Successfully reported this slideshow.

Pedoman audit kinerja ukm (kuesioner)

6,434 views

Published on

Published in: Business
  • Be the first to comment

Pedoman audit kinerja ukm (kuesioner)

  1. 1. PEDOMAN AUDIT KINERJA USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM) KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS DIREKTORAT PRODUKTIVITAS 2013
  2. 2. 2
  3. 3. PENGANTAR Keinginan untuk mengembangkan Usaha Kecil yang merupakan aset bangsa yang telah terbukti sangat berperan bagi peningkatan pendapatan dan penanggulangan pengangguran, sering tidak menjadi kenyataan karena barbagai hal, selain karena keterbatasan anggaran pemerintah, juga disebabkan karena tidak adanya suatu konsep pengukuran kinerja dan pembinaanya. Sesuai konsep menejemen dan produktivitas masa kini disebutkan bahwa, apabila tidak bisa mengukurnya maka tidak bisa memenejnya. Oleh karena itu Direktorat Produktivitas Ditjen Binalattas Depnakertrans sesuai fungsi dan tugasnya mengembangkan konsep audit untuk mengukur kinerja usaha kecil yang selanjutnya menindak lanjutinya dengan usaha perbaikan. Buku Pedoman Audit Kinerja Usaha Kecil merupakan pengembangan atau penyempurnaan dari konsep yang sudah ada, berdasarkan masukan dari usaha kecil yang menginginkan agar konsep yang telah diuji coba pada tahun 2005 yang mengadopsi 7 Kriteria Malcolm Baldrige, lebih diserderhanakan sehingga mudah bagi usaha kecil menerapkannya. Tentu saja tidak ada yang terbaik, melainkan selalu ada yang lebih baik. Perbaikan adalah perubahan untuk menyempurnakan, maka untuk itu harus sering dilakukan perubahan. Perubahan datangnya dari usulan pemakai, pemakai adalah pelanggan kami, maka kami berusaha memuaskan mereka. Kepada UKM yang menunjukkan penghargaan Produktivitas dan provinsi yang diserahkan oleh “PARAMAKARYA” untuk tingkat tahun ganjil. produktivitas dan kualitasnya unggul, akan diberikan Kualitas Indonesia “SIDDHAKARYA” untuk tingkat Gubernur setiap tahun genap dan penghargaan nasional yang diserahkan oleh Presiden RI setiap Kiranya dengan tersusunnya buku Pedoman Audit Usaha Kecil ini pelaksanaan pemberian anugerah produktivitas “PARAMAKARYA” dan “SIDDHAKARYA” dapat berjalan lancar sebagaimana yang diharapkan. Jakarta, Maret 2013 Direktur Produktivitas dan Kewirausahaan Ir. D A R W A N T O NIP. 19590801 198603 1 001 i
  4. 4. DAFTAR ISI Halaman i ii Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Dasar Pelaksanaan D. Pengertian 1 1 1 1 2 BAB II KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL A. Tujuh Kategori B. Delapan Kelas Kualifikasi 4 4 6 BAB III AUDIT KINERJA A. Daftar Pertanyaan B. Petunjuk Pengisian 8 8 11 BAB IV PEDOMAN VERIVIKASI BAGI AUDITOR A. Kategori 1 s/d 6 B. Kategori 7 19 19 21 BAB V 23 PENUTUP Lampiran: A. B. Daftar Pertanyaan dan Isian Petunjuk Pengisian ii
  5. 5. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tidak seperti usaha menengah, usaha kecil didefenisikan sebagai suatu Badan Usaha milik warga negara Indonesia baik perorangan, tidak berbadan hukum maupun berbadan hukum yang memiliki kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan bangunan sebanyak-banyaknya Rp.200 juta atau memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp.1 milyar, sudah tentu perlu pembinaan agar menjadi perusahaan yang produktif, berdaya saing tinggi sehingga dapat berkembang menjadi besar. Walaupun perhatian dan fasilitas yang diberikan kepada Usaha Kecil sangat rendah, namun sumbanganya terhadap terhadap PDB dan terhadap penyediaan lapangan kerja cukup besar. Dari data tahun 1999 dikatahui UKM di Indonesia berjumlah 36.813.578 (99,99 %), sedangkan perusahaan besar hanya 1.831 (0.01 %). Sumbangan UKM terhadap PDB sebasar 59,36 %, sedangakan sumbangan perusahaan besar 40,64 %. Sumbangan UKM terhadap penyediaan lapangan kerja bagi rakyat sebesar 99,44 %, sedangakan sumbangan perusahaan besar hanya 0,56 %. Sampai dengan tahun 2005 kondisi ini tidak banyak berubah. Untuk mendorong pertumbuhan Usaha Kecil yang lebih besar lagi dipandang perlu melakukan pembinaan secara terpadu, berkesimbungan dan bagi yang berhasil diberi penghargaan. Berkenaan dengan hal ini, disusun panduan audit kinerja usaha kecil seperti uraian di bawah ini. B. Maksud dan Tujuan Maksud: Memberi pedoman kepada pengusaha kecil dan karyawan dalam menjawab pertanyaan kriteria kinerja unggul (Excellent Performance Criteria). Tujuan: 1. Mengetahui kelemahan dan keunggulan perusahaan. 2. Melakukan perbaikan untuk mencapai kriteria kinerja unggul yaitu perusahaan produktiv dan berdaya saing. 3. Memberi motivasi dalam bentuk penghargaan bagi perusahaan kecil yang telah menunjukan perbaikan.
