3. Olika typer av mål
• Huvudmålet är en övergripande beskrivning av vad
som ska åstadkommas (ofta kortfattad).
• Delmålen hjälper till att beskriva projektets slutmål,
dvs. de kompletterar och specificerar huvudmålet.
• Milstolpar är relaterat till objektet och delmålen (kan
ibland likställas med etappmål men är inte tidsbundna).
• Etappmål är tidsbundna kontrollstationer på vägen mot
slutmålet och ska således planeras in i tidsplanen och
inte anges i målformuleringen.
• Effektmålen är viktiga, vad projektet ska leda till på
sikt. (jmf process)
4. Hålla koll och kommunicera
• Detaljplanering sker kontinuerligt även under projektets
gång
• Styra genom att klargöra och stämma av mål och
aktiviteter
• Klargöra; vad göra? Hur göra? När göra? (varför gör?)
• Eventuellt även tydliggöra roller i projektgruppen
• Synkronisera olika aktiviteter med varandra
(försöka upptäcka ”beroenden” i tid)
• Klargöra för de berörda deras aktiviteters beroenden så
att de kan synkronisera.
5. Detaljplanering - aktiviteter
• Nya aktiviteter och delaktiviteter som dyker upp måste
planeras in
• Fortsatt nedbrytning av aktiviteter - Arbeta med WBS
tillsammans med medarbetare och lyssna på (hålla koll på)
vad som dyker upp
• Beredskap för behov av nya material, verktyg hjälpmedel som
kommer att behövas i projektet.
• Bedöma vad som är rimligt att få med; vad som måste utföras
i projektet utifrån åtagande och vad som kan ”stå över”
• Lägga in nya/tillkommande aktiviteter i tidsplanen
• Göra alla medvetna om att alla projekt, oavsett hur väl
planerade, alltid skall kunna hantera det oförutsedda (ingår i
idén med projekt som ”problemlösande”)
6. Visualisering
• Hur projektet blir synligt – ”transparent” för berörda.
• Kommunikationens plus- och minussidor – viktigt att alla
känner till det de bör känna till, inte att få sålla och gräva
bland för mycket högar. Hur veta att alla vet det de bör
veta?
• Öppna visuella planer – ”byggboden” scheman –
projektrum etc
• Virtuella projektrum – hemsida, bloggar, mailprogram
”svara alla” funktionen, Projektplatsen, Google
7. Dokumentation
• Varför dokumentation? Onödig byråkrati eller nödvändig
information?
• Vad bör dokumenteras? Formella krav och informella
behov
• Formella krav; vad har blivit lovat vid beställningen, vad
är PL:s åtagande?
• Informella behov; vad behöver du och gruppen ha
kännedom om mellan mötena?
• Hur får beställaren kännedom om proj mellan mötena i
styrgruppen?
Forts……
8. Dokumentation fortsättning
• Vid projektets avslut och överlämnande av resultat, vad
behöver användarna känna till?
• Vid ett ev. byte av projektledare, eller nya medarbetare,
vad behöver de känna till?
• Eventuell offentlighet som hänsyn måste tas till –
massmedia etc.
9. Effektivitet i projekt
• Att få saker att hända och att eliminera slöserier under projektets
gång!
• Projekt med stora budgetar kan vara för överdimensionerade –
enormt slöseri med resurser och inga konkreta resultat!
• Att alla följer tidsplaner och gör det de ska!
• PL har det övergripande ansvaret – viktigt att medarbetarna
”känner” sitt ansvar!
• ”Kvalitet” och ”djupdykningar ”i detaljer kan förstöra helheten i
projektet!
Forts….
10. Effektivitet i projekt
• Eliminera onödiga ”slöserier” i projekt - värdera allt som görs
utifrån projektmålet, projektbudgeten och tidsplanen.
• Det som bryter mot tidplan eller budget måste följas upp
• Hitta ”läckage” som:
- onödiga ”ställtider” (rörelser, förflyttningar, bearbetningar,
materialhämtning, konflikter mellan aktiviteter-”kortslutningar”,
onödiga rutiner etc)
• Hitta tidstjuvar (onödiga aktiviteter, vissa personer, internet etc)
11. Projektgruppsmöten
• Inplanerade möten i projektplanen
• Syfte: Informera och kommunicera - avstämning
• Förbered tid, plats, mål med möte, deltagare, ev förhandsinfo,
protokoll etc
• Dagordning för möten - mötets punkter plus ev. övriga frågor
• Börja i tid, sluta i tid!
• Viktigt med mötesordförande
• Följa upp nuläget i projektet
• Rapportera avvikelser och förändringar
• Lösa problem
• Göra åtgärdsplaner
• Fatta beslut
• ”Bordlägga” frågor som vi inte hinner eller kan lösa nu!
• Behövs mötet? Om inte; ställ in mötet – invänta nästa!
12. Mötesteknik
• Hur få alla att vara med och prata? (fråge-
svarsrundor, dela in i mindre grupper, rak
fråga)
• Hur hantera en person som tar över?
(respekt för individen är grunden men
viktigt att hålla sig till den ordning som
upprättats så att allt och alla kommer med!,
Upprätta ett sådant förtroendekontrakt med
deltagarna)
