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Padroni Del Proprio Tempo Parte03

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Padroni Del Proprio Tempo Parte03

  1. 1. Padroni del Proprio Tempo GESTIRE LE PRIORITÀ, ELIMINARE LE DISPERSIONI, AUMENTARE L'EFFICACIA
  2. 2. … il termine “gestione del tempo” è in  realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere  successo” ed FrancoAngeli La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
  3. 3. La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe)
  4. 4. Nel 1897 Pareto, studiando la  distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.  Questa osservazione ispirò la cosiddetta quot;legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:  l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause I principi: legge di Pareto
  5. 5. economia:  ◦ l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione. ◦ il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite. qualità:  ◦ il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali. ◦ l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti. Legge di Pareto: esempi
  6. 6.  Tempo:  l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; Da studiare:  Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?  Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ? Legge di Pareto e il tempo
  7. 7. Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e  scrittore britannico.  Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento Ne deriva che l’importanza e la  complessità (percepite) di un’Attività aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione. I principi: legge di Parkinson
  8. 8. Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) + Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson) Pareto + Parkinson
  9. 9. Il vaso è pieno ? In termini di tempo, quale verità ci dimostra questo esperimento? Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto. Il tempo: una risorsa finita
  10. 10. Quali strumenti ? • Calendario di Outlook 2003 • Calendario di Outlook 2007 • Gli appuntamenti • Lo strumento: il calendario Analisi del calendario
  11. 11. Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore. Lo strumento: il calendario
  12. 12. - ANNO + MESE SETTIMANA GIORNO/ORA Overview sul tempo
  13. 13. Calendario Outlook 2003
  14. 14. Calendario Outlook 2007
  15. 15. http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040 Aprire Outlook sul Calendario
  16. 16. Formattazioni
  17. 17. Appuntamento = Azione  Vision Mission Obiettivi Categorie Attività Azioni Disattivare i promemoria di default  ◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040 Appuntamenti con sé stessi  ◦ Altri = contraenti forti ◦ Noi = contraenti deboli Definire ora di inizio ma soprattutto ora di  fine Calendario: gli appuntamenti
  18. 18. v v Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo
  19. 19. crisi, problemi, urgenze, emergenze;   Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;  Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4  Vostri suggerimenti: ◦ Quadrante 1: Urgente-Importante
  20. 20. Persone che pensano di trovarsi nel  quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;  Interruzioni, telefonate, certe riunioni  Vostri suggerimenti: ◦ Quadrante 3: Urgente- Non Importante
  21. 21. Attività da non fare, da buttare prima di  iniziarle;  Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.  Vostri suggerimenti: ◦ Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante
  22. 22. Regno delle persone efficaci ed efficienti;   Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1  Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4  Vostri suggerimenti: ◦ Quadrante 2: Non Urgente - Importante
  23. 23. 3.3.5 Outlook & Covey
  24. 24. Applicare il metodo LIFO invece del FIFO  Non saper dire di NO (bisogna avere un  “SIquot; più grande che ci appassiona); Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che  ci divertono ma che non sono importanti Dare priorità a lavori facili  Vostri suggerimenti:  ◦ Errori comuni
  25. 25. La capacità di “avere l’overview” è  paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa.  “agire locale, ma pensare globale”. Overview
  26. 26. Quando:  ◦ 1 mese prima Cosa fare:  ◦ Definire il PdA ◦ Check ed Act dell’anno trascorso ◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …) Overview dell’anno
  27. 27. Quando:  ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese Cosa fare:  ◦ Check ed Act del mese trascorso ◦ Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ?  Quali attività importanti ?  ◦ Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, ) Overview del mese
  28. 28. Quando:  ◦ venerdì Cosa fare:  ◦ Check ed Act della settimana trascorsa ◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) ◦ Studiare le Attività su cui lavorare ◦ Azioni importanti Overview della settimana
  29. 29. Quando:  ◦ La sera, prima di chiudere la giornata Cosa fare:  ◦ Check ed Act della giornata trascorsa ◦ Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo ◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) ◦ Studiare le Attività su cui lavorare ◦ Azioni importanti Overview del giorno
  30. 30. Permette l’anticipazione mentale  Attiva il SAR  Evita le distrazioni  Stimola l’Eustress  Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed  impedisce di “cadere” sul Quadrante 1 Scarica l’ Inconscio, libera risorse per  Conscio e Subconscio Genera controllo, quindi sicurezza e  tranquillità Vostri suggerimenti ….  Vantaggi della Pianificazione
  31. 31. valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente Cause frequenti di scostamento:  ◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto ◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo ◦ eccedere il n° di attività ◦ eccesso di interruzioni non gestite ◦ “altri” che tendono a prevaricarci ◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) ◦ scarsa leadership verso i ns. impegni Monitorare le pianificazioni
  32. 32. Arrivederci e buon lavoro  www.luigimengato.com   info@luigimengato.com The End

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