SlideShare a Scribd company logo
1 of 101
Everyone in Organization Contributing to
       the end-Business result
                            Company
 Marketing            R&D            Planning        Sales




    Warehouse                  Supply Chain     Customer Serv.




     Human Resource              Finance        Documentation




                                                         BPM V17

                                                                   1
Ady A Subagya
                      System specialist
        ISO 9000, 14000, 28000, 31000
   Business process improvement, SOP
soebagja@allman.co.id | (0818) 433-266

                             BPM V17
Defects
                  Overproduction
8 Wastes          Waiting
                  Non-utilized people
                  Transportation
                  Inventory excess
                  Motion waste
                  Extra processing
  Allman Indonesia | www.allman.co.id
                                        BPM V17
Business
Process Mapping

           BPM V17
20%kerugian bisnis
 dikontribusikan oleh
aktivitas proses yang
         tidak bernilai
              tambah”

        Prof. Michael Hammer


                  BPM V17
Course Outline



Module 1          Module 2       Module 3          Module 4

 Intro to
  Intro to           Process    Process          Uses &
 Process              Process
                     Map         Process          Uses &
  Process             Map       reengineering    Applications
 Mapping                         reengineering    Applications
  Mapping



    Terms         Practices
     Terms
    Definition     Practices      Practices
     Definition                    Practices




                                                                 BPM V17

                                                                           6
A   B   C   D   E
R   N   R   N   R

F   G   H   I   J
R   N   D   N   D

K   L   M   N   O
R   D   N   R   D

P   Q   R   S   T
N   R   D   N   N

U   V   W   X   Y
                BPM V16a

N   R   R   N   N          7
Systems (1)

Kumpulan interaksi elemen yang
bertujuan

Sound systems, HRMS,QMS,
EMS, education systems

                            BPM V17

                                      10
Systems (2)

Beberapa unsur penting dalam
sebuah systems adalah plan-do-
check-act.


                            BPM V17

                                      11
Management

Kegiatan terkoordinasi untuk
mengarahkan dan
mengendalikan organisasi.
Management bisa juga berarti orang atau sekumpulan
orang dengan otoritas mengendalikan organisasi



                                                BPM V17

                                                          12
Customer

Orang atau pihak yang menerima
dan menggunakan hasil proses.
Internal customer adalah pihak di dalam organisasi yang
menerima dan menggunakan output-output proses.
External customer adalah pihak diluar organisasi yang
menerima dan menggunakan produk/jasa.



                                                  BPM V17

                                                            15
Process

Kumpulan kegiatan yang
merubah masukan menjadi
keluaran.




                          BPM V17

                                    16
Input and Triggers
Input adalah segala sesuatu yang masuk
kedalam Proses (instruksi, barang,
spesifikasi, pesanan (SPK, PO), kondisi dll.

Triggers adalah kondisi dan keberadaan
yang memicu proses terlaksanan. (Job
desc, flows. Rules)

                                         BPM V17

                                                   17
Output

Hasil proses yang bernilai
tambah.




                             BPM V17

                                       18
Core and Supportive Process
“Proses inti adalah proses yang
menghasilkan produk/jasa (nilai tambah)
yang diterima pelanggan eksternal”

“Proses pendukung adalah proses yang
yang tidak memberi nilai tambah kepada
Pelanggan tetapi dibutuhkan internal.


                                          BPM V17

                                                    20
Support Process is:
“Other processes produce products that
 are invisible to the external customer
      but essential to the effective
     management of the business”
       Rummler & Brache (1995)


                                   BPM V17
Business process mapping
Penggambaran proses-proses yang ada di
organisasi dalam bentuk diagram.


Business process map
Diagram yang menggambarkan proses-
proses yang ada di organisasi dalam
bentuk diagram.
                                      BPM V17

                                                24
Process profiling
Pendeskripsian proses menggunakan
parameter yang sesuai. Proses yang telah
dideskripsikan dapat dijadikan referensi
untuk penetapan Procedure, Job profile,
KPI dan Manning charts.



                                     BPM V17

                                               25
Process parameter
Unsur dalam process profile yang
menjabarkan Proses. Misalnya: Supplier,
Control, PIC, Reference, Tools, dll.




                                     BPM V17

                                               26
Flowchart

Gambaran langkah kerja dalam
simbol-simbol yang baku.




                           BPM V17

                                     27
Work Flow

Gambaran urutan atau langkap
operasi, baik oleh individu,
kelompok atau organisasi.

Workflow dapat mencakup Produk
atau Dokumen.
                               BPM V17

                                         28
Process map, Flowchart VS
Workflow

Process map = Apa dan bagaimana
Workflow = Langkah proses
Flowchart = Langkah kerja dalam
simbol

                            BPM V17

                                      29
SIPOC

Supplier Input Process Output
Customer



                                BPM V17

                                          30
Document

Informasi dan medium
pendukungnya.




                       BPM V17

                                 31
Records

Dokumen yang menyatakan hasil
yang dicapai atau bukti bahwa
kegiatan sudah dilakukan.




                           BPM V17

                                     32
Standard

Kesepakatan tertulis berisi aturan,
kebijakan, spesifikasi tehnis digunakan
secara konsisten untuk menjamin
proses, produk dan jasa sesuai
dengan tujuannya.


