3.İlaç ve Eczacılık Kongresi'nde (26-29 Nisan 2017 İstanbul) sunulan bildiri

1. Yalın Eczane Uygulamaları ve
Katkıları
Dr. Mustafa Said YILDIZ

3. Yalın
• Kaynağı; Toyota Üretim Sistemi’dir, imalat sektörüdür.
Sağlıktan muhasebeye kadar birçok alana uygulanmıştır.
• 1980’lerde M.I.T’den bilim adamlarınca Lean – Yalın olarak
adlandırıldı.
• Temel hedefi:
– Etkinliği artırmak,
– Daha az kaynak kullanmak,
– Bunun için değer katmayan adımlardan kurtulmak,
– Çalışan tatmini’ni artırmak.
• Çalışma alanının sürekli şekilde temiz, organize ve etkin
çalışmaya izin verecek durumda tutulması da hedefleri
arasındadır.

4. Yalın Eczacılık
• Sağlıkta bir taraftan israfı azaltarak maliyet
düşürürken, diğer taraftan zaman kaybını ve
hataları önlediği görülmüştür.
• Düzensiz depolama; miadın geçmesi nedeniyle
kayıplara, hatalı ilaç uygulamalarına, gereğinden
fazla depolama nedeniyle israfa neden olur.
• Yalın minimum stok ile, tam zamanında (just in
time) çalışmayı ve böylece işte etkinlik;
çalışanlarda daha az tükenme ve daha fazla
tatmini hedefler.

5. Yalın Eczacılık
• Malzeme çeşitliliğinin çok üst düzeyde olduğu,
kullanım sıklıkları ve yönlerinin ciddi şekilde
farklılaştığı eczacılık alanında yalın
uygulamalara ihtiyaç bulunuyor.
• Depolama sistematiği nedeniyle hastanenin
üretim sektörüne en çok benzeyen kısmı olan
Eczanede üretim sektörü kaynaklı yalın
uygulamalar kolaylıkla hayata geçirilebilmekte.

6. Uygulamalar
• University of Minnesota Medical Center (UMMC) yalın teknikleri iş akışını
iyileştirmek, israfı azaltmak ve maliyet düşürmek için kullandı. İsrafı yüzde
40 oranında önledi; hatalar ve miat nedenli kayıplar azaldı, hasta
güvenliğine katkı yaptı. Çift kutu sistemi uygulandı ve böylece depolama
miktarı 50.000 $ azaldı. Toplam tasarruf 289,256 $ olarak hesaplandı (1).
• İngiltere NHS’ine bağlı Royal Bolton Hastanesi 5S ve değer akış haritalama
çalışmaları ile Eylül 2007’de reçetelerin yüzde 50’si bir saat içinde
hazırlanabilirken Haziran 2008’de bu oran yüzde 90’a ulaşabildi. Stoklanan
miktar yüzde 50 azaltıldı. Yeniden çalışma (hata vb kaynaklı) yüzde 25
azaldı (2).
(1) Houghton P. (2017) Improving Pharmacy Service: Lean helps Metro Health Hospital
reduce errors and costs. https://www.qualitydigest.com/oct06/articles/05_article.shtml
(2) Smith B. (2009) Using the Lean approach to transform Pharmacy Services in an acute
trust, The Pharmacetutical Journal, http://www.pharmaceutical-journal.com/news-and-
analysis/using-the-lean-approach-to-transform-pharmacy-services-in-an-acute-
trust/10884114.article

7. Uygulamalar
• Metro Health Hospital (Michigan) ilaçların gereksiz olarak yeniden order edilmesini
engelledi, hataları yüzde 40 oranında önledi ve yıllık ilaç maliyetini 153.000 $ düşürdü.
Hastaya ilacın ulaşma süresi yüzde 33 azaldı (3).
• Yalın uygulaması yapan bir diğer Eczacılık deparmanı (University of North Carolina
Hospitals) 5S ve kanban uygulamaları ile daha güvenli, hızlı bir eczacılık hizmeti
verebildiklerini rapor etmiştir (4).
• İşletim sürecinde yüzde 45’e varan azalmaya bir diğer makalede yer verilmiştir (5).
• Yalın’ın ilaç hatalarını azalttığına ilişkin kanıtlara bir diğer makalede yer verilmiştir (6).
(3) Hintzen BL, Knoer SJ, Van Dyke CJ, Milavitz BS. (2009) Effect of lean process improvement techniques on a
university hospital inpatient pharmacy, American Journal of Health-System Pharmacy, 66 (22) 2042-2047; DOI:
https://doi.org/10.2146/ajhp080540
(4) Mann Jami, Dipper Allison, Rowe Erinn, and Hatfield Chad (2014) Lean Six Sigma in the Pharmacy
Department, http://www.pharmacytimes.com/publications/health-system-edition/2014/september2014/lean-
six-sigma-in-the-pharmacy-department
(5) Al-Araidah O, Momani A, Khasawneh M, Momani M. (2010) Lead-time reduction utilizing lean tools applied
to healthcare: the inpatient pharmacy at a local hospital. J Healthc Qual. 32(1):59-66.
(6) Esimai G. (2005) Lean Six Sigma Reduces Medication Errors, Quality Progress, April: 51-57

