Dokumen tersebut membahas tentang sistem indeks rekam medis, termasuk jenis-jenis indeks yang digunakan seperti indeks pasien, diagnosis, operasi, dokter, dan kematian. Indeks digunakan untuk memudahkan pencarian informasi identitas pasien, diagnosis, dan tindakan medis serta mengelola data pasien dan rumah sakit.

1. Fahmi Hakam, S.KM.
Sistem Indexing Dokumen Rekam Medis

2. INDEKS
 Pengertian umum : Merupakan alat bantu untuk
menentukan suatu tempat.
 Pengertian Perpustakaan : Merupakan katalogisasi untuk
identifikasi buku, deskripsi isi, judul, masalah, kode atau
nonor klasifikasi untuk menyusun katalog dan untuk
menyusun buku pada tempatnya.
 Pengertian kearsipan : Petunjuk atau tanda pengenal
untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan
dan penemuan arsip.
 Indexing, Menurut Pedoman RM : Membuat tabulasi
sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-
indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau
komputerisasi.

3. THE NUMBER INDEX = Indeks Nomor RM
 Index nomor rekam medis penting sebagai alat control
pemakaian nomor RM.
 Sangat berguna bagi fasilitas pelayanan kes. yang belum
komputerisasi.
 Mencegah terjadinya loncatan (skipping) nomor RM atau
pernberian nomor RM yang sama pada dua pasien.
 Index nomor RM sebaiknya selalu dimonitor agar terjamin
kelengkapan dan keakuratannya.

4. JENIS INDEKS:
1. Indeks Utama Pasien
2. Indeks Penyakit (Diagnosis)
3. Indeks Operasi
4. Indeks Dokter
5. Indeks Kematian
6. Indeks Wilayah/alamat
7. Indeks Nomor
8. Indeks Obat
Indeks yg sering dilakukan dalam
Pelayanan RM

5.  Indeks Utama Pasien atau disebut Master Patient Index
(MPI), yaitu indeks yang berisi data pokok mengenai
identitas pasien dan bertujuan untuk mengidentifikasi
semua pasien yang pernah berobat. Indeks ini, sering
berbentuk kartu indenks utama pasien (KIUP) .
 KIUP diindeks secara alfabetik (abjad) berdasarkan nama,
dengan cara menulis 3 huruf pertama nama pasien pada
pojok kanan KIUP. Serta KIUP disimpan di dalam kotak
indeks.
1. Indeks Utama Pasien

6. Data Identitas Pasien, meliputi:
1. Nomor Rekam Medis
2. Nama Pasien
3. Nama Orang tua/ Wali
4. Jenis Kelamin
5. Tempat, Tanggal Lahir/ Umur
6. Alamat
7. Tanggal Terakhir Berobat

7. Manfaat
 Untuk memudahkan mencari data identitas pasien
terutama no. RM. Bila pasien lama yang datang berobat
kembali, namun tidak membawa “Kartu identitas
berobat” (KIB).
 Untuk memudahkan mencari kembali identitas pasien,
yang akan digunakan untuk keperluan retensi
(penyusutan) DRM.
 Untuk alat bantu penyusunan laporan kunjungan pasien.

8. 8
2. Indeks Penyakit (Diagnosis)
 Indeks Penyakit disusun berdasarkan sistem klasifikasi
(koding) penyakit yang digunakan (ICD-l0).
 Pada umumnya indeks peyakit dan tindakan dapat
memberikan rincian guna melengkapi keperluan LAPORAN
MEDIS DAN STATISTIK.
 Indeks penyakit ada 2 macam: indeks penyakit rawat jalan
dan rawat inap.

9. 9
Kegunaan Indeks Penyakit
1. Untuk menelaah kasus-kasus terdahulu tentang penyakit, dalam
rangka persiapan riset, dll.
2. Untuk menyediakan data penggunaan fasilitas rumah sakit dan
menetapkan kebutuhan tasilitas terhadap peralatan baru, IT,
dll.
3. Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan rumah
sakit
4. Untuk mengarahkan studi epidemiogy
5. Untuk mengakumulasikan data manajemen beresiko, seperti
insiden komplikasi medis dan bedah.
6. Untuk menyusun data morbiditas.
7. Untuk sumber data dan menyusun statistik RS.

