Sistem perfailan dan surat menyurat merupakan kemahiran yang mesti dipelajari oleh guru dalam mengurus sesuatu organisasi Guru mestilah sentiasa mengkaji dan berusaha meningkatkan produktiviti diri dengan ilmu pengurusan dan pentadbiran yang sistematik

1. Pengurusan GERKO
SISTEM FAIL DAN SURATSISTEM FAIL DAN SURAT
MENYURATMENYURAT

2. Skop / Tajuk ( 2 jam )Skop / Tajuk ( 2 jam )
 Sistem dan jenis-jenis failSistem dan jenis-jenis fail
 Prosedur penulisan surat rasmiProsedur penulisan surat rasmi
 Komunikasi rasmi melalui media eletronikKomunikasi rasmi melalui media eletronik

3. Apakah Sistem Fail?Apakah Sistem Fail?
 Satu proses klasifikasi, penyusunan danSatu proses klasifikasi, penyusunan dan
penyimpanan rekod supaya ianya dapatpenyimpanan rekod supaya ianya dapat
diperolehi dengan segera apabiladiperolehi dengan segera apabila
dikehendakidikehendaki
 Seorang pegawai / pengurus perluSeorang pegawai / pengurus perlu
mengetahui teknik penyimpanan, rekod-mengetahui teknik penyimpanan, rekod-
rekod pentadbiran dan penyelenggaraan failrekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

4. Definisi failDefinisi fail
 Proses penyimpanan segala rekod danProses penyimpanan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat atau satudokumen untuk simpanan selamat atau satu
rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahirrangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir
pada titik yang samapada titik yang sama

5. Prinsip-Prinsip Sistem FailPrinsip-Prinsip Sistem Fail
 Rekod yang tersusunRekod yang tersusun
 Tidak banyak menggunakan ruang danTidak banyak menggunakan ruang dan
menggunakan kulit nipismenggunakan kulit nipis
 Mudah disediakan dan disimpanMudah disediakan dan disimpan
 Cara yang mudah diperluas dan dipakaiCara yang mudah diperluas dan dipakai
berterusanberterusan
 Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesanMudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan
 Rekod penyimpanan dan pengeluaranRekod penyimpanan dan pengeluaran

6. Pengkelasan FailPengkelasan Fail
 Fail boleh dikelaskan berdasarkan;Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
– AbjadAbjad
– PerkaraPerkara
– AngkaAngka
– Tempat dan kawasanTempat dan kawasan
 Menggunakan kod;Menggunakan kod;
– NomborNombor
– RingkasanRingkasan

7. pengkelasan failpengkelasan fail
 Tahap pertama:Tahap pertama:
– 01. Kurikulum01. Kurikulum
– 02. Kokurikulum02. Kokurikulum
– 03. Hal Ehwal Pelajar03. Hal Ehwal Pelajar
– 04. Kewangan04. Kewangan
– 05. Asrama05. Asrama

8. ..pengkelasan dan nombor fail..pengkelasan dan nombor fail
 Tahap keduaTahap kedua
NomborNombor PerkaraPerkara
02/0102/01 JK KokurikulumJK Kokurikulum
02/0202/02 Sukan dan permainanSukan dan permainan
02/0302/03 Unit BerunifomUnit Berunifom
02/0402/04 Kelab dan PersatuanKelab dan Persatuan

9. ..pengkelasan dan nombor fail..pengkelasan dan nombor fail
NomborNombor PerkaraPerkara
0101 Persekutuan PengakapPersekutuan Pengakap
0202 Pandu PuteriPandu Puteri
0303 Puteri IslamPuteri Islam
0404 Bulan Sabit MerahBulan Sabit Merah
Tahap keduaTahap kedua

10. pengkelasan dan nombor failpengkelasan dan nombor fail
 Tahap keempatTahap keempat
NomborNombor PerkaraPerkara
0101 MesyuaratMesyuarat
0202 Maklumat AhliMaklumat Ahli
0303 PerlembagaanPerlembagaan
0404 Perancangan tahunanPerancangan tahunan

11. Peringkat Keselamatan FailPeringkat Keselamatan Fail
JENISJENIS FUNGSIFUNGSI WARNAWARNA
RAHSIA BESARRAHSIA BESAR Keselamatan NegaraKeselamatan Negara Kuning berpalangKuning berpalang
merah (depan &merah (depan &
belakang)belakang)
RAHSIARAHSIA TenderTender
KewanganKewangan
Merah JambuMerah Jambu
berpalang Depan /berpalang Depan /
BelakangBelakang
SULITSULIT Laporan sulitLaporan sulit
SoalanSoalan
HijauHijau
TERHADTERHAD Fail peribadiFail peribadi
DokumenDokumen
PutihPutih
BIASABIASA TerbukaTerbuka
HarianHarian
PutihPutih

