تهدف هذه الدورة الى تعليم المتدربين المهارات الاساسية في كتابة التقارير والمراسلات الادارية، حيث تستعرض الكثير من الامور الهامة من ضمنها انواع التقارير وانواع المراسلات والفرق بين الرسالة والمذكرة وطريقة التواصل مع الاخرين. فيكسب المشارك هذه المهارات ويطبقها في مجال عمله

1. ‫التقارير‬ ‫كتابة‬
‫االدارية‬ ‫والمراسالت‬
‫ر‬‫تو‬‫الدك‬‫وتقديم‬‫إعداد‬
/
‫صادق‬‫كرم‬‫ا‬
‫ي‬‫الشمير‬

2. ‫البرنامج‬ ‫أهداف‬
‫على‬ ً‫ا‬‫ر‬‫قاد‬‫المتدرب‬ ‫يكون‬‫ن‬‫ا‬
:
-
.1
‫ات‬‫ر‬‫والمذك‬‫والرسائل‬‫اإلدارية‬ ‫التقارير‬‫شكال‬‫وا‬ ‫اء‬‫ز‬‫ج‬‫وا‬‫عناصر‬ ‫تحديد‬
.
.2
‫فاعلة‬‫رسالة‬ ‫تابة‬‫وك‬‫جيد‬‫ي‬‫إدار‬ ‫تقرير‬‫إعداد‬‫خطوات‬‫تطبيق‬
.
.3
‫اسالت‬‫ر‬‫والم‬‫التقارير‬‫تابة‬‫ك‬‫وتصميم‬‫إعداد‬ ‫في‬‫الفنية‬‫ات‬‫ر‬‫المها‬‫تطبيق‬
.
.4
‫المختلفة‬‫اسالت‬‫ر‬‫الم‬ ‫تابة‬‫ك‬‫في‬‫اللغوية‬‫والقواعد‬‫ات‬‫ر‬‫المها‬‫على‬‫التعرف‬
.

3. ‫نتفق‬ ‫دعونا‬
‫نغلق‬
‫الهاتف‬
‫عي‬‫ليس‬
ً‫با‬
‫نخطى‬‫ن‬‫ا‬
‫التطبي‬
‫ق‬
ً‫جدا‬‫مهم‬
‫ننصت‬
ً‫جيدا‬
‫ندون‬
‫الفوائد‬

4. ‫االتصال‬ ‫قنوات‬ ‫اختيار‬
‫ولى‬‫ال‬‫الخطوة‬‫هو‬ ‫رسالتك‬‫توصيل‬‫كيفية‬ ‫تقرير‬‫إن‬
.
‫مقابلته‬‫عبر‬‫م‬‫ا‬‫الهاتف‬‫على‬‫محادثته‬‫عبر‬‫م‬‫ا‬‫له‬‫تابة‬‫الك‬‫عبر‬‫هل‬‫الخر‬ ‫للطرف‬ ‫تي‬
‫آ‬
‫ال‬‫ستوصل‬‫كيف‬
‫؟‬
.1
‫التسليم‬‫موعد‬‫في‬‫كبير‬‫خر‬‫بتا‬ً‫مهما‬ً‫عميال‬‫تخبر‬
.
.2
‫كبيرة‬‫طلبيه‬‫استالم‬‫على‬ ‫تؤكد‬
.
.3
‫لفريقك‬‫العمل‬‫في‬ً‫مهما‬ ً‫اء‬‫ر‬‫إج‬ ‫تغير‬
.
.4
‫اتب‬‫ر‬‫ال‬‫في‬‫زيادة‬‫على‬‫للحصول‬‫العمل‬‫طاقم‬‫اد‬‫ر‬‫ف‬‫ا‬‫لك‬‫قدمه‬ً‫طلبا‬‫ترفض‬
.

5. ‫بها‬ ‫الموصي‬‫اإلجابات‬
:
.1
‫كيد‬‫للتا‬‫له‬‫تب‬‫اك‬‫ثم‬ ،‫مر‬‫ال‬‫له‬ ‫تشرح‬‫لكي‬ ‫قابله‬‫و‬‫ا‬‫الهاتف‬‫على‬ ‫معه‬‫تحدث‬
.
.2
‫التفاصيل‬‫على‬ ‫كيد‬‫للتا‬‫تب‬‫اك‬‫ثم‬،‫الشكر‬‫لتوجيه‬ ‫الهاتف‬‫على‬‫تحدث‬
.
.3
‫والتفسير‬‫للشرح‬ ‫معهم‬‫تقابل‬‫ثم‬، ‫مر‬‫ال‬‫توضيح‬‫لهم‬‫تب‬‫اك‬
.
.4
‫مر‬‫ال‬‫لشرح‬ ‫معهم‬‫تقابل‬
.