                                 BPM V17

                                           33
Procedure
Panduan menjalankan suatu tugas.

Standard Operating Procedure

Panduan menjalankan suatu tugas
yang dibuat melalui konvensi.

*Konvensi seringkali dihadiri oleh Penulis, Pengguuna dan
Manajemen                                               BPM V17

                                                                  34
Everyone in Organization Contributing to
       the end-Business result
                            Company
 Marketing            R&D            Planning        Sales




    Warehouse                  Supply Chain     Customer Serv.




     Human Resource              Finance        Documentation




                                                         BPM V17

                                                                   35
Business process mapping
Penggambaran proses-proses yang ada di
organisasi dalam bentuk diagram.


Business process map
Diagram yang menggambarkan proses-
proses yang ada di organisasi dalam
bentuk diagram.
                                      BPM V17

                                                36
BPM V17



37
BPM V17



38
BPM V17



39
BPM V17
BPM V17
More on Process
Process

          Controls



    IN    Process Name         OUT




             Resources


                                  BPM V17

                                            42
Levels of Process map

• 1. high level
     4-12 gambaran proses besar
• 2. middle level (process diagram)
     rincian dari masing-masing proses besar
• 3. low level (process procedures)
     panduan menjalankan proses


                                      BPM V17

                                                43
Process level 1

1.4-12 proses
2.Menggambarkan proses dari
 penanganan pelanggan hingga
 purna jual

                         BPM V17

                                   44
Process level 2

1.Rincian setiap proses dan
 keterkaitan dengan proses lain



                            BPM V17

                                      45
Process level 3

1.Merupakan process procedure
2.Dibuat dalam dokumen tersendiri
 bila perlu (aktifitas non generic,
 turn over tinggi dll)

                             BPM V17

                                       46
Nested

• Show Daimler BPM,




                      BPM V17

                                47
Process parameter
Unsur dalam process profile yang
menjabarkan Proses. Misalnya: PIC,
Scope, Objective, Control, Supplier,
Reference, SLA, COT, dll.




                                       BPM V17

                                                 48
Process parameter
Sesuai tujuannya, Proces parameter dibagi
menjadi 3 (tiga):

1.Control and measure (consistency)
2.Interrelations
3.References
4.Sensitivity


                                      BPM V17

                                                49
Process parameters

Input-Activity-Output, PIC, Boundary (scope) -Objective-
Dependency-Competency-Reference-Regulation-
Control-Risk-Risk Control-Supplier-Budget-Tools/Equip-
Time-Success Factor-Key Performance Indicator (KPI)-
Service Level Agreement (SLA)-Cut off time (COT)-
Monitoring devices-Materials-MSDS-Level-Related
process-Sensitivity-Precautions-Outcome



                                                BPM V17

                                                           50
Sensitivity

Time
Personnel competency
Financial
Health and safety
Environmental
Gov. regulation

                       BPM V17
More on Process
Manfaat proses

Memandu mengenali sebuah
 organisasi

(BPM adalah bagian dari quality manual, safety
Manual, environmental manual)


                                         BPM V17

                                                   52
More on Process
Manfaat proses

Meningkatkan pemahaman.

(Mereka yang memahami proses kerja dan belum pernah
  membuat mapping, akan terkejut setelah melihatnya)




                                             BPM V17

                                                       53
More on Process
Manfaat proses

Sebagai referensi untuk membuat
 value-stream mapping

(restructuring, resource planning )




                                               BPM V17

                                                         54
More on Process
Manfaat proses

Penetapan Uraian tugas, indikator
 kinerja (KPI), struktur organisasi,
 penyusunan Prosedur



                                 BPM V17

                                           55
More on Process
Manfaat proses

Menentukan resource dan metode
 yang diperlukan

(Resource dapat berupa sumberdaya manusia,
  sumberdaya infrastruktur dan sumberdaya keuangan)



                                             BPM V17

                                                       56
More on Process
Manfaat proses

Sebagai referensi menentukan alat
 ukur proses (KPI, BSC, QO, )




                               BPM V17

                                         57
Process Framework
    Core processes                  Suppotives

    Product development             Support
        Research                        Financial management
        Engineering and design          Humanresource management
        Process engineering             Information management
                                        Maintenance
    Obtaining customer commitment       Internal control/ audits
        Market development
        Marketing and sales
        Tendering

        Order fullfilment
        Procurement, logistics
        Planning
        Manuf, assembly
        Distribution

        Customer service
        After sales service
                                                      BPM V17
        Product take back
                                                                   58
Process of making esspresso




                              Process adalah
                              kegiatan yang
                              merubah masukan
                              menjadi keluaran
                                             BPM V17

                                                       59
Process map format



                     BPM V17

                               60
FLOWCHART




                       BPM V17

IDEFO: Box and arrow             61
NESTED

         General




         Detailed




           BPM V17

                     62
Nested

• Show Daimler BPM,




                      BPM V17

                                63
SWIMLANES




            BPM V17

                      64
Process mapping phases

Tahapan pertama
Mengenali dan mengidentifikasi
proses-proses yang ada pada
organisasi (as-is)


                            BPM V17
Process mapping

Tahapan kedua

Mengurut-urutkan proses-proses
tersebut sesuai dengan kejadiannya



                            BPM V17
Process mapping

Tahapan ketiga
Menganalisa dan menilai
keefektifan proses, meninjau
parameter proses.

Memperbaiki proses.
                               BPM V17
Process mapping

Tahapan keempat
Menggambar ulang proses bisnis
dengan parameter proses yang baru
(to-be).


                             BPM V17
Process mapping

Tahapan kelima
Menerapkan dan mengevaluasi
proses.



                          BPM V17
SURVEY –LOADING- SALES-
PURCHASE- DELIVERY - FINANCE
- PHOTO - EMAILING- NEGOTIATE-
  INSPECT- REPORT - LOADING-
   PAY - PACKING - INVOICE -
         CATALOG - BUY -
    DELIVERY NOTE - GOODS
     RECEIVED-    PREPARE-
   PURCHASE ORDER – CHECK –
 EMAIL – DELIVERY NOTE– TRACK
           AND TRACE.
                          BPM V17
BPM for Key performance Indicator
  NO.   Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Keberhasilan              Unit Pengukuran
  1     Durasi downtime mesin produksi dalam kurun waktu tertentu                 Jam
  2     Frekuensi downtime mesin produksi dalam kurun waktu tertentu           Frekuensi
  3     Persentase jumlah waste (scrap) yang dihasilkan dibanding                  %
        total output/produk yang dihasilkan
  4     Persentase jumlah produk cacat dibanding total produk yang               %
        dihasilkan
  5     Durasi yang dibutuhkan untuk memproduksi satu jenis produk              Jam
        dalam kurun waktu tertentu
  6     Rata-rata persentase order produksi yang dapat dipenuhi sesuai           %
        skedul dibanding total order produksi dalam kurun waktu tertentu
  7     Rasio penggunaan bahan baku (raw material) untuk                       Angka
        memproduksi satu produk tertentu (yield ratio)
  8     Persentase kesesuaian proses produksi dengan SOP                         %
  9     Jumlah pertemuan formal yang dilakukan dengan staf dalam               Angka
        kurun waktu tertentu
  10    Jumlah temuan audit penerapan Good Manufacturing Practices             Angka
  11    Persentase jumlah laporan produksi yang dibuat tepat waktu               %
        (sesuai dengan skedul)
  12    Jumlah kegiatan "on the job training" yang dilakukan kepada stfa       Angka
        produksi dalam kurun waktu tertentu




                                                                                             BPM V17
NO.   Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Keberhasilan           Unit Pengukuran
1     Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengeluarkan barang             Jam
      dari gudang
2     Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan barang ke           Jam
      gudang
3     Persentase tingkat akurasi data barang di gudang                      %
4     Persentase kesesuaian proses pengelolaan gudang sparepart             %
      dengan ketentuan yang ada dalam SOP
5     Persentase jumlah laporan gudang spareparts yang dibuat tepat         %
      waktu (sesuai dengan skedul)


6     Persentase barang yang mengalami kerusakan di gudang                  %




                                                                                  BPM V17
NO Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran      Unit
.  Keberhasilan                               Pengukuran
1  Jumlah sales revenue per karyawan (baik      Rupiah
   karyawan permanen ataupun kontrak).
   Digunakan untuk mengukur produktivitas
   karyawan.
2  Jumlah profit per karyawan (baik karyawan    Rupiah
   permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk
   mengukur produktivitas karyawan.
3  Jumlah biaya pegawai sebagai persentase      Rupiah
   dari total biaya operasi
4  Persentase karyawan yang melakukan proses      %
   developmental coaching pasca kegiatan
   pelatihan
5  Jumlah on the job training yang              Angka
   diselenggarakan dalam kurun waktu tertentu
6  Jumlah modul pelatihan yang diselesaikan     Angka
7  Persentase karyawan yang telah menyusun        %
   Rencana Pengembangan Individual sesuai
   dengan pedoman
8  Persentase usulan manajemen yang               %
   disepakati dalam perumusan KKB
9  Frekuensi kegiatan unjuk rasa/protes         Angka
   karyawan dalam kurun waktu tertentu
10 Tingkat absensi karyawan                       %
11 Rata-rata level kompetensi karyawan           Level     BPM V17
   (dilakukan melalui proses asessmen
   kompetensi)
12 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk         Hari
NO.   Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Keberhasilan         Unit Pengukuran
1     Persentase pertumbuhan sales revenue                             Persentase
2     Jumlah sales revenue per kategori produk (baik untuk produk        Rupiah
      lama ataupun produk baru)
3     Persentase order produk yang dipenuhi sesuai skedul             Persentase
4     Jumlah agen/outlet per kabupaten/kotamadya                        Angka
5     Rata-rata jumlah penjualan per agen/outlet                        Rupiah
6     Persentase jumlah tagihan (dalam nominal rupiah) dari total     Persentase
      tagihan yang dibayarkan tepat waktu
7     Persentase jumlah outlet/agen yang melakukan pembayaran         Persentase
      tepat waktu
8     Rata-rata waktu yang dubutuhkan untuk pengiriman produk ke      Hari/Minggu
      outlet/agen dimulai sejak adanya 'purchase order' (order
      pemesanan produk)
9     Jumlah biaya transportasi dan distribusi                          Rupiah




