Time Management (Performance Management)

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Time Management (Performance Management)

  1. 1. Time Management Metodologia di gestione delle Attività nel Tempo per il raggiungimento degli Obiettivi con Microsoft Outlook
  2. 2. I principi <ul><li>Principi necessari per la gestione del tempo </li></ul><ul><li>Legge di Pareto </li></ul><ul><li>Legge di Parkinson </li></ul><ul><li>Il tempo è una risorsa finita </li></ul>
  3. 3. La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe)
  4. 4. I principi: legge di Pareto <ul><li>Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza. </li></ul><ul><li>Questa osservazione ispirò la cosiddetta &quot;legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto: </li></ul><ul><li>l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause </li></ul>
  5. 5. <ul><li>economia: </li></ul><ul><ul><li>l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione. </li></ul></ul><ul><ul><li>il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite. </li></ul></ul><ul><li>qualità: </li></ul><ul><ul><li>il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali. </li></ul></ul><ul><ul><li>l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti. </li></ul></ul>Legge di Pareto: esempi
  6. 6. Legge di Pareto e il tempo <ul><li>Tempo: </li></ul><ul><li>l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; </li></ul><ul><li>Da studiare: </li></ul><ul><li>Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ? </li></ul><ul><li>Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ? </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico. </li></ul><ul><li>Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento </li></ul><ul><li>Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione. </li></ul>I principi: legge di Parkinson
  8. 8. Pareto + Parkinon <ul><li>Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) </li></ul><ul><li>+ </li></ul><ul><li>Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson) </li></ul>
  9. 9. Lo strumento: il calendario <ul><li>Analisi del calendario </li></ul><ul><li>Quali strumenti ? </li></ul><ul><li>Calendario di Outlook 2003 </li></ul><ul><li>Calendario di Outlook 2007 </li></ul><ul><li>Gli appuntamenti </li></ul>
  10. 10. Lo strumento: il calendario Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.
  11. 11. Calendario Outlook 2003
  12. 12. Calendario Outlook 2007
  13. 13. Aprire Outlook sul Calendario http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
  14. 14. Calendario: gli appuntamenti <ul><li>Appuntamento = Azione </li></ul><ul><li>Disattivare i promemoria di default </li></ul><ul><ul><li>http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040 </li></ul></ul><ul><li>Appuntamenti con sé stessi </li></ul><ul><ul><li>Altri = contraenti forti </li></ul></ul><ul><ul><li>Noi = contraenti deboli </li></ul></ul><ul><li>Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine </li></ul>
  15. 15. Lavorare per Priorità <ul><li>Diagramma Importante/Urgente </li></ul><ul><li>Diagramma di Covey </li></ul><ul><li>Errori comuni </li></ul>
  16. 16. La 4° generazione di “Gestione del Tempo” <ul><li>… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. </li></ul><ul><li>Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli </li></ul>
  17. 17. Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo v v
  18. 18. Quadrante 1: Urgente-Importante <ul><li>crisi, problemi, urgenze, emergenze; </li></ul><ul><li>Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci; </li></ul><ul><li>Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4 </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti: </li></ul>
  19. 19. Quadrante 3: Urgente- Non Importante <ul><li>Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri; </li></ul><ul><li>Interruzioni, telefonate, certe riunioni </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti: </li></ul>
  20. 20. Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante <ul><li>Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle; </li></ul><ul><li>Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri. </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti: </li></ul>
  21. 21. Quadrante 2: Non Urgente - Importante <ul><li>Regno delle persone efficaci ed efficienti; </li></ul><ul><li>Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1 </li></ul><ul><li>Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4 </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti: </li></ul>
  22. 22. Errori comuni <ul><li>Applicare il metodo LIFO invece del FIFO </li></ul><ul><li>Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI&quot; più grande che ci appassiona); </li></ul><ul><li>Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti </li></ul><ul><li>Dare priorità a lavori facili </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti: </li></ul>
  23. 23. La pianificazione <ul><li>Metodologie di Pianificazione </li></ul><ul><li>Overview sul tempo </li></ul><ul><li>4 livelli di Overview </li></ul><ul><li>Monitorare le pianificazioni </li></ul>
  24. 24. Overview <ul><li>La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa. </li></ul><ul><li>“ agire locale, ma pensare globale”. </li></ul>
  25. 25. Overview sul tempo MESE SETTIMANA GIORNO/ORA ANNO + -
  26. 26. Overview dell’anno <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>1 mese prima </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Definire il PdA </li></ul></ul><ul><ul><li>Check ed Act dell’anno trascorso </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …) </li></ul></ul>
  27. 27. Overview del mese <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>Due o tre giorni prima della fine del mese </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act del mese trascorso </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il prossimo mese: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Su quali categorie lavoro ? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Quali attività importanti ? </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, ) </li></ul></ul>
  28. 28. Overview della settimana <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>venerdì </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act della settimana trascorsa </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare le Attività su cui lavorare </li></ul></ul><ul><ul><li>Azioni importanti </li></ul></ul>
  29. 29. Overview del giorno <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>La sera, prima di chiudere la giornata </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act della giornata trascorsa </li></ul></ul><ul><ul><li>Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare le Attività su cui lavorare </li></ul></ul><ul><ul><li>Azioni importanti </li></ul></ul>
  30. 30. Vantaggi della Pianificazione <ul><li>Permette l’anticipazione mentale </li></ul><ul><li>Attiva il SAR </li></ul><ul><li>Evita le distrazioni </li></ul><ul><li>Stimola l’Eustress </li></ul><ul><li>Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1 </li></ul><ul><li>Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio </li></ul><ul><li>Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti …. </li></ul>
  31. 31. Monitorare le pianificazioni <ul><li>valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente </li></ul><ul><li>Cause frequenti di scostamento: </li></ul><ul><ul><li>mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto </li></ul></ul><ul><ul><li>Sottostimare/sovrastimare il tempo </li></ul></ul><ul><ul><li>eccedere il n° di attività </li></ul></ul><ul><ul><li>eccesso di interruzioni non gestite </li></ul></ul><ul><ul><li>“ altri” che tendono a prevaricarci </li></ul></ul><ul><ul><li>eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) </li></ul></ul><ul><ul><li>scarsa leadership verso i ns. impegni </li></ul></ul>

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