Frontit seminarium: Engagerade medarbetare - nyckeln till hållbar förändring

1. ENGAGERADE MEDARBETARE – NYCKELN TILL HÅLLBAR FÖRÄNDRING Seminarium – Maj/Juni

2. www.frontit.se Projekt- ledning Projekt- kontor Agila arbetssätt Förändrings- ledning Verksamhets utveckling Motivation 3.0 Krav & kvalitet

3. ICA AFFÄRSSERVICE www.frontit.se EXEMPEL FRÅN VERKLIGHETEN

4. Leda i förändring Katarina Hillman & Gisela Stockhaus ICA Affärsservice

5. Om ICA Gruppen • ICA Gruppen AB är ett ledande detaljhandelsföretag med fokus på mat och hälsa • 1 718 egna och handlarägda dagligvarubutiker i Sverige och Baltikum samt 385 apotek i Sverige • Kärnan i verksamheten är dagligvaror • Verksamhet i Sverige och de baltiska länderna • Omsättning 104 miljarder kronor • Rörelseresultat 4,7 miljarder kronor • Cirka 30 000 anställda • Noterat på NASDAQ OMX 5

6. 6 ICA-idén Fria handlare i samverkan, som framgångsrikt kombinerar mångfald och lokal anpassning med storskalighet och effektivitet.

7. 7 Vision och värderingar Vi ska göra varje dag lite enklare Enkelhet Vi tänker enkelt först Entreprenörskap Vi skapar möjligheterna Engagemang Vi gör skillnad

8. 8 Organisation VD Per Strömberg CFO Sven Lindskog Direktör Strategi & Affärsutveckling (CSO) Liv Forhaug HR-direktör (CHRO) Petra Albuschus Kommunikationsdirektör (CCCO) Björn Olsson Vice VD och VD ICA Sverige Anders Svensson VD Rimi Baltic Edgar Sesemann VD ICA Banken Marie Halling VD ICA Fastigheter Lena Boberg VD ICA Special Tony Holmberg VD Apotek Hjärtat Anders Nyberg Direktör Corporate Responsibility (CCRO) Kerstin Lindvall ICA Sverige Finance CFO Merlin Poljak ICA Affärsservice Katarina Hillman

9. ICA Affärsservice hanterar stora volymer för enskilda handlare och svenska koncernbolag 9 300 anställda Större organisation… … med fler kunder Kunder - med sammanlagd omsättning på >130 Mdr kr Lönekunder (875 kunder) Redovisningskunder (>750 kunder) 10 Kollektivavtal >350 000 Lönespecifikationer 2 000 000 Leverantörsfakturor 2 500 000 Kundfakturor

10. ICA Affärsservice resa börjar med AdminCenter

11. AdminCenter historia 1999 2001 2002 2003 2005 2006 2008 2010 2012 Beslut togs att centralisera all ekonomi och administration för ICA Sverige till Västerås från 8 orter i Sverige Första elektroniska fakturahanteringssystemet (Alfons) infördes Ett infördes, samnordiska arbetssätt Sverige och Norge för AR, AP och lön. Redovisningsdelarna var mer landsunika och sköttes lite olika Det egenbyggda ekonomisystemet IKES till People Soft som är Aholds gemensamma system Det samnordiska arbete avbröts och ekonomi och administration blev två olika organsationer Koncernadministration och Accounting Projekt MOA (MediusOracleAgresso) startades Koncernadministration och Accounting blir AdminCenter Fastighetskoncernen flyttar sin redovisning till Administrativa centret 2013 MOA i drift Hanteringen av Maxi Special butikerna flyttas till Administrativa centret Faster Close projektet Bokslut dag 3 Redovisning och administration för Cura byggs upp 2000 ICA ingår partnerskap med Royal Ahold 2015 Övertagande av Hjärtats ekonomi och administration ICA startar ICA Banken 2016 Bildandet av ICA Affärsservice Resan har kantats av förbättringsinitiativ som startats men inte avslutats 11

12. Status 2012 • Två trötta, slitna och orkeslösa organisationer • Chefslösa på många platser samt ledarskapsutmaningar • Stort förändringsprojekt på gång med standardiserade system och nya arbetssätt • Olika ”kulturer” i organisationerna 12

13. Kulturen Redovisning är fint Varför är ”fakturagänget” aldrig här när vi behöver dom vid bokslutet…. Lön är väldigt speciellt och hemligt En kultur – det är väl inget konstigt – bara att alla tar efter vår avdelning…. … dom på andra sidan !? Nån som har sett en min chef? - Hon har slutat! Oj, oj ny metod för förändring igen från ledningen- men det går nog över…Manuellt?? Vi hinner inte! Varför har ni inte frågat oss hur det ska vara?! 13

