Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam

MỘT SỐ CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG KHÓA LUẬN
CSDL Cơ sở dữ liệu
FEDRIP Federal Research In Progress (Đề tài nghiên cứu liên bang
đang tiến hành)
JST Japan Science and Technology Agency (Cục Khoa học và
Công nghệ Nhật Bản)
KQNC Kết quả nghiên cứu
KT-XH Kinh tế-xã hội
KH&CN Khoa học và công nghệ
KHKT Khoa học và kỹ thuật
NC&PT Nghiên cứu và phát triển; nghiên cứu khoa học và phát
triển công nghệ
NII National Informatics Institute (Viện Tin học Quốc gia,
Nhật Bản).
NISO National Information Standards Organization (Tổ chức
Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia , Hoa Kỳ)
NSNN Ngân sách nhà nước
NTIS National Technical Information Service (Dịch vụ Thông
tin Kỹ thuật Quốc gia, Hoa Kỳ)
OECD Organization for Economic Co-operation and
Development (Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế)
QLNN Quản lý nhà nước
UNESCO United Nations Education, Science and Culture
Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá của
Liên Hiệp Quốc)
VNTIC Vserossiskii Nauchno-Tekhnicheskii Informacionnyi Centr
(Trung tâm Thông tin Khoa học-Kỹ thuật toàn Nga)

Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................3
2. Mục đích nghiên cứu của khóa luận ...............................................................4
3. Đối tượng nghiên cứu......................................................................................4
4. Cơ sở lý luận của đề tài...................................................................................4
6. Bố cục..............................................................................................................5
CHƯƠNG 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THÔNG
TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KINH
NGHIỆM QUỐC TẾ..............................................................................................6
1.1. Một số khái niệm liên quan..........................................................................6
1.1.2. Khái niệm nghiên cứu và phát triển ......................................................6
1.1.3. Một số khái niệm liên quan đến nhiệm vụ khoa học và công nghệ......8
1.1.4. Khái niệm kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ .........12
1.2. Vai trò và nội dung thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu.....15
1.2.1. Vai trò của thông tin về đề tài .............................................................15
1.2.2. Vai trò của thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu..........................18
1.2.3. Các nội dung chủ yếu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo
cáo kết quả nghiên cứu..................................................................................19
1.3. Tìm hiểu kinh nghiệm quốc tế trong hoạt động thông tin về đề tài và báo
cáo kết quả nghiên cứu......................................................................................21
1.3.1. Hoa Kỳ ................................................................................................21
1.3.2. Liên bang Nga .....................................................................................31
1.3.3. Nhật bản ..............................................................................................33
1.3.4. Một số nước và vùng lãnh thổ khác ....................................................36
Trần Thị Thu Huyền. K52-Khoa Thông tin Thư viện 1

CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO
CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Ở VIỆT NAM ................................................39
2.1. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu trước
khi có Luật Khoa học và Công nghệ.................................................................39
2.1.1. Quản lý thông tin về đề tài ..................................................................39
2.1.2. Quản lý thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu...............................42
2.2. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu sau
khi có Luật Khoa học và Công nghệ.................................................................46
2.2.1. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài.................................................46
2.2.2. Hiện trạng quản lý thông tin về Báo cáo kết quả nghiên cứu .............47
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIÊN NGHỊ GIẢI PHÁP..................55
3.1. Nhận xét .....................................................................................................55
3.2. Kiến nghị....................................................................................................56
3.3. Giải pháp ....................................................................................................56
KẾT LUẬN..........................................................................................................61
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................62
PHỤ LỤC.............................................................................................................64

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, là nền tảng và động lực cho công nghiệp
hóa, hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vững đất nước. Những thành tựu to lớn
của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại đã và đang đẩy nhanh sự
phát triển của lực lượng sản xuất, nâng cao năng suất lao động làm chuyển biến
mạnh mẽ cơ cấu kinh tế của các quốc gia và làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của
đời sống xã hội loài người.
Một trong các lĩnh vực quan trọng của hoạt động khoa học và công nghệ
là lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ mà sản phẩm là nguồn
tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ,
từ lúc bắt đầu cho tới lúc kết thúc bao gồm đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu.
Đây là dạng tài liệu đặc biệt mà nếu biết sử dụng nó một cách có hiệu quả thì sẽ
trở thành yếu tố thiết yếu của năng lực đổi mới, là động lực cơ bản của sự phát
triển.Các sản phẩm nghiên cứu khoa học cần phải được kiểm soát và tổ chức lưu
giữ, sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất.
Vì vậy, thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu là thiết yếu. Đó
là hai thành phần chủ yếu trong thông tin NC&PT. Trên thế giới, hoạt động quản
lý thông tin này diễn ra với quy mô lớn và mang lại nhiều thuận lợi. Tại Việt
nam, cơ sở pháp lý cũng như hiện trạng quản lý thông tin về lĩnh vực này cần
được xem xét, thay đổi và phát triển rất nhiều. Tìm hiểu hoạt động quản lý thông
tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu sẽ mang lại nhiều lợi ích và

kinh nghiệm cho Việt Nam cũng như hoạt động khoa học và công nghệ của đất
nước.
2. Mục đích nghiên cứu của khóa luận
- Tiếp xúc và tìm hiểu về hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo
kết quả nghiên cứu tại Việt Nam
- Học hỏi kinh nghiệm và nâng cao trình độ chuyên môn cũng như năng lực làm
việc.
3. Đối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu hai thành phần chủ yếu trong thông tin về hoạt động NC&PT bao
gồm:
 Thông tin về đề tài;

 Thông tin về báo cáo kết quả thực hiện đề tài;

- Phậm vi nghiên cứu: tại Việt Nam và trên thế giới
4. Cơ sở lý luận của đề tài
Khóa luận được viết trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ
thống quan điểm của Chủ nghĩa Mac – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Ngoài ra
khóa luận còn tuân thủ đúng theo các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước
về công tác thư viện, hoạt động khoa học và công nghệ, các kết quả nghiên cứu
khoa học có liên quan đến đề tài.
5. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trng khóa luận bao gồm: phương
pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, đánh giá…

6. Bố cục
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo thì khóa
luận gồm 3 nội dung chính:
Chương 1. Một số khái niệm về hoạt động thông tin về đề tài và báo cáo
kết quả nghiên cứu và kinh nghiệm quốc tế
Chương 2. Hiện trạng quản lý thông tin và đề tài báo cáo kết quả nghiên
cứu tại Việt Nam
Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN
CỨU VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ
1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.2. Khái niệm nghiên cứu và phát triển
Luật Khoa học và Công nghệ (KH&CN) xác định hoạt động KH&CN
bao gồm nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và phát triển công nghệ, dịch vụ
KH&CN, hoạt động phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất và
các hoạt động khác nhằm phát triển KH&CN.
Hoạt động hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, thường
gọi tắt là nghiên cứu và phát triển (sau đây viết tắt là NC&PT ), là một bộ phận
trong hoạt động KH&CN. Trước khi tìm hiểu về hoạt động thông tin NC&PT,
chúng ta cần tìm hiểu và xác định rõ một số khái niệm liên quan đến hoạt động
NC&PT.
Theo Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp quốc (UNESCO
– United Nations Education, Science and Culture Organisation)) và Tổ chức Hợp
tác và Phát triển Kinh tế (OECD - Organisation for Economic Co-operation and
Development), cụm từ NC&PT được hiểu là "hoạt động sáng tạo thực hiện một
cách có hệ thống để nâng cao kho tàng tri thức, bao gồm cả tri thức của con
người, văn hoá và xã hội, và sử dụng kho tàng tri thức đó để tạo ra những ứng
dụng mới" [UNESCO 1984, OECD 2002]. Theo các tổ chức này, thuật ngữ

NC&PT bao quát ba hoạt động: nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng và
triển khai thực nghiệm.
Theo Luật KH&CN của Việt Nam, nghiên cứu khoa học là "hoạt động
phát hiện, tìm hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư
duy; sáng tạo các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn. Nghiên cứu khoa học
bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng" [Quốc hội 2000]. Như vậy
có thể nói, thuật ngữ nghiên cứu khoa học theo Luật KH&CN của Việt Nam bao
quát khái niệm "nghiên cứu cơ bản" và "nghiên cứu ứng dụng" của UNESCO và
OECD.
Nghiên cứu cơ bản có thể được chia thành hai dạng con: nghiên cứu cơ
bản thuần tuý và nghiên cứu cơ bản có định hướng. Nghiên cứu cơ bản thuần tuý
là nghiên cứu được tiến hành nhằm phát triển tri thức, hiểu biết mà không định
hướng vào tìm kiếm lợi ích kinh tế, xã hội cụ thể hoặc hướng đến ứng dụng
KQNC vào giải quyết vấn đề thực tế cụ thể nào. Nghiên cứu cơ bản thuần tuý
không nhằm vào việc chuyển giao kết quả cho một lĩnh vực sản xuất hoặc xã hội
nào để về việc ứng dụng của tri thức đó. Nghiên cứu cơ bản có định hướng là
nghiên cứu cơ bản được tiến hành với hy vọng rằng nó có thể tạo ra một nền tảng
tri thức mới để hình thành cơ sở cho giải pháp để giải quyết những vấn đề đã biết
hoặc dự kiến xảy ra hoặc những vấn đề của tương lai.
Nghiên cứu ứng dụng là hoạt động được thực hiện nhằm đạt được kiến
thức mới, chủ yếu hướng vào một mục tiêu hoặc mục đích ứng dụng cụ thể nào
đó. Nghiên cứu ứng dụng được tiến hành hoặc để xác định khả năng sử dụng
những phát hiện của nghiên cứu cơ bản hoặc để xác định phương pháp hoặc cách
thức mới nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể được đặt ra từ trước. Nghiên cứu
ứng dụng bao gồm việc xem xét những hiểu biết đã có và khả năng mở rộng của
các hiểu biết đó để giải quyết một vấn đề nào đó.