12. Sampul KecilSampul Kecil
 Satu fail sementara dibuka kerana fail asalSatu fail sementara dibuka kerana fail asal
tidak ditemui.tidak ditemui.
 Mengandungi satu tajuk sehalaMengandungi satu tajuk sehala
 Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklahApabila sudah digunakan. Ianya hendaklah
ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besarditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
 Fail ini tidak aktifFail ini tidak aktif

13. Kertas MinitKertas Minit
 Satu fail satu kertas minit.Satu fail satu kertas minit.
 Setiap surat masuk dan keluar perlu diSetiap surat masuk dan keluar perlu di
minitkan dan direkodminitkan dan direkod
 Menggunakan Borang Am 6Menggunakan Borang Am 6
 Kertas minit disematkan di sebelah kiri failKertas minit disematkan di sebelah kiri fail
 Kandungan masuk = dakwat merahKandungan masuk = dakwat merah
 Kandungan keluar = dakwat hitamKandungan keluar = dakwat hitam

14. Penutupan FailPenutupan Fail
 Fail hendaklah ditutup setelah mengandungiFail hendaklah ditutup setelah mengandungi
>= 100 kandungan(1 inci)>= 100 kandungan(1 inci)
 Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 danSetelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan
menggunakan fail jilid 2 ;menggunakan fail jilid 2 ;
MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )
 Fail yang memerlukan tindakan segera,Fail yang memerlukan tindakan segera,
dilabelkandilabelkan “Segera”(Am 99B)“Segera”(Am 99B) @@ “Tindakan“Tindakan
Serta Merta”(Am 99)Serta Merta”(Am 99)

15. Prosedur Penulisan Surat RasmiProsedur Penulisan Surat Rasmi
 Kategori Surat Rasmi :Kategori Surat Rasmi :
– Surat - menyurat dari jabatan kerajaan danSurat - menyurat dari jabatan kerajaan dan
persatuan induk dan sebaliknyapersatuan induk dan sebaliknya
– Surat panggilan mesyuarat memohon jawatanSurat panggilan mesyuarat memohon jawatan
– Memohon ceramah.Memohon ceramah.
– Memohon lawatan.Memohon lawatan.

16. Format UmumFormat Umum
 Logo, nama dan alamat persatuanLogo, nama dan alamat persatuan
 Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)
 Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
 TarikhTarikh
 Alamat PenerimaAlamat Penerima
 Melalui (jika berkenaan)Melalui (jika berkenaan)
 Menghadap / pembukaan suratMenghadap / pembukaan surat

17. …….format umum.format umum
 Tajuk suratTajuk surat
 Pembukaan dan kandungan suratPembukaan dan kandungan surat
 Cogan kataCogan kata
 Tandatangan, nama dan gelaran jawatanTandatangan, nama dan gelaran jawatan
 Surat-surat salinanSurat-surat salinan
 Kependekan(initial) nama penulis danKependekan(initial) nama penulis dan
jurutaipjurutaip

18. Komunikasi rasmiKomunikasi rasmi
 Media eletronikMedia eletronik
– RadioRadio
– TelevisyenTelevisyen
– E-mailE-mail
– FaksFaks
 Media cetakMedia cetak
– AkhbarAkhbar
– MajalahMajalah
 Lain-lainLain-lain
– PosterPoster
– BannerBanner
– BrosurBrosur

19. Bahan RujukanBahan Rujukan
 Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),
Pengurusan KokurikulumPengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur:, Kuala Lumpur:
Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
 Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ).Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ).
Buku Panduan Gerak Kerja KokurikulumBuku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum
Sekolah RendahSekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat. Kuala Lumpur: Pusat
Perkembangan Kurikulum dan DewanPerkembangan Kurikulum dan Dewan
Bahasa dan PustakaBahasa dan Pustaka

20. RumusanRumusan
 Guru penasihat / jurulatih yang baik perluGuru penasihat / jurulatih yang baik perlu
arif mengenai pengurusan fail dan dapatarif mengenai pengurusan fail dan dapat
menulis surat yang tepat dan berkesanmenulis surat yang tepat dan berkesan
 Mengawas dan memantau jawatankuasaMengawas dan memantau jawatankuasa
menguruskan fail dan surat menyuratmenguruskan fail dan surat menyurat
 Surat menyurat merupakan imej persatuanSurat menyurat merupakan imej persatuan
dan organisasidan organisasi