Altri strumenti per la gestione del tempo

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Altri strumenti per la gestione del tempo

  1. 1. Corso in e-learning La gestione del tempoCesvor. E-learning di qualità 1
  2. 2. La “to do list” Tieni una “to do list” ed organizzala in differenti parti, ad esempio  una parte relativa agli impegni del giorno  una parte riferita ai progetti in essere nel periodo  una parte che riguardi il medio o lungo termine Porta sempre con te la to do list e consultala / aggiornala costantemente Spunta le attività già svolte Usa il sistema che più ti è semplice da gestire (elettronico, taccuino cartaceo, ecc.) 2
  3. 3. L’agenda L’agenda (con pagine giornaliere o settimanali) ha un senso diverso dalla “to do list”:  essa riguarda gli impegni che sono legati a scadenze, giornate, orari specifici Per la gestione dell’agenda occorre:  individuare nella giornata dei segmenti di tempo gestibili  tenere conto di eventuali tempi di spostamento fra un impegno e il successivo  essere realistici circa il tempo da dedicare a ciascun impegno È bene destinare un tempo per interruzioni e distrazioni 3
  4. 4. Due nemici: la voglia di rimandare e il perfezionismo1 La tendenza a rimandare porta spesso a difficoltà nell’uso del tempo, e spesso a vissuti negativi2 Il perfezionismo porta talvolta a non concludere le cose  Alcuni consigli:  tieni una to do list e un’agenda  basati sulla suddivisione del tempo in segmenti gestibili  premia te stesso/a per avere compiuto un certo numero di compiti oppure i compiti meno gradevoli  decidi quando fermarti riguardo ad un compito(ad es. “il mio volo arriva a Milano in 60’; è il tempo che dedicherò a questo compito”) 4
  5. 5. L’importanza degli spazi di lavoro Una scrivania in disordine talvolta significa una mente disordinata Rendi confortevole lo spazio in cui lavori  non sottostimare l’importanza di una sedia confortevole, di una penna, di qualcosa da bere, ecc. Sviluppa un’organizzazione degli spazi ed una archiviazione delle cose che funzioni per te 5
  6. 6. Uso dello spazio e ottimizzazionedei tempiUsa un criterio come il seguente, basato sulla frequenza di uso. Ad esempio: Le cose che devono essere costantemente a portata di mano – parte centrale o in vista della scrivania Le cose che vanno utilizzate frequentemente (alcune volte all’ora) – parte periferica della scrivania o cassetto Le cose che utilizzi saltuariamente (poche volte nella giornata) – armadio o cassettiera nella stanza Le cose che vanno recuperate solo eccezionalmente – archivio nello scantinato 6
  7. 7. Evita le distrazioni (o meglio ancora:pianificale) Predisponi un tempo per la quiete  È buona cosa chiudere la porta di tanto in tanto  Indica il tempo di quiete nella tua agenda / to do list Predisponi un tempo per le email e per le telefonate  Oppure predisponi uno spazio di lavoro in cui sia difficile essere raggiunto da telefono e email Puoi decidere di utilizzare momenti in cui gli altri non sono al lavoro (es. pause, mattino presto, ecc.). Ma senza esagerare! Se un’idea o una cosa importante si affaccia alla tua mente, appuntala e tornaci più tardi 7
  8. 8. Le interruzioni Occorre conoscerle per intervenire Attraverso un diario tieni nota dei motivi più frequenti di interruzione; quando hai un quadro chiaro allora puoi occuparti della loro gestione Gestione delle interruzioni?  Come mi comporto quando capita quel tipo di imprevisto?  A chi posso comunicare / delegare la cosa?  Cosa devo fare immediatamente (magari una piccola cosa) lasciando poi il resto ad un momento successivo?  Come posso evitare / limitare quel fattore di interruzione?  Quali interruzioni sono invece ad alto valore aggiunto e devono avere tutta l’attenzione? 8
  9. 9. Dire “sì” Dire “sì” a qualcosa significa dire “no” a qualcos’altro  O comunque avere meno tempo per le cose nelle quali sei già occupato Rientra nelle tue finalità e obiettivi?  Non cadere vittima del pensiero secondo cui devi cogliere tutte le opportunità che si presentano; a certe condizioni è bene lasciare correre Prenditi un tempo prima di decidere Non metterla sul piano personale  Puoi dire “sì” o “no” al compito, non alla persona 9
  10. 10. Come dire “no” Prima possibile Suggerisci qualcun altro che possa essere disponibile ad uccuparsene, o una soluzione diversa Se veramente vorresti dire “sì”:  declina ma indica quando vorresti che la cosa ti venisse di nuovo sottoposta. Indica quando sarai disponibile  stabilisci dei parametri  “non posso rivedere quei 10 articoli, ma posso farne 5”  “potrei occuparmene in 6 settimane invece di 4”  “avrei bisogno di queste risorse…” 10
  11. 11. Ricava del tempo per te Una delle premesse della sana gestione del tempo è la qualità di vita Metti del tempo per te sulla to do list ed agenda Pianifica attività regolari (o qualche volta speciali) dedicate alla qualità di vita Puoi ricavare un po’ di tempo in più, ad esempio:  alzandoti un po’ prima o andando a letto un po’ dopo  gestendo più cose in parallelo  chiedendo aiuto quando puoi 11
  12. 12. Cesvor ® sas di Bisio Carlo e C. Sede legale: Via Umberto I, 20 – 20862 Arcore (MB) P. IVA 05459350962 – Registro Imprese MB 1824224 Piazza IV Novembre, 4 - 20124 Milano, Italy (MM 2 - 3, Centrale) Tel.: +39 02 67165 307 - Fax: +39 02 67165 266 Numero verde 800 59 24 20Cesvor - Communications House - 26 York Street, London W1U 6PZ, UK - Tel.: +442081330910Cesvor è unimpresa affiliata alla Camera di Commercio e Industria Italiana per il Regno Unito Cesvor ® è un marchio comunitario depositato (n 008906661) www.cesvor.com 12

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