Dokumen tersebut membahas konsep Six Sigma dan alat-alat yang digunakan dalam pelaksanaannya. Six Sigma adalah metodologi untuk meningkatkan kualitas dan mengurangi variasi proses dengan menargetkan tingkat kesalahan 3,4 per satu juta kesempatan. Dokumen ini menjelaskan fase-fase pelaksanaan Six Sigma yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control serta alat-alat seperti pemetaan proses, desain eksperimen, matriks

1. Six Sigma for Managers

2. Daftar Isi :
• Six Sigma : An Overview
• Apakah Six Sigma?
• Mengapa Six Sigma?
• Fase-fase Six Sigma : Define, Measure, Analyze,
Improve, and Control
• Tools dan Peran Utama dalam Implementasi Six
Sigma
2

3. Mengapa Six Sigma?
3

4. Apa itu Sigma ?
Istilah yang digunakan dalam statistik
Sigma untuk merepresentasikan standar
deviasi, yang menjadi indikator dari level
penyimpangan dalam sejumlah proses
4

5. Apa itu Six Sigma?
Konsep statistik yang mengukur proses dalam
hubungannya dengan kesalahan – pada level six
sigma, terdapat 3.4 kegagalan untuk setiap satu
juta kesempatan
Six
Sigma
Filsafat dan sasaran: membuat sesuatu
sesempurna mungkin
Metodologi dan simbol kualitas
5

6. Sigma Level
Sigma Level Kesalahan per satu juta
(Kapabilitas kesempatan
Proses)
2 308,537
3 66,807
4 6,210
5 233
6 3.4
6

7. Sigma Level
• Setiap jam, layanan pos
Mengapa bukan kehilangan 20,000 buah surat
Four Sigma or • Setiap hari air yang kita minum
99.379% ? akan membahayakan kita selama
kurun 15 menit
• Setiap minggu terdapat 5000
operasi pembedahan yang
menyimpang dari prosedur
• Setiap bulan kita hidup tanpa listrik
untuk hampir tujuh jam
7

8. Sigma Level
Six Sigma =
99,9997%
8

9. Mengapa Six Sigma?
Uang Kualitas
Kepuasan Keuntungan
Pelanggan Kompetitif
Pertumbuhan Kebanggan
bisnis Karyawan
9

10. Mengapa Six Sigma?
• Di GE, Six Sigma menambahkan pemasukan lebih
dari $ 2 milyar pada tahun 1999 saja.
• Motorola menghemat lebih dari $ 15 milyar pada 10
tahun pertama penggunaan Six Sigma
• AlliedSignal melaporkan penghematan sebesar $ 1,5
milyar melalui Six Sigma
10

11. Mengapa Six Sigma?
Six Sigma merupakan kebiasaan yang
membantu anda mengeliminasi kerusakan;
dan selalu mengirimkan produk/servis yang
sesuai dengan spesifikasi pelanggan
11

12. Cost of Poor Quality
Berapa biaya kerusakan itu?
Berapa biaya pengerjaan ulang itu?
Berapa biaya waktu untuk siklus ulangan
dan penundaan itu?
12

13. Cost of Poor Quality
Berapa biaya bisnis yang hilang karena
pelanggan tidak puas dengan produk atau
jasa anda itu?
Berapa biaya peluang yang hilang karena
anda kehilangan waktu atau sumberdaya?
13

14. Critical-to-Quality (CTQ)
Elemen-elemen proses yang berpengaruh secara
signifikan terhadap output proses. Mengidentifikasi
elemen-elemen ini membuat peningkatan yang
dapat menurunkan biaya dan meningkatkan
kualitas secara signifikan.
14

15. Fase-fase Six Sigma
15

16. Fase-fase Six Sigma
Define Measure Analyze
Improve
DMAIC Control
16

17. Fase-fase Six Sigma
Definisikan sasaran proyek dan customer
Define deliverable (internal dan eksternal)
Mengukur proses untuk menentukan level
Measure
kinerja saat ini
Analisa dan tetapkan akar penyebab dari
Analyze
kesalahan (defects)
17

