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La settimana KAIZEN: eliminare sprechi nelle organizzazioni di servizio

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Ciò che vediamo nella nostra organizzazione è qualcosa che produce valore per il Cliente? Se NO, perché farlo; se SI, perché non farlo meglio?
In base a questa e un'altra serie di domande si eliminano definitivamente gli sprechi, riducendo costi e massimizzando i profitti.

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La settimana KAIZEN: eliminare sprechi nelle organizzazioni di servizio

  1. 1. La settimana KAIZEN Introduzione all’argomento I Muda - Imparare ad osservare Organizzazione della settimana KAIZEN La settimana KAIZEN Slide n. 1
  2. 2. Evoluzione del miglioramento Schematicamente, i modi per ottenere miglioramenti sono due: Breakthrough - innovazione KAIZEN – a piccoli passi I due modi si differenziano per velocità e tipo di risultato, investimenti richiesti, attori principali nel cambiamento La settimana KAIZEN Slide n. 2
  3. 3. Significato di KAIZEN La parola KAIZEN è giapponese e significa:  miglioramento graduale e a piccoli passi  miglioramento con piccola spesa  coinvolgimento delle persone direttamente interessate  uso del buon senso  miglioramento continuo Il primo passo per il KAIZEN è la revisione delle attività svolte per individuare sprechi, stimandone l’impatto anche da un punto di vista economico I miglioramenti derivanti dal KAIZEN sono gestiti ovvero individuati, proposti, approvati e quindi implementati e verificati come efficacia La settimana KAIZEN Slide n. 3
  4. 4. Significato di valore per il Cliente Proviamo a porci la domanda: il Cliente è disponibile a spendere del denaro per il risultato di una nostra attività ? Se la risposta è SÌ, allora il processo o l’attività che origina quel risultato è Se la risposta è NO, allora il processo o l’attività che origina quel risultato è A VALORE NON A VALORE La settimana KAIZEN Slide n. 4
  5. 5. Attività a valore e non a valore 1/2 Questa distinzione è stata schematizzata da Womark e Jones ed ha il seguente significato L’attività NON A VALORE consuma delle risorse dell’organizzazione ed il corrispettivo determina una perdita La settimana KAIZEN L’attività A VALORE consuma delle risorse dell’organizzazione ed il corrispettivo determina un utile Slide n. 5
  6. 6. Attività a valore e non a valore 2/2 Womark e Jones hanno fatto una ulteriore suddivisione:  attività A VALORE  attività NON A VALORE ma che, stanti le attuali tecnologie, sono inevitabili  attività NON A VALORE che possono essere evitate fin da subito Queste ultime possono essere eliminate immediatamente, per le altre è necessario una innovazione tecnologica Per riuscire ad individuare le attività non a valore è essenziale un cambio di paradigma ovvero del modo in cui vediamo le cose Il maggior vincolo può essere costituito dal pensare che se una cosa è sempre stata fatta così, allora è giusto che sia fatta così La settimana KAIZEN Slide n. 6
  7. 7. Il decalogo del miglioramento Per attuare efficacemente il miglioramento, sono importanti questi 10 consigli: 1 – Abbandona le idee convenzionali 6 – Prova a usare il buon senso, non il portafoglio 2 – Pensa a come renderlo possibile 7 – I problemi sono opportunità 3 – Cercare soluzioni, non scuse 9 – Cerca idee da molte persone 4 – Cerca una soluzione semplice, non quella perfetta 10 – Non esiste un termine al miglioramento 8 – Ripeti “perché” 5 volte 5 – Correggi gli errori strada facendo OSSERVARE LE COSE CHE FACCIAMO TUTTI I GIORNI CON OCCHI DIVERSI La settimana KAIZEN Slide n. 7
  8. 8. Introduzione ai MUDA Il termine MUDA ha il significato di spreco, di attività NON A VALORE. Esistono diversi tipi di MUDA. Le loro definizioni possono essere utilizzati come OCCHIALI PER OSSERVARE le attività svolte ed i loro risultati. La settimana KAIZEN Slide n. 8
  9. 9. MUDA di processo Un processo è una serie di attività (formalizzata o meno) che impiega risorse (lavoro umano, strumenti ed attrezzature, prodotti) con un certo obiettivo Il MUDA di processo significa eseguire delle attività o utilizzare delle risorse che non aggiungono valore o che non sono riconosciute come tali. Può trattarsi di:  attività non necessarie (possono essere eliminate)  attività che aggiungono poco valore in relazione alle risorse utilizzate o che potrebbero aggiungerne di più (possono essere modificate)  attività eseguite in una sequenza non efficiente o efficace (la sequenza può essere modificata)  attività fatte per porre rimedio ad attività precedenti non svolte correttamente (bisogna intervenire a monte)  attività che non hanno seguito o che non raggiungono l’obiettivo per il quale sono state attivate (portare a termine la sequenza) La settimana KAIZEN Slide n. 9
