Vad man bör ta hänsyn till och vad bör man tänka på vid utformningen av ett kontor för att skapa en hållbar, hälsosam arbetsplats som bidrar till ökad nöjdhet hos medarbetarna och en högre produktivitet. Kent Magnusson är VD på WeOffice, jobbar med förändringsledning och har varit med och utformat fler aktivitetsbaserade kontor än de flesta i Sverige. Det han vill åstadkomma är en arbetsplats där medarbetarna både trivs och kan jobba mer effektivt. Kent Magnusson

1. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Workshop 27 November
Kartlägga Fysiska behov vid förändring

2. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
WeOffice - mer än vackra kontor
Kent Magnusson, VD WeOffice AB
WeOffice stöttar organisationer som ser över sitt kontor och arbetssätt.
Utifrån förutsättningar och verksamhetens mål ser vi över fysisk layout, den
digitala arbetsplatsen, service och arbetssätt och tar fram en lösning som
stöttar medarbetarna att genomföra sina arbetsuppgifter.
På WeOffice fokuserar vi på helheten, den fysiska miljön måste hänga ihop
med rätt beteende, IT och service. Dessa fyra viktiga delområden ska
samordnas genom hela projektets gång.
Därigenom kan vi på bästa sätt hjälpa medarbetarna i en övergång till ett nytt
arbetssätt och uppnå den önskade affärsnyttan med projektet.

3. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Agenda
•Föreläsning och genomgång av de olika beståndsdelarna man bör titta på
vid ett förändrat arbetssätt.
•Hur genomför man beläggningsmätning?
•Hur bör man tänka vid en aktivitetsanalys?
•Fika
•Hur man får medarbetarna delaktiga i förändringsresan?
•Hur påverkar mobilitetsprofilen den Change management insats som
behövs?
•Vad skiljer en verksamhetsanpassad arbetsplats och ett verksamhetsanpassat
arbetssätt?
•Frågestund

4. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Är ni redo för framtiden?

5. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
The only constant in life is
change
- Heraclitus

6. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
We didn’t do anything wrong,
but somehow, we lost
- Stephen Elop

7. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Den fysiska miljön
7
Plats
Rumsligheter
Branding
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

8. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Vad är arbete?
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

9. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Vad gör du under en dag?
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

10. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Var gör du detta?
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

11. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Aktiviteter under en arbetsdag
•Vårt dagliga arbete består av olika aktiviteter
•Individuella eller tillsammans med någon eller
några.
•Uppgifter som behöver högt eller lägre fokus
•Olika miljöer passar olika bra för olika
aktiviteter
•Genom att skapa flera olika miljöer som passar
olika typer av arbete, blir kontoret mer flexibelt.
Collaboration
50%
Individual work
50%
High focus
50%
Less focus
50%
2–3 p
>3 p
2–3 p
>3 p
11
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

12. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Kan vara ett tyst rum, ett
biblotek, ett tystrum eller ett
individuellt kontor.
Koncentrerat individuellt arbete
eller arbete med sekretess
En tyst plats där du kan
arbeta fokuserat utan att
bli störd av kollegot.
12
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

13. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Individuellt arbete med lägre focus
eller arbete utan sekretess
Kan vara ett vanligt höj- och
sänkbart skrivbord eller en
plats/bord för en snabb titt
på mailen.
Där du arbetar när det är OK
att bli störd och avbruten. Då
du har nytta av överhörning,
eller du vill vara mer social.
13
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

14. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Informella möten eller pauser
14
Projektbord eller soffgrupper som
uppmuntrar interaktivt och socialt
umgänge.
Pausytor.
Platser som passar för grupparbeten.
Platser för spontanmöten,
projektmöten eller andra
mindre konfidentiella möten.
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

15. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Formella mötesplatser
15
Platser gjorda för att passa
olika typer av möten mellan
få eller flera. Utrustade med
de IT verktyg som behövs.
Vanliga mötesrum I olika
storlekar och med olika
utfromning
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

16. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Hemvist eller nod
•Där varje gruppering har sina
skåp för förvaring av
gensamma saker.
•Det kan också vara en
mötesplats/samlingsplats för
en avdelning eller ett bolag.
•Där kan finnas anslagstavlor,
pulstavlor eller annat som en
grupp behöver.
16
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

17. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
orget
•Vi kan utforma det som ett
business-center på flyget.
•Som ett café
•En plats för längre eller
kortare möten.
•En plats där vi vill att alla ska
mötas.
•Där vi har det bästa kaffet.
•Där även besökare kan sitta
och arbeta.
17
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

18. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Typiskt kontor idag
Collaboration
50%
Individual work
50%
High focus
50%
Less focus
50%
2–3 p
>3 p
2–3 p
>3 p
25%
75%
Mismatch: 75% of the
space match what we do
25% of the time.
18
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

19. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Collaboration
50%
Individual work
50%
High focus
50%
Less focus
50%
2–3 p
>3 p
2–3 p
>3 p
Typiskt kontor idag
25%
25%
25%25%Mismatch: 25% of the
space match what we do
75% of the time.
19
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

20. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
En bättre fördelning
Each color represent a
space for different
activities we do in a
day:
Collaboration
50%
Individual work
50%
High focus
50%
Less focus
50%
2–3 p
>3 p
2–3 p
>3 p
20
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

21. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Det krävs en noggrann analys innan
man bygger ett kontor
21www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

22. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Exempel på närvarostudie
39%
29%
34%
45% 45%
34%
39%
47%
26%
45%
42% 42%
29%
26%
50%
26%
45%
47%
45%
71% 71%
63%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00
14-maj 14-maj 15-maj 15-maj 16-maj 16-maj 19-maj 19-maj 20-maj 20-maj 21-maj 21-maj 22-maj 22-maj 23-maj 23-maj 26-maj 26-maj 27-maj 27-maj 28-maj 28-maj
22
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

23. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Exempel på aktivitetsmönster
Individual work, high focus
Individual work, less focus
Collaboration 2–3 people, less focus
Collaboration >3 people, less focus
Collaboration 2–3 people, high focus
Collaboration >3 people, high focus
Virtual
25%
30%
12%
10%
5%
5%
13%
23
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

24. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Hur olika avdelningar samarbetar
24
Andra ytor?Reception
Samarbetsytor
Möten&träning
Väntyta
Torget
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

25. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Olika säkerhetskrav
25
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Allmän zon
Efter reception
Bara medarbetare
Särskilda rum

26. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Beläggningsmätning
26
Plats
Rumsligheter
Branding
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

27. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Beläggningsmätning
•För att dimensionera kontoret till rätt antal platser.
•Mäta beläggning av skrivbord- sitter personen på sin plats?
•Mäta beläggning i mötesrum- Bokat? Hur många personer?
•Diskutera och komma fram till en rimlig säkerhetsmarginal
•Besluta om antal platser i olika miljöer
•Mätschema- tills man känner att det är rimligt
•2 ggr per dag under 2 veckor
•Flera ggr per dag under 1 vecka

28. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

29. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Exempel på närvarostudie
39%
29%
34%
45% 45%
34%
39%
47%
26%
45%
42% 42%
29%
26%
50%
26%
45%
47%
45%
71% 71%
63%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00 10:00 14:00
14-maj 14-maj 15-maj 15-maj 16-maj 16-maj 19-maj 19-maj 20-maj 20-maj 21-maj 21-maj 22-maj 22-maj 23-maj 23-maj 26-maj 26-maj 27-maj 27-maj 28-maj 28-maj
29
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

30. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Beläggningsmätning
•Resultat exempel: 150 personer max 70% närvaro-> Med 10% marginal
->80%x150=120 individuella arbetsplatser

31. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Aktivitetsanalys
31
Plats
Rumsligheter
Branding
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

32. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Aktivitetsanalys
•För att dimensionera kontoret med rätt miljöer.
•Hur stora skall de olika zonerna vara

33. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

34. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Exempel på aktivitetsmönster
Individual work, high focus
Individual work, less focus
Collaboration 2–3 people, less focus
Collaboration >3 people, less focus
Collaboration 2–3 people, high focus
Collaboration >3 people, high focus
Virtual
25%
30%
12%
10%
5%
5%
13%
34
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

35. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Aktivitetsanalys
•Exempel resultat.
•55% individuella platser ger -> totalt 220 platser
•55 individuella högfokusplatser
•65 individuella platser med lägre fokus

36. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Skapa delaktighet
36
Plats
Rumsligheter
Branding
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

37. www.weoffice.se - Mer än vackra kontorwww.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Förståelse Önskan Kunskap Förmåga Förstärkning
Kommunikationsplan
Ambassadörer
Coachingplan
Verklighetsnära träningsplan avseende lokal, beteende & IT
Hantera motstånd
Genomför förändringen - medarbetare
Individen behöver:
Projektetgruppen stöttar, skapar och genomför
Delaktighet

38. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
3,5
4,333333
5,166666
5,999999
Trivsel Produktivitet
Samband med positiva utfall beroende på delaktighet
Mindre delaktig Mer delaktig
(Seddigh, et al., prel
resultat)
1= I liten utstr. & 5
= I hög utstr.
1=aldrig & 7=alltid
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

39. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
2
2,6
3,2
3,8
Distraktion Kognitiv stress Psyk. trött ef. arb.dag Kropps. trött
Samband med negativa utfall beroende på delaktighet
Mindre delaktig Mer delaktig (Seddigh, et al., prel
resultat)
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

40. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Distraction Cognitive
stress
Job
satisfaction
Activity based working
Involvement
+- -
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

41. www.weoffice.se - Mer än vackra kontorwww.weoffice.se - Mer än vackra kontor

42. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Förnekelse
Oro
Chock
Rädsla
Ilska
Frustration
Förvirring
Stress Ambivalens
Kreativitet
Skeptism
Otålighet
Hopp
Energi
Entusiasm
Avslut Utforskande Ny början
Initiera/planera Genomför Bevara
Acceptans

43. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Förstudie Beslut Planering Uppföljning
Fysisk arbetsmiljö
Digital arbetsplats
Beteende
Service
Implementering

44. www.weoffice.se - Mer än vackra kontorwww.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Med flera varierande miljöer
44

45. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Miljöer som stöder verksamheten
45
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

46. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Miljöer som stöder verksamheten
antal kort
motsvarar
antal platser
antal platser
*antal kort pl*ko*vikt
antal miljöer
enl spel
vårt val
antal miljöer
antal
platser slå samman
home 0 1% 0 5 8,7 0,0 0,0 0,0
outside 0 1% 0 9 15,6 0,0 0,0 0,0
large table 6-10 34000 1% 4 2 3,5 0,9 1,0 1,0 34000,0
high table 24000 1% 3 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
location indepentent 0 1% 0 6 10,4 0,0 0,0 0,0
phone booth 10000 1% 1 7 12,1 12,1 6,0 6,0 60000,0
soft seating couch 24000 1% 2 9 15,6 7,8 8,0 16,0 192000,0
launge 25000 1% 3 5 8,7 2,9 3,0 9,0 75000,0
open workplace private 10000 1% 1 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
work place with a view 10000 1% 1 5 8,7 8,7 9,0 9,0 90000,0
project table 27000 1% 3 9 15,6 5,2 5,0 15,0 135000,0
quiet open work place 14000 1% 1 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
op workplace not private 10000 1% 1 12 20,8 20,8 21,0 21,0 210000,0
5 single office private 10000 1% 1 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
single office not private 10000 1% 1 5 8,7 8,7 9,0 9,0 90000,0
library 34000 1% 4 7 12,1 3,0 3,0 12,0 102000,0
small collaboration room 14000 1% 2 4 6,9 3,5 4,0 8,0 56000,0
meeting room with soft seating25000 1% 3 3 5,2 1,7 2,0 6,0 50000,0
large meeting room 34000 1% 4 6 10,4 2,6 3,0 12,0 102000,0
small meeting room 10000 1% 2 4 6,9 3,5 3,0 6,0 30000,0
5 98 169,75 130,0 1226000,0
Antal personer 97 vikt 1,732142857
Beläggningsgrad 0,7
arbetsplatser 67,9 45,0
totalt platser faktor 2,5

47. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Miljöer kan användas till
miljö passar aktivitet
Indiv.
Focused
Indiv. Less
focused
Coll 2-3 Less
focused
Coll >3
less
focused
Coll 2-3
focused
Coll more
>3
focused
Virtuel
meeting
Work
outside
the office
1 home 100%
1 outside 30% 45% 25%
1 large table 6-10 15% 30% 55%
1 high table 20% 40% 40%
1 location indepentent 13% 13% 13% 13% 13% 13% 13% 13%
1 phone booth 75% 25%
1 soft seating couch 30% 20% 50%
1 launge 20% 50% 30%
1 open workplace private 80% 20%
1 work place with a view 25% 75%
1 project table 25% 25% 25% 25%
1 quiet open work place 100%
1 op workplace not private 10% 80% 10%
1 single office private 75% 25%
1 single office not private 75% 25%
1 library 100%
1 small collaboration room 25% 50% 25%
1 meeting room with soft seating 33% 34% 33%
1 large meeting room 80% 20%
1 small meeting room 80% 20%
20

48. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Miljöer x kort
Miljö enligt vårt val
Indiv.
Focused
Indiv.
Less
focused
Coll 2-3
Less
focused
Coll >3
less
focused
Coll 2-3
focused
Coll more >3
focused
Virtuel
meeting
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0,15 0 0,3 0 0,55 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
4,5 0 0 0 0 0 1,5
0 4,8 8 3,2 0 0 0
0 1,8 0 4,5 0 2,7 0
0 0 0 0 0 0 0
2,25 6,75 0 0 0 0 0
0 0 3,75 3,75 3,75 3,75 0
0 0 0 0 0 0 0
2,1 16,8 0 0 0 0 2,1
0 0 0 0 0 0 0
6,75 0 0 0 0 0 2,25
12 0 0 0 0 0 0
2 0 4 0 0 0 2
0 0 1,98 0 2,04 0 1,98
0 0 0 0 9,6 0 2,4
0 0 4,8 0 0 0 1,2
29,6 30,3 22,53 11,75 15,39 7 13,43

49. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Kontoret enligt spelet

50. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Korrigera med behov

51. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Mobilitetsprofilen
51
Plats
Rumsligheter
Branding
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

52. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Mobilitetsprofilen
•Var har du din huvudsakliga arbetsplats?
•Hur många dagar arbetar du på kontoret?
•Var sitter du huvudsakligen och löser dina arbetsuppgifter?
•Jag genomför allt arbete vid min arbetsplats och lämnar den väldigt sällan
•Jag gör huvudsaken av mitt jobb vid min arbetsplats men arbetar även på andra
platser i kontoret
•Jag gör en del av mitt arbete vid mitt skrivbord men arbetar ofta på andra platser
i kontoret
•Jag sköter huvudsaken av mina aretsuppgifter på andra platser i kontoret än mitt
skrivbord.

53. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Mobilitetsprofilen

54. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Det krävs en noggrann analys innan
man bygger ett kontor
54www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

55. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Verksamhetsanpassad arbetsplats
vs. Arbetssätt?
55
Plats
Rumsligheter
Branding
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

56. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
MålbildNutid
Med ett strukturerat arbetssätt
genom hela processen mot målet

57. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Digital transformation
57
IT infrastruktur
Digital arbetsmiljö
Digitalisering av information
Analysera och förstå
information
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

58. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Digital transformation
58 www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

59. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Service och Hälsa
Säkerställa rätt service utbud och
nivåer
Optimera leverans och
beställarorganisationen
Hälsa
Skapa en besvärsfri arbetsdag
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

60. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Mässvärd/värdinnor
Telefoni
Kundservice
Reception
SBA
Event
Konferensservice
Informationscenter
Larm
Logistik & Flyttar
Pentryservice
Posthantering
Förrådsservice
Vaktmästeri
Printerservice
Avfallshantering
RonderingGardiner
Möbler
Mattor
Ljus
Lokalvård
Akvarium
Vatten Frukt
Växter
Formgivning
Behoven av service runt arbetsplatserna är många
Hälsoaktiviteter
Arbetsmiljö

61. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
“best places to work” out-perform other
companies!
http://wol.iza.org/articles/are-happy-workers-more-productive/long

62. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Beteende
Ledarskap
Självledarskap
Samarbete
Hälsa
Psyko social miljö
Gruppdynamik
www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

63. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Vad ett bra ledarskap
är har förändrats
Ledarskap

64. www.weoffice.se - Mer än vackra kontorwww.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Ökad komplexitet kräver mer
samarbete

65. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Självledarskap
• Planera sin dag
• Fokusera på rätt saker
• Koppla bort dig när det behövs
• Hantera sin energi snarare än tid
65

66. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Ny teknik för effektivare arbetssätt
• Lära sig ny teknik för att effektivare
genomföra sitt arbete
• Plats inte längre något hinder
• Ta tillvara på möjligheterna
66

67. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
|
67
En bra arbetsmiljö skapar engagemang!
08:00
17:00
18:00
Så mycket att göra och jag vet
inte ens var jag bör börja!
Johan, där är du ju.
Men så är inget
mötesrum ledig!!!
Orkar inte heller med att alla
andra också är stressade
och irriterade
Varför är ingen här? Får
aldrig tag på de jag
behöver
Kan ju inte ta det här
samtalet, ingenstans där
jag kan vara ifred Skämtar du? Är tonern i
skrivaren slut nu
också?
Tydliga riktlinjer och mål efter
samtal med chefen
Mycket puls och energi, kul att
det händer så mycket
Karin, nu ser jag att Anna är i
torget, ska vi stämma av
kring vårt projekt med
henne?
Hinner med en löprunda på
lunchen! Yes! Måndagar är inte alls så tokiga!
Har redan kopplat upp mig i ett
avskilt rum, vad kan jag
hjälpa dig med?

68. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Time
Performance
Old status quo
Chaos
Integration & Practise
New status quo
GAP
performanc
e -potential

69. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Sammanfattning
✓Ett nytt kontor kan betyda så mycket mer än bara ett vackert
kontor
✓Det kan stödja effektivitet, produktivitet, innovation & trivsel
✓Det gör det lättare att behålla och attrahera nya medarbetare
✓Fokusera på beteende oavsett kontorstyp och arbetssätt
✓Men det fungerar bara om vi ser på alla delarna som
beteende, digitalt arbetssätt och bygger ett passande kontor
69 www.weoffice.se - Mer än vackra kontor

70. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Frågor?

71. www.weoffice.se - Mer än vackra kontor
Mer än vackra kontor…