8. Yedi israf
• Hata
• Fazla üretim
• Fazla stok
• Bekleme
• Gereksiz süreç adımları
• Gereksiz taşıma
• Gereksiz insan hareketi

9. Yalın uygulamalar
• Değer akış haritalama
• Standartlaştırılmış iş
• Sürekli iyileştirme
• Görsel Yönetim
• Tek parça akış
• 5S
• Poka-Yoke
• Kanban

10. 5S
• Ayıklama (Seiri)
• Düzen (Seiton)
• Temizlik (Seiso)
• Standartlaştırma (Seiketsu)
• Disiplin (Shitsuke)
Eczacılıkta
– Alfabetik sıralı raf dizimi yerine,
– Kullanım sıklığına ve türüne göre renk kodlamalarının
yapıldığı ve sürdürüldüğü sistem

11. 5S önce ve sonra

12. 5S önce ve sonra

13. • 5mg Oxycodone Hydrochloride reçete edildi fakat eczaneden
sulandırılması gereken konsantre solüsyon verildi.
• Hasta 1 çay kaşığı aldığında reçetelenen miktarın 20 katını kullanmış oldu
ve komaya girdi.

14. Poka-Yoke
(Hata-sakınma)
• Manuel çalışmalarda hatanın kaynağında
önlenmesi (Shigeo Shingo)

15. 1.000 kat daha güçlü kan sulandırıcı
verildi (CNN, Kasım 2007)

16. Two bin supply system at St. Clair Hospital (Youtube video) https://www.youtube.com/watch?v=yjSwwPF5BUU&t=56s
Weed J. (2010). Factory Efficiency Comes to the Hospital, 10 July 2010 New York Times
Kanban uygulaması - 1

17. Uygulama öncesinde
• Koşuşturmalar,
• Sürekli gelen telefonları karşılama,
• Etkinsizlik gerekçeli yoğunluk…
• Düzensiz bir depo

18. Tek tek her bir kutu barkodu okunuyor,
Barkod bilgileri sisteme aktarılıyordu

19. Sistemden tamamlanması gerekenlere ilişkin bilgi alınıyor,
Merkezi depodan alınan malzemelerle tamamlama yapılıyordu

20. Yalın uygulamayla önce raflar iki kutu
sistemine göre yeniden tasarlandı

21. • Kullanım geçmişi değerlendirildi ve buna göre raf ve
depoda stoklama miktarları belirlendi.
• İlaç ve malzemelerin boyutları belirlendi ve hangi boyutta
kutulara ihtiyaç olduğu anlaşıldı.
• Uygun büyüklükte kutular raflara yerleştirildi (iki aynı
büyüklükte kutu ardarda) ve etiketlendi.
• Kutular belirlenen sayıda ilaç ve malzeme ile dolduruldu

22. Pick, Place, Pull:
Son parçayı al, boş kutuyu üst rafa koy, arkadaki kutuyu çek

23. Arka arkaya iki kutudan öndekinin son parçasını alan
boşalan kutuyu en üst rafa bırakır

24. Gerideki dolu kutuyu öne alır

25. Dağıtım görevlisi sadece en üst raftaki boş kutuların barkodunu okutur,
Dağıtıma çıktığında üst raftaki kutuyu tamamlar, arkaya yerleştirir, öne
çekilmiş olan kutu kullanılmaya devam eder

26. Uygulama sonuçları
• Düzenli bir iş akışı,
• Düzenli depolar
• İlaç ve malzeme tükenmesi nedeniyle daha az arama,
• Daha az yorgunluk ve daha yüksek iş tatmini

