Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Upcoming SlideShare
What to Upload to SlideShare
Next
Download to read offline and view in fullscreen.

20

Share

Download to read offline

Sistem fail sekolah

Download to read offline

Related Books

Free with a 30 day trial from Scribd

See all

Sistem fail sekolah

  1. 1. SISTEM PENGURUSAN FAIL DI SEKOLAH ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN KETUA UNIT PIAWAIAN SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR arahim.arahman@moe.gov.my 019 - 7143511
  2. 2. OBJEKTIF CERAMAH Di akhir ceramah ini peserta diharap akan dapat: • Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan • Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.
  3. 3. DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki dan proses ini meliputi Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan.
  4. 4. Arahan / Punca Kuasa /Sumber Rujukan • Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail; • Sistem Fail Arkib Negara Malaysia * AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003 • Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor * SURAT PELAKSANAAN 2010
  5. 5. Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik : 1. 2. 3. 4. Bersistem Mudah dirujuk Mudah diperolehi Selamat
  6. 6. Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail 1. 2. 3. 4. Fail tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; 5. Rekod mudah dicari bila diperlukan; 6. Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.
  7. 7. Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA KOD PERKARA 100 PENGURUSAN 200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP ) 300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH ) 400 KEWANGAN 500 SUMBER MANUSIA 600 PENGURUSAN KURIKULUM 700 PENGURUSAN KOKURIKULUM Surat ARKIB kepada JPN – 2010 : patuhi /denda RM3K-5K * Rujukan sistem fail – ARKIB sahaja.
  8. 8. Tahukah anda….. BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPN JOHOR ( 2010 ) : PENGURUSAN FAIL PANITIA 10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL SAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAIL PUTIH * laksanakan SPSK – sistem fail SJQ boleh bantu kerana sistem fail di bawah Unit Fail & Rekod Mula 2011 – SJQ bantu sistem fail sekolah..
  9. 9. Tahap Fail : Mengikut Warna Fail Putih : Terbuka dan terhad Hijau: SULIT untuk fail individu Merah Jambu: Rahsia Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit
  10. 10. Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH • Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan • Digunakan untuk fail induk di pejabat /sekolah
  11. 11. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit • Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugastugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan • Ada di JPN/PPD/Sekolah • Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )
  12. 12. 53(a): RAHSIA BESAR • Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan. • Tiada di sekolah.
  13. 13. Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan (c) • Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
  14. 14. Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail PERALATAN YANG PERLU: 1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 700 2. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH 3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU 4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM 5. PENSIL 2B/HB 6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU 7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS ) 8. KERTAS MINIT 9. GETAH PEMADAM 10. TALI PENGIKAT KERTAS LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN…..