6. ‫االتصال‬ ‫قنوات‬ ‫اختيار‬
‫فض‬‫ال‬ ‫الخيار‬ ‫هي‬ ‫المباشرة‬‫المقابلة‬
‫ل‬
‫إلى‬‫حاجة‬‫هناك‬‫تكون‬‫عندما‬
:
•
‫تقييم‬
‫ري‬‫فو‬
‫لفظي‬
‫وغير‬
‫لفظي‬
.
•
‫إظهار‬
‫صد‬‫ر‬‫و‬
‫الحقائق‬
‫والمشاعر‬
.
•
‫معلومات‬
‫حساسة‬
‫وسرية‬
.
‫فض‬‫ال‬‫الخيار‬‫هي‬ ‫الهاتف‬‫على‬‫المحادثة‬
‫عندما‬‫ل‬
‫إلى‬‫حاجة‬‫هناك‬‫تكون‬
:
•
‫تقييم‬
‫لفظي‬
‫ري‬‫فو‬
.
•
‫التعامل‬
‫مع‬
‫مشكالت‬
‫ئة‬‫ر‬‫طا‬
.
•
‫حقائق‬
‫بسيطة‬
.
‫فض‬‫ال‬‫الخيار‬ ‫هي‬‫تابة‬‫الك‬
‫ل‬
‫إلى‬‫حاجة‬‫هناك‬‫تكون‬‫عندما‬
:
•
‫تقييم‬
‫ولكن‬
‫غير‬
‫ري‬‫فو‬
.
•
‫سجالت‬
‫قانونية‬
‫دقيقة‬
.
•
‫معلومات‬
‫وتفاصيل‬
‫معق‬
‫دة‬
.

7. ‫أنواع‬
‫االتصاالت‬
‫تابي‬‫الك‬‫التصال‬
‫اللفظي‬‫غير‬‫التصال‬
‫الشفوي‬‫التصال‬

‫المسئولي‬‫لتحديد‬‫إلية‬ ‫الرجوع‬‫يسهل‬
‫ات‬

‫في‬‫منها‬ ‫لالستفادة‬‫المعلومات‬‫يوثق‬
‫المستقبل‬

‫ل‬‫الجوبة‬‫و‬‫المعلومات‬‫بعض‬‫نقل‬‫يضمن‬
‫عدد‬
‫العاملين‬‫من‬‫كبير‬

‫العكسية‬‫الفعل‬‫ردود‬‫يوضح‬
.

‫ال‬ ‫ن‬‫ا‬‫حيث‬ ‫للموظفين‬‫المعنوية‬‫الروح‬‫في‬‫مؤثر‬
‫فعال‬
‫الكلمات‬‫من‬‫على‬‫ا‬‫بصوت‬‫تتحدث‬
.

‫و‬‫فاءات‬‫الك‬‫ذوي‬‫الموظفين‬‫لدى‬‫البالغ‬‫ثره‬‫ا‬‫له‬
‫الثقافة‬
‫العالية‬
.

‫والصداقة‬ ‫التعاون‬‫روح‬‫يقوي‬
.

‫ر‬‫الصدو‬‫في‬‫ما‬ ‫اج‬‫ر‬‫إخ‬‫نتيجة‬‫والضغوط‬‫التوتر‬‫يزيل‬
.

‫ا‬‫تقريب‬‫في‬‫فعال‬‫فهو‬‫ولذلك‬‫السئله‬‫تبادل‬‫على‬‫يشجع‬
‫لمفاهيم‬
.

‫ال‬‫يوفر‬‫فهو‬ ‫اء‬‫ر‬
‫آ‬
‫ال‬‫و‬‫والمعلومات‬‫فكار‬‫ال‬‫تبادل‬‫عملية‬ ‫يسرع‬
‫وقت‬
‫والجهد‬
.
‫مثل‬
:

‫ات‬‫ر‬‫المذك‬،‫التقارير‬
.

‫الشكاوي‬،‫ات‬‫ر‬‫المنشو‬
.

‫البيانية‬‫اللوحات‬
.

‫البصرية‬‫اإليضاح‬‫وسائل‬
.

‫الحائطية‬‫ائد‬‫ر‬‫الج‬
.
‫مثل‬
:

‫اإليماءات‬
.

‫الوجه‬‫حركات‬
.

‫النفعال‬،‫الغضب‬،‫السكوت‬
.

‫باليد‬‫السالم‬
.

‫البتسامة‬
.
‫مثل‬
:

‫الشخصية‬‫المقابالت‬
.

‫التلفونية‬‫المكالمات‬
.

‫ات‬‫ر‬‫والمؤتم‬ ‫والجتماعات‬‫اللجان‬
.

‫ات‬‫ر‬‫المحاض‬
.

