Dai Tempo al Tempo Pillole di Formazione 7 aprile 2009 Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli

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Obiettivi dell’incontro Il Calendario: quale usare? Come usarlo? Perché usarlo ? Parleremo della metodologia di Pianificazione del tempo e …. … . di come organizzare in modo efficace ed efficiente gli Appuntamenti.

Il Calendario: quale usare? Come usarlo? Perché usarlo ?

Parleremo della metodologia di Pianificazione del tempo e ….

… . di come organizzare in modo efficace ed efficiente gli Appuntamenti.

LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata. IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività. Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata.

IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività.

Gestione del Tempo: un po’ di storia …. LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali. !

LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio

GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.

La 4° generazione di “Gestione del Tempo” … il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

Performance Management

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Performance Management

Pareto & Parkinson La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe)

I principi: legge di Pareto Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza. Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto: l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:

l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

Legge di Pareto e il tempo Tempo: l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; Da studiare: Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ? Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?

Tempo:

l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati;

Da studiare:

Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?

Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico. Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento I principi: legge di Parkinson

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.

Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento

Pareto + Parkinson Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) + Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson)

Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto)

+

Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson)

Lo strumento: il calendario Analisi del calendario

Analisi del calendario

Il tempo: una risorsa finita Il vaso è pieno ? Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto.

Lo strumento: il calendario Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.

Overview sul tempo MESE SETTIMANA GIORNO/ORA ANNO + -

Consigli tecnici …… Disattivare i promemoria di default http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040 Aprire Outlook sul Calendario: http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040

Disattivare i promemoria di default

http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040

Aprire Outlook sul Calendario:

http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040

Consigli “metodologici” …… Appuntamenti con sé stessi Altri = contraenti forti Noi = contraenti deboli Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Appuntamenti con sé stessi

Altri = contraenti forti

Noi = contraenti deboli

Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Lavorare per Priorità

Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

Errori comuni Applicare il metodo LIFO invece del FIFO Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona); Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti Dare priorità a lavori facili

Applicare il metodo LIFO invece del FIFO

Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);

Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti

Dare priorità a lavori facili

La Pianificazione Quando, come e cosa pianificare

Quando, come e cosa pianificare

Overview dell’anno Quando: 1 mese prima Cosa fare: Check ed Act dell’anno trascorso Definire il PdA Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Quando:

1 mese prima

Cosa fare:

Check ed Act dell’anno trascorso

Definire il PdA

Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Overview del mese Quando: Due o tre giorni prima della fine del mese Cosa fare: Check ed Act del mese trascorso Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ? Quali attività importanti ? Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Quando:

Due o tre giorni prima della fine del mese

Cosa fare:

Check ed Act del mese trascorso

Studiare il prossimo mese:

Su quali categorie lavoro ?

Quali attività importanti ?

Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Overview della settimana Quando: venerdì Cosa fare: Check ed Act della settimana trascorsa Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) Studiare le Attività su cui lavorare Azioni importanti

Quando:

venerdì

Cosa fare:

Check ed Act della settimana trascorsa

Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …)

Studiare le Attività su cui lavorare

Azioni importanti

Overview del giorno Quando: La sera, prima di chiudere la giornata Cosa fare: Check ed Act della giornata trascorsa Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) Studiare le Attività su cui lavorare Azioni importanti

Quando:

La sera, prima di chiudere la giornata

Cosa fare:

Check ed Act della giornata trascorsa

Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo

Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …)

Studiare le Attività su cui lavorare

Azioni importanti

Vantaggi della Pianificazione Permette l’anticipazione mentale Attiva il SAR Evita le distrazioni Stimola l’Eustress Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1 Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità Vostri suggerimenti ….

Permette l’anticipazione mentale

Attiva il SAR

Evita le distrazioni

Stimola l’Eustress

Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1

Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio

Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità

Vostri suggerimenti ….

Monitorare le pianificazioni valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente Cause frequenti di scostamento: mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto Sottostimare/sovrastimare il tempo eccedere il n° di attività eccesso di interruzioni non gestite “ altri” che tendono a prevaricarci eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) scarsa leadership verso i ns. impegni

valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente

Cause frequenti di scostamento:

mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto

Sottostimare/sovrastimare il tempo

eccedere il n° di attività

eccesso di interruzioni non gestite

“ altri” che tendono a prevaricarci

eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?)

scarsa leadership verso i ns. impegni

Ricetta: le 5 pillole. Ricordate Pareto + Parkinson Usate 1 calendario (Outlook ?) Segnate gli appuntamenti con voi stessi Definite ora inizio e ora fine Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)

Ricordate Pareto + Parkinson

Usate 1 calendario (Outlook ?)

Segnate gli appuntamenti con voi stessi

Definite ora inizio e ora fine

Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)

Arrivederci alla prossima pillola Martedì 28/04/09 Alessandro Carli Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo.

Arrivederci alla prossima pillola

Martedì 28/04/09

Alessandro Carli

Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo.