Pengurusan sistem fail panitia di sekolah

40,000 views

Published on

11 Comments
29 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
40,000
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2,083
Actions
Shares
0
Downloads
1,499
Comments
11
Likes
29
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Pengurusan sistem fail panitia di sekolah

  1. 1. SISTEM PENGURUSANFAILDI SEKOLAHABD RAHIM BIN ABDUL RAHMANKETUA UNIT PIAWAIANSEKTOR JAMINAN KUALITIJABATAN PELAJARAN JOHORarahim.arahman@moe.gov.my019 - 7143511
  2. 2. OBJEKTIF CERAMAHDi akhir ceramah ini pesertadiharap akan dapat:• Memahami apa yangdimaksudkan dengan sistemfail; dan• Menggunakan pengetahuan iniuntuk mengurus ,menyediakanfail bersistem yang betul danpiawai bagi penyimpananrekod dan dokumen.
  3. 3. DEFINISI SISTEM FAILProses menyimpan segala rekoddan dokumen untuk rujukandengan selamat, mudah diperolehidengan cepat bila dikehendaki danproses ini meliputiKlasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan.
  4. 4. Arahan / Punca Kuasa /SumberRujukan• Arahan Perkhidmatan Bab 4: FailMemail;• Sistem Fail Arkib Negara Malaysia* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003• Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor* SURAT PELAKSANAAN 2010
  5. 5. Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik :1. Bersistem2. Mudah dirujuk3. Mudah diperolehi4. Selamat
  6. 6. Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail1. Fail tidak banyak menggunakan ruang;2. Mudah disedia dan mudah disimpan;3. Murah dan mudah diperolehi;4. Cara mudah diperluas dan dipakaiberterusan;5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;6. Cross reference –maklumat berkaitandimasukkan dalam fail berkenaan.
  7. 7. Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARAKOD PERKARA100 PENGURUSAN200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )400 KEWANGAN500 SUMBER MANUSIA600 PENGURUSAN KURIKULUM700 PENGURUSAN KOKURIKULUMSurat ARKIB kepada JPN – 2010 : patuhi /denda RM3K-5K* Rujukan sistem fail – ARKIB sahaja.
  8. 8. BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARISEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPNJOHOR ( 2010 ): PENGURUSAN FAIL PANITIA10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAILSAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAILPUTIH* laksanakan SPSK – sistem failSJQ boleh bantu kerana sistem fail di bawah Unit Fail & RekodMula 2011 – SJQ bantu sistem fail sekolah..Tahukah anda…..
  9. 9. Tahap Fail : Mengikut Warna FailPutih : Terbuka dan terhadHijau: SULIT untuk fail individuMerah Jambu: RahsiaKuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelahluar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISASampul Kecil: sebagai langkah sementara jika failsebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpaimasukkan sebagai satu kandungan dan direkod padakertas minit
  10. 10. Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH• Maklumat yang terkandung dalamdokumen ini tidak boleh diberitahusecara lansung atau tidak lansungkepada akhbar atau sesiapa yangtidak dibenarkan• Digunakan untuk fail induk di pejabat/sekolah
  11. 11. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit• Dokumen ini ialah hak milik KerajaaqnMalaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagimakluman orang-orang yang perlu mengetahuikandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandungdalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secaralansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapayang tidak dibenarkan• Ada di JPN/PPD/Sekolah• Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )
  12. 12. 53(a): RAHSIA BESAR• Dokumen ini ialah hak milik kerajaanMalaysia/negeri…dan dimaksudkan bagimakluman…….sendiri dan lain-lain pegawaiyang perlu mengetahui kandunganya dalammasa menjalankan tugas-tugas rasmimereka. Maklumat yang terkandung dalamdokumen ini tidak boleh diberitahu secaralansung atau tidak lansung kepada akhbaratau sesiapa yang tidak dibenarkan.• Tiada di sekolah.
  13. 13. Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)dan (c)• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalahdikehendaki oleh undang-undangmenyerahkannya kepada Pejabat daerah, BalaiPolis atau Pejabat Angkatan tentera untukdihantar ke Pejabat Pegawai keselamatanKerajaan beserta dengan keterangan-keterangantermasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimanadijumpai. Menyimpan atau membinasakandokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satukesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
  14. 14. PERALATAN YANG PERLU:1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 7002. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM5. PENSIL 2B/HB6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )8. KERTAS MINIT9. GETAH PEMADAM10. TALI PENGIKAT KERTASPeralatan Yang digunakan untuk Membuka FailLIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN…..
  15. 15. Cara Membuka Fail Terbuka:Muka Depan : tulis tangan !!1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
  16. 16. Cara Membuka Fail Terbuka:Muka Depan : tulis tangan !!1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
  17. 17. 2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )-mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan.Kalau nak pakai huruf blok boleh…tapi ada syarat…..
  18. 18. 3. Tuliskan kod : JBA1056/600-2/3/1
  19. 19. 4. Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minitpertama dikandungkan & initial
  20. 20. 5. Didaftarkan dibawah perkara : 600 – KURIKULUMKURIKULUM
  21. 21. RAHIM - SJQ - JPNJ6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAHUNTUK MASUKKAN TALI HIJAU
  22. 22. RAHIM - SJQ - JPNJ7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGANBATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINITKIRI FAIL – KERTAS MINITKANAN FAIL - SURATBAHAGIAN DALAM FAIL
  23. 23. RAHIM - SJQ - JPNJ8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:-KERTAS MINIT NO :-HELAI NO : 1 M/S : 1
  24. 24. RAHIM - SJQ - JPNJ9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:-KERTAS MINIT NO :-HELAI NO : 1 M/S : 2
  25. 25. RAHIM - SJQ - JPNJTALI HIJAUPENEBUK LUBANG
  26. 26. RAHIM - SJQ - JPNJKERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DANTIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAIL…HARAM…YEPENEBUK LUBANG
  27. 27. PRINSIP : PROSES SURAT KELUARDAN SURAT MASUKSURAT MASUK : PEN WARNA MERAHMASUK : MERAHM:MSURAT KELUAR : PEN WARNAHITAM/BIRUKELUAR : HITAM/BIRUK:H/B12
  28. 28. PRINSIP : PROSES SURAT KELUARDAN SURAT MASUKBERIKUT ADALAH ATURAN SEBENARUNTUK PROSES KELUAR MASUKSURAT DAN KEADAAN SEBENARMUNGKIN BERBEZA DI SEKOLAHANDA……BERGANTUNG KEPADA BUDI BICARAPIHAK PENTADBIR…JIKA BUATBETUL..IA AKAN BETUL SAMPAI BILA-BILA…
  29. 29. 1 Terima surat – “cap terima” &“cap untuk tindakan”
  30. 30. CAP UNTUK TINDAKANJIKA MAHU TINDAKAN DITULIS DI ATAS SURAT BOLEHJUGA…TAPI HAD SAMPAI 3 PERINGKAT SAHAJA…CTH..GB -> GPK -> KP.P -> GPK -> GKMP
  31. 31. 2 Rekod surat masuk dalambuku daftar surat1. BIL2. NO. RUJ& TARIKH SURAT3. TAJUK4. TARIKH TERIMA5. DARIPADA6. U.PERHATIAN7. T/TGN PEREKODBOLEH DETECT JIKA SURAT HILANG/ TIDAK DAPAT
  32. 32. 1Atas sebelahkanan surat :buat bulatandan dalamnyatulis nombor ): surat masuk: pen merah, surat keluar :pen hitam/biru3 SAIZ BULATAN TAK KISAH…TIDAK TERLALUKECIL / BESAR…..PENTING BOLEH BACA
  33. 33. 4 Tuliskan butiran surat di ataskertas minit. Ikut nombor ygtelah ditulis dalam bulatandi surat
  34. 34. Nombor ini sama dgn nombor di atas suratNO MINIT INI AKAN BERTERUSAN SAMA ADASURAT KELUAR ATAU MASUK.
  35. 35. CARA TULIS MINIT : Surat Masuk :Surat Ruj:____ bertarikh:_____daripada:_____Dikandungkan pada:_____Perkara : __________ oleh :______t/tgn_______CONTOH : Surat Masuk :Surat Ruj:JPA1001/600-2/3/1 bertarikh: 1/11/2012daripada: PPDJB dikandungkan pada 3/11/2012Perkara : Mesy. Panitia B.M Zon Utara olehFarah t/tgn : ffKaedah : tulis semula dengan tangan ataufill in the blanks dgn rubber stampIkut ANM : tulis tanganIkut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)Sekolah : terpulang ( boleh pilih )PEN MERAH !!
  36. 36. CARA MINIT : Surat Keluar :Surat Ruj :________________bertarikh:_____kepada:_____dikandungkan pada :_____Perkara : __________ oleh :____ t/tgn__CARA MINIT : Surat Keluar :Surat Ruj : JBA 1024-600/3/3/1 bertarikh: 2 /11/2012kepada: PPD JB dikandungkan pada : 2/11/2012Perkara : DATA HRMIS SEK oleh : AYU t/tgn : are-youKaedah : tulis semula dengan tangan ataufill in the blanks dgn rubber stampIkut ANM : tulis tanganIkut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)Sekolah : terpulang ( boleh pilih )PEN HITAM !!
  37. 37. KAEDAH MINIT SURAT ADA 2 CARA YANG DIBENARKAN:1. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS KERTAS MINIT DI BAWAHPERKARA…. ( ARAHAN ANM ) ATAU,2. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS SURAT( DENGAN SYARAT MAKSIMUM 3 PERINGKAT SAHAJA).Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP1 -> 2 -> 3JIKA TINDAKAN GUNAKAN CAP, TULISKAN TINDAKAN DI RUANGANYANG TELAH DIKHASKAN…….( KAEDAH INI DIGUNAPAKAI DI BPSH,JPN,PPD )5 Serahkan surat bersama denganfail kepada Guru Besar / GPKuntuk minitkan surat.
  38. 38. Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP1. Surat asal masuk dalam fail panitia ( pejabat )2. GPK simpan satu salinan untuk rujukan ( Fail Keras )3. KP dapat surat salinan sahaja.( Fail Keras)* Setiap guru/pentadbir perlu ada satu fail kerasperibadi utk simpan salinan surat yang berkaitan( CADANGAN )6 Surat asal dimasukkan dalamfail induk ( putih ) yangberada di pejabat manakalauntuk orang yang perluambil tindakan akan dapatsurat salinan sahaja.
  39. 39. RAHIM - SJQ - JPNJSURAT ASAL MASUKDALAM FAIL PUTIHSURAT SALINANMASUK DALAM FAIL PERIBADIFAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIBDAN UNTUK SURATMENYURAT/SIMPAN MINITMESYUARAT SAHAJA – PANITIAFAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IAUNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT.BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBARKAHWIN….CONTOH : CADANGAN
  40. 40. RAHIM - SJQ - JPNJCONTOH FAIL PANITIA : BAHASA MELAYUFAIL KERAS ADA 2 JENIS:1. FAIL PUTIH SAMPULPLASTIK – MAHAL2. FAIL HITAM – MURAH• MANA-MANA BOLEHGUNA.• NAK ASINGKAN PANITIABOLEH BEZAKAN IKUTWARNA JIKA MAHU TAPIFAIL KERAS AJE TAU….BOLEH SIMPAN DI BILIKFAIL/ MANA YG SESUAIFAIL INDUK – MESTIBERADA DI PEJABAT
  41. 41. CONTOH FAIL KERAS : PERIBADITULANG – DI LABELMUKA DEPAN DILABEL
  42. 42. TUTUP FAIL.Fail hanya akan ditutup jika :1. Nombor minit surat mencapai :100 ATAU2. Tebal kandungan fail melebihi 4cm , mana-mana yang mendahului…..• Cth : fail JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1 hendakditutup :• Nombor fail baru sama JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1JILID 2• Fail lama ikat dengan tali putih;• Letak belakang fail baru ( 2 bulan sahaja )selepas itu simpan di dalam stor atau tempatyang selamat dan boleh dicari
  43. 43. JARAK GARISAN ATAS/BWHBOLEH IKUT SAIZ LEBARPEMBARIS…
  44. 44. JLD 3
  45. 45. RAHIM - SJQ - JPNJKAEDAH KIRA KETEBALANFAIL UTK DITUTUPTEBAL < 4CM
  46. 46. RAHIM - SJQ - JPNJKAEDAH KIRA KETEBALANFAIL UTK DITUTUPTEBAL < 4CM
  47. 47. RAHIM - SJQ - JPNJTEMPAT PENYIMPANAN FAIL DI PEJABATADA LABEL NAMA FAIL & KODSUPAYA SENANG NAK CARI.LABEL NAMA FAIL & KOD BOLEHGUNA KERTAS WARNA -SENANG NAK CARI.
