belajar sehingga membantu dalam
meningkatkan karier saya
1f)
Perusahaan saya memberi peluang bagi
saya untuk mengetahui hal-hal yang
sangat penting buat perusahaan.
1g)
Perusahaan saya menanyakan apa yang
saya pikirkan.
Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul,
kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan
kedepan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai
perusahaan dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana
berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem
komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu
kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul: Bukti yang diperlukan
adalah:
1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi,
disosialisasikan dan diterapkan oleh semua.
1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi,
Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.
6

40. 1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam
mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang
dikehendaki.
1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam
mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang
dikehendaki.
1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam
menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang
dikehendaki.
1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat
penting buat perusahaan.
1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada
penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.
2. Perencanaan Strategis,
2
Perencanaan Strategi
2a)
Dalam menyusun perencanaan, perusahaan
saya, menanyakan apa ide dari saya.
2b)
Saya tau bagian dari rencana perusahaan
yang mempengaruhi saya dan pekerjaan
saya.
2c)
Saya tahu apa yang akan saya katakan jika
kami maju dalam pekerjaan kelompok yang
merupakan bagian dari perencanaan.
a
b
c
d
e
Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan
untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana
merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang
diperlukan adalah:
2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forcast, proyeksi, scenario,
melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja dan pelanggan), konsep
mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan
dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan.
2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan
pasar, perubahan persaingan dan perubahan peraturan perundangan.
(pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar).
7

41. 2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan
sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi
harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi,
kecepatan pelayanan dll).
3. Fokus Sumberdaya Manusia
3 Fokus Sumber Daya Manusia
3a)
Saya dapat melakukan perubahan untuk
memperbaiki pekerjaan saya.
3b)
Orang-orang di tempat saya bekerja
melakukan kerjasama dan bekerja sebagai
sebuah tim.
3c)
Bos saya memberi semangat kepada saya
untuk mengembangkan ketrampilan kerja
saya sehingga saya dapat meningkatkan
karier saya.
3d)
Saya diakui karena pekerjaan saya.
3e)
Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan
aman.
3f)
Bos saya dan perusahaan saya sangat
memperhatikan saya.
a
b
c
d
e
Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua
perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan
menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi
dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi
kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang
diperlukan adalah:
3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola
keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya
sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,
disosialisasikan dan diterapkan.
3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan
pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan
juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja,
disosialisasikan dan diterapkan
8

42. 3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat keterampilan yang dibutuhkan
perusahaan dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di
seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.
3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan
diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.
3d) Ada konsep 5S .(good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat
kerja di perusahaan.
3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepeminpinan masa
depan (suksesi), diinformasikan dan diterapkan.
4. Fokus Pelanggan dan pasar.
4
Fokus Pelanggan dan Pasar
4a)
Saya tau siapa pelanggan utama saya
4b)
Saya tetap berhubungan dengan
pelanggan saya.
4c)
Pelanggan saya memberi tahu saya apa
yang mereka inginkan.
4d)
Saya selalu menanyakan pelanggan saya
apa kepuasan dan ketidak puasan mereka
terhadap pekerjaan saya.
4e)
Saya diijinkan membuat keputusan sendiri
untuk memecahkan permasalahan yang
berhubungan dengan pelanggan
a
b
c
d
e
Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana
perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar.
Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan
pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah:
4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan,
mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelagannya pesaing
disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan.
4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan
mekanisme untuk mendapat informasi dan komplein. (termasuk pemberian
insentif).
4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang beremacam-macam
dan dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat
komunikasi yang mudah mereka akses).
4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik.
9

43. 4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah.
5. Data, Informasi dan Analisa,
5 Informasi dan Analisis
5a)
Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja
saya.
5b)
Saya tau bagaimana menganalisis atau
mengukur kualitas pekerjaan saya untuk
melihat apakah perlu ada perubaan.
5c)
Saya menggunakan hasil analisis ini untuk
membuat keputusan memperbaiki pekerjaan
saya
5d)
Saya tau bagaimana ukuran / cara yang
saya terapkan di pekerjaan saya,
disesuaikan dengan cara perbaikan
perusahaan keseluruhan.
5e)
Saya mendapatkan semua informasi yang
saya butukan dalam menyelesaikan
pekerjaan saya.
5f)
Saya mendapatkan semua informasi yang
saya butukan untuk mengetahui apa yang
dilakukan oleh perusahaan saya.
a
b
c
d
e
Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi dan Analisa
bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan
adalah.
5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu.
(Profitability, Productivity, ROE dll)
5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data
membandingkan hasil dengan target yang direncanakan.
5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan
untuk perbaikan proses kerja.
5d) Tersedia data standard kinerja.
5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit.
5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan
kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, karo, mikro)
10

44. 6. Manajemen Proses,
6
Menejemen Proses
6a)
Saya dapatkan apa yang saya butuhkan
untuk pekerjaan saya.
6b)
Saya mengumpulkan semua informasi
(data) tentang pekerjaan saya.
6c)
Kami memiliki proses yang baik dalam
mengerjakan pekerjaan kami
6d)
Saya mengendalikan semua proses
pekerjaan saya.
a
b
c
d
e
Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang
merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terusmenerus. Bukti yang diperlukan adalah:
6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci,
disosialisasikan dan diterapkan oleh semua.
6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosislisasikan dan
digunakan oleh semua.
6c) Ada metode mengetahui kualitas proses.
6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses,
disosialisasikan dan diterepkan oleh semua.
7. Hasil Usaha,
7
Hasil-hasil Usaha
7a)
Pelanggan saya puas dengan hasil kerja
saya
7b)
Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa
yang diharapkan.
7c)
Saya tau apa yang dilakukan oleh
perusahaan saya dalam hal keuangan.
7d)
Perusahaan saya dapat memmanfaatkan
semua waktu dan talenta yang saya miliki
11
a
b
c
d
e

45. 7e)
7f)
7g)
7h)
7i)
dengan baik.
Perusahaan saya menghilangkan semua hal
yang menjadi hambatan pada kemajuan
oraganisasi.
Perusahaan saya mematuhi semua
peraturan perundangan.
Perusahaan saya memiliki standar yang
tinggi dan etika.
Perusahaan saya membantu saya
membantu masyarakat.
Saya puas dengan pekerjaan saya
yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan
dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial
dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah.
7a)
7b)
7c)
7d)
7e)
7f)
Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja.
Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja.
Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja.
Ada data efisiensi dan kualitas.
Ada data perbaikan dan peningkatan.
Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada
pemerintah)
7g) Ada standar kerja dan record kedisplinan
7h) Ada data pembantuan dan komplainmasyarakat
12