8. ‫االتصال‬
‫الكتابي‬
‫الرسم‬ ‫التصالت‬ ‫ز‬‫بر‬‫ا‬‫من‬ ‫تابي‬‫الك‬‫التصال‬ ‫يعتبر‬
‫سواء‬ ‫ية‬
‫الدارجة‬ ‫التقليدية‬‫بالطرق‬
(
‫رق‬‫الو‬‫على‬
)
‫ا‬‫بالطرق‬‫و‬‫ا‬
‫لحديثة‬
‫لية‬
‫آ‬
‫ال‬‫الحاسبات‬ ‫على‬ ‫نية‬‫و‬‫تر‬‫اإللك‬
.
‫ا‬ ‫نواع‬‫ا‬ ‫ز‬‫بر‬‫ا‬‫ومن‬
‫لتصال‬
‫عمال‬‫ال‬‫ت‬
‫آ‬
‫منشا‬ ‫في‬ ً‫استخداما‬ ‫ثر‬‫ك‬‫ال‬ ‫تابي‬‫الك‬
:
‫المذ‬
‫كرة‬
‫ال‬‫ثائق‬‫و‬‫و‬‫والتقارير‬، ‫الخارجية‬ ‫الرسائل‬، ‫الداخلية‬
‫جتماعات‬
.
‫التقدم‬‫يمكننا‬‫ول‬‫البداية‬‫نقطة‬‫عند‬‫نكون‬‫عندما‬‫الكاتب‬‫عقبة‬‫تحدث‬
.
‫الحل‬
:
‫حال‬‫ية‬‫ا‬‫على‬‫تابة‬‫الك‬ ‫في‬‫ابدا‬
!
‫بعد‬‫فيما‬‫منطق‬‫من‬‫تابتك‬‫ك‬‫في‬‫ما‬‫اجع‬‫ر‬‫ت‬‫ن‬‫ا‬‫يمكنك‬
.
‫الكلمات‬‫اجعل‬
‫جملة‬‫ي‬‫ا‬‫صياغة‬ ‫إلعادة‬‫ذلك‬‫ثناء‬‫ا‬ ‫تتوقف‬‫ول‬،‫منك‬ ‫تتدفق‬
.
‫تن‬‫من‬‫ثير‬‫بك‬‫سهل‬‫ا‬ ‫يكون‬‫رق‬‫الو‬‫على‬‫الموضوعة‬‫الكلمات‬‫طريق‬‫عن‬‫العقل‬‫تنبيه‬‫إن‬
‫طريق‬‫عن‬‫بيهه‬
‫الكلمات‬‫هذه‬‫تخيل‬
.
‫الكتابة‬ ‫مشكلة‬

9. ‫التقرير‬ ‫ماهية‬
‫يعرف‬
‫التقرير‬
‫نه‬‫با‬
‫عرض‬
‫للحقائق‬
‫الخاصة‬
‫بموضوع‬
‫محدد‬
‫و‬‫ا‬
‫مشكلة‬
‫محددة‬
ً‫عرضا‬
ً‫تحليليا‬
ً‫متسلسال‬
‫للوصول‬
‫إلى‬
‫ار‬‫ر‬‫ق‬
‫يخدم‬
‫الموضوع‬
‫و‬‫ا‬
‫يساهم‬
‫في‬
‫حل‬
‫المشكلة‬
.
‫وفي‬
‫بعض‬
‫التقارير‬
‫ل‬
‫بد‬
‫من‬
‫تضمين‬
‫بعض‬
‫ال‬
‫احات‬‫ر‬‫قت‬
‫و‬‫ا‬
‫التوصيات‬
‫التي‬
‫تتفق‬
‫مع‬
،‫النتائج‬
‫بعيدة‬
‫عن‬
‫النحياز‬
‫و‬‫ا‬
‫ثر‬‫التا‬
‫المسبق‬
‫عن‬
‫الموضوع‬
‫و‬‫ا‬
‫ال‬
‫جتهاد‬
‫الشخصي‬
‫لمعد‬
‫التقرير‬
.

10. ‫التقارير‬ ‫أهمية‬
.1
‫تعتبر‬
‫التقارير‬
‫ا‬‫ر‬‫مصد‬
‫دائما‬
‫عاء‬‫و‬‫و‬
‫للمعلومات‬
‫يمكن‬
‫الرجوع‬
‫اليها‬
‫في‬
‫ي‬‫ا‬
‫وقت‬
.
.2
‫تساعد‬
‫التقارير‬
‫ثر‬‫ك‬‫ا‬
‫من‬
‫وسائل‬
‫التصال‬
‫ى‬‫خر‬‫ال‬
‫على‬
‫فهم‬
‫و‬
‫استيعاب‬
‫المعلومات‬
‫و‬
‫الحقائق‬
.
.3
‫تعتبر‬
‫التقارير‬
‫القاعدة‬
‫الساسية‬
‫التي‬
‫تتخذ‬
‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الق‬
‫بناء‬
‫عليها‬
.
.4
‫تتميز‬
‫التقارير‬
‫بالعتدال‬
‫في‬
‫تكلفة‬
‫اعدادها‬
‫إذا‬
‫نت‬‫ر‬‫قو‬
‫ببعض‬
‫ساليب‬‫ا‬
‫التصال‬
‫ى‬‫الخر‬
.

11. ‫التقارير‬ ‫أنواع‬
‫الرسمية‬‫حيث‬‫من‬
‫الحجم‬‫حيث‬‫من‬
‫الزمن‬‫حيث‬‫من‬
‫ية‬‫ر‬‫الس‬‫حيث‬‫من‬
‫حيث‬‫من‬
‫الموضوع‬
‫منه‬‫الغرض‬‫على‬‫بناء‬
‫ا‬
‫رسمي‬
‫رسمي‬‫غير‬
‫طويل‬
‫قصير‬
‫مندمج‬
‫ية‬‫ر‬‫دو‬
(
،‫يومي‬
،‫شهري‬،‫اسبوعي‬
‫سنوي‬
.)
‫ية‬‫ر‬‫دو‬‫غير‬
‫ئة‬‫ر‬‫طا‬
‫سرية‬
‫سرية‬‫غير‬
‫مالية‬
‫إدارية‬
‫داء‬‫ا‬
‫اءات‬‫ر‬‫إج‬
‫خرى‬‫ا‬
‫وصفية‬
‫تحليلية‬

