Sweco / Aktivitetsbaserat kontor / Rethink Office

1. 1

2. 1. Arbeta strategiskt & systematiskt med lokalfrågor
2. Utgå ifrån verksamhetens behov
3. Lyssna på erfarenheter ifrån andra
2
Så lyckas du

3. 1. Arbeta strategiskt & systematiskt med
lokalfrågorna
3

4. Trender för kontor
”Öppen för öppet”
SvD 2004-04-08
Chefen på Postens nya huvudkontor
sitter i öppen lösning bland sina
medarbetare.
”Krisen ger nya kontor”
DN 1992-03-22
Om flexkontor.
ABWGenerella kontorsplan
byggs i Garnisonen 1972
1992 2004 2013
Byggnadsstyrelsen sökte under 1960-
och 1970-talen att bygga
förvaltningsbyggnader anpassbara till
förändringar, t.ex. genom normering.
”Verksamheterna utmärks av att de ofta
förändras, genom omorganisationer,
personalförändringar, förändrade
arbetsuppgifter m.m.
I ett par fall prövade man också att bygga
kontorslandskap.
/Byggnadsstyrelsen, Byggnadsverk och
verksamhet, 1983/
1972
DI 2013-03-07

5. Verksamhetsutveckling och lokalfrågor
hänger ihop
• 1965 förstatligades svensk polis
• 1966-1975 invigdes i snitt tio nya
polishus om året /Kullander 1993/

6. Lokalstrategi
6
• Syfte och mål med lokalförsörjningen
• Styrande principer för t.ex. lokallösning
• Organisation och mandat
• Lokalförsörjningsprocessen
• Utgår ifrån verksamhetsanalysen

7. Lokalstrategi
• Enhetlighet
• Smidigare processer
• Snabbare beslut
• Mindre oro
• Bättre anpassade lokaler
• Lägre lokalkostnader

8. 2. Utgå ifrån verksamhetens behov! –
Det finns inte en optimal lösning
8

9. 9
Största möjliga verksamhetsnytta till så
låga kostnader som möjligt
• Lokalkostnaderna identifieras lätt.
• Vilket beslutsunderlag ligger till grund för beslut om typ av lokalutformning?
• Och vilka konsekvenser kan det få att välja fel lokallösning?

10. Koncentration
– Koncentrationsförmåga, möjlighet att utföra koncentrationskrävande arbetsuppgifter
– Möjlighet att tala ostört med en kollega och i telefon
Hälsa
– Trygghetskänsla, t.ex. ha eller inte ha en egen arbetsplats eller ett eget rum
– Ergonomi
– Medarbetarnas trivsel
– Stressnivå
Idéutbyte, kunskapsöverföring, samarbete
– ”Energi” - låg nyttjandegrad kan vara ostimulerande
– Kreativitet
– Möjligheter till samarbete, t.ex. genom mötesplatser, mötesrum, hur arbetsplatserna är
orienterade i förhållande till varandra
– Interaktion mellan medarbetare, t.ex. att se medarbetare från andra avdelningar, eller
möta personer man normalt inte arbetar med dagligdags
– Informellt informationsutbyte genom s.k. ”överhörning”
Vad påverkas av lokalens utformning?
Exempel

11. Effektivitet
– Arbetsplatsen utformad för de arbetsuppgifter man ska utföra
– Praktiska frågor såsom t.ex. tillgång till arbetsmaterial, snabb åtkomst till nätverk etc.
– Pappersbundenhet
– Möjlighet att inte visa någon annan vad man arbetar med för tillfället, t.ex. vad man har
uppe på skärmen
Hållbarhet
– Miljöpåverkan (materialval, många/få ombyggnationer etc.)
Ledningsfrågor
– Kunders och medarbetares intryck av verksamhetens ”image” och värderingar
– Ledarskap, hur medarbetarna uppfattar chefen, hur hierarkisk organisationen uppfattas
– Kostnad (lokalkostnad/anställd) och ytåtgång
– Flexibilitet då verksamheten förändras och fler/färre platser behövs
Vad påverkas av lokalens utformning?
Exempel

12. Reflektera över innebörden i de mål som ställs
upp och hur de mäts
Det goda mötet

13. 3. Lyssna på erfarenheter ifrån andra
• Enig ledningsgrupp
• Tydlig projektorganisation och mandat
• Chefer som bär besluten
• Tydlig information
• Hög delaktighet

14. Hur effektiva är de aktivitetsbaserade
kontoren när de tas i bruk?
• Kontoret används inte som det var
meningen
• Detta kunde leda till en minskning av
produktivitet, hälsa och nöjdhet
• 68% bytte inte arbetsplats under en dag
• 12 % bytte arbetsplats fler än tre gånger per
vecka.
• 62% arbetar hemma stressiga dagar för
kunna vara mer produktiva
• Berodde ofta på kritiska misslyckanden
redan i designprocessen
/An end-user’s perspective on activity-based office
concepts, Rianne Appel-Meulenbroek et al, nederländsk
studie med 182 brukare från 4 olika organisationer/

15. Designdialog i tidiga skeden
• Tillsammans vet vi mer!
• En grupp individer som arbetar var för sig kommer inte upp i den gemensamma
samarbetande gruppens intelligens.
/Anita Williams Woolley, Tepper School of Business, Pittsburg, oktober 2010/
• Designdialoger i tidiga skeden – Arbetssätt och verktyg för kundengagerad
arbetsplatsutformning
/Peter Fröst, PhD Chalmers 2004, avhandling/

16. Aktivitetsbaserade kontor
16
• För och nackdelar
• Om det är lämpligt eller inte beror på
verksamheten
• För att lyckas krävs stora insatser
som är kopplade till
beteendeförändring och
investeringar i bl.a. IT
• Finns aktörer som promotar
aktivitetsbaserade kontor i eget syfte

17. Översättare
17
Hieronymus i studerkammaren,
Kopparstick av Albrecht Dürer (1514)
Verk-
samhets-
behov
Lokal-
behov

18. 18

19. MIN ARBETSVECKA
19

20. Projektledare, processledare,
förändringsledare…
20

21. Så jobbar vi inom Sweco CRES
212015-11-18
Centralt
• Samordnat kundansvar
• Tjänsteutveckling
Regionalt + Samarbetspartners
• Insatta och delaktiga i utveckling av
CRES-tjänster
• Kontaktperson regionalt
• Specialiststöd
Lokalt
• Uppdragsansvariga
• Specialister
• Projektledare

22. 1. Arbeta strategiskt & systematiskt med lokalfrågor
2. Utgå ifrån verksamhetens behov
3. Lyssna på erfarenheter ifrån andra
22
Så lyckas du

23. 23
Sara Hernäng
Sweco Management AB
sara.hernang@sweco.se
+46 8 695 62 38
Kontaktuppgifter