Luật KH&CN của Việt Nam định nghĩa "Phát triển công nghệ" là hoạt
động nhằm tạo ra và hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới. Phát triển công
nghệ bao gồm triển khai thực nghiệm và sản xuất thử nghiệm. Triển khai thực
nghiệm là hoạt động ứng dụng KQNC khoa học để làm thực nghiệm nhằm tạo ra
công nghệ mới, sản phẩm mới. Đó là hoạt động mang tính hệ thống, sử dụng cơ
sở kiến thức đã thu được từ những hoạt động nghiên cứu và/hoặc kinh nghiệm
thực tế nhằm tạo ra các vật liệu mới, sản phẩm mới, phương tiện mới, quy trình
mới, hệ thống mới, dịch vụ mới, v.v.. Trong lĩnh vực khoa học xã hội, phát triển
thực nghiệm có thể được định nghĩa là quá trình chuyển giao tri thức thu nhận
được từ nghiên cứu vào các chương trình hành động, bao gồm cả các dự án trình
diễn được tiến hành với mục tiêu đánh giá hoặc thử nghiệm. Sản xuất thử
nghiệm là hoạt động ứng dụng kết quả triển khai thực nghiệm để sản xuất thử ở
quy mô nhỏ nhằm hoàn thiện công nghệ mới, sản phẩm mới trước khi đưa vào
sản xuất và đời sống.
Như vậy, thuật ngữ "Nghiên cứu" là viết tắt của thuật ngữ "Nghiên cứu
khoa học" của Luật KH&CN Việt Nam, có nghĩa là bao quát hai khái niệm
"nghiên cứu cơ bản" và nghiên cứu ứng dụng" của OECD và UNESCO. Thuật
ngữ "Phát triển" trong bài này là tương ứng với thuật ngữ "Phát triển công
nghệ" trong Luật KH&CN (nghĩa là bao gồm cả "triển khai thực nghiệm" và
"phát triển thử nghiệm") và tương ứng với thuật ngữ "phát triển thực nghiệm"
mà UNESCO và OECD sử dụng.
1.1.3. Một số khái niệm liên quan đến nhiệm vụ khoa học và công nghệ
Thông tin về nhiệm vụ KH&CN và kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN
là một trong những nội dung của hoạt động thông tin KH&CN. Nhiệm vụ
KH&CN là một trong những hình thức hoạt động KH&CN. Theo Nghị định

81/2002/NĐ-CP của Chính phủ, nhiệm vụ KH&CN là "những vấn đề khoa học
và công nghệ cần được giải quyết, được tổ chức thực hiện dưới hình thức đề tài,
dự án và chương trình khoa học và công nghệ" [Chính phủ 2002].
Đề tài KH&CN có nội dung chủ yếu nghiên cứu về một chủ đề KH&CN.
Đề tài có thể độc lập hoặc thuộc dự án, chương trình KH&CN.
Dự án KH&CN có nội dung chủ yếu tiến hành các hoạt động nghiên cứu
khoa học, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ; áp dụng, thử nghiệm các
giải pháp, phương pháp, mô hình quản lý kinh tế - xã hội. Dự án có thể độc lập
hoặc thuộc chương trình KH&CN.
Chương trình KH&CN bao gồm một nhóm các đề tài, dự án KH&CN,
được tập hợp theo một mục đích xác định nhằm thực hiện mục tiêu phát triển
KH&CN cụ thể hoặc ứng dụng trong thực tiễn.
Do chương trình bao gồm nhiều đề tài, dự án, nên trong thực tế khi nói về
nhiệm vụ KH&CN, người ta thường đề cập chủ yếu đến đề tài và dự án.
Quy trình thực hiện đề tài có sử dụng kinh phí từ NSNN gồm 7 bước cơ bản.
Tương ứng với các bước của quá trình thực hiện đề tài sẽ có những sản phẩm tư
liệu chủ yếu được trình bày trong bảng 1.
Để đề tài (có sử dụng ngân sách nhà nước) có thể được triển khai, nhất
thiết phải có Thuyết minh đề tài [Bộ KH&CN 2003, Bộ KH&CN 2005, Bộ
KH&CN 2007]. Bản thuyết minh đề tài được phê duyệt bằng Quyết định của cấp
có thẩm quyền căn cứ vào kết quả đánh giá, thẩm định của Hội đồng xét duyệt
đề cương nghiên cứu.
Từ những điều như trên, thông tin về nhiệm vụ KH&CN được hiểu là
thông tin về đề tài. Cụ thể hơn là thông tin về bản thuyết minh đề tài đã được phê
duyệt.

Bảng 1: Các sản phẩm tư liệu chủ yếu của quá trình thực hiện đề tài
TT Các bước cơ bản của Sản phẩm tư liệu chủ yếu
quy trình nghiên cứu
1 Lựa chọn đề tài Bản đề xuất nhiệm vụ KH&CN; Đối tượng
nghiên cứu (toàn bộ hoặc một phần của đối
tượng )
2 Xây dựng đề cương Bản Thuyết minh đề tài gồm các nội dung cơ
bản: tên đề tài; đối tượng, phạm vi, phương
pháp nghiên cứu; nội dung nghiên cứu; sản
phẩm dự kiến; tiến độ, kinh phí; nhân lực
tham gia nghiên cứu…
3 Phê duyệt đề cương Bản Thuyết minh được phê duyệt bằng
Quyết định của cấp có thẩm quyền căn cứ
vào kết quả đánh giá, thẩm định của Hội
đồng xét duyệt đề cương nghiên cứu.
4 Tiến hành nghiên cứu Các sản phẩm tư liệu bao gồm:
- Báo cáo tổng thuật tài liệu nghiên cứu của
đề tài;
- Bài báo khoa học công bố kết quả của từng
nội dung (hoặc chuyên đề) nghiên cứu của đề
tài;
- Báo cáo tổng kết các chuyên đề nghiên cứu

của đề tài;
- Kỷ yếu hội thảo khoa học của đề tài;
- Số liệu, tư liệu điều tra cơ bản, điều tra xã
hội học;
- Các sản phẩm tư liệu khác.
5 Viết báo cáo tổng hợp - Báo cáo tổng kết đề tài (dự thảo);
kết quả
- Báo cáo tóm tắt (dự thảo)
6 Đánh giá, nghiệm thu - Báo cáo tổng kết đề tài (chính thức) được
Hội đồng nghiệm thu chính thức đề tài đánh
giá đạt yêu cầu trở lên hoặc được cấp có
thẩm quyền ra quyết định công nhận.
- Các sản phẩm trung gian ở Bước “Tiến
hành nghiên cứu” (Bước 4)
7 Công bố kết quả - Bài báo khoa học công bố tổng quan về
KQNC đã được nghiệm thu chính thức;
- Sản phẩm khoa học dạng tư liệu khác (như
sách, chuyên khảo, tổng luận, phim,
video…): công bố từng phần hoặc toàn bộ
KQNC của đề tài

1.1.4. Khái niệm kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ
Một trong những sản phẩm của nhiệm vụ KH&CN (còn có thể gọi chung
là đề tài) là báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN. Báo cáo này có thể
được gọi là Báo cáo kết quả nghiên cứu (KQNC). Có thể thấy hoạt động thông
tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN là thông tin về báo cáo KQNC được
giao nộp, lưu giữ. Trên thực tế, sản phẩm tư liệu của KQNC rất đa dạng. Một
trong những loại sản phẩm đặc thù của KQNC của đề tài mà chủ thể thực hiện đề
tài cần phải tạo ra là "báo cáo tổng hợp" hoặc "báo cáo tổng kết" của đề tài. Đây
là dạng kết quả đặc biệt trong hoạt động thông tin KH&CN mà chúng ta cần
quan tâm.
Theo "Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ
khoa học và công nghệ" ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN
ngày 16/3/2007 của Bộ trưởng Bộ KH&CN [Bộ KH&CN 2007], kết quả thực
hiện nhiệm vụ KH&CN được hiểu là "các tư liệu phản ánh kết quả thực hiện
nhiệm vụ KH&CN, gồm: báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, báo cáo nhánh,
phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát; phiếu mô tả quy trình công nghệ và
giải pháp kỹ thuật; bản đồ; bản vẽ; ảnh; băng hình, đĩa hình". Trong hoạt động
thông tin KH&CN, những loại tư liệu phản ảnh kết quả của đề tài nói như trên
thường được gọi chung là Báo cáo kết quả nghiên cứu (viết tắt là KQNC).
Theo "Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học
và công nghệ" ban hành kèm theo Quyết định 03/2007/QĐ-BKHCN của Bộ
trưởng Bộ KH&CN, Báo cáo KQNC được đăng ký, giao nộp phải là báo cáo
tổng kết chính thức nhiệm vụ KH&CN đã được Hội đồng nghiệm thu chính thức

đánh giá đạt yêu cầu trở lên hoặc được cấp có thẩm quyền ra quyết định công
nhận [Bộ KH&CN 2004].
Trong nhiều tài liệu nước ngoài và của Việt Nam, chúng ta còn gặp một số
thuật ngữ khác nhau để chỉ loại hình tài liệu báo cáo KQNC, thí dụ thuật ngữ
"báo cáo khoa học và kỹ thuật" hoặc ngắn gọn là "Báo cáo kỹ thuật"
(Technical report). Theo Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia NISO của Hoa
Kỳ, báo cáo khoa học và kỹ thuật là một tài liệu chứa/chuyển tải những kết quả
của nghiên cứu cơ bản hoặc ứng dụng và những quyết định hỗ trợ dựa trên các
kết quả này. Báo cáo bao gồm các thông tin cần thiết để diễn giải, áp dụng và lặp
lại các kết quả hoặc kỹ thuật của nghiên cứu [NISO 1997].
Ngoài ra, chúng ta còn gặp thuật ngữ "tài liệu xám" [Nguyễn Viết Nghĩa,
1999]. Khái niệm "tài liệu xám" ( Grey Literature ) để chỉ tài liệu loại hình tài
liệu không được xuất bản và phát hành bởi nhà xuất bản thương mại nhằm mục
đích thương mại. Khái niệm "tài liệu xám" rộng hơn khái niệm "báo cáo kỹ
thuật". Tại Hội nghị về tài liệu xám tổ chức ở Luxembourg, người ta cho rằng
thông tin tài liệu xám là thông tin được tạo ra ở mọi cấp độ: Chính phủ, hàn lâm,
kinh doanh, công nghiệp dưới dạng thức điện tử hoặc được in nhưng không được
quản lý, xuất bản hoặc phân phối bởi ngành xuất bản thương mại, nghĩa là việc
xuất bản những thông tin, tài liệu không phải là chức năng hàng đầu của tổ chức
tạo ra chúng (ICGL Luxembourg definition, 1997 - Expanded in New York,
2004) [Grey Literature International Steering Committee, 2009].
Theo Trần Mạnh Tuấn, tài liệu xám xác định như mọi loại hình tư liệu của
tài liệu được phổ biến không phải vì mục đích thương mại [Trần Mạnh Tuấn
2006].
Thông thường tài liệu xám bao gồm:

báo cáo kỹ thuật (Technical Reports);



báo cáo công tác (Working Papers);



tài liệu kinh doanh (Business Documents);



các kỷ yếu hội nghị, hội thảo (Conference Proceedings);



luận án, luận văn.


Việc xác định và thu thập tài liệu xám đặt ra cho các cơ quan thông tin và
thư viện một số khó khăn. Trước hết, tài liệu xám thường thiếu hoặc không khó
tìm thấy các thông tin kiểm soát thư mục chuẩn (như các thông tin về tác giả, cơ
quan xuất bản,...), hình thức trình bày ấn phẩm đa dạng, không trùng với các quy
định của lĩnh vực xuất bản thương mại (nhu đối với sách, tạp chí,..).
Ở Việt Nam, trước đây chúng ta sử dụng thuật ngữ "tài liệu không công
bố" (tiếng Anh: unpublished documents) để chỉ những loại "tài liệu xám" nói
trên vì trên chúng không được xuất bản và phát hành rộng rãi theo kênh của các
nhà xuất bản thương mại để phân biệt chúng với tài liệu "công bố" (published
documents) là loại tài liệu được xuất bản và phát hành bởi các nhà xuất bản (như
loại sách, báo, tạp chí,...). Tuy nhiên do thuật ngữ "tài liệu không công bố" dễ
làm cho người ta hiểu nhầm đây là tài liệu không công khai (mật) nên gần đây
người ta chuyển sang sử dụng thuật ngữ "tài liệu xám", trong một số trường hợp
thuật ngữ "tài liệu không xuất bản" hoặc "tài liệu chưa xuất bản" .
Qua đó, “báo cáo KQNC" là thuộc loại tài liệu xám. Thuật ngữ "báo cáo
KQNC" được coi là trùng hợp với thuật ngữ "báo cáo kỹ thuật". Khái niệm "tài
liệu xám" là rộng hơn, bao gồm cả những dạng tài liệu khác. Trong trường hợp
liên quan đến thông tin về NC&PT, bản thuyết minh đề tài là một trong những
loại hình tài liệu xám.

