Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet

Anna Pegelow, e-delegationen. Från Svenskt Projektforum och Internrevisionernas seminarium 14 februari 2013

  • Login to see the comments

Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet

  1. 1. Introduktion till nyttorealiseringProjektforum – Projektrevision i offentlig verksamhet 2013-02-14 Anna Pegelow anna.pegelow@regeringskansliet.se www.edelegationen.se
  2. 2. Vad gör E-delegationen? na , da r r t vän sma an ch tta för n o er ny ida n uts da M t på insi en kel på
  3. 3. E-delegationens strategiska mål• Enklare vardag för privatpersoner och företag.• Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet.• Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.
  4. 4. Vägledningar framtagna av E-delegationen• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning• Vägledning för kanalstrategi• Vägledning för automatiserad samverkan• Vägledning för webbutveckling• Vägledning för införande av IPv6• Vägledning för införande av DNSSEC• Terminologi• Vägledning för behovsdriven utveckling• Vägledning i nyttorealisering• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier• Vägledning för vidareutnyttjande av information• Utlämnande på medium för automatiserad behandling• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter
  5. 5. Vägledningar framtagna av E-delegationen• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning• Vägledning för kanalstrategi• Vägledning för automatiserad samverkan• Vägledning för webbutveckling• Vägledning för införande av IPv6• Vägledning för införande av DNSSEC• Terminologi• Vägledning för behovsdriven utveckling• Vägledning i nyttorealisering• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier• Vägledning för vidareutnyttjande av information• Utlämnande på medium för automatiserad behandling• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter
  6. 6. Agenda• Vad är nyttobaserad verksamhetsutveckling?• Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering och vad består det av?• Hur arbetar myndigheter med nyttorealisering idag – erfarenheter från koncernstödet.• Gruppdiskussioner
  7. 7. Krav på StatsförvaltningenMyndighetsförordningen:3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel.6 § Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten. Myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet.
  8. 8. Problembeskrivning• Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser - förvaltningsgemensamma lösningar• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten• Om K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen används inte för att styra satsningens genomförande• Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor• Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag)• Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar i verksamhetsutveckling
  9. 9. Varför behövs nyttorealisering? Det viktigaste kriteriet för att värdera en satsning är inte leverans på tid, kostnad och budget utan på vilken verksamhetsnytta den realiserar.” (E-delegationen)
  10. 10. Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering… Vem ansvarar för Vilka Mätetal? Uppföljning? Hur ska Hur ska Nyttan följas Vad är Den upp nyttan? Realiseras? När Vem ska Uppkommer Realisera Nyttan? nyttan? NYTTOREGISTER
  11. 11. Nyttorealisering – den röda tråden Målstyrning Rätt saker Program- och portföljstyrning Kvalitet Operativ nivå Göra saker rätt Nytta Projektstyrning Tid Kostnad Förvaltningsstyrning Linjeverksamhet
  12. 12. Nyttorealiseringsprocessen Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar • Beskrivna motiv • Önskat börläge • Identifierade mål Behov & problem Identifiera verksamhetsmål och Krav nyttor Specificera Specificera nyttor Möjligheter & nyttor • Genomförd Risker nyttoanalys • Verifierat Styrning • Verifierad Följ upp av processen beslutsunderlag nyttorealisering nytto- för nytto- (Business Case) • Avslutad satsning realisering realisering • Tillvaratagna Planera erfarenheter Planera nytto- nytto- realisering realisering Realisera • Levererade nyttor möjliggörare • Realiserade nyttor • Reviderad • Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan nyttorealiseringsplan
