Get the intranet basics right

1,116 views
1,062 views

Published on

Presented by Jostein Magnussen 20 May at Intranätverk 2014 in Gothenburg, Sweden.

- Don’t follow (all) the hypes. Get the basics right first.
- The top tasks of most Intranets and how do you design your intranet to solve them.
- Get insights from a survey done in 55 companies with 49.000 employees in 20 different countries.
- Common pitfalls and success factors for Intranets

Published in: Business, Travel, Technology
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,116
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
437
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Get the intranet basics right

  1. 1. Get the basics right Jostein Magnussen - @josmag May, 2014 onsdag 21. mai 14
  2. 2. onsdag 21. mai 14
  3. 3. We Intranets onsdag 21. mai 14
  4. 4. Bain & Company onsdag 21. mai 14
  5. 5. Bain & Company onsdag 21. mai 14
  6. 6. Company intranet Employee onsdag 21. mai 14
  7. 7. WTF! Yawn.... Huh? onsdag 21. mai 14
  8. 8. The intranet onsdag 21. mai 14
  9. 9. How do we get the employees to use the intranet? onsdag 21. mai 14
  10. 10. Fix it! onsdag 21. mai 14
  11. 11. How can we make the employees suffer less? onsdag 21. mai 14
  12. 12. Production not quality onsdag 21. mai 14
  13. 13. too BIG onsdag 21. mai 14
  14. 14. Read more.. Read more.. Read more.. Read more.. Read more.. Read more.. Read more.. Read even more.. Still not tired? There is a lot more to read! onsdag 21. mai 14
  15. 15. onsdag 21. mai 14
  16. 16. Intranet editor onsdag 21. mai 14
  17. 17. 5000 pages 22 departments 100 publishers onsdag 21. mai 14
  18. 18. onsdag 21. mai 14
  19. 19. How many links should we have on our intranet homepage? ! onsdag 21. mai 14
  20. 20. Democracy onsdag 21. mai 14
  21. 21. Please navigate between groups in the left hand navigation or choose one of the other 136 links on the page..... onsdag 21. mai 14
  22. 22. Let us «turn on» Sharepoint Hurray! We have Intranet! onsdag 21. mai 14
  23. 23. Social Mobile In the sky! Metadata Digital workplace Enterprise knowledge management Gamification onsdag 21. mai 14
  24. 24. Responsive - yes onsdag 21. mai 14
  25. 25. - Everything changes, but it all stays the same Lemmy, Motorhead onsdag 21. mai 14
  26. 26. – Information workers spends 9.5 hours per week trying to find information and 9.6 hours per week analyzing it. 3.5 hours yield no usable knowledge or useful information. International Data Corporation The Hidden Costs of Information Work onsdag 21. mai 14
  27. 27. Foto: Michael Oliver (CC BY-NC-ND 2.0) Get the basics right! onsdag 21. mai 14
  28. 28. – To be truly simple, you have to go really deep. Jonathan Ive Apple Inc. onsdag 21. mai 14
  29. 29. Yes. It should always start with the goals. onsdag 21. mai 14
  30. 30. 1. Make work easier 2. Better communication 3. Build corporate culture Goals are the same for 90% of intranets onsdag 21. mai 14
  31. 31. Foto: Janne Moren (CC BY-SA 2.0) onsdag 21. mai 14
  32. 32. 1. THE only work tool 2. Information channel (fill it up!) 3. THE solution to all our culture issues 4. Not a substitute for our ?? systems Define the NO - goals. The intranet is not onsdag 21. mai 14
  33. 33. What do the employees need? onsdag 21. mai 14
  34. 34. You need to support the top tasks onsdag 21. mai 14
