Il documento analizza le cause e le soluzioni per la gestione inefficace del tempo lavorativo, sottolineando come circa il 20-25% del tempo sia sprecato a causa di disorganizzazione e mancanza di pianificazione. Propone strategie come la creazione di piani settimanali, la definizione di priorità, e l'adozione di tecniche come il monotasking e la tecnica del pomodoro per migliorare la produttività. Si evidenzia inoltre l'importanza di affrontare compiti sgradevoli senza procrastinare e di limitare le distrazioni per massimizzare l'efficienza lavorativa.

1. Alla ricerca del tempo perduto

2. Ore sprecate, perdute, rubate
Si stima che il 20/25% del tempo di lavoro non
sia produttivo
Significa :
2 ore su 8 in una giornata lavorativa media
Che corrispondono a
55 giorni di lavoro in un anno
Roberta Longoni
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3. Ore sprecate, perdute, rubate
Auto-indotte
Dovute alle circostanze
Disorganizzazione
Telefonate
Carenza di pianificazione
Posta
Rinvio
Attese
Incapacità di dire di no
Riunioni inutili
Interruzioni
Roberta Longoni
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4. Disorganizzazione
La non razionalizzazione fisica degli spazi è
una delle principali cause di perdita di tempo
Gli spazi lavorativi
L’archivio
I materiali
Il desktop
devono essere tenuti in ordine
 METODO 5S
Roberta Longoni
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5. CARENZA DI PIANIFICAZIONE
PROTO LISTA
 PIANO DI LAVORO QUOTIDIANO
ORGANIZZA LA TUA GIORNATA PRIMA DI COMINCIARLA.
Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio
ancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da memorizzarlo al meglio).
Preparare un piano ti offre l'opportunità di avere una buona panoramica di come
si svilupperà la giornata seguente e di organizzarla al meglio.
Il tuo compito per la giornata sarà solo quello di aderire nel miglior modo
possibile a quanto precedentemente programmato.
In questo piano giornaliero individua le 3 cose più importanti da fare nella
giornata. E falle prima di ogni altra cosa.
Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi
svolgere.
Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre
misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.
Roberta Longoni
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6. CARENZA DI PIANIFICAZIONE
 PIANO DI LAVORO SETTIMANALE CONDIVISO
(da fare il venerdi pomeriggio)
Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane.
Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la
possibilità di pianificare nel medio periodo e di distribuire le attività
funzionalmente ed equamente.
 STABILIRE SEMPRE LE SCADENZE
Ogni volta che affronti un nuovo compito è
opportuno che rispondi alla domanda: "di quanto tempo ho bisogno per
completare la mia attività?".
Non lanciarti in una attività senza averne prima stimato opportunamente i tempi
di realizzazione.
Segna il termine in modo chiaro sul calendario e nella tua agenda in modo da
sapere sempre entro quando devi finirle quella cosa.
Roberta Longoni
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7. CARENZA DI PIANIFICAZIONE
 PROGRAMMAZIONE SISTEMATICA DELLE
ATTIVITA’ DI ROUTINE
Stabilisci una routine fissa.
Programma tempi specifici per le questioni di routine tipo
riunioni, esame della corrispondenza, comunicazioni con consulenti,
Contabilità, firma della corrispondenza, ecc..
 DEFINIZIONE DELLE PRIORITA’
Poiché non è possibile fare di tutto,
impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto.
Applica il principio di Pareto dell'80/20 che è un
principio fondamentale nella definizione delle priorità.
La legge dell'80/20 è una legge empirica
(cioè nata dalla e dall’osservazione e misurazione dei fenomeni) che è
sintetizzabile nella seguente affermazione:
"la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause".
Identifica quel 20% di attività che da sole
rendono l'80% della tua produttività e concentrati su quelle.
Lascia stare tutto il resto.
Roberta Longoni
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8. La cultura
ABBATTERE LA CULTURA DEL MANAGER LIFO
Cioè di colui che fa sempre per prime le ultime attività che gli si
presentano (in ordine temporale).
IMPARARE A LAVORARE PER PRIORITA’ / NON PER URGENZE =
PIANIFICARE
IMPORSI DI TERMINARE SEMPRE I LAVORI INIZIATI –
MAI LASCIARLI A META’
FARE UNA SOLA COSA ALLA VOLTA!!!!!
Roberta Longoni
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9. La cultura
PROGRAMMA LE TUE ATTIVITÀ PRIMA DI BUTTARTI
SUL LAVORO.