                                                                                    BPM V17
References
1    Manajemen SDM Berbasis Proses         Budy Purwanto

2   Business Process Excellence        Vincent Gaspersz
3   Membangun Perusahaan Unggul dengan Feri Sulianti & Sartika Kurniali
    BPM
4   Business Process mapping untuk         J Mike Jacka & Paullte J Keller
    meningkatkan kepuasan
    pelanggan(Workbook)
5   Business Process mapping untuk         J Mike Jacka & Paullte J Keller
    meningkatkan kepuasan
    pelanggan(Guide book)
6   Business Improvement Toolbox           Bjorn Andersen
7   Strategy map                           Kaplan Norton




                                                                   BPM V17
Ady A Subagya        Mob: 0816-726.815
                     soebagja@allman.co.id
Systems specialist
                     allman@cbn.net.id
                     Trainerscity.co.id




                                       BPM V17

                                                 77
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
BPM V16a
SOP LIFECYCLE




DISINIJUAL IKAN SEGAR
   JUAL IKAN SEGAR
       JUAL IKAN
         IKAN
                        BPM V16a

More Related Content

Similar to OPTIMASI PROSES

PENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAAN
PENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAANPENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAAN
PENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAANmauditaalteresti2
 
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNISWEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNISdidisubandi
 
Business process mapping pt
Business process mapping   ptBusiness process mapping   pt
Business process mapping ptAbdi Rusdyanto
 
Business process improvement
Business process improvementBusiness process improvement
Business process improvementZaini Ithnin
 
Business Process Mapping
Business Process MappingBusiness Process Mapping
Business Process MappingAdy Subagya
 
Konsep Business Process Management (BPM)
Konsep Business Process Management (BPM)Konsep Business Process Management (BPM)
Konsep Business Process Management (BPM)Kanaidi ken
 
Overview_Penyusunan Peta Proses Bisnis
Overview_Penyusunan Peta Proses BisnisOverview_Penyusunan Peta Proses Bisnis
Overview_Penyusunan Peta Proses BisnisKanaidi ken
 
09 Manajemen Kinerja Bisnis
09 Manajemen Kinerja Bisnis09 Manajemen Kinerja Bisnis
09 Manajemen Kinerja BisnisAinul Yaqin
 
BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses Bisnis _Pelatihan "Business Proces...
BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses  Bisnis  _Pelatihan "Business Proces...BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses  Bisnis  _Pelatihan "Business Proces...
BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses Bisnis _Pelatihan "Business Proces...Kanaidi ken
 
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat  BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...Konsep Dasar & Manfaat  BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...Kanaidi ken
 
Tugas iii sia (rian 43219110213)
Tugas iii sia (rian 43219110213)Tugas iii sia (rian 43219110213)
Tugas iii sia (rian 43219110213)rian rian
 
Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah _Pelatihan "Business Process Manag...
Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah  _Pelatihan "Business Process Manag...Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah  _Pelatihan "Business Process Manag...
Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah _Pelatihan "Business Process Manag...Kanaidi ken
 
Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)
Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)
Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)Ivan Lanin
 
2321118 presentation.ppt
2321118 presentation.ppt2321118 presentation.ppt
2321118 presentation.pptRizkyFakcham
 
Chapter 13 Building Information System
Chapter 13 Building Information SystemChapter 13 Building Information System
Chapter 13 Building Information SystemLily Herliana
 
D014468741
D014468741D014468741
D014468741Wayan AP
 
Ppsi pertemuan-8-quality-management1
Ppsi pertemuan-8-quality-management1Ppsi pertemuan-8-quality-management1
Ppsi pertemuan-8-quality-management1Abrianto Nugraha
 
Service Operation - Manajemen Layanan Teknologi Informasi
Service Operation - Manajemen Layanan Teknologi InformasiService Operation - Manajemen Layanan Teknologi Informasi
Service Operation - Manajemen Layanan Teknologi InformasiMuhammad Idil Haq Amir
 
02 pemodelan proses bisnis
02 pemodelan proses bisnis02 pemodelan proses bisnis
02 pemodelan proses bisnisAn's Daughter
 

Similar to OPTIMASI PROSES (20)

PENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAAN
PENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAANPENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAAN
PENGENALAN MANAJEMEN PROSES BISNIS DI PERUSAHAAN
 
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNISWEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
WEB-BASED INTERPRISE sebagai SOLUSI BISNIS
 
Business process mapping pt
Business process mapping   ptBusiness process mapping   pt
Business process mapping pt
 
Business process improvement
Business process improvementBusiness process improvement
Business process improvement
 
Business Process Mapping
Business Process MappingBusiness Process Mapping
Business Process Mapping
 
Konsep Business Process Management (BPM)
Konsep Business Process Management (BPM)Konsep Business Process Management (BPM)
Konsep Business Process Management (BPM)
 
Overview_Penyusunan Peta Proses Bisnis
Overview_Penyusunan Peta Proses BisnisOverview_Penyusunan Peta Proses Bisnis
Overview_Penyusunan Peta Proses Bisnis
 
09 Manajemen Kinerja Bisnis
09 Manajemen Kinerja Bisnis09 Manajemen Kinerja Bisnis
09 Manajemen Kinerja Bisnis
 
BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses Bisnis _Pelatihan "Business Proces...
BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses  Bisnis  _Pelatihan "Business Proces...BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses  Bisnis  _Pelatihan "Business Proces...
BPM Lifecycle & Tahapan Manajemen Proses Bisnis _Pelatihan "Business Proces...
 
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat  BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...Konsep Dasar & Manfaat  BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
Konsep Dasar & Manfaat BPM (Business Process Management) _Pelatihan "Busines...
 
Omfs
OmfsOmfs
Omfs
 
Tugas iii sia (rian 43219110213)
Tugas iii sia (rian 43219110213)Tugas iii sia (rian 43219110213)
Tugas iii sia (rian 43219110213)
 
Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah _Pelatihan "Business Process Manag...
Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah  _Pelatihan "Business Process Manag...Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah  _Pelatihan "Business Process Manag...
Strategi Analisa dan Penyelesaian Masalah _Pelatihan "Business Process Manag...
 
Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)
Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)
Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management, BPM)
 
2321118 presentation.ppt
2321118 presentation.ppt2321118 presentation.ppt
2321118 presentation.ppt
 
Chapter 13 Building Information System
Chapter 13 Building Information SystemChapter 13 Building Information System
Chapter 13 Building Information System
 
D014468741
D014468741D014468741
D014468741
 
Ppsi pertemuan-8-quality-management1
Ppsi pertemuan-8-quality-management1Ppsi pertemuan-8-quality-management1
Ppsi pertemuan-8-quality-management1
 
Service Operation - Manajemen Layanan Teknologi Informasi
Service Operation - Manajemen Layanan Teknologi InformasiService Operation - Manajemen Layanan Teknologi Informasi
Service Operation - Manajemen Layanan Teknologi Informasi
 
02 pemodelan proses bisnis
02 pemodelan proses bisnis02 pemodelan proses bisnis
02 pemodelan proses bisnis
 

More from Ady Subagya

Storytelling With Data
Storytelling With DataStorytelling With Data
Storytelling With DataAdy Subagya
 
About infographics
About infographicsAbout infographics
About infographicsAdy Subagya
 
Document Control Electronic Filing_Allman
Document Control Electronic Filing_AllmanDocument Control Electronic Filing_Allman
Document Control Electronic Filing_AllmanAdy Subagya
 
At risk behaviour
At risk behaviourAt risk behaviour
At risk behaviourAdy Subagya
 
Four steps iso 9000
Four steps iso 9000Four steps iso 9000
Four steps iso 9000Ady Subagya
 
Train the trainers
Train the trainersTrain the trainers
Train the trainersAdy Subagya
 

More from Ady Subagya (11)

Storytelling With Data
Storytelling With DataStorytelling With Data
Storytelling With Data
 
About infographics
About infographicsAbout infographics
About infographics
 
Document Control Electronic Filing_Allman
Document Control Electronic Filing_AllmanDocument Control Electronic Filing_Allman
Document Control Electronic Filing_Allman
 