  6. 6. C. Dasar Pelaksanaan: 1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, Tentang Ketenaga Kerjaan. 2. Undang-undang Nomor 10 Tahun 1995 Tentang Usaha Kecil. D. Pengertian: 1. Perusahaan Kecil. Yang dimaksud dengan perusahaan kecil sesuai dengan UU No.10/1995 tentang Usaha Kecil adalah: a) Suatu Badan Usaha milik warga negara Indonesia baik perorangan, tidak berbadan hukum maupun berbadan hukum yang memiliki kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan bangunan sebanyak-banyaknya Rp.200 juta atau memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp.1 milyar; b) Berdiri sendiri, bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha menengah atau usaha besar. 2. Audit. Audit adalah suatu kegiatan sistematis untuk mencari bukti-bukti kesesuaian dengan persyaratan atau standar, bertujuan melakukan evaluasi, penilaian dan pengembangan perusahaan. Fungsi Audit : a. Mencari kesesuaian dengan persyaratan. b. Mencari bukti-bukti apakah telah memenuhi standar ideal. Tujuan Audit : a. Mengevaluasi kesesuaian perencanaan dengan realisasi produk, persyaratan standar sistem dan perusahaan. b. Menilai kekuatan dan kelemahan. c. Mengidentifikasi peluang penyempurnaan kinerja. 3. Mission ( Misi ) Misi adalah semua fungsi perusahaan atau perusahaan. Misi menjawab pertanyaan: Apa yang hendak dicapai oleh perusahaan ? Misi mungkin 4
  7. 7. menetapkan pelanggan atau pasar yang dimasuki, kompetensi atau teknologi yang digunakan. 4. Values ( Nilai-nilai ) Nilai-nilai adalah azas penuntun, dan atau perilaku yang mewujudkan bagaimana perusahaan dan para pekerjanya beroperasi atau berperilaku. Nilai-nilai merefleksikan penegakkan budaya perusahaan yang diinginkan. Nilai-nilai menyokong dan menuntun pengambilan keputusan oleh semua pekerja serta membantu perusahaan menyelesaikan misinya untuk mendapatkan visi yang baik. 5
  8. 8. BAB II KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL A. Tujuh Kategori Perusahaan unggul adalah, perusahaan yang mampu menciptakan suatu nilai tambah yang bermanfaat bagi semua pihak guna mendapatkan hasil usaha yang sebesar-besarnya. Persyaratan nilai yang diciptakan harus sesuai dengan permintaan pelanggan (memuaskan pelanggan). Untuk menyesuaikan dengan persyaratan pelanggan, maka mutu proses penciptaan nilai harus senantiasa ditingkatkan. Mutu proses penciptaan nilai tergantung pada kepemimpinan perusahaan dalam mengalokasikan semua sumber daya, khususnya Sumberdaya Manusia (SDM) melalui perencanaan strategis berdasarkan analisis data dan informasi dari pelanggan, mitra kerja, industri sejenis dan pesaing. Kriteria perusahaan unggul meliputi 7 (tujuh) kategori yaitu: Kepemimpinan; Perencanaan Strategis; Fokus Sumberdaya Manusia; Fokus Pelnggan dan Pasar; Data, Informasi dan Analisis; Menejemen Proses dan Hasil Usaha, dengan jumlah nilai keseluruhan 1.000, seperti pada tabel di bawah ini: Tabel 1.Tujuh Kategori Penilaian No 1 2 3 4 5 6 7 Kategori Kepemimpinan Perencanaan Strategis Fokus Sumberdaya Manusia Fokus Pelanggan Data, Informasi dan Analisis Menejemen Proses Hasil usaha Total nilai Bobot 150 80 110 100 80 80 400 1.000 Hasil usaha (Result) merupakan akibat dari kualitas kepemimpinan (Driver); perencanaan strategis, sumberdaya manusia, analisis data dan informasi, menejemen proses; kepuasan pelanggan dan semua pemangku kepentingan (Sistem). Dengan kata lain dapat dijelaskan bahwa untuk mendapatkan hasil usaha yang baik, harus memperhatikan loyalitas pelanggan, agar dapat memuaskan pelanggan proses internal harus disesuaikan. Guna mendapatkan proses internal yang baik harus didukung oleh tenaga kerja terampil dan termotivasi. Untuk dapat mengelola semua hal tersebut maka pemimpin menyusun rancana strategis melalui pegumpulan, pengolahan dan analisis data seperti ditunjukkan pada ilustrasi berikut. 6
  9. 9. 1. Kepemimpinan Pemimpin perusahaan yang mempunyai pandangan ke depan (visioner leadership) dan berjiwa salesmenship adalah piminpin yang mampu menuntun perusahaan /perusahaan menetapkan nilai-nilai, arah dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin mampu berkomunikasi dan memahami karyawan, mampu mereview kinerja perusahaan, mampu menciptakan situasi yang kondusif untuk mendorong kearah kinerja unggul. 2. Perencanaan Strategis Pemimpin mempunyai visi, misi, nilai-nilai dan sasaran strategis yang didukung secara terpadu oleh semua. Mampu menterjemahkan strategi ke dalam rencana kegiatan (action plan) dan target serta pencapaian target tersebut. Memiliki strategi kunci agar kualitas hasil produk sesuai dengan persyaratan yang dikehendaki pelanggan. 