18. Six Sigma Phases
Tingkatkan proses dengan mengeliminasi
Improve kesalahan
Kendalikan kinerja proses di masa
Control yang akan datang
18

19. Fase-fase Six Sigma
• Definisikan Customers and Requirements
(CTQs)
Define
• Kembangkan Problem Statement, Goals and
Benefits
• Identifikasi Champion, Pemilik Proses dan
Team
• Definisikan Sumber Daya
• Kembangkan Perencanaan Proyek dan
Milestones
• Kembangkan High Level Process Map
19

20. Fase-fase Six Sigma
• Definisikan Kesalahan, Peluang, Unit dan
Metrics
Measure
• Peta Proses secara Detail dari Bidang yang
Sesuai
• Mengembangkan Rencana Pengumpulan Data
• Memvalidasi Sistem Pengukuran
• Mengumpulkan Data
• Mulai Mengembangkan Relasi Y=f(x)
• Menentukan Kapabilitas Proses dan Sigma
Baseline
20

21. Fase-fase Six Sigma
• Mendefinisikan Sasaran Kinerja
Analyze • Identify Value/Non-Value Added Process
Steps
• Mengidentifikasi sumber perbedaan
• Menentukan akar penyebab
• Menentukan beberapa x Vital Few, Relasi
Y=f(x)
21

22. Six Sigma Phases
• Membentuk Desain Eksperimen
Improve • Mengembangkan Potential Solution
• Mendefinisikan Operating Tolerances dari
Potential System
• Menilai Mode Kegagalan dari Potential
Solutions
• Memvalidasi Potential Improvement
dengan Pilot Studies
• Koreksi/Evaluasi ulangan Potential
Solution
22

23. Fase Six Sigma
• Mendefinisikan dan memvalidasi monitoring dan
sistem kontrol
Control
• Mengembangkan Standar dan Prosedur
• Mengimplementasikan Statistical Process Control
• Menentukan Kapabilitas Proses
• Mengembangkan Transfer Plan, Handoff to
Process Owner
• Memverifikasi keuntungan, Biaya Savings /
Avoidance, Pertumbuhan Profit
• Penutupan Proyek, Finalisasi Dokumentasi
• Communicate to Business, Celebrate
23

24. Define Measure Analyze Improve Control
Deliverables :
• Membentuk team yang telah dilatih secara penuh,
mendukung, dan merasa terikat untuk bekerja projek
Six Sigma
• Mengembangkan team charter, mengidentifikasi
pelanggan dan mendefinisikan high impact
characteristics (CTQs), pemetaan proses bisnis.
24

25. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Kesiapan Team :
• Team didukung oleh champion atau leader bisnis.
• Membentuk team dan menugaskan leader team.
• Memajukan anggota team dengan latihan secara penuh pada Six
Sigma dan DMAIC.
Team Charter :
• Project management charter yang lengkap, termasuk kasus bisnis,
laporan masalah dan tujuan, ruang lingkup proyek, milestone,
peranan dan tanggung jawab, rencana komunikasi.
25

26. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Pelanggan
• Pelanggan diidentifikasi dan disegmentasi menurut perbedaan
keinginan dan kebutuhan mereka.
• Data dikumpulkan dan ditampilkan untuk lebih memahami keinginan
dan kebutuhan kritis pelanggan.
Pemetaan Proses Bisnis
• Lengkap, terbukti, valid sesuai dengan peta poses bisnis saat ini (as
is, bukan should be).
• Representasi SIPOC lengkap, menggambarkan Suppliers, Inputs,
Process, Outputs, and Customers.
26

27. Define Measure Analyze Improve Control
Deliverables :
• Identifikasi Key measures, rencana dan pelaksanaan
pengumpulan data, variasi proses yang ditampilkan dan
dikomunikasikan, basis unjuk kerja, penghitungan sigma
level.
27

28. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Identifikasi Key Measures
• Identifikasi Key measures dan disetujui bersama.
• Definisikan kegagalan yang paling berpengaruh dan identifikasi
proses bisnis.
Perencanaan dan Pelaksanaan Pengumpulan Data
• Perencanaan pengumpulan data yang solid ditetapkan dengan
menyertakan analisis pengukuran sistem.
• Data yang terkumpul dalam key measures yang telah diidentifikasi.
28

29. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Variasi Proses yang Ditampilkan/Dikomunikasikan
• Komponen variasi proses ditampilkan/dikomunikasikan
menggunakan bagan, grafik, plot yang sesuai.
• Membukukan variabilitas jangka panjang dan jangka pendek.
Kalkulasi Baseline/Sigma Unjuk Kerja
• Mengukur baseline unjuk kerja proses (kapabilitas, hasil,
sigma level).
29

30. Define Measure Analyze Improve Control
Deliverables :
• Analisis data dan proses, analisis akar penyebab,
mengukur gap/peluang.
30

31. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Analisis Data dan Proses
• Identifikasi gap antara unjuk kerja saat ini dengan unjuk kerja yang
menjadi sasaran.
Analisis Akar Penyebab
• Buatlah daftar penyebab yang mungkin terjadi (sumber perbedaan).
• Segmen dan stratifikasi penyebab yang mungkin terjadi (sumber
perbedaan).
• Prioritaskan daftar penyebab ‘vital few’ (sumber kunci perbedaan).
• Verifikasi dan ukur akar penyebab perbedaan.
31

32. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Mengukur Gap/Peluang
• Tentukan unjuk kerja gap.
• Tampilkan dan komunikasikan gap/peluang in financial terms
(rupiah pemborosan, biaya waste, dll)
32

33. Define Measure Analyze Improve Control
Deliverables :
• Susun dan uji solusi yang memungkinkan, pilih solusi
terbaik, rencanakan desain implementasi.
33

34. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Hasilkan (dan Uji) Solusi yang mungkin
• Solusi yang memungkinkan dihasilkan dan diuji.
34

35. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Memilih Solusi Terbaik
• Solusi yang optimal dipilih berdasarkan pada pengujian dan analisis.
• Peta proses yang baru dan yang meningkat (‘harus’) dikembangkan.
• Analisis cost/benefit dari solusi yang optimal.
• Small-scale pilot untuk mengusulkan peningkatan.
• Mengumpulkan dan menganalisa data pilot.
• Peta proses yang meningkat (‘harus’) dimodifikasi berdasarkan pada data
pilot dan analisis.
• Pengaruh proyek dalam pemanfaatan solusi terbaik.
35

36. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Mendesain Rencana Implementasi
• Menetapkan rencana implementasi solusi, termasuk schedule/work
breakdown structure, resources, risk management plan,
cost/budget, dan control plan.
• Menetapkan rencana darurat
36

37. Define Measure Analyze Improve Control
Deliverables :
• Mendokumentasikan dan mengimplementasikan rencana
monitoring, standarisasi proses, dokumentasi prosedur,
menetapkan dan membangun response plan, transfer
kepemilikan (klosur proyek).
37

38. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Rencana Monitoring
• Rencana kontrol di tempat untuk mendukung peningkatan (jangka pendek
dan jangka panjang).
Standarisasi Proses
• Langkah-langkah, standar, dan dokumentasi proses baru ditempelkan ke
dalam pengoperasian yang sudah berjalan..
Dokumentasi Prosedur
• Konsistensi prosedur pengoperasian.
• Peningkatan pengetahuan dalam proses yang dibagi dan dilembagakan.
38

39. Define Measure Analyze Improve Control
Checkpoint untuk Readiness
Response Plan
• Response plans ditetapkan, dimengerti, dan dibangun.
Transfer Kepemilikan (Klosur Proyek)
• Transfer kepemilikan dan pengetahuan untuk Process Owner
39

40. Tools and Roles for
Six Sigma
40

41. Tools untuk Six Sigma
• Menciptakan flowchart dari langkah-
Pemetaan
langkah yang ada dalam proses – operasi,
Proses
poin keputusan, penundaan, pergerakan,
handoff, pengerjaan ulang, loop, dan
kendali atau inspeksi.
• Pemetaan proses mengilustrasikan
deskripsi tentang proses bekerja.
41

42. Tools untuk Six Sigma
• DOE merupakan struktur,metode yang
Design of
mengorganisir penentuan relasi antara
Experiments
faktor (X) yang berpengaruh terhadap
atau DOE
proses dan output dari proses tersebut (Y).
42