  15. 15. Cara Membuka Fail Terbuka: Muka Depan : tulis tangan !! 1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
  16. 16. Cara Membuka Fail Terbuka: Muka Depan : tulis tangan !! 1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
  17. 17. 2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan. Kalau nak pakai huruf blok boleh…tapi ada syarat…..
  18. 18. 3. Tuliskan kod : JBA1056/600-2/3/1
  19. 19. 4. Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minit pertama dikandungkan & initial
  20. 20. 5. Didaftarkan dibawah perkara : 600 – KURIKULUM KURIKULUM
  21. 21. 6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAH UNTUK MASUKKAN TALI HIJAU RAHIM - SJQ - JPNJ
  22. 22. 7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT BAHAGIAN DALAM FAIL KIRI FAIL – KERTAS MINIT KANAN FAIL - SURAT RAHIM - SJQ - JPNJ
  23. 23. 8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT: -KERTAS MINIT NO : -HELAI NO : 1 M/S : 1 RAHIM - SJQ - JPNJ
  24. 24. 9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT: -KERTAS MINIT NO : -HELAI NO : 1 M/S : 2 RAHIM - SJQ - JPNJ
  25. 25. TALI HIJAU PENEBUK LUBANG RAHIM - SJQ - JPNJ
  26. 26. KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAIL…HARAM…YE PENEBUK LUBANG RAHIM - SJQ - JPNJ
  27. 27. PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH MASUK : MERAH M:M 1 2 SURAT KELUAR : PEN WARNA HITAM/BIRU KELUAR : HITAM/BIRU K:H/B
  28. 28. PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR UNTUK PROSES KELUAR MASUK SURAT DAN KEADAAN SEBENAR MUNGKIN BERBEZA DI SEKOLAH ANDA…… BERGANTUNG KEPADA BUDI BICARA PIHAK PENTADBIR…JIKA BUAT BETUL..IA AKAN BETUL SAMPAI BILABILA…
  29. 29. 1 Terima surat – “cap terima” & “cap untuk tindakan”
  30. 30. CAP UNTUK TINDAKAN JIKA MAHU TINDAKAN DITULIS DI ATAS SURAT BOLEH JUGA…TAPI HAD SAMPAI 3 PERINGKAT SAHAJA… CTH..GB -> GPK -> KP. P -> GPK -> GKMP
  31. 31. 2 Rekod surat masuk dalam buku daftar surat 1. BIL 2. NO. RUJ & TARIKH SURAT 3. TAJUK 4. TARIKH TERIMA 5. DARIPADA 6. U.PERHATIAN 7. T/TGN PEREKOD BOLEH DETECT JIKA SURAT HILANG / TIDAK DAPAT
  32. 32. 3 Atas sebelah kanan surat : buat bulatan dan dalamnya tulis nombor ) : surat masuk : pen merah , surat keluar : pen hitam/biru SAIZ BULATAN TAK KISAH…TIDAK TERLALU KECIL / BESAR…..PENTING BOLEH BACA 1
  33. 33. 4 Tuliskan butiran surat di atas kertas minit. Ikut nombor yg telah ditulis dalam bulatan di surat
  34. 34. NO MINIT INI AKAN BERTERUSAN SAMA ADA SURAT KELUAR ATAU MASUK. Nombor ini sama dgn nombor di atas surat
  35. 35. CARA TULIS MINIT : Surat Masuk : Surat Ruj:____ bertarikh:_____ daripada:_____Dikandungkan pada :_____Perkara : __________ oleh :______ t/tgn_______ CONTOH : Surat Masuk : Surat Ruj:JPA1001/600-2/3/1 bertarikh: 1/11/2012 daripada: PPDJB dikandungkan pada 3/11/2012 Perkara : Mesy. Panitia B.M Zon Utara oleh Farah t/tgn : ff PEN MERAH !! Kaedah : tulis semula dengan tangan atau fill in the blanks dgn rubber stamp Ikut ANM : tulis tangan Ikut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga) Sekolah : terpulang ( boleh pilih )