Tutto il tempo dedicato alla programmazione e risparmiato, per il
triplo, nell’esecuzione.
Ma quando l'obiettivo è chiaro ed i mezzi chiari, agisci senza
rinviare.
Tutte le persone efficienti hanno in
comune almeno una cosa: la capacità di ridurre le distanze tra
pensiero ed azione.
Roberta Longoni
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10. La produttività
CONOSCERE LA PROPRIA CURVA DI PRODUTTIVITA’ =
BIORITMO PROFESSIONALE
Imparare a sfruttare i momenti in cui si è più produttivi per le
questioni più importanti e a maggior valore aggiunto
 Svolgi i lavori che richiedono un'attività cerebrale quando sei
nella forma migliore.
 Occupati delle faccende. minori quando il tuo cervello non è
in grado di occuparsi d'altro.
EVITARE – se non in casi estremi – di LAVORARE
TROPPO A LUNGO.
E’ stato dimostrato che dopo 8 ore la concentrazione viene a
mancare
= aumenta la possibilità di errore
= obbligo di ri-lavorazioni
= perdita di tempo!!
Roberta Longoni
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11. IL RINVIO
Non rimandare gli impegni sgradevoli ma importanti.
Bloccheranno il tuo cervello,
riducendo la tua creatività e la capacità di lavoro.
Raramente questi compiti diventano
più gradevoli o interessanti, rinviandoli.
• Fare subito le cose poco piacevoli, «togliersele»
• Fissare comunque un termine un termine ultimo e rispettarlo
• Se è un compito lungo, dividerlo in più parti: è più facile
rispettarne le scadenze a breve termine
• Chiedere a qualcuno di aiutarci ad evitare di procrastinare
all’infinito.
Roberta Longoni
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12. L’INCAPACITÀ DI DIRE DI NO
E’ INUTILE E ANTI-PRODUTTIVO ACCETTARE DI FARE
PIÙ DI QUELLO CHE SIAMO CAPACI / IN GRADO DI
FARE
Non prendere più impegni di quanti tu non ne possa gestire.
Non hai bisogno di accontentare sempre tutti per aver successo
nella vita, anzi al contrario!
Il successo é il risultato dell'abitudine di portare a termine le
cose importanti.
La maggior parte delle richieste sono distrazioni che vengono a
rubare tempo e attenzione a quello che stai facendo.
• Dire di no non significa essere scortesi, ma realistici
• Imparare ad offrire soluzioni alternative realizzabili
Roberta Longoni
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13. LE TELEFONATE
NON SI POSSONO ELIMINARE DEL TUTTO LE
TELEFONATE, MA LIMITARLE NEL TEMPO E
GESTIRNE LE TEMPISTICHE SI
• Usare i tempi «morti» (es: viaggi) per fare telefonate non
urgenti
• Dedicare una mezz’ora (pianificata) al giorno per le
telefonate
• Preparare la scaletta dei punti da discutere ed essere pronti –
quando necessario – ad annotare le risposte
Roberta Longoni
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14. LA POSTA
NON DIVENTARE SCHIAVI DELLE EMAIL
RICORDARSI SEMPRE LA REGOLA DEI DUE MINUTI!!
• Verificare le email ogni Tot di tempo (ogni 2 ore?’ / 3 volte al
giorno??)
• Disattivare la notifica per evitare di essere distratti
• Come per le telefonate, dedicare una mezz’ora (pianificata) al
giorno per scrivere / rispondere alle email.
Roberta Longoni
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15. LE ATTESE
USARE I TEMPI DI ATTESA PER:
•
•
•
•
Leggere le email
Leggere articoli
Abbozzare progetti
Aggiornare la protolista
Roberta Longoni
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16. LE RIUNIONI
QUANDO SI FA UNA RIUNIONE:
•
•
•
•
•
•
Pianificare gli obiettivi
Contenere il numero dei partecipanti
Predefinire i tempi
Fare spesso il punto – ricapitolare
Definire i TODO + RESPONSABILITA’
Fare i report e condividerli
Roberta Longoni
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17. LE INTERRUZIONI
MEDIAMENTE SIAMO INTERROTTI OGNI 7 MINUTI
Al termine di ogni interruzione, la nostra concentrazione è calata
ed il nostro cervello in stand-by.
Per ricominciare quello che stavamo facendo, dobbiamo tornare
indietro di alcuni passi, fare una sorta di rewind.
E l’effetto è crescente : più siamo interrotti, più tempo il nostro
cervello impiega a riprendersi.