3. Fokus Sumber daya Manusia Memiliki sistem pengelolaan SDM, pengembangan keterampilan, karier, motivasi sehingga tercipta kinerja tempat kerja unggul. Karyawan cepat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan. 4. Fokus Pelanggan dan Pasar Selalu memuaskan pelanggan, mencari pemahaman terhadap suara-suara (harapan) pelanggan dan pasar, mengelompokkan pelanggan dan pasar, meningkatkan loyalitas pelanggan. Mengetahui siapa yang menjadi pesaing utama, dimana, kapan dan bilamana, apa keunggulan dan kelemahan pesaing. Serta apa kunci keunggulan pesaing utama. 5. Data, Informasi dan Analisa Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan memanfatkan data untuk mengambil keputusan cepat dan tindakan perbaikan kinerja dan daya saing perusahaan tersedia dan mudah diakses data, informasi dan analisis sebagai bahan pengukuran. Kunci kemanfaatan penggunaan data dan informasi terletak pada ketersediaan data dan informasi yang akurat, memiliki pengukuran, analisis dan menejemen pengetahuan.: 6. Manajemen Proses 7
  10. 10. Memiliki cara pengelolaan semua proses yang merupakan inti dari peningkatan efisiensi dan efektivitas. Memiliki konsep perbaikan secara terus-menerus. Memiliki agility (kemampuan menyesuaikan diri secara cepat, fleksibel dan efektif terhadap perubahan). Perubahan produksi secara cepat kepada produksi lain, kecepatan menjawab perubahan permintaan, atau kemampuan memproduksi suatu jasa yang disesuaikan dengan lingkup yang luas. Memiliki fleksible manufacturing dengan inovasi, ECRS, R & D, QRS dll. 7. Hasil usaha. Mengevaluasi hasil usaha dan menindak lanjuti temuan. Memiliki data dan analisis tentang seberapa baik hasil usaha. Memiliki hasil evaluasi yang memuaskan dari pelanggan terhadap: a. kualitas dan kuantitas produk (barang/ jasa), b. kinerja keuangan dan pemasaran, c. kinerja karyawan, d. struktur pengawasan dan pengendalian, e. tanggung jawab kepada pemerintah dan sosial, f. hasil semua proses dan kegiatan perbaikan proses untuk dibandingkan dengan data hasil usaha pesaing. Semua kategori ini kelihatannya sederhana tetapi sebenarnya tidak sesedarhana itu, karena untuk pertanyaan selanjutnya apakah ada konsep tertulis, apa konsep tersebut sudah disosialisasikan dan diterapkan dan apakah semua melakukannya secara terintegrasi. B. Delapan Kelas Kualifikasi. Menurut Malcolm Baldige Criteria, kualifikasi kinerja perusahaan dibagi ke dalam 8 kelas, mulai dari perusahaan pemula sampai dengan perusahaan kelas dunia. seperti ditunjukkan pada tabel 3 di bawah ini. Tabel 3. Kualifikasi Perusahaan Menurut Kriteria Malcolm Baldrige. 8
  11. 11. No 1 2 3 4 5 6 7 8 Kualifikasi Perusahaan Unggul (World Class business) Perusahaan Pemimpin teladan (Benchmarking leader) Pemimpin dalam Industri (Industry leader) Pemimpin baru (Emerging leader) Berkinerja Baik (Good performance) Mulai berbenah (Beginning improvement) Mulai menghasilkan (Early results) Mulai bertumbuh (new business) Nilai 850-1000 750-850 650-750 550-650 450-550 350-450 250-350 0-250 Sesuai dengan kesepakatan Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas Indonesia tahun 2005, kualifikasi usaha kecil di Indonesia sebagai berikut: Tabel 4. Kualifikasi Usaha Kecil menurut Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas Indonesia tahun 2005, No 1 2 3 4 Kualifikasi Berkinerja Baik (Good performance) Mulai berbenah (Beginning improvement) Mulai menghasilkan (Early results) Mulai bertumbuh (new business) 9 Nilai 450-550 350-450 250-350 000-250
  12. 12. BAB III AUDIT KINERJA A. Daftar Pertanyaan. Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami seharihari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada : kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan kolom b apabila anda Tidak Setuju, kolom c apabila Ragu-Ragu kolom d apabila Setuju kolom e apabila Sangat Setuju Setiap pilihan anda harus disertai bukti-bukti, dokumentasi, karena auditor akan memferifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian). a b c d e a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai perusahaan kami dalam membina kami 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya 1d) Pemimpin perusahaan berbagi (sharing) informasi tentang perusahaan 1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. 2 Perencanaan Strategi 2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya, 10
  13. 13. 2b) 2c) menanyakan apa ide dari saya Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. 3 Fokus Sumber Daya Manusia 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim 3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya, sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. a b c d e 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan a b c d e 5 Informasi dan Analisis 5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja saya 5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubahan 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya 5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya a b c d e 11