12. ‫الناجح؟‬ ‫التقرير‬ ‫مواصفات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
‫الوضوح‬
‫الدقة‬
‫اليجاز‬
‫القناع‬
‫التسلسل‬
‫الموضوعية‬

13. ‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫مراحل‬ ‫أو‬ ‫خطوات‬
.1
‫بعادها‬‫وا‬‫المشكلة‬‫و‬‫ا‬‫الموضوع‬‫تحديد‬
.
.2
‫للتقرير‬‫العام‬‫الهيكل‬‫إعداد‬
.
.3
‫تيبها‬‫ر‬‫وت‬‫وتنظيمها‬‫والبيانات‬‫المعلومات‬‫جمع‬
.
.4
‫المجمعة‬‫والبيانات‬‫المعلومات‬‫وتفسير‬‫تحليل‬
.
.5
‫الشخصية‬‫والجتهادات‬‫اء‬‫ر‬
‫آ‬
‫وال‬‫النحياز‬‫عن‬‫بعيدة‬،‫التقرير‬‫نتائج‬‫على‬‫بناء‬‫والتوصيات‬‫المقترحات‬‫تضمين‬
.
.6
‫الموضوعية‬‫بالناحية‬‫والهتمام‬‫التقرير‬‫صياغة‬
.
.7
‫الشكلية‬‫بالناحية‬‫والهتمام‬‫مناسب‬‫بشكل‬‫التقرير‬‫اج‬‫ر‬‫اخ‬
.

14. ‫التقرير‬ ‫هيكل‬ ‫اعداد‬
‫التقرير‬ ‫بداية‬
.1
‫الغالف‬‫صفحة‬
.2
‫المحتويات‬‫صفحة‬
.3
‫التعديل‬‫اءات‬‫ر‬‫إج‬
.4
‫المقدمة‬
(
‫المجال‬،‫هداف‬‫ال‬
)
.5
‫اإلدارة‬‫ملخص‬
‫التقرير‬‫صلب‬
.1
‫والحقائق‬‫المعلومات‬‫عرض‬
.2
‫الجداول‬
.3
‫البيانية‬‫الرسوم‬
.4
‫والتحليل‬‫اسة‬‫ر‬‫الد‬
‫التقرير‬ ‫خاتمة‬
.1
‫النتائج‬
.2
‫التوصيات‬
.3
‫المالحق‬

15. ‫التقرير؟‬ ‫هيكل‬ ‫نعد‬ ‫لماذا‬
‫خطة‬‫تحديد‬
‫العمل‬
‫الال‬‫الوقت‬‫تحديد‬
‫زم‬
‫خطو‬‫كل‬ ‫لتنفيذ‬
‫ة‬
‫التك‬‫تحديد‬
‫لفة‬
‫المتوقعة‬

16. ‫النتائج‬ ‫وعرض‬ ‫تحليل‬
•
‫على‬
‫معد‬
‫التقرير‬
‫ن‬‫ا‬
‫اعي‬‫ر‬‫ي‬
‫سلوب‬‫ال‬
‫اللغوي‬
‫والتسلسل‬
‫المنطقي‬
‫في‬
‫عملية‬
،‫العرض‬
‫ففي‬
‫هذه‬
‫المرحلة‬
‫ز‬‫يبر‬
‫ر‬‫دو‬
‫معد‬
‫الت‬
‫قرير‬
‫اته‬‫ر‬‫ومها‬
‫التحليلية‬
:
.1
‫رقام‬‫ال‬‫تحليل‬‫مهارة‬
.
.2
‫بالتقرير‬‫يذكره‬‫ن‬‫ا‬‫يمكن‬‫ما‬‫وتحديد‬‫بتقدير‬‫التحليلية‬ ‫اته‬‫ر‬‫مها‬‫تساعده‬
.
.3
‫المعد‬‫لدى‬‫المهارة‬‫توفر‬‫عدم‬‫حال‬‫في‬‫محللين‬‫و‬‫ا‬‫بإحصائيين‬‫الستعانة‬
.
•
‫إليها‬‫التوصل‬‫تم‬‫التي‬‫النتائج‬‫اض‬‫ر‬‫استع‬‫يتم‬‫التقرير‬‫معد‬‫لدى‬‫المتوفرة‬‫المعلومات‬‫على‬ ً‫بناء‬
.
•
‫نها‬‫ر‬‫ومقا‬‫النتائج‬‫اءة‬‫ر‬‫ق‬‫لتسهيل‬‫والتوضيحية‬‫البيانية‬‫والرسومات‬‫الجداول‬‫استخدام‬‫يحبذ‬
.
•
‫الشخصية‬‫اء‬‫ر‬
‫آ‬
‫ال‬‫عن‬ ً‫وبعيدا‬،‫التحيز‬‫عن‬ ً‫بعيدا‬‫والتوصيات‬‫المقترحات‬‫تقديم‬
.