  36. 36. CARA MINIT : Surat Keluar : Surat Ruj :________________ bertarikh:_____kepada:_____ dikandungkan pada :_____ Perkara : __________ oleh :____ t/tgn__ CARA MINIT : Surat Keluar : Surat Ruj : JBA 1024-600/3/3/1 bertarikh: 2 /11/2012 kepada: PPD JB dikandungkan pada : 2/11/2012 Perkara : DATA HRMIS SEK oleh : AYU t/tgn : are-you PEN HITAM !! Kaedah : tulis semula dengan tangan atau fill in the blanks dgn rubber stamp Ikut ANM : tulis tangan Ikut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga) Sekolah : terpulang ( boleh pilih )
  37. 37. 5 Serahkan surat bersama dengan fail kepada Guru Besar / GPK untuk minitkan surat. KAEDAH MINIT SURAT ADA 2 CARA YANG DIBENARKAN: 1. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS KERTAS MINIT DI BAWAH PERKARA…. ( ARAHAN ANM ) ATAU, 2. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS SURAT ( DENGAN SYARAT MAKSIMUM 3 PERINGKAT SAHAJA). Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP 1 -> 2 -> 3 JIKA TINDAKAN GUNAKAN CAP, TULISKAN TINDAKAN DI RUANGAN YANG TELAH DIKHASKAN……. ( KAEDAH INI DIGUNAPAKAI DI BPSH,JPN,PPD )
  38. 38. 6 Surat asal dimasukkan dalam fail induk ( putih ) yang berada di pejabat manakala untuk orang yang perlu ambil tindakan akan dapat surat salinan sahaja. Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP 1. Surat asal masuk dalam fail panitia ( pejabat ) 2. GPK simpan satu salinan untuk rujukan ( Fail Keras ) 3. KP dapat surat salinan sahaja.( Fail Keras) * Setiap guru/pentadbir perlu ada satu fail keras peribadi utk simpan salinan surat yang berkaitan ( CADANGAN )
  39. 39. SURAT ASAL MASUK DALAM FAIL PUTIH FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB DAN UNTUK SURAT MENYURAT/SIMPAN MINIT MESYUARAT SAHAJA – PANITIA SURAT SALINAN MASUK DALAM FAIL PERIBADI FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT. BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR KAHWIN…. RAHIM - SJQ - JPNJ CONTOH : CADANGAN
  40. 40. CONTOH FAIL PANITIA : BAHASA MELAYU FAIL KERAS ADA 2 JENIS: 1. FAIL PUTIH SAMPUL PLASTIK – MAHAL 2. FAIL HITAM – MURAH • MANA-MANA BOLEH GUNA. • NAK ASINGKAN PANITIA BOLEH BEZAKAN IKUT WARNA JIKA MAHU TAPI FAIL KERAS AJE TAU…. BOLEH SIMPAN DI BILIK FAIL/ MANA YG SESUAI FAIL INDUK – MESTI BERADA DI PEJABAT RAHIM - SJQ - JPNJ
  41. 41. CONTOH FAIL KERAS : PERIBADI TULANG – DI LABEL MUKA DEPAN DI LABEL
  42. 42. TUTUP FAIL. Fail hanya akan ditutup jika : 1. Nombor minit surat mencapai :100 ATAU 2. Tebal kandungan fail melebihi 4cm , manamana yang mendahului….. • Cth : fail JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1 hendak ditutup : • Nombor fail baru sama JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1 JILID 2 • Fail lama ikat dengan tali putih; • Letak belakang fail baru ( 2 bulan sahaja ) selepas itu simpan di dalam stor atau tempat yang selamat dan boleh dicari
  43. 43. JARAK GARISAN ATAS/BWH BOLEH IKUT SAIZ LEBAR PEMBARIS…
  44. 44. JLD 3
  45. 45. KAEDAH KIRA KETEBALAN FAIL UTK DITUTUP TEBAL < 4CM RAHIM - SJQ - JPNJ
  46. 46. KAEDAH KIRA KETEBALAN FAIL UTK DITUTUP TEBAL < 4CM RAHIM - SJQ - JPNJ
  47. 47. TEMPAT PENYIMPANAN FAIL DI PEJABAT ADA LABEL NAMA FAIL & KOD SUPAYA SENANG NAK CARI. LABEL NAMA FAIL & KOD BOLEH GUNA KERTAS WARNA SENANG NAK CARI. RAHIM - SJQ - JPNJ
  48. 48. ADA LABEL KOD FAIL & NAMA FAIL DILUAR RAK BESI UNTUK SENANG MENCARI ADA LABEL NAMA FAIL & KOD SUPAYA SENANG NAK CARI. RAHIM - SJQ - JPNJ
  49. 49. JIKA FAIL PUTIH DISIMPAN SECARA BARING DI DALAM DRAWER. LABEL DI TULANG RAHIM - SJQ - JPNJ