  14. 14. 5e) 5f) terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. 6 Menejemen Proses 6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya a b c d e 7 Hasil-hasil Usaha 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan pelanggan. 7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang tinggi. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya a b c d e B. Petunjuk Pengisian 1. Kepemimpinan, 12
  15. 15. a 1 b c d e Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tau “Visi, Misi dan nilai-nilai ” perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilainilai perusahaan kami dalam membina kami. 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya 1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi informasi tentang perusahaan 1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan kedepan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul: Bukti yang diperlukan adalah: 1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 13
  16. 16. 1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 2. Perencanaan Strategis, 2 Perencanaan Strategi 2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya. 2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. a b c d e Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang diperlukan adalah: 2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forcast, proyeksi, scenario, melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja dan pelanggan), konsep mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan. 2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan pasar, perubahan persaingan dan perubahan peraturan perundangan. (pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar). 2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan pelayanan dll). 3. Fokus Sumberdaya Manusia 3 Fokus Sumber Daya Manusia 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja 14 a b c d e
  17. 17. 3c) 3d) 3e) 3f) melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. Bos saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. Saya diakui karena pekerjaan saya. Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan adalah: 3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, disosialisasikan dan diterapkan. 3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja, disosialisasikan dan diterapkan 3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat keterampilan yang dibutuhkan perusahaan dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep 5S .(good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat kerja di perusahaan. 3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepeminpinan masa depan (suksesi), diinformasikan dan diterapkan. 4. Fokus Pelanggan dan pasar. 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya 15 a b c d e
  18. 18. 4b) 4c) 4d) 4e) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya. Pelanggan saya memberi tahu saya apa yang mereka inginkan. Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap pekerjaan saya. Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah: 4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan, mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelagannya pesaing disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan. 4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan mekanisme untuk mendapat informasi dan komplein. (termasuk pemberian insentif). 4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang beremacam-macam dan dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat komunikasi yang mudah mereka akses). 4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik. 4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah. 5. Data, Informasi dan Analisa, 5 Informasi dan Analisis 5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubaan. 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya 5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan 16 a b c d e
  19. 19. 5e) 5f) perusahaan keseluruhan. Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi dan Analisa bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah. 5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu. (Profitability, Productivity, ROE dll) 5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data membandingkan hasil dengan target yang direncanakan. 5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan untuk perbaikan proses kerja. 5d) Tersedia data standard kinerja. 5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit. 5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, karo, mikro) 6. Manajemen Proses, 6 Menejemen Proses 6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. a b c d e Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terusmenerus. Bukti yang diperlukan adalah: 6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 17