17. ‫للكتابة‬ ‫التخطيط‬ ‫خطوات‬
‫الهد‬‫تحديد‬
‫ف‬
‫عل‬‫التعرف‬
‫ى‬
‫المستقبل‬
‫تيب‬‫ر‬‫ت‬
‫المحتوى‬

18. ‫الهدف‬ ‫تحديد‬
‫يجب‬
‫ن‬‫ا‬
‫يكون‬
‫الكاتب‬
‫ا‬‫ر‬‫قاد‬
‫على‬
‫تحديد‬
‫الهدف‬
‫تابيا‬‫ك‬
‫بجملة‬
‫محددة‬
.
‫ويجب‬
‫ن‬‫ا‬
‫تب‬‫يك‬
‫الهدف‬
‫بوضوح‬
‫تام‬
‫حت‬
‫ى‬
‫يساعد‬
‫على‬
‫السيطرة‬
‫على‬
‫ما‬
‫تب‬‫يك‬
‫وعدم‬
‫التوسع‬
‫الغير‬
‫مرغوب‬
،‫فيه‬
‫والذي‬
‫قد‬
‫يؤدي‬
‫حيانا‬‫ا‬
‫إلى‬
‫تشعبات‬
‫وإخالل‬
‫بالمع‬
‫نى‬
‫الذي‬
‫يريده‬
‫الكاتب‬
.

19. ‫القارئ‬ ‫على‬ ‫التعرف‬
(
‫المستقبل‬
)
‫واهتمامات‬‫ر‬‫وشعو‬‫ميول‬‫لديهم‬‫مثلنا‬‫شخاص‬‫ل‬ ‫تب‬‫نك‬‫ننا‬‫ا‬‫ندرك‬‫ن‬‫ا‬‫يجب‬
.
‫احتياجاتهم‬
.
‫اهتماماتهم‬
.
‫بالموضوع‬‫إلمامهم‬‫ومدى‬
.
‫للموضوع‬‫ئ‬‫القار‬‫معرفة‬‫بدرجة‬‫تبطة‬‫ر‬‫م‬‫بالحقائق‬‫مدعمة‬‫توبة‬‫المك‬‫المادة‬‫تكون‬‫ن‬‫ا‬‫يجب‬
.
‫معينة‬‫لجنة‬‫مام‬‫ا‬‫و‬‫ا‬‫التقرير‬‫طلب‬‫من‬‫مام‬‫ا‬‫التقرير‬‫وتوصيات‬‫لنتائج‬‫عرض‬‫إلى‬‫التقرير‬‫معد‬‫يحتاج‬‫قد‬
:
‫خرين‬
‫آ‬
‫ال‬‫إلى‬‫المعلومة‬‫لتوصيل‬‫المناسبة‬‫الوسائل‬‫من‬‫عدد‬‫استخدام‬
.
‫فعال‬‫بشكل‬‫التقرير‬‫عرض‬‫من‬‫يتمكن‬‫حتى‬‫للمعلومة‬‫المتلقين‬‫عقليات‬‫على‬‫التعرف‬
.

20. ‫المحتوى‬ ‫ترتيب‬
.1
‫تيب‬‫ر‬‫ت‬
‫فكار‬‫ال‬
.
.2
‫التسلسل‬
‫المنطقي‬
.
.3
‫ئة‬‫ز‬‫تج‬
‫الموضوع‬
‫إلى‬
،‫ات‬‫ر‬‫فق‬
‫كل‬
‫فقرة‬
‫تنفرد‬
‫بفكرة‬
،‫محددة‬
‫وكل‬
‫فقرة‬
‫ئة‬‫ز‬‫مج‬
‫إلى‬
‫جمل‬
‫مفيدة‬
.
‫ولتسهي‬
‫ل‬
‫فهم‬
‫ئ‬‫القار‬
،‫للجملة‬
‫يجب‬
‫ن‬‫ا‬
‫تكون‬
‫الجملة‬
‫قصيرة‬
‫ومفيدة‬
.
.4
‫في‬
‫حالة‬
‫استخدام‬
‫جملة‬
،‫طويلة‬
‫يجب‬
‫استخدام‬
‫عالمات‬
‫الترقيم‬
‫كالنقطة‬
‫والفاصلة‬
‫مثال‬
‫بشكل‬
‫سلي‬
‫م‬
.
.5
‫الهتمام‬
‫بالناحيتين‬
‫الموضوعية‬
‫والشكلية‬
‫للتقرير‬
.

21. ‫التقارير‬ ‫في‬ ‫الشكلية‬ ‫الناحية‬
‫مالئم‬‫رق‬‫الو‬
‫الهوامش‬
‫والمسافات‬
‫من‬‫الخطوط‬
‫الشكل‬‫حيث‬
‫والحجم‬

22. ‫الرسائل‬

‫تعتبر‬
‫الرسائل‬
‫وجميع‬
‫شكال‬‫ا‬
‫التصال‬
‫توبة‬‫المك‬
‫وسيلة‬
‫إدارية‬
‫ل‬
‫غنى‬
‫عنها‬
‫نها‬‫ل‬
‫ترجمة‬
‫توبة‬‫مك‬
‫لجميع‬
‫التصالت‬
‫الش‬
‫خصية‬
‫التي‬
‫تتم‬
‫داخل‬
‫المؤسسات‬
‫وخارجها‬
.

‫تابة‬‫ك‬
‫اسالت‬‫ر‬‫الم‬
‫فن‬
‫ومهارة‬
‫ولبد‬
‫لكاتبها‬
‫من‬
‫اإللمام‬
‫صول‬‫بال‬
‫العامة‬
‫تابة‬‫لك‬
‫الرسائل‬
‫ومن‬
‫اإلحاطة‬
‫صول‬‫با‬
‫وقواعد‬
‫اللغة‬
‫ا‬
‫لتي‬
‫تب‬‫يك‬
‫بها‬
.

