En projektmognadsmodell kan vara ett bra stöd i arbetet med att förbättra en organisations förmåga att använda projekt som arbetsform för att driva det interna utvecklingsarbetet mot sina verksamhetsmål. P3M3 är en projektmognadsmodell från Brittiska Cabinet Office. P3M3 har stor internationell spridning. Presentationen ger en introduktion till P3M3-modellen och hur arbetet med en projektmognadsananlys kan genomföras. Arbetet startar genom en enkät där respondenterna anger sin uppfattning om mognadsgraden i sin projektverksamhet, i de sju processer som finns i P3M3. Därefter genomförs en workshop där analys av nuläget fördjupas och ensas, eftersom enkäten ofta kan visa på olika uppfattningar inom olka delar verksamheten och för olika roller i företaget. Nästa steg är att ta fram det önskade läget och upprätta en handlingsplan för att nå dit.

1. Projektmognadsmodell
en väg till effektivisering av projektverksamheten
Introduktion till användning av
projektmognadsmodell som verktyg för att
utveckla projektverksamheten.
Peter Dahlén
Peter.dahlen@frontit.se
070-109 20 51

2. Projektmognad
Förmågan att kunna tillämpa projekt
som arbetsform för att nå
verksamhetens övergripande mål

3. Värde Mått o
Mätning Projekt-
process
Strategiska Resurs- Nytto- Projekt-
Nyttor mål planering realisering prioritering
Intressenter
Projekt
Projekt mål Besluts- Prioriterings
punkter faktorer Business
Case
Var ska
man
börja?

4. Tänk om man hade en vägvisare!

5. En vägvisare heter
P3M3®
en mognadsmodell för
Projekt, Program och
Portfölj.

6. En projektmognadsanalys hjälper en organisation att:
• Strategiskt utveckla sin projektverksamhet
• Hitta styrkor och svagheter och prioritera
investeringar i rätt förbättringsåtgärder
• Konstatera vad som uppnåtts (nu-läge) och
bestämma vilken nivå man vill ligga på (bör-läge)
• Genomföra en gap-analys, dvs konstatera vad
som måste göras för att komma från nu- till bör-
läge
• Fokusera på hela organisationens mognad och
inte på enskilda initiativ

7. Hur använder du en projektmognadsmodell?
Förberedelse
Startmöte med beställare
Underlag för nuläge
Enkät & Intervjuer
Inför förbättringarna
Förändringsarbete
Bestäm nuläge
Workshop 1
Bestäm börläge och
förbättringskarta
Workshop 2

8. Mognadsnivåer P3M3®
Nivå
5 Optimerad
4 Styrd
3 Definierad
2
Upprepad
1 Medveten

9. Intern styrning
Nyttorealisering
Ekonomisk styrning
Processer som undersöks
Intressenthantering
Riskhantering
Strategisk styrning
Resurshantering

10. I ramverket värderar vi nuläge och börläge
Intern Nytto- Ekonomisk Intressent- Risk- Strategisk Resurs-
Nivå styrning realisering styrning hantering hantering styrning hantering
5 Optimerad
4 Styrd
3 Definierad
2 Upprepad
1 Medveten

11. Förberedelse
Förberedelse
Startmöte med beställare
Underlag för nuläge
•Informera om projektmognad
•Fastställ demografiska
Enkät & Intervjuer
parametrar
•Detaljplanera genomförande
Bestäm nuläge
Workshop 1
Bestäm börläge och
förbättringskarta
Workshop 2

12. Underlag för nuläge
Förberedelse
Startmöte med beställare
Underlag för nuläge
Enkät & Intervjuer
• Digital enkät
Bestäm nuläge
• Djupintervjuer
Workshop 1
• Undersökning av Projektarkiv
Bestäm börläge och
förbättringskarta
Workshop 2

13. Bestäm nuläge
Förberedelse
Startmöte med beställare
Underlag för nuläge
Enkät & Intervjuer
Bestäm nuläge
Workshop 1
•Utgå från indikatorer
Bestäm börläge och
•Använd enkät, intervjuer och
förbättringskarta
arkivundersökning som referens
Workshop 2
•Diskutera och fastställ nu-läget

14. I ramverket fasställer vi nuläge …
Intern Nytto- Ekonomisk Intressent- Risk- Strategisk Resurs-
Nivå styrning realisering styrning hantering hantering styrning hantering
5 Optimerad
4 Styrd
3 Definierad
2 Upprepad
1 Medveten

15. Bestäm börläge och förbättringskarta
Förberedelse
Startmöte med beställare
Underlag för nuläge
Enkät & Intervjuer
Bestäm nuläge
Workshop 1
• Prioritera processer
• Välj önskade indikatorer
Bestäm börläge och • Identifiera förbättrings-
förbättringskarta åtgärder
Workshop 2 • Prioritera åtgärder

16. … och börläge
Intern Nytto- Ekonomisk Intressent- Risk- Strategisk Resurs-
Nivå styrning realisering styrning hantering hantering styrning hantering
5 Optimerad
4 Styrd
3 Definierad
2 Upprepad
1 Medveten

17. Exempel på plan för”Bör-läge”
i 2 steg
Gap 1 Gap 2 Gap 3 Gap 4 Gap 5
Åtg 1 Åtg 2 Åtg 3

18. Inför förbättringarna
Förberedelse
Startmöte med beställare
Underlag för nuläge
Enkät & Intervjuer
Inför förbättringarna
Förändringsarbete
Bestäm nuläge
Workshop 1
Bestäm börläge och
förbättringskarta
Workshop 2

19. Hur kan ni gå vidare?
• Ladda ner projektmognads-
undersökning 2012
www.frontit.se
– Benchmarking
– Inspiration till eget arbete
• Ladda ner P3M3®
– http://www.p3m3-officialsite.com/
• Gör en self-assessment

20. Tack!
Peter Dahlén
Peter.dahlen@frontit.se
070-109 20 51