  20. 20. 6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosislisasikan dan digunakan oleh semua. 6c) Ada metode mengetahui kualitas proses. 6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses, disosialisasikan dan diterepkan oleh semua. 7. Hasil Usaha, 7 Hasil-hasil Usaha 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan pelanggan. 7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki standar yang tinggi dan etika. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya a b c d e yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah. 7a) 7b) 7c) 7d) 7e) 7f) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja. Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja. Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja. Ada data efisiensi dan kualitas. Ada data perbaikan dan peningkatan. Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada pemerintah) 7g) Ada standar kerja dan record kedisplinan 18
  21. 21. 7h) Ada data pembantuan dan komplainmasyarakat 19
  22. 22. BAB III PEDOMAN VERIVIKASI BAGI AUDITOR A. KATEGORI 1 S/D 6 Auditor melakukan verifikasi apakah jawaban perusahaan sesuai dengan fakta di lapangan, dengan berpedoman kepada ADLI (Aproach, Deployment, Learning, Integration). Sebagai contoh: Perusahaan merespons Pernyataan 1a) dengan memberi tanda check pada kolom 5 yang berarti sangat setuju. a 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) b c d e x Sangat setuju berarti memenuhi kriteria ADLI yaitu : Ada konsep tertulis, terdokumentasi (Aproach) Telah dilakukan sosialisasi dengan menggunakan suatu sistem menejemen (Deployment) Telah diterapkan dan ada perbaikan (ada sistem penerapan dan sisitem perbaikan (Learning) Diterima oleh semua, dilaksanakan oleh semua secara terintegrasi (Integration) Auditor harus memferifikasi apakah benar perusahaan telah memenuhi ADLI kalau tidak, maka perlu dievaluasi ulang dimana sebenarnya posisi perusahaan. Lihat penjelasan berikut ini untuk uraian rinci tentang apa yang dimaksud dengan ADLI. 1. Approach (Konsep) : Approach adalah Konsep/ Metode /Sistem yang gunakan untuk meningkatkan semua kinerja perusahaan perusahaan, atau metode yang digunakan untuk menyelesaikan semua proses. Apakah pendekatan tersebut disusun secara: 1. Sistematis, terencana dengan baik, logis, sesuai dengan faktor-faktor kunci usaha. 2. Berorientasi pencegahan. 3. Berdasarkan analisa kebutuhan dan hambatan. 4. Secara rutin dievaluasi dan diperbaiki. 5. Inovatif dan unik. 20
  23. 23. 2. Deployment (Sosialisasi). Deployment diartikan sebagai sosialisasi. Ada suatu sistem menejemen sosialisasi terdokumentasi. Dengan menggunakan sistem menejemen tersebut, konsep disosialisasikan kepada : 1. Semua transaksi terhadap pelanggan, pemasok dan publik 2. Semua operasi, fasilitas dan bisnis 3. Semua produk dan jasa 4. Semua tingkat dan fungsi karyawan 3. Learning (Pembelajaran) : Learning diartikan sebagai pembelajaran, artinya ada metoda pembelajaran kepada semua, di praktekan, dilakukan penyesuaian dan dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan. 1. Penyaringan (penyesuaian) metode melalui daur evaluasi dan perbaikan. 2. Penggerakkan perubahan pemecahan masalah pendekatan atau metoda melalui inovasi 3. Sharing pengalaman penyaringan dan inovasi dengan unit lain yang relevan dan dengan proses lain dalam perusahaan 4. Integration (Keterpaduan) : Integration diartikan sebagai keterpaduan, kesesuain, keseragam diseluruh perusahaan 1. Konsep dan metoda sesuai dengan perusahaan 2. Ukuran dan informasi serta sistem perbaikan saling melengkapi antar proses dan antar unit kerja 3. Perencanaan, proses, hasil-hasil, analisis, pembelajaran dan tindakan semua harmonis antar proses dan antar unit kerja dalam mendukung seluruh tujuan perusahaan. 21
  24. 24. B. KATEGORI 7 1. Performance Level (Le) : Level diartikan sebagai angka yang menunjukkan posisi hasil atau kinerja perusahaan dalam bentuk skala yang memberi makna. Tingkat kinerja memungkinkan evaluasi yaitu membandingkannya dengan kinerja masa lalu, proyeksi, tujuan dan pembanding yang sesuai. • • Seberapa tinggi tingkat kinerja yang ditunjukkan ? • 2. Apakah hasil kunci hilang ? Apakah skala ukuran memberi makna yang berarti ? Trends (T) Trend diartikan sebagai kecenderungan yaitu angka yang menunjukkan arah dan derajat kemiringan (slope dan kecenderungan) dan luasnya (seberapa luas penyebaran. • • Apakah interval antara ukuran atau frekwensi cukup memadai ? • Apakah kecenderungan positif, negatif atau datar ? • 3. Apakah trend ditunjukkan ? Seberapa