1.2. Vai trò và nội dung thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên
cứu
Từ những vấn đề nêu về nhiệm vụ KH&CN, kết quả thực hiện nhiệm vụ
KH&CN, các chủ thể tham gia thực thực hiện nhiệm vụ như trên , có thể thấy
những thành phần chủ yếu trong thông tin về hoạt động NC&PT bao gồm:
- Thông tin về đề tài;
- Thông tin về báo cáo kết quả thực hiện đề tài;
- Thông tin về các chủ thể thực hiện nhiệm vụ KH&CN bao gồm:
+ các nhà nghiên cứu;
+ các cơ quan chủ trì hoặc phối hợp nghiên cứu.
Như vậy, về cơ bản, một hệ thống thông tin NC&PT cần bao quát các loại
thông tin về các đối tượng nói trên.
Ở đây, khóa luận chỉ đi sâu vào việc tìm hiểu đến thông tin về đề tài và
báo cáo KQNC.
1.2.1. Vai trò của thông tin về đề tài
Đối với phát triển KH&CN nói riêng và phát triển KT-XH nói chung vai
trò của thông tin về đề tài được thể hiện như sau:
- Tránh hiện tượng trùng lặp đề tài
Ở nước ta hiện nay hoạt động NC&PT chủ yếu được thực hiện bằng
nguồn kinh phí từ NSNN và được phân bổ theo kế hoạch hoạt động KH&CN
hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương). Bộ KH&CN không quản lý cụ thể các nhiệm vụ KH&CN của mỗi Bộ,
ngành và địa phương. Căn cứ vào nhu cầu thực tế và nguồn

kinh phí được phân bổ theo kế hoạch cho việc thực hiện các đề tài, các Bộ,
ngành và địa phương tự xác định các đề tài và tổ chức thực hiện. Với cơ chế thực
hiện đề tài như vậy, nếu không có được hệ thống thông tin thông suốt giữa các
Bộ, ngành và địa phương với nhau thì rất dễ xảy ra hiện tượng trùng lặp đề tài.
Như vậy, sẽ gây lãng phí NSNN và công sức của các nhà nghiên cứu. Tránh
được việc trùng lặp đề tài, không chỉ giúp tiết kiệm được tiền của, mà còn phát
huy hiệu quả đầu tư của Nhà nước cho KH&CN, qua đó góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động KH&CN.
Một trong những nguồn tin quan trọng để những người có trách nhiệm
xem xét, đánh giá và kết luận liệu đề tài có trùng lặp với đề tài nào đó đã thực
hiện hay không, hoặc giúp cho việc lựa chọn, đề xuất nhiệm vụ KH&CN chủ yếu
là thông tin về các bản thuyết minh đề tài đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bản thuyết minh đề tài không chỉ đảm bảo về mặt pháp lý cho việc tiến hành đề
tài mà còn cung cấp thông tin chi tiết các nội dung nghiên cứu như về đối tượng,
phạm vi nghiên cứu, kinh phí nghiên cứu và kết quả dự kiến
- Tăng cường tính công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài
Tình công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài thể hiện vai trò
quan trọng của thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu. Tăng cường
tính công khai thông tin về các đề tài đang được thực hiện không chỉ giúp các cơ
quan QLNN quản lý hiệu quả nguồn vốn đầu tư cho NC&PT mà còn tạo nên sự
bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN. Có sự bình
đẳng trong thực hiện nhiệm vụ KH&CN giúp khuyến khích lao động, nghiên
cứu, thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Biện pháp hiệu quả nhất phục vụ cho việc
thực hiện chủ trương này là tăng cường thông tin về các đề tài sử dụng kinh phí
từ NSNN.

- Cung cấp thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài
Thông tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài rất quan trọng. Những thông
tin này không chỉ giúp các nhà quản lý trong việc đánh giá, tuyển chọn tổ chức,
cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN, mà còn giúp tạo lập liên kết giữa các tổ
chức, cá nhân nghiên cứu với nhau cũng như giữa người dùng tin với các tổ
chức, cá nhân nghiên cứu.
- Cung cấp nguồn thông tin cập nhật
Bước 4 Trong Bảng 1 về các sản phẩm tư liệu chủ yếu của quá trình thực
hiện đề tài đề tài là bước quan trọng của quy trình thực hiện đề tài và là một
trong những giai đoạn tạo ra khá nhiều sản phẩm tư liệu. Bao gồm các báo cáo
tổng thuật tài liệu nghiên cứu; các bài báo khoa học công bố kết quả của từng nội
dung (hoặc chuyên đề) nghiên cứu; báo cáo tổng kết các chuyên đề nghiên cứu;
kỷ yếu hội thảo khoa học của đề tài; số liệu, tư liệu điều tra cơ bản, điều tra xã
hội học… Đây là nguồn tài liệu mang những thông tin cập nhật, rất có ích đối
với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, giảng dạy, sản xuất-kinh doanh và cộng
đồng xã hội.
Tóm lại, thông tin về đề tài giúp tránh hiện tượng trùng lặp đề tài, tăng
cường tính công khai, minh bạch trong việc thực hiện các đề tài, cung cấp thông
tin về tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài, cung cấp nguồn thông tin cập nhật. Như
vậy, qua việc xem xét một số vai trò chủ yếu của thông tin về đề tài, có thể thấy
rõ sự cần thiết phải tăng cường quản lý nguồn thông tin này nhằm phát huy hiệu
quả sử dụng phục vụ phát triển KT-XH của đất nước.

1.2.2. Vai trò của thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu
Vai trò của thông tin về báo cáo KQNC bao gồm:
- Góp phần nâng cao hiệu quả QLNN về KH&CN
Thông tin về báo cáo KQNC là một trong các biện pháp nâng cao hiệu
quả QLNN về KH&CN:

Công khai các thông tin về báo cáo KQNC của các đề tài sử
dụng kinh phí từ NSNN. Qua đó củng cố niềm tin của cộng đồng nói chung và
các tổ chức, cá nhân làm nhiệm vụ KH&CN nói riêng đối với hiệu quả hoạt động
QLNN về KH&CN;



Tạo điều kiện thuận lợi để nhanh chóng áp dụng KQNC vào
thực tiễn cuộc sống;


Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan QLNN về KH&CN

trong việc theo dõi, đánh giá tác động của KH&CN đối với phát triển KT-XH
thông qua việc thống kê, đánh giá hiệu quả áp dụng các KQNC vào thực tiễn
cuộc sống.
- Cung cấp thông tin về các phát hiện, sáng tạo mới – cơ sở để tạo ra các sản
phẩm mới cho xã hội
Tính mới là một đặc trưng quan trọng của KQNC. Tính mới của KQNC có
tính chất kế thừa, một phát hiện/sáng tạo mới của một KQNC có thể là tiền đề cho
những phát hiện/sáng tạo mới của một KQNC khác. Một phát hiện/sáng tạo mới của
một đề tài có thể là cơ sở hình thành một công nghệ mới dẫn đến sự xuất hiện của
một sản phẩm mới. Trên cơ sở này, hình thành các ý tưởng nghiên cứu,

cải tiến để tạo ra những phát hiện, sáng tạo mới khác. Chính vì thế, thông tin về
báo cáo KQNC cần được phát triển.
- Đảm bảo tính kế thừa, giảm thiểu lãng phí trong nghiên NC&PT
Việc kế thừa thành quả nghiên cứu, một mặt giúp các nhà nghiên cứu tiết
kiệm thời gian, tiền của và công sức, tránh lãng phí cho NSNN, mặt khác giúp
họ có được nguồn thông tin tham khảo có hệ thống và đảm bảo độ tin cậy. Hơn
nữa, kế thừa thành quả nghiên cứu cũng là gián tiếp khắc phục hiện tượng
nghiên cứu trùng lặp.
Để phát huy hiệu quả việc kế thừa trong NC&PT, đồng thời giảm thiểu
hiện tượng nghiên cứu trùng lặp, cần phải thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính
xác và kịp thời về các báo cáo KQNC.
1.2.3. Các nội dung chủ yếu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo
cáo kết quả nghiên cứu
Ở lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước thì quản lý thông tin về đề tài và
báo cáo KQNC là quá trình các cơ quan QLNN sử dụng công cụ pháp luật để
điều chỉnh các hành vi liên quan đến hoạt động tạo lập, lưu giữ và sử dụng các
thông tin về đề tài và báo cáo KQNC với mục đích phục vụ phát triển KT-XH
của đất nước.
Theo quan điểm thông tin KH&CN thì quản lý thông tin về đề tài và báo
cáo KQNC là quá trình các cơ quan thông tin KH&CN thu thập, xử lý, lưu giữ
và phổ biến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC nhằm tạo lập nguồn tin và đáp
ứng nhu cầu thông tin của cộng đồng xã hội.
Tóm lại, quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là quá trình sử
dụng sự hỗ trợ của công cụ pháp lý để tạo lập, thu thập, xử lý, lưu giữ và phổ

biến các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC với mục đích phục vụ phát triển
KT-XH của đất nước.
Mục tiêu của hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC là
tạo lập, xử lý, lưu giữ, phổ biến, kiểm soát và sử dụng có hiệu quả nguồn thông
tin hình thành trong quá trình thực hiện đề tài để phục vụ phát triển KT-XH của
đất nước.
Hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC bao gồm những
nội dung chủ yếu sau đây:

Chọn lọc, thu thập thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: là quá
trình tạo lập nguồn thông tin từ các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC.



Xử lý thông tin các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: là quá
trình biến đổi thông tin trong các thông tin về đề tài và báo cáo KQNC thành các
dạng thể hiện mới để thuận tiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến.



Lưu trữ thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: là quá trình sắp xếp,
cố định thông tin về đề tài và báo cáo KQNC và thông tin đã được xử lý trên các
vật mang tin khác nhau để bảo quản, sử dụng chúng một cách tin cậy và lâu dài.



Tìm kiếm thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: Là việc tìm lại các
thông tin về đề tài và báo cáo KQNC đã đã được thu thập, xử lý, lưu trữ phục vụ
cho nhu cầu QLNN về KH&CN, nhu cầu thông tin về đề tài và báo cáo KQNC
của tổ chức và cá nhân.



Phổ biến thông tin về đề tài và báo cáo KQNC: thông tin về đề tài
và báo cáo KQNC được phổ biến cho cộng đồng bằng các phương thức và các
kênh thông tin khác nhau.