  35. 35. 49.000 employees 55 companies 20 countries Top tasks on intranets Source: Customer Carewords network founded by Gerry McGovern onsdag 21. mai 14
  36. 36. onsdag 21. mai 14
  37. 37. Oppgaver Total Vote % of Total Vote 9450 Cumulative Vote Cumulative Carewords 1 Faglige oppdateringer 617 7% 7% 1% 2 Timeregistrering 573 6% 13% 3% 3 Finn en person 538 6% 18% 4% 4 Bedriftsinformasjon (Proff forvalt) 519 5% 24% 5% 5 Metodikk/Fag 433 5% 28% 7% 6 Fagoppslagsverk (Skattebibliotek, Faginfobasen...) 431 5% 33% 8% 7 Nasjonale nyheter 348 4% 37% 9% 8 Søk i alle fagdatabasene 311 3% 40% 11% 9 Søke etter en problemstilling 291 3% 43% 12% 10 Hvordan går det med PwC? (status, mål…) 232 2% 45% 13% 11 Målekortet 232 2% 48% 14% 12 Helpdesk/IT-brukerstøtte 226 2% 50% 16% 13 Regionale nyheter 193 2% 52% 17% 14 Database- og systemoversikt 187 2% 54% 18% 15 Maler for revisjon (Presentasjon revisjonsplan/oppsummering interim/årsoppgjør og lignende) 187 2% 56% 20% 16 Ressursallokering (finne personer med riktig kompetanse som har ledig tid) 169 2% 58% 21% 17 Booke møterom 168 2% 60% 22% 18 Driftsproblemer (telefon, nettilgang…) 167 2% 62% 24% 19 Todo/gjøremålsliste 167 2% 63% 25% 20 Oversikt over min egen booking 145 2% 65% 26% onsdag 21. mai 14
  38. 38. Oppgaver Total Vote % of Total Vote 9450 Cumulative Vote Cumulative Carewords 57 Min karriereplan 36 0% 97% 75% 58 Bokmerker/interessante lenker 33 0% 97% 76% 59 Oppdatere min CV 31 0% 98% 78% 60 Fredagspils 26 0% 98% 79% 61 Organisasjonskart 25 0% 98% 80% 62 Starte/endre abonnement på informasjon 24 0% 99% 82% 63 Stillingsutlysninger 23 0% 99% 83% 64 Dagens Dilbert/vits 22 0% 99% 84% 65 Firmaturer 21 0% 99% 86% 66 Reiseinformasjon (hotell, fly, taxi…) 21 0% 100% 87% 67 Statusmeldinger fra andre ansatte ("twitter") 18 0% 100% 88% 68 Prosjektcase 13 0% 100% 89% 69 Bestilling av teknisk utstyr 7 0% 100% 91% 70 Mine kontaktdetaljer og pårørende etc. 4 0% 100% 92% 71 Årsrapporten til PwC 3 0% 100% 93% 72 Alumni 0 0% 100% 95% 73 Finn skjema (egenmelding, refusjon, permisjon…) 0 0% 100% 96% 74 Nyheter og artikler 0 0% 100% 97% 75 Personalhåndbok 0 0% 100% 99% 76 Søk på alt vi har av innhold 0 0% 100% 100% Personal Dilbert onsdag 21. mai 14
  39. 39. 1. Core business What do your employees do? 12,3 % of the scores onsdag 21. mai 14
  40. 40. If you do sales, your core business is... onsdag 21. mai 14
  41. 41. Sales numbers onsdag 21. mai 14
  42. 42. Topics of interest Projects Sladdet onsdag 21. mai 14
  43. 43. Sladdet onsdag 21. mai 14
  44. 44. Bank? onsdag 21. mai 14
  45. 45. Loan onsdag 21. mai 14
  46. 46. 2. News 10,3 % of the scores onsdag 21. mai 14
  47. 47. Tasks 456 Voters 913 Voters 1369 Voters 1826 Voters 1 Konsernnyheter 10% 10% 10% 10% 2 Nyheter fra min enhet 8% 7% 7% 7% 3 Finn en ansatt (kontaktinfo/kompetanse) 7% 6% 6% 6% 4 Produktinformasjon 5% 5% 5% 5% 5 Personaladministrasjon (Pagaweb) 5% 5% 5% 5% 6 Rune Bjerkes blogg 5% 5% 5% 5% 7 Personalguiden 3% 3% 4% 4% 8 Kvalitetshåndbøker og policier 4% 4% 3% 3% 9 Link til KRAFT 2% 2% 3% 3% 10 Interne tjenester (alfabetisk oversikt) 3% 3% 3% 3% 11 IT-driftsmeldinger/status (inkl. nettbank) 3% 3% 3% 3% 12 Viktige telefonnumre 3% 2% 3% 2% 13 Enheter (alfabetisk oversikt) 2% 2% 2% 2% 14 Organisasjonskart 2% 2% 2% 2% 15 Produktpriser 3% 2% 2% 2% 16 Goder for ansatte 2% 2% 2% 2% 17 IT-support / telefonisupport 2% 2% 2% 2% 18 Egne FO/Stab og støtte-sider 1% 2% 2% 2% 19 Konsernets strategi og styring 2% 2% 2% 2% 20 Ledige stillinger 1% 1% 2% 2% Bank onsdag 21. mai 14