besar perubahan (slope dan trend) Comparison (C) Comparison diartikan sebagai perbandingan yaitu nilai yang dihasilkan dengan menggunakan ukuran yang sama atau sepadan. Perbandingan dapat dilakukan terhadap hasil dari pesaing, rata-rata industri, atau terhadap hasil terbaik dalam perusahaan sekelas. • Apakah perbandingan ditunjukkan ? • Apakah perbandingan dilakukan terhadap rata-rata industri, pesaing kunci, atau hasil terbaik perusahaan sekelas ? • 4. Bagaimana kinerja perusahaan ini dibandingkan dengan perusahaan lain ? Linkage (Li) Linkage diartikan sebagai keterkaitan atau hubungan dengan pelanggan kunci, produk barang dan jasa, pasar, proses dan rencana kegiatan pada profile perusahaan dan Item. • Seberapa kuat hubungan hasil dengan key faktor dan proses Item (mis. : pelanggan penting, produk barang dan jasa, pasar, proses dan persyaratan rencana kegiatan kinerja) ? 22
  25. 25. • Apakah hasil disegmen untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan (mis. : kelompok pelanggan, type pekerja, proses dan jasa) ? 23
  26. 26. BAB IV PENUTUP Pedoman audit kinerja usaha kecil ini sengaja dibuat sesederhana mungkin dan dilengkapi dengan software sederhana agar mudah dipahami dan diterapkan oleh usaha kecil sesuai dengan permintaan para pengusaha pada waktu uji coba penerapannya. Kiranya pedoman ini dapat membantu usaha kecil mengukur kinerja usahanya berdasarkan kriteria yang telah dibakukan dan mengembangkan usahanya lebih produktiv dan berdaya saing sehingga menciptakan lebih banyak lapangan kerja untuk kesejahteraan rakyat. 24
  27. 27. Lampiran 1: PERBANDINGAN PEMBOBOTAN ATAU PEMBERIAN SCORE MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY. No 1 2 3 4 5 6 7 Malcolm Baldrige Kategori Kepemimpinan Perencanaan Steategis Fokus Pelanggan dan Psr Data , Informasi, analisis Fokus SDM Menejemen Proses Hasil Usaha Jumlah Bobot 120 85 85 90 85 85 450 1.000 No 1 2 3 4 5 6 7 Indonesia Kategori Kepemimpinan Perencanaan Steategis Fokus SDM Fokus Pelanggan dan Psr Data , Informasi, analisis Menejemen Proses Hasil Usaha Jumlah Bobot 150 80 110 100 80 80 400 1.000 1. Bobot kepemimpinan dinaikan 120 – 150 hal ini dilakukan karena sikap kepemimpinan di Indonesia sangat berpengaruh. Akibatnya bobot Perencanaan strategis turun dari 85 – 80. dan Menejemen Proses turun dari 85-80. 2. Urutan SDM dan Bobot dinaikan dari ututan ke 5 menjadi urutan ke 3 dan dari bobot 85 – 110, karena faktor manusia di Indonesia terutama keterampilan sangat mempengaruhi. Lampiran 2: PERBANDINGAN KUALIFIKASI 25
  28. 28. MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY. MALCOLM BALDRIGE No Kelas Nilai 1 Perusahaan Unggul (World 850-1000 Class business) 2 Perusahaan Pemimpin 750-850 teladan (Benchmarking leader) 3 Pemimpin dalam Industri 650-750 (Industry leader) 4 Pemimpin baru (Emerging 550-650 leader) 5 Berkinerja Baik (Good 450-550 performance) 6 Mulai berbenah (Beginning 350-450 improvement) 7 Mulai menghasilkan (Early 250-350 results) 8 Mulai bertumbuh (new 0-250 business) Konversi: 550:1000 X 100 1. 0.55 X 150 2. 0.55 X 80 3. 0.55 X 110 4. 0.55 X 100 5. 0.55 X 80 6. 0.55 X 80 7. 0.55 X 400 Jumlah = = = = = = = = = 55 % 82,5 44 60,5 55 44 44 220 550 26 IPQA Berkinerja Baik (Good performance) Mulai berbenah (Beginning improvement) Mulai menghasilkan (Early results) Mulai bertumbuh (new business) 450-550 350-450 250-350 0-250
  29. 29. Lampiran 3: Perhitungan Nilai. a 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilainilai perusahaan kami dalam membina kami 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya 1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi informasi tentang perusahaan 1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. b c d 20% 40% 60% 80% 3 Fokus Sumber Daya Manusia 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja 27 100% 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 Malcolm Baldrige: 150 2 Perencanaan Strategi 2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya 2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. 80 e 82,6 20% 40% 60% 80% 100% 2.9 5.9 8.8 11.7 14.7 2.9 5.9 8.8 11.7 14.7 2.9 5.9 8.8 11.7 14.7 44 20% 2.0 2.0 40% 4.0 4.0 60% 6.1 6.1 80% 8.1 8.1 100% 10.1 10.1
  30. 30. 3c) 3d) 3e) 3f) melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim Bos saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya sehingga saya sapat meningkatkan karier saya. Saya diakui karena pekerjaan saya. Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. 110 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan 100 5 Informasi dan Analisis 5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja saya 5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubaan 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya 5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan dalam menyelesaikan peperjaan saya. 28 2.0 2.0 4.0 4.0 6.1 6.1 8.1 8.1 10.1 10.1 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 60,5 20% 40% 60% 80% 100% 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 55 20% 40% 60% 80% 100% 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3