COME POSSIAMO EVITARE LE INTERRUZIONI??
Roberta Longoni
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18/01/2014

18. LE INTERRUZIONI
COME POSSIAMO EVITARE LE INTERRUZIONI??
Definisci dei tempi in cui non vuoi/devi essere disturbato. Fai delle
riunioni con te stesso.
Metti sulla porta il cartello "Non disturbare".
Chiedi alla tua segretaria o a un collega di occuparsi delle visite o del
telefono.
Fai tutto il possibile per assicurarti un certo periodo di tempo in cui non
essere disturbato.
Fai sapere agli altri in quale momento della giornata non vuoi essere
disturbato e abituali con dei periodi fissi (ore del giorno o giorno della
settimana).
Fai anche sapere esattamente quando e come possono riprendere
contatto con te. Ovviamente, devi essere totalmente disponibile per
quell’ora o quel giorno..
Roberta Longoni
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19. LE INTERRUZIONI
BLOCCA TUTTI I DISTRATTORI.
Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro?
Messaggi istantanei?
Il bip di messanger o quello della chat di facebook?
Gli squilli del telefono?
Il suono della posta elettronica ?
Quando sei impegnato in un lavoro importante, disattiva tutto.
Questo aiuterà a concentrarti meglio e ad essere più produttivo.
Roberta Longoni
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20. La tecnica del pomodoro
Consiste nel concentrarti su quello che stai facendo
per periodi continui di 25 minuti e fare delle pause
imposte.
• Quando devi svolgere un lavoro che ti impegna molto prendi
un timer da cucina o quello del tuo telefonino e setta l’allarme
a 25 minuti;
• Svolgi senza distrazioni ciò che devi fare fino a che non suona
l’allarme;
• Fai una piccola pausa di 5 minuti;
• Il lasso di tempo dei 25 minuti viene chiamato “pomodoro” ed
ogni 4 pomodori (2 ore circa) allunga la pausa a 10 minuti
invece dei classici 5 minuti.
Roberta Longoni
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21. La tecnica del pomodoro
Gli obiettivi che la tecnica si prefigge di raggiungere
sono i seguenti:
• Ridurre la sensazione di ansia verso il “passare del tempo”
• Aumentare la focalizzazione e la concentrazione, riducendo le
interruzioni
• Aumentare la consapevolezza delle proprie decisioni
• Aumentare e rendere continuo il livello di motivazione
• Aumentare la determinazione verso il raggiungimento degli
obiettivi
• Migliorare il processo di stima, sia in senso qualitativo, sia in
senso quantitativo
• Migliorare il proprio processo di lavoro Rafforzare la volonta
di continuare ad applicarsi di fronte a situazioni complesse
Roberta Longoni
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22. Il monotasking
Gli uomini e le donne, diversamente dai computer
non sono multi-tasking
Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al
telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet
e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro che non otterrai
nulla.
Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta.
Quando lavori al computer chiudi tutte le applicazioni che non
stai utilizzando in quel preciso momento, e chiudi anche tutte le
finestre del browser web aperte che non fanno altro che rubasti
attenzione.
Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo
in quel preciso momento. Sarai più efficiente e avrai molto più
tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività.
Roberta Longoni
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23. PERCHE’ TUTTO CIO’?
UNA DELLE PRINCIPALI CAUSE DI STRESS È LA
“MANCANZA DI TEMPO”:
quando ti trovi a dover svolgere qualcosa di
importante e non hai (o pensi di non avere)
sufficiente tempo, lo stress si scatena inesorabile, con
tutte le conseguenze negative del caso.
L’argomento “gestione del tempo” non si può
scindere dal tema “gestione dello stress”, infatti:
come ti senti influisce sulla tua produttività e come
impieghi il tuo tempo incide sul tuo stato d’animo!
Roberta Longoni
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24. PERCHE’ TUTTO CIO’?
È provato che lo stress e la fatica mentale non sono causati dalle
cose che hai fatto ma dal pensiero di tutte quelle attività che
ancora non hai fatto o terminato.
L'ansia e lo stress scaturiscono da programmazioni poco credibili
incomplete o inesistenti.
Obiettivi realistici di lavoro quotidiano possono aiutare a
risolvere i problemi collegati ad un lavoro non portato a termine.
Prima di andare a casa abituatevi a portare a termine il compito
programmato per quel giorno.
Così facendo, avrete la sensazione di avere svolto e portato a
termine il vostro compito permettendovi di arrivare a casa
senza essere preoccupati e stressati.
Roberta Longoni
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