‫قدرة‬
‫الكاتب‬
‫التعبيرية‬
‫ته‬‫ر‬‫ومها‬
‫اللغوية‬
‫لها‬
‫ثير‬‫تا‬
‫إيجابي‬
‫على‬
‫نوعية‬
‫الرسالة‬
‫التي‬
‫يخرجها‬
.

23. ‫ومعنى‬ ‫هدف‬ ‫وضوح‬ ‫في‬ ‫المساعدة‬ ‫العوامل‬
‫الرسالة‬
‫إن‬
‫معرفة‬
‫الهدف‬
‫المحدد‬
‫للرسالة‬
‫هو‬
‫حد‬‫ا‬
‫مقومات‬
،‫نجاحها‬
‫ومن‬
‫جل‬‫ا‬
‫ذلك‬
‫يجب‬
‫الحصول‬
‫على‬
‫المعلومات‬
‫والحقائق‬
‫المتعلقة‬
‫بالمو‬
‫ضوع‬
‫ومعرفة‬
‫السياسة‬
‫العامة‬
‫والقوانين‬
‫المتعلقة‬
‫بالعمل‬
.
‫ويجب‬
‫كد‬‫التا‬
‫من‬
:
.1
‫استخدام‬
‫الجمل‬
‫القصيرة‬
‫والسهلة‬
‫واستبعاد‬
‫لفاظ‬‫ال‬
‫الصعبة‬
‫وتجنب‬
‫خطاء‬‫ال‬
‫اللغوية‬
.
.2
‫البتعاد‬
‫عن‬
‫ار‬‫ر‬‫التك‬
‫دون‬
‫داع‬
‫والبتعاد‬
‫عن‬
‫الكلمات‬
‫غير‬
‫المحددة‬
.
.3
‫تسلسل‬
‫فكار‬‫ال‬
‫ابطها‬‫ر‬‫وت‬
.
.4
‫استخدام‬
‫الوسائل‬
‫الميكانيكية‬
‫مثل‬
‫وضع‬
‫خط‬
‫تحت‬
‫الكلمات‬
‫و‬‫ا‬
‫ات‬‫ر‬‫الفق‬
‫اد‬‫ر‬‫الم‬
‫كيد‬‫التا‬
‫عليها‬
.
.5
‫اعاة‬‫ر‬‫م‬
‫التنسيق‬
‫عند‬
‫الطباعة‬
.
.6
‫اجعة‬‫ر‬‫م‬
‫الرسالة‬
‫بعد‬
‫طباعتها‬
‫وتصحيح‬
‫خطاء‬‫ال‬
.

24. ‫الرسالة‬ ‫أجزاء‬
‫التاريخ‬
‫الرقم‬
‫اليه‬‫المرسل‬
‫التحية‬
‫الفتتاحية‬
‫الرسال‬‫موضوع‬
‫ة‬
‫الرسال‬‫محتوى‬
‫ة‬
‫التوقيع‬
‫صحاب‬‫ل‬‫نسخة‬
‫العالقات‬
‫المرفقات‬
‫همية‬‫ا‬‫للتاريخ‬
‫في‬‫كبرى‬
‫وخاص‬‫اسالت‬‫ر‬‫الم‬
‫ة‬
‫الناحية‬‫من‬
‫ن‬‫ل‬‫القانونية‬
‫تعتبر‬‫الرسالة‬
‫و‬‫رسميا‬‫مستندا‬
‫قد‬
‫ن‬‫ا‬‫العادة‬ ‫جرت‬
‫ع‬‫التاريخ‬‫يظهر‬
‫لى‬
‫من‬‫اليمنى‬‫الجهة‬
‫الجهة‬‫و‬‫ا‬‫الرسالة‬
‫اليسرى‬
.
‫ا‬ ‫اإلشارة‬‫تعتبر‬
‫و‬
‫مرجعا‬‫الرقم‬
‫عملي‬‫لتسهيل‬
‫ة‬
‫الرس‬‫إلى‬ ‫الرجوع‬
‫الة‬
‫إليه‬‫الحاجة‬‫عند‬
‫ا‬
‫عم‬‫على‬‫ويساعد‬
‫لية‬
‫ف‬‫الرسالة‬‫حفظ‬
‫ي‬
‫وتظه‬ ،‫الملفات‬
‫ر‬
‫التاري‬‫فوق‬‫عادة‬
‫خ‬
‫الجهة‬‫في‬‫إما‬
‫اليمن‬‫و‬‫ا‬‫اليسرى‬
‫ى‬
.
‫الفاضل‬‫خ‬‫ال‬
/
‫اليه‬‫المرسل‬‫اسم‬
.
‫الوظيف‬‫المسمى‬
‫ي‬
‫له‬
.
‫اسم‬‫و‬‫ا‬‫العنوان‬
‫الجهة‬
.
‫عليكم‬‫السالم‬
‫وبرك‬‫هللا‬‫حمة‬‫ر‬‫و‬
‫اته‬
‫طيبة‬‫تحية‬،،
‫وبعد‬
‫منه‬‫الهدف‬
‫ول‬‫ا‬‫فكرة‬‫إعطاء‬
‫ية‬
‫عن‬‫وسريعة‬
‫الرسال‬‫مضمون‬
‫ة‬
.
‫بعد‬‫تب‬‫ويك‬
‫ويشار‬‫التحية‬
‫في‬‫بخط‬‫إليها‬
‫لتمي‬ ‫سفلها‬‫ا‬
‫يزها‬
‫جسم‬‫عن‬
‫الرسالة‬
.
‫حول‬‫تمهيد‬
‫الموضوع‬
.
‫المرسل‬‫يد‬‫و‬‫تز‬
‫بمعلومات‬‫اليه‬
‫ساسية‬‫ا‬
.
‫خالصة‬‫عرض‬
‫وتحدي‬‫الرسالة‬
‫د‬
‫المطلوب‬
.
‫المرسل‬‫توقيع‬
‫و‬‫ا‬
‫ينوبه‬‫من‬
‫كان‬‫اذا‬
‫يخص‬‫الموضوع‬
‫جهة‬‫من‬‫ثر‬‫ك‬‫ا‬
‫بالرس‬‫رفق‬‫ا‬‫اذا‬
‫الة‬
‫خرى‬‫ا‬‫مستندات‬
‫ف‬،‫كالتقارير‬
‫ال‬
‫ف‬‫لها‬‫اإلشارة‬‫بد‬
‫ي‬
‫نفسه‬‫الرسالة‬
‫و‬‫ا‬ ‫ا‬
‫الجزء‬‫في‬
‫من‬‫سفل‬‫ال‬
‫يمن‬‫ال‬‫الجانب‬
‫للرسالة‬
.