  50. 50. JIKA FAIL DISIMPAN SECARA BARING, PERLU TULISKAN KOD FAIL SELARI DENGAN TULANG FAIL DI RUANGAN ATAS SEBELAH KIRI RAHIM - SJQ - JPNJ
  51. 51. UNTUK TUJUAN SENANG MENCARI FAIL… RAHIM - SJQ - JPNJ
  52. 52. UNTUK ELAKKAN FAIL HILANG, PERLU ADA REKOD PERGERAKKAN FAIL… SIAPA YANG AMBIL PERLU ISI BORANG INI ADA 2 KAEDAH 1. GUNA KERTAS /KAD KERAS…atau, 2. GUNA BUKU LOG * DUA-DUA DITERIMA PAKAI. RAHIM - SJQ - JPNJ
  53. 53. REKOD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN BERSAMA-SAMA DENGAN FAIL DI DALAM RAK FAIL. 1. KAD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN DI DALAM KANTUNG DRAWER BERSAMA DENGAN FAIL SEBENAR. 2. JIKA GUNA BUKU LOG, SIMPAN BERHAMPIRAN TEMPAT SIMPAN FAIL. RAHIM - SJQ - JPNJ
  54. 54. Jangka Hayat Fail Lama • Lima tahun – standard.tetapi ada juga yang ikut keperluan . Rekod-rekod kewangan perlu simpan 7 tahun. • Selepas 5 tahun tulis surat mohon lupus kepada : Ketua Sektor Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan ( u.p Unit Fail & Rekod ) JABATAN PELAJARAN JOHOR JLN TUN ABDUL RAZAK 80604 JOHOR BAHRU
  55. 55. Isu-isu Semasa 1. Tiada buku/kad pergerakan fail; 2. Wujud 2 fail induk yang sama ( pejabat & panitia ) 3. Surat tidak diminitkan di kertas minit. (kerja bertangguh - PTP, AUDIT DOKUMEN.!@#) 4. Fail berpindah bersama guru. Guru bawa ke sekolah baharu. 5. Bawa balik ke rumah/boot kereta/beg 6. Tiada pemantauan dokumen secara berterusan ( pihak pentadbir/PT tidak memantau); RAHIM - SJQ - JPNJ
  56. 56. Isu-isu Semasa 8. PENGURUSAN MESYUARAT : 3 WAJIB + 2 SUNAT ( tidak dipatuhi ) WAJIB ( buat , lengkap ) 1. SURAT PANGGIL MESYUARAT 2. REKOD KEHADIRAN 3. MINIT MESYUARAT SUNAT ( jika ada, perlu lengkapkan ) 1. MAKLUMBALAS MINIT MESYUARAT 2. REKOD EDARAN RAHIM - SJQ - JPNJ
  57. 57. Kebaikan Sistem Fail di Sekolah 1. Sistem pentadbiran menjadi lebih cekap 2. Dapat menjimatkan masa, tenaga & kos 3. Dapat memudahkan urusan pemantauan kerana semua dokumen berkaitan ada, dapat ditunjukkan dengan cepat 4. Imej pengurusan sekolah meningkat dengan lawatan benchmark dari sekolah-sekolah lain… “ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “ BUAT SEKALI BETUL, BETUL SAMPAI BILA-BILA”
  58. 58. Rumusan Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat. “ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “ BUAT SEKALI BETUL, IA AKAN BETUL SAMPAI BILA-BILA” RAHIM - SJQ - JPNJ
  59. 59. • CONTOH KOD FAIL SEKOLAH REN DAN MEN • CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK REN • CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK MEN
  • SareenaZakaria

    Apr. 24, 2021
  • abdmuminhassan

    Jun. 14, 2019
  • rainirupin

    Apr. 24, 2019
  • SashaMuhamad

    Feb. 13, 2019
  • HalimahBTZamahariZam

    Feb. 15, 2018
  • nasrahtiting

    Jan. 29, 2018
  • bbc5028

    Nov. 4, 2017
  • AISHAHJAAFAR1

    Oct. 1, 2017
  • sufian25

    Sep. 27, 2017
  • CikMirah

    Aug. 17, 2017
  • SueJL

    Jun. 13, 2017
  • teacherleen

    Feb. 6, 2017
  • bobjulian

    Jan. 11, 2017
  • ornestmosusi

    Jan. 4, 2016
  • mazcute

    Oct. 29, 2015
  • ngtern

    Oct. 26, 2015
  • rasmina

    Mar. 2, 2015
  • HaslindaMidy

    Nov. 25, 2014
  • MarianiRahim

    Jun. 29, 2014
  • csm5722

    May. 16, 2014

Views

Total views

40,241

On Slideshare

0

From embeds

0

Number of embeds

75

Actions

Downloads

992

Shares

0

Comments

0

Likes

20

×