1.3. Tìm hiểu kinh nghiệm quốc tế trong hoạt động thông tin về đề tài
và báo cáo kết quả nghiên cứu
Ở hầu hết các quốc gia trên thế giới đều tiến hành các hoạt động NC&PT.
Vì thế các nước và vùng lãnh thổ đều quan tâm xây dựng hệ thống quản lý thông
tin về các đề tài và báo cáo KQNC. Tuỳ theo từng nước và vùng lãnh thổ, hoạt
động thông tin về các đề tài và báo cáo KQNC được triển khai theo những cách
thức khác nhau.
1.3.1. Hoa Kỳ
Tại Hoa Kỳ, hoạt động NC&PT được chính phủ rất quan tâm. Họ cũng rất
chú trọng đến phát triển những hệ thống thông tin quản lý nguồn thông tin này.
Ở cấp Bộ, các Bộ đều có CSDL về dự án nghiên cứu (Research projects) do Bộ
cấp kinh phí. Để hỗ trợ công tác thông tin về NC&PT, Hoa Kỳ đã hình thành
một số hệ thống thông tin tích hợp hoặc CSDL tích hợp chung. Sau đây là một số
hệ thống thông tin như vậy.
Hệ thống thông tin Tóm tắt Dự án Nghiên cứu và Phát triển Liên
bang
Hệ thống thông tin "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên bang" (Federal R&D
Project Summaries) do Cục Thông tin KH&CN của Bộ Năng lượng Hoa Kỳ
(OSTI/DOE) chủ trì phát triển [OSTI/DOE, 2009]. Hệ thống này thu thập, xử lý,
phổ biến và cung cấp thông tin về các dự án NC&PT mà Chính phủ Liên bang
cấp kinh phí.
Những thông tin cơ bản về một dự án bao gồm:
o Cơ quan/tổ chức thực hiện;
o Tên dự án;

o Tóm tắt dự án;
o Chủ nhiệm dự án/Người nghiên cứu chính (Principal investigator);
o Thời gian bắt đầu và kết thúc;
o Kinh phí;
o Những thông tin khác;
o Từ khoá.
Đây là hệ thống thông tin được xây dựng với sự đóng góp thông tin của cơ
quan của Chính phủ như:
 Bộ Nông nghiệp (USDA);

 Bộ Năng lượng (DOE),

 Cục Bảo vệ Môi trường (EPA),

 Viện Y tế Quốc gia (National Institute of Health (NIH));

 Quỹ Khoa học Quốc gia (NSF),

 Cục Quản lý Doanh nghiệp nhỏ (Small Business

Administration (SBA)).

 Từ năm 2009 có thêm một số cơ quan khác cùng tham gia
đóng góp dữ liệu như:

 Bộ Quốc phòng (Department of Defense (DoD)),

 Cơ quan Hàng không Vũ trụ Hoa Kỳ (NASA),

 Ban Nghiên cứu Giao thông (Transportation Research Board

(TRB).
Đây là một hệ thống siêu dữ liệu. Dữ liệu gốc nằm trong các CSDL phân
tán của các thành viên. Hệ thống cung cấp thông tin mô tả của trên 800.000 biểu
ghi. Mức độ cập nhật phụ thuộc vào việc cập nhật của các CSDL thành viên. Hệ
thống được thiết kế theo phương thức liên kết trực tuyến nên việc cập gần như
tức thời. Hệ thống "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên bang" thực hiện phương thức

siêu tìm kiếm (metasearch), nghĩa là có thể tìm liên thông CSDL hoặc tìm trong
từng CSDL thành viên. Người dùng tin chỉ cần truy cập một nơi nhưng có thể
khai thác dữ liệu của nhiều đơn vị.
Có hai kiểu giao diện tìm tin:
- Giao diện tìm cơ bản (Hinh1. Phụ lục);
- Giao diện tìm nâng cao (Hình 2. Phụ lục).
Câu hỏi được gửi trực tuyến, thời gian thực đến các CSDL được lựa chọn.
Kết quả phù hợp với yêu cầu sẽ được gửi trực tiếp đến người dùng tin thông qua
website "Federal R&D Project Summaries".
Trong giao diện tìm nâng cao, người dùng tin có thể chọn CSDL để tìm
tin.
Kết quả tìm tin có thể cho ra những biểu ghi với cách thức trình bày khác
nhau. Lý do của tình trạng này là thông tin được tích hợp từ nhiều nguồn khác
nhau.
Những CSDL được tích hợp vào hệ thống "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên
bang" được trình bày trong bảng 2

Bảng 2. Một số CSDL tích hợp vào "Tóm tắt Dự án NC&PT Liên bang"
Tên CSDL Mô tả
Tóm tắt NC&PT của Bộ Bao gồm các thông tin mô tả tóm lược các chương
Quốc phòng (DoD R&D trình nghiên cứu, triển khai, thử nghiệm và đánh giá
Descriptive Summaries (RDT&E) và các thành viên chương trình (Program
(RDDS)) Elements (PE Numbers)) của Bộ Quốc phòng. Dữ
liệu hồi cố đến 1995.
CSDL Tóm tắt Dự án Chứa thông tin về các dự án nghiên cứu đã hoàn
NC&PT của Bộ Năng thành và đang tiến hành của Bộ năng lượng. Các dự
lượng (DOE R&D án thuộc những lĩnh vực như khoa học năng lượng
Project Summaries cơ bản, vật lý, sinh học, năng lượng hoá thạch, quản
Database) lý môi trường, sử dụng hiệu quả năng lượng, năng
lượng tái tạo, v.v.
CSDL khoa học Cục Bảo Chứa thông tin về các hoạt động và sản phẩm
vệ môi trường (EPA NC&PT của Cục bảo vệ Môi trường do Cục thực
Science Inventory) hiện hoặc thực hiện thông qua những hợp đồng tài
trợ kinh phí của Cục.
CSDL nhiệm vụ nghiên Bao gồm những dự án được NASA hỗ trợ và dự án
cứu của NASA (NASA thực hiện tại Viện Nghiên cứu Y sinh học vũ trụ
Research Task Book) Quốc gia (National Space Biomedical Research
Institute (NSBRI)). Thông tin bao gồm mô tả dự án,
KQNC, tác động của nghiên cứu và liệt kê những
bài báo được công bố bởi các nghiên cứu do NASA

cấp kinh phí. Dữ liệu có từ 2004.
NIH RePORTER CSDL NIH RePORTER của Viện Y tế quốc gia
(NIH) bao gồm những dự án/đề tài y sinh học do
Chính phủ liên bang và NIH cấp kinh phí, thực hiện
tại các trường đại học, bệnh viện và các viện nghiên
cứu từ 25 năm trở đây
CSDL Tóm tắt Dự án Cung cấp thông tin về các đề tài/dự án nghiên cứu
được Tài trợ của Quỹ do NSF cấp kinh phí từ năm 1989. Dữ liệu bao gồm
Khoa học Quốc gia (NSF mô tả tóm tắt dự án và những người thực hiện chính,
Award Abstracts cơ quan thực hiện; Bao gồm cả dự án đã kết thúc và
Database) đang tiến hành.
Mạng Nguồn lực Công Mạng Tech-Net chứa các thông tin về các tài trợ cho
nghệ của Cơ quan QL các dự án thuộc "Nghiên cứu Đổi mới Doanh nghiệp
Doanh nghiệp nhỏ nhỏ (Small Business Innovation Research (SBIR)),
(Tech-Net) (SBA "Chuyển giao công nghệ Doanh nghiệp nhỏ" (Small
Technology Resources Business Technology Transfer (STTR)). CSDL cho
Network (Tech-Net)) phép tìm được các đối tác doanh nghiệp nhỏ, các
nghiên cứu và các đối tác nghiên cứu, các cơ hội đầu
tư.
Nghiên cứu đang tiến CSDL bao gồm thông tin về các dự án nghiên cứu
hành về giao thông đang tiến hành về giao thông. Hầu hết các dự án
(Transportation Research nghiên cứu đang tiến hành về giao thông được các
in Progress) cơ quan liên bang hoặc tiểu bang về giao thông cấp
kinh phí.
Hệ thống thông tin CRIS là hệ thống thông tin về các dự án nghiên cứu
nghiên cứu đang tiến đang tiến hành hoặc đã kết thúc của Bộ Nông nghiệp

hành của Bộ Nông Hoa Kỳ. Bao gồm các dự án trong lĩnh vực nông
nghiệp (USDA Current nghiệp, thực phẩm, dinh dưỡng và rừng.
Research Information
System (CRIS))
Cơ sở dữ liệu "Nghiên cứu Liên bang đang tiến hành" - FEDRIP
CSDL được đặt tên là FEDRIP (Federal Research In Progress)( Nghiên
cứu Liên bang đang tiến hành). Hoa Kỳ xây dựng CSDL về các đề tài đang tiến
hành được Chính phủ cấp kinh phí trong các lĩnh vực KH&CN để quản lý và
cung cấp thông tin về đề tài nghiên cứu. Những đề tài được nhập vào CSDL
FEDRIP là một thành phần quan trọng của quá trình chuyển giao công nghệ ở
Hoa Kỳ.
FEDRIP được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ:

Tránh trùng lặp trong nghiên cứu;



Xác định nguồn cấp kinh phí;



Xác định sự dẫn đầu trong nghiên cứu;



Khuyến khích ý tưởng để quy hoạch nghiên cứu;



Xác định vùng trống trong lĩnh vực nghiên cứu;



Xác định nhà nghiên cứu có kinh nghiệm;



Hỗ trợ thông tin về những nghiên cứu đã hoàn thành.

CSDL FEDRIP được xây dựng theo phương thức đóng góp dữ liệu từ các
cơ quan chính phủ có cấp kinh phí thực hiện các đề tài có sử kinh phí nhà nước.
Mức độ chi tiết của dữ liệu phụ thuộc vào cơ quan đóng góp dữ liệu. Những cơ
quan đóng góp cho việc xây dựng CSDL FEDRIP gồm:
- Bộ Nông nghiệp (phân mảng dữ liệu AGRIC) ;
- Bộ Năng lượng (phân mảng dữ liệu ENRGY) ;

- Bộ Cựu chiến binh (Department of Veterans Affairs, phân mảng dữ liệu VA)
- Cục Bảo vệ Môi trường (Environmental Protection Agency, phân mảng dữ liệu
- Cục Quản lý Đường sắt Liên bang (Federal Highway Administration, phân
mảng dữ liệu FHWA) ;
- Viện Y tế Quốc gia (National Institute of Health, phân mảng dữ liệu CRISP) ;
- Cục Hàng không Vũ trụ (NASA, phân mảng dữ liệu NASA) ;
- Quỹ Khoa học Quốc gia (National Science Foundation, phân mảng dữ liệu
- Cục Điều tra Địa chất Hoa Kỳ (U.S. Geological Survey, phân mảng dữ liệu
- Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (National Institute of Standards and
Technology, phân mảng dữ liệu NBS) ;
- Uỷ ban Quản lý Hạt nhân (Nuclear Regulatory Commission, phân mảng dữ liệu
- Viện nghiên cứu Đổi mới Doanh nghiệp nhỏ (Small Business Innovation
Research, phân mảng dữ liệu SBIR).
CSDL FEDRIP được khai thác thương mại (có thể truy cập qua Dialog,
Ebscohost,..). Đến 1/2004, CSDL có trên hơn 228.000 biểu ghi. Dữ liệu được
cập nhật hàng tháng trên hệ thống của DIALOG.
Những yếu tố dữ liệu chính của một đề tài được mô tả trong FEDRIP bao
gồm: tên đề tài, từ khoá, thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến kết thúc, cán bộ
nghiên cứu chính (Chủ nhiệm dự án), cơ quan thực hiện, cơ quan cấp kinh phí,
tóm tắt, và các báo cáo tiến độ.
Các trường dữ liệu của CSDL FEDRIP trên DIALOG được nêu trong
bảng 3.