25. ‫الرسائل‬ ‫أنواع‬
‫الستعالم‬‫رسائل‬
‫رسائل‬‫على‬ ‫الرد‬
‫الستعالم‬
‫الشكاوي‬‫رسائل‬
‫التسوية‬‫رسائل‬
‫التعليمات‬‫رسائل‬
‫على‬‫الحصول‬‫بهدف‬
‫نصائح‬‫او‬ ‫معلومات‬
‫ود‬‫بشكل‬‫يكون‬ ‫الرد‬
‫ي‬
‫لطيف‬
‫المشك‬‫هيه‬‫ما‬‫نوضح‬
‫لة‬
‫ونحفز‬ ،‫الخطا‬‫او‬
‫قر‬‫اتخاذ‬‫على‬ ‫ئ‬‫القار‬
‫ار‬
‫م‬‫التسوية‬‫وان‬‫معين‬
‫ن‬
‫عادلة‬‫نظرك‬‫وجهة‬
‫ا‬‫ايجابي‬‫رد‬‫تكون‬ ‫قد‬
‫و‬
‫وفي‬ ‫التسوية‬ ‫رفض‬
‫هذه‬
‫يكون‬‫ان‬‫يجب‬‫الحالة‬
ً‫ا‬‫ر‬‫ومبر‬ ‫لبقا‬ ‫الرد‬
‫الم‬‫صيغة‬‫تستخدم‬
‫ر‬
‫العجرفة‬‫عن‬‫بعيدا‬
‫وضوح‬ ‫رة‬‫و‬‫وضر‬
‫ات‬‫ر‬‫والعبا‬ ‫الكلمات‬
‫المستخدمة‬

26. ‫والرسالة‬ ‫المذكرة‬ ‫بين‬ ‫الفرق‬
‫الشخصية‬ ‫العالقات‬‫من‬‫التجرد‬‫يحاول‬‫سلوب‬‫با‬‫تتسم‬‫المذكرة‬‫ن‬‫ا‬‫والخطاب‬‫المذكرة‬‫بين‬‫ئيسي‬‫ر‬‫ال‬‫ق‬‫والفار‬
.
‫ال‬‫معظم‬‫وتستخدم‬
‫نماذج‬‫والهيائت‬‫شركات‬
‫ات‬‫ر‬‫للمذك‬‫مطبوعة‬
.
‫تية‬
‫آ‬
‫ال‬‫المعلومات‬‫على‬‫المذكرة‬‫تشتمل‬‫ن‬‫ا‬‫يجب‬،‫العموم‬‫وجه‬‫وعلى‬
:
‫المرسل‬
:
‫الوظيفة‬،‫السم‬
‫المستقبل‬
:
‫الوظيفة‬،‫السم‬
‫التاريخ‬
:
‫المذكر‬ ‫ارسال‬‫تاريخ‬
‫الموضوع‬
:
‫المذكرة‬‫موضوع‬