43. Tools untuk Six Sigma
• Grup dari baris dan kolom, dengan satu set
Matriks XY
kenaikan yang ditandai sepanjang X
(horizontal) axis dan set kenaikan yang lainnya
yang ditandai sepanjang Y (vertikal) axis.
• Tujuan penggunaan matriks XY adalah untuk
mempelajari dan memahami relasi antara what
you are putting into a process and what your
customer is getting out of it.
• Matriks XY memungkinkan team untuk
mengidentifikasi gap, bidang yang akan
ditingkatkan.
43

44. Tools untuk Six Sigma
• Sasaran dari metode ini adalah untuk
Measurement
memastikan bahwa sistem pengukuran anda
Sistem
diyakini secara statis – bahwa keduanya akurat
Analysis
dan tepat setiap waktu, kapan pun digunakan.
(MSA)
• Metode ini untuk memastikan bahwa orang
yang berbeda-beda dapat mengambil
pengukuran dengan menghasilkan nilai yang
sama.
44

45. Tools untuk Six Sigma
• Process capability tool merupakan
Process
pengukuran kemampuan proses untuk Capability
memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan Tool
dalam jangka panjang
45

46. Tools untuk Six Sigma
• Menyelidiki akurasi sebuah dugaan
Pengujian
mengenai penyebab penyimpangan
Hipotesis
proses. Uji ini dilakukan apakah dugaan itu
benar atau salah.
• Uji hipetsa akan membawa kita untuk
sampai pada vital few factors yang paling
berpengaruh terhadap proses.
46

47. Tools untuk Six Sigma
• Analisa untuk mengetahui apa efek dari
Failure
sebuah kegagalan proses terhadap
Mode Effect
pemenuhan kebutuhan pelanggan kita
Analysis
47

48. Tools untuk Six Sigma
• Laporan dan pedoman detil untuk menjaga
Rencana
seluruh perubahan positif yang telah
Kontrol
dibuat.
• Laporan ini akan memandu kita sewaktu-
waktu kita kembali mengalami kegagalan
proses atau penyimpangan mutu
48

49. Key Roles of Six Sigma
Executive Termasuk CEO dan managemen puncak kunci
Leadership lainnya. Mereka bertanggung jawab untuk
melakukan seting visi untuk penerapan Six
Sigma
Champions/ Bertanggung jawab pada implementasi Six
Para Juara Sigma antar bagian organisasi dengan cara
yang terintegrasi. Champions juga berperan
sebagai mentor untuk Black Belt.
49

50. Peraturan utama Six Sigma
Master Diidentifikasikan oleh champions, berperan
Black Belts sebagai pelatih yang berpengalaman dalam Six
Sigma untuk organisasi. Mereka mencurahkan
100% waktunya untuk Six Sigma.
Black Belts Beroperasi di bawah Master Black Belts untuk
mengaplikasikan motodologi Six Sigma dalam
proyek tertentu. Mereka fokus pada aspek
implementasi proyek Six Sigma.
50

51. Key Roles for Six Sigma
Green Belts Merupakan karyawan yang melaksanakan
implementasi Six Sigma bersama dengan
tanggung jawab pekerjaan mereka yang lain.
Mereka beroperasi di bawah petunjuk dari Black
Belts dalam mencapai sasaran peningkatan mutu
secara keseluruhan
51

52. Six Sigma Do’s
• Mengkomunikasikan komitmen Six Sigma kepada
seluruh anggota perusahaan
• Mendemonstrasikan komitmen dari leader
perusahaan
• Empower your key human resources
• Memberikan on-site mentoring kepada para black
belts
52

53. Six Sigma Do’s
• Do be patient at the inception of you six Sigma
initiative
• Do claim and advertise early “wins”
• Do benchmark
• Do establish project baseline and goals
53

54. Selesai
54

55. Bacaan Lebih Lanjut yang direkomendasikan:
1. Greg Brue, Six Sigma for Managers, McGraw Hill
2. George Eckes, Six Sigma for Everyone, John Wiley
and Sons
55