27. Kanban Uygulaması - 2
BT destekli Kanban Uygulaması
Southwest Solutions Group http://www.southwestsolutions.com/image/kanban-method-to-
prevent-medicine-stockouts-logitag-pharmacy-rfid-tagging

28. Belirlenen miktarda ilaç ve malzeme her bir raf
bölümünün sağ (1) ve sol(2) bölümüne depolanmıştır.

29. Sağ (1) bölümdeki ilaçlar tükenince raf
bölümüne ait stok kartı çıkarılır.

30. Çıkarılan stok kartları okuyucuya takılır

31. Cihaz belirtilen kalemin tükendiği bilgisini sunucu’ya
gönderir. Sunucu’dan ulaşan bilgiye göre merkezi depo
gönderim yapar

32. Yeniden dolum süresince bölmeler üzerinde kırmızı ‘yeniden
dolum’ etiketleri bulunmaktadır ve kullanıma bölmenin sol (2)
tarafından devam edilir.

33. Cihaz açılarak kartlar çıkarılır.

34. Tekrar cihaza okutularak bilgiler güncellenir ve
kart dolu raf bölümünün önüne yerleştirilir

35. Sonuç
• İmalat ve otomotiv sanayii kaynaklı yalın uygulamaların
en faydalı sonuç vereceği alanlardan biri hastane
eczaneleridir.
• Yalın uygulamalar bir taraftan iş süreçlerini
hızlandırırken hatasızlaştırmakta ve böylece maliyet
azaltmakta diğer taraftan sağladığı düzenle iş tatmini
üzerinde olumlu etkide bulunmaktadır.
• Gerek çalışan ve hasta güvenliği, gerekse standartlaşma
ve israfın azaltılması ile kalitenin artırılması ve gerekse
maliyetlerde azalma için Yalın’a daha fazla
odaklanılmalıdır.

36. Mart 2017: Yalın uygulamalar Eczacılık
uzmanlık programlarına dahil edildi
John N, Snider H, Edgerton L and Whalin L. (2017) Incorporation of lean methodology into pharmacy residency
programs American Journal of Health-System Pharmacy March 2017, 74 (6) 438-444; DOI:
https://doi.org/10.2146/ajhp160131

37. Kaynaklar
Houghton P. (2017) Improving Pharmacy Service: Lean helps Metro Health Hospital reduce errors and costs.
https://www.qualitydigest.com/oct06/articles/05_article.shtml
Smith B. (2009) Using the Lean approach to transform Pharmacy Services in an acute trust, The Pharmacetutical Journal,
http://www.pharmaceutical-journal.com/news-and-analysis/using-the-lean-approach-to-transform-pharmacy-services-in-an-acute-
trust/10884114.article
Hintzen BL, Knoer SJ, Van Dyke CJ, Milavitz BS. (2009) Effect of lean process improvement techniques on a university hospital
inpatient pharmacy, American Journal of Health-System Pharmacy, 66 (22) 2042-2047; DOI: https://doi.org/10.2146/ajhp080540
Mann Jami, Dipper Allison, Rowe Erinn, and Hatfield Chad (2014) Lean Six Sigma in the Pharmacy Department,
http://www.pharmacytimes.com/publications/health-system-edition/2014/september2014/lean-six-sigma-in-the-pharmacy-
department
Al-Araidah O, Momani A, Khasawneh M, Momani M. (2010) Lead-time reduction utilizing lean tools applied to healthcare: the
inpatient pharmacy at a local hospital. J Healthc Qual. 32(1):59-66.
Esimai G. (2005) Lean Six Sigma Reduces Medication Errors, Quality Progress, April: 51-57
Two bin supply system at St. Clair Hospital (Youtube video) https://www.youtube.com/watch?v=yjSwwPF5BUU&t=56s
Weed J. (2010). Factory Efficiency Comes to the Hospital, 10 July 2010 New York Times
Southwest Solutions Group http://www.southwestsolutions.com/image/kanban-method-to-prevent-medicine-stockouts-logitag-
pharmacy-rfid-tagging
John N, Snider H, Edgerton L and Whalin L. (2017) Incorporation of lean methodology into pharmacy residency programs
American Journal of Health-System Pharmacy March 2017, 74 (6) 438-444; DOI: https://doi.org/10.2146/ajhp160131

38. …Teşekkürler ve saygılarımla,
Dr. Mustafa Said YILDIZ
msaid@email.com
Mustafa Said Yıldız, PhD