Pillole Di Formazione: Dai Tempo Al Tempo (completo)

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Pillole Di Formazione: Dai Tempo Al Tempo (completo)

  1. 1. Dai Tempo al Tempo Pillole di Formazione 7 aprile 2009 Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli
  2. 2. Chi siamo: presentiamoci <ul><li>www.luigimengato.com </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>
  3. 3. Obiettivi dell’incontro <ul><li>Il Calendario: quale usare? Come usarlo? Perché usarlo ? </li></ul><ul><li>Parleremo della metodologia di Pianificazione del tempo e …. </li></ul><ul><li>… . di come organizzare in modo efficace ed efficiente gli Appuntamenti. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata. </li></ul><ul><li>IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività. </li></ul>Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
  5. 5. Gestione del Tempo: un po’ di storia …. <ul><li>LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio </li></ul><ul><li>GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali. </li></ul>!
  6. 6. La 4° generazione di “Gestione del Tempo” <ul><li>… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi. </li></ul><ul><li>Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli </li></ul>
  7. 7. Performance Management
  8. 8. www.luigimengato.com
  9. 9. Performance Management
  10. 10. Pareto & Parkinson La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe)
  11. 11. I principi: legge di Pareto <ul><li>Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza. </li></ul><ul><li>Questa osservazione ispirò la cosiddetta &quot;legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto: </li></ul><ul><li>l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause </li></ul>
  12. 12. Legge di Pareto e il tempo <ul><li>Tempo: </li></ul><ul><li>l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; </li></ul><ul><li>Da studiare: </li></ul><ul><li>Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ? </li></ul><ul><li>Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ? </li></ul>
  13. 13. <ul><li>Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico. </li></ul><ul><li>Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento </li></ul>I principi: legge di Parkinson
  14. 14. Pareto + Parkinson <ul><li>Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) </li></ul><ul><li>+ </li></ul><ul><li>Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson) </li></ul>
  15. 15. Lo strumento: il calendario <ul><li>Analisi del calendario </li></ul>
  16. 16. Il tempo: una risorsa finita Il vaso è pieno ? Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto.
  17. 17. Lo strumento: il calendario Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.
  18. 18. Overview sul tempo MESE SETTIMANA GIORNO/ORA ANNO + -
  19. 19. Consigli tecnici …… <ul><li>Disattivare i promemoria di default </li></ul><ul><ul><li>http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040 </li></ul></ul><ul><li>Aprire Outlook sul Calendario: </li></ul><ul><li>http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040 </li></ul>
  20. 20. Consigli “metodologici” …… <ul><li>Appuntamenti con sé stessi </li></ul><ul><ul><li>Altri = contraenti forti </li></ul></ul><ul><ul><li>Noi = contraenti deboli </li></ul></ul><ul><li>Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine </li></ul>
  21. 21. Lavorare per Priorità
  22. 22. Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo
  23. 23. Errori comuni <ul><li>Applicare il metodo LIFO invece del FIFO </li></ul><ul><li>Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI&quot; più grande che ci appassiona); </li></ul><ul><li>Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti </li></ul><ul><li>Dare priorità a lavori facili </li></ul>
  24. 24. La Pianificazione <ul><li>Quando, come e cosa pianificare </li></ul>
  25. 25. Overview dell’anno <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>1 mese prima </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act dell’anno trascorso </li></ul></ul><ul><ul><li>Definire il PdA </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …) </li></ul></ul>
  26. 26. Overview del mese <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>Due o tre giorni prima della fine del mese </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act del mese trascorso </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il prossimo mese: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Su quali categorie lavoro ? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Quali attività importanti ? </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, ) </li></ul></ul>
  27. 27. Overview della settimana <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>venerdì </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act della settimana trascorsa </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare le Attività su cui lavorare </li></ul></ul><ul><ul><li>Azioni importanti </li></ul></ul>
  28. 28. Overview del giorno <ul><li>Quando: </li></ul><ul><ul><li>La sera, prima di chiudere la giornata </li></ul></ul><ul><li>Cosa fare: </li></ul><ul><ul><li>Check ed Act della giornata trascorsa </li></ul></ul><ul><ul><li>Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Studiare le Attività su cui lavorare </li></ul></ul><ul><ul><li>Azioni importanti </li></ul></ul>
  29. 29. Vantaggi della Pianificazione <ul><li>Permette l’anticipazione mentale </li></ul><ul><li>Attiva il SAR </li></ul><ul><li>Evita le distrazioni </li></ul><ul><li>Stimola l’Eustress </li></ul><ul><li>Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1 </li></ul><ul><li>Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio </li></ul><ul><li>Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità </li></ul><ul><li>Vostri suggerimenti …. </li></ul>
  30. 30. Monitorare le pianificazioni <ul><li>valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente </li></ul><ul><li>Cause frequenti di scostamento: </li></ul><ul><ul><li>mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto </li></ul></ul><ul><ul><li>Sottostimare/sovrastimare il tempo </li></ul></ul><ul><ul><li>eccedere il n° di attività </li></ul></ul><ul><ul><li>eccesso di interruzioni non gestite </li></ul></ul><ul><ul><li>“ altri” che tendono a prevaricarci </li></ul></ul><ul><ul><li>eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) </li></ul></ul><ul><ul><li>scarsa leadership verso i ns. impegni </li></ul></ul>
  31. 31. Ricetta: le 5 pillole. <ul><li>Ricordate Pareto + Parkinson </li></ul><ul><li>Usate 1 calendario (Outlook ?) </li></ul><ul><li>Segnate gli appuntamenti con voi stessi </li></ul><ul><li>Definite ora inizio e ora fine </li></ul><ul><li>Pensate, Prevedete, Pianificate (3P) </li></ul>
  32. 32. <ul><li>Arrivederci alla prossima pillola </li></ul><ul><li>Martedì 28/04/09 </li></ul><ul><li>Alessandro Carli </li></ul><ul><li>Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo. </li></ul>

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