  48. 48. RAHIM - SJQ - JPNJADA LABEL KOD FAIL & NAMA FAILDILUAR RAK BESI UNTUK SENANG MENCARIADA LABEL NAMA FAIL & KODSUPAYA SENANG NAK CARI.
  49. 49. RAHIM - SJQ - JPNJJIKA FAIL PUTIH DISIMPANSECARA BARING DI DALAMDRAWER.LABELDI TULANG
  50. 50. RAHIM - SJQ - JPNJJIKA FAIL DISIMPAN SECARA BARING,PERLU TULISKAN KOD FAIL SELARIDENGAN TULANG FAIL DI RUANGAN ATAS SEBELAH KIRI
  51. 51. RAHIM - SJQ - JPNJUNTUK TUJUAN SENANG MENCARI FAIL…
  52. 52. RAHIM - SJQ - JPNJUNTUK ELAKKAN FAIL HILANG, PERLU ADA REKODPERGERAKKAN FAIL…SIAPA YANG AMBIL PERLU ISI BORANG INIADA 2 KAEDAH1. GUNA KERTAS /KADKERAS…atau,2. GUNA BUKU LOG* DUA-DUA DITERIMAPAKAI.
  53. 53. RAHIM - SJQ - JPNJREKOD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN BERSAMA-SAMADENGAN FAIL DI DALAM RAK FAIL.1. KAD PERGERAKKAN FAILDISIMPAN DI DALAMKANTUNG DRAWERBERSAMA DENGAN FAILSEBENAR.2. JIKA GUNA BUKULOG, SIMPANBERHAMPIRAN TEMPATSIMPAN FAIL.
  54. 54. Jangka Hayat Fail Lama• Lima tahun – standard.tetapi ada juga yang ikutkeperluan . Rekod-rekod kewangan perlu simpan 7tahun.• Selepas 5 tahun tulis surat mohon lupus kepada :Ketua SektorSektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan( u.p Unit Fail & Rekod )JABATAN PELAJARAN JOHORJLN TUN ABDUL RAZAK80604 JOHOR BAHRU
  55. 55. Isu-isu Semasa1. Tiada buku/kad pergerakan fail;2. Wujud 2 fail induk yang sama ( pejabat &panitia )3. Surat tidak diminitkan di kertas minit. (kerjabertangguh - PTP, AUDIT DOKUMEN.!@#)4. Fail berpindah bersama guru. Guru bawa kesekolah baharu.5. Bawa balik ke rumah/boot kereta/beg6. Tiada pemantauan dokumen secara berterusan( pihak pentadbir/PT tidak memantau);RAHIM - SJQ - JPNJ
  56. 56. Isu-isu Semasa8. PENGURUSAN MESYUARAT: 3 WAJIB + 2 SUNAT ( tidak dipatuhi )WAJIB ( buat , lengkap )1. SURAT PANGGIL MESYUARAT2. REKOD KEHADIRAN3. MINIT MESYUARATSUNAT ( jika ada, perlu lengkapkan )1. MAKLUMBALAS MINIT MESYUARAT2. REKOD EDARANRAHIM - SJQ - JPNJ
  57. 57. Kebaikan Sistem Fail di Sekolah1. Sistem pentadbiran menjadi lebih cekap2. Dapat menjimatkan masa, tenaga & kos3. Dapat memudahkan urusan pemantauankerana semua dokumen berkaitan ada, dapatditunjukkan dengan cepat4. Imej pengurusan sekolah meningkat denganlawatan benchmark dari sekolah-sekolahlain…“ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “BUAT SEKALI BETUL, BETUL SAMPAI BILA-BILA”
  58. 58. RumusanSetiap organisasi memerlukan sistem penyimpananrekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalahsekolah yang dapat menampilkan imej pengurusanyang bermutu tinggi melalui pendokumentasianmaklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satukriteria kualiti yang mesti bersistem, mudahdirujuk, mudah diperolehi dan selamat.RAHIM - SJQ - JPNJ“ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “BUAT SEKALI BETUL, IA AKAN BETULSAMPAI BILA-BILA”
  59. 59. • CONTOH KOD FAIL SEKOLAH REN DAN MEN• CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK REN• CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK MEN

×