  31. 31. 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. 80 6 Menejemen Proses 6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaa saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya 1.5 2.9 4.4 5.9 44 20% 40% 60% 80% 100% 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 80 7 Hasil-hasil Usaha 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan. 7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memmanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki standar yang tinggi dan etika. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya 400 1.000 29 7.3 44 20% 40% 60% 80% 100% 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 4.9 4.9 9.8 9.8 14.7 14.7 19.6 19.6 24.4 24.4 220 550
  32. 32. Lampiran 4. PETUNJUK PEMAKAIAN SOFTWARE 1. 2. 3. 4. Tutup file ini kemudian Copy folder AUDIT KINERJA USAHA KECIL 2006 ke computer anda. Buka file Word Pedoman Audit Kinerja PEDOMAN AUDIT KINERJA USAHA KECIL 2006 Pergi ke halaman 30, PETUNJUK PEMAKAIAN SOFTWARE Tekan CTRL kemudian Click kotak berikut untuk membuka DATA ENTRY. SOFTWARE AUDIT UK 2006.xls 5. 6. 7. Disediakan hanya 5 sheet data entry. Isi nama perusahaan. Isi pilihan jawaban dengan mengetik angka 1 pada salah satu kolom pilihan sesuai dengan fakta yang anda alami di perusahaan : Pilihan: - kolom a apabila Sangat Tidak Setuju, - Kolom b apabila Tidak Setuju, - Kolom c apabila Ragu-Ragu, atau antara setuju dan tudak setuju, - Kolom d apabila Setuju, - Kolom e apababila Sangat Setuju. Catatan: Untuk menghapus atau mengganti pilihan jangan tekan spacebar, gunakan del agar rumus tidak terganggu. 8. 9. Setelah selesai mengisi pilihan 7 kategori, Safe. Untuk melihat hasil, buka sheet Rekap. 30
  33. 33. BAGIAN A DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN i
  34. 34. DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami sehari-hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada : kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan kolom b apabila anda Tidak Setuju, kolom c apabila Ragu-Ragu kolom d apabila Setuju kolom e apabila Sangat Setuju Sebelum anda menentukan pilihan, ingat bahwa harus ada bukti-bukti terdokumentasi, karena auditor akan memferifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian). A b c d e a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai perusahaan kami dalam membina kami 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya 1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi informasi tentang perusahaan 1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. 2 Perencanaan Strategi 1
  35. 35. 2a) 2b) 2c) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. 3 Fokus Sumber Daya Manusia 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim 3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya, sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. a b c d e 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan a b c d e 5 Informasi dan Analisis 5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja saya 5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubaan 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk a b c d e 2
  36. 36. 5d) 5e) 5f) membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. 6 Menejemen Proses 6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya a b c d e 7 Hasil-hasil Usaha 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan. 7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memmanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi. a b c d e 3
  37. 37. 7f) 7g) 7h) 7i) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang tinggi. Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. Saya puas dengan pekerjaan saya 4
  38. 38. BAGIAN B PETUNJUK PENGISIAN 5
  39. 39. PETUNJUK PENGISIAN 1. Kepemimpinan, a 1 b c d e Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tau “Visi, Misi dan nilai-nilai ” perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilainilai perusahaan kami dalam membina kami. 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya 1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi informasi tentang perusahaan 1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan kedepan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul: Bukti yang diperlukan adalah: 1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 6