Dcef map
Dcef mapDcef map
Dcef map
 
Adyssaple
AdyssapleAdyssaple
Adyssaple
 
At risk behaviour
At risk behaviourAt risk behaviour
At risk behaviour
 
6 jargons pan
6 jargons pan6 jargons pan
6 jargons pan
 
6 jargons pan
6 jargons pan6 jargons pan
6 jargons pan
 
The 6 jargons
The 6 jargonsThe 6 jargons
The 6 jargons
 
Four steps iso 9000
Four steps iso 9000Four steps iso 9000
Four steps iso 9000
 
Train the trainers
Train the trainersTrain the trainers
Train the trainers
 

OPTIMASI PROSES

  • 1. Everyone in Organization Contributing to the end-Business result Company Marketing R&D Planning Sales Warehouse Supply Chain Customer Serv. Human Resource Finance Documentation BPM V17 1
  • 2. Ady A Subagya System specialist ISO 9000, 14000, 28000, 31000 Business process improvement, SOP soebagja@allman.co.id | (0818) 433-266 BPM V17
  • 3. Defects Overproduction 8 Wastes Waiting Non-utilized people Transportation Inventory excess Motion waste Extra processing Allman Indonesia | www.allman.co.id BPM V17
  • 5. 20%kerugian bisnis dikontribusikan oleh aktivitas proses yang tidak bernilai tambah” Prof. Michael Hammer BPM V17
  • 6. Course Outline Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Intro to Intro to Process Process Uses & Process Process Map Process Uses & Process Map reengineering Applications Mapping reengineering Applications Mapping Terms Practices Terms Definition Practices Practices Definition Practices BPM V17 6
  • 7. A B C D E R N R N R F G H I J R N D N D K L M N O R D N R D P Q R S T N R D N N U V W X Y BPM V16a N R R N N 7
  • 8. Systems (1) Kumpulan interaksi elemen yang bertujuan Sound systems, HRMS,QMS, EMS, education systems BPM V17 10
  • 9. Systems (2) Beberapa unsur penting dalam sebuah systems adalah plan-do- check-act. BPM V17 11
  • 10. Management Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi. Management bisa juga berarti orang atau sekumpulan orang dengan otoritas mengendalikan organisasi BPM V17 12
  • 11. Customer Orang atau pihak yang menerima dan menggunakan hasil proses. Internal customer adalah pihak di dalam organisasi yang menerima dan menggunakan output-output proses. External customer adalah pihak diluar organisasi yang menerima dan menggunakan produk/jasa. BPM V17 15
  • 12. Process Kumpulan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran. BPM V17 16
  • 13. Input and Triggers Input adalah segala sesuatu yang masuk kedalam Proses (instruksi, barang, spesifikasi, pesanan (SPK, PO), kondisi dll. Triggers adalah kondisi dan keberadaan yang memicu proses terlaksanan. (Job desc, flows. Rules) BPM V17 17
  • 14. Output Hasil proses yang bernilai tambah. BPM V17 18
  • 15. Core and Supportive Process “Proses inti adalah proses yang menghasilkan produk/jasa (nilai tambah) yang diterima pelanggan eksternal” “Proses pendukung adalah proses yang yang tidak memberi nilai tambah kepada Pelanggan tetapi dibutuhkan internal. BPM V17 20
  • 16. Support Process is: “Other processes produce products that are invisible to the external customer but essential to the effective management of the business” Rummler & Brache (1995) BPM V17
  • 17. Business process mapping Penggambaran proses-proses yang ada di organisasi dalam bentuk diagram. Business process map Diagram yang menggambarkan proses- proses yang ada di organisasi dalam bentuk diagram. BPM V17 24
  • 18. Process profiling Pendeskripsian proses menggunakan parameter yang sesuai. Proses yang telah dideskripsikan dapat dijadikan referensi untuk penetapan Procedure, Job profile, KPI dan Manning charts. BPM V17 25
  • 19. Process parameter Unsur dalam process profile yang menjabarkan Proses. Misalnya: Supplier, Control, PIC, Reference, Tools, dll. BPM V17 26
  • 20. Flowchart Gambaran langkah kerja dalam simbol-simbol yang baku. BPM V17 27
  • 21. Work Flow Gambaran urutan atau langkap operasi, baik oleh individu, kelompok atau organisasi. Workflow dapat mencakup Produk atau Dokumen. BPM V17 28
  • 22. Process map, Flowchart VS Workflow Process map = Apa dan bagaimana Workflow = Langkah proses Flowchart = Langkah kerja dalam simbol BPM V17 29
  • 23. SIPOC Supplier Input Process Output Customer BPM V17 30
  • 25. Records Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa kegiatan sudah dilakukan. BPM V17 32
  • 26. Standard Kesepakatan tertulis berisi aturan, kebijakan, spesifikasi tehnis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk dan jasa sesuai dengan tujuannya. BPM V17 33
  • 27. Procedure Panduan menjalankan suatu tugas. Standard Operating Procedure Panduan menjalankan suatu tugas yang dibuat melalui konvensi. *Konvensi seringkali dihadiri oleh Penulis, Pengguuna dan Manajemen BPM V17 34
  • 28. Everyone in Organization Contributing to the end-Business result Company Marketing R&D Planning Sales Warehouse Supply Chain Customer Serv. Human Resource Finance Documentation BPM V17 35
  • 29. Business process mapping Penggambaran proses-proses yang ada di organisasi dalam bentuk diagram. Business process map Diagram yang menggambarkan proses- proses yang ada di organisasi dalam bentuk diagram. BPM V17 36
  • 35. More on Process Process Controls IN Process Name OUT Resources BPM V17 42
  • 36. Levels of Process map • 1. high level 4-12 gambaran proses besar • 2. middle level (process diagram) rincian dari masing-masing proses besar • 3. low level (process procedures) panduan menjalankan proses BPM V17 43
  • 37. Process level 1 1.4-12 proses 2.Menggambarkan proses dari penanganan pelanggan hingga purna jual BPM V17 44
  • 38. Process level 2 1.Rincian setiap proses dan keterkaitan dengan proses lain BPM V17 45
  • 39. Process level 3 1.Merupakan process procedure 2.Dibuat dalam dokumen tersendiri bila perlu (aktifitas non generic, turn over tinggi dll) BPM V17 46
  • 40. Nested • Show Daimler BPM, BPM V17 47
  • 41. Process parameter Unsur dalam process profile yang menjabarkan Proses. Misalnya: PIC, Scope, Objective, Control, Supplier, Reference, SLA, COT, dll. BPM V17 48
  • 42. Process parameter Sesuai tujuannya, Proces parameter dibagi menjadi 3 (tiga): 1.Control and measure (consistency) 2.Interrelations 3.References 4.Sensitivity BPM V17 49
  • 43. Process parameters Input-Activity-Output, PIC, Boundary (scope) -Objective- Dependency-Competency-Reference-Regulation- Control-Risk-Risk Control-Supplier-Budget-Tools/Equip- Time-Success Factor-Key Performance Indicator (KPI)- Service Level Agreement (SLA)-Cut off time (COT)- Monitoring devices-Materials-MSDS-Level-Related process-Sensitivity-Precautions-Outcome BPM V17 50
  • 44. Sensitivity Time Personnel competency Financial Health and safety Environmental Gov. regulation BPM V17
  • 45. More on Process Manfaat proses Memandu mengenali sebuah organisasi (BPM adalah bagian dari quality manual, safety Manual, environmental manual) BPM V17 52