Bảng 3. Một số yếu tố dữ liệu của CSDL FEDRIP
Nhãn Tên trường
trường
AB Tóm tắt / Abstract
AN Số đăng ký trong DIALOG / Dialog accession
number
AU Tác giả (Cán bộ thực hiện) / Author
CD Ngày hoàn thành / Completion Date
CN Mã số cơ quan tài trợ / Sponsor Identifying
Number
CO Tên công ty / Company Name
CS Nguồn cấp dữ liệu / Corporate Source
CY Thành phố / City
DE Từ chuẩn / Descriptor
FD Kinh phí / Funding
FU Kinh phí (giá trị làm tròn số) / Funding (rounded
value)
FY Năm tài chính / Fiscal Year
IN Tên nhà nghiên cứu / Investigator Name
PM Người/CQ theo dõi dự án / Project Monitor
PO Cơ quan thực hiện / Performing Organization
SD Thời gian bắt đầu / Start Date
SO Thông tin gốc / Source Information

SP Cơ quan tài trợ / Sponsoring Organization
ST Bang / State
TA Loại tài trợ / Type of Award
TI Nhan đề / Title
ZP Mã bưu điện / Zip Code
Dịch vụ Thông tin Kỹ thuật Quốc gia – NTIS
Để quản lý được thông tin báo cáo kỹ thuật (có thể gọi là báo cáo KQNC),
từ năm 1964, Chính phủ Hoa Kỳ đã thành lập cơ quan thông tin Dịch vụ Thông
tin Kỹ thuật Quốc gia (tến viết tắt là NTIS, từ tên tiếng Anh National
Technical Information Service) để quản lý và phổ biến thông tin về báo cáo
KQNC [NTIS, 2009]. NTIS được hình thành và hoạt động theo quy định tại điều
luật thuộc Chương 23 Luật Liên bang (United States Code) (15 U.S.C. 1151-
1157).
Năm 1992, Luật Quảng bá Công nghệ Hoa Kỳ (American Technology
Preeminence Act of 1992) (Public Law 102-245) đã quy định rằng tất cả các cơ
quan sử dụng ngân sách liên bang để tiến hành đề tài phải nộp 01 (một) bản báo
cáo KQNC (được gọi là "Báo cáo kỹ thuật" - technical report) cho NTIS. NTIS
có trách nhiệm phát triển những phương pháp điện tử mới để phổ biến thông tin
đó. Luật cũng cho phép NTIS sử dụng kinh phí thu hồi từ cung cấp dịch vụ mà
không cần thông qua Quốc hội.
NTIS là một trong những dịch vụ thông tin lớn nhất thế giới về báo cáo
KQNC. Ngoài việc thu thập các báo cáo KQNC của các đề tài, dự án NC&PT có
sử dụng ngân sách liên bang của Hoa Kỳ, NTIS còn thu thập các tài liệu xám của

các nước khác thế giới. Sau gần 60 năm tồn tại, NTIS đã thu thập được trên 3
triệu báo cáo kỹ thuật thuộc hơn 350 lĩnh vực nghiên cứu.
Mặc dù có mua tài liệu xám từ một số nước khác, nhưng số lượng tài liệu
xám được cập nhật chủ yếu vẫn là của Hoa Kỳ. Báo cáo kỹ thuật chiếm tỷ lệ lớn
nhất.
Một số yếu tố dữ liệu cơ bản của một biểu ghi trong CSDL NTIS được
trình bày trong bảng 4.
Bảng 4. Trường dữ của CSDL NTIS
STT Yếu tố dữ liêu/tên trường
1 Số thứ tự trong NTIS
2 Mã phân loại chủ đề
3 Giá cả NTIS
4 Nguồn Corporate Source(s)
5 Nhan đề
6 Số tạp chí và CSDL
7 Chú giải nhan đề
8 Tác giả cá nhân
9 Ngày báo cáo
10 Số tham chiếu hoặc số tài liệu
11 Nước xuất bản
12 Ngôn ngữ tài liệu
13 Số báo cáo
14 Hợp đồng hoặc số tài trợ
15 Chú giải bổ sung

16
17
18
19
Thông tin về điều kiện có được
Từ chuẩn
Số định danh
Tóm tắt
1.3.2. Liên bang Nga
Trung tâm Thông tin Khoa học và Kỹ thuật Liên bang Nga (Tiếng
Nga là Всероссийский научно-технический информационный центр –
ВНТИЦ (VNTIC) (Vserossiikii Nauchno-Tekhnicheskii Informacionnyi Centr),
là cơ quan chuyên dạng tài liệu thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin về các báo cáo KQNC của các chương trình, đề tài có sử dụng ngân sách nhà
nước [Vserossiiskii nauchno-tekhnicheckii Informacionyi Centr, 2009].
Được thành lập từ hơn 40 năm trước. VNTIC duy trì sưu tập lớn về tài liệu
xám của Liên Xô (cho đến khi Liên Xô tan rã) và của Liên bang Nga
[Vserossiiskii nauchno-tekhnicheckii Informacionyi Centr, 1997; Pavlov L.P ,
1998]. Chính vì vậy, VNTIC được coi là một trong những cơ quan thông tin lớn
nhất thế giới về tài liệu tài liệu xám.
VNTIC là cơ quan thông tin quốc gia chịu trách nhiệm về duy trì và phát
triển nguồn tin về báo cáo KQNC và luận án (tiến sỹ và phó tiến sỹ). Theo quy
định của Luật Liên bang về nộp báo cáo bắt buộc được Quốc hội thông qua
[Rossiskaia Federaxiia, 1994] và Thông tư của Bộ KH&CN Nga về quy định
giao nộp báo cáo KQNC [Ministerstvo Nauki in Tekhnologii Rossiiskoi
Federaxii, 1997], việc giao nộp báo cáo KQNC cho VNTIC là bắt buộc đối với
tất cả các cơ quan, tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước để tiến hành đề tài
NC&PT.

Với hơn 40 năm tồn tại, VNTIC đã có hơn 7 triệu báo cáo KQNC, luận án
tiến sỹ và phó tiến sỹ, ....Trên cơ sở những báo cáo và luận án được giao nộp
theo luật định, VNTIC tạo lập CSDL về tài liệu xám và tạo ra các sản phẩm, dịch
vụ thông tin, gồm:
- Tạp chí tóm tắt, với 28 loại (series);
- Dịch vụ phổ biến chọn lọc thông tin (SDI) trên dạng điện tử, theo các lĩnh vực
chuyên đề;
- Các CSDL trực tuyến và không trực tuyến;
- Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc;
- Dịch vụ biên dịch các tóm tắt và báo cáo KQNC, luận án sang tiếng Anh;
- Ấn phẩm thông tin bằng tiếng Anh (10 loại);
- Danh bạ các cơ quan NC&PT (tiếng Anh);
- Các loại CD-ROM
- Bản tin về các đề tài NC&PT mới;
Mức độ cập nhật của dữ liệu vào CSDL của VNTIC là khá cao. Thí dụ
trong năm 1997, gần 5.000 báo cáo và 15.000 luận án được cập nhật vào hệ
thống.
VNTIC xây dựng những CSDL sau:
- CSDL về báo cáo KQNC của các đề tài nghiên cứu thực hiện tại Nga (trước
năm 1991 là thực hiện tại Liên Xô): trên 1,4 triệu biểu ghi. Cập nhật hàng tháng;
- CSDL luận án tiến sỹ và phó tiến sỹ bảo vệ tại Nga (trước 1991, là bảo vệ tại
Liên Xô): trên 500.000 biểu ghi; Cập nhật hàng tháng;
- CSDL về các cơ quan NC&PT ở Nga: trên 6.000 biểu ghi. Cập nhật hàng năm.
- CSDL về những đề tài đang tiến hành (hồi cố 24 năm): trên 1,1 triệu biểu ghi;
- CSDL về người có học vị tiến sỹ tại Nga (Doctorate holders of Russia): trên
14.000 biểu ghi. Cập nhật hàng năm.

- CSDL tiếng Anh "Research and development in Russia" (RDIR ): trên 30.000
biểu ghi giai đoạn 1986-1997 về báo cáo KQNC thuộc 10 lĩnh vực (dịch từ tiếng
Nga).
VNTIC cung cấp dịch vụ có thu phí truy cập đến CSDL trực tuyến về báo cáo
KQNC và luận án. Giao diện tìm tin được trình bày trong hình 3 (Phụ lục)
1.3.3. Nhật bản
Hệ thống thông tin NC&PT "ReaD" của JST
Nhật Bản là nước có nền KH&CN rất phát triển. Nhật Bản thành lập Cục
Khoa học và Công nghệ Nhật Bản (viết tắt là JST - Japan Science and
Technology Agency) - một tổ chức có vai trò quan trọng trong thu thập, lưu trữ,
xử lý, phổ biến thông tin KH&CN của Nhật Bản. JST là một trong 3 tổ chức
tham gia hình thành Mạng thông tin KH&CN Quốc tế STN (Scientific and
Technical Network International). JST xây dựng một hệ thống thông tin NC&PT
gọi tắt ReaD (Research and Development Information System), để quản lý, phổ
biến thông tin về các chương trình, dự án, đề tài và các báo cáo KQNC [JST,
2009]. Hệ thống ReaD được bắt đầu triển khai từ tháng 8/1998 để thu thập và
cung cấp thông tin về các viện nghiên cứu, các nhà nghiên cứu, các chương trình
nghiên cứu và các nguồn lực nghiên cứu của các trường đại học và viện nghiên
cứu công của Nhật Bản nhằm mục tiêu đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác giữa
Chính phủ-trường đại học-công nghiệp, tăng cường sử dụng các KQNC cũng
như thông tin về các hoạt động NC&PT.
Từ năm 2002, hệ thống ReaD đã đảm nhận trách nhiệm điều tra hoạt động
NC&PT của các trường đại học (Survey for Creating a Database of Research
Activities in Universities, etc.) và điều tra hoạt động nghiên cứu hàn lâm (Survey
on Academic Research Activities). Trước đây những cuộc điều tra này do Viện

Tin học Quốc gia NII (National Institute of Informatics) của Bộ Giáo dục, Văn
hoá, Thể thao, KH&CN (Ministry of Education, Culture, Sports, Science and
Technology (MEXT)) thực hiện.
Từ tháng 1/2007, Hệ thống ReaD được đổi mới nâng cấp để đáp ứng yêu
cầu của các nhà nghiên cứu và người dùng tin, hướng đến tăng cường sự thuận
tiện trong đăng ký thông tin, nâng cao các tính năng tìm kiếm, cung cấp thông
tin. Hệ thống được tăng cường thêm tính năng liên kết đến thông tin KH&CN
đăng trên các nguồn công bố, tính năng phản hồi thông tin số lần truy cập cho
nhà khoa học, tính năng chuyển thư yêu cầu đến nhà khoa học. Hệ thống ReaD
có 4 CSDL sau:
- CSDL các viện nghiên cứu;
- CSDL cán bộ nghiên cứu;
- CSDL đề tài/đề án nghiên cứu;
- CSDL nguồn lực nghiên cứu.
Mọi người đều có thể tiếp cận đến các thông tin trong các CSDL nói trên.
Theo thống kê năm 2007, số lần truy cập thông tin trên website tiếng Anh của
ReaD là khoảng 916.000 lượt. Việc cung cấp thông tin của nhà nghiên cứu gắn
liền với KQNC và các chủ đề của họ đã giúp cho việc tăng cường hợp tác giữa
khu vực nhà nước, trường đại học và doanh nghiệp, tăng cường trao đổi chuyên
gia cũng như tiến hành các nghiên cứu chung. Hình 4 và 5 giới thiệu giao diện
tìm kiếm cơ bản và nâng cao của hệ thống ReaD.
Bảng 5 cho thấy quy mô của các CSDL trong hệ thống ReaD.