  13. 13. Uppdrag Analys Verksamhetsmål Planering VerksamhetsstrategierRekommendation Behov av åtgärder Identifiera Förändringsbehov Krav nyttor Analys av Möjligheter Specificera verksamheten nyttor Förslag till utvecklingsinsatser Uppföljning av verksamheten Prioritera Nyttobaserad gentemot styrning utvecklingsinsatserverksamhetsmål Följ upp nyttor Mätning av Precisera respektive verksamheten Planera nyttor utvecklingsinsats gentemotverksamhetsmål Realisera Planera respektive nyttor utvecklingsinsats Uppföljning av nyttor för respektive utvecklingsinsats Styrning av utvecklingsinsatser Genomför Förändringsaktiviteter respektiveUppföljning utvecklingsinsats Utveckling
  14. 14. Nyttorealiseringsprocessen (alternativ beskrivning) 1.1 IDENTIFIERA 1.2 SPECIFICERA 1.3 PLANERA 1.4 REALISERA 1.5 FÖLJA UPP1.1.1 Definiera motiv till 1.2.1 Identifiera och 1.3.2 Ta fram 1.4.1 Realisera 1.5.1 Följ upp förändring värdera nyttor nyttorealiseringsplan möjliggörare nyttorealisering 1.3.3 Förbereda Besluta om att 1.2.2 Ta fram 1.1.2 Identifiera mål verksamheten för fastställa 1.5.2 Synliggör nyttan beslutsunderlag förändring nyttorealiseringsplanBesluta om att Besluta om Besluta om 1.4.2 Uppdatera 1.5.3 Utvärdera satsning fördjupa analys att etablera satsning genomförande beslutsunderlag Besluta om 1.4.3 Realisera nyttor avslut av satsning = Beslutspunkt
  15. 15. Nyttorealiseringsprocessen och andra processer Rapportering Projektledning och Program- och prognostiserin portföljstyrning g Kravhantering Verksamhets- och system- utvecklings- utveckling processen Upphandling Budget- och och verksamhets- leverantörs- planering styrning Investerings- Resultat- processen redovisning Strategisk Verksamhets- Behovs- arkitektur styrning inventering
  16. 16. Kvalitetssäkring VARFÖR? VAD, VEM OCH NÄR? HUR? BESLUTSUNDERLAG GENOMFÖRANDEPLANER FÖRÄNDRINGSLEDNINGBusiness Case Program-/projektplanK/N kalkyl Nyttorealiseringsplan Aktivitetsplan Nyttoregister Uppföljningsplan
  17. 17. En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevssom positivt av dess intressenter (Bradley) Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar • Minskade kostnader • Bättre informationskvalitet • Frigjord arbetstid • Frigjord arbetstid • Sparade årsarbetskrafter • Bättre informationsdelning • Undvikta kostnader • Flexiblare arbetssätt • Effektivare resursanvändning • Högre servicenivåer • Minskade ledtider • Nöjdare kunder • Ökad tillgänglighet • Ökad insyn OFFENTLIG FÖRETAG & INOM PRIVAT- SEKTOR IDEELLA SAMHÄLLET MYNDIGHETEN PERSONER (PARTNERS) ORGANISATIONER Säker eller osäker?
  18. 18. Effektkedja SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL UTVECKLINGS- EFFEKTER VERKSAMHETS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR INSATSER (NYTTOR) MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I
  19. 19. Exempel på aktörsmodell PORTFÖLJÄGARE PORTFÖLJLEDARE UTVECKLINGSPORTFÖLJ EFFEKT- CONTROLLER/ PROJEKTKONTOR UPPFÖLJNINGS- ANSVARIG SATSNING NYTTOREALISERINGS- SPONSOR ANSVARIG / BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE
  20. 20. Nytta måste balanseras mot kostnad, angelägenhet och genomförbarhet Risker för genomförbarhet ekonomisk nytta avseende t ex: kvalitativ nytta -kompetens intern nytta -resurser extern nytta -arkitektur säker nytta -tidplan osäker nytta -tekniska förutsättningar NYTTA -juridiska förutsättningar KOSTNADER GENOMFÖRBARHET ANGELÄGENHET måluppfyllnadutvecklingskostnader strategierdriftskostnader politisk angelägenhetförvaltningskostnader teknisk angelägenhet organisatorisk angelägenhet
  21. 21. Vad vi har sett...Mycket leveransfokus- tid, kostnad, kvalitet Löpande OM nyttofokus, så för uppdatering av projekt - mindre på beslutsunderlag... utveckling i linje Portföljstyrning ...och styrningen på driver mognad dessa brister Svaga på mätning och uppföljning Det är svårt att Och mäter vivärdera och följa rätt saker? upp kvalitativa nyttor Koppling till verksamhetsmål De som har roller för behövs nyttorealisering har kommit längre Få som är insatta – info/utbildning Ledningens engagemang är behövs (som alltid!) avgörande för hur långt man kommit
  22. 22. GruppövningSen diskussion i storgrupp fråga för fråga.-Hur uppfattar du Nyttorealisering som koncept ur ettrevisorsperspektiv? (och varför)-När i nyttorealiseringsprocessen bör internrevisorn engageras?-Hur hänger nyttorealisering och riskhantering ihop?-Vad kan internrevisorer göra för att påskynda arbetet mednyttorealisering?-Kommer nyttorealisering över myndighetsgränserna att påverka ertarbete som internrevisorer?

×