Esempi applicativi di Workflow per l'automatizzazione dei processi legati alla gestione delle bolle per la merce in entrata. Document & Process Management per l'acquisizione e la verifica delle bolle: dal ricevimento merci, al controllo amministrativo alla conservazione elettronica.

1. Acquisizione e verifica Bolle Entrata Merce

2. Processo di Acquisizione e Verifica
Bolle Entrata Merce
In uno scenario tradizionale tutta la documentazione prodotta a
supporto del trasporto merci è in formato cartaceo e tutti gli attori
coinvolti ne conservano generalmente una copia (Fornitore,
Trasportatore, Cliente).
I benefici ottenibili dalla Digitalizzazione dei documenti nei
processi di trasporto variano a seconda della modalità con la quale
Fornitore e/o Trasportatore sono in grado di fornire al Cliente il
Documento di consegna (solo cartaceo, flusso informativo EDI) e
di quanto il Cliente è in grado di gestire sul proprio Sistema tali
documenti.

3. Processo di Acquisizione e Verifica
Bolle Entrata Merce
Ipotizziamo di voler gestire per un Cliente il processo di
Acquisizione e Verifica delle Bolle di Entrata Merce al fine di
archiviare tutti i DDT cartacei (ed eventualmente portarli anche in
Conservazione Elettronica) e collegarli alla registrazione
gestionale.
Ipotizziamo che questo Cliente abbia diversi punti di ricevimento
merci, anche distanti tra loro, e che desideri uniformare in
un’unica modalità l’ingresso delle merci avendo la certezza che
TUTTI i DDT vengano scannerizzati e successivamente inviati agli
uffici amministrativi.

4. Processo di Acquisizione e Verifica
Bolle Entrata Merce
Questo Processo di esempio può essere gestito suddividendo le
attività in vari step e precisamente:
 Predisposizione Etichette Barcode
 Ricevimento Merci – inserimento carico sul Gestionale
 Scannerizzazione DDT
 Controllo Amministrativo
 Conservazione Elettronica

5. Predisposizione Etichette Barcode
Al fine di non dotare tutti i punti di
ricevimento merci di una stampante
di codici a bare, si propone di
adottare la tecnica del “Barcode
imposto” .
Per fare questo si predispongono
delle etichette prestampate, da
consegnare ad ogni punto di
ricevimento merci, che contengono
un prefisso di 3 byte identificativi
della ubicazione di ricevimento.
Successivamente, al loro utilizzo,
verrà passato ad ARXivar un
messaggio di tipo barcode che
ARXivar utilizzerà per produrre un
nuovo profilo con tutte le
informazioni del documento.

6. Ricevimento Merci
Al ricevimento merci l’operatore addetto applica una delle etichette barcode al documento DDT
e, al termine delle operazioni gestionali di ricevimento, la “spara” con un lettore di codice a
barra in emulazione di tastiera.
Il Sistema Gestionale aggiornerà una tabella di “frontiera” o invocherà uno specifico webservice
con le informazioni relative al DDT (Fornitore, N. Documento, Data Documento, ecc.) e al
barcode utilizzato.
Il codice così letto viene inviato insieme a tutte le informazioni necessarie a ARXivar
(profilazione con barcode imposto) che si “mette in attesa” della scannerizzazione del DDT.

7. Scannerizzazione DDT
Quotidianamente, o anche più volte al giorno, l’addetto ai ricevimenti (o un’ altra persona
preposta a questa attività) scansiona tutti i DDT registrati e in questo modo il servizio ARXivar
Barcode abbinerà l’immagine al profilo in attesa.
Al momento del ricevimento della scansione un workflow specifico potrà aggiornare sulla
tabella di frontiera o direttamente sul gestionale cliente anche un flag di “scansione ricevuta”.
Da questo momento l’immagine del documento sarà disponibile in ARXivar per tutte le
operazioni di controllo e quadratura dei ricevimenti e delle fatture anche se l’originale tarderà
molto ad arrivare in amministrazione.

8. Controllo Amministrativo
All’arrivo in amministrazione degli originali un addetto “spara” il codice a barre della BEM e
una funzione custom invia ad ARXivar un messaggio di aggiornamento per il profilo della
BEM per evidenziare che l’originale è stato ricevuto.
Un vista personalizzata su ARXivar consentirà poi di controllare agevolmente che tutti gli
originali siano stati correttamente scannerizzati e consegnati alla amministrazione centrale.

9. Conservazione Elettronica a Norma
Alla fine del processo di acquisizione dei documenti sarà possibile attivare le
procedure di conservazione elettronica a norma per dematerializzare
completamente i documenti cartacei

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