Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
SISTEM FAIL  DAN  SURAT MENYURAT 06/07/10 Pengurusan GERKO
Skop / Tajuk ( 2 jam )  <ul><li>Sistem dan jenis-jenis fail </li></ul><ul><li>Prosedur penulisan surat rasmi </li></ul><ul...
Apakah Sistem Fail? <ul><li>Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan...
Definisi fail <ul><li>Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang...
Ciri-Ciri Umum Sistem Fail <ul><li>Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan </li></u...
Ciri-Ciri Umum Sistem Fail <ul><li>Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi.  </l...
Pengkelasan Fail <ul><li>Fail boleh dikelaskan berdasarkan; </li></ul><ul><ul><li>Abjad </li></ul></ul><ul><ul><li>Perkara...
<ul><li>Tahap pertama: </li></ul><ul><ul><li>01. Kurikulum </li></ul></ul><ul><ul><li>02. Kokurikulum </li></ul></ul><ul><...
..pengkelasan dan nombor fail <ul><li>Tahap kedua </li></ul>06/07/10 <ul><li>Kokurikulum/Unit Berunifom –  SRKBT/02/03/ </...
..pengkelasan dan nombor fail <ul><li>SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri </li></ul>06/07/10 <ul><li>Tahap Ketiga </li></ul>Nomb...
..pengkelasan dan nombor fail <ul><li>SRKTB/02/03/02/01(  ) - Mesyuarat </li></ul>06/07/10 <ul><li>Tahap keempat </li></ul...
Peringkat Keselamatan Fail 06/07/10 JENIS FUNGSI WARNA RAHSIA BESAR <ul><li>Keselamatan Negara </li></ul>Kuning berpalang ...
Sampul Kecil <ul><li>Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. </li></ul><ul><li>Mengandungi satu tajuk sa...
Kertas Minit <ul><li>Satu fail satu kertas minit. </li></ul><ul><li>Setiap surat masuk dan keluar perlu  diminitkan dan di...
Penutupan Fail <ul><li>Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi  >= 100 kandungan(1 inci) </li></ul><ul><li>Setelah fail...
Prosedur Penulisan Surat Rasmi <ul><li>Kategori Surat Rasmi : </li></ul><ul><ul><li>Surat - menyurat dari jabatan kerajaan...
Format Umum <ul><li>Logo, nama dan alamat persatuan </li></ul><ul><li>Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) </li></ul><...
… .format umum <ul><li>Tajuk surat </li></ul><ul><li>Pembukaan dan kandungan surat </li></ul><ul><li>Cogan kata </li></ul>...
Komunikasi rasmi <ul><li>Media eletronik </li></ul><ul><ul><li>Radio </li></ul></ul><ul><ul><li>Televisyen </li></ul></ul>...
Bahan Rujukan <ul><li>Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),  Pengurusan Kokurikulum , Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. ...
Rumusan <ul><li>Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif  mengenai pengurusan fail dan dapat menulis  surat yang te...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×
Upcoming SlideShare
Komunikasi rasmi
Next
Download to read offline and view in fullscreen.