10. 10
Data rutin yang dimasukkan dalam Indeks Penyakit,
meliputi:
1. No. Rekam Medis
2. Jenis kelamin
3. Umur
4. Suku
5. Nama dokter yang merawat
6. Kelas perawatan
7. Hasil perawatan {pulang, meninggal (autopsy, tidak)}
8. Tanggal masuk dan keluar
9. Length of stay (LOS)
10. Biaya perawatan
11. Kode penyakit dan tindakan

11. 3. Indeks Operasi
 Merupakan indeks tindakan/ prosedur medis yang telah
dilakukan oleh dokter. Indeks operasi dibagi menjadi 2, yaitu
operasi RJ dan RI.
 Setiap jenis operasi menggunakan kartu yang sama (1 kartu
untuk 1 jenis operasi).
 Setiap nama operasi diikuti dengan penulisan kode ICOPIM
(International Classification Of Procedures In Medicine)
 Berguna untuk menyusun laporan jenis operasi, dokter yg
menangani dan pelayanan yg diberikan.
 Untuk laporan pada komite medik.

12. Penyimpanan Indeks Penyakit dan
Indeks Operasi
 Penyimpanan secara sederhana: yaitu penyimpanan berdasarkan kode
jenis tindakan utama dengan berpatokan pada pengurutan abjad/
kodenya.
Contoh: Diagnosis utama Typhoid Abdominalis, meskipun ada komplikasi
Perforasi Usus. Indeks yg disimpan hanyalah Typhoid Abdominalis.
 Penyimpanan secara silang: pada kartu utamanya diberikan catatan yg
menunjuk pada diagnosis ke 2 dan komplikasi/ operasi lainnya pada
pasien yg sama.
Contoh: Pada indeks Typhoid Abdominalis, diberikan catatan pada kolom
diagnosis komplikasi, ada komplikasi Perforasi Usus. Kemudian diagnosis
Perforasi Usus dicatat pada Indeks dan diberikan catatan sebagai
komplikasi Typhoid Abdominalis.
*Dengan demikian dalam 1 pasien, dapat memiliki lebih dari 1 indeks,
apabila dijumpai beberapa diagnosis.

13. 4. Indeks Dokter
- Indeks dokter menyediakan catatan tentang pasien yang
telah ditangani.
- Indeks dokter merupakan catatan yang bersifat rahasia
(confidential record).
- Informasi pada indeks dokter tersedia hanya bagi the
governing board, chief executive officer dan committees of
the medical staff yang ditugaskan untuk menelaah kerja
dokter.
- Kadang-kadang informasi pada Indeks dokter dapat
digunakan pada kasus-kasus malpraktek atau investigasi
pajak penghasilan.
- Indeks dokter dibuat dengan KODE DOKTER, Kode dokter
sebaiknya dibedakan antara dokter yang satu dengan yang
lainnya.

14. Ketentuan Penulisan Indeks Dokter
1. Setiap nama dokter, menggunakan kartu yang sama
(1 kartu untuk 1 jenis operasi).
2. Setiap nama dokter diikuti dengan penulisan kode dokter
yang ditetapkan oleh institusi pelayanan kesehatan yang
bersangkutan.
Penyimpanan Indeks Dokter
Penyimpanan indeks dokter didasarkan pada nama dokter
dan nomor kodenya diurutkan secara alfabetik.

15. Data yang perlu ada pada Indeks Dokter adalah:
1. Nama Pasien
2. Nomor Rekam Medis
3. length of stay (LOS)
4. Biaya Pengobatan dan perawatan
5. Hasil perawatan (pulang, meninggal) yang diperlukan

16. 5. Indeks Kematian
KEGUNAAN :
- Untuk audit kematian
- Untuk menyusun laporan sebab kematian (mortalitas)
DATA DALAM INDEKS KEMATIAN :
- Nama Pasien
- No. RM
- Jenis Kelamin
- Alamat
- Umur
- Kematian (< 48 jam atau > 48 jam
- Lama Dirawat
- Penyebab Kematian
- Dokter yang merawat

17. Ketentuan penulisan indeks kematian
1. Setiap sebab kematian, diikuti dengan penulisan
kode yang dirujuk pada ICD 10.
2. Penyimpanan bekas kematian didasarkan pada
nama sebab kematian dan diurutkan secara
alfabetik.

22. SELESAI