Bảng 5. Loại dữ liệu và quy mô của các CSDL trong ReaD
CSDL Thông tin cơ bản Quy mô
Viện nghiên cứu Tên viện, địa chỉ, lịch sử phát khoảng 2.200 viện
triển, lĩnh vực nghiên cứu, các
họat động chính, v.v.
Cán bộ nghiên Tên, cơ quan, chức danh, lĩnh khoảng 200.000 cán bộ
cứu vực nghiên cứu, KQNC, v.v.. nghiên cứu
CSDL đề tài Tên đề tài, chủ trì đề tài, mô tả Khoảng 58.000 đề tài
nghiên cứu đề tài, lĩnh vực nghiên cứu,
KQNC, v.v.
Nguồn lực Tên, địa chỉ liên lạc, mô tả Khoảng 3.500 loại
nghiên cứu (*) nguồn lực, môi trường sử
dụng, v.v..
(*) “Nguồn lực nghiên cứu” có thể là nguồn lực nhìn/sờ thấy được hoặc không
nhìn thấy (không hiển lộ), được tổ chức nghiên cứu sở hữu, có thể hỗ trợ trực
tiếp hoặc gián tiếp hoạt động nghiên cứu, có thể cho các nhà nghiên cứu ngoài
tổ chức sử dụng.
Hệ thống ReaD cập nhật thông tin thông qua điều tra. Có hai cách cập nhật
thông tin:
- Cập nhật trực tuyến (Online update): đơn vị, người cập nhật thông tin được cấp
tên truy cập và mật khẩu. Cán bộ nghiên cứu có thể tự cập nhật thông tin về bản

thân; người quản lý cơ quan nghiên cứu có thể cập nhật thông tin về viện, các đề
tài và thông tin nguồn lực nghiên cứu.
- Trao đổi thông tin: Phương pháp này bao gồm việc xuất dữ liệu cần thiết từ các
CSDL của các viện theo biểu mẫu; thống tin được cập nhật theo lô. Nhiều viện
nghiên cứu của Nhật Bản đã áp dụng phương pháp trao đổi thông tin theo lô nói
trên.
CSDL NC&PT của Viện Tin học Quốc gia
Viện Tin học Quốc gia (NII), được nhà nước cấp kinh phí để xây dựng
CSDL về các đề tài được tài trợ (Grant-in-Aid Scientific Research) [National
Institute of Informatics 2009]. CSDL này chứa thông tin về các đề tài được Bộ
Giáo dục, Văn hoá, Thể thao, KH&CN (MEXT) cấp kinh phí. Để người nước
ngoài không biết tiếng Nhật có thể khai thác thông tin NII phối hợp với Hội Nhật
Bản về quảng bá khoa học (Japan Society for the Promotion of Science -
JSPS) xây dựng phiên bản CSDL đề tài nghiên cứu được tài trợ KAKEN (Grant-
in-Aid Scientific Research) có thể tra cứu bằng tiếng Anh. Đây là một phần của
dự án Cổng Thông tin KH&CN của NII (GeNii, the National Institute of
Informatics academic content portal). Hình 6 và 7 (Phụ lục) giới thiệu giao diện
tìm cơ bản và nâng cao của KAKEN.
CSDL KAKEN chứa thông tin về các tài liệu đề tài được tài trợ và tóm tắt báo
cáo nghiên cứu.
1.3.4. Một số nước và vùng lãnh thổ khác
Cộng hoà Séc
Trên website về NC&PT của Cộng hoà Séc hệ thống thông tin NC&PT là
"hệ thống thông tin của cơ quan hành chính công về thu thập, xử lý, xuất bản và

sử dụng thông tin về các NC&PT được hỗ trợ bởi ngân sách nhà nước"
[Research and Development Council, 2009]. Hệ thống này bao gồm những thành
phần:
- Đăng ký về đề tài (R&D Projects);
- Đăng ký về ý định nghiên cứu (Reseach intentions);
- Đăng ký thông tin về KQNC (R&D Results);
- Đăng ký về đơn vị tham dự thực hiện đề tài (R&D Tenders).
Malaixia
Trung tâm thông tin KH&CN Malaixia MASTIC thuộc Bộ Khoa học,
Công nghệ và Đổi mới Malaixia (MOSTI) đã xây dựng hệ thống gọi là
MasticLink [MASTIC, 2009]. Hệ thống MasticLink có các CSDL trực tuyến như
CSDL KH&CN Quốc gia (National S&T Minimum DataSet (NMDS)), Thông
tin quản lý KH&CN (S&T Management Information); CSDL về đẩy mạnh
nghiên cứu trong các lĩnh vực ưu tiên.
Philipin
Viện Thông tin KH&CN Philipin (STII) thuộc Bộ KH&CN (DOST)
phát triển và duy trì CSDL về NC&PT. CSDL này bao quát các đề tài/dự án
được Bộ KH&CN cấp kinh phí hoặc hỗ trợ kinh phí. Ngoài ra CSDKL còn bao
gồm cẩ thông tin về đề tài dự án của các viện NC&PT khác. Viện Thông tin
KH&CN Philipin (STII) còn xây dựng CSDL về các nhà khoa học (Scientist
database), bao gồm cả thông tin về các công trình nghiên cứu của họ; CSDL các
cơ quan nghiên cứu (Institutions Database), chứa thông tin về các tổ chức
KH&CN của Philipin (bao gồm cả thông tin về dịch vụ, thiết bị, ấn phẩm,....).

Inđônêxia
Tại Inđonêxia, một số CSDL về đề tài/dự án và báo cáo KQNC cũng đã được
nghiên cứu xây dựng. Thí dụ CSDL về Các báo cáo của các chương trình nghiên
cứu ưu tiên tích hợp về khoa học ứng dụng, CSDL LAPOR (về báo cáo nghiên
cứu và điều tra thuộc lĩnh vực khoa học xã hội, khoa học nhân văn, khoa học tự
nhiên, khoa học ứng dụng) do Trung tâm Thông tin - Tư liệu Khoa học, Viện
Khoa học Inđônêxia xây dựng.

CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI
VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Ở VIỆT NAM
Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu tại
Việt Nam chịu sự tác động trực tiếp từ cơ sở pháp lý do Nhà nước quy định.
Trên cơ sở đó, hiện trạng quản lý thông tin cũng thay đổi theo sự thay đổi của
Luật và ngày càng càng hợp lý, chặt chẽ hơn, mang đến nhiều lợi ích thiết thực.
Luật Khoa học và Công nghệ ra đời là một dấu mốc quan trọng dẫn đến sự
thay đổi toàn diện trong công tác quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả
nghiên cứu. Theo đó, có thể chia hiện trạng quản lý thành 2 giai đoạn lấy mốc là
sự ra đời của Luật Khoa học và Công nghệ.
2.1. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên
cứu trước khi có Luật Khoa học và Công nghệ
Trước khi có Luật khoa học và công nghệ, việc quản lý thông tin về đề tài
và báo cáo kết quả nghiên cứu thực hiện dựa trên Quyết định số 271-QĐ ngày
06/06/1980 và Thông tư số 648/THKH ngày 06/06/1980 của Ủy ban KHKT Nhà
nước, Vụ Kế hoạch-Tổng hợp của Ủy ban KHKT Nhà nước.
2.1.1. Quản lý thông tin về đề tài
+Tất cả đề tài nghiên cứu KHKT thuộc kế hoạch nghiên cứu của các
ngành, các cấp được đăng ký tại Ủy ban KHKTNN sau khi được cấp quản lý đề
tài duyệt đề cương chính thức. Các đề tài đăng ký được phân chia theo các tiêu
chí sau:

- Cấp quản lý đề tài: cấp trọng điểm nhà nước; cấp bộ, tổng cục; cấp tỉnh,
thành phố; cấp cơ sở
- Cơ quan chủ trì đề tài: các cơ sở nghiên cứu; trường đại học, cao đẳng,
trung học chuyên nghiệp; bệnh viện, trạm y tế, nhà an dưỡng; cơ sở sản xuất; cơ
sở điều tra cơ bản và các cơ quan nhà nước khác;
- Nguồn kinh phí thực hiện đề tài: kinh phí sự nghiệp do Nhà nước cấp;
kinh phí từ Quỹ khuyến khích phát triển sản xuất; kinh phí do ký kết hợp đồng
nghiên cứu; kinh phí vay của ngân hàng.
+ Hồ sơ đăng ký đề tài bao gồm:
- Phiếu đăng ký đề tài nghiên cứu KHKT;
- Thuyết minh kế hoạch tiến hành đề tài (đề cương nghiên cứu theo mẫu
quy định của Ủy ban KHKTNN . Mỗi bản dùng riêng cho một đề tài.
+ Cơ quan có trách nhiệm đăng ký đề tài với Ủy ban KHKTNN là:
- Bộ, ngành hoặc cơ quan chủ trì đề tài (đối với đề tài trọng điểm nhà
nước);
- Bộ, ngành chủ quản (đối với đề tài cấp bộ);
- Tỉnh, thành phố (đối với đề tài cấp tỉnh, thành phố);
- Cơ sở chủ trì đề tài (đối với đề tài cấp cơ sở).
+ Ủy ban KHKTNN có trách nhiệm phân loại và ghi ký hiệu riêng cho
từng đề tài gọi là số đăng ký đề tài và phải thông báo số đăng ký đề tài này cho
cơ quan quản lý đề tài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký;