  40. 40. 1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 2. Perencanaan Strategis, 2 Perencanaan Strategi 2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya. 2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. a b c d e Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang diperlukan adalah: 2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forcast, proyeksi, scenario, melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja dan pelanggan), konsep mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan. 2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan pasar, perubahan persaingan dan perubahan peraturan perundangan. (pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar). 7
  41. 41. 2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan pelayanan dll). 3. Fokus Sumberdaya Manusia 3 Fokus Sumber Daya Manusia 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. 3c) Bos saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. a b c d e Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan adalah: 3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, disosialisasikan dan diterapkan. 3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja, disosialisasikan dan diterapkan 8
  42. 42. 3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat keterampilan yang dibutuhkan perusahaan dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep 5S .(good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat kerja di perusahaan. 3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepeminpinan masa depan (suksesi), diinformasikan dan diterapkan. 4. Fokus Pelanggan dan pasar. 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya. 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan a b c d e Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah: 4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan, mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelagannya pesaing disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan. 4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan mekanisme untuk mendapat informasi dan komplein. (termasuk pemberian insentif). 4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang beremacam-macam dan dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat komunikasi yang mudah mereka akses). 4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik. 9
  43. 43. 4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah. 5. Data, Informasi dan Analisa, 5 Informasi dan Analisis 5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubaan. 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya 5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butukan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. a b c d e Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi dan Analisa bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah. 5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu. (Profitability, Productivity, ROE dll) 5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data membandingkan hasil dengan target yang direncanakan. 5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan untuk perbaikan proses kerja. 5d) Tersedia data standard kinerja. 5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit. 5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, karo, mikro) 10
  44. 44. 6. Manajemen Proses, 6 Menejemen Proses 6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. a b c d e Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terusmenerus. Bukti yang diperlukan adalah: 6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosislisasikan dan digunakan oleh semua. 6c) Ada metode mengetahui kualitas proses. 6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses, disosialisasikan dan diterepkan oleh semua. 7. Hasil Usaha, 7 Hasil-hasil Usaha 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan. 7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memmanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki 11 a b c d e
  45. 45. 7e) 7f) 7g) 7h) 7i) dengan baik. Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi. Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. Perusahaan saya memiliki standar yang tinggi dan etika. Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. Saya puas dengan pekerjaan saya yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah. 7a) 7b) 7c) 7d) 7e) 7f) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja. Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja. Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja. Ada data efisiensi dan kualitas. Ada data perbaikan dan peningkatan. Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada pemerintah) 7g) Ada standar kerja dan record kedisplinan 7h) Ada data pembantuan dan komplainmasyarakat 12

×