Hur realisera nyttor i en samverkande förvaltning? Om man inte arbetar aktivt med att identifiera och realisera nyttor i verksamhetsutvecklingen är risken stor att man fattar fel beslut och att de nyttor man tänkt inte levereras. Vägledningen i nyttorealisering är ett ramverk och en verktygslåda att utgå ifrån när man vill arbeta mer stukturerat med att realisera nyttan av sina utvecklingsinsatser, i synnerhet när flera olika aktörer ska samverka. En presentation av Anna Pegelow, E-delegationen

1. Nyttorealisering
Anna Pegelow

2. Vad är egentligen problemet?
Projekt som
”misslyckas”
”Det blev inte
som vi tänkt
oss”
”Det blev
dyrare än vi
trodde”
”Vi vet inte om vi
nådde målet”
”Det tog
längre tid än
väntat”
Otydligt ansvar för att
skapa verklig förändring
Vad är våra mål?
Gör vi rätt saker för att
nå våra mål?
IT har ofta tagit lead i
verksamhetsutvecklingen
Samverkan ställer
nya krav
Varför tar det sån
tid?!?!

3. Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Kan vi fortsätta göra något på samma sätt
som vi alltid gjort …
…och ändå förvänta oss att vi ska kunna
uppnå ett nytt och bättre resultat än
tidigare,
eller måste vi kanske börja göra saker på
ett nytt sätt för att uppnå ett annat
resultat…?

4. Vad är en nytta?
Nytta är en mätbar förändring
vilken uppfattas som positiv av en eller flera
intressenter
och som bidrar till ett eller flera
verksamhetsmål

5. Vad är nyttorealisering?
Nyttorealisering
ett aktivt och systematiskt arbete med att
säkerställa och optimera nyttan med de
förändringar vi avser genomföra

6. Nyttorealisering som den röda tråden
Uppdrag
Vision
Strategi
Strategisk nivå
Förändringsbehov
GenomförbarhetAngelägenhet
Taktisk nivå
Nytta
Kvalitet
KostnadTid
Nytta
Operativ nivå
Göra rätt saker
Program- och
portföljstyrning
Målstyrning
Göra saker rätt
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
UppdragNuläge
Omvärld
Verksamhetsmål
(Nytta)
Förmågor

7. Förändringsperspektivet
Utveckling Förvaltning
Nytta
Genomförandeperiod
Realiseringsperiod
Kronor
(-)
(+)
Perioden för förändringsinsatsen

8. Effektkedja
Förändringsinsats
Konkretiseras i Behöver FörutsätterKräver
KräverDriverRealiserarBidrar till
Verksamhetsmål Nyttor Förändringar
Införande
insatser
Möjliggörare

9. Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…
6. Vem
ansvarar för
uppföljning?
7. Vilka
mätetal ska
användas?
1. Vad är
nyttan?
2. Hur ska
nyttan
realiseras?
5. Hur ska
nyttan följas
upp?
3. Vem ska
realisera
nyttan?
4. När
uppkommer
nyttan?
NYTTOREGISTER

10. KOSTNADER
NYTTA
Ekonomisk-/Kvalitativ nytta
Intern-/Extern nytta
Säker-/Osäker nytta
Kompetens och resurser
Arkitektur
Tidplan
Tekniska förutsättningar
Juridiska förutsättningar
Organisatoriska förutsättningar
Måluppfyllnad och strategier
Politisk angelägenhet
Teknisk angelägenhet
Organisatorisk angelägenhet
ANGELÄGENHET
Investeringskostnader
Utredningskostnader
Införandekostnader
Förvaltningskostnader
Beslutsunderlag
GENOMFÖRBARHET

11. Roller
Uppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
Förändringsledare
UTVECKLINGSVERKSAMHET
Nyttorealiserings-
ansvarig
Uppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
FörändringsledareUppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
FörändringsledareUppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
Förändringsledare
Program-/projekt-
eller Uppdragsledare
Beställare/Sponsor
Förändringsledare
”Projektet”
Verksamhetsledning
Portföljledning
Utvecklingskontor Controller/Uppföljnings-ansvarig
BEFINTLIG VERKSAMHET

12. Byggstenarna i strukturen
Identifiera
verksamhetsmål och
nyttor
Specificera
nyttor
Planera
nytto-
realisering
Realisera
nyttor
Följ upp
nytto-
realisering
Styrning
av processen
för nytto-
realisering
Behov &
problem
Krav
Möjligheter
& Risker
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
Identifiera
verksamhetsmål och
nyttor
Specificera
nyttorSpecificera
nyttor
Planera
nytto-
realisering
PROCESSEN
STYRANDE PRINCIPER
183 400
KOSTNAD & NYTTA PER AKTÖR (KSEK) NETTONYTTA PER ÅR (KSEK)
KSEK
NPV
90 818
1 - 4
TOTAL RISKPOÄNG
7
KOMPLEXITET
3
POLITISK ANGELÄG.
Medium
ROI
Beskrivning av satsningenNamn på satsning
KSEK KSEK KSEK
1105%
PAYBACK
5,5 år (2015)
TOTAL KOSTNAD
16 600
TOTAL NYTTA
200 000
NETTONYTTA
-50 000
0
50 000
100 000
150 000
200 000
Nytta Kostnad Nettonytta Ack. nettonytta
-50 000
0
50 000
100 000
150 000
200 000
250 000
Riksarkivet Näringsdepartementet
Osäker Nytta
Säker Nytta
Kostnad
Uppdatera grafer
DOKUMENTMALLAR
3
3
4
2
1
2
0
1
2
3
4
5
Politisk angelägenhet
Teknisk angelägenhet
Samhällsnytta
Nytta förvaltning
Kostnad
Risk
PORTFÖLJSTYRNING
NYTTOKATEGORIER
MOGNADSMODELL
ROLLER OCH ANSVAR
… men viktigast är kulturen!

13. Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Erfarenheter från nyttorealisering i praktiken

14. Gemensam målbild
• Är vi överens om varför vi
gör en förändring och vad
som behöver göras?
- fortsätt fråga VARFÖR
• Driv på aktörernas
prioritering
• ”Håll i” målet!

15. Engagemang i tidigt skede
• Alla berörda aktörer ska
ingå i styrgrupp
• Påverkan i tidigt skede
skapar realism och
långsiktigt engagemang
• Prata samma språk
genom gemensamma
metoder och rutiner

16. Utpekat ansvar
• vilka i de berörda
verksamheterna måste
engageras och hur?
• identifiera och engagera
nyttorealiseringsansvariga
tidigt
• förändringsledning!

17. Bevisa förändringen
• prata om "förändringen" istället
för "projektet"
• mät innan och efter
• fokusera på de 2-3 nyttor som
är anledningen till den
önskade förändringen

18. Vägledningen som kvalitetsstämpel
Leveranser som skapar
faktisk förändring
Tydligare och snabbare payback
Sales pitchen?
Verifierade case

19. Mer information och kontakt
anna.pegelow@regeringskansliet.se