+ Trường hợp có hiện tượng trùng lặp về toàn bộ một đề tài, Ủy ban
KHKTNN sẽ không cấp số đăng ký, nhưng phải thông báo trong thời hạn 30
ngày cho cơ quan quản lý đề tài biết và nêu rõ lý do không cấp số đăng ký;
+ Chỉ sau khi nhận được số đăng ký đề tài do Ủy ban KHKTNN cấp, các
cơ quan tài chính ở các ngành, các cấp mới cấp kinh phí cho nghiên cứu đề tài.
Thời gian này, mặc dù số lượng đề tài thực hiện hàng năm chưa nhiều,
nhưng số lượng đề tài đăng ký theo Quyết định số 271-QĐ cũng không lớn và
hầu hết là từ các Bộ, ngành. Số lượng địa phương thực hiện việc đăng ký đề tài
rất hạn chế. Có thể có những nguyên nhân chủ yếu như sau:
o Thứ nhất, việc tập trung hóa công tác đăng ký đề tài và báo cáo
KQNC trong cơ chế quản lý KT-XH nói chung và hoạt động
NC&PT nói riêng lúc bấy giờ là khó thực hiện, đặc biệt là đối với
khu vực địa phương.
o Thứ hai, nhiệm vụ đăng ký đề tài và báo cáo KQNC theo cơ chế tập
trung là rất nặng nề. Tuy nhiên, nhiệm vụ này lại chỉ được coi là
công việc kiêm nhiệm của một đơn vị chức năng của Ủy ban KHKT
o Thứ ba, các tổ chức, cá nhân chủ trì đề tài chưa nhận thức được
trách nhiệm cũng như ý nghĩa, tác dụng của việc đăng ký đề tài và
báo cáo KQNC.
Năm 1990, khi nhiệm vụ đăng ký đề tài và báo cáo KQNC được chuyển từ
Vụ Kế hoạch-Tổng hợp, Ủy ban KHKT Nhà nước, sang cho Trung tâm Thông
tin - Tư liệu KH&CN Quốc gia nay là Cục Thông tin KH&CN Quốc gia, việc
đăng ký đề tài và báo cáo KQNC đã được tăng cường đáng kể. Cụ thể:

- Đã có một bộ phận chuyên trách công tác đăng ký đề tài và báo cáo KQNC
(Phòng Thông tin Nghiên cứu-Triển khai thuộc Cục Thông tin KH&CN Quốc
gia). Số lượng cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ này là 4 người;
- Đã xây dựng được CSDL thư mục về đề tài với tên gọi CSDL DETAI (bên
cạnh việc lưu giữ các Bản thuyết minh đề tài dưới dạng giấy). Tính đến cuối năm
2000, CSDL DETAI đã có khoảng trên 5.000 biểu ghi, cung cấp thông tin thư
mục về tất cả các đề tài đã đăng ký. CSDL DETAI ngừng cập nhật sau khi Luật
KH&CN có hiệu lực vào tháng 1 năm 2001 (do Luật không quy định việc đăng
ký đề tài).
- Việc phổ biến thông tin về đề tài đã đăng ký được đẩy mạnh hơn trước. Cục
thực hiện công bố thông tin theo 2 phương thức:
+ Công bố thông tin thư mục về đề tài đang tiến hành trên "Tạp chí tóm tắt
tài liệu Việt Nam" do Cục Thông tin KH&CN Quốc gia xuất bản, định kỳ
4 số/năm;
+ Đưa CSDL DETAI phục vụ khai thác rộng rãi trên Mạng thông tin
KH&CN Việt Nam (VISTA) của Cục Thông tin KH&CN Quốc gia.
Tuy nhiên khi CSDL DETAI ngừng cập nhật, thông tin về đề tài cũng tạm
dừng vào năm 2001 khi Luật KH&CN có hiệu lực
2.1.2. Quản lý thông tin về báo cáo kết quả nghiên cứu
Việc nộp báo cáo KQNC được thực hiện như sau:
+ Sau 15 ngày kể từ khi KQNC được cấp quản lý đề tài tổ chức đánh giá
hoặc nghiệm thu nghiệm thu theo đúng quy định và thủ tục của Nhà nước, cơ
quan quản lý đề tài hoặc Hội đồng nghiệm thu (trường hợp đề tài tiến hành theo
hợp đồng) sẽ nộp cho Uỷ ban KHKTNN các văn bản sau:
- Phiếu đăng ký kết quả nghiên cứu KHKT;

- Báo cáo tổng kết toàn diện về KQNC đã được đánh giá chính thức (có
kèm theo các tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ…)
+ Việc hoàn thành một công trình nghiên cứu được Nhà nước chính thức
ghi nhận (Nhà nước chính thức xác nhận quyền tác giả đối với công trình nghiên
cứu) kể từ ngày Uỷ ban KHKTNN nhận được hai văn bản quy định nói trên.
Thông tin của các tài liệu liên quan đến đăng ký đề tài và nộp báo cáo
KQNC đảm bảo những thông tin như sau:
+ Những số liệu trong Phiếu đăng ký đề tài, đề cương nghiên cứu, Phiếu
đăng ký KQNC và trong báo cáo tổng kết toàn diện về công trình nghiên cứu rất
cần thiết cho công tác quản lý KHKT của Nhà nước. Các văn bản này tạo thành
kho tài liẹu gốc, dựa vào đó Uỷ ban KHKTNN trả lời theo yêu cầu của các cấp
quản lý đề tài, các cơ quan quản lý KHKT và quản lý kinh tế các ngành, các cấp,
các cơ quan nghiên cứu KHKT về tình hình nghiên cứu KHKT trong nước;
+ Uỷ ban KHKTNN thực hiện việc cung cấp cho các cơ quan quản lý
công tác KHKT và quản lý kinh tế các ngành, các cấp những tin tức về các công
trình nghiên cứu KHKT có nộp báo cáo KQNC và những công trình đã và đang
nghiên cứu có đăng ký ở Uỷ ban KHKTNN nếu những cơ quan này có yêu cầu.
Trước khi nhiệm vụ đăng ký KQNC được chuyển từ vụ Kế hoạch-Tổng
hợp, Ủy ban KHKT Nhà nước, sang Cục Thông tin KH&CN Quốc gia, hoạt
động quản lý báo cáo KQNC bao gồm 2 nhiệm vụ chủ yếu là:
- Cấp Giấy chứng nhận giao nộp báo cáo KQNC cho tổ chức, cá nhân chủ trì;
- Lưu giữ báo cáo KQNC.
Từ năm 1990, khi nhiệm vụ này được chuyển sang Cục Thông tin
KH&CN Quốc gia, cùng với việc cấp Giấy chứng nhận và lưu giữ báo cáo

KQNC, hoạt động quản lý báo cáo KQNC còn triển khai thêm một số nội dung
khác gồm:
- Xây dựng và cập nhật CSDL thư mục báo cáo KQNC (đặt tên là CSDL
- Xuất bản ấn phẩm thông tin thư mục về báo cáo KQNC đã đăng ký; Cung cấp
thông tin thư mục báo cáo KQNC trên Mạng thông tin KH&CN Việt Nam
(VISTA);
- Số hóa báo cáo KQNC để lưu giữ tin cậy, lâu dài và thuận tiện cho trao đổi,
cung cấp thông tin về báo cáo KQNC.
Đặc điểm của hoạt động quản lý báo cáo KQNC giai đoạn này là cơ chế
tập trung trong đăng ký, lưu giữ và phổ biến báo cáo KQNC. Cả nước chỉ có Cục
Thông tin KH&CN Quốc gia gia là cơ quan duy nhất thực hiện chức năng đăng
ký và lưu giữ báo cáo KQNC của đề tài các cấp (nhà nước, bộ, tỉnh, thành phố,
cơ sở) do Bộ, ngành, địa phương thực hiện. Bảng 6 tổng hợp số liệu thống kê về
tình hình đăng ký báo cáo KQNC tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia.

Bảng 6: Tình hình đăng ký báo cáo KQNC tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia
Giai đoạn Số Số Cấp Nhà Cấp Bộ Cấp tỉnh, Cấp cơ sở
BC đăng nước thành phố
KQNC ký
đăng ký trung
bình
năm
SL % SL % SL % SL %
1982- 673 84 568 84,4 87 13,0 8 1,2 10 1,4
1990*
1991- 1.433 287 541 37,7 775 54,1 13 0,9 104 7,3
1995
1996- 1.356 171 409 30,2 743 54,8 68 5,0 136 10,0
2000
Ghi chú: * Giai đoạn này do Vụ Kế hoạch -Tổng hợp, Uỷ ban KHKT Nhà nước,
đăng ký
Các báo cáo KQNC hiện lưu giữ tại Kho báo cáo KQNC của Cục Thông
tin KH&CN Quốc gia.
Đối tượng khai thác báo cáo KQNC chủ yếu là:
- Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy;
- Cán bộ quản lý;
- Học viên sau đại học.
Bình quân số lượt người khai thác báo cáo KQNC: 300 lượt người/năm.

2.2. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên
cứu sau khi có Luật Khoa học và Công nghệ
Luật Khoa học và công nghệ được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam
Khóa X, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 09/6/2000 và có hiệu lực thi hành từ ngày
01/01/2001.
Luật Khoa học và công nghệ chỉ quy định việc đăng ký, hiến, tặng, lưu
giữ, sử dụng và thông tin về KQNC, không quy định việc đăng ký đề tài nghiên
cứu.
2.2.1. Hiện trạng quản lý thông tin về đề tài
Sau khi Luật KH&CN có hiệu lực, hoạt động thu thập, lưu giữ nguồn
thông tin về đề tài nằm ngoài phạm vi quyền hạn của Cục Thông tin KH&CN
Quốc gia. Mặt khác, do kinh phí và nhân lực eo hẹp nên mặc dù đã nhận thức và
đánh giá cao vai trò quan trọng của nguồn thông tin này, Cục Thông tin KH&CN
Quốc gia cũng chưa đủ điều kiện để tổ chức thu thập nguồn thông tin này theo
phương thức mua như các dạng tài liệu khác.
Tuy nhiên, trước nhu cầu thông tin phục vụ công tác QLNN về hoạt động
NC&PT, đặc biệt là việc xét trùng lặp đề tài trong NC&PT, và nhu cầu thông tin
của các nhà nghiên cứu, từ năm 2006, Cục Thông tin KH&CN Quốc gia đã cố
gắng bố trí kinh phí và nhân lực thực hiện việc thu thập và phổ biến thông tin về
đề tài. Trung bình mỗi năm, Cục thu thập thông tin về khoảng 1.200 đề tài đang
được thực hiện trong phạm vi các bộ, ngành Trung ương, cập nhật vào CSDL
DETAI, công bố trên mạng VISTA và xuất bản ấn phẩm thông tin tóm tắt "Các
nhiệm vụ KH&CN đang tiến hành" (On-going Projects), định kỳ 2 số/năm.
Mặc dù đây là sự cố gắng lớn của Cục Thông tin KH&CN Quốc gia,
nhưng công việc này vẫn chỉ bao quát được một lượng không lớn đề tài, dự án