14. Både teknik och arbetssätt ska ändras i MOA 36000 ohanterade fakturor 1 Mdr förfallna leverantörs skulder 1000 á conto bet 2 Mdr kr April- Juni 14

15. Nåt måste göras….. 15

16. Vi valde VU som metod Feb 2013 2015 levererar vi, det vi tror ska leverera har vi en tydlig bild av vad vi ska leverera till vilka och hur våra leveranser värderas har vi sporadiska dialoger med våra kunder följer vi kontinuerligt upp kundnöjdhet och kan tidigt parera trender åt fel håll har vi arbetssätt och standardsystem i osynk har vi arbetssätt anpassade till våra system och processer har vi flera avsomnade förbättringsinitiativ är ständiga förbättringar är en del av vår vardag är AdminCenter anonyma inom ICA syns & hörs vi har AdminCenter - olika värderingar och olika syn på medarbetarskap och ledarskap vi har hittat vårt sätt att vara är vi inte den självklara samarbetspartnern i projekt utanför AdminCenter blir inbjudna i tid och får bidra Idag och imorgon Strategiskt resonemang 16 Stödstruktur

17. Vi i ledningen fick ingen flygande start… • Ledningsgruppen trodde inte på programmet • Van att arbeta uppifrån och ner • Ingen tro på uthållighet • Tiden fanns inte…. men medarbetarna visade vägen……. 17

18. Den lokala expertisen Engagemang och utveckling Mitt vanliga jobb Utveckla mitt jobb Utveckla mig själv

19. Att få bidra till en helhet!

20. Omvärldsspanare med kreativitet och lekfullhet 20

21. Resultaten • Effektivisering i form av sparade timmar • Benchmark genomförd Q1 2015 – visar effektivitet i nivå med high performance • Omdöme från VD- order in the house • Kraftigt förbättrade resultat i spICAp – medarbetarundersökningen • Bra NKI-resultat • VU gav oss nya cheftalanger • Förbättrad arbetsmiljö • Medarbetarutveckling • Förbättrade kommunikationsindex 21

22. 22 ICA förvärvar Apotek Hjärtat • Med cirka 390 apotek runt om i landet och en omsättning på cirka 12 miljarder kronor är Apotek Hjärtat Sveriges största privata apoteksaktör. • Visionen är att ge varje kund bättre hälsa och välbefinnande genom ett personligt bemötande, ett brett sortiment och utökade tjänster. • Apotek Hjärtat är en del av ICA Gruppen sedan 2015.

23. Hjärtat – en tuff men lärorik förändring ”Två inkråm & en försäljning” 23

24. Effektiviteten var världsklass men hur var det med kvaliteten i bokslutsprocessen? Dag 3 kl. 12 Redovisningen Brister i kvalitén leder till förseningar och ibland felaktig rapportering som i allra värsta fall kan leda till fel fattade beslut, i bästa fall bara att VI får dåligt rykte… 24

25. Tydligt fokus i VU Accounting Manual Basordning som klarar förändring 25

26. …och vi lyckades ! • Rapportering i tid och utan fel September 2015 rapporterades 68% av bolagen för sent med 10 korrigeringar • Kvalitet -Self assessment – Målet i samma nivå som Q1 2015 −Delgivningar från kronofogden - Målet 0 −Korrekt avstämda högriskkonton enligt tidplan - målet 100% Mars 2016 rapporterades 100% av bolagen i tid med 5 korrigeringar 26

27. 27 Kategorier jämfört med flera riktlinjer Admin Center Totala poäng gynnsamt Admin Center 2015 ICA Overall 2016 Global High Performance Norm Engagemangsindex 89 3 4 1 Chefsindex 89 4 4 7 Välbefinnandeindex 86 4 9* 14* Karriär och utveckling 71 5 1 1 Kundfokusering 90 0 3 3 Värderingsindex 87 10* 8* 4 Jämställdhet och mångfald 96 0 3 n/a Tillägg 92 3 11* 7* Trots Hjärtat – spICAp resultatet 2016 All time high!

28. Vi startar ett projekt tillsammans med Butiksadministration 28 Hur kan AC och BAS arbeta tillsammans för att förbättra för ICAs handlare, bolag, medarbetare och ledning? ICAs Ledning Förväntar sig kontinuerlig förbättringar av kostnads- effektivitet och kvalitet AC & BAS Attrahera framtida medarbetare med rätt kompetens och få driva nödvändig IT utveckling ICAs Handlare Önskar kvalitativt stöd, ökad kontinuitet i kontaktytor och större integration av stödaktiviteter ICAs Bolag Förväntar sig högkvalitativ och serviceorienterad leverans till marknadsmässig kostnad