11

Share

Download to read offline

Tajuk 4 sistem fail dan surat menyurat

Download to read offline

Related Books

Free with a 30 day trial from Scribd

See all

Tajuk 4 sistem fail dan surat menyurat

  1. 1. SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT 06/07/10 Pengurusan GERKO
  2. 2. Skop / Tajuk ( 2 jam ) <ul><li>Sistem dan jenis-jenis fail </li></ul><ul><li>Prosedur penulisan surat rasmi </li></ul><ul><li>Komunikasi rasmi melalui media eletronik </li></ul>06/07/10
  3. 3. Apakah Sistem Fail? <ul><li>Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki </li></ul><ul><li>Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail </li></ul>06/07/10
  4. 4. Definisi fail <ul><li>Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama </li></ul>06/07/10
  5. 5. Ciri-Ciri Umum Sistem Fail <ul><li>Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan </li></ul><ul><li>Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan </li></ul><ul><li>Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi </li></ul>06/07/10
  6. 6. Ciri-Ciri Umum Sistem Fail <ul><li>Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. </li></ul><ul><li>Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum </li></ul><ul><li>Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi </li></ul><ul><li>Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum </li></ul>06/07/10
  7. 7. Pengkelasan Fail <ul><li>Fail boleh dikelaskan berdasarkan; </li></ul><ul><ul><li>Abjad </li></ul></ul><ul><ul><li>Perkara </li></ul></ul><ul><ul><li>Angka </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempat dan kawasan </li></ul></ul><ul><li>Menggunakan kod; </li></ul><ul><ul><li>Nombor </li></ul></ul><ul><ul><li>Ringkasan </li></ul></ul>06/07/10
  8. 8. <ul><li>Tahap pertama: </li></ul><ul><ul><li>01. Kurikulum </li></ul></ul><ul><ul><li>02. Kokurikulum </li></ul></ul><ul><ul><li>03. Hal Ehwal Pelajar </li></ul></ul><ul><ul><li>04. Kewangan </li></ul></ul><ul><ul><li>05. Asrama </li></ul></ul>…… .pengkelasan fail 06/07/10 Kokurikulum – SRKBT/02
  9. 9. ..pengkelasan dan nombor fail <ul><li>Tahap kedua </li></ul>06/07/10 <ul><li>Kokurikulum/Unit Berunifom – SRKBT/02/03/ </li></ul>Nombor Perkara 02/01 JK Kokurikulum 02/02 Sukan dan permainan 02/03 Unit Berunifom 02/04 Kelab dan Persatuan
  10. 10. ..pengkelasan dan nombor fail <ul><li>SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri </li></ul>06/07/10 <ul><li>Tahap Ketiga </li></ul>Nombor Perkara 01 Persekutuan Pengakap 02 Pandu Puteri 03 Puteri Islam 04 Bulan Sabit Merah
  11. 11. ..pengkelasan dan nombor fail <ul><li>SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat </li></ul>06/07/10 <ul><li>Tahap keempat </li></ul>Nombor Perkara 01 Mesyuarat 02 Maklumat Ahli 03 Perlembagaan 04 Perancangan tahunan
  12. 12. Peringkat Keselamatan Fail 06/07/10 JENIS FUNGSI WARNA RAHSIA BESAR <ul><li>Keselamatan Negara </li></ul>Kuning berpalang merah (depan & belakang) RAHSIA <ul><li>Tender </li></ul><ul><li>Kewangan </li></ul>Merah Jambu berpalang Depan / Belakang SULIT <ul><li>Laporan sulit </li></ul><ul><li>Soalan </li></ul>Hijau TERHAD <ul><li>Fail peribadi </li></ul><ul><li>Dokumen </li></ul>Putih BIASA <ul><li>Terbuka </li></ul><ul><li>Harian </li></ul>Putih
  13. 13. Sampul Kecil <ul><li>Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. </li></ul><ul><li>Mengandungi satu tajuk sahala </li></ul><ul><li>Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar </li></ul><ul><li>Fail ini tidak aktif </li></ul>06/07/10
  14. 14. Kertas Minit <ul><li>Satu fail satu kertas minit. </li></ul><ul><li>Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod </li></ul><ul><li>Menggunakan Borang Am 6 </li></ul><ul><li>Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail </li></ul><ul><li>Kandungan masuk = dakwat merah </li></ul><ul><li>Kandungan keluar = dakwat hitam </li></ul>06/07/10
  15. 15. Penutupan Fail <ul><li>Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) </li></ul><ul><li>Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; </li></ul><ul><li>MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) </li></ul><ul><li>Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99) </li></ul>06/07/10
  16. 16. Prosedur Penulisan Surat Rasmi <ul><li>Kategori Surat Rasmi : </li></ul><ul><ul><li>Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan </li></ul></ul><ul><ul><li>Memohn ceramah. </li></ul></ul><ul><ul><li>Memohon lawatan. </li></ul></ul>06/07/10
  17. 17. Format Umum <ul><li>Logo, nama dan alamat persatuan </li></ul><ul><li>Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) </li></ul><ul><li>Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) </li></ul><ul><li>Tarikh </li></ul><ul><li>Alamat Penerima </li></ul><ul><li>Melalui (jika berkenaan) </li></ul><ul><li>Menghadap / pembukaan surat </li></ul>06/07/10
  18. 18. … .format umum <ul><li>Tajuk surat </li></ul><ul><li>Pembukaan dan kandungan surat </li></ul><ul><li>Cogan kata </li></ul><ul><li>Tandatangan, nama dan gelaran jawatan </li></ul><ul><li>Surat-surat salinan </li></ul><ul><li>Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip </li></ul>06/07/10
  19. 19. Komunikasi rasmi <ul><li>Media eletronik </li></ul><ul><ul><li>Radio </li></ul></ul><ul><ul><li>Televisyen </li></ul></ul><ul><ul><li>E-mail </li></ul></ul><ul><ul><li>Faks </li></ul></ul><ul><li>Media cetak </li></ul><ul><ul><li>Akhbar </li></ul></ul><ul><ul><li>Majalah </li></ul></ul><ul><li>Lain-lain </li></ul><ul><ul><li>Poster </li></ul></ul><ul><ul><li>Banner </li></ul></ul><ul><ul><li>Brosur </li></ul></ul>06/07/10
  20. 20. Bahan Rujukan <ul><li>Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum , Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. </li></ul><ul><li>Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah . Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka </li></ul>06/07/10
  21. 21. Rumusan <ul><li>Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan </li></ul><ul><li>Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat </li></ul><ul><li>Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi </li></ul>06/07/10
  • ssuser150de9

    May. 29, 2015
  • mohdawie397

    Jul. 16, 2014
  • hazinra

    Apr. 3, 2014
  • thomaskana

    Mar. 16, 2014
  • azieshah73

    Feb. 24, 2014
  • ssuser41a829

    Dec. 28, 2013
  • rodziahismail9

    Jul. 21, 2013
  • mursyidalaidin

    Jul. 16, 2013
  • zulianajue7

    Jul. 9, 2013
  • kopzaiton

    Jun. 1, 2012
  • NurAmalina3

    Nov. 3, 2010

Views

Total views

24,948

On Slideshare

0

From embeds

0

Number of embeds

10

Actions

Downloads

925

Shares

0

Comments

0

Likes

11

×