  • 46. More on Process Manfaat proses Meningkatkan pemahaman. (Mereka yang memahami proses kerja dan belum pernah membuat mapping, akan terkejut setelah melihatnya) BPM V17 53
  • 47. More on Process Manfaat proses Sebagai referensi untuk membuat value-stream mapping (restructuring, resource planning ) BPM V17 54
  • 48. More on Process Manfaat proses Penetapan Uraian tugas, indikator kinerja (KPI), struktur organisasi, penyusunan Prosedur BPM V17 55
  • 49. More on Process Manfaat proses Menentukan resource dan metode yang diperlukan (Resource dapat berupa sumberdaya manusia, sumberdaya infrastruktur dan sumberdaya keuangan) BPM V17 56
  • 50. More on Process Manfaat proses Sebagai referensi menentukan alat ukur proses (KPI, BSC, QO, ) BPM V17 57
  • 51. Process Framework Core processes Suppotives Product development Support Research Financial management Engineering and design Humanresource management Process engineering Information management Maintenance Obtaining customer commitment Internal control/ audits Market development Marketing and sales Tendering Order fullfilment Procurement, logistics Planning Manuf, assembly Distribution Customer service After sales service BPM V17 Product take back 58
  • 52. Process of making esspresso Process adalah kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran BPM V17 59
  • 53. Process map format BPM V17 60
  • 54. FLOWCHART BPM V17 IDEFO: Box and arrow 61
  • 55. NESTED General Detailed BPM V17 62
  • 56. Nested • Show Daimler BPM, BPM V17 63
  • 57. SWIMLANES BPM V17 64
  • 58. Process mapping phases Tahapan pertama Mengenali dan mengidentifikasi proses-proses yang ada pada organisasi (as-is) BPM V17
  • 59. Process mapping Tahapan kedua Mengurut-urutkan proses-proses tersebut sesuai dengan kejadiannya BPM V17
  • 60. Process mapping Tahapan ketiga Menganalisa dan menilai keefektifan proses, meninjau parameter proses. Memperbaiki proses. BPM V17
  • 61. Process mapping Tahapan keempat Menggambar ulang proses bisnis dengan parameter proses yang baru (to-be). BPM V17
  • 62. Process mapping Tahapan kelima Menerapkan dan mengevaluasi proses. BPM V17
  • 63. SURVEY –LOADING- SALES- PURCHASE- DELIVERY - FINANCE - PHOTO - EMAILING- NEGOTIATE- INSPECT- REPORT - LOADING- PAY - PACKING - INVOICE - CATALOG - BUY - DELIVERY NOTE - GOODS RECEIVED- PREPARE- PURCHASE ORDER – CHECK – EMAIL – DELIVERY NOTE– TRACK AND TRACE. BPM V17
  • 64. BPM for Key performance Indicator NO. Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Keberhasilan Unit Pengukuran 1 Durasi downtime mesin produksi dalam kurun waktu tertentu Jam 2 Frekuensi downtime mesin produksi dalam kurun waktu tertentu Frekuensi 3 Persentase jumlah waste (scrap) yang dihasilkan dibanding % total output/produk yang dihasilkan 4 Persentase jumlah produk cacat dibanding total produk yang % dihasilkan 5 Durasi yang dibutuhkan untuk memproduksi satu jenis produk Jam dalam kurun waktu tertentu 6 Rata-rata persentase order produksi yang dapat dipenuhi sesuai % skedul dibanding total order produksi dalam kurun waktu tertentu 7 Rasio penggunaan bahan baku (raw material) untuk Angka memproduksi satu produk tertentu (yield ratio) 8 Persentase kesesuaian proses produksi dengan SOP % 9 Jumlah pertemuan formal yang dilakukan dengan staf dalam Angka kurun waktu tertentu 10 Jumlah temuan audit penerapan Good Manufacturing Practices Angka 11 Persentase jumlah laporan produksi yang dibuat tepat waktu % (sesuai dengan skedul) 12 Jumlah kegiatan "on the job training" yang dilakukan kepada stfa Angka produksi dalam kurun waktu tertentu BPM V17
  • 65. NO. Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Keberhasilan Unit Pengukuran 1 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengeluarkan barang Jam dari gudang 2 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan barang ke Jam gudang 3 Persentase tingkat akurasi data barang di gudang % 4 Persentase kesesuaian proses pengelolaan gudang sparepart % dengan ketentuan yang ada dalam SOP 5 Persentase jumlah laporan gudang spareparts yang dibuat tepat % waktu (sesuai dengan skedul) 6 Persentase barang yang mengalami kerusakan di gudang % BPM V17
  • 66. NO Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Unit . Keberhasilan Pengukuran 1 Jumlah sales revenue per karyawan (baik Rupiah karyawan permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan. 2 Jumlah profit per karyawan (baik karyawan Rupiah permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan. 3 Jumlah biaya pegawai sebagai persentase Rupiah dari total biaya operasi 4 Persentase karyawan yang melakukan proses % developmental coaching pasca kegiatan pelatihan 5 Jumlah on the job training yang Angka diselenggarakan dalam kurun waktu tertentu 6 Jumlah modul pelatihan yang diselesaikan Angka 7 Persentase karyawan yang telah menyusun % Rencana Pengembangan Individual sesuai dengan pedoman 8 Persentase usulan manajemen yang % disepakati dalam perumusan KKB 9 Frekuensi kegiatan unjuk rasa/protes Angka karyawan dalam kurun waktu tertentu 10 Tingkat absensi karyawan % 11 Rata-rata level kompetensi karyawan Level BPM V17 (dilakukan melalui proses asessmen kompetensi) 12 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk Hari
  • 67. NO. Key Performance Indicator (KPI) - Ukuran Keberhasilan Unit Pengukuran 1 Persentase pertumbuhan sales revenue Persentase 2 Jumlah sales revenue per kategori produk (baik untuk produk Rupiah lama ataupun produk baru) 3 Persentase order produk yang dipenuhi sesuai skedul Persentase 4 Jumlah agen/outlet per kabupaten/kotamadya Angka 5 Rata-rata jumlah penjualan per agen/outlet Rupiah 6 Persentase jumlah tagihan (dalam nominal rupiah) dari total Persentase tagihan yang dibayarkan tepat waktu 7 Persentase jumlah outlet/agen yang melakukan pembayaran Persentase tepat waktu 8 Rata-rata waktu yang dubutuhkan untuk pengiriman produk ke Hari/Minggu outlet/agen dimulai sejak adanya 'purchase order' (order pemesanan produk) 9 Jumlah biaya transportasi dan distribusi Rupiah BPM V17
  • 68. References 1 Manajemen SDM Berbasis Proses Budy Purwanto 2 Business Process Excellence Vincent Gaspersz 3 Membangun Perusahaan Unggul dengan Feri Sulianti & Sartika Kurniali BPM 4 Business Process mapping untuk J Mike Jacka & Paullte J Keller meningkatkan kepuasan pelanggan(Workbook) 5 Business Process mapping untuk J Mike Jacka & Paullte J Keller meningkatkan kepuasan pelanggan(Guide book) 6 Business Improvement Toolbox Bjorn Andersen 7 Strategy map Kaplan Norton BPM V17
  • 69. Ady A Subagya Mob: 0816-726.815 soebagja@allman.co.id Systems specialist allman@cbn.net.id Trainerscity.co.id BPM V17 77
  • 101. SOP LIFECYCLE DISINIJUAL IKAN SEGAR JUAL IKAN SEGAR JUAL IKAN IKAN BPM V16a

