Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"

Genom att arbeta agilt har it-utvecklingsprojekt nått snabbare, bättre och mer kostnadseffektiva resultat. Varför används inte det agila arbetssättet i samtliga förändringsprojekt i verksamheten? Vad kan man lära av det agila och använda som grund i sin verksamhetsutveckling?

  • Login to see the comments

Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"

  1. 1. NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER Seminarium - Våren 2015 www.frontit.se
  2. 2. VI PÅ FRONTIT HAR FUNDERAT LITE KRING…  Våra kunders krav på resultat  Kan vi förbättra effektiviteten i projekt  Att driva utveckling utan alla svar  Vilka verktyg borde vi utnyttja mer?
  3. 3. VI SAMLADE VÅRA FUNDERINGAR I… Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder
  4. 4. RECEPTET Ingredienser är alla kända – mixen, genomförandet, resultatet är annorlunda
  5. 5. DAGENS ERKÄNNANDE… Vi är lite avundsjuka på ”de på IT” – för de gör saker som ”vi på VU” inte gör.
  6. 6. VAD ÄR DET NU DE GÖR? • Effektfokus istället för planfokus • Gör det viktigaste först (prioritera) • Snabbare leveranser (nyttorealisering) • Samarbete Produkt Backlog Sprint Backlog Sprint 14 dagar Sprint- demoKanbantavla Stå-upp-möten Levererbar produkt Sprint- återblick Vision Agila metoden Scrum
  7. 7. NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER Vad menar vi då med verksamhetsutvecklings-projekt här? Gör så mycket som möjligt, per 1 jan ska vi ha en verk- samhet igång! Vi har 10 MSEK att lägga på detta. Vi måste etablera och utveckla ett kvalitetslednings- system, processer, acceptans och förbättrad kvalitet under kommande år. Börja jobba Vi ska effektivisera verksamheten med 20% under 3 år! Det får kosta max 30% av besparingen…
  8. 8. CASE: BOSÄTTNINGSPROJEKTET PÅ
  9. 9. BOSÄTTNINGSPROJEKTET – Bosättning av nyanlända invandrare Bakgrund och utgångsläge  Etableringsreformen – Arbetsförmedlingen ska samordna nyanlända invandrares etablering i samhället. Fokus på arbete.  I uppdraget ingick även att erbjuda nyanlända bosättning.  Pressat läge, stort ärendeinflöde och helt ny verksamhet.  Behov av fungerande arbetsprocess och tillhörande IT-stöd.  Vi valde ett agilt angreppssätt – för att kunna leverera tidigt – bejaka ändringar i planering utifrån erfarenheter och nya behov
  10. 10. BOSÄTTNINGSPROJEKTET – Bosättning av nyanlända invandrare Syfte och effektmål  Erbjuda nyanlända bosättning där möjligheterna är goda för arbete utifrån kompetens  Förkorta ledtiderna: – Uppehållstillstånd till anvisning (få förslag) < 4 veckor – Uppehållstillstånd till bosättning (inflyttad) < 8 veckor
  11. 11. AdministratörArbetsförmedlare Bosättnings- handläggare Nationell arbetsmarknad Matcha ärende till lämplig region/ kommun Presentera ärende till kommun Granska Bosättnings- ärende Kartläggning och upprätta Bosättningsärende Bosättningsprocessen Af-intern handläggning bosättningsärenden Bosättnings- handläggare Anvisa nyanländ plats för bosättning Arbetsförmedlare Bosättnings- anvisning Bosättnings- underlag Kontaktperson kommun Svar från kommun Region 0 - 7
  12. 12. HUR GJORDE VI?
  13. 13. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT
  14. 14. AGILA SPRINTAR Etappindelat arbete i Bo-projektet  En förutsättning i projektet var projektstyrnings- modellen PPS  Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt 14 Leverans Förberedelsefas Genomförandefas Sprint 14 dagar
  15. 15. AGILA SPRINTAR Etappindelat arbete i Bo-projektet  En förutsättning i projektet var projektstyrnings- modellen PPS  Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt  Lösning: – Genomförandefasen delades i etapper – Etapper ca 3 månader långa 15 Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x Sprint 14 dagar
  16. 16. AGILA SPRINTAR Etappindelat arbete i Bo-projektet  En förutsättning i projektet var projektstyrnings- modellen PPS  Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt  Lösning: – Genomförandefasen delades i etapper – Etapper ca 3 månader långa  Fördelar: – Tidiga leveranser - möjliggör tidig nyttorealisering – Tidig återkoppling från verksamheten – Kvitto på fungerande projektteam 16 Sprint 14 dagar Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x
  17. 17. AGIL BACKLOG Prioritering av behov i Bo-projektet  Utmaning: Vi behövde leverera det viktigaste först  Lösning: Inför varje ny etapp: 1. Identifiera verksamhetens behov 2. Prioritera behov utifrån nytta och kostnad 3. Samla behoven i prioriterad behovslista  Fördelar: – Verksamheten fick det som de hade störts behov av först – Dra nytta av erfarenheter från tidigare etapper 17 Jämför med backlog och sprintplanering Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x
  18. 18. 1. IDENTIFIERA VERKSAMHETENS BEHOV Hur få fram verksamhetens behov på effektivaste sätt?  Orsaksanalyser, tex fem varför  Processgenomgångar  Djupintervjuer handläggare, verksamhetsansvariga mfl  ”Sitta med de som gör jobbet”  Mm mm 18