27. ‫والرسالة‬ ‫المذكرة‬ ‫بين‬ ‫الفرق‬
‫الخاصة‬‫وخصائصه‬‫استخداماته‬‫منهما‬‫ولكل‬،‫اإلدارية‬‫و‬‫ا‬‫التجارية‬‫تابة‬‫الك‬‫من‬‫مختلفان‬‫نموذجان‬‫هما‬ ‫والرسالة‬‫المذكرة‬
.
‫ال‬‫إليك‬
‫المذكرة‬‫بين‬‫فرق‬
‫والرسالة‬
:
‫المذكرة‬
:
-
‫المنظمة‬‫و‬‫ا‬‫المؤسسة‬‫داخل‬‫للتواصل‬‫وفعالة‬‫سريعة‬‫وسيلة‬‫تعتبر‬
.
-
‫س‬‫ال‬‫المعلومات‬‫على‬‫وتركز‬،‫ومباشر‬‫مختصر‬‫بشكل‬‫المذكرة‬‫تابة‬‫ك‬‫يتم‬‫ما‬ ً‫عادة‬
‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫والق‬‫اسية‬
‫المطلوبة‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫و‬‫ا‬
.
-
‫ن‬‫القسم‬‫و‬‫ا‬‫المؤسسة‬‫داخل‬‫شخص‬ ‫هو‬‫للمذكرة‬‫المباشر‬‫المستلم‬ ‫يكون‬‫ما‬‫ا‬ً‫غالب‬
‫فسه‬
.
-
‫و‬‫ا‬‫فورية‬‫استجابة‬‫وتطلب‬ ‫تعليمات‬‫و‬‫ا‬ ‫توجيهات‬‫على‬‫المذكرة‬‫تحتوي‬ ‫ن‬‫ا‬‫يمكن‬
‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫اتخاذ‬
‫محددة‬
.
-
‫المحتوى‬‫على‬‫وتركز‬ ،‫سماء‬‫بال‬‫موقعة‬‫وغير‬‫رسمية‬‫غير‬‫ات‬‫ر‬‫المذك‬ ‫تكون‬‫ما‬ ً‫عادة‬
‫والمعلومات‬
‫المطلوبة‬
.
‫الرسالة‬
:
-
‫خارجي‬‫مستلم‬‫إلى‬‫شخص‬‫و‬‫ا‬‫مؤسسة‬‫من‬‫إرسالها‬‫يتم‬‫حيث‬،‫الخارجي‬‫للتواصل‬‫وسيلة‬‫تعتبر‬
.
-
‫و‬‫والدعوات‬‫التجارية‬‫عمال‬‫وال‬‫الرسمية‬‫اسالت‬‫ر‬‫الم‬‫ذلك‬‫في‬‫بما‬،‫متنوعة‬‫موضوعات‬‫الرسالة‬‫تغطي‬
‫الشكاوى‬
‫وغيرها‬
.
-
‫و‬‫العنوان‬‫مثل‬‫إضافية‬‫معلومات‬‫ا‬ً‫يض‬‫ا‬ ‫تتضمن‬‫وقد‬،‫رسمي‬‫وتوقيع‬‫تحية‬‫على‬‫الرسالة‬‫تحتوي‬
‫التصال‬‫تفاصيل‬
.
-
‫ا‬‫ر‬‫الم‬ ‫للفكرة‬ ‫جيد‬‫وتنظيم‬‫صياغة‬‫وتتطلب‬ ،‫افية‬‫ر‬‫واحت‬‫رسمية‬‫ثر‬‫ك‬‫ا‬‫سلوب‬‫ا‬‫عن‬‫الرسالة‬‫تعبر‬
‫توصيلها‬‫د‬
.
-
‫الخارجية‬‫لالتصالت‬‫وتستجيب‬‫توجيهات‬‫و‬‫ا‬‫معلومات‬‫و‬‫ا‬ ‫طلبات‬‫الرسائل‬‫تتضمن‬‫ما‬ ً‫عادة‬
.

28. ‫تقريرك‬ ‫ليكون‬ ‫نصائح‬ ‫عشر‬ ‫اليكم‬ ‫الختام‬ ‫وفي‬
‫ا‬
‫فاعال‬ ‫ورسالتك‬
.1
‫وصادقا‬‫دقيقا‬،‫كامال‬ ‫يكون‬‫ن‬‫ا‬
.
.2
ً‫وبسيطا‬‫اإلمكان‬‫بقدر‬ ‫ا‬‫ر‬‫مختص‬ ‫يكون‬‫ن‬‫ا‬
.
.3
‫الشخصية‬‫حكامك‬‫وا‬ ‫غباتك‬‫ر‬‫و‬‫ائك‬‫ر‬‫با‬‫محكوم‬ ‫غير‬ ً‫موضوعيا‬ ‫يكون‬‫ن‬‫ا‬
.
.4
‫ونهاية‬‫سط‬‫و‬‫و‬‫بداية‬ ‫له‬
.
.5
‫اء‬‫ز‬‫ج‬‫ال‬ ‫وترقيم‬ ‫وتقسيم‬ ‫منطقي‬ ‫وتتابع‬ ‫تيب‬‫ر‬‫ت‬ ‫له‬
.
.6
‫ومباشره‬‫واضحة‬‫لغة‬ ‫في‬ ‫تب‬‫يك‬‫ن‬‫ا‬
.
.7
‫فيه‬ ‫تقديمه‬‫المطلوب‬ ‫الوقت‬ ‫في‬‫يقدم‬‫ن‬‫ا‬
(
‫المالئم‬
.)
.8
‫ممكنا‬‫ذلك‬‫كان‬‫كلما‬ ‫البيانية‬‫اإليضاحات‬‫استخدام‬
.
.9
‫التقرير‬‫معطيات‬‫عن‬ ‫تعبر‬‫خالصه‬ ‫له‬ ‫تكون‬‫ن‬‫ا‬
.
.10
‫خطاء‬‫ال‬‫من‬‫خاليا‬
.

29. ‫سؤال؟‬ ‫أي‬ ‫لديكم‬ ‫هل‬

30. ‫والنجاح‬ ‫التوفيق‬ ‫لكم‬ ‫أتمنى‬