Editor's Notes

  1. While waiting PLAY GOOGLE First SESSION: PPP -------------------------------------------------what do you come for, what area are you working at, did you write sop, are you writing sop------------ What is SOP TO YOU? It it a BPM to you? Icebreakers, nasa games GIFT: FLASHDISK 4GB (1000 film lucu) Absensi membuat RECORD
  2. The title today
  3. The title today
  4. Show video LEAN Mention 8 waste
  5. MAPSS Process Mapping Training material Saturday 27 October 2012 © 2002 Deloitte Touche Tomatsu. All rights reserved.
  6. See differently, icebreaker
  7. A5 cartoon
  8. skip
  9. What is system to you? What systems are applied in your campany? What Power system, water systems Operating systems, A computer program that manages the hardware and software resources of a computer. Fihting systems
  10. What is system to you? What systems are applied in your campany? What Power system, water systems Operating systems, A computer program that manages the hardware and software resources of a computer. Fihting systems
  11. Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi Kegiatan terkoordinasi
  12. Ada diantara anda yang top management atau tetangga top management Pop management
  13. Car scheme policy Quality policy Safety Policy
  14. Ada diantara anda yang top management atau tetangga top management Pop management
  15. Preview VIDEO
  16. Preview VIDEO
  17. Preview VIDEO
  18. Preview VIDEO
  19. Preview VIDEO
  20. Preview VIDEO
  21. Preview VIDEO
  22. Preview VIDEO
  23. Preview VIDEO
  24. Absensinya mana
  25. ATM ATM ATM 3 atm djajarkan siapa yang tahu ketebalan dari 3 kartu ini?
  26. While waiting PLAY GOOGLE First SESSION: PPP -------------------------------------------------what do you come for, what area are you working at, did you write sop, are you writing sop------------ What is SOP TO YOU? It it a BPM to you? Icebreakers, nasa games GIFT: FLASHDISK 4GB (1000 film lucu) Absensi membuat RECORD
  27. Preview VIDEO
  28. Daimler
  29. Daimler
  30. Daimler
  31. Daimler
  32. Preview VIDEO
  33. Preview VIDEO
  34. Preview VIDEO
  35. Membuat metode penyelesaian/ pelaksanaan proses
  36. High lvel map Minta peerta menyebutkan ada proses apa saja di MKA, kemudian pilah mana kegiatan mana proses Kumpulkan kegiatan menjadi sebuah proses