  19. 19. 2. PRIORITERA UTIFRÅN NYTTA OCH KOSTNAD 19 Nytta Arbetsinsats/kostnad Bidrag till effektmålen Definiera o bemanna ny roll Tydliggöra kommunavtal IT-stöd Ärendehantering Förordningsändring Dokumentera och kommunicera processen Vilka gör prioriteringen?
  20. 20. 3. SAMLA BEHOV I PRIORITERAD BEHOVSLISTA 20 Behovslista (Jämför med Sprint Backlog) Hög prio Låg prio Kan tas bort när som helst Ny Omprioritering Inför start av ny etapp Samla verksamhetens behov i prioriterad behovslista – backlog Behov (Jämför med Product Backlog)
  21. 21. HANTERA PRIORITERADE BEHOV 21 Etapp 2 Prioriterad behovslista De högst prioriterade verksamhets- behoven tas om hand i etappen 1. Kontroll på ärenden 2. Dok o införd arbetsprocess 3. Definiera o bemanna ny roll 4. Bättre avtalshantering 5. verksamhetsbehov 6. verksamhetsbehov 7. verksamhetsbehov 8. verksamhetsbehov Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x
  22. 22. HUR IDENTIFIERA VERKSAMHETSBEHOV? 22 Bikupa: Skulle det gå att dela upp ditt/era verksamhetsprojekt i etapper och arbeta aktivt med prioritering? Vad skulle det få för effekter? Diskutera två och två
  23. 23. PAUS! 23
  24. 24. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT 24
  25. 25. AGIL ORGANISATION Agilt team och aktiv beställare i Bo-projektet  Utmaning: – Behov av bred och djup kunskap för att lösa uppgiften – Behov av snabba beslut  Lösning: – Tvärfunktionellt team, IT och verksamhets- kompetens tillsammans. – Kompetensansvariga istället för fasta roller – Aktiv beställare med beslutsmandat – Teamet satt tillsammans  Fördelar: – Samlad kompetens och korta ledtider för att lösa komplexa uppgifter – Kort tid till beslut  Styrgrupp – Traditionell, men med agilt ”budgettänk” 25 Agilt team och rollen produktägare
  26. 26. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT 26
  27. 27. AGIL BUDGET Agil budget i Bo-projektet  Utmaning: Hur kunna bestämma budget när vi inte vet lösningen?  Lösning: Budgetera utifrån värdet på nyttan. Håll Business Case levande!  Fördelar: Effektfokus istället för planfokus - styr projektet utifrån behov och nytta istället för tidigt beslutad detaljplan. 27
  28. 28. BUDGET UTIFRÅN VÄRDET PÅ NYTTAN 28 Budget Traditionellt perspektiv Krav 1Krav 2 Krav 4Krav 3 Krav 6 Krav 5 Krav 7 Budget Agilt perspektiv Business Case Bryt ned i aktiviteter. Tidsuppskatta varje aktivitet och addera till en budget Utifrån budget ta fram grov plan med antal etapper Krav 1 Krav 2 Krav 7 Krav 3 Krav 4 Krav 5 Krav 6 Etapp 1 Etapp 2 Etapp 3 + + +++ +
  29. 29. AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? 29
  30. 30. AGIL STYRNING OCH UPPFÖLJNING Uppföljning i Bo-projektet  Utmaning: Hur kommunicerar vi pågående arbete, styr och följer upp på bästa sätt?  Lösning: – Stå-upp-möten – Visualisera pågående arbete – Kanbantavla – Visa det som ska levereras vid varje etapp – inte bara IT!  Fördelar: – Tight kommunikation inom teamet – Eventuella problem snabbt synliga – Tidig återkoppling från användare 30 Stå-upp-möten Kanbantavla Demo
  31. 31. VISUALISERA PÅGÅENDE ARBETE - KANBANTAVLA 31 User Story To Do Doing Done Behov To Do Doing DoneMål IT-utveckling Verksamhets- utveckling Behov -> Lösning -> Mål
  32. 32. AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? 32
  33. 33. AGIL ERFARENHETSÅTERVINNING Förbättringsarbete i Bo-projektet  Utmaning: Hur kan vi förbättra projekt-arbetssätt och metodik under pågående projekt?  Lösning: – Återblick efter varje etapp (eller oftare), dvs reflektion av vad som fungerat bra och vad som kan förbättras.  Fördelar: – Bli effektivare redan under pågående projekt, inte som traditionell projektutvärdering i slutet av projektet. 33 Jämför med retrospektiv/återblick efter varje sprint
  34. 34. SUMMERING ARBETSSÄTT Förberedelser:  Nytta och avgränsning  Ta fram Business Case  Bestäm budget utifrån BC  Sätt samman tvärfunktionellt team  Utbilda omgivning  Kommunicera 34 Inför varje etapp: • Identifiera verksamhetens behov • Prioritera behov utifrån nytta och kostnad • Samla behoven i en backlog • Ta fram och tidsuppskatta lösningar för högst prioriterade behov • Formulera mål för etapp Under varje etapp: • Uppdatera kanban med mål och aktiviteter • Stå-upp-möten • Genomför aktiviteter • Genomgång för användare och uppdragsgivare • Leverera lösningar • Rapportera resultat mot BC • Utvärdera arbetssättet Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x
  35. 35. NÄR PASSAR ARBETSSÄTTET OCH FÖRUTSÄTTNINGAR? När passar arbetssättet?  När det finns behov som inte har en given lösning  Tidskritiskt  Med tydliga visioner och effektmål men oklar väg dit  Vi lever i en föränderlig värld och måste vara snabbrörliga Förutsättningar för att det ska fungera?  Tillgänglig och beslutsmässig beställare  Hög prioritet för att få resurser  Teammedlemmar som vill gå utanför sina normala roller  Mottagare som aktivt deltar vid genomgångar, prioriteringar etc 35
  36. 36. FRÅGOR 36 ? ??
  37. 37. VAD HÄNDER NU?  Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!  Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier? – Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se – Följ oss på sociala medier! www.frontit.se
  38. 38. www.frontit.se TACK!

×