  48. 48. What is news? onsdag 21. mai 14
  49. 49. «What do you really know about the bank?» onsdag 21. mai 14
  50. 50. Pravda onsdag 21. mai 14
  51. 51. «Another success for our company» «How much is it ok to drink at work?» Vs. onsdag 21. mai 14
  52. 52. News Social news onsdag 21. mai 14
  53. 53. News MessagesNews The scandal in Expressen today is not a scandal Thank you for great results 5 tricks for better e-mail handling Server 4 will go down tomorrow Salery payment delayed New and better pizza vendor Not urgent You need this now onsdag 21. mai 14
  54. 54. Top level news External news Big boss blog Messages onsdag 21. mai 14
  55. 55. 3. Find people 9,6 % of the scores onsdag 21. mai 14
  56. 56. People search onsdag 21. mai 14
  57. 57. onsdag 21. mai 14
  58. 58. onsdag 21. mai 14
  59. 59. Status/question combined Svenska spel - example from Fredrik Wackå onsdag 21. mai 14
  60. 60. Autosuggest tags and people onsdag 21. mai 14
  61. 61. 4. Policies and guidelines Am I allowed to? 5,7 % of the scores onsdag 21. mai 14
  62. 62. 5. Support IT - support How to set up a project? 4,3 % of the scores onsdag 21. mai 14
  63. 63. onsdag 21. mai 14
  64. 64. Support onsdag 21. mai 14
  65. 65. 6. Systems and applications 3,7 % of the scores onsdag 21. mai 14
  66. 66. Sladdet Standard links to applications onsdag 21. mai 14
  67. 67. Sladdet Standard links to applications onsdag 21. mai 14
  68. 68. Tools Sladdet onsdag 21. mai 14
  69. 69. 7. Pay, bonuses and compensation 8. Competence development and training 9. Collaboration, knowledge sharing 10. Templates and forms 11. Business reports and planning 12. Benefits and offers 13. Strategy and goals 14. Travel and expenses The rest... onsdag 21. mai 14
  70. 70. So, you have the goals, NO - goals and top tasks. What do you need now? onsdag 21. mai 14
  71. 71. you need a gun onsdag 21. mai 14
  72. 72. onsdag 21. mai 14
  73. 73. Cut the crap onsdag 21. mai 14
  74. 74. Well written Not well written Irrelevant Relevant Yes, please! Improve Hurray! Improve onsdag 21. mai 14
  75. 75. + onsdag 21. mai 14
  76. 76. 60.000 pages 1.000 pages onsdag 21. mai 14
  77. 77. onsdag 21. mai 14
  78. 78. onsdag 21. mai 14
  79. 79. onsdag 21. mai 14
  80. 80. Tittel (navn på side) Mål (hva vil vi oppnå med siden?) Målgruppe (hvem skal lese dette?) Brukeroppgaver (hva skal brukerne utføre på denne siden?) Nøkkelord (hvilke ord og uttrykk er det brukerne trigger på?) 1. Work together in pairs 2. Choose a page/an area and fill out the form 3. Each pair presents for the rest before the writing starts Making a purchase • Save money • Get people to follow internal procedures Managers, procurement •How do I purchase something? •Access to database of suppliers Purchasing, contracts and suppliers onsdag 21. mai 14
  81. 81. Foto: flickr.com/jillclardy onsdag 21. mai 14
  82. 82. Support the top tasks - fast onsdag 21. mai 14
  83. 83. Recipes, not articles (or PDFs god forbid) onsdag 21. mai 14
  84. 84. Calls to action Recipe 1, 2, 3. onsdag 21. mai 14
  85. 85. + a little help from an authority Photo: Dave Pullig CC BY onsdag 21. mai 14
  86. 86. Call to action Help How do I.. onsdag 21. mai 14
  87. 87. onsdag 21. mai 14
  88. 88. Frågor? Jostein Magnussen @josmag jostein@netliferesearch.com onsdag 21. mai 14
  89. 89. Thank you! onsdag 21. mai 14

×