được triển khai hàng năm tại các Bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
2.2.2. Hiện trạng quản lý thông tin về Báo cáo kết quả nghiên cứu
Theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16 tháng 3 năm 2007 của
Bộ trưởng Bộ KH&CN về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng
kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN, hiện trạng công tác quản lý thông tin về
Báo cáo kết quả nghiên cứu được thực hiện như sau:
- Nhiệm vụ KH&CN phải đăng ký kết quả: các chương trình, đề tài, đề
án, dự án, các nhiệm vụ điều tra cơ bản, các dự án sản xuất thử nghiệm cấp nhà
nước, cấp bộ, cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cấp cơ sở, sử dụng
một phần hoặc toàn bộ kinh phí từ ngân sách nhà nước phải đăng ký, giao nộp tại
cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN phải đăng ký: gồm các tư liệu
phản ánh kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN, gồm: báo cáo tổng kết, báo cáo
chuyên đề, báo cáo nhánh, phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát; phiếu mô
tả quy trình công nghệ và giải pháp kỹ thuật; bản đồ; bản vẽ; ảnh; băng hình, đĩa
hình. (Trong báo cáo này, chúng tôi sử dụng thuật ngữ "Báo cáo KQNC" để chỉ
kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN phải đăng ký).
- Trách nhiệm đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN: tổ chức,
cá nhân chủ trì thực hiện nhiệm vụ KH&CN có trách nhiệm thực hiện đăng ký.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký kết quả thực hiện nhiệm
vụ KH&CN (sau đây gọi là cơ quan đăng ký): gồm

+ Cục Thông tin KH&CN Quốc gia thuộc Bộ KH&CN là cơ quan đầu
mối quốc gia về đăng ký báo cáo KQNC, đồng thời trực tiếp thực hiện đăng ký
đối với báo cáo KQNC của nhiệm vụ KH&CN cấp nhà nước và cấp Bộ.
+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án Nhân dân
Tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ
tịch nước và cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, chính trị-xã hội (sau đây gọi
là Bộ, ngành) chỉ định hoặc uỷ quyền cho cơ quan trực thuộc có chức
năng phù hợp là cơ quan đăng ký đối với các báo cáo KQNC của nhiệm vụ
KH&CN cấp cơ sở thuộc phạm vi Bộ, ngành mình.
+ Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định
hoặc uỷ quyền cho cơ quan trực thuộc có chức năng phù hợp làm cơ quan đăng
ký đối với báo cáo KQNC của các nhiệm vụ KH&CN cấp tỉnh, thành phố và cấp
cơ sở trong phạm vi địa phương mình.
Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày kết quả thực hiện nhiệm vụ
KH&CN được cơ quan quản lý nhiệm vụ KH&CN công nhận, tổ chức, cá nhân
chủ trì thực hiện nhiệm vụ KH&CN có sử dụng NSNN phải đăng ký và giao nộp
báo cáo KQNC cho cơ quan nhà nước có thẩm như quy định ở trên. Hồ sơ đăng
ký báo cáo KQNC gồm: phiếu đăng ký kết quả; bản chính hoặc bản sao y bản
chính biên bản họp Hội đồng nghiệm thu chính thức nhiệm vụ KH&CN; các tư
liệu phản ánh kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN.
Cơ quan nhận đăng ký, thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký báo
cáo KQNC cho tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện nhiệm vụ KH&CN theo thẩm
quyền.

Tại Cục thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia


Cục Thông tin KH&CN Quốc gia đã tiến hành xây dựng CSDL thư mục
đối với toàn bộ các báo cáo KQNC đăng ký nói trên. Sau đây là một số thông tin
cơ bản về CSDL này:
- Tên CSDL: CSDL KQNC;
- Loại CSDL: thư mục đính kèm tệp toàn văn;
- Phần mềm quản trị CSDL: CDS/ISIS for Windows;
- Số lượng biểu ghi: trên 9000 biểu ghi thư mục (từ năm 1975 đến nay)
- Mức cập nhật: khoảng 600 biểu ghi/năm;
- Phương thức khai thác:
+ Tìm thông tin và đọc báo cáo KQNC tại chỗ;
+ Chuyển giao CSDL thư mục đính kèm tệp toàn văn theo chuyên đề;
+ Khai thác thông tin thư mục về báo cáo KQNC trên Mạng VISTA.
CSDL KQNC bao gồm các báo cáo thuộc:
- Các đề tài dự án thuộc các Chương trình KH&CN trọng điểm cấp nhà
nước;
- Các đề tài, dự án độc lập cấp nhà nước;
- Các đề tài, dự án cấp bộ;
- Các đề tài, dự án cấp tỉnh/thành phố;
- Các đề tài, dự án cấp cơ sở.
Tỷ lệ báo cáo thuộc đề tài cấp nhà nước chiếm gần 50% và đề tài cấp bộ chiếm
37% (Bảng 7).

Bảng 7. Tỷ lệ cấp đề tài trong CSDL KQNC
Cấp đề tài Tỷ lệ
Đề tài cấp nhà nước 49,13 %
Đề tài cấp bộ 37,71 %
Cấp cơ sở 5,17 %
Khác 7,98 %
Cục đã số hoá hầu hết các báo cáo này và có thể cung cấp bản sao điện tử
của các báo cáo theo yêu cầu. Hiện tại trên trực tuyến chỉ tra cứu được thư mục
các báo cáo đó.
Ngoài ra, Cục Thông tin KH&CN Quốc gia còn xuất bản ấn phẩm thông
tin thư mục “Kết quả các nhiệm vụ KH&CN”, định kỳ 2 số/năm, thông báo
thông tin thư mục về các báo cáo KQNC đăng ký hàng năm tại Cục Thông tin
KH&CN Quốc gia.


Tại Bộ, ngành, địa phương:

Có thể nói, Quyết định số 271-QĐ ngày 06/06/1980 và Thông tư số
648/THKH ngày 06/06/1980 của Ủy ban KHKT Nhà nước chưa được triển khai
thực hiện có hiệu quả tại các Bộ, ngành và địa phương. Bằng chứng là số lượng
báo cáo KQNC đăng ký và giao nộp rất ít, ước tính chỉ chiếm khoảng 20-25% số
lượng đề tài, dự án nghiên cứu được thực hiện hàng năm bằng nguồn kinh phí từ
NSNN. Nếu cho rằng hàng năm có hàng nghìn đề tài, dự án các cấp được triển
khai và nghiệm thu tại các Bộ, ngành và địa phương thì số lượng đề tài thực hiện
đăng ký báo cáo KQNC còn ở mức hết sức khiêm tốn.
Từ năm 2001 đến 2005, khi được Bộ KH&CN giao nhiệm vụ biên soạn
Sách KH&CN Việt Nam, Cục Thông tin KH&CN Quốc gia đã thu thập được số
về số lượng đề tài, dự án cấp bộ và cấp tỉnh được triển khai thực hiện hàng năm
tại các Bộ, ngành và địa phương. Số liệu về đăng ký báo cáo KQNC tại Cục
Thông tin KH&CN Quốc gia và số lượng đề tài, dự án các cấp được thực hiện
giai đoạn 2001-2005 được trình bày trong Bảng 8

Bảng 8. Tình hình đăng ký báo cáo KQNC tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia
của các đề tài, dự án được thực hiện giai đoạn 2001-2005.
Đề tài, dự án Đề tài, dự án Đề tài, dự án
cấp nhà nước cấp bộ và cấp cấp tỉnh, thành
(Chương trình cơ sở phố
KHCN trọng điểm,
KHTN, Độc lập cấp
NN, Dự án SXTN)
Số ĐT được thực 2.297 9.990 7.020
hiện
Số báo cáo KQNC 927 1.167 89
đăng ký
Tỷ lệ % KQNC 40.4% 11.7% 1.3%
đăng ký so với số
ĐT
Số liệu so sánh cho thấy, tỷ lệ đề tài, dự án được thực hiện giai đoạn 2001-
2005 , thực hiện đăng ký báo cáo KQNC tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia là
thấp. Trong giai đoạn 2001-2005, Tỷ lệ đề tài cấp nhà nước thực hiện đăng ký
báo cáo KQNC là 40,4% ; đề tài cấp Bộ và cấp cơ sở là 11,7 %; để cấp tỉnh,
thành phố 1,3%. Như vậy, một số lượng rất lớn các báo cáo KQNC của đề tài, dự
án các cấp không được đăng ký và hiện nằm rải rác tại bộ phận quản lý công tác
nghiên cứu KH&CN hoặc ở các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì đề tài. Đây
là một trở ngại không nhỏ đối với công tác quản lý thông tin về báo cáo KQNC,
nhất là đối với việc nâng cao hiệu quả sử dụng KQNC của các đề tài, dự án sử
dụng NSNN.

 Tại bộ, ngành
Số lượng trung bình các đề tài, dự án cấp bộ và cấp cơ sở được thực hiện
hàng năm tại bộ, ngành khoảng 3.000 đề tài/năm. Trong khi đó, số lượng báo cáo
KQNC cấp bộ và cấp cơ sở đăng ký và giao nộp tại Cục Thông tin KH&CN
Quốc gia trung bình là 234 báo cáo KQNC/năm; lưu giữ tại các bộ, ngành trung
bình là 730 báo cáo KQNC/năm. Như vậy, cho chúng ta con số đáng báo động:
tại các Bộ, ngành hàng năm có trên 2.000 (3.000 – 234 – 730 = 2.036 ) báo cáo
KQNC của các đề tài cấp bộ và cấp cơ sở không kiểm soát được.
 Tại địa phương
Số lượng trung bình các đề tài, dự án cấp tỉnh, thành phố và cấp cơ sở
được thực hiện hàng năm tại địa phương là khoảng 2.000 đề tài/năm. Trong khi
đó, số lượng báo cáo KQNC đăng ký và giao nộp tại Cục Thông tin KH&CN
Quốc gia trung bình là 18 báo cáo KQNC/năm; lưu giữ tại địa phương trung bình
là 790 báo cáo KQNC/năm. Như vậy, hàng năm tại các địa phương, có trên 1.000
báo cáo KQNC của các đề tài cấp tỉnh, thành phố và cấp cơ sở không kiểm soát
được (2.000 – 18 – 790 = 1.192 KQNC).
Hiện tại, số lượng báo cáo KQNC không kiểm soát được là rất lớn. Trung
bình hàng năm có khoảng trên 2.000 báo cáo KQNC của các đề tài, dự án cấp
bộ, cấp cơ sở tại các bộ, ngành; khoảng trên 1.000 báo cáo KQNC của đề tài, dự
án cấp tỉnh, thành phố và cấp cơ sở tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
không được quản lý và lưu giữ. Số lượng ít ỏi các báo cáo có thể kiểm soát được
lưu giữ phân tán, khó quản lý. Tại Bộ, ngành các báo cáo KQNC này thường
được lưu giữ hoặc ở các cơ quan thông tin thư viện, hoặc ở cơ quan giúp việc
chuyên môn về KH&CN (Vụ, Ban KH&CN...). Tại địa phương, báo cáo KQNC
được lưu giữ hoặc ở các Trung tâm Tin học và Thông tin KHCN, hoặc ở trung
tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam

Similar to Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam (20)

More from Dịch vụ Làm Luận Văn 0936885877

More from Dịch vụ Làm Luận Văn 0936885877 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Tìm hiểu hoạt động quản lý thông tin về đề tài và báo cáo kết quả nghiên cứu ở Việt Nam