  10. 10. MUDA di attesa Il MUDA di attesa si manifesta ogni volta che una risorsa (per es.: umana, tecnologica) non svolge alcuna attività utile, in attesa di un evento successivo Può comportare uno spreco del tempo della risorsa che potrebbe essere utilizzato per attività a valore Può trattarsi di:  attendere l’approvazione di un documento o di essere ricevuto  disporre di risorse tecnologiche inutilizzate o sottoutilizzate  aspettare altre persone prima di una riunione o intrattenersi dopo la riunione La settimana KAIZEN Slide n. 10
  11. 11. MUDA per spostamenti Il MUDA per spostamenti significa impiegare risorse (persone ed attrezzature) per muovere cose o persone quando questo non è strettamente necessario oppure può essere realizzato in modo più efficiente Può comportare un utilizzo inutile e talvolta dannoso (per es.: a seguito di danneggiamenti) di risorse dell’organizzazione. Può trattarsi di:  spostarsi o spostare persone da un luogo all’altro;  spostare merci da un luogo all’altro;  ecc… La settimana KAIZEN Slide n. 11
  12. 12. MUDA per servizi non conformi Il MUDA per servizi non conformi significa eseguire attività non in linea con gli standard e ciò può determinare problemi a diversi livelli Comporta in genere uno spreco di risorse dell’organizzazione, ma può dare origine a problemi anche maggiori Può trattarsi di:  un mancato rispetto di obblighi di legge che può comportare una denuncia alle autorità competenti  un servizio non erogato che determina una lamentela ed una perdita di immagine  un’attività mal eseguita che ne richiede il rifacimento, a se stessi o agli altri  una mancata registrazione che rende difficoltosa o più costosa l’effettuazione di una diagnosi La settimana KAIZEN Slide n. 12
  13. 13. MUDA di movimento Il MUDA di movimento significa eseguire, nell’ambito dell’attività lavorativa, più movimenti di quelli strettamente necessari o movimenti non corretti; alcuni di essi possono essere improduttivi Comporta un utilizzo inefficiente del tempo a disposizione e può essere causa di infortunio Può essere determinato da:  disposizione non efficiente di ciò a cui bisogna accedere  problemi di disposizione dei locali  scarsa ergonomia  abitudine a svolgere il lavoro in un certo modo Un buon indicatore è il tempo necessario per l’operazione ed il tempo effettivamente impiegato La settimana KAIZEN Slide n. 13
  14. 14. MUDA di sovrapproduzione Il MUDA di sovrapproduzione significa realizzare cose o svolgere attività in più rispetto a quanto necessario, magari con l’idea che un giorno saranno utili. Comporta un utilizzo anticipato di risorse dell’organizzazione ed eventualmente l’esigenza di disporre di luoghi di immagazzinamento. Alcuni esempi:  fare copie di un documento;  inviare un rapporto a persone non interessate;  ecc… La settimana KAIZEN Slide n. 14
  15. 15. MUDA per scorte Il MUDA per scorte significa acquistare o disporre di beni in più rispetto a quanto necessario, magari con l’idea che un giorno saranno utili. Comporta un utilizzo anticipato di risorse dell’organizzazione e l’esigenza di disporre di luoghi di immagazzinamento (se si tratta di beni). Alcuni esempi:  acquistare materiali non necessari al momento;  ecc.. La settimana KAIZEN Slide n. 15
  16. 16. La settimana KAIZEN 1/3 La settimana KAIZEN è strutturata nelle seguenti fasi: Fase 0 – formazione  training per i gruppi di lavoro  definizione dei gruppi di lavoro (scelta del nome)  definizione del piano di lavoro per i gruppi Fase 1  valutazione della situazione iniziale  identificazione degli interventi  resoconto giornaliero e pianificazione gg successive La settimana KAIZEN Slide n. 16
  17. 17. La settimana KAIZEN 2/3 Fase 2  primo esame degli interventi  verifica fattibilità interventi  resoconto giornaliero e pianificazione gg successive Fase 3  identificazione interventi immediati e differiti  attuazione interventi immediati  resoconto giornaliero e pianificazione gg successive La settimana KAIZEN Slide n. 17
  18. 18. La settimana KAIZEN 3/3 Fase 4  attuazione interventi immediati  programmazione interventi differiti  resoconto attività (plenaria) La settimana KAIZEN Slide n. 18

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