29. … och projektets analys slutade i ett beslut om sammanslagning 29

30. ICA Affärsservice 30 Chef Affärsservice Katarina Hillman Chef Marknad & Försäljning Malin Smidskog ------------------------- GC Kundservice Camilla Moberg Chef Verksamhetsutveckling Åsa Andersson Chef Tjänsteutveckling Michaela Sirby Chef Förändringsledning Gisela Stockhaus Koncernekonomi Kenneth Viläng Butiks- och Koncernlön Patrik Ibsén Butiksekonomi Ann Näslund , 300 FTE

31. ICA Affärsservice gör varje dag lite enklare för ICA-handlare och koncernbolag genom att erbjuda högkvalitativa helhetslösningar inom redovisning, ekonomistyrning och lön Heltäckande, flexibelt & kontinuerligt utvecklat serviceerbjudande med överlägsen förståelse för ICAs verksamhet Vision 2020 Uppdrag Strategiska mål Kvalitativ, tillgänglig och serviceorienterad leverans med personlig handlarservice för att förenkla kundens vardag Medarbetarskap och ledarskap i fokus skapar unika möjligheter till kompetensutveckling och karriär Kontinuerligt arbete med ständiga förbättringar och nyttjande av skalfördelar säkrar konkurrenskraften Oslagbara helhets- lösningar Service i världsklass Bästa arbets- platsen Teknik i framkant Ledande funktion inom ICA att applicera ny teknologi och proaktiv delning av erfarenheter och lösningar ”Det självklara valet för ICA- handlare och koncernbolag” Briljanta arbetssätt ICA Affärsservice vision och strategiska mål 31

32. Såhär gjorde vi förändringen ICA Affärsservice 32

33. ADKAR mätning – förändringen ICA Affärsservice

34. Vi har mätt vår förändring • Jag känner mig trygg med att jag informeras om de beslut som påverkar mig avseende förändringen med ICA Affärsservice - 82% • Personligen känner jag mig motiverad till att vara en del av den nya organisationen- 90% • Jag känner engagemang och känner mig inspirerad av den här förändringen- 83% 34

35. Metoder och verktyg • VU – förbättringsmetod • Daglig styrning i grupperna • Uthållig ledarskapsutveckling •Anpassad organisation efter nya behov •Fokus på kompetens, driv och mångfald vid rekrytering • Ledningsgruppsutveckling 35

36. Vad har vi lärt oss..? • Att tydligt förklara varför • Att byta bilder och ha dialogen med alla • Vikten av att sätta mål och fokusera • Valt en metod som är flexibel • Litat på den lokala expertisen – medarbetarkraften • Tagit vara på talanger, kreativitet och lekfullhet • Varit uthålliga Metoder och verktyg är viktiga men man måste göra dem till sina 36

37. 38

38. MARIA YREGÅRD – FRONTIT Konsult/Förändringsledare www.frontit.se

39. MENTOMETER - EN GEMENSAM SJÄLVSKATTNING HUR FUNGERAR FÖRÄNDRINGSARBETET I DIN ORGANISATION?

40. HUR VI HJÄLPER TILL ? ! ? ! ? ! ?

41. NYCKELN TILL HÅLLBAR FÖRÄNDRING Människa Metod Målbild

42. MAGNETISKA MÅL

43. BERÄTTELSEN OM VARFÖR Handlingsplan Strategisk Berättelse Idag Strategi Vision Operativ vision Fokus & Mål Mål & Mätetal 3-5 år6-18 månader

44. ETT FOKUS SOM VÄGLEDER OCH ENGAGERAR … Hot och svårigheter i framtiden Kund- och marknadskrav Möjligheter i framtiden Strategiskt fokus och mål VARFÖR? VAD? Varför är det här bra och viktigt för mig? Hur kan vi bidra på bästa sätt? Gruppens mål Handlingsplan HUR?

45. METODEN GER HÅLLBARHET Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Ledar- seminarium Medarbetarseminarium (alla medarbetare) Ledningens Strategiarbete Ledningens reviderade målbild Ledar- seminarium Medarbetarmöten 1h varannan vecka, ledda av en VU ledare med stöd av coach Fokus- områden Handlings- plan Medarbetarseminarium (alla medarbetare) Fokus- områden Handlings- plan

46. MEN DET KRÄVS MER FÖR EN HÅLLBAR UTVECKLING

47. NYCKELN TILL HÅLLBAR FÖRÄNDRING Människa Metod Målbild

48. FRÅGOR? www.frontit.se

49. SÅ HÄR KOMMER NI IGÅNG • Genomför inspirationsworkshop • Ta fram er ”Strategiska Berättelse” • Ta hjälp genom coachning

50. VAD HÄNDER NU?  Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!  Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier? – Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se – Följ oss på sociala medier! www.frontit.se

51. www.frontit.se TACK!